1.   Europski ombudsman prihvaća pritužbe podnesene u pisanom obliku. Europski ombudsman poduzima odgovarajuće mjere za pomoć osobama s invaliditetom kako bi one ostvarile svoje pravo na podnošenje pritužbe.

2.   Podnositelj pritužbe označava sve informacije u pritužbi koje smatra povjerljivima. Činjenica da je podnositelj pritužbe bilo koju takvu informaciju označio kao povjerljivu ne sprječava Europskog ombudsmana da, u svrhu provođenja istrage, priopći tu informaciju predmetnoj instituciji. Europski ombudsman obavješćuje instituciju o tome koje informacije podnositelj pritužbe smatra povjerljivima.

3.   Kada je to moguće, te uz suglasnost podnositelja pritužbe, Europski ombudsman može proslijediti pritužbu drugom nadležnom tijelu.

1.   Europski ombudsman rješava pritužbe na bilo kojem službenom i radnom jeziku institucija Europske unije (2). Europski ombudsman komunicira s podnositeljem pritužbe na jeziku pritužbe, osim ako podnositelj pritužbe pristane primati obavijesti na drugom službenom i radnom jeziku institucija Europske unije.

2.   Europski ombudsman utvrđuje je li pritužba dopuštena u skladu s člankom 2. stavkom 4. Statuta. Tajništvo može zatražiti od podnositelja pritužbe da dostavi dodatne informacije ili dokumente kako bi Europski ombudsman mogao to utvrditi.

3.   Ako je pritužba nedopuštena, Europski ombudsman o tome obavješćuje podnositelja pritužbe i zatvara predmet pritužbe.

4.   Ako Europski ombudsman odluči da postoje razlozi za istragu dopuštene pritužbe, pokreće istragu. Ako Europski ombudsman smatra da ne postoje razlozi za provođenje istrage, uključujući slučajeve u kojima je pritužba očito neutemeljena, o tome obavješćuje podnositelja pritužbe i zatvara predmet pritužbe.

5.   Prema potrebi, Europski ombudsman može obavijestiti predmetnu instituciju o nedopuštenim pritužbama ili pritužbama za koje je utvrdio da ne postoji osnova za pokretanje istrage.

6.   U skladu s člankom 2. Statuta, Europski ombudsman može poduzeti mjere kako bi osigurao da se pritužba prioritetno rješava, ako to smatra primjerenim, uzimajući u obzir posebnu prirodu pritužbe, među ostalim u područjima kao što su djelovanje zviždača i uznemiravanje.

7.   S uvredljivim porukama i pritužbama koje predstavljaju zlouporabu postupka Europski ombudsman postupa u skladu sa smjernicama donesenima u tu svrhu. Te se smjernice objavljuju na mrežnom mjestu Europskog ombudsmana.

1.   Kada Europski ombudsman utvrdi da postoji osnova za pokretanje istrage, utvrđuje navode podnositelja pritužbe koji pripadaju u područje istrage.

2.   Europski ombudsman od predmetne institucije može zatražiti odgovor na te navode. Europski ombudsman može zatražiti od predmetne institucije i da u svojem odgovoru iznese svoja stajališta o određenim aspektima navoda te o posebnim pitanjima koja proizlaze iz pritužbe ili su s njom povezana.

3.   Na zahtjev Europskog ombudsmana institucije mu dostavljaju informacije, uključujući dokumente, za potrebe istrage u skladu s člankom 5. Statuta. Istražni tim Europskog ombudsmana može ispitati informacije i pregledati dokumente u prostorijama predmetne institucije ili elektroničkim putem. Klasificirani podatci EU-a stavljaju se na raspolaganje u prostorijama predmetne institucije, osim ako je drukčije dogovoreno s Europskim ombudsmanom.

4.   Odgovori institucije na pitanja navedena u stavcima 2. i 3. moraju se podnijeti u roku koji odredi Europski ombudsman, a koji obično nije dulji od tri mjeseca. Točan rok za podnošenje odgovora mora biti razuman, uzimajući u obzir složenost i hitnost istrage. Ako Europski ombudsman smatra da je istraga od javnog interesa, rok za odgovor mora biti što je moguće kraći. Ako predmetna institucija ne može pružiti odgovor unutar utvrđenog roka ona podnosi obrazloženi zahtjev za produljenje roka.

5.   Europski ombudsman od predmetne institucije može zatražiti da organizira sastanak s njegovim istražnim timom kako bi se razjasnila pitanja koja pripadaju u područje istrage.

6.   Europski ombudsman može saslušati dužnosnike ili druge službenike institucije u skladu s člankom 7. Statuta.

7.   Za potrebe provođenja istrage Europski ombudsman može zatražiti da određena država članica putem svojeg stalnog predstavništva pruži informacije ili dokumente povezane s navodnim nepravilnostima u postupanju institucije, u skladu s pravilima utvrđenima u Statutu.

8.   Kada institucija ili država članica dostavlja informacije ili dokumente Europskom ombudsmanu u skladu sa stavkom 2., 3., 5. ili 7., ona jasno označuje klasificirane podatke EU-a ili bilo koje druge podatke koje smatra povjerljivima. Europski ombudsman ne smije otkriti takve informacije ni podnositelju pritužbe ni javnosti bez prethodne pisane suglasnosti institucije ili nadležnog tijela predmetne države članice. Europski ombudsman postupa s klasificiranim podatcima EU-a u skladu s pravilima utvrđenima u Statutu i odluci Europskog ombudsmana o sigurnosnim pravilima i postupcima za pristup klasificiranim podatcima EU-a.

9.   Na zahtjev Europskog ombudsmana institucije dostavljaju svoje odgovore na jeziku pritužbe. Ako je to potrebno, Europski ombudsman može zatražiti da institucije dostave preslike odgovarajućih dokumenata na jeziku pritužbe. Pri upućivanju takvog zahtjeva Europski ombudsman djeluje razmjerno potrebama podnositelja pritužbe i razumno, imajući u vidu resurse institucija.

10.   Europski ombudsman je dužan čuvati dokumente ili informacije koje je dobio od institucije ili države članice tijekom istrage i koje su ta institucija ili država članica označile kao povjerljive, uključujući klasificirane podatke EU-a, samo dok je istraga u tijeku i dok ne istekne razdoblje za rješavanje zahtjeva za preispitivanje podnesenog u skladu s člankom 9. stavkom 3. Takvi dokumenti ili informacije uništavaju se nakon zaključenja istrage i isteka razdoblja za rješavanje bilo kojeg zahtjeva za preispitivanje. Europski ombudsman od institucije ili države članice može zatražiti da čuvaju te dokumente ili informacije u razdoblju od najmanje pet godina nakon što ih obavijesti da on više ne čuva te dokumente ili informacije.

11.   Ako institucija ili država članica Europskom ombudsmanu ne pruži pomoć iz stavaka 2., 3., 5. ili 7., Europski ombudsman mora podsjetiti predmetnu instituciju ili državu članicu zašto je to potrebno. Ako se nakon rasprave s predmetnom institucijom ili državom članicom pitanje ne može razriješiti na način koji zadovoljava Europskog ombudsmana, Europski ombudsman može obavijestiti Europski parlament koji će djelovati u skladu s time.

12.   Za potrebe provođenja istrage Europski ombudsman može zatražiti od podnositelja pritužbe ili bilo koje treće strane da mu pruži informacije ili dokumente ili da pojasni informacije ili dokumente koji su već dostavljeni. Europski ombudsman, po potrebi, može zatražiti mišljenje podnositelja pritužbe o stajalištu institucije, ne dovodeći u pitanje članak 5. stavak 8. Statuta. Europski ombudsman može zatražiti i sastanak s podnositeljem pritužbe kako bi se razjasnila pitanja koja pripadaju u područje istrage. Europski ombudsman može zaključiti istragu ako podnositelj pritužbe ne uspije pružiti zatražene informacije koje su potrebne za dovršetak istrage.

13.   Europski ombudsman može naručiti studije ili stručna izvješća koja se smatraju relevantnima za izvršavanje njegova mandata, uključujući u slučajevima navedenima u članku 2. stavku 6. Statuta.

1.   Ako Europski ombudsman smatra da se pritužba može riješiti, traži rješenje zajedno s predmetnom institucijom kako bi se otklonio slučaj nepravilnosti u postupanju.

2.   Ta institucija odgovara na prijedlog rješenja Europskog ombudsmana unutar određenog roka koji obično nije dulji od tri mjeseca. Točan rok za podnošenje odgovora mora biti razuman, uzimajući u obzir složenost i hitnost istrage. Ako Europski ombudsman smatra da je istraga od javnog interesa, rok za odgovor mora biti što je moguće kraći. Ako predmetna institucija ne može pružiti odgovor unutar utvrđenog roks, ona podnosi obrazloženi zahtjev za produljenje roka.

3.   Europski ombudsman obavješćuje podnositelja pritužbe o prijedlogu rješenja i o odgovoru institucije na taj prijedlog nakon što primi odgovor predmetne institucije. Podnositelj pritužbe može dostaviti svoje primjedbe Europskom ombudsmanu u roku od mjesec dana.

1.   Tijekom istrage Europski ombudsman može iznijeti prijedloge za poboljšanje.

2.   U slučaju da Europski ombudsman ne utvrdi nepravilnost u postupanju, da je pronađeno rješenje ili da daljnje istrage nisu opravdane, istraga se zaključuje odlukom u kojoj se iznose nalazi. U odluci o zaključenju istrage Europski ombudsman može predložiti poboljšanja u pogledu pitanja utvrđenih tijekom istrage. Europski ombudsman odluku šalje podnositelju pritužbe i predmetnoj instituciji.

3.   Ako Europski ombudsman utvrdi nepravilnosti u postupanju, daje odgovarajuću preporuku odnosno preporuke predmetnoj instituciji u skladu s člankom 4. stavkom 1. Statuta i traži od nje da u roku od tri mjeseca dostavi mišljenje o preporuci ili preporukama. U mišljenju se navodi je li institucija provela ili namjerava li provesti preporuku ili preporuke, a ako je to učinila, na koji način. Europski ombudsman mišljenje prosljeđuje podnositelju pritužbe, koji može podnijeti svoje primjedbe u roku od mjesec dana.

4.   Nakon analize mišljenja predmetne institucije i svih primjedbi koje je podnositelj pritužbe podnio u skladu sa stavkom 3., Europski ombudsman može zaključiti istragu i iznijeti nalaze. Ako Europski ombudsman zaključi istragu utvrđivanjem nepravilnosti u postupanju, Europski ombudsman može ponoviti sve prethodno dane preporuke.

5.   Ako Europski ombudsman sazna da je predmet istrage postao predmetom sudskog postupka, on zaključuje istragu i o tome obavješćuje podnositelja pritužbe i instituciju.

1.   Europski ombudsman redovito izvješćuje Europski parlament o svojim istragama, među ostalim u obliku godišnjeg izvješća, koje uključuje procjenu usklađenosti s preporukama Europskog ombudsmana, prijedlozima rješenja i prijedlozima za poboljšanje. Izvješće po potrebi uključuje i ishod istraga Europskog ombudsmana koje se odnose na uznemiravanje, djelovanje zviždača i sukobe interesa unutar institucija.

2.   Europski ombudsman može podnijeti posebno izvješće Europskom parlamentu nakon što obavijesti predmetnu instituciju da će sastaviti takvo izvješće. Posebna izvješća mogu obuhvaćati bilo koje istrage u kojima je Europski ombudsman utvrdio nepravilnosti u postupanju i za koje smatra da su od posebnog javnog interesa.

1.   U skladu s dužnostima Europskog ombudsmana kako su definirane u članku 1. stavku 3. i članku 3. stavku 3. Statuta, Europski ombudsman provodi istrage na vlastitu inicijativu za koje smatra da postoji osnova.

2.   Europski ombudsman može, izvan područja primjene istraga, pisanim putem stupiti u kontakt s institucijama radi podizanja svijesti, razmjene opažanja ili prikupljanja informacija o administrativnim praksama. U granicama članka 1. stavka 3. Statuta i u skladu s njegovim člankom 3. stavkom 3., Europski ombudsman može odlučiti provesti istrage na vlastitu inicijativu nakon takvih kontakata s institucijama.

3.   Postupci koji se primjenjuju na istrage pokrenute na temelju pritužbe primjenjuju se na istrage na vlastitu inicijativu iz stavaka 1. i 2. u mjeri u kojoj su relevantni za te istrage.

1.   Europski ombudsman obavješćuje podnositelja pritužbe o napretku istrage.

2.   U bilo kojoj fazi istrage podnositelj pritužbe može podnijeti primjedbe ili dostaviti dodatne informacije koje nisu bile poznate u trenutku podnošenja pritužbe i koje su u djelokrugu istrage Europskog ombudsmana.

3.   Podnositelj pritužbe ima pravo zatražiti preispitivanje odluke donesene u skladu s člankom 3. stavcima 3. i 4. i svih nalaza iz odluke o zaključenju istrage, osim ako je istraga zaključena utvrđivanjem nepravilnosti u postupanju. Detaljna pravila o postupanju Europskog ombudsmana sa zahtjevima za preispitivanje utvrđuju se odlukom Europskog ombudsmana i objavljuju se na njegovu mrežnom mjestu.

4.   Pri podnošenju zahtjeva za preispitivanje u skladu sa stavkom 3. podnositelj pritužbe ima pravo zatražiti pristup Ombudsmanovu spisu pritužbe. Otkrivanje informacija iz spisa podnositelju pritužbe mora biti u skladu s pravilima utvrđenima Statutom, a posebno njegovim člankom 5. stavkom 8.

5.   Kako bi se zaštitili legitimni interesi podnositelja pritužbe ili treće strane, Europski ombudsman može informacije u pritužbi ili u drugim dokumentima označiti kao povjerljive te o njima obavijestiti instituciju. U iznimnim okolnostima, primjerice u pritužbama koje se odnose na djelovanje zviždača, Europski ombudsman može odlučiti da predmetnoj instituciji neće priopćiti identitet podnositelja pritužbe.

6.   Podnositelj pritužbe može povući pritužbu u bilo kojoj fazi istrage. To ne sprječava Europskog ombudsmana da započne istragu o predmetu pritužbe na vlastitu inicijativu.

1.   U skladu sa Statutom, Europski ombudsman može surađivati s pučkim pravobraniteljima i sličnim tijelima u državama članicama, uključujući putem Europske mreže pučkih pravobranitelja.

2.   Članovi Europske mreže pučkih pravobranitelja mogu Europskom ombudsmanu uputiti upite o pitanjima povezanima s Europskom unijom. Ako to smatra primjerenim, Europski ombudsman može zatražiti od relevantne institucije da odgovori na upit.

1.   Europski ombudsman stavlja izvan snage provedbene odredbe donesene 20. srpnja 2016.

2.   Ova Odluka stupa na snagu 10. listopada 2023. Primjenjuje se na sve istrage koje su na taj datum u tijeku, sve istrage pokrenute na taj datum i sve pritužbe o kojima Europski ombudsman na taj datum još nije zauzeo stajalište.

3.   Europski ombudsman ovu Odluku objavljuje u Službenom listu Europske unije i na mrežnom mjestu Europskog ombudsmana.