Upravljanje evidencijama i arhivima Europske komisije

SAŽETAK DOKUMENTA:

Odluka (EU) 2021/2121 o upravljanju evidencijama i arhivima

ČEMU SLUŽI OVA ODLUKA?

U odluci se utvrđuju pravila o čuvanju dokumenata koji se koriste u djelovanju i svakodnevnom radu Europske unije, bez obzira na njihov oblik, korišteni medij, starost ili lokaciju, posebice u odnosu na:

• upravljanje evidencijama i arhivima;
• čuvanje arhiva i njihovo otvaranje za javnost;
• pohranu povijesnih arhiva u Povijesnom arhivu Europske unije (EU) pri Europskom sveučilišnom institutu (ESI) u Firenci.

Namjena je pravila olakšati razmjenu informacija, pružiti dokaze o poduzetim radnjama, ispuniti pravne obveze te očuvati nasljeđe Komisije.

KLJUČNE TOČKE

Evidencije

„Evidencija” znači informacije, primljene i izrađene u obliku dokumenta, zbirke podataka ili drugog oblika na digitalnom ili analognom mediju, koje su zabilježene u službenom repozitoriju i kojima se upravlja te se održavaju kao dokaz i kao imovina. Sukladno pravilima, evidencija mora biti:

• analizirana kako bi se odredio elektronički sustav kojim se treba koristiti te u kojem se službenom repozitorijskom sustavu treba čuvati;
• izrađena u skladu sa zahtjevima utvrđenima za relevantnu vrstu evidencije;
• sustavno izrađena u elektroničkom obliku, uz neke iznimke, ili digitalizirana ako je izvorno u analognom obliku; i
• čuvana u službenim elektroničkim repozitorijima.

Bilježenje i registracija

Službe Komisije moraju redovito preispitivati vrste informacija izrađenih ili primljenih radi utvrđivanja onih koje se moraju „zabilježiti” u službenom elektroničkom repozitoriju.

• Zabilježene evidencije ne smiju se mijenjati, ali se mogu ukloniti ili zamijeniti kasnijim verzijama dok se spis kojem pripadaju ne zatvori.
• Dokumenti moraju biti registrirani ako sadrže važne informacije koje nisu prolaznog karaktera ili ako možda uključuju djelovanje ili daljnje postupanje.

Pravni učinci elektroničkih potpisa, pečata vremenskih žigova i usluga preporučene dostave

• Smatra se da elektronički potpis ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis.
• Za elektronički pečat predmnijeva se cjelovitost podataka i točnost izvora podataka.
• Za elektronički vremenski žig predmnijeva se točnost i cjelovitost.
• Za podatke poslane primjenom usluge elektroničke preporučene dostave predmnijeva se cjelovitost podataka, primatelj te datum i vrijeme slanja i primanja.

Valjanost dokumenata i postupaka

Smatra se da dokument ispunjava kriterije valjanosti ili dopuštenosti ako:

• je osoba od koje potječe identificirana;
• je kontekst u kojem je dokument izrađen pouzdan i ispunjava uvjete koji jamče njegovu cjelovitost;
• dokument ispunjava zahtjeve utvrđene u važećim propisima EU-a ili nacionalnim pravu;
• je, u slučaju elektroničkog dokumenta, dokument izrađen na način koji osigurava cjelovitost, pouzdanost i upotrebljivost njegova sadržaja i popratnih metapodataka*.

Razmjena informacija

• Podaci i informacije moraju se staviti na raspolaganje i razmjenjivati što je više moguće unutar Komisije, osim ako je pristup ograničen zbog pravnih razloga.
• Glavne uprave i istovrsne službe osiguravaju da su njihovi spisi dostupni onoliko koliko to dopušta osjetljivost njihova sadržaja.

Pohrana i čuvanje

Pohrana i čuvanje odvijaju se pod sljedećim uvjetima:

• evidencije se pohranjuju u obliku u kojem su stvorene, poslane ili zaprimljene ili u obliku koji čuva vjerodostojnost, pouzdanost i cjelovitost njihova sadržaja;
• sadržaj je tijekom cijelog razdoblja pohrane biti čitljiv svakoj osobi koja im je ovlaštena pristupati;
• izvor ili odredište evidencije te datum i vrijeme bilježenja ili registracije elektroničkih dokumenata moraju biti odvojeni od njihovih popratnih metapodataka.

Čuvanje, prijenos i uništavanje

• Duljina čuvanja za različite kategorije utvrđuje se za cijelu Komisiju regulatornim instrumentima.
• Glavne uprave procjenjuju koje se kategorije spisa prenose u povijesni arhiv Komisije ili uništavaju.
• Metapodaci se čuvaju kao dokaz evidencija i spisa te njihova prijenosa ili uništavanja.
• Informacije s oznakom „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” ili višim stupnjem ne prenose se u Službu za povijesne arhive.

Služba za povijesne arhiveKomisije

Služba:

• jamči vjerodostojnost, pouzdanost i cjelovitost i pristup evidencijama, spisima i arhivima;
• osigurava materijalnu zaštitu i cjelovitost metapodataka;
• stavlja evidencije i spise na raspolaganje na zahtjev glavne uprave ili istovrsnih službi;
• provodi, prema potrebi i u suradnji s izvornom glavnom upravom, drugi pregled svih prenesenih evidencija, spisa i arhiva;
• pokreće skidanje oznake tajnosti s klasificiranih dokumenata;
• otvara za javnost povijesne arhive Komisije nakon isteka razdoblja od 30 godina, uz iznimke koje se odnose na privatnost, komercijalne interese i intelektualno vlasništvo;
• povijesne arhive Komisije otvorene za javnost pohranjuje u Povijesnom arhivu Europske unije pri ESI-ju.

Povijesni arhivi Komisije pri ESI-ju

• ESI je glavna točka pristupa povijesnim arhivima koji su otvoreni za javnost.
• Komisija daje ESI-ju pristup digitaliziranim kopijama evidencijama koje se drže u analognom obliku i, gdje je moguće, opise svih pohranjenih arhiva. Promiče interoperabilnost između svojih arhivskih sustava i sustavâ ESI-ja.

Provedbena pravila

Svaki glavni direktor ili načelnik službe uspostavlja potrebnu organizacijsku, administrativnu i fizičku strukturu te osigurava osoblje potrebno za provedbu ove odluke i njezinih provedbenih pravila, koja se redovito ažuriraju posebno u odnosu na:

• razvoj u području upravljanja evidencijama i arhivima i rezultata akademskih i znanstvenih istraživanja i standarda;
• razvoj u području informacijskih i komunikacijskih tehnologija;
• transparentnost, javni pristup dokumentima i otvaranje arhiva javnosti;
• usklađivanje evidencije.

OTKAD SE ODLUKA PRIMJENJUJE?

Primjenjuje se od 06. srpnja 2020.

POZADINA

Za više informacija vidjeti:

• Povijesni arhivi (Europska komisija)
• Provedbena pravila za Odluku C(2020) 4482 upravljanju evidencijama i arhivima (Europska komisija).

KLJUČNI POJMOVI

GLAVNI DOKUMENT

Odluka Vijeća (EU) 2021/2121 od 6. srpnja 2020. o upravljanju evidencijama i arhivima (SL L 430, 2.12.2021., str. 30.–41.).

VEZANI DOKUMENTI

Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.–98.).

Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.–48.).

Poslovnik Komisije (C(2000) 3614) (SL L 308, 8.12.2000., str. 26.–34.).

Sukcesivne izmjene i dopune pravila uključene su u izvorni tekst. Ovaj pročišćeni tekst namijenjen je isključivo dokumentiranju.

Provedbena pravila za Odluku C(2020) 4482 upravljanju evidencijama i arhivima.

Posljednje ažuriranje 17.05.2022