1.   Vijeće za pridruživanje, koje je osnovano u skladu s člankom 4. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Srednje Amerike, s druge strane („Sporazum”) obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno člankom 4. stavkom 2. Sporazuma i preuzima odgovornost za opću provedbu Sporazuma te za svako drugo bilateralno, multilateralno ili međunarodno pitanje od zajedničkog interesa.

2.   Kako je predviđeno člancima 5. i 345. Sporazuma, Vijeće za pridruživanje sastoji se od predstavnikâ stranke EU-a i predstavnikâ svake od republika stranke SA-a, prema potrebi na ministarskoj razini i uzimajući u obzir posebna pitanja koja treba rješavati na određenoj sjednici. Prema potrebi i u suglasnosti obiju stranaka, Vijeće za pridruživanje sastaje se na razini šefa države ili vlade.

3.   Na temelju članka 345. Sporazuma, kad Vijeće za pridruživanje isključivo ili uglavnom obavlja zadaće koje su mu dodijeljene u dijelu IV. Sporazuma, ono se sastoji od predstavnika stranke EU-a i ministara svake od republika stranke SA-a koji su odgovorni za pitanja povezana s trgovinom.

4.   Kako je predviđeno člankom 352. stavkom 3. Sporazuma, republike stranke SA-a zajedno djeluju u donošenju odluka u institucionalnom okviru Sporazuma, a za donošenje odluka i preporuka potreban je njihov konsenzus.

5.   Upućivanje na stranke u ovom Poslovniku u skladu je s definicijom iz članka 352. Sporazuma.

1.   Vijeće za pridruživanje sastaje se redovito u razdoblju koje ne prelazi dvije godine. Izvanredne sjednice Vijeća za pridruživanje mogu se održati na zahtjev stranke, ako se stranke o tome dogovore.

2.   Svaka sjednica Odbora za pridruživanje održava se na odgovarajućem mjestu i na datum koji su dogovorile stranke.

3.   Sastanke Vijeća za pridruživanje zajednički sazivaju tajnici Vijeća za pridruživanje u dogovoru s predsjednikom Vijeća za pridruživanje.

4.   Iznimno i ako se stranke tako dogovore, sastanci Vijeća za pridruživanje mogu se održati tehnološkim sredstvima, kao što je videokonferencija.

1.   Ako nisu u mogućnosti prisustvovati sastanku, članovi Vijeća za pridruživanje mogu biti zastupani. Ako član želi biti zastupan na takav način, o imenu svojeg zastupnika mora pismenim putem obavijestiti predsjednika prije sastanka na kojemu treba biti zastupan na takav način.

2.   Zastupnik člana Vijeća za pridruživanje ostvaruje sva prava tog člana.

1.   Članove Vijeća za pridruživanje mogu pratiti dužnosnici. Prije svakog sastanka Tajništvo obavješćuje predsjednika o predviđenom sastavu delegacije svake stranke.

2.   Vijeće za pridruživanje može na temelju dogovora stranki pozvati nečlanice da sudjeluju na sastancima kao promatrači ili kako bi im pružili informacije o određenim pitanjima.

1.   Korespondencija naslovljena na Vijeće za pridruživanje šalje se tajniku stranke EU-a ili tajniku republika stranke SA-a, koji će onda obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo osigurava da se korespondencija proslijedi predsjedniku i prema potrebi ostalim članovima Vijeća za pridruživanje.

3.   Tajništvo šalje korespondenciju Glavnom tajništvu Europske komisije, Europskoj službi za vanjsko djelovanje, stalnim predstavništvima država članica i Glavnom tajništvu Vijeća Europske unije te veleposlanstvima republika stranke SA-a otvorenima u Bruxellesu, u Belgiji, prema potrebi s primjerkom upućenim ministarstvima odgovornima za vanjske poslove ili ministarstvima odgovornima za pitanja povezana s trgovinom.

4.   Priopćenja predsjednika Vijeća za pridruživanje primateljima šalje Tajništvo te se ona prosljeđuju, prema potrebi, ostalim članovima Vijeća za pridruživanje na adrese naznačene u stavku 3.

1.   Osim ako je drukčije odlučeno, sastanci Vijeća za pridruživanje nisu javni.

2.   Kad stranka Vijeću za pridruživanje dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa u skladu s postupkom opisanim u članku 336. stavku 2. Sporazuma.

3.   Svaka stranka može odlučiti o objavljivanju odluka i preporuka Vijeća za pridruživanje u svojim službenim publikacijama.

1.   Predsjednik sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak. Tajnici Vijeća za pridruživanje šalju ga primateljima iz članka 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je predsjednik zaprimio zahtjev za uvrštavanje u dnevni red najkasnije 21 kalendarski dan prije početka sastanka. Međutim, takve točke ne uvrštavaju se u privremeni dnevni red ako popratna dokumentacija za te točke nije proslijeđena tajnicima prije dana slanja dnevnog reda.

2.   Vijeće za pridruživanje usvaja dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uvrstiti točku koja se ne nalazi na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

3.   U savjetovanju sa strankama, predsjednik može skratiti rokove utvrđene u stavku 1. kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajedno sastavlja dvoje tajnika.

2.   U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi:

3.   Nacrt dnevnog reda podnosi se na odobrenje Vijeću za pridruživanje. Odobrava se u roku od 45 kalendarskih dana nakon svakog sastanka Vijeća za pridruživanje. Nakon što se zapisnik odobri, potpisuju ga predsjednik i dvoje tajnika. Ovjerena kopija šalje se svakom primatelju iz članka 7.

1.   Vijeće za pridruživanje donosi odluke i daje preporuke zajedničkim dogovorom stranaka koje potpisuju republike stranke SA-a i stranka EU-a.

2.   Vijeće za pridruživanje može donositi odluke ili davati preporuke i pismenim postupkom, ako se stranke tako dogovore. U tu svrhu tekst prijedloga predsjednik Vijeća za pridruživanje pismenim putem prosljeđuje njegovim članovima na temelju članka 7., s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana unutar kojeg članovi moraju iznijeti sve željene rezerve ili izmjene. Nakon što se postigne dogovor oko teksta, odluku ili preporuku potpisuju samostalno i redom predstavnici stranke EU-a i svake od republika stranke SA-a.

3.   Akti Vijeća za pridruživanje naslovljavaju se kao „odluka” ili „preporuka” u smislu članka 6. Sporazuma. Tajništvo Vijeća za pridruživanje svaku odluku i preporuku označuje serijskim brojem, datumom donošenja i opisom njezina predmeta. U svakoj se odluci predviđa datum njezina stupanja na snagu i potpisuju je republike stranke SA-a i stranka EU-a.

4.   Odluke i preporuke Vijeća za pridruživanje ovjerava dvoje tajnika.

5.   Odluke i preporuke šalju se svim primateljima iz članka 7. ovog Poslovnika.

6.   Svaka stranka može odlučiti o objavljivanju odluka i preporuka Vijeća za pridruživanje u svojim službenim publikacijama.

1.   Službeni jezici Vijeća za pridruživanje su španjolski i još jedan od autentičnih jezika Sporazuma o kojem su se dogovorile stranke.

2.   Osim ako je drukčije odlučeno, Vijeće za pridruživanje svoja vijećanja temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Vijeća za pridruživanje, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s konferencijskim prevođenjem na sastancima i pismenim prevođenjem dokumenata na španjolski jezik i drugi službeni jezik Vijeća za pridruživanje ili s njih kako su predviđeni u članku 12. stavku 1.ovog Poslovnika snosi stranka koja je domaćin sastanka. Konferencijsko i pismeno prevođenje na druge jezike ili s njih snosi izravno stranka koja to zatraži.

1.   U skladu s člankom 7. Sporazuma, Odbor za pridruživanje pomaže Vijeću za pridruživanje u izvršavanju njegovih dužnosti. Odbor se sastoji od predstavnikâ stranke EU-a, s jedne strane, i predstavnikâ stranke SA-a, s druge strane, na razini utvrđenoj Sporazumom.

2.   Odbor za pridruživanje priprema sastanke i vijećanja Vijeća za pridruživanje (1), prema potrebi provodi odluke Vijeća za pridruživanje i općenito osigurava kontinuitet odnosa pridruživanja i pravilno funkcioniranje Sporazuma. On razmatra sva pitanja koja mu Vijeće za pridruživanje uputi te sva ostala pitanja koja mogu nastati tijekom svakodnevne provedbe Sporazuma. On Vijeću za pridruživanje dostavlja na odobravanje prijedloge ili eventualne nacrte odluka ili preporuka. U skladu s člankom 7. stavkom 4. Sporazuma Vijeće za pridruživanje može ovlastiti Odbor za pridruživanje da donosi odluke u njegovo ime.

3.   Kada se u Sporazumu upućuje na obvezu savjetovanja ili mogućnost savjetovanja, ili kada se stranke uzajamnim dogovorom odluče međusobno savjetovati, takvo se savjetovanje može održati unutar Odbora za pridruživanje, osim ako je drukčije određeno u Sporazumu. Savjetovanje se može nastaviti unutar Vijeća za pridruživanje ako se obje stranke tako dogovore.

1.   Odbor za pridruživanje, osnovan u skladu s člankom 7. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Srednje Amerike, s druge strane („Sporazum”), obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno u Sporazumu i preuzima odgovornost za opću provedbu Sporazuma.

2.   Kako je predviđeno člankom 7. stavkom 1. i člankom 346. Sporazuma, Odbor za pridruživanje sastoji se od predstavnikâ stranke EU-a i predstavnikâ svake od republika stranke SA-a, na razini visokih dužnosnika, koji su nadležni za posebna pitanja koja je potrebno rješavati na pojedinim sastancima.

3.   Na temelju članka 346. Sporazuma, kada obavlja dužnosti koje su mu dodijeljene u dijelu IV. Sporazuma, Odbor za pridruživanje sastoji se od viših dužnosnika Europske komisije i svake republike stranke SA-a koji su odgovorni za pitanja povezana s trgovinom. Predstavnik stranke koja predsjeda Odborom za pridruživanje obnaša funkciju predsjednika.

4.   Kako je predviđeno člankom 352. stavkom 3. Sporazuma, republike stranke SA-a zajedno donose odluke u institucionalnom okviru Sporazuma, a za donošenje odluka i preporuka potreban je njihov konsenzus.

5.   Upućivanje na stranke u ovom Poslovniku u skladu je s definicijom iz članka 352. Sporazuma.

1.   Osim ako su se stranke drukčije dogovorile, Odbor za pridruživanje sastaje se redovito, a najmanje jednom godišnje. Izvanredne sjednice Odbora za pridruživanje mogu se održati na zahtjev stranke ako se stranke tako dogovore.

2.   Svaki sastanak Odbora za pridruživanje saziva predsjednik u vrijeme i na mjestu o kojima su se složile obje stranke. Obavijest o sazivanju sastanka Tajništvo Odbora za pridruživanje izdaje članovima najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako su stranke drukčije dogovorile.

3.   Kad god je to moguće, redovni sastanak Odbora za pridruživanje saziva se pravodobno prije redovnog sastanka Vijeća za pridruživanje.

4.   Iznimno i ako se stranke tako dogovore, sastanci Odbora za pridruživanje mogu se održati svim dogovorenim tehnološkim sredstvima.

1.   Svaka stranka obavješćuje druge stranke o popisu svojih predstavnika u Odboru za pridruživanje („članovi”) za različita pitanja koja je potrebno rješavati. Popisom upravlja Tajništvo Odbora za pridruživanje.

2.   Član koji želi da ga na određenom sastanku predstavlja zamjenik pismenim putem obavješćuje drugu stranku Odbora za pridruživanje o imenu svojeg zamjenika prije održavanja sastanka. Zamjenik člana ima sva prava tog člana.

1.   Korespondencija naslovljena na Odbor za pridruživanje šalje se tajniku stranke EU-a ili tajniku republike stranke SA-a, koji će onda obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo osigurava da se korespondencija naslovljena na Odbor za pridruživanje šalje predsjedniku Odbora i prema potrebi prosljeđuje kao dokumenti iz članka 8. Poslovnika.

3.   Korespondenciju predsjednika Odbora za pridruživanje Tajništvo šalje strankama i prema potrebi prosljeđuje kao dokumente iz članka 8. Poslovnika.

1.   Kada se vijećanja Odbora za pridruživanje temelje na pismenim popratnim dokumentima, takvi se dokumenti numeriraju i Tajništvo ih prosljeđuje članovima.

2.   Svaki je tajnik odgovoran za prosljeđivanje dokumenata odgovarajućim članovima na njegovoj strani u Odboru za pridruživanje i njihovo sustavno umnožavanje za drugog tajnika.

1.   Osim ako je drukčije odlučeno, sastanci Odbora za pridruživanje nisu javni.

2.   Kad stranka Odboru za pridruživanje, pododborima, radnim skupinama ili bilo kojem drugom tijelu dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka postupa s njima u skladu s postupkom opisanim u članku 336. stavku 2. Sporazuma.

3.   Svaka stranka može odlučiti o objavljivanju odluka i preporuka Odbora za pridruživanje u svojim službenim publikacijama.

1.   Privremeni dnevni red za svaki sastanak sastavlja Tajništvo Odbora za pridruživanje na temelju prijedloga stranaka. Privremeni dnevni red prosljeđuje se zajedno s odgovarajućim dokumentima predsjedniku Odbora za pridruživanje i njegovim članovima najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka kao dokumente iz članka 8. Poslovnika.

2.   Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo Odbora za pridruživanje zaprimilo zahtjev stranke za uvrštavanje u dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, najkasnije 21 kalendarski dan prije početka sastanka.

3.   Odbor za pridruživanje donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točku koja se ne nalazi na privremenom dnevnom redu ako su se stranke dogovorile.

4.   Predsjednik sjednice Odbora za pridruživanje može nakon dogovora pozvati promatrače na ad hoc osnovi da prisustvuju njegovim sastancima ili stručnjake kako bi pružili informacije o određenim pitanjima.

5.   U savjetovanju sa strankama predsjednik sjednice Odbora za pridruživanje može skratiti rokove utvrđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzeli zahtjevi određenog slučaja.

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju oba tajnika, obično u roku od 21 kalendarskog dana od završetka sastanka.

2.   U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi:

3.   Zapisnik sadržava i popis članova ili njihovih zamjenika koji su sudjelovali na sastanku, popis članova njihovih delegacija i popis svih promatrača ili stručnjaka koji su prisustvovali sastanku.

4.   Zapisnik pismenim putem odobravaju sve stranke u roku od 28 kalendarskih dana od datuma sastanka. Nakon što se zapisnik odobri, potpisuju ga predsjednik i dvoje tajnika Odbora za pridruživanje. Ovjerena kopija šalje se svakoj stranci.

5.   Osim ako je drukčije dogovoreno, Odbor za pridruživanje donosi akcijski plan koji odražava mjere dogovorene tijekom sastanka i njegova se provedba preispituje na sljedećem sastanku.

1.   U posebnim slučajevima kada su Sporazumom dodijeljene ovlasti donošenja odluka ili kada mu je takve ovlasti dodijelilo Vijeće za pridruživanje, Odbor za pridruživanje donosi odluke i daje preporuke uzajamnim dogovorom između stranaka, koje potpisuju republike stranke SA-a i stranka EU-a tijekom njegovih sastanaka.

2.   Odbor za pridruživanje može donositi odluke ili davati preporuke i pismenim postupkom ako se stranke tako dogovore. U tu svrhu predsjednik Odbora za pridruživanje tekst prijedloga pismenim putem upućuje njegovim članovima na temelju članka 8., s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana unutar kojeg članovi moraju iznijeti sve željene rezerve ili izmjene. Nakon što se postigne dogovor oko teksta, odluku ili preporuku potpisuju samostalno i redom predstavnici stranke EU-a i svake od republika stranke SA-a.

3.   Akti Odbora za pridruživanje naslovljuju se kao „odluka” ili „preporuka”. Tajništvo Odbora za pridruživanje svaku odluku i preporuku označuje serijskim brojem, datumom donošenja i opisom njezina predmeta. U svakoj se odluci predviđa datum njezina stupanja na snagu i potpisuju je republike stranke SA-a i stranka EU-a.

1.   Službeni jezici Odbora za pridruživanje su španjolski i još jedan od autentičnih jezika Sporazuma o kojem su se dogovorile stranke.

2.   Ako nije drukčije odlučeno, Odbor za pridruživanje svoja vijećanja temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Odbora za pridruživanje, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s konferencijskim prevođenjem na sastancima i pismenim prevođenjem dokumenata na španjolski jezik i drugi službeni jezik Odbora za pridruživanje ili s njih kako su predviđeni u članku 14. stavku 1.ovog Poslovnika snosi stranka koja je domaćin sastanka. Konferencijsko i pismeno prevođenje na druge jezike ili s njih snosi izravno stranka koja to zatraži.

1.   U skladu s člankom 8. stavkom 2. Sporazuma, Odbor za pridruživanje može odlučiti osnovati pododbore ili posebne radne skupine različite od onih koje su predviđene Sporazumom kako bi mu pomogli u izvršavanju njegovih dužnosti. Odbor za pridruživanje može odlučiti ukinuti bilo koji takav pododbor ili radnu skupinu, utvrditi ili izmijeniti njihove nadležnosti. Ako nije drukčije odlučeno, ti pododbori djeluju pod nadležnošću Odbora za pridruživanje, kojem podnose izvješća nakon svakog svojeg sastanka.

2.   Ako nije drukčije predviđeno Sporazumom ili dogovoreno u Vijeću za pridruživanje, ovaj se Poslovnik primjenjuje mutatis mutandis na sve pododbore ili posebne radne skupine, sa sljedećim prilagodbama:

PRILOG XVIII.

ZAŠTIĆENE OZNAKE ZEMLJOPISNOG PODRIJETLA

DIO A

Oznake zemljopisnog podrijetla stranke EU-a zaštićene u republikama stranke Srednje Amerike u skladu s dijelom IV. glavom VI. (Intelektualno vlasništvo) ovog Sporazuma

DIO B

Oznake zemljopisnog podrijetla republika stranke Srednje Amerike zaštićene u stranci EU-u u skladu s dijelom IV. glavom VI. (Intelektualno vlasništvo) ovog Sporazuma