MELLÉKLET

AZ EU–MOLDOVAI KÖZTÁRSASÁG ÁLLAT- ÉS NÖVÉNY-EGÉSZSÉGÜGYI INTÉZKEDÉSEKKEL FOGLALKOZÓ ALBIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 191. cikke (1) bekezdésének megfelelően létrehozott állat- és növény-egészségügyi intézkedésekkel foglalkozó albizottság (a továbbiakban: SPS-albizottság) támogatja a megállapodás 438. cikke (4) bekezdésében meghatározott, kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságot (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a feladatai ellátásában.

(2)   Az SPS-albizottság a megállapodás 191. cikkének (2) bekezdésében meghatározott feladatokat a megállapodás V. címe 4. fejezetének 176. cikkében meghatározott célkitűzésekre tekintettel látja el.

(3)   Az SPS-albizottság az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság állat- és növény-egészségügyi ügyekért felelős képviselőiből áll.

(4)   Az SPS-albizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy a Moldovai Köztársaság állat- és növény-egészségügyi ügyekért felelős képviselője látja el a 2. cikkel összhangban.

(5)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő Felek meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnökség

Az SPS-albizottság elnökségét – amely 12 hónapos időszakra szól – a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában az SPS-albizottság a megállapodás hatálybalépését követő három hónapon belül, ezt követően pedig a Felek bármelyikének kérelmére vagy évente legalább egy alkalommal ülésezik.

(2)   Az SPS-albizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínre és időpontra. Amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, az SPS-albizottság elnöke az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal kibocsátja az ülés összehívásáról szóló értesítést.

(3)   Az SPS-albizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes ülése előtt kell összehívni.

(4)   Az SPS-albizottság üléseit bármilyen előzetesen egyeztetett technológia – például video- vagy audiokonferencia – igénybevételével meg lehet tartani.

(5)   Az SPS-albizottság az üléseken kívül – levelezés útján – is megtárgyalhat kérdéseket.

4. cikk

Küldöttségek

Az SPS-albizottság titkársága az ülések előtt tájékoztatja a Feleket a Felek ülésen részt vevő küldöttségeinek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

(1)   Az Európai Bizottság egy tisztviselője és a Moldovai Köztársaság egy tisztviselője együttesen jár el az SPS-albizottság titkáraként, és a titkári feladatokat együttesen, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében végzik.

(2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága tájékoztatást kap az SPS-albizottság valamennyi határozatáról, véleményéről, ajánlásáról, jelentéséről és más, egyeztetett intézkedéséről.

6. cikk

Levelezés

(1)   Az SPS-albizottsághoz címzett levelezést valamelyik Fél titkárának kell küldeni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   Az SPS-albizottság titkársága biztosítja az SPS-albizottságnak címzett leveleknek az SPS-albizottság elnökéhez való továbbítását, és adott esetben a 7. cikkben említett dokumentumokként való köröztetését.

(3)   A titkárság az elnöktől származó leveleket az elnök nevében megküldi a Felek részére. Az ilyen leveleket – adott esetben – a 7. cikkben előírtak szerint kell köröztetni.

7. cikk

Dokumentumok

(1)   Az SPS-albizottság titkárai köröztetik a dokumentumokat.

(2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)   Az uniós Fél titkára továbbítja ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből minden esetben másolatot küld a Moldovai Köztársaság titkárának és a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(4)   A Moldovai Köztársaság titkára továbbítja a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek és az ilyen levelezésből rendszerint másolatot küld az uniós Fél titkárának, valamint a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkárainak.

(5)   Az SPS-albizottság titkárai kapcsolattartó pontokként szolgálnak a megállapodás 184. cikkében előírt információcsere céljából.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, az SPS-albizottság ülései nem nyilvánosak. Amikor az egyik Fél bizalmasként megjelölt információkat terjeszt az SPS-albizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat bizalmasként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   Az SPS-albizottság titkársága – a Felek által tett javaslatok alapján – összeállítja az ülések ideiglenes napirendjét és a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. Az ideiglenes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a titkárság valamelyik Féltől legkésőbb az ülés időpontja előtt 21 naptári nappal – a vonatkozó dokumentumokkal alátámasztott – felkérést kapott.

(2)   Az ideiglenes napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – a 7. cikkben előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal köröztetni kell.

(3)   Az SPS-albizottság az egyes ülések kezdetén elfogadja a napirendet. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pontokat is fel lehet venni a napirendbe.

(4)   Az SPS-albizottság elnöke a Felek közötti megállapodás útján az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit vagy a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az SPS-albizottság ülésein való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartják a titoktartási követelményeket.

(5)   Különleges körülményekre tekintettel az SPS-albizottság elnöke a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyvek és operatív következtetések

(1)   Az SPS-albizottság titkárai az egyes ülésekről közösen jegyzőkönyvtervezetet készítenek.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében főszabály szerint a következőket kell feltüntetni:

a)	az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, és az ülésen részt vett megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;

b)	az SPS-albizottság elé terjesztett dokumentumok;

c)	az SPS-albizottság valamely tagja által a jegyzőkönyvbe felvenni kért nyilatkozatok; valamint

d)	az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.

(3)   A jegyzőkönyvtervezetet az SPS-albizottság elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából. A jegyzőkönyvtervezetet az SPS-albizottság adott ülését követő 28 naptári napon belül jóvá kell hagyni. A jegyzőkönyvtervezetről másolatot kell küldeni a 7. cikkben említett valamennyi címzett részére.

(4)   Az egyes ülések operatív következtetéseinek tervezetét az SPS-albizottság elnökségét betöltő Fél SPS-albizottságának titkára állítja össze, és – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal – továbbítja a Feleknek a napirenddel együtt. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, az SPS-albizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek megállapodása szerinti nyomonkövetési intézkedéseket. Az operatív következtetéseket – a róluk való megállapodást követően – csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat felül kell vizsgálni az SPS-albizottság következő üléseinek valamelyikén. Ennek céljából az SPS-albizottság sablont fogad el, amely lehetővé teszi az egyes intézkedések és a hozzájuk tartozó konkrét határidők nyomon követését.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   A megállapodás 191. cikkében előírtak értelmében az SPS-albizottság határozatokat, véleményeket, ajánlásokat, jelentéseket és közös fellépéseket fogadhat el. E határozatokat, véleményeket, ajánlásokat, jelentéseket és közös fellépéseket a Felek konszenzussal fogadják el azt követően, hogy a vonatkozó, az elfogadásukhoz szükséges belső eljárások lezárultak. A határozatok kötelező erejűek a Felekre nézve, akik meghozzák az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket.

(2)   A határozatokat, véleményeket, ajánlásokat vagy jelentéseket az SPS-albizottság elnöke írja alá és az SPS-albizottság titkárai hitelesítik. A (3) bekezdés sérelme nélkül, az elnök ezeket a dokumentumokat azon az ülésen írja alá, amelyen a vonatkozó határozatot, véleményt, ajánlást vagy jelentést elfogadják.

(3)   Amennyiben a Felek így állapodnak meg, az SPS-albizottság – a vonatkozó belső eljárások lezárulása után – írásbeli eljárás keretében is hozhat határozatokat, tehet ajánlásokat, illetve fogadhat el véleményeket vagy jelentéseket. Az írásbeli eljárás a titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll, akik a Felek egyetértésével járnak el. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően kell köröztetni a javaslattal kapcsolatos fenntartások, illetve módosítások közlésére nyitva álló, 21 naptári napnál nem rövidebb határidő megjelölésével. Különleges körülményekre tekintettel az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti e határidőt. Miután megállapodtak az adott határozat, vélemény, ajánlás vagy jelentés szövegéről, azt az elnök írja alá és a titkárok hitelesítik.

(4)   Az SPS-albizottság jogi aktusai az esettől függően a „határozat”, „vélemény”, „ajánlás” vagy „jelentés” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve, ha a határozat másképp rendelkezik.

(5)   A határozatokat, véleményeket, ajánlásokat és jelentéseket meg kell küldeni a Feleknek.

(6)   A Felek dönthetnek úgy, hogy az SPS-albizottság határozatait, véleményeit és ajánlásait közzéteszik hivatalos lapjukban.

12. cikk

Jelentések

Az SPS-albizottság jelentést nyújt be a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság részére a saját tevékenységéről, valamint a technikai munkacsoportok, illetve az SPS-albizottság által felállított ad hoc csoportok tevékenységéről. A jelentést 25 naptári nappal a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság rendes évi ülése előtt kell benyújtani.

13. cikk

Nyelvek

(1)   Az SPS-albizottság hivatalos nyelvei az angol és a román.

(2)   Amennyiben erről másképp nem határoznak, az SPS-albizottság az említett nyelveken elkészített dokumentáció alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Költségek

(1)   A Felek maguk viselik az SPS-albizottság ülésein való részvételük kapcsán felmerülő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségeket is.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos költségeket az ülést rendező Fél viseli.

A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzat az SPS-albizottság határozatával módosítható a megállapodás 191. cikkének (5) bekezdésével összhangban.

16. cikk

Technikai munkacsoportok és ad hoc csoportok

(1)   Az SPS-albizottság a megállapodás 191. cikkének (6) bekezdése szerinti határozattal adott esetben technikai munkacsoportokat vagy ad hoc csoportokat – köztük tudományos csoportokat vagy szakértői csoportokat – hozhat létre vagy szüntethet meg.

(2)   Az ad hoc csoportban nem szükségszerűen csak a Felek képviselői vehetnek részt tagként. A Felek biztosítják, hogy az SPS-albizottság által létrehozott bármely csoport tagjai tiszteletben tartják a megfelelő titoktartási követelményeket.

(3)   Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, az SPS-albizottság által létrehozott csoportok az SPS-albizottság felügyelete alatt működnek, amely felé jelentéstételi kötelezettséggel tartoznak.

(4)   A munkacsoportok találkozói szükség esetén összehívhatók, amelyekre személyes ülések vagy video- vagy audiokonferenciák formájában kerülhet sor.

(5)   Az SPS-albizottság titkársága másolatot kap valamennyi, a munkacsoportok tevékenysége szempontjából releváns levelezésről, dokumentumról és közleményről.

(6)   A munkacsoportok írásbeli ajánlásokat terjeszthetnek az SPS-albizottság elé. Az ajánlásokat konszenzussal kell meghozni, és továbbítani kell az SPS-albizottság elnöke számára, aki a 7. cikkben foglaltak szerint körözteti azokat.

(7)   Ezen eljárási szabályzat értelemszerűen az SPS-albizottság által létrehozott bármely munkacsoportra vagy ad hoc munkacsoportra alkalmazandó, feltéve, hogy e cikk másként nem rendelkezik. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra való hivatkozást az SPS-albizottságra való hivatkozásként kell értelmezni.