6.12.2017   

HR

Službeni list Europske unije

C 417/131


IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za inovacije i tehnologiju za financijsku godinu 2016., s odgovorom Instituta

(2017/C 417/21)

UVOD

1.

Europski institut za inovacije i tehnologiju (EIT, u daljnjem tekstu: Institut), sa sjedištem u Budimpešti, osnovan je Uredbom (EZ) br. 294/2008 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Cilj je Instituta doprinijeti održivom europskom gospodarskom rastu i konkurentnosti jačanjem inovacijskog kapaciteta država članica i Europske unije. Institut dodjeljuje bespovratna sredstva sve većem broju „zajednica znanja i inovacija”, kojima se povezuju sektori visokog obrazovanja, istraživanja i poslovanja, te tako nastoji poticati inovacije i poduzetništvo. Zajednice znanja i inovacija koordiniraju aktivnosti stotina partnera. Bespovratnim sredstvima koja dodjeljuje Institut nadoknađuju se troškovi koji nastaju za partnere, kao i troškovi koji proizlaze iz koordinacijskih aktivnosti zajednica znanja i inovacija.

2.

U tablicama 1.–3. prikazani su ključni podatci o kretanju proračuna i broju članova osoblja Instituta (2).

Tablica 1.

Ključni podatci o institutu

 

2015.

2016.

Proračun (u milijunima eura) (3)

232

283

Ukupan stvaran broj članova osoblja na dan 31. prosinca (4)

(broj predviđenih radnih mjesta)

50

(62)

59

(63)

Tablica 2.

Kretanje ključnih podataka od 2011. Godine

Image

Tablica 3.

Ključni podatci o institutu za 2016. Godinu po dionicima

Image

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI IZJAVA O JAMSTVU

3.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Instituta. Tome se pridodaju dokazi prikupljeni radom drugih revizora i analizom jamstava uprave.

MIŠLJENJE

4.

Sud je obavio reviziju:

(a)

računovodstvene dokumentacije Instituta, koja se sastoji od financijskih izvještaja (5) i izvješća o izvršenju proračuna (6) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2016.; te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom,

u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU).

Pouzdanost računovodstvene dokumentacije

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

5.

Prema mišljenju Suda računovodstvena dokumentacija Instituta za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim značajnim aspektima vjerno prikazuje financijsko stanje Instituta na dan 31. prosinca 2016. te rezultate poslovanja, novčane tokove i promjene u neto imovini za godinu završenu tim danom, u skladu s Financijskom uredbom Instituta i računovodstvenim pravilima koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije. Ta se pravila temelje na međunarodno prihvaćenim računovodstvenim standardima za javni sektor.

Zakonitost i pravilnost transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

Prihodi

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti prihoda povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

6.

Prema mišljenju Suda prihodi povezani s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakoniti i pravilni.

Plaćanja

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti plaćanja povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

7.

Prema mišljenju Suda plaćanja povezana s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakonita i pravilna.

Odgovornosti uprave i osoba zaduženih za upravljanje

8.

U skladu s člancima 310.–325. UFEU-a i Financijskom uredbom Instituta uprava je odgovorna za pripremu i prikazivanje računovodstvene dokumentacije na temelju međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija. Ta odgovornost uključuje oblikovanje, uspostavu i provedbu unutarnjih kontrola koje su važne za pripremu i prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške. Odgovornost je uprave ujedno zajamčiti da su aktivnosti, financijske transakcije i informacije prikazane u financijskim izvještajima u skladu s propisima tijela koja njima upravljaju. Uprava Instituta snosi krajnju odgovornost za zakonitost i pravilnost transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom.

9.

U pripremi računovodstvene dokumentacije odgovornost je uprave procijeniti mogućnost Instituta da nastavi s trajnim poslovanjem te po potrebi objavljivati informacije o pitanjima u vezi s trajnošću poslovanja i služiti se računovodstvenim načelom trajnosti poslovanja.

10.

Osobe zadužene za upravljanje odgovorne su za nadgledanje procesa financijskog izvještavanja predmetnog subjekta.

Odgovornosti revizora u pogledu revizije računovodstvene dokumentacije i povezanih transakcija

11.

Ciljevi su Suda dobiti razumno jamstvo o tome ima li u računovodstvenoj dokumentaciji Instituta značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne te, na temelju provedene revizije, podnijeti Europskom parlamentu i Vijeću ili drugim odgovarajućim tijelima zaduženima za davanje razrješnice izjavu o jamstvu u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Razumno jamstvo visoka je razina jamstva, ali nije garancija da će se revizijom otkriti značajno pogrešno prikazivanje ili neusklađenost u svim slučajevima u kojima oni postoje. Njihov uzrok mogu biti prijevara ili pogreška te se smatraju značajnima ako bi, pojedinačno ili skupno, bilo razumno očekivati da bi mogli utjecati na ekonomske odluke koje korisnici računovodstvene dokumentacije donose na temelju njezina sadržaja.

12.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i objavljenim informacijama u računovodstvenoj dokumentaciji te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora, uključujući procjenu rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do kojih je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika u obzir se uzimaju unutarnje kontrole koje su važne za pripremu i vjerno prikazivanje računovodstvene dokumentacije te zakonitost i pravilnost povezanih transakcija kako bi se pripremili primjereni revizijski postupci u danim okolnostima, ali ne u svrhu izražavanja mišljenja o djelotvornosti unutarnjih kontrola. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti primijenjenih računovodstvenih politika te razumnosti računovodstvenih procjena uprave, kao i evaluaciju sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

13.

Kad je riječ o prihodima, Sud provjerava sredstva koja je Komisija stavila Institutu na raspolaganje te procjenjuje postupke kojima se Institut služi za ubiranje naknada i ostalih prihoda, ako postoje.

14.

Kad je riječ o rashodima, Sud ispituje platne transakcije u trenutku nastanka, evidentiranja i prihvaćanja rashoda. Isplate predujmova ispituju se u trenutku u kojem primatelj sredstava dostavi potvrdu o njihovoj pravilnoj uporabi te u kojem Institut prihvati tu potvrdu i obračuna predujam, iste godine ili kasnije.

15.

U pripremi ovog izvješća i izjave o jamstvu Sud je uzeo u obzir reviziju koju je nad računovodstvenom dokumentacijom Instituta obavio neovisni vanjski revizor u skladu s člankom 208. stavkom 4. Financijske uredbe EU-a (7).

Ostala pitanja

Znatni nedostatci u postupcima javne nabave koje provode pravni subjekti zajednica znanja i inovacija

16.

Pravni subjekti zajednica znanja i inovacija koordiniraju i zastupaju zajednice znanja i inovacija. Riječ je o subjektima koje Institut financira gotovo u potpunosti. Sud je pri reviziji posebnu pažnju posvetio postupcima javne nabave koje provode ti subjekti jer smatra da je riječ o području visokog rizika.

17.

Sporazumima o bespovratnim sredstvima iz 2015. godine predviđeno je da pravni subjekti zajednica znanja i inovacija i/ili partneri zajednica znanja i inovacija moraju zajamčiti da se javnom nabavom ostvaruje najbolja vrijednost za uloženi novac ili, gdje je to primjereno, da se javna nabava obavlja po najnižoj mogućoj cijeni. Za sve ugovore u vrijednosti iznad 60 000 eura sporazumom o bespovratnim sredstvima propisuje se da pravni subjekti zajednica znanja i inovacija i/ili partneri zajednica znanja i inovacija moraju pozvati na podnošenje ponuda najmanje tri gospodarska subjekta i dokumentirati postupak javne nabave kako bi se pokazala njegova transparentnost. Sud je revizijom obuhvatio uzorak postupaka javne nabave u vrijednosti od približno 7 milijuna eura koje je u potpunosti financirao Institut, a koje su proveli pravni subjekti zajednica znanja i inovacija. Revizijom su utvrđeni znatni nedostatci, primjerice izravna dodjela ugovora, izostanak bitnih elemenata u ponudama, znatno proširenje prvotnih ugovora u pogledu trajanja i/ili opsega, neograničeni ugovori u pogledu trajanja i/ili opsega ili ponderi za kvalitetu/cijenu kojima se onemogućuje natjecanje u pogledu cijene. Plaćanja iz 2016. godine povezana s tim nepravilnim postupcima javne nabave dosegla su iznos od 2,2 milijuna eura. Institut je također utvrdio nedostatke u vezi s javnom nabavom u jednom pravnom subjektu zajednica znanja i inovacija i uspostavio akcijski plan za poboljšanje budućih postupaka javne nabave u svim pravnim subjektima zajednica znanja i inovacija.

18.

Trenutačno postoji pravna nesigurnost u pogledu toga jesu li pravni subjekti zajednica znanja i inovacija javni naručitelji (8). U tom bi slučaju bili obvezni primjenjivati pravila o javnoj nabavi kako je utvrđeno u Direktivi o javnoj nabavi 2004/18/EZ (9) (Direktiva), tj. pravila koja su stroža od uvjeta utvrđenih sporazumom o bespovratnim sredstvima. Institut raspravlja o tom pitanju sa službama Komisije kako bi se u budućnosti postigla pravna sigurnost u vezi s pravnim subjektima zajednica znanja i inovacija.

Kapacitet za rješavanje povećanog radnog opterećenja

19.

Unatoč velikom povećanju proračuna s 309 milijuna eura (2008.–2013.) na 2,4 milijarde eura (2014.–2020.) i činjenici da je broj zajednica znanja i inovacija na kraju 2016. godine narastao s tri na šest, broj odobrenih radnih mjesta u Institutu nije se znatno promijenio (vidjeti tablicu 2.). Sud je u svojem tematskom izvješću br. 4/2016 (10) upozorio na to da postoji rizik da Institut neće imati dovoljno kapaciteta za rješavanje povećanog radnog opterećenja. Na taj je rizik uputio v. d. direktora Instituta u Godišnjem izvješću o radu Instituta za 2015. godinu.

20.

Primjedbama u nastavku ne dovodi se u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

21.

Sud je utvrdio nedostatke u vezi s ex post provjerama postupaka javne nabave koje provode pravni subjekti zajednica znanja i inovacija. Odabir postupaka javne nabave koje treba provjeriti nije bio reprezentativan za skupinu podataka u najmanje jednom pravnom subjektu zajednica znanja i inovacija. Osim toga, Sud je donio drukčiji zaključak u pogledu zakonitosti i pravilnosti dvaju postupaka javne nabave. U tim je slučajevima Institut prihvatio izravnu dodjelu ili prekomjerno proširenje ugovora.

22.

Služba Komisije za unutarnju reviziju zaključila je u svojem revizijskom izvješću Grant Management: Transition to Horizon H2020 (Upravljanje bespovratnim sredstvima: prijelaz na program Obzor 2020.) iz prosinca 2016. da je Institut uspješno prilagodio svoje procese pravilima programa Obzor 2020., posebice u pogledu Pravila sudjelovanja, te da su kontrole Instituta nad procesom pokretanja novih subjekata općenito bile djelotvorne u sklopu potpore novim zajednicama znanja i inovacija. Služba za unutarnju reviziju također je zaključila da su potrebne hitne mjere kako bi se zajamčila dosljedna primjena zakonodavnog okvira za program Obzor 2020. i dodatno poboljšao proces pokretanja novih zajednica znanja i inovacija. Institut i Služba za unutarnju reviziju dogovorili su plan poduzimanja korektivnih mjera.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

23.

Razina prijenosa rezerviranih odobrenih sredstava bila je visoka za glavu II. i iznosila je 0,4 milijuna eura, tj. 40 % (2015.: 0,4 milijuna eura, tj. 44 %). Ti se prijenosi većinom odnose na ugovore za usluge u području IT-a koje su pružene nakon isteka godine te za troškove sastanaka za koje računi još nisu primljeni.

PRIMJEDBE O DOBROM FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I USPJEŠNOSTI

24.

Bespovratna sredstva za 2015. godinu dodijeljena su tek u travnju 2015., a sporazumi o bespovratnim sredstvima potpisani su u lipnju i srpnju 2015. U travnju 2016. dodijeljena su bespovratna sredstva za 2016. godinu i potpisani su sporazumi o bespovratnim sredstvima. Unatoč poboljšanju koje je ostvareno 2016. godine, kašnjenjima u donošenju odluka o dodjeli bespovratnih sredstava i potpisivanju sporazuma o bespovratnim sredstvima stvara se nesigurnost i smanjuje spremnost partnera da izdvoje resurse i započnu aktivnosti početkom godine.

25.

Najnoviji pozivi za nove zajednice znanja i inovacija, za koje su tematska područja utvrđena u Strateškom inovacijskom programu Instituta za razdoblje 2014.–2020., naišli su na ograničeno natjecanje. Kad je riječ o pozivu iz 2014. godine za dvije nove zajednice znanja i inovacija (Health (Zdravlje) i Raw Materials (Sirovine)), podneseno je samo sedam prijedloga. Poziv iz 2016. godine za dvije dodatne zajednice znanja i inovacija (Food (Hrana) i Added-Value Manufacturing (Proizvodnja s dodanom vrijednošću)) privukao je tri prijedloga, pri čemu jedini prijedlog za Added-Value Manufacturing KIC nije bio odabran zbog problema s kvalitetom.

DRUGE PRIMJEDBE

26.

Od osnutka Instituta 2008. godine do srpnja 2014. četiri se puta mijenjao direktor Instituta. Od kolovoza 2014. radno mjesto direktora obavlja se na privremenoj osnovi, a od veljače 2013. to je slučaj s još jednim rukovodećim radnim mjestom. Osim što je to u suprotnosti s odredbama Pravilnika o osoblju, prema kojima se vršitelj dužnosti postavlja na razdoblje od najviše jedne godine, takvim se čestim izmjenama i dugotrajnim privremenim rješenjima stvara nesigurnost kod dionika i dovodi u pitanje strateški kontinuitet.

27.

Institut ima važnu ulogu u programu Obzor 2020., pri čemu mu je za razdoblje 2014.–2020. dodijeljen proračun od 2,4 milijarde eura. Komisija je uspostavila Zajednički centar za podršku u okviru programa Obzor 2020. kako bi se zajamčila usklađenost među tijelima koja provode program, pri čemu su obuhvaćena područja poput pravnih usluga, alata IT-a, upravljanja bespovratnim sredstvima, objavljivanja i iskorištavanja rezultata istraživanja itd. Međutim, za razliku od drugih tijela, kao što su izvršne agencije Komisije i javno-privatna partnerstva, Institut nema izravan pristup Centru za podršku, već mu za to treba odobrenje matične glavne uprave Komisije zasebno za svaki pojedini slučaj. Takvo ograničenje negativno utječe na učinkovitost djelovanja Instituta.

PRAĆENJE MJERA PODUZETIH U POGLEDU PRIMJEDBI IZ PRIJAŠNJIH GODINA

28.

Pregled korektivnih mjera poduzetih kao odgovor na primjedbe Suda iz prijašnjih godina nalazi se u Prilogu.

Ovo je izvješće usvojilo IV. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda Baudilio TOMÉ MUGURUZA, na sastanku održanom u Luxembourgu 19. rujna 2017.

Za Revizorski sud

Klaus-Heiner LEHNE

predsjednik


(1)  SL L 97, 9.4.2008., str. 1.

(2)  Više informacija o nadležnostima i aktivnostima Instituta dostupno je na njegovim internetskim stranicama: www.eit.europa.eu.

(3)  Proračunski iznosi temelje se na odobrenim sredstvima za plaćanja.

(4)  Osoblje uključuje dužnosnike, privremeno i ugovorno osoblje te upućene nacionalne stručnjake.

Izvor: podatci koje je dostavio Institut.

(5)  Financijski izvještaji sastoje se od bilance, izvještaja o financijskom rezultatu, izvještaja o novčanom toku, izvještaja o promjenama u neto imovini te kratkog prikaza važnih računovodstvenih politika, kao i drugih bilješki s pojašnjenjima.

(6)  Izvješća o izvršenju proračuna sastoje se od izvješća koja objedinjuju sve proračunske operacije i bilješki s pojašnjenjima.

(7)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

(8)  Članak 1. stavak 9. Direktive 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 134, 30.4.2004., str. 114.).

(9)  Članci 7. i 9. Direktive 2004/18/EZ kako je izmijenjena Uredbom Komisije (EU) br. 1336/2013.

(10)  Tematsko izvješće br. 4/2016: Europski institut za inovacije i tehnologiju mora izmijeniti svoje mehanizme provedbe i elemente ustroja kako bi postigao očekivani učinak.


PRILOG

Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2012.

Sporazumima o bespovratnim sredstvima nisu utvrđeni pojedinačni pragovi za određene kategorije troškova (npr. troškovi za osoblje, podugovaranje, pravne usluge i sl.).

U tijeku (1)

2014.

Institut je precijenio svoje proračunske potrebe za 2014. godinu za 13,1  milijun eura, tj. 5,6  % (2013.: 3,4  milijuna eura, tj. 2,5  %) te je od raspoloživog iznosa od 233,1  milijuna eura rezervirano samo 220 milijuna eura. Niska stopa izvršenja ponajviše je povezana s neiskorištenim bespovratnim sredstvima odobrenima za financiranje aktivnosti zajednica znanja i inovacija (11,4  milijuna eura). Prema poslovnim planovima zajednica znanja i inovacija, na temelju kojih su se sklapali sporazumi o bespovratnim sredstvima, nije postojala obveza uporabe ukupnog iznosa odobrenih sredstava kojima je Institut raspolagao 2014. godine. Neiskorištena odobrena sredstva vratit će se u proračun Instituta za razdoblje 2015.–2017., kako je predviđeno Financijskom uredbom Instituta.

U tijeku (2)

2014.

Iako bi zajednice znanja i inovacija trebale izraditi strategije financijske održivosti, one su sve do danas, u petoj godini svojega postojanja, i dalje potpuno ovisne o financijskim sredstvima Instituta i svojih partnera.

U tijeku (3)

2014.

Od samoga osnutka 2009. godine Institut se suočavao s čestim mijenjanjem osoblja i nestabilnošću na razini uprave. Od 2013. godine slobodna su dva od ukupno tri mjesta voditelja odjela. Jedno je mjesto privremeno popunjeno od 2013. godine, što je u suprotnosti s Pravilnikom o osoblju kojim se dopušta razdoblje od najviše jedne godine. Drugu dužnost voditelja odjela trenutačno obnaša glavni voditelj poslovanja koji je također v. d. direktora i stoga istodobno obnaša tri funkcije.

U tijeku

2014.

Iako se stanje poboljšalo u odnosu na 2013. godinu, krajem 2014. godine 20 % radnih mjesta iz plana radnih mjesta Instituta i dalje je bilo slobodno (u odnosu na jednu trećinu krajem 2013. godine).

Dovršeno

2015.

Institut je 2015. godine obavijestio zajednice znanja i inovacija da njegov financijski doprinos tijekom prvih pet godina (2010.–2014.) nije prekoračio gornju granicu od 25 % njihovih ukupnih rashoda. Međutim, zbog neprecizne definicije dodatnih aktivnosti zajednica znanja i inovacija nije bilo moguće jasno procijeniti trebaju li troškovi u vezi s dodatnim aktivnostima biti prihvaćeni u najvišem iznosu doprinosa Instituta.

Dovršeno

2015.

Sud je u tematskom izvješću br. 4/2016 zaključio da uvjet financiranja kojim se propisuje da doprinos Instituta zajednicama znanja i inovacija ne prelazi 25 % ima malu ili nikakvu dodatnu vrijednost i njegovim bi se uklanjanjem partnerima zajednica znanja i inovacija znatno smanjio teret u pogledu izrade izvješća o radu i financijskih izvještaja (4).

U tijeku

2015.

Potvrda o financijskim izvještajima koju su partneri zajednica znanja i inovacija dužni dostaviti pri podnošenju zahtjeva za nadoknadu troškova u iznosu većem od 325 000  eura doprinosi ex ante provjeri troškovnika koju provodi Institut. Međutim, kvaliteta tih potvrda znatno se razlikuje, čime se ograničava jamstvo koje se njima pruža, pa Institut mora obavljati dodatne provjere.

U tijeku

2015.

Uredbom o osnivanju Instituta propisuje se da Institut „mobilizira sredstva iz javnih i privatnih izvora i koristi se svojim sredstvima u skladu s ovom Uredbom. Posebno nastoji prikupiti značajan i sve veći udio svog proračuna iz privatnih izvora i od prihoda ostvarenih vlastitim aktivnostima.” Unatoč navedenoj odredbi koja se jasno odnosi na proračun Instituta, doprinos iz financijske omotnice programa Obzor 2020. proračunu Instituta za 2015. godinu iznosio je 99 %.

Predstoji (5)

2015.

Iako Institut ima mogućnost vraćanja neiskorištenih odobrenih sredstava (odobrenih sredstava koja nisu rezervirana tijekom godine ili koja su opozvana do kraja godine) u proračune za sljedeće tri godine, Institut nije prilagodio svoje procese u roku u kojem bi 26,6  milijuna eura dostupnih iz sporazuma o bespovratnim sredstvima iz 2014. godine mogao vratiti u proračune za razdoblje 2015.–2017. Ta odobrena sredstva rezultat su toga što je razina iskorištenosti sredstava u zajednicama znanja i inovacija niža od očekivane.

U tijeku (6)

2015.

Razina prijenosa rezerviranih odobrenih sredstava bila je visoka za glavu II. i iznosila je 0,4  milijuna eura, tj. 44 % (2014.: 0,5  milijuna eura, tj. 36 %). Ti se prijenosi većinom odnose na ugovore za usluge u području IT-a koje su pružene nakon isteka godine te za sastanke za koje računi još nisu primljeni.

2015.

Komisija je kao izvorni rok u kojem je Institut trebao postati financijski neovisan odredila 2010. godinu. Međutim, Institut je u lipnju 2011. stekao tek djelomičnu financijsku neovisnost uz uvjet da mu Glavna uprava za obrazovanje i kulturu, koja je za njega nadležna, produlji ex ante odobrenje transakcija povezanih s bespovratnim sredstvima i javne nabave u vrijednosti većoj od 60 000  eura.

U tijeku

2015.

Sporazumi o bespovratnim sredstvima iz 2014. godine s tri zajednice znanja i inovacija zaključeni su nakon početka aktivnosti financiranih bespovratnih sredstvima, čija je provedba započela 1. siječnja 2014. Prvotno su potpisani u veljači 2014., a izmjene kojima su obuhvaćena dodatna sredstva u visini od 38 milijuna eura potpisane su tek krajem ožujka 2014.

2015.

Institut financira program magistarskog studija koji provodi EIT Digital i u kojem sudjeluje 16 europskih sveučilišta. Modelom za nadoknadu troškova sveučilišta obuhvaćen je jednokratan iznos od najviše 8 000  eura po studentu (prema odredbama programa Erasmus Mundus) te stvarni troškovi koji uključuju neizravne troškove temeljene na paušalnom iznosu. Na toj je osnovi sveučilištima 2015. godine isplaćen prosječan ukupan iznos od 15 000  eura po studentu (uključujući navedeni jednokratni iznos). Međutim, taj model nije službeno definiran i ne omogućuje razlikovanje aktivnosti obuhvaćenih jednokratnim iznosom od onih koje su obuhvaćene stvarnim troškovima. Institut bi trebao utvrditi precizan službeni model koji se temelji na jedinstvenom načinu prijave troškova, kao što je potkrijepljeni jednokratni iznos.

U tijeku (7)

2015.

Na temelju odluke nadzornog odbora zajednice znanja i inovacija jedan pravni subjekt zajednice znanja i inovacija isplatio je bonuse u visini od 646 000  eura bruto za 55 članova svojeg osoblja (pojedinačni bonusi iznosili su i do 100 000  eura), koje je Institut nadoknadio po stopi od 100 %. Isplata takvih bonusa isključivom uporabom javnih sredstava neuobičajena je praksa i trebala bi se uzeti u obzir pri određivanju gornje granice u skladu s kojom Institut financira pojedinačne plaće, koja će primjenjivati u sporazumima o bespovratnim sredstvima iz 2016. godine.

2015.

Načelo dobrog financijskog upravljanja prekršeno je u slučaju u kojem je jedan partner zajednica znanja i inovacija nabavio usluge u području odnosa s javnošću uz dnevnice u visini od 800 eura do 3 250  eura po osobi. Te je troškove Institut nadoknadio u cijelosti (8).

Predstoji

2015.

Pri organizaciji konferencija o inovacijama koje su održane 2015. i 2016. godine Institut se koristio okvirnim ugovorom Komisije. U sklopu tog okvirnog ugovora zaključeni su podugovori o uslugama, pri čemu cijene usluga nisu bile utvrđene u okvirnom ugovoru. Dnevnice za takve usluge kretale su se od 800 eura po danu za niže savjetnike do 2 250  eura po danu za više savjetnike (što je gotovo četiri puta više od dnevnice za više rukovoditelje previđene okvirnim ugovorom). Troškovi usluga nabavljenih po tim cijenama iznosili su više od 100 000  eura po konferenciji.

U tijeku


(1)  Prema navodima Instituta gornje granice utvrđene su za sporazume o bespovratnim sredstvima iz 2016. godine.

(2)  Proračunske potrebe za 2016. godinu bile su precijenjene za 13,1 milijuna eura, tj. 5,0 % (2015.: 25 milijuna eura, tj. 9,4 %) te je od raspoloživog iznosa od 263 milijuna eura rezervirano samo 249,9 milijuna eura. Neiskorištena odobrena sredstva mogu se vratiti u proračune za razdoblje 2017.–2019.

(3)  Institut je u prosjeku financirao 90 % prihvatljivih troškova koje su zajednice znanja i inovacija prijavile u sporazumima o bespovratnim sredstvima iz 2015. godine. Iznosi koje su zajednice znanja i inovacija prikupile iz različitih izvora dosegli su 2,5 % zatraženih financijskih sredstava Instituta.

(4)  Tematsko izvješće br. 4/2016: Europski institut za inovacije i tehnologiju mora izmijeniti svoje mehanizme provedbe i elemente ustroja kako bi postigao očekivani učinak

(5)  Institut drukčije tumači Uredbu o osnivanju Instituta, kako je naveo u svojem odgovoru iz 2015. godine.

(6)  Godine 2016. Institut nije uspio opozvati 14 milijuna eura dostupnih iz sporazuma o bespovratnim sredstvima iz 2015. Ta se neiskorištena odobrena sredstva nisu mogla vratiti u proračune za razdoblje 2016.–2018.

(7)  Sveučilištima je 2016. godine na temelju opisanog modela koji obuhvaća stvarne troškove i jednokratne iznose u prosjeku isplaćen ukupan iznos od 17 000 eura po studentu koji je pohađao cijelu godinu. Taj je model službeno utvrđen na kraju 2016. godine i primjenjivat će se od 2017. godine.

(8)  Institut je 2016. godine (transakcije povezane s bespovratnim sredstvima iz 2015. godine) nadoknadio iznos od 410 000 eura u vezi s tim ugovorom.


ODGOVOR INSTITUTA

17.

EIT se slaže da je postupak nabave dvaju pravnih subjekata ZZI-ja imao svoje slabosti u revizijskoj godini (bespovratna sredstva za 2015.). EIT je priznao taj problem i proveo ogledno praćenje postupaka nabave jednog pravnog subjekta u 2016. i utvrdio je ciljane preporuke radi poboljšanja u tom području. Predmetni pravni subjekt proveo je preporuke u 2016. godini, revidirao politike i postupke nabave i omogućio osposobljavanje za osoblje koje je zaduženo za nabavu, što je dovelo do povećanja jamstva s početkom u 2017. godini. Slične aktivnosti praćenja provedene su za sve druge pravne subjekte ZZI-ja u 2017. godini, a također su uspostavljeni i akcijski planovi za poboljšanje. EIT smatra da su predmetna plaćanja bila zakonita i pravilna s obzirom na to da su pravni subjekti ZZI-ja ispunili svoju pravnu obvezu osiguravanja najbolje vrijednosti za novac te da su ispoštovali načela dobrog financijskog upravljanja za dotični trošak.

18.

Mišljenje je EIT-a da pravni subjekti ZZI-ja nisu obuhvaćeni direktivama EU-a o javnoj nabavi. Međutim, EIT je nedavno primio proturječna pravna mišljenja o tom predmetu, što zaista uzrokuje pravnu nesigurnost. Ipak, bitno je imati na umu da je, bez obzira na njihov status, osiguravanje najbolje vrijednosti za novac za ugovore koje su sklopili pravni subjekti ZZI-ja pravna obveza iz ugovora o bespovratnim sredstvima EIT-ZZI-ja koji se temelje na predlošku sporazuma o bespovratnim sredstvima u okviru programa Obzor 2020. Uz to, EIT će, u savjetovanju sa službama Komisije, utvrditi zahtjeve za pravne subjekte ZZI-ja i time osigurati usklađenost s općim načelima direktiva EU-a o javnoj nabavi.

19.

EIT se slaže da je njegov kapacitet ograničen s obzirom na broj dodijeljenih radnih mjesta EIT-u, u odnosu na zadatke i proračun koji mu je dodijeljen. EIT je od Europske komisije već zatražio omogućavanje više resursa za plan radnih mjesta. Istodobno, treba spomenuti i učinkovitost rada EIT-a. Kao što je naznačeno u tablici 3., udio administrativnih troškova EIT-a iznosio je samo 1,9 % ukupnog proračuna u 2016. godini, što je znatno ispod prosjeka od 4,6 % koji je iskazan za program Obzor 2020. u cjelini.

21.

U pogledu odabira postupaka nabave koje treba provjeriti tijekom ex post revizija, važno je napomenuti da provjera reprezentativnog poduzorka ne predstavlja zahtjev u okviru programa Obzor 2020. Prema programu revizije iz programa Obzor 2020., ako populacija sadrži više od 15 stavki, revizori moraju odabrati maksimalno 15 stavki kako slijedi: „Za ispitivanje odaberite sve stavke čija je vrijednost viša ili jednaka iznosu od 10 % prijavljenih troškova podugovaranja. Dodajte nasumično odabrane stavke dok se ne postigne pokrivenost troškova podugovaranja od 50 % ili ukupni maksimalni broj od 15 stavki.” U pogledu dotična dva ugovora, EIT je prihvatio povezani trošak koji se temelji na procjeni da su korisnici ispunili svoje pravne obveze osiguravanja najbolje vrijednosti za novac i usklađenosti s načelima dobrog financijskog upravljanja.

22.

Služba za unutarnju reviziju (SUR) je izdala je tri preporuke kao rezultat revizije u skladu s izvješćem „Prijelaz na program Obzor 2020.” s time da nijedna nije kritična. Ukratko, EIT-u se preporučuje 1. razvijanje i provedba sveobuhvatnog sustava upravljanja znanjem; 2. ojačavanje kontrole nad promjenama u portfelju partnera ZZI-ja za vrijeme postupka pokretanja novih subjekata; i 3. poboljšanje jasnoće ključnih etapa koje se trebaju ostvariti u postupku pokretanja novih subjekata. Nijedan od utvrđenih rizika ne ugrožava dosljednu primjenu zakonodavnog okvira programa Obzor 2020. i EIT je već poduzeo mjere za postupanje prema preporukama SUR-a.

23.

Ukupan iznos o kojem izvještava Sud sastoji se od planiranih prijenosa koji su bili neophodni zbog prirode aktivnosti kao što su usluge pružene nakon isteka godine te sastanci održani u prosincu 2016. za koje su računi zaprimljeni tek u siječnju 2017. Ti planirani prijenosi ne upućuju na EIT-ove slabosti u upravljanju proračunom, već su standardni alat za upravljanje proračunom.

24.

EIT prihvaća da su Posebni sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava potpisani relativno kasno u 2015. zbog pregovora sa ZZI-ovima koji su u tijeku o novim Okvirnim sporazumima o partnerstvu prema modelu sporazuma iz programa Obzor 2020. Pregovori između Europske komisije, EIT-a i ZZI-ova trajali su dulje nego što se isprva predviđalo zbog potrebe za dogovorom o određenim odredbama koje su prilagođene potrebama ZZI-ova. U međuvremenu, u skladu s preporukom iz tematskog izvješća Suda br. 4/2016, EIT je revidirao vremenski okvir za pripremu i procjenu poslovnih planova ZZI-ja kako bi osiguralo pravodobno potpisivanje ugovora o bespovratnim sredstvima. Revidirani vremenski okvir uspješno je proveden tijekom 2016. godine, što je dovelo do pravodobnog potpisivanja Posebnih sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava u 2017. godini. Potpisana su četiri Posebna sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, a plaćanja pretfinanciranja prenesena su s EIT-a na ZZI-jeve u veljači 2017. „Vrijeme potrebno za dodjelu bespovratnih sredstava” od 4 do 5 mjeseci u cjelini je ispod prosjeka za program Obzor 2020.

25.

Važno je napomenuti da je cilj poziva odrediti izvrsno partnerstvo, a ne privući određen broj prijedloga. Za sve pozive ZZI-ja može se odrediti izvrsno partnerstvo osim za EIT Manufacturing (Proizvodnja). Međutim, čak je i tema Added-value Manufacturing (Proizvodnja s dodanom vrijednošću) za koju je zaprimljen samo jedan prijedlog uključivala izjave o interesu za sudjelovanje u ZZI-ju od više od 150 organizacija. EIT je već proveo temeljitu analizu ishoda poziva u 2016. godini s pomoću vanjskih stručnjaka i uz sudjelovanje svojeg upravnog odbora. Nakon ishoda analize, EIT je donio zaključak o nekoliko mjera ublažavanja koje će u budućnosti smanjiti rizik zaprimanja samo jednog prijedloga za temu.

26.

EIT ne može iznijeti svoje primjedbe o postupku zapošljavanja za radno mjesto Direktora EIT-a s obzirom na to da njime upravlja Europska komisija. Potreban je privremeni dogovor radi osiguravanja kontinuiteta poslovanja sve dok se ne zaposli i imenuje direktor. Što se tiče drugog predmetnog rukovodećeg položaja, EIT je objavio poziv za iskaz interesa s ciljem uspostavljanja popisa uspješnih kandidata za profil voditelja Jedinice za politike i komunikacije 2. prosinca 2015. Kao rezultat postupka odabira, EIT je ponudio radno mjesto prvom kandidatu na popisu uspješnih kandidata, ali je kandidat odbio ponudu. To objašnjava zašto je radno mjesto ostalo slobodno na kraju 2016. godine. EIT će dovršiti postupak zapošljavanja za ovo rukovodeće radno mjesto u 2017., čime će okončati privremeni dogovor koji je postao neophodan radi jamčenja kontinuiteta poslovanja.

27.

Uistinu, EIT trenutačno ne sudjeluje izravno i u potpunosti u Zajedničkom centru za podršku u okviru programa Obzor 2020. Međutim, EIT ima odgovarajući pristup nekim uslugama Zajedničkog centra za podršku putem svoje partnerske glavne uprave, Glavne uprave za obrazovanje i kulturu. EIT nastavlja raditi s Komisijom kako bi osigurao pristup uslugama i savjetima koji mu trebaju od Zajedničkog centra za podršku.