(1)

Izvršna agencija za inovacije i mreže (INEA) („Agencija”) osnovana je Provedbenom odlukom Komisije 2013/801/EU radi izvršenja poslova povezanih s provedbom programa Unije u području prometne, energetske i telekomunikacijske infrastrukture te u području istraživanja i inovacija (6).

(2)

U okviru svojeg administrativnog i operativnog funkcioniranja, Agencija može provoditi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije, u skladu s Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije utvrđenima u Uredbi Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (7) („Pravilnik o osoblju”) i u skladu s provedbenim odredbama o provođenju administrativnih istraga i disciplinskih postupaka. Ako je potrebno, Agencija može provesti preliminarne aktivnosti povezane sa slučajevima potencijalnih prijevara i nepravilnosti i može prijaviti slučajeve OLAF-u.

(3)

Osoblje Agencije dužno je prijaviti moguća nezakonita djelovanja, uključujući prijevare i korupciju, koja su štetna za interese Unije. Osoblje je dužno prijaviti i ponašanja koja se odnose na obavljanje profesionalnih dužnosti koja mogu predstavljati ozbiljno nepoštovanje obveza dužnosnika Unije. To je uređeno unutarnjim pravilima ili politikama o zviždačima.

(4)

Agencija je uvela politiku za djelotvorno sprječavanje i rješavanje stvarnih ili mogućih slučajeva psihološkog ili seksualnog uznemiravanja na radnom mjestu, kako je utvrđeno provedbenim mjerama u skladu s Pravilnikom o osoblju kojima se uspostavlja neslužbeni postupak prema kojem se navodna žrtva uznemiravanja može obratiti povjerljivim savjetnicima Agencije.

(5)

Agencija može provoditi i unutarnje sigurnosne istrage (u području informacijskih tehnologija) mogućih povreda sigurnosnih pravila za klasificirane podatke Europske unije („EUCI”).

(6)

Agencija podliježe i unutarnjoj i vanjskoj reviziji svojih aktivnosti, uključujući reviziju koju provodi Služba za unutarnju reviziju Europske komisije i Europski revizorski sud.

(7)

Agencija može rješavati zahtjeve Ureda europskog javnog tužitelja (EPPO), zahtjeve za pristup medicinskoj dokumentaciji osoblja Agencije i provoditi istrage službenika za zaštitu podataka u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe.

(8)

U kontekstu takvih administrativnih ispitivanja, revizija, istraga ili zahtjeva, Agencija surađuje s drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije.

(9)

Agencija može surađivati s nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu.

(10)

Agencija može surađivati i s javnim tijelima država članica EU-a bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu.

(11)

Agencija može podlijegati pritužbama, postupcima ili istragama koje potaknu zviždači ili na inicijativu Europskog ombudsmana.

(12)

Agencija može sudjelovati u predmetima pred Sudom Europske unije kada uputi neki predmet Sudu, brani odluku koju je donijela, a koja se osporava pred Sudom, ili intervenira u predmetima bitnima za svoje zadaće. U tom kontekstu, Agencija će možda morati čuvati povjerljivost osobnih podataka sadržanih u dokumentima koje su pribavile stranke ili intervenijenti.

(13)

U kontekstu svojih aktivnosti, Agencija obrađuje nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke fizičkih osoba, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i uspješnosti te financijske podatke, kao i u nekim posebnim slučajevima osjetljive podatke (npr. zdravstvene podatke). Osobni podatci uključuju „pouzdane” podatke i „nepouzdane” podatke iz procjena.

(14)

Na temelju Uredbe, Agencija je stoga dužna ispitanicima pružiti informacije o tim aktivnostima obrade i poštovati njihova prava koja imaju kao ispitanici.

(15)

Agencija se obvezuje u najvećoj mogućoj mjeri poštovati temeljna prava ispitanika, posebice prava koja se odnose na pravo pružanja informacija, pravo na pristup podatcima i njihov ispravak, pravo na brisanje, ograničenje obrade, pravo na obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka ili pravo na povjerljivost komunikacije kako su navedeni u Uredbi. Međutim, od Agencije se također može zahtijevati da ograniči prava i obveze ispitanika u svrhu zaštite svojih aktivnosti i temeljnih prava i sloboda drugih.

(16)

Stoga u skladu s člankom 25. stavcima 1. i 5. Uredbe Agencija ima mogućnost ograničenja, pod određenim uvjetima, primjene članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36., kao i članka 4. Uredbe ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20. Ograničenja se temelje na unutarnjim pravilima koja je potrebno donijeti na najvišim razinama upravljanja u Agenciji i koja podliježu objavi u Službenom listu Europske unije ako se ona ne temelje na pravnim aktima koji su doneseni na temelju Ugovorâ.

(17)

Ograničenja se mogu primjenjivati na različita prava ispitanika, uključujući pravo na pružanje informacija ispitanicima, pristup podatcima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade podataka, obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka ili pravo na povjerljivost komunikacije kako je navedeno u Uredbi.

(18)

Od Agencije se može zahtijevati da uskladi ta prava s ciljevima administrativnih ispitivanja, revizija, istraga i sudskih postupaka. Može se zahtijevati i da uspostavi ravnotežu između prava nekog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika.

(19)

Agencija će, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka u preliminarnoj fazi procjene neke administrativne istrage ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbijanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. U određenim okolnostima, pružanje takvih informacija može ozbiljno utjecati na sposobnost Agencije da provodi istragu na učinkovit način, uvijek kada, primjerice, postoji rizik da dotična osoba uništi dokaz ili utječe na moguće svjedoke prije njihova ispitivanja. Agencija će možda morati i zaštititi prava i slobode svjedoka kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.

(20)

Agencija će možda morati zaštititi anonimnost svjedoka ili zviždača koji je tražio da se ne otkrije njegov identitet. U tom slučaju Agencija može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima tih osoba ili osumnjičenika, u svrhu zaštite njihovih prava i sloboda.

(21)

Agencija će možda morati zaštititi povjerljive informacije koje se odnose na zaposlenika koji se obratio povjerljivim savjetnicima Agencije u kontekstu postupka zbog uznemiravanja. U tim slučajevima Agencija može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima navodne žrtve, navodnog uznemiravatelja i ostalih uključenih osoba, u cilju zaštite prava i sloboda svih uključenih osoba.

(22)

U vezi s postupcima odabira i zapošljavanja, evaluacije osoblja te postupcima javne nabave, pravo na pristup podatcima, njihov ispravak, brisanje i ograničavanje njihove obrade može se ostvariti samo u određenim trenucima i pod uvjetima predviđenima u relevantnim postupcima kako bi se zaštitila prava drugih ispitanika i poštovala načela jednakog postupanja i tajnosti donošenja odluka.

(23)

Agencija također može ograničiti pristup pojedinaca njihovim medicinskim podatcima, primjerice psihološke ili psihijatrijske prirode, zbog moguće osjetljivosti tih podataka, a liječnička služba Komisije može odlučiti ispitanicima omogućiti samo neizravni pristup putem njihova liječnika. Ispitanik može ostvariti pravo na ispravak procjene ili mišljenja liječničke službe Komisije iznošenjem vlastitih komentara ili dostavljanjem izvješća liječnika po vlastitom izboru.

(24)

Agencija, koju zastupa njezin direktor, djeluje kao voditelj obrade bez obzira na daljnje delegiranje uloge voditelja obrade u okviru Agencije kako bi se uzele u obzir operativne odgovornosti za određene aktivnosti obrade osobnih podataka, i to nadležnim „voditeljima obrade podataka kojima se delegira”.

(25)

Osobni se podatci sigurno pohranjuju u elektroničkom okruženju u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 (8) o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji ili na papiru, čime se sprječava nezakonit pristup podatcima ili njihov prijenos osobama koje ne trebaju biti upoznate s njima. Obrađeni osobni podatci zadržavaju se koliko je potrebno i koliko odgovara svrhama u koje se obrađuju na razdoblje navedeno u obavijestima o zaštiti podataka i evidencijama Agencije.

(26)

Agencija primjenjuje ograničenja samo kada se njima poštuje bit temeljnih prava i sloboda i kada su strogo nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Agencija daje razloge kojima objašnjava opravdanost tih ograničenja i obavješćuje ispitanike o tome i o njihovom pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka kako je predviđeno člankom 25. stavkom 6. Uredbe.

(27)

U skladu s načelom odgovornosti, Agencija vodi evidenciju o primjeni ograničenja.

(28)

Kada obrađuje osobne podatke koje razmjenjuje s drugim organizacijama u kontekstu svojih zadaća, Agencija i te organizacije međusobno se savjetuju o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, ako se time ne bi ugrozile aktivnosti Agencije.

(29)

Unutarnja se pravila primjenjuju na sve aktivnosti obrade osobnih podataka koje Agencija provodi pri provođenju administrativnih istraga, disciplinskih postupaka, preliminarnih aktivnosti u vezi sa slučajevima potencijalnih nepravilnosti prijavljenih OLAF-u, istraga Ureda europskog javnog tužitelja (EPPO), postupaka zviždanja, (službenih i neslužbenih) postupaka u slučajevima uznemiravanja, obradi unutarnjih i vanjskih pritužbi, zahtjeva za pristup vlastitoj medicinskoj dokumentaciji i ispravak vlastite medicinske dokumentacije, istraga koje provodi službenik za zaštitu podataka u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe, sigurnosnih istraga (u području informacijskih tehnologija) koje se provode interno ili uz angažiranje vanjskih sudionika (npr. CERT-EU), revizija, postupaka pred Sudom Europske unije ili nacionalnim javnim tijelima, postupaka odabira i zapošljavanja, evaluacija osoblja i javne nabave, kako je gore navedeno.

(30)

Ta se pravila primjenjuju na aktivnosti obrade koje se provode prije pokretanja prethodno navedenih postupaka, tijekom tih postupaka te tijekom praćenja ishoda tih postupaka. Ujedno bi trebala obuhvaćati pomoć i suradnju koje pruža Agencija drugim institucijama EU-a, nacionalnim tijelima i međunarodnim organizacijama izvan svojih administrativnih istraga.

(31)

U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe, Agencija ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima za primjenu ograničenja ako bi se time na bilo koji način poništio učinak ograničenja. Agencija za svaki pojedinačni slučaj procjenjuje hoće li se obavješćivanjem o ograničenju poništiti njegov učinak.

(32)

Agencija ukida ograničenje čim se više ne primjenjuju uvjeti koji opravdavaju uvođenje ograničenja i redovito procjenjuje te uvjete.

(33)

Kako bi zajamčila najveću moguću zaštitu prava i sloboda ispitanika te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, pravodobno se savjetuje sa službenikom za zaštitu podataka Agencije prije primjene ili preispitivanja bilo kakvih ograničenja te službenik za zaštitu podataka provjerava njihovu usklađenost s ovom Odlukom.

(34)

Člankom 16. stavkom 5. i člankom 17. stavkom 4. Uredbe predviđene su iznimke od prava ispitanika na informacije i od njihova prava pristupa. Ako se te iznimke primjenjuju, Agencija ne treba primjenjivati nikakvo ograničenje na temelju ove Odluke,