EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 22023D0587

A Közlekedési Közösség regionális irányítóbizottságának 2020/04 határozata a Közlekedési Közösség személyzetére vonatkozó utazási szabályzatról [2023/587]

PUB/2022/529

OJ L 77, 16.3.2023, p. 11–17 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/587/oj

2023.3.16.   

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

L 77/11


A KÖZLEKEDÉSI KÖZÖSSÉG REGIONÁLIS IRÁNYÍTÓBIZOTTSÁGÁNAK 2020/04 HATÁROZATA

a Közlekedési Közösség személyzetére vonatkozó utazási szabályzatról [2023/587]

A KÖZLEKEDÉSI KÖZÖSSÉG REGIONÁLIS IRÁNYÍTÓBIZOTTSÁGA,

tekintettel a Közlekedési Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 24. cikke (1) bekezdésére és 30. cikkére,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

A Közlekedési Közösség személyzetére vonatkozó, a mellékletben foglalt utazási szabályzat elfogadásra kerül.

2. cikk

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

Kelt Szarajevóban, 2020. július 29-én

a regionális irányítóbizottság nevében

az elnök


MELLÉKLET

A KÖZLEKEDÉSI KÖZÖSSÉG SZEMÉLYZETÉRE VONATKOZÓ UTAZÁSI SZABÁLYZAT

1.   Hatály

1.1.

Ez a szabályzat a Közlekedési Közösség érdekében végzett, a munkavégzés helyéről induló minden hivatalos utazásra alkalmazandó.

1.2.

Ezt a szabályzatot a Közlekedési Közösség személyzetének valamennyi, a Közlekedési Közösség személyzeti szabályzatának hatálya alá tartozó tagjára alkalmazni kell.

2.   Utazási engedélyek

2.1.

A hivatalos utazás megkezdése előtt a személyzet tagjának engedélyt kell szereznie, jóváhagyott utazási kérelem formájában. Az utazási kérelmeket az igazgató vagy a személyzet általa felhatalmazott tagja írásban hagyja jóvá. Az utazási kérelemben minden olyan részletes információt meg kell adni az igazgató részére, amelyre szüksége van a megalapozott döntés meghozatalához, többek között a következőket:

a hivatalos utazás célja, valamint az ülés(ek) helyszíne, illetve kezdetének és befejezésének időpontja(i),

a hivatalos utazás időtartama az igénybe vett közlekedési eszközök alapján, valamint az oda- és visszaúttal kapcsolatos időpontok és útvonalak, ideértve adott esetben a helyi közlekedést is,

a szállással kapcsolatos ügyintézés,

becsült költségek, optimális költséghatékonyság mellett.

2.2.

A személyzet tagjának a felelőssége, hogy a hivatalos utazás megkezdése előtt megszerezze a szükséges engedélyt. A személyzet tagjának meg kell őriznie a jóváhagyott utazási kérelmet, és azt a kiküldetésből való visszatéréskor az utazási jelentéssel együtt csatolnia kell a költségtérítési kérelemhez (a továbbiakban: útiköltség-visszaigénylés).

2.3.

Az igazgató hivatalos utazásainak esetében a függelékben szereplő minta alapján előzetes, az igazgató által aláírt feljegyzés készül. A feljegyzésben meg kell jelölni a hivatalos utazás célját és tervezett időtartamát. Az igazgatónak az e szabályzatban előírt egységes eljárásokat kell követnie.

3.   A munkavégzés helye és a hivatalos utazás helyszíne közötti közlekedés

3.1.

Főszabályként a hivatalos utazás céljához és időtartamához viszonyítva a leginkább költséghatékony közlekedési mód engedélyezhető.

3.2.

A repülővel történő utazást a legrövidebb útvonalon és a lehető legalacsonyabb áron kell lebonyolítani. Ha az utazási időpontok alapján úgy tűnik, hogy a bizonyos repülő- és vonatjegyek esetében elérhető kedvezményes díjszabás (leelőlegezett utazási díjszabás vagy APEX-díjszabás) igénybevételéhez a hétvégét is bele kell venni az utazásba, a személyzet tagja további napidíjra jogosult, amennyiben az APEX-díjszabás a lehető legalacsonyabb repülőjegyárat jelenti, és ezáltal összességében megtakarítás érhető el.

3.3.

A vasúti közlekedéssel kapcsolatos szokásos előírás a másodosztály igénybevétele.

3.4.

Amennyiben sem légi, sem vasúti közlekedés nem áll rendelkezésre, vagy az nem költséghatékony, az autóbusszal vagy autóval való utazás is megengedett.

3.5.

Amennyiben az autóval való utazás megengedett, a személyzet tagjait számára ajánlott, hogy a Közlekedési Közösség által kötött gépkocsibérlési megállapodásokat vegyék igénybe. A Közlekedési Közösség a lehető legmagasabb biztosítási fedezetről fog gondoskodni. Ha a biztosítás mégis tartalmaz önrészt, azt a Közlekedési Közösség fedezi. A Közlekedési Közösség nem tartozik felelősséggel abban az esetben, ha a biztosítás nem terjed ki a kárra, elvesztésre vagy lopásra.

3.6.

Kivételes esetben engedélyezhető magántulajdonú személygépjármű használata is. Ilyen esetben a költségek a 3.3. pontban meghatározott másodosztályú vasúti jegy árával megegyező összegig téríthetők meg a személyzet tagja részére. Ha a személyzet egynél több tagja utazik magántulajdonú személygépjárművel, a költségtérítés csak a jármű tulajdonosának jár. Saját személygépjármű használatának engedélyezése esetén a Közlekedési Közösség nem tartozik felelősséggel harmadik felek kárigényéért, a járműben keletkező károkért, valamint a járműben hagyott személyes tárgyak elvesztéséért vagy ellopásáért.

3.7.

A személyzet tagjai hivatalos útitervükbe csak akkor iktathatnak be magánjellegű úti célokat, ha azt az igazgató megfelelő formában engedélyezte. Ha magánjellegű úti cél beiktatása miatt megnövekednek a költségek, a személyzet tagjának kell fizetnie a hivatalos útvonalhoz kapcsolódó útiköltség és a módosult útiköltség közötti különbséget.

4.   Jegyvásárlás

4.1.

Az utazásszervezési foglalásokat a Közlekedési Közösség állandó titkárságának igazgatási osztálya (a továbbiakban: igazgatási osztály) központilag intézi.

4.2.

A személyzet tagjainak minél hamarabb közölniük kell utazási igényeiket annak érdekében, hogy a leggazdaságosabb viteldíjat lehessen elérni.

4.3.

Az igazgatási osztály a jóváhagyott utazási kérelmet elküldi a felhatalmazott utazásközvetítőnek és visszaküldi az utazni kívánó személynek. A Közlekedési Közösség utasítja az utazásközvetítőt, hogy a jóváhagyott utazási kérelem faxon történő kézhezvételét megelőzően ne állítson ki és adjon át jegyeket. Ugyanez az eljárás vonatkozik a vasúti menetjegyekre is. Amennyiben a vasúti menetjegyek nem szerezhetők be az utazásközvetítőn keresztül, a személyzet tagjai megválthatják saját vasúti menetjegyeiket, amelyek ára a vonatkozó útiköltség-visszaigénylés benyújtása után kerül megtérítésre.

5.   Utazási költségek

A Közlekedési Közösség által az igazoló dokumentumok alapján kifizetett vagy megtérített utazási költségek a következők:

közlekedési költségek, beleértve a repülőtérre és a repülőtérről vagy más érkezési vagy indulási pontra vagy pontról (azaz szálloda, egyéb szálláshely, üléshelyszín, a Közlekedési Közösség állandó titkárságának helyiségei) történő közlekedést is,

napidíj,

a hivatalos utazáshoz közvetlenül kapcsolódó és az utazási kérelemmel együtt jóváhagyott egyéb költségek (pl. poggyász-túlsúly, vízumköltségek, a konferenciákhoz, szemináriumokhoz kapcsolódó regisztrációs díjak stb.).

6.   A munkavégzés helye szerinti repülőtérre és repülőtérről, kikötőbe és kikötőből, illetve állomásra és állomásról történő közlekedés

Főszabályként a személyzetnek a tömegközlekedést kell igénybe vennie. Az igazgató azonban indokolt esetben engedélyezheti a taxival való transzfereket, például ha a személyzet kiküldetésen részt vevő két vagy több tagja osztozik a taxin, ha nem áll rendelkezésre más tömegközlekedési lehetőség, vagy ha a transzferre reggel 8 óra előtt vagy este 9 óra után kerül sor. A kapcsolódó költségeket az igazoló dokumentumok bemutatása alapján térítik meg. Indokolt esetben magántulajdonú személygépkocsi használata is engedélyezhető. Ilyen esetekben az igazoló dokumentumok bemutatásához kötött költségtérítés a (repülőtéren, állomáson vagy kikötőben fizetendő) parkolási díjakra korlátozódik.

7.   Közlekedés a hivatalos utazás helyszínén

Főszabályként a személyzetnek a tömegközlekedést kell igénybe vennie. Mindazonáltal megengedett a taxi használata, ha a tömegközlekedés (például biztonsági okokból) nem jelent megfelelő alternatívát. Az igazgató ezt a tényt a személyzet érintett tagja útiköltség-visszaigénylésének aláírásával ismeri el. A költségeket az igazoló dokumentumok bemutatása alapján térítik meg.

8.   Indulás előtti törlés vagy módosítás

Ha a hivatalos utazást törlik vagy módosítják, a személyzet tagjának:

erről és az okokról haladéktalanul tájékoztatnia kell az igazgatót és az igazgatási osztályt,

írásban haladéktalanul törölnie kell vagy át kell foglalnia az utazási iroda által kiállított jegyeket és helyfoglalásokat, még akkor is, ha azok nem téríthetők vissza,

meg kell tennie a más módon megváltott jegyek törléséhez vagy átfoglalásához szükséges lépéseket,

írásban haladéktalanul törölnie vagy módosítania kell a szállodai és autóbérlési foglalásokat,

kimutatást kell készítenie a törlés vagy módosítás miatt felmerült költségekről.

A Közlekedési Közösség a foglalás módjától függetlenül megtéríti a törlési és átfoglalási költségeket.

9.   Meghosszabbítás

Ha a hivatalos utazás utazási engedélyben feltüntetett eredeti időtartamát előre nem látható körülmények miatt meghosszabbítják, ami többletköltségeket eredményez, ezt fel kell tüntetni az útiköltség-visszaigénylésben (lásd a 15. pontot).

10.   Megszakítás

A hivatalos utazás szolgálati okokból, vis maior fennállása esetén vagy az igazgató által megalapozottként elismert személyes okokból szakítható meg. Az igazgatónak előzetesen engedélyeznie kell a hivatalos utazás megszakítását, kivéve rendkívüli szükséghelyzetek esetén, vagy ha az igazgató nem érhető el. A Közlekedési Közösség fedezi és a hivatalos utazás részeként megtéríti az igazgató által a fent felsorolt okokból engedélyezett megszakításból eredő valamennyi költséget.

11.   Személyes okok miatti változtatások

A személyzet hivatalos utazásban részt vevő tagja engedélyt kaphat arra, hogy személyes okokból módosítsa a menetrendet, a szállást vagy az utazási módot. Ez esetben az utazási kérelemhez csatolni kell a várható költségek és az ilyen változtatások nélkül felmerülő költségek összehasonlítását. Ezt az összehasonlítást az utazási kérelem benyújtásának időpontjában rendelkezésre álló információk alapján, az utazás megszervezéséhez választott módszerek egyikének alkalmazásával és hasonló feltételek mellett kell elvégezni. A személyzet hivatalos utazásban részt vevő tagja közvetlenül és személyesen (az igazgatási osztály által vele közölt módon) visel:

a hivatalos utazás – napidíjon kívüli – összköltségéhez képest felmerülő minden olyan többletköltséget, amely a személyes okokból végrehajtott változtatások miatt merül fel, ideértve a más helyszínről való indulást és/vagy a más helyszínre való visszatérést, ha az összehasonlításból az derül ki, hogy emiatt megnövekedne a kiküldetés költsége,

az összehasonlítás elvégzéséért felszámított minden díjat, ha azt utazási iroda végezte.

12.   Napidíj

12.1.

A napidíj magában foglalja a fizetett szállás és étkezések költségeit, a borravalót és az egyéb járulékos költségeket.

12.2.

Az EU által finanszírozott külső támogatási szerződésekre alkalmazandó, legutóbb megállapított napidíjakat (1) kell alkalmazni.

Az arra a helyre vonatkozó napidíjat kell alkalmazni, ahol a személyzet tagja az éjszakát tölti. A hivatalos utazás kezdetének napjára teljes napidíj fizetendő. Nem jár napidíj az utazás utolsó napjára, azaz a napidíj számítása az otthontól távol eltöltött éjszakák száma alapján történik.

12.3.

Az igazgató kivételesen, eseti alapon magasabb ellentételezést is engedélyezhet, ha az utazásban részt vevő személynek olyan előre meghatározott szállodában kell tartózkodnia, ahol a szobaárak a napidíj legalább 60 %-át felemésztenék. Ilyen esetben a szállásköltségeket a vonatkozó számla bemutatását követően megtérítik. Az utazási kérelemben minden esetben be kell mutatni a magasabb költségtérítési igényt eredményező körülményeket, amelyeket az indulás előtt jóvá kell hagyni.

12.4.

Csökkentett napidíjat kell alkalmazni a következő esetekben:

12.4.1.

ha a hivatalos utazás nem jár vendégéjszakával:

8 órás vagy annál hosszabb hivatalos utazás esetén az adott célállomásra vonatkozó napidíj 50 %-a fizetendő,

az 5 órát meghaladó, de 8 óránál rövidebb hivatalos utazás esetén a napidíj 35 %-a fizetendő,

legfeljebb 5 órás hivatalos utazás esetén a napidíj 20 %-a fizetendő;

12.4.2.

ha az utazásban részt vevő számára ingyenes szállást biztosítanak:

az adott célállomásra vonatkozó napidíj 50 %-a fizetendő;

12.4.3.

ha a hivatalos utazás kétnapos interkontinentális repülőutat vagy vonatozást foglal magában:

az adott célállomásra vonatkozó napidíj 50 %-a fizetendő;

12.4.4.

ha az utazásban részt vevő számára ingyenes étkezést (reggeli, ebéd vagy vacsora) biztosítanak:

minden egyes ingyenes étkezés után 10 %-kal kell csökkenteni a napidíjat;

12.4.5.

ha az utazásban részt vevő számára ingyenes szállást és étkezést biztosítanak:

a napidíj 20 %-a fizetendő.

12.5.

Ha a hivatalos utazás a fogadó országon (Szerbián) belüli utazást jelent, a fogadó országban érvényes napidíjat kell alkalmazni. A Szerbián belüli napidíj csökkentésére ugyanazok a rendelkezések vonatkoznak, mint a külföldi hivatalos utazásokra.

12.6.

Ha minden költséget az esemény szervezője visel, a napidíj kiszámítására vonatkozó, fent említett rendelkezéseket kell alkalmazni.

12.7.

Nem jár napidíj a hivatalos utazás azon részére, amelynek kapcsán a 11. cikk szerinti változtatásokat eszközöltek.

13.   Utazási előlegek

13.1.

Az utazásban részt vevő kérésére a Közlekedési Közösség az utazásra a hivatalos utazás esetén fizetendő napidíj 80 %-ának erejéig előleget biztosít. Az utazási előleg iránti kérelmeket legalább 4 munkanappal az indulás napja előtt kell benyújtani.

13.2.

Az előlegként kifizetett összegeket levonják a kiküldetési költségek fedezésére szolgáló, visszatérített összegekből. Ha olyan előleget fizettek ki, amely meghaladja a kiküldetés tényleges költségét, a többletet egy összegben levonják a személyzet kiküldetésben részt vevő tagjának következő havi illetményéből. Ha a személyzet tagjának olyan kiküldetéshez kapcsolódóan fizetettek előleget, amelyet később töröltek, az előleg összegét automatikusan levonják a következő havi illetményből.

14.   Utazási jelentések

A személyzet hivatalos utazásban részt vevő tagjainak az irodába való visszatérésüket követően egy héten belül rövid utazási jelentést kell benyújtaniuk. Az utazási jelentést alá kell írattatni a felettessel, csatolni kell az utazási költségtérítési kérelemhez és el kell küldeni az igazgatónak, valamint adott esetben a személyzet egyéb érintett tagjainak.

15.   Útiköltség-térítés

15.1.

A személyzet tagja az irodába való visszatérést követő egy héten belül benyújtja az igazgatási osztályhoz és az igazgatóhoz az útiköltség-visszaigénylést az utazási jelentéssel, az utazási engedéllyel és az igazoló dokumentumokkal együtt, függetlenül attól, hogy fizettek-e utazási előleget vagy sem. Nem kell csatolni a szállodai vagy éttermi számlákat, illetve az egyéb járulékos költségekkel kapcsolatos számlákat, mivel a megállapított napidíj e költségek átalányjellegű ellentételezésére szolgál.

15.2.

Ha a személyzet tagja a 13. pontnak megfelelően utazási előleget vett fel és a megállapított időtartamon belül elmulasztja benyújtani a kapcsolódó útiköltség-visszaigénylést, az utazási előleget le kell vonni a következő havi illetményéből. A levont utazási előleg csak akkor téríthető vissza, ha az érintett benyújtja az útiköltség-visszaigénylést.

16.   A személyzet felelőssége és kötelezettsége

A személyzet tagjai felelnek a hivatalos utazás tervezése, lebonyolítása és az arról való jelentéstétel során általuk benyújtott nyilatkozatok és előterjesztések pontosságáért és teljességéért. A Közlekedési Közösség személyzeti szabályzata rendelkezéseinek sérelme nélkül felelősséggel tartoznak minden jogtalanul felvett összegért, illetve kötelességszegésért.

A személyzet tagjai a hivatalos utazásokat a Közlekedési Közösség személyzeti szabályzatában meghatározott általános teljesítménykövetelményekkel összhangban kötelesek végrehajtani. A személyzet tagjainak a legmagasabb szintű szakmai etikai normáknak kell megfelelniük és mindig függetlennek kell maradniuk.

17.   Ellenőrzési intézkedések

A Közlekedési Közösség öt évig megőrzi a hivatalos utazások engedélyezéséhez, tervezéséhez és szervezéséhez, valamint a fizetési kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó feljegyzéseket, dokumentumokat és bizonyítékokat.

Az utazásokra a Közlekedési Közösség pénzügyi szabályzata és ellenőrzési eljárásai alkalmazandók.

18.   Alkalmazás

Ezt a szabályzatot az elfogadását követő naptól kell alkalmazni.

FÜGGELÉK

FELJEGYZÉS AZ ÁLLANDÓ TITKÁRSÁG IGAZGATÓJÁNAK HIVATALOS UTAZÁSÁRÓL

Indulás előtt kitöltendő és aláírandó:

A HIVATALOS UTAZÁS CÉLJA

 

ÚTICÉL

 

AZ INDULÁS NAPJA

 

A VISSZATÉRÉS NAPJA

 

ÚTVONAL

 

SZÁLLÁSSAL KAPCSOLATOS ÜGYINTÉZÉS

 

MAGÁNCÉLÚ UTAZÁSSAL KOMBINÁLVA

nem

igen:

a magáncélú utazással kombinált hivatalos út költsége: ….

a magáncélú utazással nem kombinált hivatalos út költsége: ….

BECSÜLT KÖLTSÉGEK

 

ÉSZREVÉTELEK

 

Aláírás:

Dátum:

Visszatéréskor kitöltendő és aláírandó:

VÉGSŐ KÖLTSÉGEK

Utazási költségek:

Napidíj:

Egyéb:

ÖSSZKÖLTSÉG:

A HIVATALOS UTAZÁS CÉLKITŰZÉSE

megvalósult célkitűzés

meg nem valósult célkitűzés

ÉSZREVÉTELEK:

Aláírás:

Dátum:


(1)  https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf


Top