(1)   Az Európai Unió és Grúzia (a továbbiakban együtt: „a felek”) mindegyike kinevez egy küldöttségvezetőt, aki a kapcsolattartó személy szerepét tölti be a bizottsággal kapcsolatos valamennyi ügyben.

(2)   A küldöttségvezetők átruházhatják küldöttségvezetői feladataikat vagy azok egy részét egy kinevezett helyettesre, mely esetben a továbbiakban a küldöttségvezetőre tett hivatkozások a kinevezett helyettesre is vonatkoznak.

(1)   A bizottság elnöki tisztét az egyes felek küldöttségvezetői egy-egy naptári éven át, felváltva töltik be.

(2)   Az elnök felelős a bizottság titkársági feladatainak ellátásáért.

(1)   Az elnök a másik küldöttségvezetővel egyetértésben meghatározza az ülések időpontját és helyét, illetve – elektronikus úton lebonyolított ülések esetében – a lebonyolítás technikai feltételeit. Az elnök és a másik küldöttségvezető az ülés időpontjának és helyszínének meghatározásakor figyelembe veszi az ülés 90 napon belül történő megtartására vonatkozó előírást.

(2)   Eltérő értelmű, közösen elfogadott rendelkezés hiányában a bizottság ülései nem nyilvánosak.

(1)   A bizottsághoz intézett vagy annak szánt leveleket a bizottság elnökéhez kell eljuttatni. Ez utóbbi a bizottságot érintő valamennyi levélről másolatot küld a másik küldöttségvezetőnek, a Brüsszelben működő Grúziai Misszió vezetőjének, valamint az EU tbiliszi küldöttségvezetőjének.

(2)   A bizottság elnöke és a másik küldöttségvezető közötti levelezés bármilyen írásbeli eszköz útján folytatható, beleértve az elektronikus leveleket is.

(1)   Az elnök az ülést megelőzően elkészíti a napirendtervezetet. A napirendtervezetet legkésőbb 20 munkanappal az ülés kezdete előtt meg kell küldeni a másik küldöttségvezetőnek. Az elnök által közreadott napirendtervezet a megállapodás 11. cikkének (3) bekezdésében foglaltakkal összefüggő, az elnök által kiválasztott napirendi pontokat foglalja magában.

(2)   A küldöttségvezetők az ülés kezdetét legalább 10 munkanappal megelőzően kérhetik további, a 11. cikk (3) bekezdésével összefüggő napirendi pontok felvételét, amelyeket az elnök köteles belefoglalni a napirendtervezetbe.

(3)   Az elnök legkésőbb öt munkanappal az ülés kezdete előtt megküldi a végleges napirendtervezetet a másik küldöttségvezetőnek.

(4)   A napirendet az elnök és a másik küldöttségvezető közös megállapodással fogadja el az egyes ülések kezdetén. Amennyiben arról az elnök és a másik küldöttségvezető megállapodik, a napirendtervezetben szereplőkön kívül egyéb kérdés is napirendre tűzhető.

(1)   A bizottság által a megállapodás 11. cikkének (2) bekezdése értelmében hozott határozatokat a felekhez kell intézni, és azokat az elnöknek, valamint a másik küldöttségvezetőnek aláírásával kell ellátnia.

(2)   A felek bármelyike dönthet úgy, hogy közzétesz valamely, a bizottság által elfogadott határozatot.

(1)   A bizottság határozatát írásbeli eljárás útján is el lehet fogadni, amennyiben az elnök és a másik küldöttségvezető erről megállapodik.

(2)   Az írásbeli eljárás alkalmazását indítványozó küldöttségvezető eljuttatja a határozattervezetet a másik küldöttségvezetőnek. A másik küldöttségvezető válaszában jelzi, hogy elfogadja-e a tervezetet, javasol-e bármiféle módosítást arra vonatkozóan, vagy igényel-e haladékot annak további mérlegelésére. A tervezet elfogadása esetén azt a 6. cikk (1) bekezdésének megfelelően véglegesíteni kell.

(1)   Az elnök valamennyi ülésről jegyzőkönyvtervezetet készít, és ezeket az üléstől számított 20 munkanapon belül eljuttatja a másik küldöttségvezetőnek. A jegyzőkönyvtervezet tartalmazza az előterjesztett ajánlásokat, továbbá feltüntethet bármely egyéb, a felek által levont következtetést. A másik küldöttségvezető jóváhagyja a tervezetet, vagy módosításokra vonatkozó javaslatokat terjeszt elő. Miután megegyezés jön létre a jegyzőkönyvtervezettel kapcsolatban, az elnök és a másik küldöttségvezető aláírásával látja el annak két eredeti példányát. Az elnök és a másik küldöttségvezető megőrzi a jegyzőkönyvek egy-egy eredeti példányát.

(2)   Amennyiben a következő ülés összehívásáig nem jön létre megállapodás a jegyzőkönyvekről, azokban rögzíteni kell az elnök által elkészített tervezetet, amelyhez mellékelni kell a másik küldöttségvezető által a módosításokra vonatkozóan benyújtott javaslatokat.