1.   Ovom Uredbom utvrđuju se mjere dobre distribucijske prakse za djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima.

2.   Ova Uredba primjenjuje se na uvoznike i distributere djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima te na proizvođače koji distribuiraju djelatne tvari koje su proizveli, a koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima.

3.   Uredba se ne primjenjuje na intermedijere djelatnih tvari koje se upotrebljavaju u veterinarsko-medicinskim proizvodima.

1.   Osobe iz članka 1. stavka 2. razvijaju i održavaju sustav kvalitete.

2.   U sustavu kvalitete uzimaju se u obzir opseg, struktura i složenost aktivnosti tih osoba i promjene predviđene u spomenutim aktivnostima.

3.   Osobe iz članka 1. stavka 2. osiguravaju da su u svim dijelovima sustava kvalitete na raspolaganju odgovarajuće stručno osoblje te odgovarajuće i dostatne prostorije, oprema i infrastruktura.

1.   U sustavu kvalitete utvrđuju se odgovornosti, procesi i načela upravljanja rizicima u pogledu kvalitete.

2.   Tim se sustavom jamči ispunjavanje sljedećih obveza:

1.   Osobe iz članka 1. stavka 2. na svakoj lokaciji na kojoj se obavljaju distribucijske aktivnosti određuju fizičku osobu kao osobu koja je odgovorna za sustav kvalitete.

2.   Osobe odgovorne za sustav kvalitete imaju definirane ovlasti i odgovorne su za osiguravanje provedbe i održavanja sustava kvalitete te su osobno odgovorne za ispunjavanje svojih obveza.

3.   Osobe odgovorne za sustav kvalitete mogu delegirati svoje zadaće, ali ne i odgovornosti.

1.   Odgovornosti osoblja koje sudjeluje u distribuciji djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima utvrđuju se u pisanom obliku.

2.   Osoblje mora biti osposobljeno u pogledu zahtjeva dobre distribucijske prakse za djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima utvrđene u ovoj Uredbi. Osoblje mora imati odgovarajuće stručno znanje i iskustvo kako bi se zajamčilo ispravno rukovanje djelatnim tvarima koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima te njihovo ispravno skladištenje i distribucija.

1.   Članovi osoblja moraju proći početno osposobljavanje i sudjelovati u kontinuiranom osposobljavanju koje odgovara njihovoj ulozi, temelji se na postupcima i u skladu je s pisanim programom osposobljavanja.

2.   Osobe iz članka 1. stavka 2. vode evidenciju o cjelokupnom osposobljavanju te povremeno ocjenjuju i dokumentiraju njegovu učinkovitost.

1.   Prostorije i oprema moraju biti prikladno smješteni, projektirani, konstruirani i održavani kako bi se osiguralo sljedeće:

2.   Prostor mora biti dovoljno velik, osvijetljen i prozračen kako bi se osiguralo potrebno odvajanje, odgovarajući uvjeti skladištenja i čistoća.

3.   Nadzorni uređaji potrebni radi osiguravanja kvalitete djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima moraju se baždariti prema certificiranim sljedivim normama i u skladu s odobrenim rasporedom.

4.   Ako je moguće, zaprimanje i otprema obavljaju se na zasebnim mjestima. Ako to nije moguće, te se aktivnosti obavljaju u različito vrijeme.

5.   U prostorima za zaprimanje djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima pošiljke moraju tijekom istovara biti zaštićene od vremenskih uvjeta.

6.   Prostor za zaprimanje odvojen je od skladišnog prostora.

7.   Moraju se odabrati i upotrebljavati odgovarajuća oprema i sredstva za čišćenje koji neće biti izvor kontaminacije.

8.   Prostorije su zaštićene od ulaska ptica, glodavaca, insekata i drugih životinja. Provodi se i održava program suzbijanja glodavaca i štetnika. Njegova se učinkovitost mora pratiti.

9.   Neispravna oprema ne smije se koristiti te se uklanja ili označava kao neispravna. Oprema se zbrinjava tako da se spriječi moguća zlouporaba.

10.   Za skladištenje djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima koje su zaprimljene, stavljene u karantenu, odbijene, povučene ili vraćene, uključujući one s oštećenim pakiranjem, koriste se odvojeni prostori.

11.   Ako se koristi sustav koji zamjenjuje fizičko razdvajanje, npr. elektroničko razdvajanje koje se temelji na računalnom sustavu, on mora pružati jednaku sigurnost i biti validiran.

12.   Odvojeni prostori i proizvodi označavaju se na odgovarajući način.

1.   Dokumentacija ispunjava sljedeće zahtjeve:

2.   Pogreške koje se utvrde u dokumentaciji ispravljaju se bez odgode, uz jasnu sljedivost iz koje je vidljivo tko ih je i kada ispravio.

3.   Sve izmjene u dokumentaciji moraju biti potpisane i datirane. Izmjene moraju biti takve da je moguće pročitati izvorne podatke. Razlog izmjene mora se prema potrebi zabilježiti.

4.   Svaki zaposlenik ima jednostavan pristup cjelokupnoj dokumentaciji potrebnoj za obavljanje svojih zadaća.

5.   Cjelokupna dokumentacija koja se odnosi na to pridržavaju li se osobe iz članka 1. stavka 2. dobre distribucijske prakse za djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima utvrđene u ovoj Uredbi na zahtjev se stavlja na raspolaganje nadležnim tijelima.

6.   Za sve papirnate, elektroničke i hibridne sustave navode se odnosi i mjere kontrole za izvorne dokumente i službene kopije, rukovanje dokumentima te evidenciju.

1.   U postupcima se opisuju distribucijske aktivnosti koje utječu na kvalitetu djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima. Te aktivnosti obuhvaćaju:

2.   Postupke odobrava, potpisuje i datira osoba odgovorna za sustav kvalitete.

3.   Primjenjuju se valjani i odobreni postupci. Dokumenti su jasni i sadržavaju odgovarajuću razinu detalja. Navedeni su naslov, priroda i svrha dokumenata. Dokumenti se redovito revidiraju i ažuriraju. Na postupke se primjenjuje kontrola verzija. Postoji sustav koji nakon revizije dokumenta onemogućuje nenamjerno korištenje njegove prethodne verzije. Zamijenjeni ili zastarjeli postupci uklanjaju se s radnih mjesta i arhiviraju.

1.   Evidencija mora biti jasna, a upisi se moraju unositi u trenutku provođenja svake zasebne operacije i to tako da se omogući sljedivost svih značajnih događaja i aktivnosti.

2.   Evidencija se čuva najmanje godinu dana od datuma isteka serije djelatne tvari na koju se odnosi. Za djelatne tvari koje nose datum ponovnog testiranja evidencija se čuva najmanje tri godine nakon distribucije cijele serije.

3.   Evidencijom se jamči sljedivost porijekla i odredišta djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima kako bi se omogućila identifikacija svih osoba koje takve djelatne tvari isporučuju ili primaju. Evidencija se vodi za svaku kupnju i prodaju. Podaci koji se čuvaju i moraju biti dostupni u evidenciji obuhvaćaju:

1.   Pošiljke se pri zaprimanju pregledavaju kako bi se provjerilo:

2.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima oštećenih pečata i ambalaže te one kod kojih se sumnja na moguću kontaminaciju odvajaju se fizički ili elektronički, ako postoji ekvivalentni elektronički sustav, a uzrok se istražuje.

3.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima, a podliježu posebnim mjerama skladištenja, npr. narkotici i proizvodi za čije je skladištenje potrebna posebna temperatura ili vlažnost, odmah se identificiraju i skladište u skladu s pisanim uputama i odredbama relevantnog nacionalnog zakonodavstva.

4.   Ako osobe iz članka 1. stavka 2. sumnjaju da je djelatna tvar koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima koju su nabavile ili uvezle krivotvorena, odvajaju tu tvar fizički ili elektronički, ako postoji ekvivalentni elektronički sustav, te o tome obavješćuju nacionalno nadležno tijelo države članice u kojoj su registrirane.

5.   Odbijene djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima identificiraju se, provjeravaju te odvajaju fizički ili elektronički, ako postoji ekvivalentni elektronički sustav, kako bi se spriječila njihova neovlaštena uporaba u proizvodnji i daljnja distribucija. Evidencija aktivnosti njihova uništavanja mora biti lako dostupna.

1.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima skladište se u uvjetima koje je naveo proizvođač, npr., ako je potrebno, u uvjetima kontrolirane temperature i vlažnosti, i to tako da se spriječi kontaminacija ili zamjene. Uvjeti skladištenja prate se i o njima se vodi evidencija. Tu evidenciju redovito pregledava osoba odgovorna za sustav kvalitete.

2.   Ako su potrebni posebni uvjeti skladištenja, skladišni prostor mora ispunjavati te uvjete i navedena ograničenja korištenja.

3.   Skladišni prostori moraju biti čisti te bez otpadaka, prašine, štetnika i drugih životinja. Poduzimaju se odgovarajuće mjere protiv izlijevanja, lomova i kontaminacije.

4.   Postoji sustav kojim se osigurava cirkularno trošenje zaliha, npr. prioritetno trošenje zaliha s najkraćim datumom isteka ili datumom ponovnog testiranja, pri čemu se ispravno funkcioniranje tog sustava redovito i često provjerava. Elektronički sustavi za upravljanje skladištenjem moraju se validirati.

5.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima kojima je prošao datum isteka fizički se ili elektronički, ako postoji elektronički sustav, odvajaju od odobrenih zaliha te se ne smiju isporučivati.

1.   Ako se skladištenje ili prijevoz djelatnih tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima daju u podugovor, osobe iz članka 1. stavka 2. dužne su pobrinuti se da izvođač poznaje i osigurava odgovarajuće uvjete skladištenja i prijevoza.

2.   Između naručitelja i izvođača mora postojati pisani ugovor u kojem su jasno utvrđene dužnosti svake stranke.

3.   Izvođač ne smije nijednu od zadaća koje su mu povjerene ugovorom dati u podugovor trećoj strani bez pisanog odobrenja naručitelja.

1.   Ako se isporuke obavljaju unutar Unije, osobe iz članka 1. stavka 2. djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima isporučuju samo drugim distributerima, proizvođačima, ljekarnama ili osobama kojima ih je nacionalnim zakonodavstvom dopušteno isporučivati.

2.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima prevoze se u skladu s uvjetima koje je naveo proizvođač i to tako da se ne umanji njihova kvaliteta. Identitet proizvoda, serije i spremnika mora uvijek biti poznat. Sve izvorne oznake spremnika moraju uvijek biti čitljive. Poduzimaju se mjere kojima se sprečava neovlašten pristup djelatnim tvarima koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima tijekom prijevoza.

3.   Kako bi se omogućilo povlačenje svake pojedine serije djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima, mora postojati sustav koji omogućuje jednostavno praćenje njezine distribucije.

1.   Osobe iz članka 1. stavka 2. obavješćuju relevantne kupce o svim informacijama ili događajima za koje saznaju, a koji bi mogli uzrokovati prekid isporuke.

2.   Osobe iz članka 1. stavka 2. prenose sve informacije o kvaliteti ili regulatorne informacije o djelatnim tvarima koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima koje su dobile od izvornog proizvođača tih djelatnih tvari relevantnom kupcu te sve takve informacije koje su dobile od kupca izvornom proizvođaču djelatnih tvari.

3.   Osobe iz članka 1. stavka 2. relevantnom kupcu dostavljaju ime ili naziv poduzeća i stalnu adresu ili registrirano mjesto poslovanja izvornog proizvođača djelatne tvari i broj isporučene serije. Kupac mora dobiti i primjerak izvorne potvrde analize koju je izdao izvorni proizvođač djelatne tvari.

4.   Osobe iz članka 1. stavka 2. nadležnim tijelima na zahtjev dostavljaju ime ili naziv poduzeća i stalnu adresu ili registrirano mjesto poslovanja izvornog proizvođača djelatne tvari. Izvorni proizvođač djelatne tvari može nadležnom tijelu odgovoriti izravno ili preko svojih ovlaštenih zastupnika.

1.   Svi prigovori, pismeni ili usmeni, evidentiraju se i istražuju u skladu s odgovarajućim postupkom.

U slučaju prigovora na kvalitetu neke djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima osobe iz članka 1. stavka 2. ispituju prigovor, prema potrebi zajedno s izvornim proizvođačem djelatne tvari, kako bi utvrdile treba li poduzeti daljnje radnje s drugim kupcima koji su možda primili djelatnu tvar i/ili s nadležnim tijelom. Istragu razloga za prigovor vodi i dokumentira odgovarajuća stranka.

2.   Evidencija o prigovorima sadržava sljedeće podatke:

3.   Evidencija prigovora čuva se radi evaluacije trendova, učestalosti prigovora u odnosu na pojedine proizvode te ozbiljnosti kako bi se mogle poduzeti dodatne i, prema potrebi, hitne korektivne mjere. Evidencije moraju biti na raspolaganju nadležnim tijelima tijekom inspekcija.

4.   Kada se prigovor odnosi na izvornog proizvođača djelatne tvari, evidencija koju vodi osoba iz članka 1. stavka 2. obuhvaća sve odgovore primljene od izvornog proizvođača djelatne tvari, uključujući datum i dostavljenu informaciju.

5.   U slučaju ozbiljne ili potencijalno po život opasne situacije, osobe iz članka 1. stavka 2. obavješćuju lokalna, nacionalna ili međunarodna tijela, ovisno o slučaju, traže od njih savjet i slijede njihove upute.

1.   Vraćene djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima označavaju se kao povrat i odvajaju fizički ili elektronički, ako postoji ekvivalentni elektronički sustav, dok se čeka nalaz istrage o predmetnim vraćenim djelatnim tvarima.

2.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima koje su bile izvan nadzora osoba iz članka 1. stavka 2. vraćaju se u zalihe za prodaju samo ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:

3.   Pri ocjenjivanju opisanom u drugom stavku uzimaju se u obzir priroda predmetne djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima, eventualni posebni uvjeti skladištenja koji su za nju potrebni i vrijeme koje je proteklo od isporuke. Ako je potrebno i ako postoji bilo kakva sumnja u kvalitetu vraćene djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima, mora se zatražiti savjet izvornog proizvođača djelatne tvari.

4.   O vraćenim djelatnim tvarima koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima vodi se evidencija. Dokumentacija za svaki povrat obuhvaća:

5.   Odluku o vraćanju djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima u zalihe za prodaju donosi samo odgovarajuće osposobljeno i ovlašteno osoblje.

6.   Djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima vraćene u zalihe za prodaju moraju se u skladište smjestiti tako da se omogući učinkovito provođenje sustava cirkularnog trošenja zaliha.

1.   Utvrđuje se postupak u kojem se definiraju okolnosti u kojima se razmatra povlačenje djelatne tvari koja se upotrebljava kao ishodišni materijal u veterinarsko-medicinskim proizvodima.

2.   U postupku za povlačenje navodi se:

3.   U povlačenju sudjeluje osoba odgovorna za sustav kvalitete.

1.   Osobe iz članka 1. stavka 2. provode samoinspekcije i vode evidenciju o njima u cilju praćenja provedbe i poštovanja dobre distribucijske prakse za djelatne tvari koje se upotrebljavaju kao ishodišni materijali u veterinarsko-medicinskim proizvodima utvrđene u ovoj Uredbi.

2.   Redovite samoinspekcije provode se u skladu s rasporedom utvrđenim u sustavu kvalitete.

3.   Samoinspekcije nepristrano i detaljno provodi za to određeno stručno osoblje poduzeća.

4.   O rezultatima svih samoinspekcija vodi se evidencija. Izvješća sadržavaju sva opažanja nastala tijekom inspekcije te se dostavljaju odgovarajućem osoblju i upravi.

5.   Poduzimaju se potrebne korektivne i preventivne mjere, a njihova se učinkovitost preispituje.

1.   Farmakovigilancijski sustav koji nositelj odobrenja za stavljanje u promet uspostavlja i održava u skladu s člankom 77. stavkom 1. Uredbe (EU) 2019/6 mora ispunjavati zahtjeve utvrđene u ovoj Uredbi.

2.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da farmakovigilancijski sustav ispunjava sljedeće zahtjeve:

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da kvalificirana osoba odgovorna za farmakovigilanciju, kako je navedena u članku 77. stavku 8. Uredbe (EU) 2019/6, ima dostatnu kontrolu nad farmakovigilancijskim sustavom da bi mogla promicati, održavati i poboljšavati usklađenost s člankom 78. te uredbe. Dužan je osigurati postojanje odgovarajućeg postupka za utvrđivanje eventualnog sukoba interesa kvalificirane osobe odgovorne za farmakovigilanciju i za postupanje u takvom slučaju.

4.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je imati dovoljan broj stručnog i odgovarajuće kvalificiranog i osposobljenog osoblja koje radi na obavljanju farmakovigilancijskih aktivnosti.

5.   Sve osobe koje sudjeluju u postupcima i procesima farmakovigilancijskog sustava uspostavljenog radi obavljanja farmakovigilancijskih aktivnosti pri obavljanju svojih zadaća za nositelja odobrenja za stavljanje u promet osiguravaju pravilno funkcioniranje sustava.

6.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je utvrditi i dokumentirati rezervne postupke kako bi se osigurao kontinuitet poslovanja u pogledu ispunjavanja farmakovigilancijskih obveza.

7.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet zadržava punu odgovornost za sve farmakovigilancijske obveze čije je ispunjavanje dano u podugovor trećim stranama, kako je utvrđeno Uredbom (EU) 2019/6 i ovom Uredbom.

1.   Kvalifikacije i izobrazba kvalificirane osobe odgovorne za farmakovigilanciju, kako je navedena u članku 77. stavku 8. Uredbe (EU) 2019/6, moraju obuhvaćati dokumentirano iskustvo u području farmakovigilancije.

2.   Kvalificirana osoba odgovorna za farmakovigilanciju mora imati završen studij veterinarske medicine u skladu s člankom 38. Direktive 2005/36/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (2). Ako nije završila takav studij, nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da kvalificirana osoba odgovorna za farmakovigilanciju stalno ima na raspolaganju pomoć veterinara. Takva pomoć mora se propisno dokumentirati.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je za potrebe obavljanja farmakovigilancijskih aktivnosti uspostaviti i provoditi prikladan i učinkovit sustav upravljanja kvalitetom.

2.   Sustav upravljanja kvalitetom opisuje se u glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da sustav upravljanja kvalitetom obuhvaća detaljna pravila, procese i postupke u vezi s upravljanjem dokumentima, osposobljavanjem, revizijama i upravljanjem promjenama u okviru farmakovigilancijskih aktivnosti, u skladu s člancima od 5. do 9. Ta pravila, procesi i postupci obuhvaćaju preispitivanje sustava upravljanja kvalitetom u redovitim intervalima utvrđenima na temelju procjene rizika i u skladu s unaprijed definiranim kriterijima.

4.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da sustav upravljanja kvalitetom obuhvaća detaljna pravila, procese i postupke za vođenje evidencije i prikupljanje podataka u skladu s člancima od 10. do 15., i to za sljedeće farmakovigilancijske aktivnosti:

5.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da sustav upravljanja kvalitetom obuhvaća detaljna pravila, procese i postupke za upravljanje rizikom, praćenje omjera koristi i rizika, upravljanje signalima i komunikaciju sa svim relevantnim dionicima u skladu s člancima od 16. do 20.

6.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da sustav upravljanja kvalitetom obuhvaća detaljna pravila, procese i postupke za održavanje i dostupnost glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu u skladu s člankom 24. i 25.

7.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je jasno definirati uloge i odgovornosti osoba koje sudjeluju u farmakovigilancijskim aktivnostima i u dokumentiranju u skladu sa stavcima od 3. do 6. ovog članka.

8.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je uspostaviti sustav upravljanja kvalitetom u kojem se primjenjuje:

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je uspostaviti i održavati sustav za upravljanje dokumentima u svrhu čuvanja svih dokumenata povezanih s farmakovigilancijskim aktivnostima. Ti se dokumenti arhiviraju i indeksiraju kako bi im se moglo precizno i brzo pristupiti za čitavog razdoblja čuvanja evidencije.

2.   Na dokumente se prema potrebi primjenjuje kontrola verzija.

3.   Dokumenti i farmakovigilancijski podaci koji se odnose na pojedinačne odobrene veterinarsko-medicinske proizvode čuvaju se dok god je proizvod odobren i pet godina nakon prestanka važenja odobrenja za stavljanje u promet.

1.   Svi članovi osoblja koji sudjeluju u obavljanju farmakovigilancijskih aktivnosti moraju proći početno osposobljavanje i sudjelovati u kontinuiranom osposobljavanju za svoju ulogu i dužnosti u vezi s aktivnostima iz članka 4. stavaka od 3. do 6., uključujući aktivnosti povezane s kliničkim ispitivanjima, tehničkim pritužbama na proizvode, standardima, prodajom i stavljanjem na tržište.

2.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je uspostaviti sustav upravljanja osposobljavanjem koji služi za održavanje i razvoj kompetencija osoblja. Informacije o planovima i evidenciji osposobljavanja za farmakovigilancijske aktivnosti te upućivanje na mjesto na kojem su pohranjeni navode se u Prilogu IV. točki iv. glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet provodi revizije farmakovigilancijskog sustava u redovitim intervalima koji se temelje na procjeni rizika kako bi se osigurala usklađenost tog sustava sa zahtjevima utvrđenima u ovoj Uredbi i utvrdila njegova učinkovitost. Revizije se planiraju tako da obuhvaćaju sve farmakovigilancijske aktivnosti tijekom određenog razdoblja, pri čemu se provjerava njihova usklađenost s pravilima, procesima i postupcima sustava upravljanja kvalitetom. Provode ih osobe koje ne sudjeluju izravno u pitanjima ili postupcima na kojima se provodi revizija niti su za njih izravno odgovorne.

2.   Treće strane angažirane za obavljanje farmakovigilancijskih aktivnosti u cijelosti ili djelomično, u ime ili zajedno s nositeljem odobrenja za stavljanje u promet, prihvaćaju da će biti predmet revizija koje provodi nositelj odobrenja za stavljanje u promet ili koje se provode u njegovo ime.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet izrađuje raspored revizija koji se temelji na procjeni rizika. Postupak za planiranje utemeljeno na procjeni rizika mora se opisati, a obrazloženje za pripadajući raspored dokumentirati. Popis planiranih i dovršenih revizija, uključujući neriješene kritične i važne nalaze, dokumentira se u Prilogu IV. točki ii. glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je uspostaviti postupak za upravljanje korektivnim i preventivnim mjerama radi otklanjanja eventualnih odstupanja utvrđenih u revizijama, svakodnevnom radu i nalazima inspekcija. Relevantne korektivne i preventivne mjere dokumentiraju se za zadnjih pet godina.

2.   U planovima korektivnih i preventivnih mjera koje zahtijeva nadležno tijelo napismeno se dokumentira djelotvoran postupak kojim se sustavno rješavaju i smanjuju utvrđeni rizici i nedostaci. Planovi obuhvaćaju analizu temeljnih uzroka, navode jasne moguće korektivne i preventivne mjere s rokovima primjene te opisuju komunikaciju s relevantnim dionicima.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet prati i procjenjuje učinkovitost korektivnih i preventivnih mjera. Sve promjene povezane s tim mjerama moraju se evaluirati.

4.   Upravljanje promjenama osigurava kontrolirani proces promjene koji obuhvaća praćenje i dokumentiranje djelotvornosti korektivnih ili preventivnih mjera te komunikaciju s relevantnim dionicima.

1.   Sustav za upravljanje dokumentima iz članka 5. obuhvaća sustav za vođenje evidencije namijenjen zaprimanju, evidentiranju, objedinjavanju i procjenjivanju štetnih događaja te evidentiranju informacija o sigurnosti.

2.   Opis sustava za vođenje evidencije namijenjenog evidentiranju štetnih događaja i informacija o sigurnosti u odjeljku D. glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu obuhvaća sljedeće informacije:

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet može koristiti farmakovigilancijsku bazu podataka Unije kao elektronički sustav za vođenje evidencije štetnih događaja. U tom slučaju u odjeljku D. glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu navodi se da se kao sustav za vođenje evidencije koristi farmakovigilancijska baza podataka Unije.

1.   Informacije o sumnji na štetne događaje evidentiraju se i označuju šiframa u skladu s međunarodno dogovorenim standardima. Koristi se najnovija verzija standarda u skladu s utvrđenim datumima početka primjene.

2.   Evidencija štetnih događaja obuhvaća najmanje sljedeće informacije:

3.   Ako u početnoj prijavi zaprimljenoj od primarnog izvora naziv proizvoda nije naveden, nositelj odobrenja za stavljanje u promet mora uložiti razumne napore kako bi doznao naziv ili barem dio trgovačkog naziva predmetnog lijeka. Ako nije poznat ni naziv ni trgovački naziv i nije ih moguće doznati, u sustavu za vođenje evidencije evidentiraju se nazivi djelatnih tvari.

4.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je uložiti razumne napore kako bi prema potrebi zatražio dodatne informacije koje će omogućiti istragu mogućih štetnih događaja, uključujući rezultate odgovarajućih dijagnostičkih testova, kako bi se zajamčila potpunost prijavljenih podataka o štetnom događaju.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je evidentirati štetne događaje u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije.

2.   Za evidentiranje informacija koje nisu u obliku šifri u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije koristi se jezik uobičajen u području medicinske znanosti, uključujući u slučaju informacija koje se odnose na štetne događaje izvan Unije.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je redovito pratiti znanstvenu literaturu kako bi utvrdio eventualne štetne događaje povezane sa svojim veterinarsko-medicinskim proizvodima. Pri odabiru načina i učestalosti praćenja literature uzima se u obzir procjena rizika. Praćenje obuhvaća barem sljedeće teme: djelatnu tvar, vrstu proizvoda, stabilnost broja i učestalosti prijava zabilježenih tijekom vremena na tržištu te stabilnost farmakovigilancijskog profila.

1.   Kako bi se omogućila sveobuhvatna analiza prijava o štetnim događajima iz trećih zemalja, nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je u bazi podataka Unije evidentirati odgovarajuće nazive proizvoda i brojeve odobrenja za isti proizvod ili, ako isti proizvod nije odobren u Uniji, za sličan proizvod odobren u Uniji, kako je definirano u smjernici 24. Međunarodne suradnje za harmonizaciju tehničkih zahtjeva za registraciju veterinarsko-medicinskih proizvoda (VICH) (3). Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je ažurirati te informacije po potrebi.

2.   Učestalost prijavljenih štetnih događaja izračunava se tako što se ukupan broj životinja kod kojih je tijekom određenog razdoblja uočen štetni događaj pomnoži sa 100 i podijeli s procijenjenim brojem životinja liječenih tijekom tog razdoblja. Da bi se iz podataka o opsegu prodaje predviđenih člankom 58. stavkom 12. Uredbe (EU) 2019/6 izračunao procijenjeni broj liječenih životinja, nositelj odobrenja za stavljanje u promet za svaki svoj veterinarsko-medicinski proizvod utvrđuje faktor prema zemlji, ciljnoj vrsti i veličini pakiranja te ga unosi u bazu podataka Unije o proizvodima. Ovisno o doziranju proizvoda, na temelju navedenog faktora odredit će se koliko se životinja može liječiti jednim pakiranjem navedene veličine, bez obzira na formulaciju. Da bi se izračunala učestalost prijava štetnih događaja iz trećih zemalja na temelju procijenjenog broja liječenih životinja, nositelj odobrenja za stavljanje u promet za svaki svoj veterinarsko-medicinski proizvod dostavlja podatke o opsegu prodaje, i to skupno za sve treće zemlje prema ciljnoj vrsti, za istu ili usporedivu veličinu pakiranja.

3.   Agencija objavljuje smjernice o matematičkoj formuli za izračun tog faktora. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet u glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu evidentira svoje pretpostavke o distribuciji prodaje po ciljnoj vrsti i režimu liječenja po ciljnoj vrsti koje koristi za izračun faktora. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet ažurira taj faktor po potrebi.

1.   Studije o praćenju nakon stavljanja u promet nositelj odobrenja za stavljanje u promet može provoditi samoinicijativno ili ih provodi na zahtjev nadležnog tijela ili Agencije u skladu s člankom 76. stavcima 3. i 4. Uredbe (EU) 2019/6.

2.   O pokretanju dobrovoljnih studija o praćenju nakon stavljanja u promet odmah se obavješćuje odgovarajuće nadležno tijelo ili Agencija. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet nadležnom tijelu ili Agenciji, ovisno o slučaju, dostavlja protokol i završno izvješće u roku od godinu dana od dovršetka prikupljanja podataka.

3.   U slučaju da se studija o praćenju nakon stavljanja u promet provodi na zahtjev, nositelj odobrenja za stavljanje u promet najkasnije dva mjeseca prije provođenja studije dostavlja nacrt protokola studije na odobrenje nadležnom tijelu ili Agenciji, ovisno o tome na čiji se zahtjev studija provodi.

4.   Ako se studija ne provodi na zahtjev, nositelj odobrenja za stavljanje u promet o studiji obavješćuje nadležno tijelo područja na kojem se provodi studija o praćenju nakon stavljanja u promet.

5.   Nakon dovršetka studije o praćenju nakon stavljanja u promet nositelj odobrenja za stavljanje u promet dostavlja protokol studije, sažetak završnog izvješća o studiji i završno izvješće o studiji nadležnom tijelu ili Agenciji, ovisno o tome na čiji je zahtjev studija provedena, i nadležnom tijelu područja na kojem je provedena.

6.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet sve relevantne dokumente dostavlja na jeziku koji je uobičajen u području medicinske znanosti, osim u slučaju studija koje se provode za veterinarsko-medicinske proizvode odobrene samo u jednoj državi članici. U slučaju takvih studija, nositelj odobrenja za stavljanje u promet dostavlja prijevod naslova, sažetak protokola studije i sažetak završnog izvješća o studiji na jeziku koji je uobičajen u području medicinske znanosti.

7.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da se svim informacijama u vezi sa studijom postupa i da ih se pohranjuje na način koji omogućuje pravilno izvješćivanje, tumačenje i provjeru. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da analitički skup podataka i statistički programi korišteni za generiranje podataka navedenih u završnom izvješću o studiji budu pohranjeni u elektroničkom obliku te da budu dostupni za revizije i inspekcijske preglede na zahtjev nadležnog tijela ili Agencije, ovisno o slučaju.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati da njegov farmakovigilancijski sustav obuhvaća sustav upravljanja rizikom kako bi u slučaju potrebe mogao poduzeti odgovarajuće mjere i minimizirati utvrđene rizike.

2.   Sustav upravljanja rizikom obuhvaća postupak za praćenje omjera koristi i rizika proizvodâ te postupak za upravljanje signalima. Obuhvaća i sustav komunikacije u skladu s člankom 20.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je osigurati kontinuiranu procjenu te u glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu dokumentirati mjere za upravljanje rizikom i rezultate mjera minimizacije rizika.

1.   Postupak upravljanja signalima sastoji se barem od farmakovigilancijskih procesa otkrivanja signala, njihove prioritizacije, validacije, procjene te dokumentiranja rezultata.

2.   Ako je nositelj odobrenja za stavljanje u promet odgovoran za iste ili slične veterinarsko-medicinske proizvode prema definiciji iz smjernice 24. Međunarodne suradnje za usklađivanje tehničkih zahtjeva za registraciju veterinarsko-medicinskih proizvoda (VICH) (4) koji su u različitim državama članicama odobreni putem različitih postupaka odobravanja, postupak upravljanja signalima može se provoditi na razini djelatne tvari za sve te proizvode zajedno.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet provodi upravljanje signalima na temelju procjene rizika te prati podatke učestalošću koja je razmjerna utvrđenom riziku. U pristupu utemeljenom na procjeni rizika u obzir se uzimaju vrsta proizvoda, duljina razdoblja prisutnosti na tržištu i stabilnost farmakovigilancijskog profila, utvrđeni i mogući rizici te potreba za dodatnim informacijama. Za određivanje metodologije, opsega i učestalosti postupka upravljanja signalima primjenjuje se pristup utemeljen na procjeni rizika te se dokumentira odgovarajuće obrazloženje.

4.   Prilikom procjene signala analizira se i procjenjuje mogući učinak signala na omjer koristi i rizika proizvoda te se provodi relativna usporedba različitih proizvoda ili skupina proizvoda koja obuhvaća analizu na razini djelatne tvari i stratificirane analize.

5.   Agencija objavljuje smjernice o najboljoj praksi u području upravljanja signalima.

6.   Ishod postupka upravljanja signalima evidentira se, a obrazloženje mora biti spremno za inspekcijski pregled.

7.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet provodi najmanje jednu analizu otkrivanja signala godišnje za svaku od svojih djelatnih tvari ili proizvoda evidentiranih u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije.

8.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet koji kao sustav za vođenje evidencije prijava o štetnim događajima koristi farmakovigilancijsku bazu podataka Unije upravljanje signalima provodi u toj bazi.

9.   Ako nositelj odobrenja za stavljanje u promet za upravljanje signalima ne koristi farmakovigilancijsku bazu podataka Unije, dužan je osigurati da se u njegovu sustavu za vođenje evidencije prijava o štetnim događajima evidentiraju sve prijave o štetnim događajima za koje je odgovoran. Konkretno, dužan je osigurati da se prijave o štetnim događajima povezanima s njegovim veterinarsko-medicinskim proizvodima dostavljene u farmakovigilancijsku bazu podataka Unije evidentiraju i u njegovoj bazi podataka.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je kontinuirano pratiti omjer koristi i rizika svojih proizvoda s obzirom na sve dostupne informacije od veterinarâ, ostalih zdravstvenih radnika, javnosti, iz prijava o štetnim događajima koje su dostavili drugi nositelji odobrenja za stavljanje u promet ili nadležna tijela i evidentirani su u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije te iz znanstvene literature.

2.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je kontinuirano pratiti omjer koristi i rizika te poduzimati potrebne mjere minimizacije rizika kako bi optimizirao sigurnu primjenu svojih veterinarsko-medicinskih proizvoda.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je razmotriti mogući učinak svakog štetnog događaja na omjer koristi i rizika svojih proizvoda, osim ako uzročno-posljedična veza između njegovih proizvoda i štetnog događaja ne postoji.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je jedanput godišnje u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije evidentirati zaključak o omjeru koristi i rizika za svaki od svojih proizvoda te potvrditi da je proveo postupak upravljanja signalima.

2.   Ishod postupka upravljanja signalima mora se uvrstiti u zaključak iz stavka 1. ako je utvrđeno postojanje novog potvrđenog signala (ili više njih) povezanog s medicinski važnim pojmovima iz pojmovnika VeDDRA, čak i ako se smatra da poduzimanje daljnjih mjera nije potrebno. U zaključku se objašnjava smatra li se omjer koristi i rizika i dalje povoljnim te smatra li se da je potrebno poduzeti mjere za poboljšanje omjera koristi i rizika.

3.   Ako nositelj odobrenja za stavljanje u promet za neki od svojih proizvoda utvrdi postojanje novog rizika ili promjene u omjeru koristi i rizika, sažetak analize i zaključak o omjeru koristi i rizika evidentiraju se u farmakovigilancijskoj bazi podataka Unije. To evidentiranje provodi se u skladu s rokovima iz članka 81. stavka 2. Uredbe (EU) 2019/6 te se o njemu obavješćuje nadležno tijelo ili Agencija, ovisno o slučaju.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je imati sveobuhvatan komunikacijski plan u kojem su navedeni relevantni dionici u Uniji, uključujući veterinare, druge zdravstvene radnike, korisnike i javnost. U planu se opisuje pristup koji treba primijeniti u slučajevima hitnih razloga za zabrinutost u pogledu sigurnosti kako bi se zajamčila pravodobna komunikacija o razlozima za zabrinutost koji proizlaze iz farmakovigilancijskih podataka ili u vezi s drugim relevantnim farmakovigilancijskim informacijama.

2.   Komunikacijski plan obuhvaća informacije o tome kako nositelj odobrenja za stavljanje u promet:

3.   Za komunikaciju u slučaju uzbune povezane s farmakovigilancijskim podacima nositelj odobrenja za stavljanje u promet koristi mrežu za obradu podataka farmakovigilancijske baze podataka Unije.

1.   Informacije u glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu propisane člankom 77. stavkom 2. Uredbe (EU) 2019/6 moraju biti točne i usklađene s uspostavljenim farmakovigilancijskim sustavom.

2.   Ugovorni aranžmani između nositelja odobrenja za stavljanje u promet i trećih strana u vezi s farmakovigilancijskim aktivnostima moraju biti jasno dokumentirani, detaljni i ažurirani.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet može prema potrebi koristiti zasebne farmakovigilancijske sustave za različite kategorije veterinarsko-medicinskih proizvoda. Svaki takav sustav opisuje se u zasebnom glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu.

1.   Glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu sastoji se od glavnog dijela u kojem je opisan farmakovigilancijski sustav i priloga koji sadržavaju detaljne informacije.

2.   Glavni dio glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu sadržava sljedeće odjeljke:

3.   Glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu sadržava sljedeće priloge:

4.   Informacije se prema potrebi mogu prikazati u obliku grafikona ili dijagrama toka.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je održavati glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu ažurnim te ga prema potrebi revidirati kako bi se u obzir uzelo stečeno iskustvo i najnovije tehničke i znanstvene spoznaje.

2.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je kvalificiranoj osobi odgovornoj za farmakovigilanciju osigurati stalni pristup glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu kako bi mogla obavljati zadaće iz članka 78. Uredbe (EU) 2019/6.

3.   Na glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu primjenjuje se kontrola verzija te se u njemu navodi datum zadnjeg ažuriranja.

4.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet u očevidniku evidentira sve izmjene sadržaja glavnog dijela glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu izvršene tijekom zadnjih pet godina. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet u očevidniku navodi izmijenjeni odjeljak, vrstu promjene, datum, odgovornu osobu i, ako je primjenjivo, razlog za izmjenu.

5.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je na zahtjev u roku od sedam dana dostaviti nadležnim tijelima ili Agenciji, ovisno o slučaju, primjerak svojeg očevidnika ili drugog zatraženog dijela glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu.

6.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dostavljanjem izmjene u skladu s člankom 61. Uredbe (EU) 2019/6 obavješćuje relevantno nadležno tijelo ili Agenciju o svakoj promjeni informacija navedenih u sažetku glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu.

7.   Nakon službenog okončanja sustava kako je opisan u glavnom spisu o farmakovigilancijskom sustavu nositelj odobrenja za stavljanje u promet čuva njegovu elektroničku verziju još pet godina.

1.   Glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu mora se nalaziti u Uniji na mjestu na kojem se provode glavne farmakovigilancijske aktivnosti nositelja odobrenja za stavljanje u promet ili na mjestu rada kvalificirane osobe odgovorne za farmakovigilanciju.

2.   Glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu može se pohraniti ili staviti na raspolaganje u elektroničkom obliku. Mediji koji se koriste za pohranu ili stavljanje na raspolaganje moraju omogućavati pretraživanje i ostati čitljivi bez obzira na protok vremena.

3.   Na zahtjev se za potrebe revizija i inspekcijskih pregleda mora dostaviti ispisani primjerak glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu pripremljen u skladu s člankom 22. stavcima 2. i 3. ili njegovi dijelovi. Ispisani primjerak ili zatraženi dio mora biti potpun i čitljiv.

4.   Glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu mora biti stalno i odmah dostupan za inspekcijski pregled na mjestu na kojem je pohranjen. Ako se glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu čuva u elektroničkom obliku, dovoljno je da podaci pohranjeni u elektroničkom obliku budu izravno dostupni.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet mora biti spreman za kontrole u skladu s člankom 123. Uredbe (EU) 2019/6 te je dužan osigurati da za njih budu spremne i sljedeće osobe:

2.   Farmakovigilancijski inspekcijski pregledi koji se provode u skladu s člankom 123. stavkom 6. Uredbe (EU) 2019/6 mogu se provoditi na licu mjesta ili na daljinu.

1.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet mora biti spreman za inspekcijske preglede svojeg farmakovigilancijskog sustava i pripadajućeg glavnog spisa o farmakovigilancijskom sustavu u skladu s člankom 123. stavkom 6. i člankom 126. Uredbe (EU) 2019/6 te je dužan osigurati da za njih budu spremne i sve osobe navedene u članku 26. stavku 1.

2.   Inspekcijski pregled nad nositeljem odobrenja za stavljanje u promet može se provesti na mjestu na kojem se nalazi glavni spis o farmakovigilancijskom sustavu ili na bilo kojem drugom mjestu rada osoba nad kojima se inspekcijski pregled provodi u skladu sa stavkom 1. Kad je riječ o trećoj strani koja obavlja farmakovigilancijske aktivnosti, mjesto obavljanja inspekcijskog pregleda može se nalaziti u Uniji ili izvan nje.

3.   Nositelj odobrenja za stavljanje u promet dužan je dostaviti potrebne informacije koje su za potrebe inspekcijskih pregleda na licu mjesta ili na daljinu zatražila nadležna tijela ili Agencija u skladu s člankom 79. stavkom 6. Uredbe (EU) 2019/6.

4.   Farmakovigilancijski inspekcijski pregledi mogu biti rutinski ili ciljani te se mogu odnositi na određeni proizvod ili na farmakovigilancijski sustav općenito. Nositelj odobrenja za stavljanje u promet prilikom inspekcijskog pregleda mora:

5.   Nadležno tijelo ili Agencija mogu od nositelja odobrenja za stavljanje u promet zatražiti da dostavi plan korektivnih i preventivnih mjera u skladu s člankom 9. stavkom 2.