6.12.2017   

HR

Službeni list Europske unije

C 417/120

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za ravnopravnost spolova za financijsku godinu 2016. s odgovorom Instituta

(2017/C 417/19)

UVOD

1.

Europski institut za ravnopravnost spolova (EIGE, u daljnjem tekstu: Institut), sa sjedištem u Vilniusu, osnovan je Uredbom (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Zadaća je Instituta prikupljati, analizirati i objavljivati informacije u vezi s ravnopravnošću spolova te osmišljavati, analizirati, vrednovati i objavljivati metodološke instrumente radi poticanja uključivanja ravnopravnosti spolova u sve politike Unije, kao i u povezane nacionalne politike.

2.

U tablici su prikazani ključni podatci o Institutu (2).

Tablica

Ključni podatci o Institutu

 

2015.

2016.

Proračun (u milijunima eura)

7,9

7,8

Ukupan broj članova osoblja na dan 31. prosinca (3)

42

45

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI IZJAVA O JAMSTVU

3.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Instituta. Tome se pridodaju dokazi prikupljeni radom drugih revizora i analizom jamstava uprave.

MIŠLJENJE

4.

Sud je obavio reviziju:

(a)

računovodstvene dokumentacije Instituta, koja se sastoji od financijskih izvještaja (4) i izvješća o izvršenju proračuna (5) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2016., te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom,

u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU).

Pouzdanost računovodstvene dokumentacije

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

5.

Prema mišljenju Suda računovodstvena dokumentacija Instituta za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim značajnim aspektima vjerno prikazuje financijsko stanje Instituta na dan 31. prosinca 2016. te rezultate poslovanja, novčane tokove i promjene u neto imovini za godinu završenu tim danom, u skladu s Financijskom uredbom Instituta i računovodstvenim pravilima koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije. Ta se pravila temelje na međunarodno prihvaćenim računovodstvenim standardima za javni sektor.

Zakonitost i pravilnost transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

Prihodi

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti prihoda povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

6.

Prema mišljenju Suda prihodi povezani s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakoniti i pravilni.

Plaćanja

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti plaćanja povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

7.

Prema mišljenju Suda plaćanja povezana s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakonita i pravilna.

Odgovornosti uprave i osoba zaduženih za upravljanje

8.

U skladu s člancima 310. – 325. UFEU-a i Financijskom uredbom Instituta uprava je odgovorna za pripremu i prikazivanje računovodstvene dokumentacije na temelju međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija. Ta odgovornost uključuje oblikovanje, uspostavu i provedbu unutarnjih kontrola koje su važne za pripremu i prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške. Odgovornost je uprave ujedno zajamčiti da su aktivnosti, financijske transakcije i informacije prikazane u financijskim izvještajima u skladu s propisima tijela koja njima upravljaju. Uprava Instituta snosi krajnju odgovornost za zakonitost i pravilnost transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom.

9.

U pripremi računovodstvene dokumentacije odgovornost je uprave procijeniti mogućnost Instituta da nastavi s trajnim poslovanjem te po potrebi objavljivati informacije o pitanjima u vezi s trajnošću poslovanja i služiti se računovodstvenim načelom trajnosti poslovanja.

10.

Osobe zadužene za upravljanje odgovorne su za nadgledanje procesa financijskog izvještavanja predmetnog subjekta.

Odgovornosti revizora u pogledu revizije računovodstvene dokumentacije i povezanih transakcija

11.

Ciljevi su Suda dobiti razumno jamstvo o tome ima li u računovodstvenoj dokumentaciji Instituta značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne te, na temelju provedene revizije, podnijeti Europskom parlamentu i Vijeću ili drugim odgovarajućim tijelima zaduženima za davanje razrješnice izjavu o jamstvu u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Razumno jamstvo visoka je razina jamstva, ali nije garancija da će se revizijom otkriti značajno pogrešno prikazivanje ili neusklađenost u svim slučajevima u kojima oni postoje. Njihov uzrok mogu biti prijevara ili pogreška te se smatraju značajnima ako bi, pojedinačno ili skupno, bilo razumno očekivati da bi mogli utjecati na ekonomske odluke koje korisnici računovodstvene dokumentacije donose na temelju njezina sadržaja.

12.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i objavljenim informacijama u računovodstvenoj dokumentaciji te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora, uključujući procjenu rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do kojih je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika u obzir se uzimaju unutarnje kontrole koje su važne za pripremu i vjerno prikazivanje računovodstvene dokumentacije te zakonitost i pravilnost povezanih transakcija kako bi se pripremili primjereni revizijski postupci u danim okolnostima, ali ne u svrhu izražavanja mišljenja o djelotvornosti unutarnjih kontrola. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti primijenjenih računovodstvenih politika te razumnosti računovodstvenih procjena uprave, kao i evaluaciju sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

13.

Kad je riječ o prihodima, Sud provjerava sredstva koja je Komisija stavila Institutu na raspolaganje te procjenjuje postupke kojima se Institut služi za ubiranje naknada i ostalih prihoda, ako postoje.

14.

Kad je riječ o rashodima, Sud ispituje platne transakcije u trenutku nastanka, evidentiranja i prihvaćanja rashoda. Isplate predujmova ispituju se u trenutku u kojem primatelj sredstava dostavi potvrdu o njihovoj pravilnoj uporabi te u kojem Institut prihvati tu potvrdu i obračuna predujam, iste godine ili kasnije.

15.

U pripremi ovog izvješća i izjave o jamstvu Sud je uzeo u obzir reviziju koju je nad računovodstvenom dokumentacijom Instituta obavio neovisni vanjski revizor u skladu s člankom 208. stavkom 4. Financijske uredbe EU-a (6).

16.

Primjedbama u nastavku ne dovodi se u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

17.

Razina prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava ostala je visoka za glavu III. (operativni rashodi) i iznosila je 1,7 milijuna eura, tj. 51 % (2015.: 2,2 milijuna eura, tj. 60 %), pri čemu su ta sredstva uglavnom povezana sa studijama koje prelaze u sljedeću godinu. Institut bi mogao razmotriti uvođenje diferenciranih proračunskih odobrenih sredstava kako bi se primjerenije odrazila višegodišnja priroda poslovanja i uzela u obzir neizbježna kašnjenja između potpisivanja ugovora, isporuka i plaćanja.

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

18.

Institut je 2016. godine objavio javni poziv na podnošenje ponuda za okvirni ugovor o održavanju i ažuriranju alata i resursa kojima se služi za obradu statističkih podataka po spolovima u najvišem mogućem iznosu od 1,6 milijuna eura. Poziv je podijeljen u dvije grupe bez navođenja odgovarajućih iznosa za pojedinu grupu. Slijedom upita jednog ponuditelja Institut je na svojim internetskim stranicama pojasnio da je najviši mogući iznos po grupi bio procijenjen na 800 000 eura. Međutim, s istim ponuditeljem sklopljena su dva zasebna okvirna ugovora u najvišoj mogućoj vrijednosti od 1,6 milijuna eura po grupi s mogućnošću daljnjeg povećanja iznosa za najviše 50 % po grupi, na temelju kojih Institut može sklopiti posebne ugovore na razdoblje koje prelazi najdulje moguće trajanje okvirnog ugovora (četiri godine) i u vrijednosti od najviše 4,8 milijuna eura, odnosno u vrijednosti trostruko većoj od one koja je bila naznačena u pozivu za nadmetanje. Nadalje, cjenovno natjecanje u pozivu na podnošenje ponuda temeljeno je isključivo na iznosu dnevnica, a ne i na vremenu potrebnom za dovršenje zadataka, pa nije moguće utvrditi i izabrati najisplativije ponude te zajamčiti najveću vrijednost za uloženi novac. Moguće je da su ti nedostatci nepovoljno utjecali na tržišno natjecanje. Plaćanja provedena 2016. godine iznosila su ukupno 87 920 eura. Kao odgovor na reviziju Institut je usvojio izmjene obaju okvirnih ugovora, čime je najviši mogući iznos pojedinog ugovora smanjen na 800 000 eura (s mogućnošću povećanja od najviše 50 %).

19.

Javnim pozivom na podnošenje ponuda u okviru pregovaračkog postupka sa samo jednim ponuditeljem radi ugovaranja usluga održavanja i podrške za računalne alate i baze podataka najviša moguća cijena za sva tri utvrđena ostvarenja bila je ograničena na 81 000 eura (bez PDV-a), uz napomenu da se ponude koja prekoračuju taj iznos neće razmatrati. Nakon zaprimanja ponuda za dva od tri zatražena ostvarenja Institut je sklopio ugovor o uslugama za cijenu od 97 410 eura. Plaćanja provedena 2016. godine iznosila su ukupno 73 057 eura.

PRIMJEDBE O DOBROM FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I USPJEŠNOSTI

20.

U siječnju 2016. Institut je objavio svoju vanjsku evaluaciju. U njoj je iznesen zaključak da su aktivnosti Instituta bile u skladu s njegovim ovlastima, a uprava Instituta postigla je relativno dobre rezultate u pogledu upravljanja i učinkovitosti. Međutim, evaluacija je sadržavala nekoliko preporuka za poboljšanje poslovanja Instituta, naprimjer određivanje jasnijih prioriteta, bolje usmjeravanje ostvarenja, razvijanje sinergije s relevantnim vanjskim akterima, kao i osnaživanje uloge Upravnog odbora te razjašnjenje uloge Foruma stručnjaka. Institut je započeo s provedbom akcijskog plana u vezi s preporukama.

PRAĆENJE MJERA PODUZETIH U POGLEDU PRIMJEDBI IZ PRIJAŠNJIH GODINA

Pregled korektivnih mjera poduzetih kao odgovor na primjedbe Suda iz prijašnjih godina nalazi se u Prilogu.

Ovo je izvješće usvojilo IV. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda Baudilio TOMÉ MUGURUZA, na sastanku održanom u Luxembourgu 19. rujna 2017.

Za Revizorski sud

Klaus-Heiner LEHNE

predsjednik

(1)  SL L 403, 30.12.2006., str. 9.

(2)  Više informacija o nadležnostima i aktivnostima Instituta dostupno je na njegovim internetskim stranicama: www.eige.europa.eu

(3)  Osoblje uključuje dužnosnike, privremeno i ugovorno osoblje te upućene nacionalne stručnjake.

Izvor: podatci koje je dostavio Institut.

(4)  Financijski izvještaji sastoje se od bilance, izvještaja o financijskom rezultatu, izvještaja o novčanom toku, izvještaja o promjenama u neto imovini te kratkog prikaza važnih računovodstvenih politika, kao i drugih bilješki s pojašnjenjima.

(5)  Izvješća o izvršenju proračuna sastoje se od izvješća koja objedinjuju sve proračunske operacije i bilješki s pojašnjenjima.

(6)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

PRILOG

Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2015.

Razina prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava i dalje je bila visoka za glavu III. i iznosila je 61 % (2014.: 54 %). To uglavnom proizlazi iz prirode aktivnosti Instituta, koje uključuju nabavu studija za koje je potrebno nekoliko mjeseci i koje često prelaze u sljedeću godinu.

—

ODGOVOR INSTITUTA

18.

Prijenosi za glavu III. ostali su na navedenoj razini zbog znatnih izazova s kojima se susreće pet navedenih projekata i zbog kojih su preneseni u 2017. Na dva od tih projekata utjecalo je kašnjenje odluke predsjedništva Vijeća (nakon što je Estonija zamijenila Ujedinjenu Kraljevinu u predsjedanju) i dugotrajno savjetovanje s Komisijom. Drugi su projekti započeli kasnije nego što se očekivalo zbog kašnjenja rezultata prethodnih projekata i studija na kojima se temelje novi projekti, kao i zbog toga što su kandidati koji nisu bili uspješni osporavali odluku o dodjeli te su morala biti provedena nova ocjenjivanja.

EIGE smatra da je dobro postignuće koje vrijedi istaknuti činjenica da je EIGE uspio smanjiti operativne (C1) prijenose za više od 9 % unatoč svim izazovima koje su uzrokovali čimbenici „više sile” koji su negativno utjecali na izvršenje proračuna EIGE-a.

U pogledu diferenciranih odobrenih sredstava, važno je napomenuti da se EIGE prije nije poticao na uvođenje tog pristupa imajući u vidu načelo jedne godine na kojem se temelji proračun, unatoč provedbi analize izvedivosti kojom bi se stvorila čvrsta osnova za donošenje buduće odluke o tome hoće li se uvesti diferencirana odobrena sredstva ili ne.

19.

Institut prima na znanje primjedbu Suda u pogledu pitanja koje je nastalo zbog administrativne pogreške jer iznos koji je naveden u okvirnom ugovoru za svaku grupu nije bio izmijenjen na odgovarajući način. Sklopljeni okvirni ugovori nemaju utjecaja na proračun i obje su grupe dodijeljene istom izvođaču te su kandidati o tome propisno obaviješteni za vrijeme faze nadmetanja.

EIGE se odlučio za jedan okvirni ugovor zbog vrlo malog tržišta sa specifičnim tržišnim natjecanjem koje je ograničavalo broj kvalificiranih i snažnih izvođača. Takvim rješenjem u obliku jednog okvirnog ugovora postignuto je snažnije jamstvo kvalitete i kontinuiteta za ovaj vrlo specifičan projekt koji bi mogao biti ugrožen kada bi se odabrao kaskadni pristup ili ponovno pokretanje nadmetanja u sklopu višestrukih okvirnih ugovora.

Kako bi se uskladio s načelom dobrog financijskog upravljanja, EIGE je izmijenio odgovarajuće obrasce tehničkih specifikacija. U međuvremenu će EIGE smanjiti rizik tako što će uključiti najveći broj radnih dana u buduće zahtjeve za posebne usluge.

20.

Institut prima na znanje primjedbu Suda. Zbog činjenice da ponuditelj ima isključiva prava na softver kojim se koristi EIGE, iznimno je odabran pregovarački postupak sa samo jednim pozvanim ponuditeljem. Tijekom faze pregovora provedene su prilagodbe početnog zahtjeva tako što su predviđene dodatne usluge kojima će se zadovoljiti povećane potrebe EIGE-a i raspoloživost proračuna, kao i zbog činjenice da ponuditelj nije mogao provesti jedan od triju rezultata koje je u početku zahtijevao EIGE.

21.

Institut prima na znanje primjedbu Suda. Već su provedene određene rane mjere, kao što je Strategija upravljanja znanjem i komunikacijama za razdoblje 2016.–2018. koju je donio Upravni odbor 18. svibnja 2016., Jedinstveni programski dokument koji uključuje iscrpne komunikacijske aktivnosti i veće praćenje primjene, a polazne vrijednosti za mjerenje pokazatelja ostvarenja utvrđene su u 2016.