(1)

Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (3) uspostavljen je decentralizirani sustav izvršavanja, kojim se nastoje postići dosljedno tumačenje i primjena te uredbe u slučajevima koji se odnose na prekograničnu obradu. U takvim slučajevima za decentralizirani sustav izvršavanja potrebna je suradnja među nadzornim tijelima u nastojanju da se postigne konsenzus. Ako nadzorna tijela ne mogu postići konsenzus, Uredbom (EU) 2016/679 predviđeno je rješavanje sporova pri Europskom odboru za zaštitu podataka („Odbor”).

(2)

Kako bi se omogućilo neometano i djelotvorno funkcioniranje mehanizma suradnje i mehanizma rješavanja sporova predviđenih u članku 60. odnosno članku 65. Uredbe (EU) 2016/679, potrebno je utvrditi pravila o načinima na koje nadzorna tijela vode postupke u slučajevima koji se odnose na prekograničnu obradu, a Odbor tijekom rješavanja sporova, uključujući rješavanje pritužbi. Zbog toga je potrebno utvrditi i pravila koja se odnose na ostvarivanje prava na saslušanje prije nego što nadzorna tijela i, ovisno o slučaju, Odbor donesu odluke.

(3)

U nedostatku pravila Unije kojima se uređuje to pitanje, na svakoj je državi članici da, u skladu s načelom postupovne autonomije država članica, utvrdi detaljna pravila upravnih i sudskih postupaka kojima se nastoji osigurati visoka razina zaštite prava koja pojedinci imaju na temelju prava Unije. Postupovno pravo svake države članice trebalo bi se stoga primjenjivati na nadzorna tijela u onoj mjeri u kojoj se ovom Uredbom ne usklađuje određeno pitanje i pod uvjetom da se takvim nacionalnim postupovnim pravilima ne ometaju načela djelotvornosti i jednakovrijednosti prava Unije.

(4)

Cilj je ove Uredbe osigurati da se istrage u slučajevima koji se odnose na prekograničnu obradu vode u skladu s načelom dobre uprave, a posebno da se vode nepristrano, pravedno i u razumnom roku. Ovom se Uredbom stoga utvrđuju pojedina horizontalna načela povezana s postupcima u izvršavanju Uredbe (EU) 2016/679 u takvim slučajevima.

(5)

Pritužbe su ključni izvor informacija za otkrivanje kršenja pravila o zaštiti podataka. Informacije koje podnositelj pritužbe dostavi u okviru podnesene pritužbe ili pri iznošenju svojih stajališta mogu uključivati argumente i dokaze koji mogu pomoći u napretku istrage. Utvrđivanje jasnih i učinkovitih postupaka za rješavanje pritužbi u slučajevima koji se odnose na prekograničnu obradu potrebno je jer pritužbu može rješavati nadzorno tijelo različito od nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena.

(6)

Pritužbu bi trebalo razumjeti kao zahtjev koji ispitanik podnese nadzornom tijelu u skladu s člankom 77. stavkom 1. ili člankom 80. Uredbe (EU) 2016/679. Sâmo prijavljivanje navodnih kršenja koja se ne odnose na obradu osobnih podataka ispitanika, zahtjevi voditelja obrade ili izvršitelja obrade za savjet ili opći zahtjevi u vezi s primjenom Uredbe (EU) 2016/679, koje podnose voditelji obrade, izvršitelji obrade ili fizičke osobe, ne smatraju se pritužbom.

(7)

Da bi pritužba koja se odnosi na prekograničnu obradu bila dopuštena, trebala bi sadržavati specifične informacije. Za dopuštenost takve pritužbe ne bi trebalo zahtijevati nikakve dodatne informacije osim onih navedenih u ovoj Uredbi. I dalje se primjenjuju administrativni modaliteti i zahtjevi u pogledu dopuštenosti pritužbi na temelju nacionalnog prava nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena, kao što su jezik, zastara, sredstva identifikacije, elektronički oblik, specifični predložak ili potpis.

(8)

Podaci za kontakt osobe koja podnosi pritužbu mogli bi uključivati poštansku adresu, mjesto boravišta i, ako je dostupna, adresu e-pošte. Činjenicu da je podnositelj pritužbe fizička osoba koja ne može ostvariti svoje pravo na podnošenje pritužbe bez pomoći pravnog zastupnika, primjerice zato što je dijete ili zbog invaliditeta ili ranjivosti, i stoga ostvaruje svoja prava putem druge osobe, kao što je roditelj, zakonski skrbnik ili član obitelji, pod uvjetom da je takvo zastupanje dopušteno nacionalnim pravom, treba se jasno navesti u trenutku podnošenja pritužbe.

(9)

Ako pritužbu podnosi neprofitno tijelo, organizacija ili udruženje iz članka 80. Uredbe (EU) 2016/679, trebalo bi dostaviti dokaz da je to tijelo, organizacija ili udruženje pravilno osnovano u skladu s pravom države članice, zajedno s nazivom i podacima za kontakt takvog tijela, organizacije ili udruženja kao i dokazom da takvo tijelo, organizacija ili udruženje djeluje na temelju ovlaštenja ispitanika. Modaliteti i postupci za takav dokaz utvrđuju se u skladu s pravom države članice nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena.

(10)

Podnositelj pritužbe ne bi trebao biti obvezan kontaktirati stranku pod istragom prije podnošenja pritužbe kako bi pritužba bila dopuštena. Ako se pritužba odnosi na ostvarivanje prava ispitanika koje se oslanja na to da dotični ispitanik podnese zahtjev voditelju obrade, taj bi zahtjev trebalo podnijeti voditelju obrade prije podnošenja pritužbe.

(11)

Nadzorno tijelo kojem je pritužba podnesena trebalo bi preliminarnim zaključkom utvrditi odnosi li se pritužba na prekograničnu obradu, za koje se nadzorno tijelo pretpostavlja da je nadležno za djelovanje kao vodeće nadzorno tijelo u skladu s člankom 56. stavkom 1. Uredbe (EU) 2016/679 i primjenjuje li se članak 56. stavak 2. te uredbe. Ako postupak ranog rješavanja nije pokrenut, nadzorno tijelo kojem je podnesena pritužba trebalo bi proslijediti dopuštene pritužbe nadzornom tijelu za koje se pretpostavlja da je nadležno za djelovanje kao vodeće nadzorno tijelo i o tome obavijestiti podnositelja pritužbe. Utvrđenje nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena u pogledu dopuštenosti pritužbe trebalo bi biti obvezujuće za vodeće nadzorno tijelo.

(12)

Važno je da nadzorna tijela podnositelju pritužbe olakšaju podnošenje svih potrebnih informacija, primjerice stavljanjem na raspolaganje predložaka ili elektroničkih obrazaca, uzimajući u obzir relevantne smjernice Odbora. Nadzorna tijela mogu olakšati podnošenje pritužbi u elektroničkom obliku prilagođenom korisniku i uzimajući u obzir potrebe osoba s invaliditetom, dok god informacije koje se traže od podnositelja pritužbe odgovaraju specifičnim potrebnim informacijama. Ne bi trebalo zahtijevati dodatne informacije kako bi se utvrdilo da je pritužba dopuštena.

(13)

Kako bi se olakšalo rješavanje pritužbe, nadzorna tijela trebala bi moći zatražiti dodatne informacije od podnositelja pritužbe. Ako nedostaju određene informacije potrebne da bi se pritužba smatrala dopuštenom, nadzorno tijelo kojem je pritužba podnesena moglo bi kontaktirati podnositelja pritužbe kako bi ih od njega pribavilo, ako je to izvedivo. Ako je pritužba nedopuštena, nadzorno tijelo trebalo bi je proglasiti nedopuštenom i obavijestiti podnositelja pritužbe o informacijama koje nedostaju u roku predviđenom ovom Uredbom kako bi mu se omogućilo da podnese dopuštenu pritužbu.

(14)

Ako su vodećem nadzornom tijelu, nakon što je od nadzornog tijela primilo dopuštenu pritužbu koja se odnosi na prekograničnu obradu, potrebne dodatne informacije od podnositelja pritužbe kako bi se omogućila potpuna istraga pritužbe, nadzorno tijelo kojem je pritužba podnesena trebalo bi pomoći vodećem nadzornom tijelu, među ostalim kontaktiranjem podnositelja pritužbe kako bi prema potrebi zatražilo potrebne informacije.

(15)

Ako vodeće nadzorno tijelo pokrene istragu na temelju pritužbe, stranke pod istragom trebalo bi bez odgode obavijestiti o podnošenju te pritužbe i o njezinim glavnim elementima. Međutim, pružanje takvih informacija od strane vodećeg nadzornog tijela moglo bi se odgoditi za onoliko dugo koliko je potrebno kako bi se zaštitio integritet istrage i omogućilo djelotvorno provođenje istražnih mjera.

(16)

Kako bi se zajamčilo djelotvorno funkcioniranje mehanizama suradnje i konzistentnosti iz poglavlja VII. Uredbe (EU) 2016/679, važno je da se slučajevi koji se odnose na prekograničnu obradu rješavaju pravodobno i u skladu s duhom iskrene i djelotvorne suradnje na kojoj se temelji članak 60. Uredbe (EU) 2016/679. Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi izvršavati svoju nadležnost u okviru bliske suradnje s drugim predmetnim nadzornim tijelima. Jednako tako, predmetna nadzorna tijela trebala bi se u ranoj fazi aktivno uključiti u istragu radi nastojanja za postizanje konsenzusa i potpuno iskoristiti alate predviđene Uredbom (EU) 2016/679. Važno je da se suradnja među nadzornim tijelima temelji na otvorenom dijalogu kojim se predmetnim nadzornim tijelima omogućuje da značajno utječu na tijek istrage dijeljenjem svojih iskustava i stajališta s vodećim nadzornim tijelom, uz poštovanje diskrecijskog prava koje uživa svako nadzorno tijelo. Nadzorna tijela trebala bi provoditi postupke na brz i učinkovit način te bi trebala međusobno surađivati na iskren i djelotvoran način, među ostalim pružanjem potpore ako je to potrebno i odgovaranjem na zahtjeve bez odgode.

(17)

Nadzorna tijela trebala bi odlučiti o pritužbama u razumnom roku. Ovom se Uredbom zbog toga utvrđuju rokovi. Određivanje razumnog roka ovisi o okolnostima pojedinačnog slučaja, a posebno o njegovu kontekstu, raznim postupovnim koracima vodećeg nadzornog tijela, ponašanju stranaka pod istragom i podnositelja pritužbe tijekom postupka te složenosti slučaja. Kako bi se djelotvorno zaštitila temeljna prava i slobode ispitanikâ u vezi s obradom osobnih podataka, važno je da se pritužbe rješavaju na učinkovit i brz način. Ovisno o okolnostima slučaja, vrijeme potrebno za rješavanje pritužbe moglo bi biti kraće od roka predviđenog u ovoj Uredbi. Učinkovita suradnja između vodećeg nadzornog tijela i drugih predmetnih nadzornih tijela također može imati pozitivan učinak na brzo rješavanje slučajeva.

(18)

Podnositelj pritužbe trebao bi imati mogućnost komunicirati isključivo s nadzornim tijelom kojem je podnesena njegova pritužba. Ta mogućnost ne sprečava podnositelja pritužbe da izravno komunicira s drugim nadzornim tijelom, uključujući vodeće nadzorno tijelo.

(19)

Važno je uzeti u obzir osobne podatke koji se obrađuju i situaciju ispitanika, na primjer ako se pritužba odnosi na obradu osobnih podataka djece.

(20)

Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi nadzornom tijelu kojem je pritužba podnesena dostaviti potrebne informacije o napretku istrage radi dostavljanja ažuriranih informacija podnositelju pritužbe.

(21)

Kako bi brzo okončala kršenja Uredbe (EU) 2016/679 i podnositeljima pritužbi pružilo brzo rješenje, nadzorna tijela trebala bi nastojati, prema potrebi, riješiti pritužbe putem postupka ranog rješavanja u skladu s ovom Uredbom. U tu bi svrhu nadzorno tijelo trebalo utvrditi je li kršenje koje se navodi u pritužbi okončano na način kojim bi pritužba postala bespredmetna. Države članice nisu obvezne uvesti nove postupke u skladu s nacionalnim pravom kako bi svojim nadzornim tijelima omogućile rješavanje pritužbe putem postupka ranog rješavanja.

(22)

Pritužbu bi trebalo riješiti putem postupka ranog rješavanja samo ako podnositelj pritužbe nije pravodobno podnio prigovor na zaključak da je navodno kršenje okončano i da je pritužba stoga bespredmetna. Rano rješavanje pritužbe trebalo bi se stoga primjenjivati na slučajeve u kojima podnositelj pritužbe može primjereno procijeniti predloženi ishod.

(23)

Rano rješavanje pritužbe može biti posebno korisno za brzo rješavanje pritužbi koje se odnose na kršenja prava ispitanika na temelju poglavlja III. Uredbe (EU) 2016/679 na zadovoljstvo podnositelja pritužbe. To rano rješavanje trebalo bi omogućiti nadzornom tijelu kojem je pritužba podnesena ili vodećem nadzornom tijelu da na temelju preliminarne suradnje s voditeljem obrade i pod uvjetom da su pribavljeni popratni dokazi utvrdi da je pritužba bespredmetna.

(24)

Rano rješavanje pritužbe putem postupka ranog rješavanja ne bi trebalo dovoditi u pitanje izvršavanje ovlasti vodećeg nadzornog tijela u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 o istom predmetu, na primjer u slučaju sustavnih ili opetovanih kršenja te uredbe.

(25)

Ako vodeće nadzorno tijelo kojem je pritužba proslijeđena smatra da se pritužba može riješiti putem postupka ranog rješavanja, drugim predmetnim nadzornim tijelima trebalo bi podnijeti nacrt odluke na temelju članka 60. stavka 3. Uredbe (EU) 2016/679 radi donošenja konačne odluke u skladu s člankom 60. stavkom 7. Uredbe (EU) 2016/679 kojom se utvrđuje da je navodno kršenje okončano i da je pritužbu ili dio pritužbe riješilo vodeće nadzorno tijelo. Podneseni nacrt odluke stoga bi se mogao pojednostavniti i ograničiti na informaciju da je pritužba u potpunosti ili djelomično riješena putem postupka ranog rješavanja, navodeći razloge na kojima se temelji odluka i opseg rješenja te potvrđujući da je pritužba stoga bespredmetna. U takvim slučajevima vodeće nadzorno tijelo trebalo bi izravno podnijeti svoj nacrt odluke drugim predmetnim nadzornim tijelima, a da pritom ne mora sastaviti i dostaviti sažetak ključnih pitanja ili preliminarne nalaze.

(26)

Ako je vodeće nadzorno tijelo zauzelo preliminarno stajalište o glavnim pitanjima u istrazi, vodeće nadzorno tijelo trebalo bi moći surađivati s drugim predmetnim nadzornim tijelima putem jednostavnog postupka suradnje. Jednostavan postupak suradnje trebao bi se primjenjivati na pojedinačnoj osnovi, pod uvjetom da vodeće nadzorno tijelo smatra da ne postoji opravdana sumnja u pogledu opsega istrage te da utvrđena pravna i činjenična pitanja ne zahtijevaju dodatnu suradnju koja bi bila potrebna za potrebe složene istrage, posebno ako se ta pitanja mogu riješiti na temelju značajki slučaja i prethodnih odluka u sličnim slučajevima. Osim toga, važno je da vodeće nadzorno tijelo pri ocjeni da će se vjerojatno postići konsenzus o glavnim elementima slučaja uzme u obzir i postojeću sudsku praksu i smjernice koje je donio Odbor o navodnim kršenjima Uredbe (EU) 2016/679 koja treba istražiti. Jednostavan postupak suradnje u načelu se ne primjenjuje ako slučaj otvara sustavne ili opetovane probleme u nekoliko država članica, odnosi se na opće pravno pitanje u pogledu tumačenja, primjene ili izvršavanja Uredbe (EU) 2016/679, ako je povezan s preklapanjem zaštite podataka s drugim pravnim područjima, utječe na velik broj ispitanika u nekoliko država članica ili je povezan s velikim brojem pritužbi u nekoliko država članica ili ako bi mogao postojati visok rizik za prava i slobode ispitanikâ.

(27)

Ako vodeće nadzorno tijelo namjerava primijeniti jednostavan postupak suradnje, trebalo bi obavijestiti druga predmetna nadzorna tijela o svojoj namjeri i dostaviti sve relevantne informacije o značajkama slučaja i pritužbi, uključujući glavne relevantne činjenice i navodno kršenje koje treba istražiti. Ako se primjenjuje jednostavan postupak suradnje, vodeće nadzorno tijelo trebalo bi nastaviti surađivati s drugim predmetnim nadzornim tijelima i podnijeti nacrt odluke u rokovima predviđenima u ovoj Uredbi.

(28)

Ako je nadzorno tijelo dužno poduzeti određene postupovne korake u određenim rokovima, svrha je tih rokova osigurati da postupak napreduje i da se zaključi u razumnom roku. Ti rokovi ne sprječavaju nadzorna tijela da poduzmu potrebne postupovne korake nakon njihova isteka. Stoga je potrebno osigurati da se poduzimanje takvih postupovnih koraka nakon isteka odgovarajućih rokova ne može smatrati razlogom za nezakonitost ili nevaljanost predmetnog postupovnog koraka ili konačne odluke.

(29)

Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi moći produljiti rok za podnošenje nacrta odluke. Takva produljenja trebala bi se primjenjivati samo iznimno zbog složenosti slučaja. Druga predmetna nadzorna tijela trebala bi biti obaviještena i imati mogućnost podnošenja prigovora na produljenje, što bi vodeće nadzorno tijelo trebalo uzeti u obzir pri odlučivanju o tome treba li primijeniti produljenje roka i, ako je to primjenjivo, o trajanju tog produljenja.

(30)

Ako vodeće nadzorno tijelo produlji rok za podnošenje nacrta odluke, druga predmetna nadzorna tijela trebala bi moći obavijestiti vodeće nadzorno tijelo o svojoj procjeni da postoji potreba za djelovanjem kako bi se zaštitila prava i slobode ispitanikâ. Ako je vodeće nadzorno tijelo obaviješteno o takvoj procjeni i ne podnese nacrt odluke unutar produljenog roka, trebalo bi pretpostaviti da postoji hitna potreba za djelovanjem iz članka 66. stavka 1. Uredbe (EU) 2016/679. Neovisno o toj mogućnosti, hitni postupak i dalje je dostupan nadzornim tijelima podložno uvjetima utvrđenima u članku 66. Uredbe (EU) 2016/679.

(31)

Kako bi se osiguralo da se postupak vodi na učinkovit način, ne dovodeći u pitanje postupovnu autonomiju država članica, poželjno je da pravni lijekovi protiv postupovnih koraka koje poduzimaju nadzorna tijela budu dostupni samo u vezi s pravnim lijekom protiv konačne odluke, osim ako taj postupovni korak sam po sebi i neovisno o konačnoj odluci nepovratno utječe na prava stranke pod istragom ili podnositelja pritužbe.

(32)

Osobito je važno da nadzorna tijela postignu konsenzus o ključnim aspektima slučaja što je prije moguće i prije donošenja nacrta odluke iz članka 60. Uredbe (EU) 2016/679.

(33)

Razmjena relevantnih informacija između vodećeg nadzornog tijela i drugih predmetnih nadzornih tijela važan je element za podupiranje iskrene i djelotvorne suradnje. Ta razmjena i pravodobno pružanje konkretnih informacija od strane vodećeg nadzornog tijela kontinuiran je proces tijekom cijele istrage, a potrebni dokumenti i pojedinosti mogu se razlikovati ovisno o složenosti slučaja. Ovisno o fazi istrage i okolnostima slučaja, relevantne informacije mogle bi uključivati, među ostalim, razmjenu korespondencije s voditeljem obrade ili ispitanikom u vezi s pritužbom ili istragom, pripremne dokumente za reviziju ili inspekciju ili preliminarnu tehničku ili pravnu procjenu koje provodi vodeće nadzorno tijelo kao rezultat određenog koraka u njegovoj istrazi.

(34)

Iako bi vodeće nadzorno tijelo drugim predmetnim nadzornim tijelima trebalo dostaviti sve relevantne informacije bez odgode nakon što postanu dostupne, druga predmetna nadzorna tijela također bi trebala proaktivno staviti na raspolaganje sve relevantne informacije koje smatraju korisnima za procjenu pravnih i činjeničnih elemenata slučaja. Razmjenom relevantnih informacija trebala bi se podupirati brza i djelotvorna suradnja među nadzornim tijelima, a razmjena u određenim slučajevima može biti potkrijepljena sažecima, izvacima ili preslikama dokumenata kako bi se olakšalo brzo razumijevanje slučaja i istodobno omogućilo pružanje dopunskih informacija, prema potrebi. Kako bi se olakšala djelotvorna i odgovarajuća razmjena relevantnih informacija među nadzornim tijelima, Odbor bi trebao moći utvrditi modalitete i zahtjeve za razmjenu takvih informacija.

(35)

Kao dio relevantnih informacija o određenom slučaju vodeće nadzorno tijelo trebalo bi drugim predmetnim nadzornim tijelima dostaviti sažetak ključnih pitanja u kojem izlaže svoje preliminarno stajalište o glavnim pitanjima u istrazi. Taj bi sažetak trebalo dostaviti u dovoljno ranoj fazi kako bi se omogućilo djelotvorno uključivanje stajališta koja su dostavila druga predmetna nadzorna tijela, ali u isto vrijeme tijekom faze u kojoj vodeće nadzorno tijelo ima dovoljno elemenata za oblikovanje svojih stajališta o slučaju, prema potrebi putem preliminarne analize i mogućih početnih istražnih mjera. Sažetak ključnih pitanja trebao bi, ako je primjenjivo, uključivati i preliminarno utvrđivanje mogućih korektivnih mjera ako vodeće nadzorno tijelo ima dovoljno elemenata za oblikovanje preliminarnog stajališta o tim mjerama, osobito kada se odredbe Uredbe (EU) 2016/679 na koje se odnosi navodno kršenje mogu lako utvrditi u ranoj fazi.

(36)

Predmetna nadzorna tijela trebala bi imati priliku iznijeti svoje primjedbe o sažetku ključnih pitanja, uključujući o širokom rasponu pitanja, kao što su opseg istrage, utvrđivanje navodnih kršenja i utvrđivanje činjeničnih i pravnih pitanja relevantnih za istragu. S obzirom na to da opseg istrage određuje pitanja za koja se zahtijeva istraga koju provodi vodeće nadzorno tijelo, nadzorna tijela trebala bi nastojati postići konsenzus o opsegu istrage što je prije moguće.

(37)

U interesu djelotvorne uključive suradnje između vodećeg nadzornog tijela i svih drugih predmetnih nadzornih tijela važno je da sažetak ključnih pitanja i primjedbe predmetnih nadzornih tijela budu sažeti i formulirani dovoljno jasno i precizno kako bi bili lako razumljivi svim nadzornim tijelima. Pravne argumente trebalo bi strukturirati s obzirom na dio sažetka ključnih pitanja na koji se odnose. Sažetak ključnih pitanja i primjedbe predmetnih nadzornih tijela mogu se dopuniti dodatnim dokumentima. Međutim, samo upućivanje na dopunske dokumente u primjedbama predmetnog nadzornog tijela ne može nadomjestiti nedostatak bitnih pravnih ili činjeničnih argumenata koji bi trebali biti navedeni u primjedbama. Osnovni pravni i činjenični elementi na koje se poziva u tim dokumentima trebaju biti naznačeni, barem sažeto, dosljedno i razumljivo u samoj primjedbi.

(38)

Za postizanje konsenzusa u duhu iskrene i djelotvorne suradnje nadzorna tijela trebala bi moći koristiti sva potrebna sredstva. Ako postoji razilaženje u mišljenjima između vodećeg nadzornog tijela i drugih predmetnih nadzornih tijela o opsegu istrage koja se temelji na pritužbi, uključujući odredbe Uredbe (EU) 2016/679 na koje se odnosi navodno kršenje koje treba istražiti, ili ako se primjedbe predmetnih nadzornih tijela odnose na važnu promjenu u složenoj pravnoj ili činjeničnoj procjeni, ili na preliminarno utvrđivanje mogućih korektivnih mjera, predmetna nadzorna tijela trebala bi koristiti alate predviđene člancima 61. i 62. Uredbe (EU) 2016/679.

(39)

Uredbom (EU) 2016/679 omogućeno je nadzornom tijelu da od Odbora zatraži hitnu obvezujuću odluku ako nadležno nadzorno tijelo nije poduzelo prikladnu mjeru u situaciji u kojoj postoji hitna potreba za djelovanjem radi zaštite prava i sloboda ispitanikâ. U skladu s ovom Uredbom, ako nakon upotrebe sredstava utvrđenih u ovoj Uredbi nadzorna tijela ne postignu konsenzus o opsegu istrage koja se temelji na pritužbi, trebalo bi pretpostaviti da su ispunjeni uvjeti iz članka 66. stavka 3. Uredbe (EU) 2016/679 za traženje hitne obvezujuće odluke, a nadzorno tijelo trebalo bi zatražiti hitnu obvezujuću odluku Odbora. Hitna obvezujuća odluka Odbora o opsegu istrage koja se temelji na pritužbi ne može prejudicirati ishod istrage vodećeg nadzornog tijela niti djelotvornost prava stranaka pod istragom na saslušanje.

(40)

Postupovna prava trebalo bi dodijeliti podnositelju pritužbe u mjeri u kojoj se to odnosi na njegova prava i slobode kao ispitanika. Postupovnim koracima utvrđenima u ovoj Uredbi, koji se odnose na suradnju među nadzornim tijelima, ne dodjeljuju se prava podnositelju pritužbe ili strankama pod istragom. Stoga se ovom Uredbom pojašnjava kojim se odredbama o postupovnim koracima ne dodjeljuju prava pojedincima ili strankama pod istragom niti ograničavaju ta prava.

(41)

Podnositelji pritužbi trebali bi prije donošenja odluke koja na njih negativno utječe imati priliku iznijeti svoja stajališta. Stoga bi u slučaju potpunog ili djelomičnog odbijanja ili odbacivanja pritužbe u slučaju koji se odnosi na prekograničnu obradu podnositelj pritužbe trebao imati priliku iznijeti svoja stajališta prije podnošenja nacrta odluke na temelju članka 60. stavka 3. Uredbe (EU) 2016/679, revidiranog nacrta odluke na temelju članka 60. stavka 5. te uredbe ili obvezujuće odluke Odbora na temelju članka 65. stavka 1. točke (a) te uredbe.

(42)

Potrebno je razjasniti podjelu odgovornosti između vodećeg nadzornog tijela i nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena u slučaju potpunog ili djelomičnog odbijanja ili odbacivanja pritužbe u slučaju koji se odnosi na prekograničnu obradu. Kao kontaktna točka za podnositelja pritužbe tijekom istrage, nadzorno tijelo kojem je pritužba podnesena trebalo bi pružiti priliku podnositelju pritužbe da iznese svoja stajališta o predloženom potpunom ili djelomičnom odbijanju ili odbacivanju pritužbe te bi to tijelo trebalo biti odgovorno za svu komunikaciju s podnositeljem pritužbe. Svu tu komunikaciju trebalo bi proslijediti vodećem nadzornom tijelu. S obzirom na to da je na temelju članka 60. stavaka 8. i 9. Uredbe (EU) 2016/679 nadzorno tijelo kojem je pritužba podnesena odgovorno za donošenje konačne odluke o potpunom ili djelomičnom odbijanju ili odbacivanju pritužbe, vodeće nadzorno tijelo trebalo bi pripremiti nacrt odluke iz članka 60. stavka 3. Uredbe (EU) 2016/679, u suradnji s nadležnim tijelom kojem je pritužba podnesena. Ta suradnja uključuje mogućnost traženja pomoći nadzornog tijela kojem je pritužba podnesena u pripremi takvog nacrta.

(43)

Djelotvornim izvršavanjem pravila Unije o zaštiti podataka trebalo bi se u potpunosti poštovati pravo na obranu stranaka pod istragom, što je temeljno načelo prava Unije koje se mora poštovati u svim okolnostima, a to je pravo posebno važno u postupcima koji bi mogli dovesti do sankcija.

(44)

Kako bi se djelotvorno zaštitilo pravo na dobru upravu i prava na obranu, koja su sadržana u Povelji Europske unije o temeljnim pravima („Povelja”), važno je predvidjeti jasna pravila o ostvarivanju prava svake osobe na saslušanje prije poduzimanja bilo kakve pojedinačne mjere koja bi na nju negativno utjecala.

(45)

Pravilima o upravnom postupku koja primjenjuju nadzorna tijela pri izvršavanju Uredbe (EU) 2016/679 trebalo bi osigurati da stranke pod istragom stvarno imaju priliku iznijeti svoja stajališta o istinitosti i relevantnosti iznesenih činjenica te iznesenih okolnosti i prigovora koje je istaknulo nadzorno tijelo tijekom cijelog postupka, čime im se omogućuje ostvarivanje njihova prava na obranu. Preliminarnim nalazima utvrđuje se preliminarno stajalište o navodnom kršenju Uredbe (EU) 2016/679 nakon istrage. Oni su stoga bitno postupovno jamstvo kojim se osigurava poštovanje prava na saslušanje. Strankama pod istragom trebalo bi omogućivanjem uvida u upravni spis pružiti dokumente koji su im potrebni za djelotvornu obranu i davanje primjedbi na optužbe koje im se stavljaju na teret.

(46)

Tim se pravilima ne bi trebala dovoditi u pitanje mogućnost da nadzorna tijela odobre daljnji uvid u upravni spis radi saslušanja stajališta bilo koje od stranaka pod istragom ili podnositelja pritužbe tijekom postupka, u skladu s nacionalnim pravom vodećeg nadzornog tijela.

(47)

Preliminarni nalazi određuju opseg istrage, a tako i opseg svake buduće konačne odluke, ovisno o slučaju, donesene na temelju obvezujuće odluke koju je izdao Odbor na temelju članka 65. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) 2016/679, koja može biti upućena voditeljima obrade ili izvršiteljima obrade. Preliminarni nalazi, čak i ako su sažeti, trebali bi biti dovoljno jasni da omoguće strankama pod istragom da pravilno utvrde prirodu navodnog kršenja Uredbe (EU) 2016/679. Obveza davanja strankama pod istragom svih informacija potrebnih kako bi se mogle primjereno braniti ispunjena je ako se u konačnoj odluci ne tvrdi da su stranke pod istragom počinile kršenja osim kršenja navedenih u preliminarnim nalazima i ako se uzimaju u obzir samo činjenice o kojima su stranke pod istragom imale priliku iznijeti svoja stajališta. Međutim, konačna odluka vodećeg nadzornog tijela ne mora biti kopija preliminarnih nalaza. Vodećem nadzornom tijelu trebalo bi omogućiti da u svojoj konačnoj odluci uzme u obzir odgovore stranaka pod istragom na preliminarne nalaze i, ako je primjenjivo, na revidirani nacrt odluke na temelju članka 60. stavka 5. Uredbe (EU) 2016/679. Vodeće nadzorno tijelo trebalo bi moći provesti vlastitu procjenu činjenica i pravnih argumenata koje su iznijele stranke pod istragom kako bi ili odbilo argumente ako vodeće nadzorno tijelo utvrdi da su neosnovani ili kako bi upotpunilo i preinačilo svoje činjenične i pravne nalaze u prilog argumentima koje prihvaća. Na primjer, uzimanje u obzir argumenta koji je stranka pod istragom iznijela tijekom upravnog postupka, a da joj nije dana prilika da prije donošenja konačne odluke u tom pogledu izrazi mišljenje, ne može samo po sebi predstavljati kršenje prava na obranu.

(48)

Ovom se Uredbom predviđaju pravila za situacije u kojima se nacionalnim pravom od vodećeg nadzornog tijela zahtijeva daljnje sudjelovanje u naknadnim domaćim postupcima povezanima s istim slučajem, kao što su upravni žalbeni postupci.

(49)

Stranke pod istragom trebale bi imati pravo na saslušanje prije podnošenja revidiranog nacrta odluke na temelju članka 60. stavka 5. Uredbe (EU) 2016/679 ili donošenja obvezujuće odluke Odbora na temelju članka 65. stavka 1. točke (a) te uredbe. Novi pravni elementi uključuju relevantne i obrazložene prigovore ako ti prigovori sadržavaju pravne procjene koje se razlikuju od onih koje je vodeće nadzorno tijelo predložilo u nacrtu odluke podnesenom u skladu s člankom 60. stavkom 4. Uredbe (EU) 2016/679.

(50)

Podnositeljima pritužbi trebalo bi omogućiti da sudjeluju u postupcima koje je pokrenulo nadzorno tijelo radi utvrđivanja ili razjašnjavanja pitanja povezanih s mogućim kršenjem Uredbe (EU) 2016/679. Činjenica da je nadzorno tijelo već pokrenulo istragu o predmetu pritužbe ili će se pritužbom baviti u istrazi pokrenutoj po službenoj dužnosti nakon primitka pritužbe ne sprečava kvalifikaciju ispitanika kao podnositelja pritužbe. Istraga nadzornog tijela o mogućem kršenju Uredbe (EU) 2016/679 koje počini voditelj obrade ili izvršitelj obrade postupak je koji je pokrenulo nadzorno tijelo, na vlastitu inicijativu ili na temelju pritužbe, pri ispunjavanju svojih zadaća na temelju članka 57. stavka 1. te uredbe. Stranke pod istragom i podnositelj pritužbe nisu u jednakoj postupovnoj situaciji i ključno je zaštititi pravo na obranu stranke pod istragom. Stranke pod istragom i podnositelj pritužbe mogu se pozvati na temeljno pravo na saslušanje ako odluka negativno utječe na njihov pravni položaj.

(51)

Podnositeljima pritužbi trebalo bi omogućiti podnošenje njihovih pisanih stajališta o preliminarnim nalazima u mjeri u kojoj se ta stajališta odnose na njihovu pritužbu u vezi s obradom njihovih osobnih podataka. Oni, međutim, ne bi smjeli imati uvid u poslovne tajne ili druge povjerljive informacije stranaka pod istragom ili trećih osoba.

(52)

Pri utvrđivanju rokova u kojima stranke pod istragom i podnositelji pritužbi moraju iznijeti svoja stajališta o preliminarnim nalazima važno je da nadzorna tijela uzmu u obzir složenost pitanja postavljenih u preliminarnim nalazima kako bi se osiguralo da stranke pod istragom i podnositelji pritužbi imaju dovoljno prilika da smisleno iznesu svoja stajališta o postavljenim pitanjima.

(53)

Razmjena stajališta među nadzornim tijelima prije podnošenja nacrta odluke podrazumijeva otvoreni dijalog i opsežnu razmjenu stajališta pri čemu bi nadzorna tijela trebala dati sve od sebe da postignu konsenzus o daljnjim koracima u istrazi. S druge strane, do neslaganja izraženog u relevantnim i obrazloženim prigovorima na temelju članka 60. stavka 4. Uredbe (EU) 2016/679, zbog kojeg se povećava mogućnost za rješavanje sporova između nadzornih tijela na temelju članka 65. te uredbe i odgađa donošenje konačne odluke nadležnog nadzornog tijela, trebalo bi doći samo u slučaju neuspjeha nadzornih tijela da postignu konsenzus i ako je to potrebno za osiguravanje dosljednog tumačenja Uredbe (EU) 2016/679. Takve bi prigovore trebalo koristiti kad je riječ o pitanjima povezanima s dosljednim izvršavanjem Uredbe (EU) 2016/679.

(54)

Radi učinkovitog i uključivog okončanja postupka rješavanja spora, pri čemu bi sva nadzorna tijela trebala moći doprinijeti svojim stajalištima i vodeći računa o vremenskim ograničenjima tijekom rješavanja spora, oblik i struktura relevantnih i obrazloženih prigovora trebali bi ispuniti određene zahtjeve.

(55)

Uvid u upravni spis predviđen je kao dio prava na obranu i prava na dobru upravu sadržanih u Povelji. Strankama pod istragom trebalo bi omogućiti uvid u upravni spis kad se obavijeste o preliminarnim nalazima te bi trebalo utvrditi rok za podnošenje njihova pisanog odgovora na preliminarne nalaze.

(56)

Pri odobravanju uvida u upravni spis strankama pod istragom i podnositelju pritužbe nadzorna tijela trebala bi osigurati zaštitu poslovnih tajni i drugih povjerljivih informacija. Kategorija „druge povjerljive informacije” obuhvaća informacije koje nisu poslovne tajne, ali bi se mogle smatrati povjerljivima u skladu s pravom Unije i nacionalnim pravom u mjeri u kojoj bi njihovo otkrivanje znatno naškodilo voditelju obrade, izvršitelju obrade ili fizičkoj ili pravnoj osobi. Povjerljive informacije trebale bi osobito uključivati informacije koje su poznate samo ograničenom broju osoba i čije bi otkrivanje moglo nanijeti ozbiljnu štetu osobi koja ih je pružila ili trećim osobama te ako su interesi koji bi mogli biti ugroženi otkrivanjem takvih informacija objektivno dostojni zaštite. Nadzorna tijela trebala bi imati mogućnost zahtijevati da stranke pod istragom koje dostavljaju ili su dostavile dokumente ili izjave označe povjerljive informacije.

(57)

Ako su poslovne tajne ili druge povjerljive informacije potrebne za dokazivanje kršenja, nadzorna tijela trebala bi za svaki pojedinačni dokument na proporcionalan način procijeniti je li potreba za njegovim otkrivanjem veća od štete koja bi time mogla nastati.

(58)

Uvid u dokumente uključene u upravni spis na temelju pristupa javnim dokumentima treba se osigurati u skladu s nacionalnim pravom država članica. U tom je pogledu važno zaštititi integritet postupka odlučivanja dok nadležno nadzorno tijelo ne donese konačnu odluku.

(59)

Važno je da Odbor olakša pristup odlukama donesenima u skladu s mehanizmima suradnje i konzistentnosti tako što će tekst konačnih odluka koje su donijela nacionalna nadzorna tijela staviti na raspolaganje na internetu putem lako dostupnih registara. U skladu s primjenjivim nacionalnim pravom nadzorna tijela mogu prikriti imena i nazive te sve druge informacije koje omogućuju identifikaciju stranaka ili podnositelja pritužbi, kao i sve druge informacije koje su zaštićene prema primjenjivom pravu Unije i nacionalnom pravu.

(60)

Važno je da se dostavljanjem inačice konačne odluke podnositelju pritužbe u skladu s ovom Uredbom i dalje ne dovodi u pitanje mogućnost nadzornog tijela da odluči hoće li odluku objaviti u okviru svojih korektivnih ovlasti.

(61)

Pri upućivanju predmeta na rješavanje spora u skladu s člankom 65. Uredbe (EU) 2016/679 vodeće nadzorno tijelo trebalo bi Odboru dostaviti sve potrebne dokumente i informacije kako bi mu se omogućilo da ocijeni dopuštenost relevantnih i obrazloženih prigovora i donese odluku na temelju članka 65. stavka 1. točke (a) te uredbe. Nakon što Odbor bude imao sve potrebne dokumente i informacije, predsjednik Odbora trebao bi registrirati upućivanje predmeta u skladu s člankom 65. stavkom 2. Uredbe (EU) 2016/679.

(62)

Obvezujuća odluka Odbora na temelju članka 65. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) 2016/679 trebala bi se odnositi isključivo na pitanja zbog kojih je pokrenuto rješavanje spora i biti sastavljena tako da vodeće nadzorno tijelo može donijeti konačnu odluku na temelju odluke Odbora.

(63)

Kako bi se pojednostavnilo rješavanje sporova između nadzornih tijela koji se upućuju Odboru na temelju članka 65. stavka 1. točaka (b) i (c) Uredbe (EU) 2016/679, potrebno je utvrditi postupovna pravila o dokumentima i informacijama koji se trebaju dostaviti Odboru i na kojima bi Odbor trebao temeljiti svoju odluku. Potrebno je navesti i kad bi Odbor trebao registrirati upućivanje predmeta na rješavanje spora.

(64)

Kako bi se pojednostavnio postupak za donošenje hitnih mišljenja i hitnih obvezujućih odluka Odbora na temelju članka 66. stavka 2. Uredbe (EU) 2016/679, potrebno je utvrditi postupovna pravila o rokovima za zahtjeve za hitno mišljenje ili hitnu obvezujuću odluku te dokumente i informacije koji se trebaju podnijeti Odboru i na kojima bi Odbor trebao temeljiti svoju odluku.

(65)

Uredbom (EU) 2016/679 predviđeno je da ispitanik ima pravo na učinkovit sudski pravni lijek ako nadležno nadzorno tijelo ne riješi pritužbu. Ovom se Uredbom ne stvaraju novi pravni lijekovi uz one koji su već utvrđeni Uredbom (EU) 2016/679 niti se ograničava primjena pravnih lijekova utvrđenih tom uredbom. Određene odredbe ove Uredbe posebno su važne za pravodobno donošenje konačne odluke nadzornih tijela pri rješavanju pritužbi. Pri utvrđivanju je li nadzorno tijelo riješilo pritužbu trebalo bi razmotriti je li nadzorno tijelo ispoštovalo određene rokove utvrđene u ovoj Uredbi i u Uredbi (EU) 2016/679. Pri tom utvrđivanju ključno je zaštititi pravo podnositelja pritužbe na rješavanje njegove pritužbe u razumnom roku. Odredbama ove Uredbe ne dovodi se u pitanje mogućnost da se u nacionalnom pravu predvide pravni lijekovi za stranku pod istragom, s obzirom na njezino pravo da se njezini predmeti riješe u razumnom roku.

(66)

Za provedbu ove Uredbe potrebni su odgovarajući digitalni alati kojima se podupire brza i sigurna razmjena informacija. Važno je da svim tijelima za zaštitu podataka bude dostupan odgovarajući siguran zajednički elektronički alat, uzimajući u obzir iskustvo stečeno upotrebom postojećih alata. Također je važno osigurati resurse potrebne za uvođenje takvog elektroničkog alata i pobrinuti se za to da se tim alatom olakšavaju prikupljanje i konsolidacija statističkih podataka o izvršavanju u vezi sa slučajevima koji se odnose na prekograničnu obradu koje provodi Odbor.

(67)

Poglavlja III. i IV. ove Uredbe odnose se na suradnju između nadzornih tijela, postupovna prava stranaka pod istragom i sudjelovanje podnositelja pritužbi. Kako bi se osigurala pravna sigurnost, te se odredbe ne bi trebale primjenjivati na istrage koje su u tijeku u trenutku stupanja na snagu ove Uredbe. Trebale bi se primjenjivati na istrage pokrenute po službenoj dužnosti 15 mjeseci nakon dana stupanja na snagu ove Uredbe i na istrage koje se temelje na pritužbama ako je pritužba podnesena 15 mjeseci nakon dana stupanja na snagu ove Uredbe. U poglavljima V. i VI. ove Uredbe predviđena su postupovna pravila za slučajeve koji su upućeni na rješavanje sporova na temelju članka 65. Uredbe (EU) 2016/679 i na zahtjeve za hitno mišljenje ili hitnu obvezujuću odluku na temelju članka 66. Uredbe (EU) 2016/679. Zbog pravne sigurnosti ta se poglavlja ne bi trebala primjenjivati na slučajeve koji su upućeni na rješavanje sporova prije stupanja na snagu ove Uredbe. Trebala bi se primjenjivati na sve slučajeve upućene na rješavanje sporova 15 mjeseci nakon dana stupanja na snagu ove Uredbe.

(68)

Provedeno je savjetovanje s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka i Odborom u skladu s člankom 42. stavcima 1. i 2. Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (4) te su oni 19. rujna 2023. dali zajedničko mišljenje,