I. MELLÉKLET

AZ EU–IRAK EGYÜTTMŰKÖDÉSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Elnökség

Az együttműködési tanács elnökségét 12 hónapos időszakokra az Európai Unió és tagállamai részéről az Európai Unió Külügyek Tanácsának elnöke, illetve az Iraki Köztársaság külügyminisztere felváltva látja el. Az első elnökségi időszak az együttműködési tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31. napjával ér véget.

2. cikk

Ülések

Az együttműködési tanács miniszteri szinten évente egyszer ülésezik. Az együttműködési tanács bármely Szerződő Fél kérésére és a Felek beleegyezésével rendkívüli üléseket tarthat. Amennyiben a felek másképp nem állapodnak meg, az együttműködési tanács minden ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyén, a két fél közötti megállapodás szerinti időpontban tartja. Az együttműködési tanács üléseit az együttműködési tanács titkárai az elnök egyetértésével közösen hívják össze.

3. cikk

Képviselet

Az együttműködési tanács tagjai, ha nem tudnak megjelenni, képviseltethetik magukat. Ha egy tag képviseltetni kívánja magát, még az adott ülés megkezdése előtt értesítenie kell az elnököt képviselője nevéről. Az együttműködési tanács tagjának képviselője e tag minden jogát gyakorolja.

4. cikk

Küldöttségek

Az együttműködési tanács tagjait tisztviselők kísérhetik. Az elnököt az üléseket megelőzően tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.

Az Európai Beruházási Bank képviselője megfigyelőként részt vesz az együttműködési tanács azon ülésein, ahol a bankot érintő kérdés kerül napirendre.

Adott esetben és kölcsönös megállapodás útján az együttműködési tanács üléseire megfigyelő szakértőként más személyeket vagy szervek képviselőit is meg lehet hívni, hogy bizonyos témákkal kapcsolatban tájékoztatást nyújtsanak.

5. cikk

Titkárság

Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának egy képviselője és Irak európai uniós képviseletének egy képviselője együttesen látják el az együttműködési tanács titkári feladatait.

6. cikk

Levelezés

Az együttműködési tanácshoz címzett levelezést az együttműködési tanács elnökének kell küldeni az Európai Unió Tanácsának címére.

A két titkár gondoskodik a levelezés továbbításáról az együttműködési tanács elnöke részére, és adott esetben annak köröztetéséről az együttműködési tanács többi tagja számára. A köröztetett levelezést elküldik továbbá a Bizottság Főtitkárságának, az Európai Külügyi Szolgálatnak, a tagállamok állandó képviseleteinek, az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának, valamint Irak európai uniós képviseletének.

Az együttműködési tanács elnökétől származó közleményeket a két titkár elküldi a címzetteknek, és adott esetben körözteti a második bekezdésben megjelölt címeken az együttműködési tanács többi tagja között is.

7. cikk

Nyilvánosság

Eltérő határozat hiányában az együttműködési tanács ülései nem nyilvánosak.

8. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az elnök minden ülésre előzetes napirendet készít. Az előzetes napirendet az együttműködési tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal eljuttatják a 6. cikkben említett címzetteknek. Az előzetes napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre vételét legfeljebb 21 nappal az ülést megelőzően az elnöktől kérelmezték. Ezeket a tárgypontokat csak akkor veszik fel az előzetes napirendre, ha az azok alátámasztására szolgáló dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend postázásának időpontjáig továbbítják a titkároknak. A napirendet az együttműködési tanács az egyes ülések kezdetén fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, az előzetes napirenden nem szereplő tárgypont is felvehető a napirendre.

(2)   A Felekkel egyetértésben az elnök az ügy sajátosságainak figyelembevételével adott esetben lerövidítheti az (1) bekezdésben meghatározott határidőket.

9. cikk

Jegyzőkönyv

A két titkár minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készít. A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:

—	az együttműködési tanácsnak benyújtott dokumentumok,

—	azok a megállapítások, amelyeknek jegyzőkönyvbe való felvételét az együttműködési tanács valamely tagja kérte,

—	a megtett javaslatok, a megállapítások, amelyekről megállapodás született, valamint az elfogadott következtetések.

A jegyzőkönyvtervezetet jóváhagyásra be kell nyújtani az együttműködési tanácsnak. A jóváhagyást követően a jegyzőkönyvet az elnök és a két titkár aláírásával látja el. A jegyzőkönyvet az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának irattárában helyezik el, amely a megállapodás dokumentumainak letéteményese. Az ezen eljárási szabályzat 6. cikkében említett minden címzettnek el kell juttatni egy hitelesített másolatot.

10. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   Az együttműködési tanács a felek közös egyetértésével hozza meg határozatait és tesz ajánlásokat. A megállapodás utal azokra az ügyekre, amelyekben az együttműködési tanács határozatot hozhat.

Az együttműködési tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a két fél megegyezik erről. Amennyiben az együttműködési tanács az írásbeli eljárás alkalmazásáról határoz, a Felek kölcsönös egyetértése mellett határidő szabható meg, amelynek letelte előtt az együttműködési tanács elnöke a két titkár jelentése alapján megállapíthatja, hogy sor került-e a Felek közös megegyezésére.

(2)   A megállapodás 111. cikke értelmében az együttműködési tanács határozatai és ajánlásai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amit sorszám, az elfogadás dátuma és tárgyuk megjelölése követ. Az együttműködési tanács határozatait és ajánlásait az elnök aláírásával látja el és a két titkár hitelesíti. A határozatokat és az ajánlásokat továbbítani kell a fenti 6. cikkben említett valamennyi címzettnek. A Szerződő Felek dönthetnek arról, hogy saját hivatalos lapjukban közzéteszik az együttműködési tanács által elfogadott határozatokat és ajánlásokat.

11. cikk

Nyelvek

Az együttműködési tanács hivatalos nyelvei a két fél hivatalos nyelvei. Eltérő határozat hiányában az együttműködési tanács határozatait és tanácskozásait az ezeken a nyelveken elkészített dokumentációra alapozza.

12. cikk

Kiadások

Az Európai Unió és Irak maga viseli az együttműködési tanács ülésein való részvétellel kapcsolatosan felmerülő saját költségeit, mind a személyzeti, utazási és ellátási kiadásokra, mind a postai és távközlési kiadásokra vonatkozóan. Az üléseken történő tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos kiadások az Európai Uniót terhelik, ez alól kivételt képeznek az Irak hivatalos nyelvéről vagy Irak hivatalos nyelvére történő tolmácsolás és fordítás költségei, amelyek Irakot terhelik. Az ülések szervezésével kapcsolatosan felmerülő egyéb kiadások az üléseknek otthont adó Felet terhelik.

13. cikk

Együttműködési bizottság

(1)   A megállapodás 112. cikkével összhangban az együttműködési bizottság annak érdekében jön létre, hogy segítse az együttműködési tanácsot feladatai ellátásában. A bizottság egyrészről az Európai Unió képviselőiből, másrészről Irak kormányának képviselőiből áll, rendszerint főtisztviselői szinten.

(2)   Az együttműködési bizottság előkészíti az együttműködési tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja az együttműködési tanács határozatait és ajánlásait, és általában biztosítja a kapcsolat folytonosságát és a megállapodásban foglaltak megfelelő működését. Az együttműködési bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet az együttműködési tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi végrehajtása folyamán felmerülhet. Javaslatokat és határozat-/ajánlástervezeteket nyújt be elfogadásra az együttműködési tanácsnak.

Az együttműködési tanács bármely jogkörét az együttműködési bizottságra ruházhatja.

(3)   Azokban az esetekben, amikor a megállapodás kötelező konzultációra vagy a konzultáció lehetőségére utal, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, ezekre a konzultációkra az együttműködési bizottságon belül kerülhet sor. Ha a két fél arról megállapodik, a konzultáció folytatódhat az együttműködési tanácson belül.

II. MELLÉKLET

AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSI BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Elnökség

Az együttműködési bizottság elnökségét 12 hónapos időszakokra az Európai Unió képviselője, illetve Irak kormányának egy képviselője felváltva látja el.

Az első elnökségi időszak az együttműködési tanács első ülésének időpontjában kezdődik és ugyanazon év december 31. napjával ér véget.

2. cikk

Ülések

Az együttműködési bizottság a két fél egyetértése mellett akkor ülésezik, amikor azt a körülmények megkívánják, de legalább évente egyszer. Az együttműködési bizottság minden ülését a két Fél közötti megállapodás szerinti időben és helyen tartja.

Az együttműködési bizottság üléseit az elnök hívja össze. Az együttműködési bizottság éves üléseit az együttműködési tanács éves üléseit megelőzően kell összehívni. Az ülést kellő időben kell összehívni annak érdekében, hogy az együttműködési bizottság elő tudja készíteni az együttműködési tanács ülését.

3. cikk

Küldöttségek

Az elnököt az üléseket megelőzően tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.

4. cikk

Titkárság

Az Európai Külügyi Szolgálat és az iraki kormány egy-egy képviselője közösen gyakorolja az együttműködési bizottság titkári tisztségét. Valamennyi, az e határozatban előírt, az együttműködési bizottság elnökéhez címzett, illetve általa tett közleményt meg kell küldeni az együttműködési bizottság titkárainak, valamint az együttműködési tanács elnökének és titkárainak.

5. cikk

Nyilvánosság

Amennyiben erről másképp nem határoznak, az együttműködési bizottság ülései nem nyilvánosak.

6. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az elnök minden ülésre elkészít egy előzetes napirendet. Az előzetes napirendet az együttműködési bizottság titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 nappal eljuttatják a 4. cikkben említett címzetteknek.

Az előzetes napirend tartalmazza azokat a tárgypontokat, amelyek napirendre vételét legfeljebb 21 nappal az ülést megelőzően az elnöktől kérelmezték. Ezeket a tárgypontokat akkor veszik fel az előzetes napirendre, ha az azok alátámasztására szolgáló dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend postázásának időpontjáig továbbítják a titkároknak.

Az együttműködési bizottság szakértőket kérhet fel, hogy az ülésen különleges tárgykörökre vonatkozó információk közlése céljából részt vegyenek.

A napirendet az együttműködési bizottság fogadja el minden ülés elején. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, az előzetes napirenden nem szereplő pontot is felvehetnek a napirendre.

(2)   Az elnök a Felekkel egyetértésben adott esetben az ügy sajátosságainak figyelembe vétele érdekében csökkentheti az (1) bekezdésben meghatározott időkorlátokat.

7. cikk

Jegyzőkönyv

Minden ülésről jegyzőkönyv készül, amely az elnök által az együttműködési bizottságban elfogadott következtetések összefoglalásán alapul. Miután a jegyzőkönyvet az együttműködési bizottság jóváhagyta, azt az elnök és a titkárok aláírják, és mindkét fél iktatja. A jegyzőkönyv egy példányát a 4. cikkben említett minden címzettnek el kell juttatni.

8. cikk

Határozatok és ajánlások

Azon különleges esetekben, amikor az együttműködési tanács eljárási szabályzata 13. cikkének (2) bekezdésével összhangban az együttműködési tanács az együttműködési bizottságot határozatok meghozatalára/ajánlások megtételére jogosítja fel, ezen aktusok a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet egy sorszám, elfogadásuk dátuma, valamint tárgyuk megjelölése követ. Az együttműködési bizottság határozatait és ajánlásait a Felek közös megegyezéssel fogadják el.

Az együttműködési bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a két Fél megegyezik erről. Amennyiben az együttműködési bizottság az írásbeli eljárás alkalmazásáról határoz, a Felek kölcsönös egyetértése mellett határidő állapítható meg, ameddig az együttműködési bizottság elnöke a két titkár jelentése alapján nyilatkozatot tehet arról, hogy sor került-e a Felek közös megegyezésére.

Az együttműködési bizottság határozatait és ajánlásait az elnök írja alá és a két titkár hitelesíti, ezt követően megküldik azokat az ezen eljárási szabályzat 4. cikkében említett címzetteknek. A Szerződő Felek dönthetnek arról, hogy saját hivatalos lapjukban közzéteszik az együttműködési bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat.

9. cikk

Kiadások

Az Európai Unió és Irak maga viseli az együttműködési bizottság ülésein való részvétellel kapcsolatosan felmerülő saját költségeit, mind a személyzeti, utazási és ellátási kiadásokra, mind a postai és távközlési kiadásokra vonatkozóan. Az üléseken történő tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos kiadások az Európai Uniót terhelik, ez alól kivételt képeznek az Irak hivatalos nyelvéről vagy Irak hivatalos nyelvére történő tolmácsolás és fordítás költségei, amelyek Irakot terhelik. Az ülések szervezésével kapcsolatosan felmerülő egyéb kiadások az üléseknek otthont adó felet terhelik.

10. cikk

Albizottságok és különleges munkacsoportok

Az együttműködési tanács eljárási szabályzatának 13. cikkével összhangban az együttműködési bizottság a neki alárendelten működő albizottságok vagy szakértői munkacsoportok létrehozásáról határozhat, amelyeknek üléseiket követően jelentést kell tenniük az együttműködési bizottságnak. Az együttműködési bizottság dönthet egy létező albizottság vagy munkacsoport megszüntetéséről, azok hatáskörének meghatározásáról vagy módosításáról, illetve a bizottság feladatainak végrehajtásában való segítségnyújtás céljával további albizottságok vagy munkacsoportok létrehozásáról. Ezen albizottságok és munkacsoportok nem rendelkeznek döntéshozatali hatáskörrel.