EURÓPAI BIZOTTSÁG
Brüsszel, 2025.3.28.
COM(2025) 156 final
MELLÉKLET
a következőhöz:
Javaslat
A TANÁCS HATÁROZATA
az Európai Unió által az egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodással létrehozott GPM Tanácsban és vezető tisztviselők bizottságában a GPM Tanács eljárási szabályzatának, a vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályzatnak és a választottbírók és közvetítők magatartási kódexének, valamint a vezető tisztviselők bizottsága eljárási szabályzatának elfogadásával kapcsolatban képviselendő álláspontról
CSATOLMÁNY
Tervezet
A GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS TANÁCSÁNAK
[...]. HATÁROZATA
az eljárási szabályzatáról
A GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS TANÁCSA,
tekintettel a 2023. december 18-án Nairobiban aláírt, egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodásra (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 105. cikkére,
ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
A GPM Tanács eljárási szabályzatát a melléklet tartalmazza.
Ez a határozat …-án/-én lép hatályba.
Kelt ... -ban/-ben ...-án/-én
Melléklet
A GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS TANÁCSÁNAK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
A testületet az egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-Afrikai Közösség tagja közötti Gazdasági Partnerségi Megállapodás 104. cikke hozta létre.
1. CIKK
A GPM Tanács szerepe
Az egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) 104. cikke alapján létrehozott Tanács felelős a megállapodás 104. cikkében említett valamennyi területért.
2. CIKK
Összetétel és elnökség
1.A GPM Tanács az Európai Unió és a Kenyai Köztársaság miniszteri szintű képviselőiből vagyok azok megbízottjaiból áll.
2.A GPM Tanács társelnöki tisztét az Európai Bizottság kereskedelemért felelős tagja és a Kenyai Köztársaság nemzetközi kereskedelemért felelős minisztere tölti be.
3. CIKK
Titkárság
1.
A Felek kereskedelemért felelős szervezeti egységeinek tisztviselői együttesen járnak el a GPM Tanács titkárságaként.
2.A Felek értesítik egymást a Felek részéről a GPM Tanács titkárságának tagjaként eljáró tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. E tisztviselő mindaddig úgy tekintendő, hogy az adott Fél részéről a GPM Tanács titkárságának tagjaként jár el, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új tagról.
4. CIKK
Ülések
1.A megállapodás 104. cikkének (5) bekezdésével összhangban a GPM Tanács rendszeres időközönként – legalább két (2) évente – ülésezik, valamint a Felek egyetértésével rendkívüli üléseket is tart, ha a körülmények úgy kívánják.
2.Az ülésekre – amennyiben a társelnökök nem állapodnak meg másként – Brüsszelben és Nairobiban felváltva kerül sor, megegyezés szerinti időpontban.
3.Az üléseket az ülésnek otthont adó Fél társelnöke hívja össze.
4.
Az ülés személyes jelenléttel, videokonferencia útján vagy a Felek megállapodása szerinti bármely más módon is megtartható.
5. CIKK
Küldöttségek
Mindkét Félnek a GPM Tanács titkáraként eljáró tisztviselője az ülés előtt észszerű időn belül tájékoztatja a másik Fél titkárként eljáró tisztviselőjét az Európai Unió, illetve a Kenyai Köztársaság küldöttségeinek tervezett összetételéről. A listákon fel kell tüntetni a küldöttség minden egyes tagjának nevét és beosztását.
6. CIKK
Az ülések napirendje
1.Az ülés előtt legalább 21 nappal az ülésnek otthont adó Fél által a GPM Tanács titkárságába delegált tag megküldi a másik Félnek az ideiglenes napirendre vonatkozó javaslatot, megjelölve az észrevételek megtételének határidejét. A GPM Tanács titkársága az ülés előtt legalább 14 nappal összeállítja az ideiglenes napirendet, figyelembe véve az észrevételeket.
2.A napirendet a GPM Tanács az ülés kezdetén elfogadja. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok konszenzussal felvehetők a napirendre.
7. CIKK
Szakértők meghívása
A GPM Tanács társelnökei közös megegyezéssel szakértőket (azaz nem kormányzati tisztviselőket) hívhatnak meg a GPM Tanács üléseire annak érdekében, hogy tájékoztatást nyújtsanak konkrét témákról, és a meghívás csak az ülés azon részeire szól, amelyeken ilyen konkrét témákat vitatnak meg.
8. CIKK
Jegyzőkönyv
1.A GPM Tanács titkárságának az ülésnek otthont adó Felet képviselő tagja az egyes ülések végét követő 15 napon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha erről a társelnökök másként határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél titkársági tagja részére.
2.Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:
(a)a GPM Tanácshoz benyújtott valamennyi dokumentum;
(b)bármely olyan nyilatkozat, amelynek jegyzőkönyvbe vételét a GPM Tanács egyik társelnöke kérte; valamint valamint
(c)az egyes napirendi pontokkal kapcsolatban meghozott határozatok, megtett ajánlások, jóváhagyott nyilatkozatok és elfogadott következtetések.
3.A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a GPM Tanács által a legutóbbi ülése óta a 9. cikk (2) bekezdése szerint írásbeli eljárás keretében hozott valamennyi határozat listáját.
4.A jegyzőkönyv egyik mellékletében fel kell sorolni a GPM Tanács ülésén részt vevő valamennyi személy nevét, címét és minőségét is.
5.A GPM Tanács ülésének otthont adó Fél titkársági tagja a beérkezett észrevételek alapján módosítja a jegyzőkönyvtervezetet, és a Felek a módosított jegyzőkönyvtervezetet az ülés időpontját követő 30 napon belül, vagy a társelnökök megegyezése szerinti bármely más időpontig jóváhagyják. A jóváhagyást követően a GPM Tanács titkársága elkészíti a jegyzőkönyv két eredeti példányát, és a Felek megkapják a jegyzőkönyv egy-egy eredeti példányát.
9. CIKK
Határozatok és ajánlások
1.A GPM Tanács határozatokat és ajánlásokat fogadhat el minden olyan kérdésben, amellyel kapcsolatosan e megállapodás így rendelkezik. A GPM Tanács a megállapodás 105 cikkének (1) bekezdésében előírtak szerint kölcsönös megállapodással hozza meg határozatait és fogadja el ajánlásait.
2.Az ülések közötti időszakban a GPM Tanács írásbeli eljárás útján határozatokat hozhat vagy ajánlásokat fogadhat el.
3.A határozat- vagy ajánlástervezet szövegét az egyik társelnök írásban, a GPM Tanács munkanyelvén, diplomáciai csatornákon keresztül benyújtja a másik társelnöknek. A másik Félnek egy hónap vagy a javaslattevő Fél által meghatározott hosszabb idő áll rendelkezésére, hogy kifejezze egyetértését a határozat- vagy ajánlástervezettel kapcsolatban. Ha a másik Fél nem fejezi ki egyetértését, a javasolt határozatot vagy ajánlást meg kell vitatni, és elfogadására a GPM Tanács következő ülésén van lehetőség. A határozat- vagy ajánlástervezeteket elfogadottnak kell tekinteni, amint a másik Fél kifejezi egyetértését, és azokat a 8. cikk (3) bekezdésének c) pontja értelmében a GPM Tanács következő ülésének jegyzőkönyvében rögzíteni kell.
4.Amennyiben a GPM Tanács e megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet viselik. A GPM Tanács titkársága minden határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.
5.A GPM Tanács által elfogadott határozatokat és ajánlásokat két példányban kell elkészíteni, azokat a társelnökök hitelesítik, és a Felek megkapják azok egy-egy példányát.
10. CIKK
Átláthatóság
1.A Felek megállapodhatnak abban, hogy nyilvános üléseket tartanak.
2.A Felek dönthetnek úgy, hogy a GPM Tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban vagy online közzéteszik.
3.
Az adott Fél által benyújtott valamennyi dokumentumot bizalmasnak kell tekinteni, kivéve, ha a benyújtó Fél másként határoz.
4.
A Bizottság üléseinek ideiglenes napirendjét az ülés előtt közzé kell tenni. Az ülések jegyzőkönyvét a 8. cikkel összhangban történő jóváhagyásukat követően közzé kell tenni.
5.
A (2)–(4) bekezdésben említett dokumentumokat az egyes Felek alkalmazandó adatvédelmi szabályainak megfelelően kell közzétenni.
11. CIKK
Nyelvek
1.A GPM Tanács munkanyelve az angol.
2.A GPM Tanács a megállapodás módosítására vonatkozó határozatokat azokon a nyelveken fogadja el, amelyeken a megállapodás szövege hiteles. A GPM Tanács minden egyéb határozata – beleértve azt a határozatot is, amelynek révén e eljárási szabályzatot elfogadják –, valamint a 13. cikkel összhangban elfogadott későbbi módosítások az (1) bekezdésben említett munkanyelven kell elfogadni.
3.A Felek szükség esetén gondoskodnak a határozatok és más dokumentumok saját hivatalos nyelvükre/nyelveikre történő fordításáról, és viselik az ilyen fordításokkal kapcsolatos költségeket.
12. CIKK
Költségek
1.A Felek maguk viselik a GPM Tanács ülésein való részvételükkel összefüggő költségeket, különösen a személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a video- vagy telekonferenciák, illetve a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
2.Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó Fél viseli.
3.Az üléseken a GPM Tanács munkanyelvére és munkanyelvéről való tolmácsolással kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó Fél viseli.
13. CIKK
Az eljárási szabályzat módosításai
Ezen eljárási szabályzat a GPM Tanács határozatával módosítható a 9. cikk rendelkezéseivel összhangban.
Tervezet
A GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS TANÁCSÁNAK
[...]. HATÁROZATA
a vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályzatnak, valamint a választottbírók és közvetítők magatartási kódexének az elfogadásáról
A GAZDASÁGI PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS TANÁCSA,
tekintettel a 2023. december 18-án Nairobiban aláírt, egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodásra (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 105. és 120. cikkére,
ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
A vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályzatot, valamint a választottbírók és közvetítők magatartási kódexét az 1. és 2. melléklet tartalmazza.
Ez a határozat …-án/-én lép hatályba.
Kelt ... -ban/-ben ...-án/-én
1. MELLÉKLET
ELJÁRÁSI SZABÁLYZAT A VITARENDEZÉSHEZ
I. Fogalommeghatározások
1. A viták elkerüléséről és a vitarendezésről szóló rész, a vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályzat, valamint a választottbírók és közvetítők magatartási kódexe alkalmazásában:
(a)
„tanácsadó”: az a személy, aki valamelyik Fél felkérésére tanácsot ad, vagy e Felet segíti a választottbírói testület eljárásával kapcsolatban;
(b)
„választottbíró”: a választottbírói testület tagja;
(c)
„asszisztens”: az a személy, aki valamely választottbíró megbízatásának keretében és annak irányítása és ellenőrzése alatt kutatást folytat vagy segítséget nyújt az adott választottbíró részére;
(d)
„panaszos Fél”: az a Fél, amely az 5. cikk (Testületi eljárások kezdeményezése) szerint választottbírói testület létrehozását kéri;
(e)
„közvetítő”: a megállapodás VII. része I. címének (Viták elkerülése) 111. cikkével (Közvetítés) összhangban közvetítőként kiválasztott személy;
(f)
„bepanaszolt Fél”: az a Fél, amely állítólagosan megsértett valamely vonatkozó rendelkezést.
II.
Értesítések
2.
Minden olyan kérelmet, értesítést, írásbeli beadványt vagy egyéb dokumentumot (a továbbiakban: értesítés), amelyet:
(a)
a választottbírói testület küldött, egyidejűleg megküldenek mindkét Félnek;
(b)
valamely Fél a választottbírói testületnek küldött, egyidejűleg másolatban megküldenek a másik Félnek is; valamint
(c)
valamely Fél a másik Félnek küldött, egyidejűleg másolatban megküldenek a választottbírói testületnek is.
3.
Bármely értesítést e-mailben vagy adott esetben bármely más olyan távközlési eszköz útján kell megküldeni, amely rögzíti az elküldés tényét. Az értesítés az elküldésének napján tekintendő kézbesítettnek, amennyiben ennek ellenkezője nem bizonyított.
4.
Az értesítéseket az Unió számára az Európai Bizottság kereskedelemért felelős főigazgatóságának, Kenya számára pedig a Kenyai Köztársaság nemzetközi kereskedelemért felelős minisztériumának kell címezni.
5.A választottbírósági eljáráshoz kapcsolódó értesítésben előforduló kisebb adminisztratív hibák a módosításokat egyértelműen feltüntető újabb dokumentum kézbesítésével kijavíthatók.
6.Ha a dokumentum kézbesítésének utolsó napja az Unió intézményeinek vagy a Kenyai Köztársaság kormányának munkaszüneti napjára esik, a dokumentum kézbesítésének határideje a soron következő első munkanap végén jár le.
III.
A választottbírók kinevezése
7.Amennyiben a megállapodás II. címe VII. része (Vitarendezés) 113. cikkének (A választottbírói testület létrehozása) értelmében a testületi tagot sorshúzás útján választják ki, a vezető tisztviselők bizottságának a panaszos Fél által delegált társelnöke haladéktalanul tájékoztatja a bepanaszolt Fél által delegált társelnököt a sorshúzás napjáról, időpontjáról és helyszínéről. Amennyiben a bepanaszolt Fél kívánja, e kiválasztáson jelen lehet. A kiválasztásra a megjelent Fél/Felek jelenlétében kerül sor.
8.A panaszos Fél által delegált társelnök írásban értesít a kinevezéséről minden olyan személyt, akit választottbírónak választottak ki. Minden ilyen személy az értesítés kézhezvételének időpontjától számított öt napon belül megerősíti rendelkezésre állását mindkét Fél felé.
9.
A választottbírók kinevezésüket a kinevezésre vonatkozó szerződések aláírásával fogadják el. A 112. cikk (A választottbírósági eljárás kezdeményezése) sérelme nélkül a Felek törekednek annak biztosítására, hogy legkésőbb addig az időpontig, amikor valamennyi kiválasztott választottbíró megerősítette rendelkezésre állását, megállapodjanak a választottbírók és az asszisztensek díjazásáról és költségeik megtérítéséről, valamint elkészítsék a szükséges, kinevezésre vonatkozó szerződéseket, hogy azokat késedelem nélkül alá lehessen írni. A választottbírók díjazásának és költségeinek a WTO-előírásokon kell alapulniuk. Az egyes választottbírók asszisztense vagy asszisztensei díjazásának és költségeinek összege nem haladhatja meg az adott választottbíró díjazásának 50 %-át.
IV.
Szervezési célú ülés
10.
A Felek eltérő megállapodásának hiányában a Felek a választottbírói testület létrehozását követő hét napon belül ülést tartanak a testülettel, hogy döntsenek az általuk vagy a választottbírói testület által eldöntendőnek ítélt kérdésekben, ideértve a testületi eljárás ütemezését is. A választottbírók és a Felek bármely eszköz – többek között telefon vagy videokonferencia vagy más elektronikus kommunikációs eszköz – útján részt vehetnek az ülésen.
V.
Feladatmeghatározás
11.
A Feleknek a választottbírói testület létrehozásától számított öt napon belüli eltérő megállapodása hiányában a testület feladata a következő:
„Az EU–Kenya gazdasági és partnerségi megállapodásnak a Felek által idézett, releváns rendelkezéseinek figyelembevételével megvizsgálni a választottbírói testület létrehozására irányuló kérelemben említett ügyet, megállapításokat tenni az érintett rendelkezések alkalmazhatóságára és a kérdéses intézkedésnek e rendelkezésekkel való összeegyeztethetőségére vonatkozóan, valamint kibocsátani az említett megállapodás 114. cikke (A testület időközi jelentése) és 115. cikke (A választottbírói testület határozata) szerinti jelentést.”
12. Amennyiben a Felek más feladatokról állapodnak meg, a 11. szabályban meghatározott határidőn belül értesítik a választottbírói testületet a megállapított feladatokról.
VI.
Írásbeli beadványok
13.
A panaszos Fél legkésőbb a választottbírói testület létrehozásától számított 20 napon belül benyújtja írásbeli beadványát. A bepanaszolt Fél legkésőbb a panaszos Fél írásbeli beadványának kézhezvételétől számított 20 napon belül benyújtja írásbeli beadványát.
VII.
A választottbírói testület működése
14.Valamennyi ülést a választottbírói testület elnöke vezeti. A választottbírói testület felhatalmazhatja az elnököt arra, hogy igazgatási és eljárási határozatokat hozzon.
15.A II. cím VII. része (Vitarendezés) vagy ezen eljárási szabályzat eltérő rendelkezésének hiányában a választottbírói testület bármely eszköz – többek között telefon, videokonferencia vagy más elektronikus kommunikációs eszköz – útján folytathatja tevékenységét.
16.A választottbírói testület tanácskozásain kizárólag választottbírók vehetnek részt, a választottbírói testület azonban engedélyezheti az asszisztenseik jelenlétét a tanácskozásain.
17.A határozatok és a jelentések megfogalmazása a választottbírói testület kizárólagos hatáskörébe tartozik, és nem ruházható át.
18.A megállapodás II. címének VII. részében (Vitarendezés) és mellékleteiben nem szabályozott eljárási kérdések felmerülése esetén a választottbírói testület a Felekkel folytatott konzultációt követően megfelelő, az említett rendelkezésekkel összeegyeztethető eljárást fogadhat el.
19.A választottbírói testület biztosítja a vita gyors rendezését. Ha a választottbírói testület megítélése szerint a választottbírói testületi eljárásban alkalmazandó, a megállapodás II. címének VII. részében (Vitarendezés) meghatározott határidőtől eltérő valamely határidő módosítása, illetve bármely más eljárási vagy adminisztratív kiigazítás szükséges, írásban értesíti a Feleket a módosítás vagy kiigazítás okairól és a szükséges határidőről vagy kiigazításról. A választottbírói testület a módosítást vagy kiigazítást a felekkel folytatott konzultációt követően fogadhatja el.
VIII. Testületi tag leváltása
20.
Amennyiben valamely Fél megítélése szerint valamely választottbíró nem felel meg a XX. mellékletben (Választottbírók és közvetítők magatartási kódexe) foglalt bármely követelménynek, és ezért le kell őt váltani, az adott Fél attól az időponttól számítva, amikor elegendő bizonyítékot szerzett a választottbíró állítólagos meg nem felelésére vonatkozóan, 15 napon belül értesíti a másik Felet.
21.A Felek a 20. szabályban említett értesítést követő 15 napon belül konzultálnak egymással. A Felek tájékoztatják a választottbírót az állítólagos meg nem felelésről, és felkérhetik a választottbírót, hogy tegyen lépéseket annak orvoslására. Amennyiben egyetértenek, a választottbírót el is távolíthatják, és a megállapodás 113. cikke (A választottbírói testület létrehozása) szerint új választottbírót választhatnak ki.
22.Ha a Felek nem tudnak megállapodni a választottbíró – aki nem a választottbírói testület elnöke – leváltásának szükségességéről, akkor a Felek bármelyike kérheti a kérdésnek a választottbírói testület elnöke elé való terjesztését, akinek a döntése végleges.
Ha a választottbírói testület elnöke megállapítja, hogy a választottbíró nem tesz eleget a XX. melléklet (Közvetítők és választottbírók magatartási kódexe) követelményeinek, a 113. cikkel (A választottbírói testület létrehozása) összhangban új választottbírót kell kiválasztani.
23.Ha a Felek nem tudnak megállapodni az elnök leváltásának szükségességéről, bármelyik Fél kérheti, hogy ezt az ügyet terjesszék a 125. cikk (A választottbírók névjegyzéke) alapján létrehozott, vonatkozó elnöki aljegyzéken szereplő más személyek egyike elé. E tag nevét a vezető tisztviselők bizottságának a kérelmező Fél által delegált társelnöke vagy az elnök megbízottja sorshúzással választja ki. Az így kiválasztott személy által az elnök leváltásának szükségességéről hozott döntés végleges. Ha ez a személy megállapítja, hogy az elnök nem felel meg a XX. melléklet (Választottbírók és közvetítők magatartási kódexe) követelményeinek, az elnököt el kell távolítani, és új elnököt kell választani a 113. cikkel (A választottbírói testület létrehozása) összhangban.
IX. Meghallgatás
24.
A választottbírói testület elnöke a 10. szabállyal összhangban meghatározott ütemterv szerint, a Felekkel és a többi választottbíróval folytatott konzultációt követően tájékoztatja a Feleket a meghallgatás napjáról, időpontjáról és helyszínéről. Ezt az információt a meghallgatás helyszíne szerinti Fél nyilvánosan közzéteszi.
25.
A Felek eltérő megállapodása hiányában a meghallgatást Brüsszelben tartják, ha a Kenyai Köztársaság a panaszos fél, és Nairobiban, ha az Európai Unió a panaszos fél. A bepanaszolt Fél felelős a meghallgatás logisztikai lebonyolításáért, és viseli az abból eredő költségeket.
26.
A 25. szabály ellenére a választottbírói testület bármelyik Fél kérésére dönthet úgy, hogy virtuális vagy hibrid meghallgatást tart és megteszi az ehhez szükséges intézkedéseket, a 40–43. szabállyal összhangban figyelembe véve a jogszerű eljáráshoz való jogot és az átláthatóság biztosításának szükségességét.
27.
A választottbírói testület pótlólagos meghallgatásokat is kitűzhet, ha a Felek ebben megállapodnak.
28.
A meghallgatáson a választottbírók mindegyikének végig jelen kell lennie.
29. Amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a következő személyek vehetnek részt a meghallgatáson, függetlenül attól, hogy a meghallgatás nyilvános vagy sem:
(a)
valamely Fél képviselői és tanácsadói; valamint
(b)
asszisztensek, tolmácsok és más olyan személyek, akiknek a jelenlétét a testület előírja.
30.
A meghallgatás napja előtt legkésőbb öt nappal mindkét Fél benyújtja a választottbírói testülethez és a másik Félhez azon személyek névsorát, akik a meghallgatáson az adott Fél nevében szóban kifejtik annak érveit, illetve álláspontját, valamint azon egyéb képviselők és tanácsadók névsorát, akik jelen lesznek a meghallgatáson.
31. A választottbírói testület biztosítja, hogy a Felek egyenlő bánásmódban részesüljenek, és elegendő idő álljon rendelkezésükre érveik ismertetésére.
32.A választottbírói testület a meghallgatás során bármikor kérdéseket intézhet bármelyik félhez.
33.A választottbírói testület gondoskodik arról, hogy a meghallgatás felvételét a meghallgatást követően a lehető leghamarabb kézbesítsék a Feleknek.
34.
A meghallgatás időpontját követő 10 napon belül minkét Fél kiegészítő írásbeli beadványt nyújthat be a meghallgatás során felmerült bármely kérdéssel kapcsolatban.
X.
Írásbeli kérdések
35.A választottbírói testület a testület eljárása során írásban bármikor kérdést nyújthat be a Felek egyikéhez vagy mindkettőjükhöz. A Felek egyikéhez benyújtott kérdést a másik Félnek másolatban meg kell küldeni.
36.Az egyik Fél másolatban megküldi a választottbírói testület kérdéseire adott írásbeli válaszait a másik Félnek. A másik Félnek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy e másolat kézbesítésétől számított öt napon belül írásban észrevételeket tegyen erre a válaszra.
XI.Felfüggesztés és megszüntetés
37.A panaszos Fél kérelmére a választottbírói testület bármikor felfüggesztheti a munkáját 12 egymást követő hónapot meg nem haladó időtartamra. A Felek együttes kérelmére a testület bármikor felfüggeszti a munkáját a Felek által megállapított, 12 egymást követő hónapot meg nem haladó időtartamra.
38.A Felek együttes kérelmére a választottbírói testület a felfüggesztési időszak lejárta előtt folytatja munkáját. A panaszos Fél kérelmére a választottbírói testület a felfüggesztési időszak lejárta előtt folytatja munkáját. A bepanaszolt Fél kérelmére a választottbírói testület a felfüggesztési időszak lejártakor folytathatja munkáját, amennyiben a felfüggesztést mindkét Fél kérte. A kérelmező Fél ennek megfelelően értesíti a másik Felet. Ha a választottbírói testület a felfüggesztési időtartam lejártakor e szabállyal összhangban nem folytatja munkáját, a választottbírói testület felhatalmazása hatályát veszti, és a vitarendezési eljárás lezárul.
39.A választottbírói testület munkájának felfüggesztése esetén a. II. cím VII. része (Vitarendezés) szerinti vonatkozó időtartamokat ugyanannyi idővel meghosszabbítják, mint amennyi ideig a választottbírói testület munkája szünetelt.
XII.
Bizalmas kezelés
40.
A Felek és a választottbírói testület bizalmasan kezelnek minden, a 41. szabály értelmében bizalmasnak minősülő információt. Ha az egyik Fél olyan írásbeli beadványt nyújt be a választottbírói testületnek, amely bizalmas információkat tartalmaz, megküldi a beadvány bizalmas információ nélküli változatát is, amelyet nyilvánosságra hoznak.
41.
Bizalmas információ az alábbiak:
(a) bizalmas üzleti információk;
(b) információk, amelyeket e megállapodásnak megfelelően védenek a közzétételtől;
(c) információk, amelyek a panaszos Fél információi esetében a panaszos Fél jogának, a bepanaszolt Féltől származó információk esetében pedig a bepanaszolt Féltől származó információk esetében a bepanaszolt Fél jogának megfelelően védenek a közzétételtől; vagy
(d) olyan információk, amelyek közzététele akadályozná a bűnüldözést.
42.
Ha a Felek nem értenek egyet abban, hogy az információ bizalmasnak minősül-e, a választottbírói testület dönt erről az egyik Fél kérésére, a Felekkel folytatott konzultációt követően.
43.
A választottbírói testület zárt ülést tart, ha a Felek beadványai és az érvelések bizalmas információkat tartalmaznak. A Felek megőrzik a zárt ülés keretében lefolytatott meghallgatások bizalmas jellegét.
XIII.
Átláthatóság
44.
Mindegyik Fél haladéktalanul közzéteszi a következőket:
(a)
a 110. cikk (Konzultációk) (2) bekezdése szerinti konzultációra irányuló kérelem;
(b)
a 112. cikk (A választottbírósági eljárás kezdeményezése) szerinti választottbírói testület létrehozására irányuló kérelem;
(c)
a választottbírói testület 113. cikk (A választottbírói testület létrehozása) (5) bekezdése szerinti létrehozásának időpontja, az amicus curiae beadványok tekintetében a testület által az 51. szabály a) pontja értelmében meghatározott határidő, valamint a választottbírói testület eljárásának az 55. vagy 56. szabállyal összhangban meghatározott munkanyelve;
(d)
a Fél által a választottbírói testület eljárása során benyújtott beadványok és nyilatkozatok;
(e)
a Felek által a 119.cikk (Kölcsönösen elfogadott megoldás) szerint kölcsönösen elfogadott megoldás; valamint
(f)
a választottbírói testület zárójelentései és határozatai.
45.
A választottbírói testület által tartott meghallgatások nyilvánosak.
46.
Az egyik Fél természetes személyei, vagy az egyik Fél területén letelepedett jogi személyek amicus curiae beadványokat nyújthatnak be a választottbírói testületnek az 51. szabálynak megfelelően.
47.
A 44. és 45. szabály esetében alkalmazandó a bizalmas információknak a 40–43. szabály szerinti védelme.
XIV.
Ex parte kapcsolatfelvétel
48.A választottbírói testület nem ülésezhet, illetve nem kommunikálhat egyik Féllel sem a másik Fél távollétében.
49.A választottbírók nem vitathatják meg a választottbírói testület eljárásának tárgyát képező ügy szempontjait az egyik Féllel vagy mindkét Féllel a többi választottbíró távollétében.
50.
Egyik Fél sem léphet kapcsolatba választottbíróval. Az egyik Fél és olyan természetes személy közötti kapcsolat, akinek választottbíróvá történő kinevezését megfontolás tárgyává teszik, az adott személy rendelkezésre állásával és a kinevezésre vonatkozó szerződéssel kapcsolatos kérdésekre korlátozódik.
XV.
Amicus curiae beadványok
51.
Amennyiben a Felek a választottbírói testület létrehozásának napjától számított öt napon belül másként nem állapodnak meg, a választottbírói testület valamely Fél természetes személyétől vagy valamely Fél területén letelepedett jogi személytől – akik a Felek kormányától függetlenek – kérés nélküli írásbeli beadványokat (a továbbiakban: amicus curiae beadványok) fogadhat, feltéve, hogy:
(a)
beérkeznek a választottbírói testülethez a választottbírói testület által meghatározott időpontig, amely nem lehet későbbi, mint a bepanaszolt Fél első írásbeli beadványára megállapított határidő;
(b)
azok tömörek, és az esetleges mellékletekkel együtt nem haladják meg az 15 oldalt, dupla sortávolsággal szedve;
(c)
azok közvetlenül relevánsak a választottbírói testület által vizsgált ténybeli vagy jogi kérdés szempontjából;
(d)tartalmazzák a beadványt benyújtó személyre vonatkozó információkat, beleértve adott esetben a személy állampolgárságát vagy székhelyét, tevékenységeinek jellegét, jogállását, általános célkitűzéseit, finanszírozásának forrását és bármely ellenőrző szervezetet;
(e)meghatározzák a személynek a választottbírói testület eljárásában való érintettsége jellegét. valamint
(f)azok az 55.vagy az 56. szabálynak megfelelően meghatározott munkanyelven készülnek.
52.Az amicus curiae beadványokat észrevételezésre meg kell küldeni a Feleknek. A Felek a beadvány számukra történő kézbesítéstől számított 10 napon belül észrevételeket nyújthatnak be.
53.A választottbírói testület jelentésében felsorolja az 51. szabály alapján hozzá beérkezett összes amicus curiae beadványt. A választottbírói testület jelentésében nem köteles kitérni az ilyen beadványokban foglalt érvelésekre. Ha a választottbírói testület foglalkozik az azokban megfogalmazott érvekkel, akkor figyelembe veszi a Felek által az 52. szabály alapján tett észrevételeket is.
XVI.
Sürgős ügyek
54.
A megállapodás VII. részében említett sürgős ügyekben a választottbírói testület a Felekkel folytatott konzultációt követően adott esetben kiigazítja az ezen eljárási szabályzatban meghatározott határidőket. Ezekről a kiigazításokról a választottbírói testület értesíti a Feleket.
XVII. Munkanyelv és fordítás
55.A megállapodás 110. cikkében (Konzultációk) említett konzultációk folyamán és legkésőbb a 10. szabályban említett szervezési célú ülésig a Felek arra törekednek, hogy megegyezzenek a választottbírói testületi eljárás közös munkanyelvében.
56.Amennyiben a Felek nem tudnak közös munkanyelvben megállapodni, az a nyelv a választottbírói testület eljárásának munkanyelve, amelyiken a megállapodást tárgyalták.
57.A választottbírói testület a munkanyelven bocsátja ki jelentéseit és határozatait.
58.Ha valamelyik Fél a munkanyelvtől eltérő nyelven nyújt be valamely dokumentumot, egyidejűleg saját költségén benyújtja annak fordítását.
XVIII. Időtartamok
59.Az ezen eljárási szabályzatban meghatározott valamennyi időtartamot – eltérő rendelkezés hiányában – naptári napokban kell számítani, annak a cselekménynek a bekövetkezését követő naptól kezdődően, amellyel kapcsolatosan az időtartamot alkalmazzák.
60.Az ezen eljárási szabályzatban hivatkozott valamennyi időtartam a Felek kölcsönös megegyezésével módosítható.
61.A testület bármikor javasolhatja a Feleknek az ezen eljárási szabályzatban hivatkozott időtartamok módosítását, javaslata indokainak feltüntetésével.
XIX. Költségek
62.
A választottbírói testület eljárásában való részvételből eredő költségek esetében mindegyik Fél viseli saját költségeit.
63.
Eltérő rendelkezés hiányában a Felek közösen és egyenlő arányban viselik a szervezési költségeket, beleértve a választottbírók díjazását és költségeit is.
XX.
Egyéb eljárások
64.
Az ezen eljárási szabályzatban megállapított határidőket a megállapodás 115. cikkében (A választottbírói testület határozata), 116. cikkében (A választottbírói testület határozatában foglaltaknak való megfelelés érdekében tett intézkedések felülvizsgálata), 117. cikkében (Ideiglenes jogorvoslatok a teljesítés elmulasztása esetén) és 118. cikkében (A megfelelő intézkedések elfogadása után a határozat teljesítése céljából hozott intézkedések felülvizsgálata) előírt eljárások során a testület jelentésének vagy határozatának benyújtására előírt különleges határidőkkel összhangban kell kiigazítani.
XXI. A vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályoknak, valamint a választottbírók és közvetítők magatartási kódexének módosítása
65.
A GPM Tanács módosíthatja az eljárási szabályzatot, valamint választottbírók és közvetítők magatartási kódexét, amelyek a megállapodás mellékletét képezik.
2. MELLÉKLET
VÁLASZTOTTBÍRÓK ÉS KÖZVETÍTŐK MAGATARTÁSI KÓDEXE
I.
Fogalommeghatározások
1.E magatartási kódex alkalmazásában:
(a)
„jelölt”: olyan személy, akinek a megállapodás VII. részének (Viták elkerülése és vitarendezés) 113. cikke (A választottbírói testület létrehozása) vagy 125. cikke (A választottbírók névjegyzéke) szerinti választottbíróvá történő kiválasztását megfontolás tárgyává teszik;
(b)
„közvetítő”: a megállapodás VII. része I. címének (Viták elkerülése) 111. cikkével (Közvetítés) összhangban közvetítőként kiválasztott személy; valamint
(c)
„választottbíró”: a választottbírói testület tagja.
II.
Vezérelvek
2.
A vitarendezési mechanizmus integritásának és pártatlanságának megőrzése érdekében a jelöltek és választottbírók:
(a)
ismerik ezt a magatartási kódexet;
(b)
függetlenek és pártatlanok;
(c)
elkerülnek minden közvetlen vagy közvetett összeférhetetlenséget;
(d)
elkerülnek minden etikai kötelezettségszegést vagy elfogultságot és azok látszatát;
(e)
szigorú magatartási normákat követnek; valamint
(f)
nem fogadnak el utasításokat semmilyen szervezettől vagy kormánytól az e megállapodás szerinti vitarendezés tekintetében; valamint
(g)
önérdek, külső nyomás, politikai megfontolások, társadalmi nyomás, egy Féllel szembeni lojalitás vagy a kritikától való félelem által nem befolyásoltak.
3.A választottbírók közvetlenül vagy közvetve sem vállalnak olyan kötelezettséget vagy fogadnak el olyan előnyt, amely hatással lehet kötelezettségeik megfelelő ellátására, vagy ilyen hatás látszatát keltheti.
4.A választottbírók nem használják fel a választottbírói testületben betöltött pozíciójukat semmilyen személyes vagy magánérdek előmozdítására. A választottbírók kerülik az olyan lépéseket, amelyek azt a benyomást kelthetik, hogy mások őket befolyásoló, különleges pozícióban vannak.
5.A választottbírók biztosítják, hogy korábbi vagy aktuális pénzügyi, üzleti, szakmai, személyes vagy társadalmi kapcsolatok vagy kötelezettségek ne befolyásolják magatartásukat vagy döntéseiket.
6.A választottbírók kerülik minden olyan kapcsolat vagy pénzügyi érdekeltség létesítését, amely hatással lehet pártatlanságukra, vagy amely észszerű megfontolások alapján szabálytalanság vagy elfogultság látszatát keltheti.
III.
Nyilvánosságra hozatali kötelezettségek
7.A választottbírói kinevezésének elfogadása előtt a VII. rész II. címének (Vitarendezés) 113. cikke (A választottbírói testület létrehozása) értelmében a választottbírói tisztségre felkért jelölt megkapja a magatartási kódex egy példányát és nyilvánosságra kell hoznia minden olyan múltbeli vagy fennálló érdekeltséget, kapcsolatot vagy ügyet, amely valószínűleg hatással lehet függetlenségére vagy pártatlanságára, vagy amely észszerű megfontolások alapján a szabálytalanság vagy elfogultság látszatát keltheti. E célból a jelöltek kötelesek minden észszerű erőfeszítést megtenni annak érdekében, hogy az ilyen érdekekről, kapcsolatokról vagy ügyekről tudomást szerezzenek.
8.
A közzétételi kötelezettség folyamatosan fennálló kötelezettség, amelynek értelmében a választottbírók kötelesek mindenkor észszerű erőfeszítéseket tenni annak érdekében, hogy tudomást szerezzenek a (7) bekezdésben említett bármely olyan érdekről, kapcsolatról vagy ügyről, amely az eljárás bármely szakaszában felmerülhet, és ha tudomást szereznek ilyenről, akkor azt a lehető leghamarabb nyilvánosságra kell hozniuk.
9.
A jelölteknek vagy a választottbíróknak írásban kell közölniük az e magatartási kódex tényleges vagy potenciális megsértésével kapcsolatos kérdéseket, a Felek által történő megfontolás céljából.
IV.
A választottbírók feladatai
10.Kinevezésük elfogadását követően a választottbíróknak készen kell állniuk feladataik ellátására, és feladataikat alaposan, gyorsan, tisztességgel és gondossággal kell ellátniuk az eljárás egésze során.
11.A választottbírók csak az eljárás során felmerülő és a határozathozatalhoz vagy jelentéstételhez szükséges kérdéseket mérlegelik. E feladatukat nem ruházhatják át más személyre.
12.
Az asszisztenseknek értelemszerűen meg kell felelniük a II. részben (Vezérelvek), a III. részben (Közzétételi kötelezettségek) és a VII. részben (Bizalmas kezelés) foglalt, a választottbírókra vonatkozó kötelezettségeknek. A választottbírók megteszik a szükséges lépéseket annak biztosítása érdekében, hogy asszisztenseik ismerjék és betartsák az említett kötelezettségeket.
V.
A potenciális jelöltek feladatai
13.A megállapodás 125. cikke (A választottbírók jegyzéke) alapján létrehozott jegyzékbe felvett személyeknek szigorú magatartási normáknak kell megfelelniük, és kerülik a szabálytalanságot vagy annak látszatát. Azok a személyek, akik felvételt nyertek a jegyzékbe vagy akiknek felvétele mérlegelés tárgyát képezi, haladéktalanul tájékoztatják a Feleket minden, ezzel kapcsolatban megfontolandó kérdésről.
VI.
A korábbi választottbírók kötelezettségei
14.A korábbi választottbírók kerülnek minden olyan cselekményt, amely azt a látszatot keltheti, hogy kötelezettségeinek ellátása során elfogult volt, vagy a választottbírói testület bármely döntéséből vagy jelentéséből előnye származott.
15.
A korábbi választottbírók eleget tesznek az e magatartási kódex VII. részében (Bizalmas kezelés) foglalt kötelezettségeknek.
VII.
Bizalmas kezelés
16.A választottbírók az eljárásra vonatkozó vagy az eljárás során szerzett nem nyilvános információt kizárólag a kinevezésük tárgyát képező eljárás céljaira fedik fel vagy használják fel. Különösen nem hoznak nyilvánosságra vagy használnak fel ilyen információt annak érdekében, hogy személyes előnyt szerezzenek vagy előnyt biztosítsanak mások számára, vagy mások érdekeit hátrányosan befolyásolják.
17.A választottbírók nem hozzák nyilvánosságra a választottbírói testület határozatát vagy annak részeit a vitarendezésre vonatkozó eljárási szabályzat XIII. cikke (Átláthatóság) szerinti közzétételt megelőzően.
18.A választottbírók semmilyen időpontban nem hozzák nyilvánosságra a választottbírói testület tanácskozásain elhangzott információkat vagy bármely választottbíró véleményét, és nem tesznek semmilyen nyilatkozatot azon eljárásról, amelyre kinevezték őket, sem pedig az eljárásban felmerülő vitás kérdésekről.
VIII.
Költségek
19.A választottbírók nyilvántartást vezetnek és záróelszámolást készítenek az eljárásra fordított időről és felmerült költségeikről, valamint az asszisztensei és igazgatási személyzetük ráfordított idejéről és költségeiről.
IX.
Közvetítők
20.Ez a magatartási kódex a közvetítőkre értelemszerűen alkalmazandó.
****
Tervezet
A VEZETŐ TISZTVISELŐK BIZOTTSÁGÁNAK
[...]. HATÁROZATA
az eljárási szabályzatáról
A vezető tisztviselők bizottsága,
tekintettel a 2023. december 18-án Nairobiban aláírt, egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodásra (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 106. és 107. cikkére,
ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:
A vezető tisztviselők bizottságának eljárási szabályzatát a melléklet tartalmazza.
Ez a határozat …-án/-én lép hatályba.
Kelt ... -ban/-ben ...-án/-én
Melléklet
A VEZETŐ TISZTVISELŐK BIZOTTSÁGÁNAK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA
A testületet az egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-Afrikai Közösség tagja közötti Gazdasági Partnerségi Megállapodás 106. cikke hozta létre.
1. CIKK
A vezető tisztviselők bizottságának szerepe
Az egyrészről az Európai Unió, másrészről a Kenyai Köztársaság, a Kelet-afrikai Közösség tagja közötti gazdasági partnerségi megállapodás (a továbbiakban: megállapodás) 106. cikke alapján létrehozott vezető tisztviselők bizottsága felelős a megállapodás 106. cikkének (5) bekezdésében említett valamennyi területért.
2. CIKK
Összetétel és elnökség
1.A vezető tisztviselők bizottságában a tagok és a társelnökök szerepét a megállapodás 106. cikkével összhangban az Európai Unió és a Kenyai Köztársaság képviselői vagy azok megbízottjai töltik be.
2.A Felek értesítik egymást azon vezető tisztviselő vagy főtitkár nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről, aki a Felek részéről a vezető tisztviselők bizottságának társelnökeként jár el. Ez a vezető tisztviselő vagy főtitkár mindaddig jogosult az adott Fél képviseletére, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új társelnökről.
3. CIKK
Titkárság
1.
A Felek kereskedelemért felelős szervezeti egységeinek tisztviselői együttesen járnak el a vezető tisztviselők bizottságának titkárságaként.
2.A Felek értesítik egymást a Felek részéről a vezető tisztviselők bizottsága titkárságának tagjaként eljáró tisztviselő nevéről, beosztásáról és elérhetőségéről. E tisztviselő mindaddig úgy tekintendő, hogy az adott Fél részéről a GPM Tanács titkárságának tagjaként jár el, amíg a Fél nem értesíti a másik Felet egy új tagról.
4. CIKK
Ülések
1.A 106. cikk (3) bekezdése értelmében és tekintettel bármely iránymutatásra, amelyet a GPM Tanács adhat, a vezető tisztviselők bizottsága legalább évente egyszer ülést tart és bármely időpontban rendkívüli üléseket is tarthat, ha a körülmények úgy kívánják, és a Felek erről megegyeznek. A vezető tisztviselők bizottsága a GPM Tanács üléseit megelőzően is ülést tart.
2.Az ülésekre – amennyiben a társelnökök nem állapodnak meg másként – Brüsszelben és Nairobiban felváltva kerül sor, megegyezés szerinti időpontban.
3.Az üléseket az ülésnek otthont adó Fél társelnöke hívja össze.
4.
Az ülés személyes jelenléttel, videokonferencia útján vagy a Felek megállapodása szerinti bármely más módon is megtartható.
5. CIKK
Küldöttségek
Mindkét Félnek a vezető tisztviselők bizottságának titkáraként eljáró tisztviselője az ülés előtt észszerű időn belül tájékoztatja a másik Fél titkárként eljáró tisztviselőjét az Európai Unió, illetve a Kenyai Köztársaság küldöttségeinek tervezett összetételéről. A listákon fel kell tüntetni a küldöttség minden egyes tagjának nevét és beosztását.
6. CIKK
Az ülések napirendje
1.Az ülés előtt legalább 21 nappal az ülésnek otthont adó Fél által a vezető tisztviselők bizottságának titkárságába delegált tag megküldi a másik Félnek az ideiglenes napirendre vonatkozó javaslatot, megjelölve az észrevételek megtételének határidejét. A vezető tisztviselők bizottságának titkársága az ülés előtt legalább 14 nappal összeállítja az ideiglenes napirendet, figyelembe véve az észrevételeket.
2.A napirendet a vezető tisztviselők bizottsága az ülés kezdetén elfogadja. Az ideiglenes napirenden nem szereplő pontok kölcsönös megállapodással felvehetők a napirendre.
7. CIKK
Szakértők meghívása
A vezető tisztviselők bizottságának társelnökei közös megegyezéssel szakértőket (azaz nem kormányzati tisztviselőket) hívhatnak meg a vezető tisztviselők bizottságának üléseire annak érdekében, hogy tájékoztatást nyújtsanak konkrét témákról, és a meghívás csak az ülés azon részeire szól, amelyeken ilyen konkrét témákat vitatnak meg.
8. CIKK
Jegyzőkönyv
1.A GPM Tanács titkárságának az ülésnek otthont adó Felet képviselő tagja az egyes ülések végét követő 15 napon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét, kivéve, ha erről a társelnökök másként határoznak. A jegyzőkönyvtervezetet észrevételezés céljából meg kell küldeni a másik Fél titkársági tagja részére.
2.
Amennyiben e szabályok a szakbizottságok vagy a vámügyekkel és kereskedelemkönnyítéssel foglalkozó különbizottság üléseire vonatkoznak, e bizottságok üléseinek jegyzőkönyvét adott esetben a vezető tisztviselők bizottsága vagy a GPM Tanács minden későbbi ülése számára hozzáférhetővé kell tenni.
3.Főszabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:
(a)a vezető tisztviselők bizottságához benyújtott valamennyi dokumentum,
(b)bármely olyan nyilatkozat, amelynek jegyzőkönyvbe vételét a vezető tisztviselők bizottságának egyik társelnöke kérte; valamint
(c)az egyes napirendi pontokkal kapcsolatban meghozott határozatok, megtett ajánlások, jóváhagyott nyilatkozatok és elfogadott következtetések.
4.A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a vezető tisztviselők bizottsága által a legutóbbi ülése óta a 9. cikk (2) bekezdése szerint írásbeli eljárás keretében hozott valamennyi határozat jegyzékét.
5.A jegyzőkönyv egyik mellékletében fel kell sorolni a vezető tisztviselők bizottságának ülésén részt vevő valamennyi személy nevét, címét és minőségét is.
6.A GPM Tanács ülésének otthont adó Fél titkársági tagja a beérkezett észrevételek alapján módosítja a jegyzőkönyvtervezetet, és a Felek a módosított jegyzőkönyvtervezetet az ülés időpontját követő 30 napon belül, vagy a társelnökök megegyezése szerinti bármely más időpontig jóváhagyják. A jóváhagyást követően a GPM Tanács titkársága elkészíti a jegyzőkönyv két eredeti példányát, és a Felek megkapják a jegyzőkönyv egy-egy eredeti példányát.
9. CIKK
Határozatok és ajánlások
1.A vezető tisztviselők bizottsága határozatokat és ajánlásokat fogadhat el minden olyan kérdésben, amellyel kapcsolatosan e megállapodás így rendelkezik. A vezető tisztviselők bizottsága a megállapodás 107. cikkében előírtak szerint kölcsönös megállapodással hozza meg határozatait és fogadja el ajánlásait.
2.Az ülések közötti időszakban a vezető tisztviselők bizottsága írásbeli eljárás útján határozatokat hozhat vagy ajánlásokat fogadhat el.
3.A határozat- vagy ajánlástervezet szövegét az egyik társelnök írásban, a vezető tisztviselők bizottságának munkanyelvén benyújtja a másik társelnöknek. A másik Félnek egy hónap vagy a javaslattevő Fél által meghatározott hosszabb idő áll rendelkezésére, hogy kifejezze egyetértését a határozat- vagy ajánlástervezettel kapcsolatban. Ha a másik Fél nem fejezi ki egyetértését, a javasolt határozatot vagy ajánlást meg kell vitatni, és elfogadására a vezető tisztviselők bizottságának következő ülésén van lehetőség. A határozat- vagy ajánlástervezeteket elfogadottnak kell tekinteni, amint a másik Fél kifejezi egyetértését, és azokat a 8. cikk (3) bekezdése szerint a bizottság ülésének jegyzőkönyvében rögzíteni kell.
4.Amennyiben a vezető tisztviselők bizottsága e megállapodás értelmében felhatalmazással rendelkezik határozatok és ajánlások elfogadására, ezek a jogi aktusok a „határozat”, illetve az „ajánlás” címet viselik. A vezető tisztviselők bizottságának titkársága minden határozatot és ajánlást sorszámmal lát el, elfogadásuk időpontját és tárgyukat is megjelölve. Mindegyik határozat vagy ajánlás rendelkezik a hatálybalépésének időpontjáról.
5.A vezető tisztviselők bizottsága által elfogadott határozatokat és ajánlásokat két példányban kell elkészíteni, azokat a társelnökök hitelesítik, és a Felek megkapják azok egy-egy példányát.
10. CIKK
Átláthatóság
1.A Felek megállapodhatnak abban, hogy nyilvános üléseket tartanak.
2.A Felek dönthetnek úgy, hogy a vezető tisztviselők bizottságának határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban vagy online közzéteszik.
3.
Az adott Fél által benyújtott valamennyi dokumentumot bizalmasnak kell tekinteni, kivéve, ha a benyújtó Fél másként határoz.
4.
A bizottság üléseinek ideiglenes napirendjét az ülés előtt közzé kell tenni. Az ülések jegyzőkönyvét a 8. cikkel összhangban történő jóváhagyásukat követően közzé kell tenni.
5.
A (2)–(4) bekezdésben említett dokumentumokat az egyes Felek alkalmazandó adatvédelmi szabályainak megfelelően kell közzétenni.
11. CIKK
Nyelvek
1.A vezető tisztviselők bizottságának munkanyelve az angol.
2.A vezető tisztviselők bizottságának minden határozatát az (1) bekezdésben említett munkanyelven kell elfogadni.
3.A Felek szükség esetén gondoskodnak a határozatok és más dokumentumok saját hivatalos nyelvükre/nyelveikre történő fordításáról, és viselik az ilyen fordításokkal kapcsolatos költségeket.
12. CIKK
Költségek
1.A Felek maguk viselik a vezető tisztviselők bizottságának ülésein való részvételükkel összefüggő költségeket, különösen a személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a video- vagy telekonferenciák, illetve a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.
2.Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó Fél viseli.
3.Az üléseken a vezető tisztviselők bizottságának munkanyelvére és munkanyelvéről való tolmácsolással kapcsolatos költségeket az ülésnek otthont adó Fél viseli.
13. CIKK
A megállapodás alapján létrehozott szakbizottságok és egyéb szervek
1.
A vezető tisztviselők bizottsága a megállapodás 107. cikke szerinti feladatainak hatékony ellátása érdekében a felügyelete alá tartozó szakbizottságokat hozhat létre, amelyek a megállapodás hatálya alá tartozó konkrét témákkal foglalkoznak. E célból a vezető tisztviselők bizottsága meghatározza az ilyen szakbizottságok összetételét és feladatait.
2.
A megállapodás 107. cikke értelmében a vezető tisztviselők bizottsága irányítja és felügyeli a megállapodás alapján létrehozott valamennyi szakbizottságot és egyéb testületet.
3.
A vezető tisztviselők bizottságát írásban kell tájékoztatni a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságok vagy egyéb testületek által kijelölt kapcsolattartó pontokról. Az egyes szakbizottságok kapcsolattartó pontjai közötti, a megállapodás végrehajtásával kapcsolatos mindenféle releváns levelezést, dokumentumot és kommunikációt egyidejűleg továbbítani kell a vezető tisztviselők bizottságának titkársága részére.
4.
Amennyiben a vezető tisztviselők bizottsága nem határoz másképpen, ezen eljárási szabályzat alkalmazandó értelemszerűen a megállapodás alapján létrehozott szakbizottságokra és egyéb testületekre is.
14. CIKK
Az eljárási szabályzat módosításai
Ezen eljárási szabályzat a vezető tisztviselők bizottságának határozatával módosítható a 9. cikk rendelkezéseivel összhangban.
