Vodič za kandidate u postupcima odabira koje organizira Europski parlament

1.

UVOD

Kako teče postupak odabira

2.	FAZE POSTUPKA ODABIRA

Zaprimanje natječajne dokumentacije kandidata

Provjera ispunjavanja općih uvjeta

Provjera ispunjavanja posebnih uvjeta

Ocjena kvalifikacija

Testiranja

Popis uspješnih kandidata

3.	KAKO SE PRIJAVITI

Opći podaci

Kako podnijeti potpunu natječajnu dokumentaciju

Koje popratne dokumente priložiti natječajnoj dokumentaciji

Opći podaci

Popratni dokumenti potrebni za ispunjavanje općih uvjeta

Popratni dokumenti potrebni za ispunjavanje posebnih uvjeta i ocjenu kvalifikacija

4.

OBAVIJEST

5.	OPĆI PODACI

Jednake mogućnosti

Zahtjevi kandidata za pristup podacima koji se na njih odnose

Zaštita osobnih podataka

Putni troškovi i troškovi boravka

PRILOG I.

PRILOG II.

1.   UVOD

Kako teče postupak odabira

Postupak odabira sastoji se od nekoliko faza tijekom kojih se kandidati međusobno natječu; u postupku odabira mogu sudjelovati svi građani Europske unije koji, na datum određen za podnošenje prijava, ispunjavaju zadane uvjete, čime se svim kandidatima pruža jednaka mogućnost da pokažu svoje sposobnosti te se osigurava da se odabir temelji na pokazanim sposobnostima i na poštovanju načela ravnopravnosti.

Po završetku postupka odabira uspješni su kandidati uvršteni na popis s kojeg Europski parlament zapošljava kandidate na mjesta za koja je obavijest o zapošljavanju raspisana.

Za svaki postupak odabira osniva se povjerenstvo za odabir sastavljeno od članova koji predstavljaju upravu i Odbor osoblja. Rad povjerenstva za odabir tajan je i odvija se u skladu s Prilogom III. Pravilniku o osoblju za dužnosnike.

Izravno ili neizravno upletanje kandidata u rad povjerenstva strogo je zabranjeno. Tijelo ovlašteno za imenovanja ima pravo isključiti svakog kandidata koji prekrši to pravilo.

Prilikom odlučivanja o prihvaćanju prijave nekoga od kandidata povjerenstvo za odabir strogo se drži uvjeta za prihvaćanje prijave utvrđenih u obavijesti o postupku odabira. Kandidati se ne mogu pozvati na prihvaćanje njihove prijave na nekom od prethodnih natječaja ili postupaka odabira.

U cilju odabira najboljih kandidata povjerenstvo za odabir uspoređuje njihove rezultate i ocjenjuje jesu li sposobni obavljati dužnosti navedene u obavijesti o postupku odabira. Zbog toga ne ocjenjuju samo razinu njihovog znanja, nego na temelju njihovih rezultata moraju i odrediti koji su kandidati najkvalificiraniji.

Za informaciju, postupak odabira može potrajati između šest i devet mjeseci, ovisno o broju prijavljenih kandidata.

2.   FAZE POSTUPKA ODABIRA

Postupak odabira sastoji se od sljedećih faza:

—	zaprimanje natječajne dokumentacije kandidata,

—	provjera ispunjavanja općih uvjeta,

—	provjera ispunjavanja posebnih uvjeta,

—	ocjena kvalifikacija (pristupanje testiranju),

—	testiranje,

—	popis uspješnih kandidata.

Zaprimanje natječajne dokumentacije kandidata

Kandidati koji se žele prijaviti moraju poslati potpunu natječajnu dokumentaciju koja sadrži ispunjenu i potpisanu prijavnicu za obavijest o postupku odabira u vezi s kojim se javljaju i njoj u prilogu sve potrebne popratne dokumente kojima dokazuju da ispunjavaju opće i posebne uvjete navedene u obavijesti o postupku odabira, inače će biti isključeni iz postupka odabira. Natječajna dokumentacija mora se poslati preporučenom poštom (pošiljke poslane kurirskim poštanskim službama također se smatraju preporučenima. U tom slučaju kao datum slanja pošiljke uzima se datum na otpremnici) do datuma utvrđenog u obavijesti o postupku odabira. Za adresu i krajnji rok za podnošenje prijava vidjeti točku C obavijesti o postupku odabira.

Provjera ispunjavanja općih uvjeta

Odjel za natječaje i postupke odabira provjerava jesu li prijave prihvatljive, odnosno jesu li predane u zadanom obliku i roku navedenom u obavijesti o zapošljavanju te ispunjavaju li opće uvjete za prihvaćanje prijave.

S obzirom na navedeno iz postupka odabira službeno se isključuju kandidati koji:

—	su svoju natječajnu dokumentaciju poslali po isteku roka, pri čemu se kao dokaz uzima poštanski žig ili datum na otpremnici za pošiljke poslane kurirskom poštanskom službom,

—	nisu poslali natječajnu dokumentaciju preporučenom poštom ili privatnom kurirskom poštanskom službom,

—	nisu koristili i/ili nisu pravilno ispunili prijavnicu za dotičnu obavijest o zapošljavanju,

—	nisu potpisali prijavnicu,

—	ne ispunjavaju opće uvjete za prijavu.

Kandidati se pojedinačno obavještavaju o isključenju iz postupka odabira nakon krajnjeg roka za podnošenje prijava.

Tijelo ovlašteno za imenovanja sastavlja popis kandidata koji ispunjavaju opće uvjete iz obavijesti o zapošljavanju te ga potom zajedno s dokumentacijom prosljeđuje povjerenstvu za odabir.

Provjera ispunjavanja posebnih uvjeta

Povjerenstvo za odabir provjerava prijave i sastavlja popis kandidata koji ispunjavaju posebne uvjete navedene u obavijesti o zapošljavanju. Pritom svoje odluke o odabiru temelji isključivo na prijavama kojima je priložena popratna dokumentacija .

Prijava mora sadržavati detaljne podatke o fakultetskom obrazovanju, stručnim usavršavanjima, poznavanju jezika i, po potrebi, radnom iskustvu, točnije:

—	za fakultetsko obrazovanje: datum početka i završetka studiranja, vrstu diplome(-a), kao i pregled studijskih predmeta,

—	za eventualno radno iskustvo: datum početka i kraja radnog odnosa, kao i točan opis posla.

Kandidati koji su objavili studije, članke ili druge tekstove povezane s prirodom posla za koji se prijavljuju moraju ih navesti u prijavi.

U ovoj se fazi iz postupka odabira isključuju kandidati koji ne ispunjavaju posebne uvjete iz obavijesti o zapošljavanju.

Svi se kandidati pismeno obavještavaju o odluci povjerenstva za odabir je li njihova prijava prihvaćena ili odbijena.

Ocjena kvalifikacija

Kako bi izabralo kandidate koji će pristupiti testiranju, povjerenstvo za odabir ocjenjuje kvalifikacije kandidata čija je prijava prihvaćena (vidjeti gornji odlomak). Pritom svoje odluke o odabiru temelji isključivo na prijavama kojima je priložena popratna dokumentacija (vidjeti niže navedenu točku 3.). Povjerenstvo za odabir poštuje unaprijed utvrđene kriterije, pri čemu posebno u obzir uzima kvalifikacije navedene u obavijesti o zapošljavanju iz točke B.2.

Svi se kandidati pismeno obavještavaju o odluci povjerenstva za odabir o tome mogu li ili ne mogu pristupiti testiranju.

Testiranja

Sva su testiranja obvezna i eliminacijska. Najveći broj kandidata koji mogu pristupiti testiranju utvrđen je u točki B.2. obavijesti o zapošljavanju.

Zbog organizacijskih razloga kandidati mogu biti pozvani na sva pismena i usmena testiranja. Međutim, rezultati testiranja ocjenjuju se redoslijedom kojim su navedeni u obavijesti o zapošljavanju. Ako kandidat ne postigne najmanji broj bodova na nekome od eliminacijskih testiranja, izborno povjerenstvo neće ocjenjivati njegove sljedeće testove.

Ako kandidat odustane, rezultati testiranja neće se ocjenjivati.

Popis uspješnih kandidata

Na popis uspješnih kandidata upisuje se samo najveći broj kandidata utvrđen u točki B.4. obavijesti o zapošljavanju.

Ako ime kandidata dospije na popis uspješnih kandidata, to znači da ga neka od službi institucije može pozvati na razgovor, no time ne stječe pravo na zapošljavanje u instituciji niti mu se ono jamči.

3.   KAKO SE PRIJAVITI

Opći podaci

Prije prijave trebate pomnjivo provjeriti ispunjavate li sve opće i posebne uvjete za njezino prihvaćanje, što znači da morate proučiti obavijest o zapošljavanju i ovaj vodič te prihvatiti u njima utvrđene uvjete.

Iako se u obavijestima o zapošljavanju ne navodi dobna granica za prijave, upozoravamo da je dob odlaska u mirovinu određena u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije: http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf.

Kandidati moraju ispuniti prijavnicu (izvornik ili presliku) za obavijest o zapošljavanju u vezi s kojom se prijavljuju i koja je objavljena u zadnjem broju Službenog lista Ureda za publikacije Europske unije.

Dokumenti poslani nakon krajnjeg roka ne uzimaju se u obzir.

Kandidati s invalidnošću ili koji se nalaze u osobitim životnim okolnostima (kao što su: trudnoća, dojenje, osobito zdravstveno stanje, liječenje itd.) koje bi mogle prouzročiti poteškoće za vrijeme testiranja moraju to naznačiti u prijavi te moraju pružiti sve potencijalno korisne informacije kako bi administraciji omogućili da, gdje je to moguće, poduzme sve potrebne mjere. Prijavnici po potrebi na zasebnom listu papira moraju priložiti točne podatke o mjerama koje bi po njihovu mišljenju trebalo poduzeti da im se olakša sudjelovanje u postupku testiranja.

Kako podnijeti potpunu natječajnu dokumentaciju

1.	Ispunite i potpišite prijavnicu za odgovarajuću obavijest o zapošljavanju;

2.	dostavite numerirani popis svih popratnih dokumenata priloženih Vašoj natječajnoj dokumentaciji;

3.	priložite sve potrebne popratne dokumente, koje ste prethodno pobrojili;

4.	dostavite natječajnu dokumentaciju u skladu s postupcima i rokovima navedenima u obavijesti o zapošljavanju.

Koje popratne dokumente priložiti natječajnoj dokumentaciji

Opći podaci

Nemojte slati izvornike, nego neovjerene preslike zatraženih dokumenata. Upućivanja na internetske stranice neće se smatrati popratnim dokumentima. Tiskane internetske stranice neće se smatrati potvrdama, ali se mogu priložiti isključivo kao dodatna informacija potvrdama.

Upozoravamo da, ako kandidat dospije na popis uspješnih kandidata i dobije ponudu za posao, prije zapošljavanja mora dostaviti izvornike svih potrebnih dokumenata.

Životopis se neće smatrati popratnim dokumentom.

Kandidati se ne mogu pozivati na dokumente, prijavnice ili druge dokumente koje su koristili za neku od prijašnjih prijava (1).

Kandidatima se dokumenti iz natječajne dokumentacije ne vraćaju.

Popratni dokumenti potrebni za ispunjavanje općih uvjeta

U ovoj fazi potrebni su samo dokumenti kojima se potvrđuje:

—	da je kandidat državljanin jedne od država članica Europske unije,

—	da kandidat uživa sva građanska prava,

—	da je kandidat ispunio sve zakonske obaveze povezane s odsluženjem vojnog roka,

—	da kandidat jamči da ispunjava moralne standarde potrebne za obavljanje dužnosti.

Kandidati moraju potpisati prijavnicu. Tim potpisom časno potvrđuju da ispunjavaju sve uvjete te da jamče za točnost i potpunost dostavljenih podataka.

Popratni dokumenti potrebni za ispunjavanje posebnih uvjeta i ocjenu kvalifikacija

Kandidati moraju povjerenstvu za odabir dostaviti sve informacije i dokumente kojima ono može provjeriti točnost informacija navedenih u prijavnici.

Diplome i/ili potvrde o završenom studiju

Kandidati moraju dostaviti preslike diploma ili potvrda kojima dokazuju da njihova razina fakultetskog obrazovanja odgovara onoj u obavijesti o zapošljavanju.

Pritom povjerenstvo za odabir u obzir uzima različitosti u obrazovnim sustavima država članica Europske unije.

Za diplome koje potvrđuju završeno postsekundarno obrazovanje treba priložiti što podrobnije informacije, a to se posebno odnosi na podatke o trajanju obrazovanja i studijskim predmetima, da povjerenstvo za odabir može ocijeniti relevantnost diplome s obzirom na posao koji bi kandidati obavljao.

Za tehničku ili strukovnu izobrazbu, tečajeve za stručno usavršavanje ili specijalističke tečajeve kandidati moraju navesti je li riječ o cjelodnevnim tečajevima, tečajevima koji ne traju cijeli dan ili večernjim tečajevima, kao i obrađivanu temu i službeno trajanje tečaja.

Radno iskustvo

Ako se u obavijesti o zapošljavanju nalaže obvezno radno iskustvo, onda se to isključivo odnosi na iskustvo koje je kandidat stekao nakon stjecanja zahtijevane diplome ili potvrde o završenom obrazovanju. Popratni dokumenti moraju dokazati trajanje i razinu radnog iskustva te što podrobnije objasniti prirodu obavljanog posla kako bi povjerenstvo za odabir moglo ocijeniti relevantnost iskustva s obzirom na posao koji bi kandidati obavljao.

Za sva radna iskustva potrebno je priložiti popratne dokumente, posebno:

—	potvrdu nekadašnjeg i sadašnjeg poslodavca, kojima se dokazuje da kandidat ima razinu radnog iskustva potrebnu za prihvaćenje prijave,

—	ako zbog povjerljive prirode dokumenata kandidati ne mogu priložiti potrebne potvrde o radnom iskustvu, nužno je, umjesto njih, priložiti preslike ugovora o radu ili pisma namjere i/ili prvu i zadnju isplatnu listu plaće,

—	za radna iskustva koja nisu pokrivena stalnim radnim odnosom (samozaposleni, slobodna zanimanja itd.) kao dokaz se mogu dostaviti računi ili narudžbenice s navedenim pruženim uslugama ili bilo koji drugi službeni i relevantni popratni dokument.

Poznavanje jezika

Kao dokaz o poznavanju traženih jezika potrebno je priložiti diplomu, potvrdu ili svečanu izjavu na zasebnom papiru, u kojoj je kandidat objasnio kako je stekao znanje dotičnih jezika.

Ako se u bilo kojem trenutku postupka odabira utvrdi da su podaci iz prijavnice netočni, da im nisu priloženi potrebni dokumenti ili da ne ispunjavaju sve uvjete iz obavijesti o zapošljavanju, prijava kandidata proglašava se nevažećom.

4.   OBAVIJEST

U skladu s dužnošću pozornosti kandidati moraju poduzeti sve mjere kako bi pravilno ispunjenu i potpisanu prijavnicu (izvornik ili presliku) i njoj priložene popratne dokumente preporučenom poštom (2) poslali unutar zadanog roka, pri čemu se kao datum slanja uzima datum na poštanskom žigu.

Ako ne primi poziv na testiranje ili obavijest o neprihvaćanju prijave do datuma navedenog u zadnjem odjeljku obavijesti o zapošljavanju i uzimajući u obzir vrijeme potrebno da pošiljka pristigne, kandidat mora pismeno, faksom ili e-poštom (3) obavijestiti Odjel za natječaje i postupke odabira.

Sva pošta koju šalju kandidati, a koja se odnosi na njihovu prijavu mora sadržavati ime istovjetno onomu na prijavi i broj postupka odabira.

Sva pošta koju Europski parlament šalje u vezi s postupkom odabira, uključujući pozive na testiranje, dostavlja se e-poštom na adresu koju je kandidat naveo u prijavnici. Kandidat je odgovoran za redovito (najmanje dva puta na tjedan) provjeravanje svojeg računa e-pošte (što uključuje i pretinac za neželjenu e-poštu) te obavještavanje Odjela za natječaje i postupke odabira o mogućim izmjenama osobnih podataka.

Sve obavijesti u vezi s postupcima odabira šaljite e-poštom na službenu adresu: PE-168-S@ep.europa.eu.

Ako više ne možete pristupiti svojem računu e-pošte, Vaša je dužnost odmah o tome obavijestiti Odjel za natječaje i postupke odabira te mu javiti svoju novu elektroničku adresu.

Kako bi se zajamčila jasnoća i razumljivost tekstova od općeg značaja te obavijesti upućenih kandidatima ili obavijesti koje šalju kandidati, u pozivima na različita testiranja, kao i u svoj korespondenciji između Odjela za natječaje i postupke odabira i kandidata koriste se isključivo njemački, engleski ili francuski jezik. Korespondencija se nikada ne odvija na glavnom jeziku kandidata (jeziku 1.).

Da bi se sačuvala nepristranost povjerenstva za odabir, svako upletanje kandidata, izravno ili neizravno, u rad povjerenstva službeno se zabranjuje, odnosno može prouzročiti isključivanje kandidata iz postupka odabira.

Sva korespondencija s povjerenstvom za odabir, kao i svaka molba za davanje obavijesti ili druga korespondencija povezana s postupkom odabira, naslovljava se isključivo na Odjel za natječaje i postupke odabira (3), koji je zadužen za komunikaciju s kandidatima sve do završetka dotičnog postupka.

5.   OPĆI PODACI

Jednake mogućnosti

Europski parlament nastoji spriječiti svaki oblik diskriminacije za vrijeme postupka odabira.

Provodi politiku jednakih mogućnosti te prihvaća prijave bez diskriminacije na temelju spola, rase, boje kože, etničkog ili društvenog podrijetla, jezika, vjere ili uvjerenja, političkih ili drugih stajališta, pripadnosti nacionalnoj manjini, imetka, mjesta rođenja, invalidnosti, dobi, seksualne orijentacije, građanskog ili bračnog stanja.

Zahtjevi kandidata za pristup podacima koji se na njih odnose

U kontekstu postupaka odabira kandidati raspolažu posebnim pravom, pod niže opisanim uvjetima, na pristup određenim podacima koji ih se izravno i osobno tiču. U skladu s tim pravom Europski parlament kandidatima na njihov zahtjev može dostaviti sljedeće dodatne podatke:

(a)

Kandidati koji nisu prošli pismene testove i/ili nisu pozvani na usmeni ispit mogu na zahtjev dobiti presliku spomenutih testova, kao i presliku svojeg obrasca za ocjenjivanje s ocjenama koje im je dodijelilo povjerenstvo za odabir. Zahtjev treba predati u roku od mjesec dana od datuma kada je poslana obavijest o odluci o kraju sudjelovanja u postupku odabira.

(b)

Kandidati koji su pozvani na usmene ispite, a koji nisu na popisu uspješnih kandidata po bodovima koje su dobili na različitim testiranjima obavještavaju se tek kada povjerenstvo za odabir sastavi popis uspješnih kandidata. Ti kandidati, pod uvjetima iz točke (a), također mogu dobiti presliku svojih pismenih ispita.

(c)	Kandidati koji dospiju na popis uspješnih kandidata obavještavaju se samo o tome da su prošli postupak odabira.

Molbe se obrađuju uz poštovanje činjenice da je rad povjerenstva za odabir tajan i da je utvrđen Pravilnikom o osoblju (Prilog III. članak 6.) te na temelju pravila o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka.

Zaštita osobnih podataka

Europski parlament, koji je odgovoran za postupak odabira, osigurava da se obrada osobnih podataka kandidata odvija u skladu s Uredbom EZ br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom prijenosu takvih podataka (4), a to se posebno odnosi na povjerljivost i sigurnost podataka.

Putni troškovi i troškovi boravka

Kandidati koji su pozvani na testiranja dobivaju djelomičan povrat putnih troškova i troškova boravka. S pozivom na testiranja primaju i obavijest o uvjetima isplate i važećim tarifama.

Adresa koju kandidat navede na prijavnici uzima se kao mjesto s kojeg kandidat dolazi na mjesto testiranja. Zato se promjena adrese koju kandidat prijavi nakon poziva na testiranje Europskog parlamenta ne može uzeti u obzir, osim ako Parlament ne procijeni da okolnosti na koje se pozvao kandidat predstavljaju višu silu ili da su nepredviđene.

---

(1)  Ti uvjeti vrijede za sve kandidate, uključujući dužnosnike i druge službenike Europske unije.

(2)  Pošiljke poslane privatnim kurirskim službama također se smatraju preporučenima. U tom slučaju kao datum slanja uzima se datum na otpremnici.

(3)  Adresa: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection - MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, 60, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Broj faksa: +32 2 28 31717. E-adresa: PE- 168-S@ep.europa.eu

(4)  SL L 8, 12.1.2001., str. 1.