30.1.2013   

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

C 28/9

1.

2012. augusztus 16-án a Bizottság elfogadta a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról szóló tanácsi rendeletre irányuló javaslatot (1) (a továbbiakban: a javaslat). A javaslatot egyeztetés céljából ugyanazon a napon elküldték az európai adatvédelmi biztosnak.

2.

Az európai adatvédelmi biztosnak már a javaslat elfogadása előtt lehetősége nyílt arra, hogy előterjessze nem hivatalos észrevételeit. Ezen észrevételek nagy részét a javaslat figyelembe vette. Ennek eredményeként megerősödtek a javaslatban szereplő adatvédelmi biztosítékok. Az európai adatvédelmi biztos üdvözli, hogy a Bizottság a javaslat elfogadása után hivatalosan egyeztetett vele, továbbá hogy a javaslat preambuluma hivatkozik erre a véleményre.

3.

Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet (2) (a továbbiakban: a levéltárakról szóló rendelet) az uniós intézmények és szervek számára levéltárak létrehozását írja elő, amelyeket 30 év elteltével meg kell nyitniuk a nyilvánosság számára. A levéltárakról szóló rendelet értelmében az egyes intézmények és szervek a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják.

4.

A javaslat célja a levéltárakról szóló rendelet módosítása, továbbá hogy valamennyi uniós intézmény és szerv számára (a Bíróság és az Európai Központi Bank kivételével) kötelezővé tegye a papíralapú levéltári anyagoknak az Európai Egyetemi Intézetnél (EUI) történő elhelyezését. Ami azt illeti, az Európai Bizottság, az Európai Unió Tanácsa és az Európai Parlament már most is az Európai Egyetemi Intézetnél helyezi el papíralapú levéltári anyagait, szerződéses megállapodások alapján. Így a javaslat – az indokolásban foglaltakkal összhangban – nem változtatja meg a fennálló helyzetet, hanem célja az, hogy „megerősítse az EUI szerepét az intézmények levéltári anyagainak kezelése terén. Stabil jogi és pénzügyi alapot fog biztosítani az EU és az EUI közötti partnerséghez.”

5.

A javaslat nem változtatja meg azokat a jelenlegi szabályokat és eljárásokat sem, amelyek alapján az uniós intézmények és szervek 30 év elteltével megnyitják levéltáraikat a nyilvánosság számára. A javaslat nem érinti a levéltári anyagok tulajdoni viszonyait sem, az anyagok az elhelyező intézmények vagy szervek tulajdonában fognak maradni. Röviden összefoglalva, a javaslat a levéltárakról szóló rendelet korlátozott mértékű és célzott módosítását indítványozza az átfogó korszerűsítés és átdolgozás helyett.

6.

Az európai intézmények és szervek feladataik elvégzése érdekében hatalmas mennyiségű adatot – köztük személyes adatokat – dolgoznak fel. A feldolgozott személyes adatok némelyike adatvédelmi szempontból kifejezetten különleges adatnak minősülhet (3) és/vagy előfordulhat, hogy bizalmasan adták át azokat az érintett intézmények vagy szervek számára, nem számítva arra, hogy egyszer nyilvánosan hozzáférhetővé válnak: ilyenek például a személyzet tagjainak orvosi vagy személyes aktáiban foglalt személyes adatok, vagy a fegyelmi vagy zaklatási ügyekben folytatott eljárások, belső ellenőrzések, különböző típusú panaszok vagy petíciók, valamint a kereskedelmi, versenyjogi, csalás elleni vagy egyéb nyomozások kapcsán feldolgozott személyes adatok.

7.

Azokat a személyes adatokat, amelyek első látásra a legnagyobb kockázatot jelentik az érintett egyének számára, egy meghatározott időtartamot követően megsemmisítik, ha azokat már nem használják fel arra az eredeti célra, amelyre az adatgyűjtés történt (vagy egyéb összeegyeztethető „igazgatási” célra).

8.

Ugyanakkor az európai intézmények és szervek által őrzött dokumentumok jelentős részét – és esetlegesen az azokban foglalt személyes adatokat – nem semmisítik meg, hanem végső soron átszállítják az Európai Unió levéltáraiba, és történelmi, statisztikai vagy tudományos célokra a nyilvánosság számára elérhetővé teszik azokat. (4)

9.

Fontos, hogy az európai intézmények és szervek egyértelmű politikával rendelkezzenek arra vonatkozóan, hogy mi kerüljön és mi ne kerüljön a levéltárakba, és hogy miként védelmezzék azokat a személyes adatokat, amelyek megőrzésre kerülnek és a levéltáron keresztül a nyilvánosság számára elérhetővé válnak. E politikáknak biztosítaniuk kell az érintett egyének magánéletének és személyes adatainak védelmét, és egyensúlyt kell teremteniük ezen alapvető jogok védelme, valamint a dokumentumokhoz való hozzáférés és a történelmi kutatáshoz kapcsolódó jogos érdekek között.

10.

Annak ellenére, hogy jelenleg számos európai intézmény és szerv rendelkezik iratkezelési, adatmegőrzési és archiválási politikával (lásd például az Európai Bizottság által kiadott belső igazgatási dokumentumot, a közös megőrzési listát (CCL) (5)), ezek a politikák csak korlátozott iránymutatással szolgálnak az adatvédelem terén. A közös megőrzési listát és a hasonló dokumentumokat tovább kell fejleszteni vagy ki kell egészíteni az adatvédelemre vonatkozó konkrétabb és részletesebben kidolgozott iránymutatásokkal.

11.

Ezenkívül meg kell jegyezni, hogy a meglévő politikákat belső dokumentumokban alakítják ki, a Tanács vagy a Parlament által elfogadott jogalkotási eszközök helyett. A levéltárakról szóló rendelet jelenlegi szövege nem határozza meg pontosan, hogy milyen személyes adatok szállíthatók át a levéltárakba, és végső soron hozhatók nyilvánosságra, a rendelet 2. cikkének (1) bekezdésében foglalt rövid hivatkozástól eltekintve, amely említést tesz az „1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (6) 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott magántitokkal és magánszemélyek integritásával kapcsolatos kivételek alá tartozó” dokumentumokról.

12.

Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontját ugyanakkor az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal – többek között a 45/2001/EK rendelettel és az Európai Unió Bíróságának ítélkezési gyakorlatával – összhangban kell értelmezni. Tehát összetett eseti elemzést kell végezni annak eldöntéséhez, hogy milyen személyes adatok kerülhetnek a levéltárakba.

13.

A 95/46/EK irányelv (7) és az 1049/2001/EK rendelet felülvizsgálata egyaránt folyamatban van, amit megfelelő időben a 45/2001/EK rendelet felülvizsgálatának kell követnie. Miközben reméljük, hogy e jogalkotási változások – általános jellegükből adódóan – hozzájárulnak majd az egyértelműséghez, nem valószínű, hogy kellően pontos iránymutatást nyújtanak az európai intézmények és szervek számára archiválási gyakorlataik tekintetében. Magára a levéltárakról szóló rendeletre vonatkozóan az Európai Bizottság csak korlátozott módosításokat javasolt, amelyek nem érintik a 2. cikk (1) bekezdését és más lényeges rendelkezéseket.

14.

Az európai adatvédelmi biztos ebben a véleményben javaslatot tesz néhány célzott módosításra, amelyek beépíthetők a levéltárakról szóló rendelet jelenlegi, korlátozottabb mértékű felülvizsgálata során. Ezenkívül felhívja a figyelmet arra, hogy egyedi intézkedések – többek között megfelelő végrehajtási szabályok – elfogadására van szükség annak biztosítása érdekében, hogy a történelmi célokra történő jogszerű adatmegőrzés összefüggésében megfelelően foglalkozzanak az adatvédelmi aggályokkal.

15.

Mindehhez háttérként a 2. rész röviden felvázolja az EU levéltárainak megnyitásához és digitalizálásához, a névtelenítéshez és a névtelenítés feloldásához kapcsolódó általános adatvédelmi kérdéseket és jelenlegi tendenciákat, valamint az Európai Bizottság nyílt adatkezelési kezdeményezéseit.

65.

Az európai adatvédelmi biztos üdvözli, hogy a javaslat foglalkozik az adatvédelmi aggályokkal, különös tekintettel az alábbiakra:

66.

A fennmaradó adatvédelmi aggályok kezelése érdekében az európai adatvédelmi biztos azt ajánlja, hogy a levéltárakról szóló rendelet javasolt módosítása: