MELLÉKLET

A VEGYES BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Összetétel és elnökség

(1)   Az egyrészről az Európai Unió és tagállamai, másrészről a Koreai Köztársaság közötti keretmegállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 44. cikkének megfelelően létrehozott vegyes bizottság a megállapodás 44. cikke szerint végzi feladatait.

(2)   A vegyes bizottság a felek megfelelő szintű képviselőiből áll.

(3)   A vegyes bizottság elnökségét a felek felváltva, egy naptári év időtartamra látják el. A vegyes bizottság elnöki tisztségét az Unió külügyi és biztonságpolitikai főképviselője vagy a Koreai Köztársaság külügyminisztere tölti be. Az elnök meghatalmazását átruházhatja.

(4)   Az első elnökségi időszak a vegyes bizottság első ülésének időpontjában kezdődik és ugyanazon év december 31. napjával ér véget.

2. cikk

Ülések

(1)   A vegyes bizottság általában évente egy alkalommal ülésezik. Az üléseket, melyek helyszíne felváltva Brüsszel és Szöul, az elnök hívja össze a felek kölcsönös megállapodása alapján kitűzött időpontra. A vegyes bizottság bármely fél kérésére és a felek beleegyezésével rendkívüli üléseket tarthat.

(2)   A vegyes bizottság, amennyiben a felek másként nem állapodnak meg, vezető tisztségviselői szinten ülésezik.

3. cikk

Nyilvánosság

Eltérő döntés hiányában a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak.

4. cikk

Résztvevők

(1)   Az elnök a titkárság útján minden ülés előtt tájékoztatást kap a felek küldöttségének tervezett összetételéről.

(2)   Adott esetben és a felek közötti kölcsönös megállapodás útján a vegyes bizottság üléseire szakértőket vagy más szervek képviselőit is meg lehet hívni, hogy bizonyos témákkal kapcsolatban tájékoztatást nyújtsanak.

5. cikk

Titkárság

Az Európai Külügyi Szolgálat és a Koreai Köztársaság külügyminisztériumának egy-egy képviselője a vegyes bizottság titkári tisztségét közösen gyakorolja. Valamennyi, a vegyes bizottság elnökéhez címzett, illetve általa tett közleményt a titkároknak meg kell küldeni. A vegyes bizottság elnökének címzett, illetve az általa kezdeményezett levelezés bármilyen írásbeli eszköz útján folytatható, beleértve az elektronikus leveleket is.

6. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az elnök minden ülésre ideiglenes napirendet készít. Az ideiglenes napirendet és a vonatkozó dokumentumokat az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal a másik félhez eljuttatják.

(2)   Az ideiglenes napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyeket az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 nappal megkapott.

(3)   A vegyes bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. Amennyiben arról a felek megállapodnak, az ideiglenes napirenden nem szereplő pontot is felvehetnek a napirendre.

(4)   Az elnök a felekkel egyetértésben az adott ügy sajátosságaira való tekintettel az (1) bekezdésben említett határidőket lerövidítheti.

7. cikk

Jegyzőkönyv

(1)   A két titkár általában az ülés időpontját követő 30 naptári napon belül közösen elkészíti az ülés jegyzőkönyvtervezetét. A jegyzőkönyvtervezet a vegyes bizottságban elfogadott következtetések elnök általi összefoglalásán alapul.

(2)   Az ülés időpontját követő 45 napon belül vagy a felek által közösen kitűzött határidőn belül mindkét fél jóváhagyja a jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyvtervezet elfogadását követően az elnök és a titkárok a jegyzőkönyv tervezetének két eredeti példányát aláírásukkal látják el. A felek megkapják a jegyzőkönyvtervezet egy-egy eredeti példányát.

8. cikk

Határozathozatal

(1)   A vegyes bizottság által elfogadott határozatok vagy ajánlások címe „Határozat” vagy „Ajánlás”, amelyet sorszám, az elfogadás dátuma, valamint a tárgy megjelölése követ. A hatálybalépés időpontját mindegyik határozattervezetnek tartalmaznia kell. A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait a felek kölcsönös megállapodás alapján fogadják el.

(2)   A vegyes bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a két fél megegyezik erről. A felek kölcsönös megállapodása alapján az írásbeli eljárás lezárására határidő állapítható meg, amelynek végén a vegyes bizottság elnöke – amennyiben semelyik fél nem emel ez ellen kifogást – nyilatkozatot tehet arról, hogy a felek kölcsönösen megállapodásra jutottak.

(3)   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat a vegyes bizottság elnökei két erededi példány aláírásával hitelesítik.

(4)   A felek dönthetnek arról, hogy saját hivatalos lapjukban közzéteszik a vegyes bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat.

9. cikk

Levelezés

(1)   A vegyes bizottsághoz címzett levelezést valamelyik titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   A vegyes bizottságnak címzett leveleket a titkárság az elnökhöz továbbítja, és amennyiben indokolt, a jelen eljárási szabályzat 10. cikkében említett dokumentumként körözteti.

(3)   A vegyes bizottság elnökétől származó leveleket a titkárság elküldi a feleknek, és amennyiben indokolt, ezen eljárási szabályzat 10. cikkében említett dokumentumként körözteti.

10. cikk

Dokumentumok

(1)   Amennyiben a vegyes bizottság tanácskozásai írott dokumentumokon alapulnak, ezeket a dokumentumokat a titkárság ellátja számmal, és a tagok körében körözteti.

(2)   Mindegyik titkár felelős azért, hogy a dokumentumokat az ő részéről a vegyes bizottságban részt vevő megfelelő tagoknak megküldje, és szisztematikusan másolatot küldjön ezekről a másik titkárnak.

11. cikk

Költségek

(1)   A felek mindegyike maga fedezi a vegyes bizottság ülésein való részvételével összefüggő személyzeti, utazási és tartózkodási költségeket, valamint postai és távközlési költségeit.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó fél viseli.

12. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

A 8. cikkel összhangban az eljárási szabályzat a felek kölcsönös megállapodása útján módosítható.

13. cikk

Szakértői munkacsoportok

(1)   A vegyes bizottság további szakértői munkacsoportokat hozhat létre, melyek feladatai ellátásában segítik.

(2)   A vegyes bizottság dönthet a meglévő szakértői munkacsoportok megszüntetéséről, illetve hatáskörük meghatározásáról vagy módosításáról, vagy további szakértői munkacsoportok létrehozásáról.

(3)   A szakértői munkacsoportok üléseiket követően jelentést tesznek a vegyes bizottságnak.

(4)   A szakértői munkacsoportok nem rendelkeznek döntéshozói jogkörrel, de ajánlásokat terjeszthetnek a vegyes bizottság elé.

I. MELLÉKLET

EU–KOREAI KÖZTÁRSASÁG VEGYES BIZOTTSÁG SZAKÉRTŐI MUNKACSOPORTOK

(1)	az energiaüggyel, a környezetvédelemmel és az éghajlatváltozással foglalkozó szakértői munkacsoport.

(2)	a terrorizmus elleni küzdelemmel foglalkozó szakértői munkacsoport.

II. MELLÉKLET

HATÁSKÖR AZ EGYRÉSZRŐL AZ EURÓPAI UNIÓ ÉS TAGÁLLAMAI, MÁSRÉSZRŐL A KOREAI KÖZTÁRSASÁG KÖZÖTTI KERETMEGÁLLAPODÁS ALAPJÁN LÉTREHOZOTT SZAKÉRTŐI MUNKACSOPORTOK HATÁSKÖRE

1. cikk

(1)   Az egyes szakértői munkacsoportok üléseiken foglalkozhatnak a megállapodás végrehajtásával, a megállapodás alkalmazási körébe tartozó területeken.

(2)   A szakértői munkacsoportok megvitathatják a kétoldalú együttműködés vonatkozó területeivel kapcsolatos témákat vagy konkrét projekteket is.

(3)   Bármelyik fél kérésére egyedi kérdéseket is fel lehet vetni.

2. cikk

A szakértői munkacsoportok a vegyes bizottság felügyelete alatt működnek. A szakértői munkacsoportok minden ülés után, az ülést követő 30 naptári napon belül jelentést tesznek és továbbítják az ülés jegyzőkönyvét, valamint következtetéseiket a vegyes bizottság elnökének.

3. cikk

A szakértői munkacsoportok a felek képviselőiből állnak.

A felek egyetértésével a szakértői munkacsoportok üléseikre szakértőket hívhatnak meg és meghallgathatják őket a szakértői munkacsoport ülése napirendjének konkrét pontjai tekintetében.

4. cikk

A szakértői munkacsoportok elnökségét a felek felváltva látják el a vegyes bizottság eljárási szabályzatának megfelelően.

5. cikk

Az Európai Külügyi Szolgálat és a Koreai Köztársaság külügyminisztériumának egy-egy képviselője közösen gyakorolja a szakértői munkacsoportok titkári tisztségét. A szakértői munkacsoportokat érintő valamennyi közleményt a két titkárhoz kell eljuttatni.

6. cikk

(1)   A szakértői munkacsoportok a felek megállapodása szerint és valamelyik fél írásos kérelmére szükség esetén bármilyen ügyben összehívhatók. A szakértői munkacsoport minden ülését a felek közötti megállapodás szerinti időben és helyen tartják.

(2)   Az egyik félnek a szakértői munkacsoport ülésének összehívására irányuló kérelmére a másik fél állandó titkára a kérelem kézhezvételétől számított 15 munkanapon belül válaszol.

(3)   Különösen sürgős esetben a két fél egyetértésével a szakértői munkacsoport összehívására rövidebb időn belül is sor kerülhet.

(4)   Az elnököt minden egyes ülést megelőzően tájékoztatni kell a két fél küldöttségének tervezett összetételéről.

(5)   A szakértői munkacsoport üléseit a két titkár együttesen hívja össze.

7. cikk

A napirendre felvenni kívánt pontokat a szakértői munkacsoport szóban forgó ülése előtt legalább 15 munkanappal kell megküldeni a titkároknak. A pontokhoz kapcsolódó bármilyen dokumentumot az ülés előtt legalább 10 munkanappal kell megküldeni a titkároknak. A titkárok az ülés előtt legalább 5 munkanappal közlik a napirendtervezetet. A napirend véglegesítésére a felek megállapodásával kerül sor. Kivételes esetekben, a felek egyetértése mellett, további pontok rövidebb időn belül is felvehetők a napirendre.

8. cikk

Valamennyi ülésről jegyzőkönyvet kell vezetni.

Eltérő határozat hiányában a szakértői munkacsoportok ülései nem nyilvánosak.