EUROPSKA KOMISIJA
Bruxelles, 20.6.2023.
COM(2023) 323 final
IZVJEŠĆE KOMISIJE
EUROPSKOM PARLAMENTU, VIJEĆU I REVIZORSKOM SUDU
Godišnje izvješće tijelu nadležnom za davanje razrješnice o unutarnjim revizijama provedenima 2022.
{SWD(2023) 214 final}
Sadržaj
1.Ciljevi i područje primjene izvješća
2.Misija Službe za unutarnju reviziju: odgovornost, neovisnost i objektivnost
3.Pregled provedenih revizija
3.1.Provedba plana revizije za 2022.
3.2.Statistički podaci o preporukama Službe za unutarnju reviziju
4.Zaključci koji se temelje na revizijama provedenima 2022.
4.1.Zaključak o revizijama uspješnosti
4.1.1.Upravljanje uspješnošću
4.1.2.Provedba politike EU-a
4.1.3.Sustavi unutarnje kontrole: zakonitost i pravilnost
4.1.4.Pripravnost za izvršenje proračuna EU-a i rana faza njegova izvršenja
4.1.5.Suradnja s trećim stranama koje provode politike i programe
4.1.6.Informacijska tehnologija
4.1.7.Drugi postupci
4.2.Ograničeni zaključci Službe za unutarnju reviziju
4.3.Opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije
5.Savjetovanje s Komisijinim povjerenstvom za financijske nepravilnosti
6.Mjere ublažavanja mogućeg sukoba interesa (međunarodni standardi za unutarnje revizije) – istraga Europske ombudsmanice
1.Ciljevi i područje primjene izvješća
Ovim se izvješćem Europski parlament i Vijeće, u okviru postupka davanja razrješnice, obavješćuju o unutarnjim revizijama koje je 2022. provela Služba za unutarnju reviziju Europske komisije u glavnim upravama, službama i izvršnim agencijama Komisije. Izvješće sadržava sljedeće: i. sažetak broja i vrsta provedenih unutarnjih revizija, ii. sažetak izdanih preporuka i iii. mjere poduzete na temelju tih preporuka. U skladu s člankom 118. stavkom 8. i člankom 247. Financijske uredbe Komisija izvješće prosljeđuje Europskom parlamentu i Vijeću. Izvješće se temelji na izvješću koje je u skladu s člankom 118. stavkom 4. Financijske uredbe sastavio unutarnji revizor Komisije o revizijama i savjetodavnim izvješćima Službe za unutarnju reviziju izrađenima 2022.
2.Misija Službe za unutarnju reviziju: odgovornost, neovisnost i objektivnost
Misija je Službe za unutarnju reviziju unaprijediti i zaštititi vrijednost organizacije davanjem objektivnih jamstava, savjeta i uvida koji se temelje na rizicima. Služba za unutarnju reviziju pomaže Komisiji da ostvari svoje ciljeve primjenom sustavnog i discipliniranog pristupa radi evaluacije i poboljšanja djelotvornosti postupaka upravljanja rizicima, kontrole i upravljanja. Među njezinim su zadaćama ocjenjivanje postupaka upravljanja rizicima, kontrole i upravljanja te izdavanje odgovarajućih preporuka za njihovo poboljšanje kako bi se ostvarila sljedeća tri cilja: i. promicanje odgovarajućih etičkih načela i vrijednosti unutar organizacije, ii. djelotvorno upravljanje rezultatima i odgovornost unutar organizacije i iii. djelotvorno dostavljanje informacija o rizicima i kontroli odgovarajućim sektorima organizacije. Služba za unutarnju reviziju pritom nastoji promicati kulturu učinkovitog i djelotvornog upravljanja unutar Komisije i njezinih službi.
Neovisnost rada Službe za unutarnju reviziju utvrđena je u Financijskoj uredbi i Povelji o misiji Službe, koju je donijela Komisija. U Povelji se navodi da revizori Službe za unutarnju reviziju moraju očuvati svoju neovisnost u odnosu na aktivnosti i operacije koje revidiraju kako bi se osigurala objektivnost njihove prosudbe i izbjegao sukob interesa. Ako dođe do stvarnog ili prividnog narušavanja njihove objektivnosti, pojedinosti takvog narušavanja trebale bi se objaviti. Ako to unutarnji revizor smatra potrebnim, može se izravno obratiti predsjednici Komisije i/ili Kolegiju.
Služba za unutarnju reviziju obavlja svoje dužnosti u skladu s Financijskom uredbom, međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnje revizije i Etičkim kodeksom Instituta unutarnjih revizora.
Služba za unutarnju reviziju podnosi izvješća i funkcionalno je odgovorna Odboru za praćenje tijeka revizije, osnovanom u skladu s člankom 123. Financijske uredbe. Služba za unutarnju reviziju: i. izvješćuje Odbor za praćenje tijeka revizije o znatnim problemima koje je otkrila u svojim revizijama i o mogućim poboljšanjima u revidiranim procesima, ii. jednom godišnje daje opće mišljenje o stanju financijskog upravljanja u Komisiji i iii. (barem jednom godišnje) izvješćuje o svojoj misiji i rezultatima, kako je utvrđeno u njezinu godišnjem planu revizije. Izvješćuje se o znatnim izloženostima rizicima, problemima u području kontrole, problemima s korporativnim upravljanjem i drugim pitanjima.
Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Kolegiju povjerenika u ispunjavanju njegovih obveza iz Ugovorâ, Financijske uredbe i drugih zakonskih instrumenata. To čini: i. osiguravanjem neovisnosti Službe za unutarnju reviziju, ii. praćenjem kvalitete unutarnjih revizija, iii. osiguravanjem da službe Komisije propisno uzimaju u obzir preporuke unutarnje i vanjske revizije i iv. osiguravanjem odgovarajućeg praćenja provedbe tih preporuka. Na taj način Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Komisiji da poboljša svoju djelotvornost i učinkovitost pri ostvarivanju svojih ciljeva. Osim toga, Odbor za praćenje tijeka revizije olakšava nadzor Kolegija nad Komisijinim upravljanjem, upravljanjem rizicima i praksama unutarnje kontrole.
Služba za unutarnju reviziju ne provodi reviziju sustavâ kontrole država članica nad financijskim sredstvima EU-a. Takve revizije sežu do razine pojedinačnih korisnika, a provode ih unutarnji revizori država članica, nacionalna revizijska tijela, druge glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud. Međutim, Služba za unutarnju reviziju provodi reviziju mjera koje Komisija poduzima radi nadzora i revizije: i. tijela u državama članicama i ii. drugih tijela nadležnih za isplatu sredstava EU-a. U skladu s člankom 118. stavkom 2. Financijske uredbe Služba za unutarnju reviziju ima potpun i neograničen pristup svim informacijama potrebnima za izvršavanje svojih dužnosti, prema potrebi i na licu mjesta, među ostalim i u državama članicama i u trećim zemljama.
3.Pregled provedenih revizija
3.1.Provedba plana revizije za 2022.
Plan revizije za 2022. Služba za unutarnju reviziju provela je u kontekstu većeg pritiska na resurse u nekim glavnim upravama i službama Komisije zbog kriznog načina upravljanja koji je na snazi kao posljedica ruskog agresivnog rata protiv Ukrajine. Nadalje, na početni plan revizije utjecala su kašnjenja povezana s donošenjem zakonodavstva i početkom provedbe programâ. Unatoč poteškoćama proizišlima iz tih izvanrednih okolnosti, Služba za unutarnju reviziju provela je 89 revizijskih angažmana (revizije, pregledi i praćenja) i izdala 101 izvješće (uključujući završna revizorska izvješća i izvješća o pregledu, napomene nakon praćenja i zaključne napomene te dopise rukovodstvu).
Ukupan broj i raščlamba prema vrstama angažmana i izvješća završenih do krajnjeg roka 31. siječnja 2023. prikazani su u grafikonima u nastavku.
Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju
Broj izvješća veći je od broja angažmana jer Služba za unutarnju reviziju za neke horizontalne revizije i revizije više subjekata izrađuje pojedinačna izvješća za razne subjekte obuhvaćene tim revizijama. Služba za unutarnju reviziju 2022. provela je 14 horizontalnih revizija i revizija više subjekata (i izdala 22 završna izvješća za te revizije).
Početni plan revizije za 2022. uključivao je 37 revizijskih angažmana (isključujući praćenja), a njihov je završetak planiran do krajnjeg roka 31. siječnja 2023. Osim toga, uključivao je i 35 angažmana koji su trebali početi za vrijeme izvještajnog razdoblja i završiti nakon njega.
Služba za unutarnju reviziju, u skladu sa svojom poveljom i međunarodnim revizijskim standardima, planira revizije na temelju procjene rizika i analize kapaciteta. Cilj joj je utvrditi plan revizije kojim su obuhvaćena područja najvećeg rizika, čime se maksimalno povećava dodana vrijednost Službe za unutarnju reviziju te se doprinosi najboljoj upotrebi resursa i učinkovitoj i djelotvornoj provedbi plana revizije. Služba za unutarnju reviziju redovito prati provedbu plana revizije i prema potrebi ga prilagođava.
Početni plan revizije za 2022. Službe za unutarnju reviziju ažuriran je u kolovozu 2022. kako bi se uzele u obzir promjene koje se odnose na rizike. Prema tom ažuriranom planu revizije Služba za unutarnju reviziju planirala je do 31. siječnja 2023. završiti 29 revizijskih angažmana. Odbor za praćenje tijeka revizije uzeo je u obzir i početni i ažurirani plan.
Do krajnjeg roka 31. siječnja 2023. Služba za unutarnju reviziju završila je 30 revizijskih angažmana, koji obuhvaćaju sve angažmane iz plana revizije za 2022., kako je ažuriran sredinom godine, te jedan dodatni angažman, koji je prema planu trebao biti završen nakon izvještajnog razdoblja.
Ovo izvješće odnosi se na revizije koje je Služba za unutarnju reviziju završila u izvještajnom razdoblju od 1. veljače 2022. do 31. siječnja 2023. Stoga u sažetku u prilogu ovom izvješću nije naveden dodatni revizijski rad koji je 31. siječnja 2023. još bio u tijeku (i stoga nije obuhvaćen izvještajnim razdobljem), a čiji su rezultati pridonijeli općem mišljenju Službe za unutarnju reviziju o financijskom upravljanju Komisije za 2022. Taj se rad ponajprije odnosi na angažmane povezane s osmišljavanjem i provedbom Mehanizma za oporavak i otpornost te s rizikom za Komisiju u trenutku plaćanja. Relevantne informacije dobivene u okviru tih angažmana uzete su u obzir u općem mišljenju za 2022. (vidjeti odjeljak 4.3.).
3.2.Statistički podaci o preporukama Službe za unutarnju reviziju
Služba za unutarnju reviziju izdala je 172 preporuke koje su proizašle iz njezinih revizija 2022. Kako je prikazano u nastavku, većina tih preporuka (71 %) ocijenjene su kao važne, a dvije kao ključne.
Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju
Subjekti revizije 2022. prihvatili su 167 od 172 preporuke koje je izdala Služba za unutarnju reviziju. Dvije preporuke djelomično su prihvaćene, a tri su odbijene. Subjekti revizije izradili su akcijske planove za sve (djelomično) prihvaćene preporuke. Ti akcijski planovi dostavljeni su Službi za unutarnju reviziju, koja ih je potom ocijenila kao zadovoljavajuće ili je zatražila da joj se dostavi revidirani akcijski plan.
PREPORUKE IZDANE U RAZDOBLJU OD 2018. DO 2022.
Služba za unutarnju reviziju uputila je Odboru za praćenje tijeka revizije sveobuhvatan pregled aktivnosti praćenja preporuka čija je provedba kasnila više od šest mjeseci. Osim toga, Služba za unutarnju reviziju izradila je tromjesečna izvješća o provedbi preporuka čija je provedba kasnila više od šest mjeseci, o kojima se raspravljalo na sastancima pripremne skupine Odbora za praćenje tijeka revizije.
Kako je prikazano u nastavku, subjekti revizije ocijenili su da je do krajnjeg roka 31. siječnja 2023. provedeno 635 (74 %) preporuka od ukupno 854 (djelomično) prihvaćene preporuke
koje je Služba za unutarnju reviziju izdala u razdoblju 2018.–2022.
To znači da je ukupno 219 preporuka (26 %) i dalje otvoreno.
Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju
Od 219 preporuka koje su na datum krajnjeg roka i dalje bile otvorene, dvije su ocijenjene kao ključne, 62 kao vrlo važne, a 155 kao važne.
Od tih otvorenih preporuka kasni se s provedbom njih 46 (nisu provedene do izvorno dogovorenog roka). Te preporuke čija provedba kasni čine 5,4 % (djelomično) prihvaćenih preporuka. Od tih preporuka čija provedba kasni tri vrlo važne preporuke klasificirane su kao preporuke čija provedba znatno kasni (provedba preporuke znatno kasni ako je preporuka i dalje otvorena više od šest mjeseci nakon isteka izvornog roka provedbe). Taj je broj znatno manji u odnosu na prethodne godine, što potvrđuje uspješnost stroge politike praćenja koju provodi Služba za unutarnju reviziju pri ocjenjivanju provedbe svojih preporuka. Te vrlo važne preporuke čija provedba znatno kasni čine 0,4 % ukupnog broja preporuka koje su (djelomično) prihvaćene u razdoblju 2018.–2022. (u usporedbi s 0,8 % u prethodnom izvještajnom razdoblju). Nema vrlo važnih preporuka čija provedba znatno kasni, a koje su izdane prije 2018.
Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju
Služba za unutarnju reviziju smatra da je provedba preporuka u cjelini zadovoljavajuća i usporediva s prethodnim izvještajnim razdobljima. Takvo stanje upućuje na to da službe Komisije dobro i djelotvorno provode ključne i vrlo važne preporuke i time smanjuju rizike koje je utvrdila Služba za unutarnju reviziju. Međutim, trebalo bi obratiti pozornost na pojedinačne preporuke koje su ocijenjene kao vrlo važne, a čija provedba znatno kasni.
U trećem dijelu priloga ovom izvješću sažeto su prikazane te vrlo važne preporuke čija provedba znatno kasni.
4.Zaključci koji se temelje na revizijama provedenima 2022.
4.1.Zaključak o revizijama uspješnosti
Služba za unutarnju reviziju 2022. provela je i revizije uspješnosti i sveobuhvatne revizije
u okviru svojeg strateškog plana revizije kako bi doprinijela kulturi Komisije koja se temelji na uspješnosti i njezinoj većoj usmjerenosti na bolji omjer vrijednosti i novca.
Zaključci proizašli iz tih revizija odnosili su se na: 1. provedbu politike EU-a, 2. sustave unutarnje kontrole u odnosu na zakonitost i pravilnost, 3. pripravnost za izvršenje proračuna EU-a i ranu fazu njegova izvršenja, 4. upravljanje uspješnošću, 5. suradnju s trećim stranama koje provode politike i programe, 6. informacijsku tehnologiju i 7. ostale postupke.
U skladu sa svojom metodologijom i najboljom praksom Služba za unutarnju reviziju pristupila je uspješnosti na neizravan način, odnosno ocjenjivanjem uspješnosti službi u provedbi politika, programa i aktivnosti s obzirom na rizike povezane s njima. Tim pristupom nastoji se osigurati da
glavne uprave i službe osmisle odgovarajuće okvire uspješnosti, alate za mjerenje uspješnosti i sustave za praćenje.
U sljedećim odjeljcima navode se zaključci Službe za unutarnju reviziju o raznim aspektima uspješnosti na koje su bile usmjerene njezine revizije provedene 2022.
Upravljanje uspješnošću
Pouzdan sustav upravljanja uspješnošću ključanje za djelotvorno postavljanje ciljeva i pokazatelja uspješnosti u skladu s prioritetima Komisije, za njihovo redovito praćenje i izvješćivanje o njima te za ostvarivanje maksimalnih rezultata i dodane vrijednosti u okviru aktivnosti Komisije. Politički dionici i javnost sve češće traže jasne dokaze o rezultatima Komisije u ostvarivanju političkih i operativnih ciljeva.
Komisija stoga predano radi na primjeni učinkovitog okvira uspješnosti. Komunikacija o okviru uspješnosti proračuna EU-a u sklopu višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2021.–2027. sadržava alate i postupke potrebne za utvrđivanje ciljeva te mjerenje i praćenje napretka prema njihovu ostvarivanju. Služba za unutarnju reviziju unutar tog je okvira provela četiri revizije u području upravljanja uspješnošću.
1)Kako bi pratila svoju uspješnost i primjereno izvješćivala javnost i druge dionike, Komisija mora imati razumno jamstvo da su njezine informacije o uspješnosti financijskih programa EU-a pouzdane. Služba za unutarnju reviziju provela je reviziju u Glavnoj upravi za proračun i Glavnom tajništvu Komisije. Ocijenila je primjerenost sustava kontrole čija je svrha pomagati Komisiji da se uvjeri u pouzdanost informacija o uspješnosti svojih financijskih programa. Služba za unutarnju reviziju potvrdila je da se opći kontrolni pristup ne može na pouzdanost informacija o uspješnosti primjenjivati na isti način kao što se primjenjuje na aspekte zakonitosti i pravilnosti, što se djelomično objašnjava zahtjevnim postupkom prikupljanja i obrade informacija o uspješnosti te izvješćivanja o njima, koji je posljedica velike količine i raznolikosti tih informacija te broja dionika uključenih u upravljanje tim informacijama, naročito u okviru podijeljenog i neizravnog upravljanja. S obzirom na taj vrlo zahtjevan kontekst, Služba za unutarnju reviziju zaključila je da je Komisija ostvarila napredak u poboljšanju okvira uspješnosti proračuna EU-a i u provedbi sustava kontrole potrebnog da bi se uvjerila u pouzdanost izvješćivanja o informacijama o uspješnosti svojih financijskih programa. Međutim, potreban je niz ključnih poboljšanja kako bi se taj sustav dodatno ojačao. U prvom redu utvrđen je jedan vrlo važan nedostatak povezan s aktivnostima kontrole, koji se odnosi na nedostatke ili nedosljednosti u korporativnim smjernicama za ocjenjivanje pouzdanosti informacija o uspješnosti (što utječe na način izvješćivanja o povezanim kontrolama) te na činjenicu da se kontrole kvalitete na središnjoj razini ne provode uvijek onako kako je zamišljeno, a naročito pregledi kvalitete i provjere dosljednosti koje se odnose na godišnja izvješća o radu.
2)Na temelju trenutačnog stanja okvirnih programa EU-a za istraživanja i inovacije za razdoblja 2014.–2020. i 2021.–2027. Služba za unutarnju reviziju ocijenila je posebne značajke okvira uspješnosti programa Obzor 2020. (djelotvornu provedbu sustava praćenja i izvješćivanja) i programa Obzor Europa (oblikovanje okvira uspješnosti). Ta je revizija obuhvatila glavne uprave za istraživanja i inovacije, djelovanja u području klime, energetiku te mobilnost i promet, Europsku izvršnu agenciju za klimu, infrastrukturu i okoliš i Zajednički istraživački centar
. Način na koji su oblikovani okvir uspješnosti i sustav praćenja i izvješćivanja za program Obzor Europa te stanje njihove operacionalizacije općenito su primjereni i u skladu s trenutačnom fazom u životnom ciklusu programa. Međutim, Služba za unutarnju reviziju uočila je jedan vrlo važan nedostatak povezan s djelotvornošću sustava izvješćivanja za program Obzor 2020.
Konačno, provedene su dvije revizije upravljanja uspješnošću u sljedećim glavnim upravama:
3)Eurostatu, i
4)Glavnoj upravi za oporezivanje i carinsku uniju.
U oba slučaja iz treće i četvrte točke sustavi upravljanja uspješnošću bili su primjereno osmišljeni te učinkovito i djelotvorno provedeni i time su omogućivali planiranje i praćenje ostvarenja ključnih ciljeva politike te izvješćivanje o njima.
Provedba politike EU-a
Predsjednica Komisije odredila je 2019. političke prioritete za naredno petogodišnje razdoblje. Glavno je zaduženje Komisije pretvoriti te prioritete u konkretne aktivnosti. Razne glavne uprave i službe imaju aktivnu ulogu u osmišljavanju i provedbi politika EU-a, a obavljaju je, među ostalim, predlaganjem zakonodavstva EU-a, pomaganjem državama članicama u njegovoj provedbi, osiguravanjem poštovanja prava EU-a i osiguravanjem vanjskog zastupanja Unije u pitanjima izvan područja vanjskih poslova i sigurnosne politike. Služba za unutarnju reviziju provela je pet revizija u okviru kojih je ocijenila uspješnost odgovarajućih glavnih uprava u nekima od tih područja. U četirima od tih pet revizija pokazalo se da su potrebna znatna poboljšanja te je Služba za unutarnju reviziju 2022. izdala nekoliko vrlo važnih preporuka upućenih tim glavnim upravama nad kojima je provedena revizija
.
1)U jednoj reviziji ocijenjene su se prikladnost i djelotvornost programa jamstva u okviru Europskog fonda za održivi razvoj. Služba za unutarnju reviziju svjesna je truda koji su Glavna uprava za međunarodna partnerstva i Glavna uprava za susjedsku politiku i pregovore o proširenju uložile u upravljanje tim programom jamstva, koji je novi i jedinstveni instrument. Unatoč znatnim poteškoćama pri uvođenju tog novog načina provedbe, potrebi za pregovorima o nekoliko horizontalnih klauzula i preusmjeravanju aktivnosti radi otklanjanja problema povezanih s pandemijom bolesti COVID-19, sporazumi za cijeli iznos raspoloživ u okviru tog instrumenta potpisani su u roku utvrđenom u uredbi o tom fondu. Međutim, treba znatno poboljšati mehanizme upravljanja, izgradnje jamstava, ugovaranja i praćenja uspješnosti kako bi se unaprijedili postupci upravljanja, provedbe i izvješćivanja.
2)Druga revizija, koja je provedena u GU-u za trgovinu, GU-u za poljoprivredu i ruralni razvoj i GU-u za okoliš, bila je usmjerena na postojeće postupke za osiguravanje učinkovite i djelotvorne provedbe bilateralnih trgovinskih sporazuma. U okviru te revizije utvrđeno je da je Glavna uprava za trgovinu poduzela mjere za jačanje provedbe i izvršenja bilateralnih trgovinskih sporazuma, pri čemu je su u prvom planu bile koordinacija s vanjskim dionicima i suradnja s drugim službama Komisije. Međutim, u Glavnoj upravi za trgovinu potrebno je dodatno poboljšati doprinos ex post evaluacija i studija provedbi trgovinskih sporazuma te dokumentiranje informacija o trenutačnom stanju postojećih prepreka trgovini.
3)Cilj treće revizije bio je ocijeniti postupke za sprečavanje i otkrivanje prijevara povezanih s hranom koje su uveli GU za poljoprivredu i ruralni razvoj i GU za zdravlje i sigurnost hrane te Europski ured za borbu protiv prijevara
. Prijevare povezane s hranom ne samo da mogu biti prepreka pravilnom funkcioniranju unutarnjeg tržišta, već predstavljaju i rizik za zdravlje ljudi, životinja ili biljaka, dobrobit životinja ili okoliš u EU-u. Iako su postupci koje su te dvije glavne uprave uvele općenito prikladni, i dalje postoje vrlo veliki nedostaci koji utječu na njihovu učinkovitost i djelotvornost. Ti nedostaci odnose se na raspodjelu zadaća povezanih s ekološkim prehrambenim proizvodima, sustavno pregledavanje obavijesti radi otkrivanja mogućih slučajeva prijevare, praćenje mogućih problema u sustavima kontrole država članica te funkcionalnosti povezanih sustava informacijske tehnologije.
4)U četvrtoj reviziji ocijenjen je sustav unutarnje kontrole u Glavnoj upravi za poljoprivredu i ruralni razvoj za provedbu nacionalnih programa potpora u sektoru vina. Iako ta glavna uprava općenito ima prikladne kontrole za djelotvornu i učinkovitu provedbu nacionalnih programa potpora u sektoru vina, i dalje postoji jedan veliki nedostatak. On se odnosi na praćenje uspješnosti tih programa (što konkretno obuhvaća smjernice koje se državama članicama daju za podatke o uspješnosti o kojima trebaju izvješćivati Komisiju te ocjenjivanje tih podataka koje provodi Glavna uprava za poljoprivredu i ruralni razvoj).
5)Studije čine važan doprinos u postupku oblikovanja politika. Služba za unutarnju reviziju zaključila je da se zahvaljujući sustavu unutarnje kontrole u Glavnoj upravi za mobilnost i promet različitim fazama životnog ciklusa studija upravlja djelotvorno i učinkovito te da su one u skladu s primjenjivim zakonodavstvom i smjernicama za korporativno upravljanje.
Sustavi unutarnje kontrole: zakonitost i pravilnost
Potvrđivanje Kolegiju te glavnim upravama i službama Komisije da se unutarnje kontrole u području financijskog upravljanja provode učinkovito i djelotvorno i dalje je jedan od prioriteta Službe za unutarnju reviziju. Na temelju detaljne procjene rizika i strateškog plana revizije za razdoblje 2021.–2023. izrađenog na temelju te procjene Služba za unutarnju reviziju provela je 2022. u tom području sedam revizijskih angažmana. U okviru tih revizija pokazalo se da su potrebna znatna poboljšanja te je izdano nekoliko preporuka
.
1)Uvođenje „procijenjenog ukupnog rizičnog iznosa u trenutku zaključenja” 2016. značilo je velik korak prema poboljšanju Komisijina izvješćivanja o financijskom upravljanju jer se time dopunjuje izvješćivanje o programima s višegodišnjim sustavima kontrole davanjem dodatnih informacija o procijenjenim rizičnim iznosima za koje Komisija očekuje da će preostati nakon što se provedu sve procijenjene korektivne mjere. Služba za unutarnju reviziju u tom je kontekstu provela ograničeni pregled izvješćivanja o Komisijinim preventivnim i korektivnim mjerama („korektivna sposobnost”) u GU-u za proračun, GU-u za poljoprivredu i ruralni razvoj, GU-u za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU-u za međunarodna partnerstva, GU-u za regionalnu i urbanu politiku, GU-u za istraživanja i inovacije i Europskoj izvršnoj agenciji za istraživanje. Služba za unutarnju reviziju uvažila je kontinuirani rad Glavne uprave za proračun na poboljšanju kvalitete i jasnoće izvješćivanja o preventivnim i korektivnim mjerama u godišnjem izvješću o upravljanju i uspješnosti za 2021. Zaključila je da su glavne uprave i službe u uzorku općenito dobro osmislile i djelotvorno provele korporativne upute za izvješćivanje o preventivnim i korektivnim mjerama. Međutim, i dalje postoje vrlo važni nedostaci u području unutarnjih kontrola koje postoje (i na korporativnoj i na lokalnoj razini) kako bi se zajamčilo da glavne uprave u svojim godišnjim izvješćima o radu i Glavna uprava za proračun u godišnjem izvješću Komisije o upravljanju i uspješnosti dostavljaju jednostavne, jasne i pouzdane informacije. To se odnosi na dostupnost kvantitativnih podataka i kvalitativnih informacija za djelotvorno potkrepljivanje ukupne korektivne sposobnosti Komisije te jasnoće i dosljednosti izvješćivanja o ispravcima u godišnjim izvješćima o radu i godišnjem izvješću o upravljanju i uspješnosti.
2)Mehanizam za oporavak i otpornost privremeni je instrument u okviru kojeg Komisija prikuplja sredstva za pomoć državama članicama u provedbi reformi i ulaganja u skladu s prioritetima EU-a. Služba za unutarnju reviziju ocijenila je strategije kontrole i revizije Glavne uprave za gospodarske i financijske poslove koje se odnose na Mehanizam za oporavak i otpornost. Uvažila je činjenicu da je ostvarivanje napretka u uvođenju strategija kontrole i revizije bila zahtjevna zadaća zbog složenosti operativnog okruženja i pravnog okvira tog instrument te pritiska na resurse potrebne kako bi se odobrili nacionalni planovi za oporavak i otpornost i izvršila prva plaćanja. Međutim, i dalje postoje vrlo važni nedostaci u načinu na koji su te kontrole osmišljene koji mogu otežavati jamčenje zakonitosti i pravilnosti plaćanja i djelotvornosti sustava kontrole u državama članicama u području zaštite financijskih interesa Unije. Ti nedostaci odnosili su se na metodologiju za suspendiranje plaćanja u slučaju neostvarivanja ključnih etapa i ciljnih vrijednosti, primjenu ispravaka koji proizlaze iz ex post revizija, utvrđivanje kriterija za donošenje zaključka o usklađenosti sustava kontrole država članica te metodologiju za utvrđivanje opsega revizija sustava.
3)U reviziji provedenoj u Glavnoj upravi za europsku civilnu zaštitu i europske operacije humanitarne pomoći ocijenjeni su način oblikovanja i provedba kontrola u području upravljanja bespovratnim sredstvima povezanima s Mehanizmom Unije za civilnu zaštitu, i to od trenutka dodjele sredstava do završnog plaćanja i ex post revizija. Iako je utvrđeno da je strategija kontrole upravljanja bespovratnim sredstvima osmišljena na prikladan način, postoji vrlo važan nedostatak u njezinoj provedbi, a odnosi se na neobjavljivanje kriterija za odabir korisnika u postupcima izravne dodjele i na obrazloženje za primjenu tih postupaka.
4)Financijska sredstva Europske unije u okviru proračunskog naslova „Susjedstvo i svijet” mogu se davati korisnicima na svim kontinentima. Međutim, delegacije EU-a imaju ograničen kapacitet, pa glavne uprave za vanjsko djelovanje nisu u mogućnosti ispitati svaku pojedinu rashodovnu stavku u zahtjevima za završno plaćanje. Stoga prema korisnicima i ugovarateljima postoji ugovorni zahtjev o provođenju provjera rashoda koje provodi vanjski revizor. Tim ugovornim provjerama rashoda može se spriječiti pojavljivanje velikog broja pogrešaka prije nego što Komisija izvrši plaćanje, pa imaju istaknuto mjesto u lancu unutarnje kontrole. U prethodnim revizijama Službe za unutarnju reviziju pokazalo se da ugovorne provjere rashoda možda nisu uvijek dostatno pouzdano sredstvo kontrole jer se njima nisu mogli uvijek otkriti neprihvatljivi rashodi prije završnog plaćanja. Služba za unutarnju reviziju ocijenila je 2022. način oblikovanja i provedbu kontrola nad ugovornim provjerama rashoda u GU-u za međunarodna partnerstva, GU-u za susjedsku politiku i pregovore o proširenju i Službi za instrumente vanjske politike. Služba za unutarnju reviziju uočila je da je Glavna uprava za međunarodna partnerstva uložila znatan trud u provedbu postupka ugovorne provjere rashoda, koji primjenjuju i Glavna uprava za susjedsku politiku i pregovore o proširenju i Služba za instrumente vanjske politike. Međutim, taj postupak nije oblikovan na potpuno odgovarajući način te je stoga samo djelomično djelotvoran i učinkovit kao pouzdan izvor jamstava za zakonitost i pravilnost plaćanja. U tom je kontekstu Služba za unutarnju reviziju utvrdila dva vrlo važna nedostatka povezana s ciljem i načinom oblikovanja tog postupka i s praćenjem povratnih informacija dobivenih u okviru ugovornih provjera rashoda.
5)Glavna uprava za informatiku ima vodeću ulogu u postupcima javne nabave koji se odnose na informacijsku i komunikacijsku tehnologiju te je zadužena i za Europsku komisiju, ali i za druge institucije i tijela EU-a. Služba za unutarnju reviziju provela je reviziju javne nabave u Glavnoj upravi za informatiku. Uzimajući u obzir tu zahtjevnu ulogu, Služba za unutarnju reviziju zaključila je da je ta glavna uprava za svoje aktivnosti javne nabave osmislila i uvela prikladan i djelotvoran okvir za upravljanje, upravljanje rizicima i unutarnju kontrolu. Međutim, i dalje postoji znatan nedostatak u pogledu učinkovitosti tog okvira, ponajprije kad je riječ usmjeravanju postupaka javne nabave informacijske i komunikacijske tehnologije prema konkurentnijim i ekonomičnijim metodama.
6)Općom uredbom o zaštiti podataka
poštovanje pravila o zaštiti podataka stavljeno je u središte upravljanja organizacijama te je uveden pristup procjeni postupaka obrade podataka koji se temelji na riziku, i to radi jačanja temeljnog prava svakog pojedinca na zaštitu njegovih podataka. Kako bi se zajamčio dosljedan i usklađen pristup zaštiti osobnih podataka u svim institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, 2018. donesena je interna uredba o zaštiti osobnih podataka, koja je usklađena s načelima i pravilima iz Opće uredbe o zaštiti podataka
. Njezin je glavni cilj zajamčiti poštenu i transparentnu obradu osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a. Izvršne agencije obrađuju velike količine osobnih podataka. Uzimajući u obzir ključnu ulogu Komisije u donošenju Uredbe o zaštiti podataka na razini EU-a, važno je da izvršne agencije budu primjer drugima u primjeni novih pravila EU-a o zaštiti podataka. Služba za unutarnju reviziju provela je reviziju u pet izvršnih agencija
i Glavnoj upravi za istraživanja i inovacije kako bi ocijenila jesu li uvele djelotvoran i učinkovit sustav unutarnje kontrole za zaštitu osobnih podataka, u skladu s ključnim odredbama interne uredbe o zaštiti podataka. Služba za unutarnju reviziju zaključila je da su izvršne agencije, uz potporu Glavne uprave za istraživanja i inovacije, uvele sustav kontrole za zaštitu osobnih podataka radi usklađivanja s ključnim odredbama važeće uredbe. Međutim, iako se potvrđuje da je Glavna uprava za istraživanja i inovacije uspostavila čvrstu upravljačku strukturu kojom se pomaže u rješavanju zajedničkih pitanja upravljanja osobnim podacima te je općenito ostvarila napredak u provedbi sustava kontrole za zaštitu osobnih podataka, i dalje postoje znatni nedostaci koji utječu na njegovu djelotvornost i učinkovitost. Ti nedostaci odnose se na formaliziranje zajedničkog sporazuma o vođenju obrade osobnih podataka i prijenosu osobnih podataka trećim zemljama putem portala za financiranje i natječaje.
7)Konačno, Služba za unutarnju reviziju provela je pregled okvira unutarnje kontrole Glavne uprave za oporezivanje i carinsku uniju i zaključila da je ta glavna uprava provela odgovarajuću ocjenu postojanja i funkcioniranja načela i sastavnih elemenata svojeg sustava unutarnje kontrole.
Pripravnost za izvršenje proračuna EU-a i rana faza njegova izvršenja
Zahvaljujući višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027. i instrumentu za oporavak NextGenerationEU izdvojena su dosad nezabilježena sredstva za pomoć u otklanjanju gospodarskih i socijalnih posljedica pandemije bolesti COVID-19 te potporu tranziciji prema modernoj i održivijoj Europi. Upravljanje tim proračunom i ostvarivanje njegovih ciljeva po svojoj je prirodi povezano s velikim rizicima. To je Službu za unutarnju reviziju navelo da u svoj plan revizije za 2022. uključi četiri revizije koje su obuhvatile početne korake u planiranju i izvršenju proračuna EU-a. Služba za unutarnju reviziju izdala je nekoliko preporuka koje proizlaze iz utvrđenih nedostataka, od kojih su dvije ocijenjene kao ključne.
1)U središtu revizije provedene u Izvršnoj agenciji za Europsko vijeće za inovacije i mala i srednja poduzeća te u GU-u za istraživanja i inovacije i GU-u za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije bilo je Europsko vijeće za inovacije. Europsko vijeće za inovacije pokrenuto je kao pilot-projekt u okviru osmog okvirnog programa za istraživanja i inovacije (Obzor 2020.), koji je uključivao osnivanje posebnog subjekta za ulaganja, odnosno Fonda Europskog vijeća za inovacije. Europsko vijeće za inovacije je u okviru programa Obzor Europa (za razdoblje 2021.–2027.) u potpunosti uspostavljeno, a obuhvaća tri instrumenta: Tragač (bespovratna sredstva), Tranzicijske aktivnosti (bespovratna sredstva) i Akcelerator (potpore u obliku isključivo bespovratnih sredstava, isključivo vlasničkog kapitala i mješovitog financiranja). Iako su za komponentu bespovratnih sredstava Europskog vijeća za inovacije unutarnje kontrole (instrumenti Tragač i Tranzicijske aktivnosti) primjereno osmišljene i provedene, Služba za unutarnju reviziju utvrdila je da u sustavima za upravljanje i unutarnju kontrolu instrumenta Akcelerator postoje ključni i vrlo važni nedostaci. Ti nedostaci odnose se na upravljanje programom, okruženje u izvršnoj agenciji povezano s unutarnjom kontrolom Europskog vijeća za inovacije, prelazak na neizravno upravljanje, izvješća Fonda Europskog vijeća za inovacije upućena izvršnoj agenciji i Glavnoj upravi za istraživanja i inovacije, nedosljednosti u provjerama sukoba interesa za vrijeme postupka evaluacije te informacijske i tehnološke usluge i alate koji se odnose na instrument Akcelerator.
2)Svrha je druge revizija bila ocjena strategije kontrole koju je Glavna uprava za obrambenu industriju i svemir primjenjivala pri upravljanju ranim fazama Europskog fonda za obranu. Unatoč primjereno osmišljenim kontrolama postojao je znatan nedostatak koji se odnosio na provedbu postupka potvrđivanja statusa malih i srednjih poduzeća te poduzeća srednje tržišne kapitalizacije.
Konačno, dvije revizije obuhvatile su rane faze provedbe višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2021.–2027. kako slijedi:
3)revizija rane faze provedbe programa Instrument za povezivanje Europe za razdoblje 2021.–2027., koji su provodile Europska izvršna agencija za klimu, infrastrukturu i okoliš te Glavna uprava za energetiku i Glavna uprava za mobilnost i promet; i
4)revizija pripremljenosti Glavne uprave za obrazovanje, mlade, sport i kulturu za provedbu programa Erasmus+ u razdoblju 2021.–2027.
Rezultati potonjih dviju revizija bili su zadovoljavajući te u glavnim upravama i službama Komisije nad kojima je provedena revizija nisu utvrđeni veliki preostali rizici ili veći nedostaci.
Suradnja s trećim stranama koje provode politike i programe
Zadaće izvršenja proračuna mogu se povjeriti tijelima Unije iz članaka 70. i 71. Financijske uredbe. Okruženje decentraliziranih agencija EU-a trenutačno je raznoliko u smislu njihovih upravljačkih struktura, mandata i zadaća. Uzimajući u obzir rizike koje je Služba za unutarnju reviziju utvrdila u odnosu na odgovornosti Komisije za suradnju s tim tijelima te njihovo praćenje i nadziranje, kao i prošlogodišnje prve revizije koje su obuhvaćale i partnerske glavne uprave Komisije i decentralizirane agencije EU-a ili druga autonomna tijela, Služba za unutarnju reviziju provela je 2022. dvije revizije slične prirode.
1)Prva revizija obuhvaćala je mehanizme suradnje između Europske zaklade za osposobljavanje te GU-a za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU-a za međunarodna partnerstva, GU-a za susjedsku politiku i pregovore o proširenju i GU-a za obrazovanje, mlade, sport i kulturu. Predmetne glavne uprave uvele su odgovarajuće procese kojima podupiru svoje odnose s Europskom zakladom za osposobljavanje. Međutim, utvrđeno je da je njihova djelotvornost bila narušena zbog nepreciznosti pri određivanju zemljopisnog područja koje je obuhvaćeno mandatom Zaklade, za koju je uglavnom odgovorna Glavna uprava za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje.
2)Druga revizija obuhvaćala je suradnju između Glavne uprave za pomorstvo i ribarstvo i Europske agencije za kontrolu ribarstva. U okviru te revizije utvrđeno je da je predmetna glavna uprava osmislila odgovarajuće, djelotvorne i učinkovite procese suradnje u području aktivnosti koje se odnose na usklađenost s međunarodnim odredbama u skladu s člankom 30. Uredbe o zajedničkoj ribarstvenoj politici.
Informacijska tehnologija
S obzirom na sve veću brigu za sigurnost te pravne obveze, očekivanja država članica, nove zahtjeve korisnika i korporativni pristup upravljanju informacijama, Komisija je 2018. donijela Digitalnu strategiju radi uvođenja novih inovativnih digitalnih rješenja za potporu svojim politikama i aktivnostima. Služba za unutarnju reviziju u tom je kontekstu 2022. provela četiri revizije u području informacijske tehnologije.
1)Glavna uprava za informatiku ima središnju ulogu u podupiranju i koordiniranju provedbe Digitalne strategije Komisije, a usto ima i zadaću, u suradnji s drugim odjelima Komisije, ostvarivati ciljeve u nekoliko tehničkih područja koja su ključna za promicanje digitalizacije Komisije. U okviru revizije napretka ostvarenog u provedbi Digitalne strategije Komisije utvrđeno je da, iako je Komisija osmislila i uvela prikladne sustave kontrole kako bi upravljala provedbom Digitalne strategije te je nadzirala i pratila, i dalje postoji jedan znatan nedostatak koji utječe na njezinu djelotvornu provedbu. Taj se nedostatak odnosi na smjernice i potporu koju Glavna uprava za informatiku pruža drugim odjelima Komisije u pripremi digitalizacije procesa, povezanih mjera iz plana modernizacije digitalnih rješenja i modela pružanja digitalnih usluga te praćenju napretka njihove provedbe.
Tri revizije u okviru kojih su ocijenjeni način oblikovanja i provedba mehanizama za rukovođenje i upravljanje informacijskom tehnologijom provedene su u četirima glavnim upravama i službama, a to su:
2)Glavna uprava za migracije i unutarnje poslove i Glavna uprava za pravosuđe i zaštitu potrošača;
3)Glavna uprava za oporezivanje i carinsku uniju;
4)Glavno tajništvo.
Služba za unutarnju reviziju u okviru tih revizija nije utvrdila znatne nedostatke.
Drugi postupci
U dvjema revizijama ocijenjeni su aspekti uspješnosti u drugim postupcima, to jest u područjima fizičke sigurnosti i upravljanja ljudskim resursima.
1)U okviru revizije upravljanja ljudskim resursima u Glavnoj upravi za gospodarske i financijske poslove nisu utvrđeni veći nedostaci u sustavu kontrole.
2)U okviru revizije u području fizičke sigurnosti utvrđeno je nekoliko spornih pitanja, zbog čega je izdano pet vrlo važnih preporuka.
Komisija je kao europska institucija, poslodavac i skrbnik odgovorna za uspostavu mjera fizičke sigurnosti za zaštitu svojih zaposlenika i imovine. Opća odgovornost za zaštitu imovine i osoba za sve poslovne prostore i članove osoblja Komisije dodijeljena je Glavnoj upravi za ljudske resurse i sigurnost. Služba za unutarnju reviziju uvažava činjenicu da je područje sigurnosti zahtjevno i složeno. S pojavom novih rizika dolazi do promjena u sigurnosnom okruženju, a službe Komisije (naročito Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost) moraju na to reagirati u skladu s novim okolnostima, i to bez dodatnih resursa. Iako je Komisija ostvarila napredak u provedbi odgovarajućih okvira upravljanja, upravljanja rizicima i unutarnje kontrole za fizičku sigurnost radi zaštite svojih zaposlenika i imovine, i dalje je potreban niz značajnih mjera kako bi se dosegnula potrebna razina razvijenosti. To se odnosi na okvir upravljanja, okvir upravljanja rizicima i mjere za unutarnju kontrolu.
4.2.Ograničeni zaključci Službe za unutarnju reviziju
Služba za unutarnju reviziju svim je glavnim upravama i službama Komisije u veljači 2023. dostavila ograničene zaključke o stanju unutarnje kontrole. Ti ograničeni zaključci dodatak su godišnjim izvješćima o radu predmetnih glavnih uprava i službi za 2022. Temelje se na revizijama provedenima u posljednjih pet godina i obuhvaćaju sve izdane otvorene preporuke. Zaključak Službe za unutarnju reviziju o stanju unutarnje kontrole ograničen je na sustave upravljanja i kontrole koji su revidirani. Ne obuhvaća sustave koje Služba za unutarnju reviziju nije revidirala u posljednjih pet godina.
4.3.Opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije
U skladu s Poveljom o misiji Službe za unutarnju reviziju ta služba jednom godišnje izdaje opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije. To se mišljenje temelji na revizijama u području financijskog upravljanja u Komisiji koje je provela Služba za unutarnju reviziju tijekom prethodne tri godine (od 2020. do 2022.). U obzir se uzimaju i informacije iz drugih izvora, odnosno izvješća Europskog revizorskog suda. Opće mišljenje izdaje se istodobno s ovim izvješćem i odnosi se na istu godinu.
Na temelju tih revizijskih informacija unutarnji revizor smatra da je Komisija 2022. primjenjivala postupke povezane s upravljanjem, upravljanjem rizicima i unutarnjom kontrolom koji su u cjelini prikladni za davanje razumnog jamstva o postizanju njezinih financijskih ciljeva. Međutim, opće je mišljenje uvjetno jer su dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja izrazili rezerve u izjavama o jamstvu navedenima u svojim godišnjim izvješćima o radu.
Pri donošenju tog općeg mišljenja Služba za unutarnju reviziju uzela je u obzir i kombinirani učinak svih procijenjenih rizičnih iznosa u trenutku plaćanja jer oni premašuju iznose za koje je izražena rezerva. Ukupni rizični iznosi u trenutku plaćanja najbolja su procjena dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti o iznosu odobrenih rashoda koji nisu u skladu s ugovornim i regulatornim odredbama primjenjivima u trenutku plaćanja 2022. Glavne uprave i službe u svojim su godišnjim izvješćima o radu procijenile da su ukupni rizični iznosi u trenutku plaćanja približno iznosili od 2 722 milijuna EUR do 3 294 milijuna EUR. To odgovara iznosu od 1,6 % do 1,9 % ukupnih relevantnih rashoda iz proračuna Komisije, Europskog razvojnog fonda i skrbničkih fondova EU-a za 2022. i stoga je ispod praga značajnosti od 2 % kako je definirano u uputama za izradu godišnjih izvješća o radu za 2022.
Ti rizični iznosi u trenutku plaćanja 2022. još ne obuhvaćaju financijske ispravke i povrate povezane s nedostacima i pogreškama koje će glavne uprave i službe otkriti i ispraviti u budućnosti zahvaljujući višegodišnjim korektivnim mehanizmima ugrađenima u Komisijine sustave unutarnje kontrole.
S obzirom na sve te elemente Služba za unutarnju reviziju smatra da je proračun EU-a stoga primjereno zaštićen u cijelom iznosu i predviđenom proračunskom razdoblju.
Služba za unutarnju reviziju je bez dodatnog uvjetovanja općeg mišljenja naglasila pitanja navedena u nastavku.
1. Izvršenje proračuna EU-a u kontekstu nepredvidljivih i opetovanih kriza
Zdravstvena, socijalna, gospodarska i financijska situacija nastala zbog pandemije bolesti COVID-19 i kasnijih kriza (ruski agresivni rat protiv Ukrajine, energetska kriza, inflacija, migracije) dovodi do potencijalno visokih, međusektorskih rizika za instituciju s obzirom na izvršenje proračuna EU-a i ostvarivanje njegovih prioriteta politika.
To uključuje operacije iz višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2014.–2020., za koje još uvijek treba provesti odgovarajuće kontrole (ponajprije ex post kontrole), te operacije iz višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2021.–2027. i paketa za oporavak u okviru instrumenta NextGenerationEU u pogledu aspekata jamstva, usklađenosti i uspješnosti.
Kako bi se osigurala primjerena zaštićenost proračuna tijekom vremena s obzirom na aktualne dosad neviđene poteškoće, Služba za unutarnju reviziju naglašava da bi glavne uprave i službe Komisije trebale i dalje: i. primjereno procjenjivati rizike prouzrokovane opetovanim krizama koji su povezani s financijskim upravljanjem, i to s obzirom na jamstva, uspješnost, usklađenost s pravnim okvirom i potencijalni učinak na djelotvornost sposobnosti Komisije da provede korektivne mjere zbog mogućih logističkih ograničenja za provedbu kontrola na licu mjesta i vrlo izazovne gospodarske situacije na razini EU-a i nacionalnoj razini (uključujući moguće stečajeve krajnjih korisnika, što bi moglo otežati povrat neopravdano isplaćenih iznosa) te ii. utvrđivati i provoditi prikladne mjere za smanjenje rizika, primjerice prilagođavanje ili redefiniranje svojih strategija kontrole.
2. Provedba Mehanizma za oporavak i otpornost
Treba dodatno pojačati i mjere za zaštitu proračuna EU-a u kontekstu provedbe Mehanizma za oporavak i otpornost.
Glavne uprave Komisije trebale bi:
a) nastaviti preispitivati i, prema potrebi, dodatno poboljšavati način oblikovanja i provedbu sustava financijskog upravljanja te strategija revizije i kontrole kako bi se osigurala njihova prikladnost;
b) djelotvorno primjenjivati okvir za ocjenjivanje ključnih etapa i ciljnih vrijednosti te metodologiju Komisije za određivanje suspenzija plaćanja na temelju Uredbe o Mehanizmu za oporavak i otpornost donesene 21. veljače 2023. Zahvaljujući tim ključnim elementima strategije kontrole jasno je kako će Komisija tumačiti i u praksi primjenjivati pojam „zadovoljavajućeg ostvarenja”, kako je utvrđen u Uredbi o Mehanizmu za oporavak i otpornost, u slučajevima u kojima određene ključne etape i ciljne vrijednosti za određeni zahtjev za plaćanje nisu u cijelosti ili djelomično ostvarene. Budući da su predmetni okvir i metodologija novi te da im je cilj, s jedne strane, omogućiti određen stupanj fleksibilnosti i, s druge strane, osigurati jednako postupanje u vrlo složenim i raznolikim situacijama, Komisija bi ih trebala preispitati i izmijeniti nakon što stekne više iskustva u njihovoj primjeni.
Osim toga, i dalje bi posebno trebalo paziti na to da se primjenjuju djelotvorni sustavi kontrole kad je riječ o primarnoj odgovornosti država članica i posebnim odgovornostima Komisije u odnosu na druge elemente usklađenosti (tj. zaštita financijskih interesa Unije u slučaju nepoštovanja pravila EU-a i država članica, naročito u pogledu sprečavanja, otkrivanja i ispravljanja prijevara, korupcije, dvostrukog financiranja i sukoba interesa ili teškog kršenja obveze koja proizlazi iz sporazuma o kreditu ili financiranju). U tom je kontekstu za potrebe revizije, kontrole i borbe protiv prijevara te za političke dionike, i to na nacionalnoj razini i razini EU-a, vrlo važna dostupnost informacija o korištenju sredstava koja se odnose na mjere za provedbu reformi i projekata ulaganja u okviru planova za oporavak i otpornost. Stoga Komisija mora nastaviti sa svojim aktivnostima kako bi se pobrinula da države članice prikupljaju standardizirane kategorije podataka koji se odnose ponajprije na krajnje primatelje financijskih sredstava, ugovaratelje i podugovaratelje ako su krajnji primatelji sredstava javni naručitelji i stvarni vlasnici primatelja sredstava ili ugovaratelja te da pružaju pristup tim podacima (vidjeti detaljne zahtjeve u članku 22. stavku 3. točkama (d) i (e) Uredbe (EU) 2021/241). Komisija bi u tom kontekstu trebala poduzeti sve potrebne mjere kako bi postigla da države članice prikupljaju i objavljuju informacije o 100 najvećih krajnjih primatelja financijskih sredstava u okviru Mehanizma za oporavak i otpornost kako je propisano revidiranom Uredbom o Mehanizmu za oporavak i otpornost.
3. Strategije nadzora za osiguravanje dobrog financijskog upravljanja za provedbu politika i programa koje provode treće strane
Komisija je proteklih godina uvela nove, inovativne financijske mehanizme i instrumente koji dopunjuju tradicionalne načine upravljanja. Za njihovu provedbu potrebna je intervencija trećih strana, kao u slučaju podijeljenog i neizravnog upravljanja. Te su treće strane, među ostalim, financijske institucije, međunarodne organizacije, nacionalna tijela i nacionalne agencije u državama članicama, treće zemlje, zajednička poduzeća i decentralizirane agencije EU-a. Komisija tim trećim stranama povjerava ili delegira izvršavanje zadaća, od kojih neke podrazumijevaju odgovornosti odlučivanja. To je povezano s posebnim problemima i rizicima za Komisiju, što je istaknuo i Europski revizorski sud.
Bez obzira na instrument i način upravljanja koji se primjenjuju za provedbu politika EU-a Komisija je i dalje u potpunosti odgovorna za osiguravanje zakonitosti i pravilnosti rashoda i dobro financijsko upravljanje te ostvarivanje ciljeva politike.
Kako bi izvršile svoje opće odgovornosti, glavne uprave moraju utvrditi i provesti odgovarajuće, djelotvorne i učinkovite mehanizme za nadzor, praćenje i izvješćivanje. Primjenom tih mehanizama nastoji se osigurati da ovlašteni subjekti i drugi partneri djelotvorno provode programe, primjereno štite financijske interese EU-a i prema potrebi postupaju u skladu sa sporazumima o delegiranju te da se svi potencijalni problemi što prije utvrde i riješe. Posljednjih su godina poduzete mjere za smanjenje rizika utvrđenih revizijama, naročito u području neizravnog upravljanja, ali i dalje su potrebna dodatna poboljšanja u području nadzora i praćenja novih, inovativnih financijskih mehanizama i instrumenata. To je relevantno za zaključenje aktivnosti delegiranih u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2014.–2020., ali posebno s obzirom na povećanu primjenu vlasničkih instrumenata, jamstvenih instrumenata i instrumenata za podjelu rizika u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027.
5.Savjetovanje s Komisijinim povjerenstvom za financijske nepravilnosti
U mišljenjima izdanima iz članka 93. Financijske uredbe Povjerenstvo osnovano na temelju članka 143. Financijske uredbe nije prijavilo nikakve sustavne probleme u 2022.
6.Mjere ublažavanja mogućeg sukoba interesa (međunarodni standardi za unutarnje revizije) – istraga Europske ombudsmanice
Sadašnji glavni direktor Službe za unutarnju reviziju, unutarnji revizor Komisije Manfred Kraff, taj je položaj preuzeo 1. ožujka 2017. Prije toga radio je na položaju zamjenika glavnog direktora i računovodstvenog službenika Komisije u njezinoj Glavnoj upravi za proračun.
Nakon što je imenovan glavnim direktorom i unutarnjim revizorom, Manfred Kraff izdao je 7. ožujka 2017., u skladu s međunarodnim revizijskim standardima
, upute o mehanizmima koji se moraju uspostaviti kako bi se ublažio i/ili izbjegao svaki potencijalni ili percipirani sukob interesa u pogledu revizija Službe za unutarnju reviziju povezanih s njegovim prethodnim nadležnostima. Primjena tih mehanizama produljena je 2018., 2019., 2020., 2021., 2022. i 2023. uputama koje je Manfred Kraff izdao svim članovima osoblja Službe za unutarnju reviziju. U skladu s tim mehanizmima Manfred Kraff nije uključen u nadzor revizija koje se odnose na aktivnosti za koje je bio nadležan prije pridruživanja Službi za unutarnju reviziju. Za nadzor revizija u takvim slučajevima u konačnici je odgovoran Jeff Mason, direktor u Službi za unutarnju reviziju (Uprava B, Revizija u Komisiji, izvršnim agencijama, agencijama EU-a i drugim samostalnim tijelima II.).
U mehanizmima je navedeno i da je Odbor za praćenje tijeka revizije obaviješten o tim uputama i njihovoj provedbi te da će se Jeff Mason obratiti Odboru za praćenje tijeka revizije radi ocjene svake situacije za koju bi se moglo zaključiti da narušava neovisnost ili objektivnost Manfreda Kraffa. U tim bi se slučajevima Manfred Kraff suzdržao od nadzora predmetnih revizija.
Odbor za praćenje tijeka revizije primio je na znanje nastavak primjene tih mehanizama na svojem sastanku u siječnju 2023. (sastanak pripremne skupine).