PROVEDBENA ODLUKA KOMISIJE (EU) 2025/921

оd 19. svibnja 2025.

o osnivanju upravljačkog odbora za dostavu pismena

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2020/1784 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. studenoga 2020. o dostavi, u državama članicama, sudskih i izvansudskih pismena u građanskim ili trgovačkim stvarima (dostava pismena) (1), a posebno njezin članak 25. stavak 1. točku (e),

budući da:

(1)

U skladu s Uredbom (EU) 2020/1784 sva komunikacija i razmjena pismena među agencijama i tijelima koja određuju države članice na temelju ove Uredbe trebala bi se u pravilu provoditi putem sigurnog i pouzdanog decentraliziranog IT sustava koji se sastoji od nacionalnih IT sustava koji su međusobno povezani i tehnički interoperabilni, primjerice, i ne dovodeći u pitanje daljnji tehnološki napredak, na temelju sustava e-CODEX. Taj decentralizirani IT sustav uvodi se u okviru većeg decentraliziranog IT sustava koji se temelji na sustavu e-CODEX pod nazivom Sustav digitalne razmjene podataka o pravosuđu (JUDEX), što zahtijeva učinkovitu razmjenu informacija o horizontalnim kretanjima.

(2)	Tehničke specifikacije, mjere i drugi zahtjevi za uvođenje tog decentraliziranog IT sustava utvrđeni su u Provedbenoj uredbi Komisije (EU) 2022/423 (2).

(3)	Decentralizirani IT sustav počet će s radom 1. svibnja 2025.

(4)	Uredbom (EU) 2020/1784 predviđeno je da Komisija treba osnovati upravljački odbor koji se sastoji od predstavnika država članica, čija je svrha osiguravanje rada i održavanja decentraliziranog IT sustava radi ostvarenja ciljeva Uredbe.

(5)	Uloge i zadaće upravljačkih odbora na temelju Uredbe (EU) 2020/1783 Europskog parlamenta i Vijeća (3) i Uredbe (EU) 2020/1784 slične su, zbog čega je održavanje zajedničkih sjednica upravljačkih odbora u skladu s objema uredbama svrhovito i troškovno učinkovito.

(6)	Trebalo bi utvrditi pravila o otkrivanju informacija za članove upravljačkog odbora i promatrače.

(7)	Obrada osobnih podataka trebala bi biti u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (4),

(8)	Mjere predviđene u ovoj Odluci u skladu su s mišljenjem Odbora za dostavu, u državama članicama, sudskih i izvansudskih pismena u građanskim ili trgovačkim stvarima,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Osnivanje upravljačkog odbora

Osniva se upravljački odbor u smislu članka 25. stavka 1. točke (e) Uredbe (EU) 2020/1784, dalje u tekstu „odbor”.

Članak 2.

Zadaće

U skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (e) Uredbe (EU) 2020/1784 zadaća je odbora osigurati rad i održavanje decentraliziranog IT sustava kako bi se ispunili ciljevi ove Uredbe. Upravni odbor posebno:

(a)	surađuje /savjetuje se s Komisijom u vezi s radom i održavanjem decentraliziranog IT sustava za dostavu pismena u skladu s Uredbom (EU) 2020/1784;

(b)	omogućuje razmjenu iskustava i dobre prakse među tijelima država članica u području dostave pismena u građanskim i trgovačkim stvarima u vezi s radom i održavanjem decentraliziranog IT sustava za dostavu pismena;

(c)	raspravlja o tehničkim pitanjima, rizicima i problemima, uključujući prioritete provedbe, s obzirom na kontinuirani razvoj i održavanje decentraliziranog IT sustava za dostavu pismena i njegovih sastavnih dijelova.

Članak 3.

Članstvo

1. Članovi odbora su tijela država članica nadležna za upotrebu decentraliziranog IT sustava na nacionalnoj, regionalnoj ili lokalnoj razini u području dostave pismena u građanskim i trgovačkim stvarima.

2. Tijela država članica imenuju svoje predstavnike i osiguravaju visoku razinu stručnosti.

Članak 4.

Predsjednik

Odborom predsjeda predstavnik Komisije.

Članak 5.

Rad

1. Sjednice odbora u načelu se održavaju u prostorima Komisije ili virtualno, ovisno o okolnostima.

2. Komisija odboru osigurava tajničke usluge. Sjednicama odbora i njegovih pododbora mogu prisustvovati službenici Komisije iz drugih službi zainteresiranih za postupak.

3. Odbor može običnom većinom svojih članova odlučiti da vijećanja budu javna.

4. Zapisnik o raspravi o pojedinačnim točkama dnevnog reda i o mišljenjima odbora mora biti smislen i potpun.

Članak 6.

Pododbori

Odbor može osnovati pododbore radi ispitivanja određenih pitanja u okviru nadležnosti koje određuje odbor. Pododbori odgovaraju odboru. Raspuštaju se nakon završenog mandata.

Članak 7.

Promatrači

1. Organizacijama i javnim subjektima koji nisu tijela država članica može se na izravni poziv dodijeliti status promatrača.

2. Organizacije i javni subjekti sa statusom promatrača imenuju svoje predstavnike.

3. Predsjednik promatračima i njihovim predstavnicima može dopustiti sudjelovanje u raspravama odbora i njegovih pododbora te pružanje stručnog znanja. Međutim, oni nemaju pravo glasa i ne sudjeluju u izradi preporuka ni savjeta odbora i njegovih pododbora.

Članak 8.

Poslovnik

Odbor donosi svoj poslovnik običnom većinom glasova svojih članova. Pododbori rade u skladu s poslovnikom odbora.

Članak 9.

Poslovna tajna i postupanje s klasificiranim podacima

Članovi odbora i njihovi predstavnici te promatrači moraju poštovati obvezu čuvanja poslovne tajne koja je propisana Ugovorima i pripadajućim provedbenim pravilima te pravila Komisije o sigurnosti u pogledu zaštite povjerljivih podataka EU-a iz odluka Komisije (EU, Euratom) 2015/443 (5) i 2015/444 (6). Ako te obveze ne poštuju, Komisija može poduzeti sve primjerene mjere.

Članak 10.

Transparentnost

Svi relevantni dokumenti, uključujući dnevni red, zapisnik i podneske sudionika, moraju biti dostupni na posebnim internetskim stranicama. Konkretno, dnevni red i drugi relevantni popratni dokumenti objavljuju se pravodobno prije održavanja sjednice, nakon čega se na vrijeme objavljuje i zapisnik. Neobjavljivanje nekog dokumenta dopušteno je samo ako se procijeni da bi se njegovim objavljivanjem ugrozila zaštita javnog ili privatnog interesa kako je utvrđeno u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (7).

Članak 11.

Troškovi sastanaka

1. Sudionici u aktivnostima odbora i pododbora ne primaju naknadu za te aktivnosti.

2. Komisija nadoknađuje putne troškove i dnevnice sudionika u aktivnostima odbora i pododbora. Ti se troškovi nadoknađuju u skladu s važećim propisima Komisije i u granicama raspoloživih sredstava dodijeljenih službama Komisije u okviru godišnjeg postupka raspodjele sredstava.

Članak 12.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 19. svibnja 2025.

Za Komisiju

Predsjednica

Ursula VON DER LEYEN

(1) SL L 405, 2.12.2020., str. 40., ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1784/oj.

(2) Provedbena uredba Komisije (EU) 2022/423 od 14. ožujka 2022. o utvrđivanju tehničkih specifikacija, mjera i drugih zahtjeva za uvođenje decentraliziranog IT sustava iz Uredbe (EU) 2020/1784 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 87, 15.3.2022., str. 9., ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2022/423/oj).

(3) Uredba (EU) 2020/1783 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. studenog 2020. o suradnji između sudova država članica u izvođenju dokaza u građanskim ili trgovačkim stvarima (izvođenje dokaza) (SL L 405, 2.12.2020., str. 1., ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1783/oj).

(4) Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39., ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

(5) Odluka Komisije (EU, Euratom) 2015/443 оd 13. ožujka 2015. o sigurnosti u Komisiji (SL L 72, 17.3.2015., str. 41., ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/443/oj).

(6) Odluka Komisije (EU, Euratom) 2015/444 оd 13. ožujka 2015. o sigurnosnim propisima za zaštitu klasificiranih podataka EU-a (SL L 72, 17.3.2015., str. 53., ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/444/oj).

(7) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43., ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj).