30.5.2015

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

L 134/1

---

A BIZOTTSÁG (EU) 2015/840 VÉGREHAJTÁSI RENDELETE

(2015. május 29.)

a Menekültügyi, a Migrációs és az Integrációs alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet szerinti felelős hatóságok által végzett ellenőrzésekről

AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,

tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,

tekintettel a Menekültügyi, a Migrációs és az Integrációs alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló, 2014. április 16-i 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 27. cikke (5) bekezdésére,

mivel:

(1)	A felelős hatóságok felelnek az 514/2014/EU rendelet szerinti kiadásokkal való gazdálkodásért és azok ellenőrzéséért. E célból adminisztratív és a helyszíni ellenőrzéseket végeznek.

(2)

A felelős hatóságok által végzett hatékony adminisztratív ellenőrzéseknek elsősorban a kedvezményezettek által küldött pénzügyi nyilatkozatok elemzéséből kell állniuk. Az egyes igazoló dokumentumok részletesebb ellenőrzését csak akkor kell elvégezni, ha az elemzés következetlenségeket vagy szabálytalanságokat tár fel. Annak érdekében, hogy megfelelő szintű biztosítékról gondoskodjanak az adminisztratív teher csökkenése mellett, fontos tisztázni, hogy a felelős hatóság milyen körülmények között támaszkodhat az ellenőrzési igazolásra.

(3)

A helyszíni ellenőrzéseknek a pénzügyi és a műveleti kérdésekre is ki kell terjedniük, továbbá előfordulhat, hogy a projekt különböző szakaszaiban kell végrehajtani azokat. Ezért szükség van, az egyes helyszíni ellenőrzés-típusok hatókörének meghatározására annak érdekében, hogy a leghatékonyabban hajtsák végre azokat.

(4)

Az operatív helyszíni ellenőrzésekre a projekt végrehajtásakor kell, hogy sor kerüljön, hogy időben megtehessék a korrekciós intézkedéseket. Ezek az ellenőrzések egyaránt alkalmazandók az adott pénzügyi év kezdetén még folyamatban lévő projektek mintájára, valamint a pénzügyi év során kezdődő projektekre.

(5)

Abból a célból, hogy az adminisztratív teher csökkentése mellett megfelelő szintű biztosítékról gondoskodjanak, meg kell határozni, hogy mely körülmények között tekintik elhanyagolhatónak a hibakockázatot, aminek következtében csökkenteni lehet a helyszíni ellenőrzések számát. Mindazonáltal azt is meg kell határozni, hogy milyen intézkedéseket kell hozni lényeges hibaarány esetén annak érdekében, hogy megfelelő bizonyosságot szerezzenek az uniós kiadások törvényességéről és szabályosságáról.

(6)

Pontosítani kell a pénzügyi és a helyszíni ellenőrzések főbb elemeit. A felelős hatóságoknak először is ellenőrizniük kell a nemzeti programokból támogatott projektek nonprofit jellegét. Valamennyi programozási időszak tekintetében ellenőrizniük kell, hogy a szóban forgó projektek nem részesülnek-e a kiadások kettős finanszírozásában a nemzeti programok vagy egyéb uniós programok alapján, az ügynökségek által nyújtott finanszírozást is ideértve.

(7)	Az egyes projektek lezárását követően meg kell őrizni az adott időszakra vonatkozó igazoló dokumentumokat, hogy lehetővé tegyék a felelős hatóságok, a Bizottság (így az OLAF) és az Európai Számvevőszék ellenőrzéseinek elvégzését.

(8)	Annak érdekében, hogy alkalmazni lehessen ezt a rendeletet a nemzeti programok jóváhagyását követően, e rendeletnek az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon hatályba kell lépnie.

(9)	Az Egyesült Királyságra és Írországra nézve az 514/2014/EU rendelet, és következésképpen e rendelet is kötelező.

(10)	Az 514/2014/EU rendelet (47) preambulumbekezdésének sérelme nélkül, Dániára nézve sem az 514/2014/EU rendelet, sem ez a rendelet nem kötelező.

(11)	Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban állnak a menekültügyi, migrációs és integrációs, valamint belső biztonsági alapokkal foglalkozó bizottság véleményével,

ELFOGADTA EZT A RENDELETET:

1. cikk

Adminisztratív ellenőrzések

(1)   A felelős hatóság elvégzi a kedvezményezettek által, uniós finanszírozáshoz való hozzájutás céljából küldött valamennyi pénzügyi nyilatkozat adminisztratív ellenőrzését, az 1042/2014/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet (2) 1. cikkének d) pontjában meghatározott támogatási megállapodásoknak megfelelően („pénzügyi nyilatkozatok”). Az említett ellenőrzések legalább a következő elemekre terjednek ki:

a)	a pénzügyi nyilatkozatok formális helyességének és a számszaki pontosságának megerősítésére szolgáló ellenőrzések;

b)	azok az ellenőrzések, amelyek azt hivatottak megerősíteni, hogy a projekt elérte a támogatási megállapodásban meghatározott célkitűzéseket, vagy e célkitűzések elérése irányába halad;

c)	elemző vizsgálat, amelynek célja a pénzügyi nyilatkozatokban feltüntetett kiadások relevanciájának, és a támogatási megállapodásba foglalt követelményekkel, valamint az alkalmazandó uniós és nemzeti szabályokkal való összhangjának értékelése.

(2)   Ha az adminisztratív ellenőrzések következetlenségeket vagy szabálytalanságokat tárnak fel, a felelős hatóság részletes ellenőrzéseket végez a kiadások törvényességének és szabályosságának értékelése érdekében, különösen az igazoló dokumentumok célzott mintájának felülvizsgálata révén.

(3)   A felelős hatóság kötelezheti a kedvezményezettet, hogy szerezzen be független könyvvizsgáló által kiállított ellenőrzési igazolást és jelentést, amely az (1) bekezdés a) és c) pontjában említett valamennyi kérdésre kiterjed. Ilyen esetben a felelős hatóság meghatározza a független könyvvizsgáló által elvégzendő ellenőrzések hatókörét, valamint az ellenőrzési jelentés mintáját.

2. cikk

A helyszíni ellenőrzésekkel kapcsolatos általános alapelvek

A felelős hatóság pénzügyi és operatív helyi ellenőrzéseket végez.

A helyi ellenőrzéseket a projekt kedvezményezettjeinek birtokában lévő dokumentáció és nyilvántartások alapján kell végezni.

Nem bejelentett helyszíni ellenőrzések végezhetők a nemzeti joggal összhangban, amennyiben az előzetes értesítés veszélyeztethetné a bizonyosság szintjét.

3. cikk

Helyszíni pénzügyi ellenőrzések

(1)   A helyszíni pénzügyi ellenőrzések célja, hogy megfelelő szintű bizonyosságot szerezzenek a pénzügyi nyilatkozatok alapját képező ügyletek és szerződések törvényessége és szabályossága tekintetében:

(2)   A felelős hatóság ellenőrzi az alábbiakat:

a)	a pénzügyi nyilatkozatokkal kapcsolatos kiadások megfelelnek a projekt kedvezményezettjeinek birtokában lévő könyvviteli nyilvántartásnak és igazoló dokumentumoknak;

b)	a pénzügyi nyilatkozatokkal kapcsolatos kiadások megfelelnek a támogatási megállapodásban, valamint az alkalmazandó uniós és nemzeti szabályokban rögzített elszámolhatósági követelményeknek;

c)	a finanszírozás forrásai megfelelnek az 514/2014/EU rendelet 16. cikke (2) bekezdésének.

(3)   E rendelet 4. cikke (2) bekezdésének sérelme nélkül, a helyszíni pénzügyi ellenőrzések az 514/2014/EU rendelet 39. cikkében említett éves beszámolóban lezártnak nyilvánított projektekhez nyújtott uniós hozzájárulás legalább 10 %-át lefedik.

4. cikk

A helyszíni pénzügyi ellenőrzések csökkentésének vagy növelésének feltételei

(1)   A felelős hatóság megállapítja az 514/2014/EU rendelet 39. cikkében említett, az N pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolóban ellenőrzött uniós hozzájárulás hibaarányának szintjét.

(2)   A felelős hatóság a két alábbi feltétel teljesülése esetén csökkentheti a helyszíni pénzügyi ellenőrzések hatókörét az N + 1 pénzügyi évben:

a)	az N pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolóban ellenőrzött uniós hozzájárulás hibaaránya kevesebb mint 2 %;

b)	a nemzeti program indulása óta elvégzett helyszíni pénzügyi ellenőrzések lefedik a program kezdete óta az éves beszámolókban lezártnak nyilvánított valamennyi projekthez nyújtott, összesített uniós hozzájárulás legalább 10 %-át.

(3)   Ha a hibaarány megegyezik az N pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolóban ellenőrzött uniós hozzájárulás 2 %-ával vagy meghaladja azt, a felelős hatóság elemzi e hibaarány jelentőségét annak érdekében, hogy megállapítása a hibák nagyságrendjét és hatását, és eldöntse, hogy a hibaarány jellemző-e a bejelentett kifizetések teljes sokaságára. A felelős hatóság megteszi a szükséges megelőző és korrekciós intézkedéseket, többek között kiegészítő ellenőrzéseket végez, továbbá bemutatja az említett elemzés eredményeit a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (3) 59. cikke (5) bekezdése első albekezdése b) pontjában említett éves összefoglalóban.

A következő pénzügyi évre (N + 1) vonatkozó helyszíni pénzügyi ellenőrzések az N + 1 pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolóban ellenőrzött, összesített uniós hozzájárulás magasabb százalékarányára terjednek ki, mint az N pénzügyi év megfelelő százalékaránya. E magasabb százalékarány nem lehet alacsonyabb 10 %-nál. Ezenfelül, a nemzeti program indulása óta az N + 1 pénzügyi évig elvégzett helyszíni pénzügyi ellenőrzések lefedik a program kezdete óta az éves beszámolókban lezártnak nyilvánított valamennyi projekthez nyújtott, összesített uniós hozzájárulás legalább 10 %-át.

Ha az N + 1 évben végzett fokozott ellenőrzésekből származó hibaarány 2 % alá csökkent, a felelős hatóság a következő pénzügyi évben (N + 2) helyszíni pénzügyi ellenőrzést végez az N + 2 pénzügyi évre vonatkozó éves beszámolóban ellenőrzött, összesített uniós hozzájárulás legalább 10 %-a tekintetében.

5. cikk

Helyszíni operatív ellenőrzések

(1)   Amikor helyszíni operatív ellenőrzéseket végez, a felelős hatóság ellenőrzi, hogy a kérdéses projektet a támogatási megállapodásnak megfelelően hajtják-e végre. Elsősorban azt ellenőrzi, hogy a kedvezményezettek által bejelentett mutatók megbízhatóak, és a projekt indokolatlan késedelem nélkül halad előre.

(2)   A N pénzügyi évben végzett helyszíni operatív ellenőrzések legalább a 20 %-át lefedik azoknak a projekteknek, amelyek az 514/2014/EU rendelet 39. cikkében említett, megfelelő éves beszámolóban bejelentettek szerint az adott pénzügyi évben kerülnek végrehajtásra.

6. cikk

A helyszíni ellenőrzések mintavételi módszerei

A felelős hatóság a projektek olyan mintáján végez helyszíni ellenőrzéseket, amelyek a projekttípusok és -méretek, ügyletek, kedvezményezettek és végrehajtási módok megfelelő elegyét képviselik. A minta figyelembe veszi a kockázati tényezőket, valamint az ellenőrzések költséghatékonysági szempontjait.

7. cikk

Ellenőrzési jelentések

(1)   A felelős hatóság minden adminisztratív és helyszíni ellenőrzésről jelentést készít, amelyben megadja a következő információkat:

a)	a projekt és a megfelelő támogatási megállapodás teljes körű azonosítása;

b)	az ellenőr neve és aláírása;

c)	a kedvezményezett neve;

d)	az ellenőrzések típusa (adminisztratív, pénzügyi vagy operatív helyszíni ellenőrzés, vagy azok kombinációja);

e)	szükség esetén az ellenőrzés hatóköre;

f)	az ellenőrzés hatókörébe tartozó kiadások, valamint a ténylegesen ellenőrzött kiadások (a minta);

g)	az elszámolhatónak tekintett kiadások összege; valamint

h)	a fő megállapítások, hiányosságok és szabálytalanságok leírása, az elvégzett kiegészítő ellenőrzések és elemzés, a javasolt ajánlások és korrekciós intézkedések, valamint a kedvezményezett reakciója.

(2)   Az ellenőrzési jelentés ellenőrzőlistaként is előterjeszthető.

8. cikk

Különleges feltételek

Ha a felelős hatóság az 1042/2014/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 8. cikkében említett végrehajtási szerve, akkor az e rendelet 1. és 2. cikkében említett adminisztratív és helyszíni ellenőrzéseket a projekteket irányító jogalanyoktól vagy személyektől szervezetileg független személynek vagy jogalanynak kell végeznie.

9. cikk

Az igazoló dokumentumok megőrzése

(1)   A felelős hatóság gondoskodik arról, hogy a bejelentett kiadásokkal és a címzett bevételekkel, valamint az elvégzett ellenőrzésekkel kapcsolatos valamennyi nyilvántartást, dokumentumot és metaadatot a zárókifizetés bejelentésének pénzügyi évétől számított legalább négy éven keresztül megőrizzék a Bizottság (így az OLAF) és az Európai Számvevőszék számára.

Ennek érdekében a felelős hatóság megállapítja a nyilvántartások, dokumentumok és metaadatok kedvezményezett általi megőrzésére vonatkozó szabályokat.

(2)   Amennyiben az érintett felelős hatóság tár fel szabálytalanságokat, az (1) bekezdésben említett igazoló dokumentumokat legalább három évig meg kell őrizni a Bizottság számára attól az évtől számítva, amikor a kérdéses összeget teljes egészében visszafizettették a kedvezményezettel, és jóváírták azt a nemzeti program számára.

(3)   Amennyiben megindítják az 514/2014/EU rendelet 47. cikke szerinti szabályszerűségi záróelszámolást, az (1) bekezdésben említett igazoló dokumentumokat az említett eljárás lezárásának évétől számított legalább egy évig meg kell őrizni a Bizottság számára.

(4)   Ha a megfelelőségi határozat az Európai Unió Bírósága előtt folyó jogi eljárás tárgyát képezi, az (1) bekezdésben említett igazoló dokumentumokat az említett eljárás lezárásának évétől számított legalább egy évig meg kell őrizni a Bizottság számára.

(5)   Az (1), (2), (3) és (4) bekezdésben említett igazoló dokumentumokat papíralapú vagy elektronikus formátumban kell megőrizni a Bizottság számára.

A dokumentumok akkor tárolhatók kizárólagosan elektronikus formában, ha az érintett tagállam nemzeti joga a nemzeti bírósági eljárások során megengedi az elektronikus dokumentumok felhasználását az eljárások alapját képező ügyletek bizonyítására.

(6)   A tagállamok az igazoló dokumentumok megőrzésére hosszabb időtartamot is előírhatnak.

10. cikk

Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.

---

(1)  HL L 150., 2014.5.20., 112. o.

(2)  A Bizottság 2014. július 25-i 1042/2014/EU felhatalmazáson alapuló rendelete az 514/2014/EU rendeletnek a felelős hatóságok kijelölése, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatai, valamint az ellenőrző hatóságok jogállása és kötelezettségei tekintetében történő kiegészítéséről (HL L 289., 2014.10.3., 3. o.).

(3)  Az Európai Parlament és a Tanács 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom rendelete az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről (HL L 298., 2012.10.26., 1. o.).

---