1.   Ovom Odlukom propisuju se pravila koja se odnose na uvjete prema kojima Eurofound smije ograničiti primjenu prava utvrđenih u člancima od 14. do 21., 35. i 36., kao i članku 4. Uredbe (EU) 2018/1725 u kontekstu postupaka određenih u stavku 2. u skladu s člankom 25. te Uredbe.

2.   U okviru upravnog djelovanja Eurofounda, ova se Odluka primjenjuje na postupke obrade osobnih podataka koje Eurofound provodi u svrhe provođenja administrativnih istraga i disciplinskih postupaka, preliminarnih aktivnosti koji se odnose na slučajeve mogućih nepravilnosti prijavljenih OLAF-u, obrade slučajeva zviždanja, provedbe (službenih i neslužbenih) postupaka u slučajevima uznemiravanja, obrade unutarnjih i vanjskih pritužbi, provedbe unutarnjih revizija, istraga koje provodi službenik za zaštitu podataka u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725 i sigurnosnih istraga (u području informacijskih tehnologija) koje se provode interno ili uz angažiranje vanjskih sudionika (npr. CERT-EU), te postupanja sa zahtjevima članova osoblja za pristup svojim medicinskim datotekama.

3.   Predmetne kategorije podataka su pouzdani podatci („objektivni” podatci kao što su identifikacijski podatci, podatci za kontakt, profesionalni podatci, administrativne pojedinosti, podatci primljeni iz određenih izvora, elektronička komunikacija i podatci o prometu) i/ili nepouzdani podatci („subjektivni” podatci koji se odnose na predmet, kao što su obrazloženje, podatci o ponašanju, procjene, podatci koji se odnose na rezultate i ponašanje te podatci koji se odnose na predmet postupka ili aktivnost ili se u vezi s njima iznose).

4.   Ako Eurofound obavlja svoje dužnosti u odnosu na prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, dužan je razmotriti primjenjuje li se bilo koje izuzeće koje ta Uredba propisuje.

5.   Podložno uvjetima utvrđenima u ovoj Odluci, ograničenja se mogu primijeniti na sljedeća prava: pravo na informacije koje treba dostaviti ispitaniku, pravo ispitanika na pristup, prava ispitanika na ispravak, brisanje i ograničenje obrade te prava na obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka i povjerljivost elektroničke komunikacije.

1.   Eurofound je dužan uvesti sljedeće zaštitne mjere u svrhu sprječavanja zloupotrebe ili nezakonitog pristupa ili prijenosa:

2.   Voditelj obrade je Eurofound kojeg predstavlja njegov izvršni direktor koji može delegirati funkciju voditelja obrade. Ispitanici će biti obaviješteni o delegiranom voditelju obrade putem obavijesti o zaštiti podataka ili evidencija objavljenih na mrežnom mjestu i intranetu Eurofounda.

3.   Razdoblje zadržavanja osobnih podataka iz članka 1. stavka 3. ove Odluke neće trajati dulje od onoga koliko je nužno i prikladno za svrhe obrade podataka. U svakom slučaju, ono neće biti dulje od onoga razdoblja zadržavanja navedenoga u obavijestima o zaštiti podataka ili evidencijama navedenima u članku 3. stavku 3. ove Odluke.

4.   Ako Eurofound razmatra primjenu ograničenja, dužan je ocijeniti rizik za prava i slobode ispitanika, naročito u odnosu na rizik za prava i slobode drugih ispitanika i rizik od narušavanja učinkovitosti istraga ili postupaka Eurofounda, osobito uništavanjem dokaza. Rizici za prava i slobode ispitanika prvenstveno se odnose, ali nisu ograničeni na rizike za ugled i rizike za pravo na obranu i pravo na saslušanje.

1.   Eurofound primjenjuje svako ograničenje samo na temelju jedne ili više osnova navedenih u točkama od (a) do (i) članka 25. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725. U kontekstu svrha obrade osobnih podataka navedenih u članku 1. stavku 2. te Odluke, ograničenja se naročito mogu temeljiti na sljedećim osnovama:

2.   Kao posebna primjena svrha opisanih u prethodno navedenom članku 1., Eurofound može primijeniti ograničenja na prava navedena u članku 1. stavku 5. ove Odluke u sljedećim okolnostima:

Prije primjene ograničenja u okolnostima navedenima u točkama (a) i (b) prvog podstavka, Eurofound se savjetuje s odgovarajućom institucijom, tijelom, uredom ili agencijom Unije ili nadležnim tijelima država članica, osim ako je Eurofoundu jasno da je primjena ograničenja predviđena jednim od akata navedenih u tim točkama.

3.   Eurofound je dužan u obavijest o zaštiti podataka ili evidenciji u smislu članka 31. Uredbe (EU) 2018/1725, objavljenima na njegovom mrežnom mjestu i intranetu, a kojima se ispitanike obavještava o njihovim pravima u okviru određenog postupka, uključiti informacije koje se odnose na moguće ograničenje tih prava. Tim se informacijama moraju navesti ona prava koja mogu biti ograničena, razloge i moguće trajanje.

Ne dovodeći u pitanje odredbe članka 5. stavka 2., Eurofound također pojedinačno obavještava, ako je to razmjerno, sve ispitanike koje se smatra osobama na koje se odnosi određeni postupak obrade o njihovim pravima u vezi s postojećim ili budućim ograničenjima bez nepotrebnog odgađanja i u pisanom obliku.

4.   Svako ograničenje mora biti nužno i razmjerno uzimajući u obzir rizike za prava i slobode ispitanika te mora poštovati bit temeljnih prava i sloboda u demokratskom društvu.

5.   Ako se razmatra primjena ograničenja, izvodi se ispitivanje nužnosti i razmjernosti na osnovu postojećih pravila. To se u svrhu odgovornosti za svaki pojedinačni slučaj dokumentira putem unutarnje bilješke o procjeni.

6.   Ograničenja se ukidaju čim okolnosti koje ih opravdavaju više nisu primjenjive, a posebno kada se smatra da se ostvarivanjem ograničenog prava više ne bi poništavao učinak uvedenog ograničenja ili bi to negativno utjecalo na prava ili slobode drugih ispitanika.

1.   Službenik za zaštitu podataka Eurofounda mora biti obaviješten bez nepotrebnog odgađanja svaki put kada voditelj obrade ograniči primjenu prava ispitanika, ili proširi to ograničenje, u skladu s ovom Odlukom. Voditelj obrade osigurava službeniku za zaštitu podataka pristup evidenciji koja sadrži procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja i dužan je u evidenciju unijeti datum obavješćivanja službenika za zaštitu podataka. Službenik za zaštitu podataka uključen je tijekom cijelog postupka sve dok se ne ukine ograničenje.

2.   Službenik za zaštitu podataka može pisanim putem zatražiti od voditelja obrade da preispita primjenu ograničenja. Voditelj obrade dužan je pisanim putem obavijestiti službenika za zaštitu podataka o ishodu traženog preispitivanja.

3.   Voditelj obrade dužan je obavijestiti službenika za zaštitu podataka o ukidanju ograničenja.

1.   U pravovaljano opravdanim slučajevima i pod uvjetima propisanima u ovoj Odluci, voditelj obrade može ograničiti pravo na informacije koje treba dostaviti ispitaniku u kontekstu sljedećih postupaka obrade:

2.   Ako Eurofound u cijelosti ili djelomično ograniči pravo na informacije koje treba dostaviti ispitaniku navedeno u člancima 14. do 16. Uredbe (EU) 2018/1725, dužan je evidentirati razloge za to ograničenje, pravni temelj (pravne temelje) u skladu s člankom 3. ove Odluke, uključujući procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja.

Evidencija i, ako je primjenjivo, dokumenti koji sadrže temeljne činjenične i pravne

elemente moraju se registrirati. Oni se na zahtjev stavljaju na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

3.   Ograničenje iz stavka 2. primjenjuje se sve dok su primjenjivi razlozi koji ga opravdavaju.

Ako se razlozi za ograničenje više ne primjenjuju, Eurofound je dužan dostaviti ispitaniku informacije o glavnim razlozima na kojima je utemeljena primjena ograničenja. Istodobno je Eurofound dužan obavijestiti ispitanika o pravu podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku ili traženja pravnog lijeka pred Sudom Europske unije („Sud”).

Eurofound je dužan preispitati primjenu ograničenja svakih šest mjeseci od njegova donošenja te pri zatvaranju relevantnog ispitivanja, postupka ili istrage. Nakon toga voditelj obrade je dužan svakih šest mjeseci pratiti potrebu za održavanjem svakog ograničenja. Ispitivanje nužnosti i razmjernosti navedeno u članku 3. stavku 5. također se provodi u kontekstu svakog periodičnog preispitivanja, nakon procjene postoje li činjenični i pravni razlozi za ograničenje.

1.   U pravovaljano opravdanim slučajevima i pod uvjetima propisanima u ovoj Odluci, voditelj obrade može ograničiti pravo ispitanika na pristup u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i razmjerno:

Ako ispitanici zahtijevaju pristup svojim osobnim podatcima koji se obrađuju u kontekstu jednog ili više određenih slučajeva ili određenom postupku obrade, u skladu s člankom 17. Uredbe (EU) 2018/1725, Eurofound je dužan ograničiti svoju procjenu zahtjeva samo na takve osobne podatke.

2.   Ako Eurofound u cijelosti ili djelomično ograniči pravo na pristup navedeno u članku 17. Uredbe (EU) 2018/1725, dužan je poduzeti sljedeće korake:

Nametnuta ograničenja prava na pristup osoblja svojim medicinskim datotekama mogu se odnositi jedino na zahtjeve za izravan pristup osoblja medicinskim podatcima iz psihološkog ili psihijatrijskog područja ako procjena koja je bila izvršena u pojedinačnom slučaju otkriva da je neizravan pristup nužan za zaštitu ispitanika. Pristup takvim podatcima daje se posredstvom liječnika kojeg je imenovao predmetni ispitanik. Liječniku kojeg je izabrao ispitanik daje se pristup svim informacijama i diskrecijsko pravo da odluči kako i koji pristup dati ispitaniku.

Pružanje informacija navedenih u točki (a) može se odgoditi, izostaviti ili odbiti ako bi ono poništilo učinak ograničenja u skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725.

Eurofound je dužan preispitati primjenu ograničenja svakih šest mjeseci od njegova donošenja te pri zatvaranju relevantnog ispitivanja, postupka ili istrage. Nakon toga voditelj obrade dužan je svakih šest mjeseci pratiti potrebu za održavanjem svakog ograničenja. Ispitivanje nužnosti i razmjernosti navedeno u članku 3. stavku 5. također se mora provesti u kontekstu svakog periodičnog preispitivanja, nakon procjene o tome primjenjuju li se još uvijek činjenični i pravni razlozi za ograničenje.

3.   Evidencija i, ako je primjenjivo, dokumenti koji sadrže temeljne činjenične i pravne elemente, moraju se registrirati. Oni se na zahtjev stavljaju na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

1.   U pravovaljano opravdanim slučajevima i pod uvjetima propisanima u ovoj Odluci, voditelj obrade može ograničiti prava ispitanika na ispravak, brisanje i ograničenje obrade u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je nužno i prikladno:

2.   Ako Eurofound u cijelosti ili djelomično ograniči primjenu prava ispitanika na ispravak, brisanje i ograničenje obrade iz članka 18., članka 19., stavka 1. i članka 20. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725, dužan je poduzeti korake utvrđene u članku 6. stavku 2. ove Odluke i registrirati evidenciju u skladu s člankom 6. stavkom 3. Uredbe.

1.   U pravovaljano opravdanim slučajevima i pod uvjetima propisanima u ovoj Odluci, voditelj obrade može ograničiti pravo na obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i prikladno:

2.   U pravovaljano opravdanim slučajevima i pod uvjetima propisanima u ovoj Odluci, voditelj obrade može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničke komunikacije u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i prikladno:

3.   Ako Eurofound ograniči pravo na obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka ili na povjerljivost elektroničke komunikacije navedene u člancima 35. i 36. Uredbe (EU) 2018/1725, dužan je evidentirati i registrirati razloge za to ograničenje u skladu s člankom 5. stavkom 2. ove Odluke. Primjenjuje se također članak 5. stavak 3. ove Odluke.