ODLUKA ODBORA REGIJA br. 18/2020

o javnom pristupu dokumentima Europskog odbora regija

PREDSJEDNIŠTVO ODBORA REGIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 15. stavak 3.,

uzimajući u obzir Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (1),

uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (2),

uzimajući u obzir Poslovnik Odbora regija, a posebno njegovo pravilo 78.,

uzimajući u obzir Odluku br. 64/2003 Predsjedništva Odbora regija od 11. veljače 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija (3),

uzimajući u obzir Odluku br. 128/2003 Predsjedništva Odbora regija od 17. lipnja 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija putem elektroničkog registra dokumenata,

budući da u Zajedničkoj izjavi o Uredbi (EZ) br. 1049/2001 Europski parlament, Vijeće i Komisija od ostalih institucija zahtijevaju da usvoje interna pravila o javnom pristupu dokumentima, uzimajući u obzir načela i ograničenja navedena u toj uredbi (4);

budući da izrada popisa dokumenata kojima se može izravno pristupiti u skladu s pravilom 78. stavkom 2. Pravilnika Odbora regija i provedbene mjere Odbora za ostvarivanje prava građana na pristup dokumentima moraju biti objedinjene u jednoj odluci kako bi se olakšala transparentnost za građane,

ODLUČILO JE:

POGLAVLJE I.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Korisnici, područje primjene i vrste pristupa

1. Svi građani Unije i sve fizičke ili pravne osobe s boravištem ili sjedištem u nekoj državi članici imaju pravo pristupa dokumentima Odbora regija („Odbor”), podložno načelima, uvjetima i ograničenjima navedenima u Uredbi (EZ) br. 1049/2001 i posebnim odredbama utvrđenima u ovoj Odluci.

2. U smislu ove Odluke, pojam „dokumenti Odbora” znači svaki sadržaj u skladu sa značenjem iz članka 3. točke (a) Uredbe (EZ) br. 1049/2001 koji je sastavilo ili primilo neko tijelo Odbora ili njegovo Glavno tajništvo.

3. Odbor omogućava javni pristup svojim dokumentima putem registra iz poglavlja II. te na zahtjev u skladu s poglavljem III.

POGLAVLJE II.

REGISTAR DOKUMENATA ODBORA

Članak 2.

1. U skladu s člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Odbor uspostavlja registar dokumenata.

2. Dokumenti Odbora navedeni na popisu dodanom ovoj Odluci i dokumenti kojima je odobren pristup u skladu s poglavljem III. ove Odluke izravno su dostupni građanima u elektroničkom obliku u registru.

3. Odbor može odlučiti uvrstiti u registar dokumente koji nisu navedeni u stavku 2. U tom slučaju Odbor na temelju prirode svakog dokumenta odlučuje o tome hoće li omogućiti građanima izravan pristup dokumentu u elektroničkom obliku u registru ili će u registar uvrstiti samo referentni broj dokumenta, predmet i/ili kratak opis njegovog sadržaja te datum kada je primljen ili sastavljen i datum upisa u registar.

POGLAVLJE III.

POSTUPAK ZAHTJEVA ZA PRISTUP

Članak 3.

Dokumenti kojima se može pristupiti na zahtjev

Dokumenti Odbora koji nisu navedeni na popisu dodanom ovoj Odluci moraju biti dostupni građanima na zahtjev, koliko je to moguće, podložno ograničenjima utvrđenima člancima 4. i 9. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

Članak 4.

Početni zahtjev

1. Podnošenje:

1.1.	Zahtjevi za pristup dokumentu šalju se Glavnom tajništvu Odbora u pisanom obliku, uključujući elektronički oblik, na jednom od jezika iz članka 1. Uredbe br. 1/1958 o određivanju jezika koji se koriste u Europskoj ekonomskoj zajednici (5).

1.2.	Zahtjevi se sastavljaju na dovoljno precizan način, a posebice sadržavaju informacije koje omogućuju identifikaciju traženog dokumenta ili dokumenata te ime i kontaktne podatke podnositelja zahtjeva.

1.3.	Ako zahtjev nije dovoljno precizan, Odbor od podnositelja zahtjeva traži da ga pojasni i u tomu mu pomaže; u tom se slučaju rok za odgovor odgađa dok Odbor ne primi te informacije.

1.4.	U slučaju ponovljenih ili uzastopnih zahtjeva za vrlo dugačkim dokumentima ili za velikim brojem dokumenata, Odbor se može neslužbeno savjetovati s podnositeljem zahtjeva u cilju pronalaženja rješenja.

1.5.	Podnositelj zahtjeva nije obvezan navesti razlog za podnošenje zahtjeva.

2. Obrada:

2.1.	Zahtjev za pristup dokumentu koji je stigao u Odbor istog se dana kada je i zaprimljen šalje timu odgovornom za obradu zahtjeva za pristup dokumentima, koji potvrđuje primitak zahtjeva, sastavlja odgovor i isporučuje dokument unutar propisanog roka.

2.2.	Ako se zahtjev odnosi na dokument koji je sastavio Odbor, a na koji se može primijeniti jedna od iznimaka utvrđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, tim odgovoran za registar obraća se autoru dokumenta, koji u roku od pet radnih dana predlaže što treba poduzeti.

2.3.	Ako postoji dvojba o otkrivanju dokumenata trećih strana, Odbor se s potonjima savjetuje i daje im najmanje pet radnih dana da ga obavijeste o svom stajalištu u cilju procjene može li se primijeniti jedna od iznimaka utvrđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

2.4.	Ako se zahtjev podnesen Odboru odnosi na dokument koji potječe iz druge institucije i ona ga još uvijek nije stavila na raspolaganje javnosti, Odbor instituciji odgovornoj za taj dokument daje najmanje pet radnih dana da se izjasni ima li ograde u vezi s otkrivanjem tog dokumenta.

2.5.	Ako odgovor treće strane ili institucije iz koje potječe dokument nije zaprimljen u propisanom roku, Odbor će nastaviti postupak obrade.

3. Odluka:

3.1.	Kada je pristup traženom dokumentu odobren, Odbor dostavlja traženi dokument podnositelju zahtjeva u roku od 15 radnih dana od zaprimanja zahtjeva. Direktor Uprave A odgovoran je za odgovore kojima se odobrava pristup traženim dokumentima.

3.2.

Kada je pristup traženom dokumentu odbijen, Odbor u roku od 15 radnih dana od zaprimanja zahtjeva u pisanom obliku obavještava podnositelja zahtjeva o razlozima potpunog ili djelomičnog odbijanja i obavještava podnositelja zahtjeva o njegovu pravu na podnošenje ponovnog zahtjeva. Ako Odbor ne odgovori unutar propisanog vremenskog roka, podnositelj zahtjeva ima pravo podnijeti ponovni zahtjev. Glavni tajnik je odgovoran za odgovore kojima se potpuno ili djelomično odbija pristup traženim dokumentima.

3.3.

U iznimnim slučajevima, na primjer kada se zahtjev odnosi na vrlo dugačak dokument ili na veliki broj dokumenata, vremenski rok iz stavka 3. podstavaka 1. i 2. može se produljiti za 15 radnih dana, pod uvjetom da se podnositelj zahtjeva o tome unaprijed obavijesti i da se navedu podrobni razlozi za to.

3.4.	Direktor Uprave A i Glavni tajnik mogu prenijeti svoje ovlasti iz stavka 3. podstavaka 1. i 2.

Članak 5.

Ponovni zahtjevi

1. Podnošenje:

1.1.	Ponovni zahtjevi dostavljaju se Odboru u roku od 15 radnih dana od primitka potpunog ili djelomičnog odbijanja pristupa traženom dokumentu, a u nedostatku bilo kakvog odgovora na početni zahtjev, dostavljaju se u roku od 15 radnih dana od isteka utvrđenog razdoblja za odgovor.

1.2.	Ponovni se zahtjevi sastavljaju u skladu s istim formalnim zahtjevima kao i početni zahtjevi.

2. Obrada:

Odredbe iz članka 4. stavka 2. ove Odluke analogno se primjenjuju na obradu ponovnih zahtjeva; međutim, Odbor nije obvezan potvrditi primitak ponovnog zahtjeva.

3. Odluka:

3.1	Kada je pristup traženom dokumentu odobren, Odbor dostavlja traženi dokument podnositelju zahtjeva u roku od 15 radnih dana od zaprimanja ponovnog zahtjeva. Predsjednik je odgovoran za odgovore kojima se odobrava pristup traženim dokumentima.

3.2

Kada je pristup traženom dokumentu odbijen, Odbor u roku od 15 radnih dana od zaprimanja ponovnog zahtjeva u pisanom obliku obavještava podnositelja zahtjeva o razlozima potpunog ili djelomičnog odbijanja i obavještava podnositelja zahtjeva o pravnim lijekovima koji su mu na raspolaganju. Predsjednik je odgovoran za odgovore kojima se potpuno ili djelomično odbija pristup traženim dokumentima.

3.3

U iznimnim slučajevima, na primjer kada se ponovni zahtjev odnosi na vrlo dugačak dokument ili na veliki broj dokumenata, vremenski rok iz stavka 3. podstavaka 1. i 2. može se produljiti za 15 radnih dana, pod uvjetom da se podnositelj zahtjeva o tome unaprijed obavijesti i da se navede podrobno obrazloženje.

3.4	Predsjednik može prenijeti svoje ovlasti iz stavka 3. podstavaka 1. i 2.

Članak 6.

Pravni lijekovi

Kada Odbor potpuno ili djelomično odbije pristup dokumentu nakon ponovnog zahtjeva ili ne odgovori unutar propisanog vremenskog roka, podnositelj zahtjeva može pokrenuti sudski postupak protiv Odbora i/ili uložiti žalbu Europskom ombudsmanu prema uvjetima utvrđenima u člancima 263. odnosno 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije.

Članak 7.

Izdavanje dokumenata i troškovi odgovora

1. Izdavanje dokumenata

1.1	Dokumenti se isporučuju u obliku papirnatog primjerka ili u elektroničkom formatu, uzimajući u potpunosti u obzir preferencije podnositelja zahtjeva.

1.2	Ako su Odbor ili neka druga institucija već objavili dokument i ako mu se može lako pristupiti, Odbor može olakšati pristup tom dokumentu obavještavajući podnositelja zahtjeva kako da dođe do traženog dokumenta.

2. Troškovi odgovora

Troškovi izrade i slanja primjeraka od 20 ili više stranica formata A4 mogu se naplatiti podnositelju zahtjeva. Ta naknada ne smije premašivati stvarne troškove te radnje. Isporuka u elektroničkom formatu je besplatna.

POGLAVLJE IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 8.

Provedbene mjere

Glavni tajnik zadužen je za provedbu mjera potrebnih za jamčenje primjene ove Odluke.

Članak 9.

Stavljanje izvan snage Odluke br. 64/2003 i Odluke br. 128/2003

Ovom Odlukom stavljaju se izvan snage Odluka br. 64/2003 Predsjedništva Odbora regija od 11. veljače 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija i Odluka br. 128/2003 Predsjedništva Odbora regija od 17. lipnja 2003. o javnom pristupu dokumentima Odbora regija putem elektroničkog registra dokumenata.

Članak 10.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 9. listopada 2020.

Za Predsjedništvo Odbora regija

Apostolos TZITZIKOSTAS

Predsjednik

(1) SL L 145, 31.5.2001., str. 43.

(2) SL L 295, 21.11.2018., str. 39.

(3) SL L 160, 28.6.2003., str. 96.

(4) SL L 173, 27.6.2001., str. 5.

(5) SL P 017, 6.10.1958., str. 385.

PRILOG

Popis dokumenata Odbora regija kojima javnost može izravno pristupiti

1. Dokumenti koji se odnose na političko djelovanje

Zahtjevi i obrazloženja za izradu samoinicijativnog mišljenja

Dodjele zahtjevâ

Nacrti mišljenja tematskih povjerenstava

Nacrti mišljenja o perspektivama tematskih povjerenstava

Nacrti izvješća tematskih povjerenstava

Nacrti izvješća o perspektivama tematskih povjerenstava

Nacrti rezolucija povjerenstava

Informativni memorandumi za članove na sastancima povjerenstava

Amandmani na nacrte mišljenja povjerenstava

Amandmani na nacrte mišljenja o perspektivama povjerenstava

Amandmani na nacrte izvješća povjerenstava

Amandmani na nacrte izvješća o perspektivama povjerenstava

Amandmani na nacrte rezolucija povjerenstava

Nacrti mišljenja podneseni na plenarnim sjednicama

Nacrti mišljenja o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama

Nacrti izvješća podneseni na plenarnim sjednicama

Nacrti izvješća o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama

Nacrti rezolucija podneseni na plenarnim sjednicama

Informativni memorandumi/Osnovne informacije podneseni na plenarnim sjednicama

Amandmani na nacrte mišljenja podneseni na plenarnim sjednicama

Amandmani na nacrte mišljenja o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama

Amandmani na nacrte izvješća podneseni na plenarnim sjednicama

Amandmani na nacrte izvješća o perspektivama podneseni na plenarnim sjednicama

Amandmani na nacrte rezolucija podneseni na plenarnim sjednicama

Evidencije postupaka na plenarnim sjednicama

Mišljenja Europskog odbora regija

Mišljenja o perspektivama Europskog odbora regija

Izvješća povjerenstva o obrazloženjima tužbi zbog povrede načela supsidijarnosti ili nepoštovanja obveze savjetovanja s Odborom

Izvješća Europskog odbora regija

Izvješća o perspektivama Europskog odbora regija

Rezolucije Europskog odbora regija

Odluke da se mišljenje ne izradi

2. Dokumenti koji se odnose na organizaciju i rad tijela Odbora nadležnih za donošenje odluka

Nacrt Poslovnika

Amandmani na nacrt Poslovnika

Poslovnik

Izvješća o reviziji Poslovnika

Odluke s plenarne sjednice o izboru članova Predsjedništva

Odluke s plenarne sjednice o uspostavljanju povjerenstava

Odluke Predsjedništva o uspostavljanju radnih skupina, zajedničkih savjetodavnih odbora, međuregionalnih skupina i drugih političkih tijela

Odluke s plenarne sjednice o imenovanju predsjednika

Odluke s plenarne sjednice o imenovanju prvog potpredsjednika

3. Dokumenti koji se odnose na političku strategiju OR-a

Nacrti izjava

Izjave

Godišnja evaluacijska izvješća

Evaluacijska izvješća na kraju mandata

Sažeci i izvješća o učinku mišljenja OR-a

Sažeci i godišnja izvješća o radu

Politički prioriteti

Politički programi na početku mandata

Programi rada tematskih povjerenstava OR-a

4. Dokumenti koji se odnose na rad tijela Odbora

Dokumenti Predsjedništva

Sastavi

Pozivi na sastanak

Prijedlozi dnevnog reda

Popisi prisutnih

Memorandumi Predsjedništva

Kalendari sastanaka

Zapisnici

Konferencija predsjednikâ

Dnevni redovi

Dokumenti s plenarnih sjednica

Pozivi na sastanak

Prijedlozi dnevnog reda

Zapisnici

Popisi prisutnih

Izjave i govori gostujućih govornika

Dokumenti tematskih povjerenstava (uz one spomenute u točki 1.), zajedničkih savjetodavnih odbora, radnih skupina, međuregionalnih skupina i drugih političkih tijela Odbora

Politički prioriteti (iz akcijskih planova i programa rada)

Politički programi na početku mandata

Izvješća o radu i tematska izvješća

Preporuke

Sastavi

Pozivi na sastanak

Prijedlozi dnevnog reda

Zapisnici

Popisi prisutnih

Prijedlozi za vanjske aktivnosti

Predstavljanja koja se odnose na tematske rasprave ili mišljenja

Predsjedništvo

Izjave i govori predsjednika

Izjave i govori potpredsjednikâ

Članovi

Imenovanja članova

Pisma ostavke članova

Dopisi o isteku mandata članova

Izjave o financijskim interesima članova

Troškovi i naknade

Pravila o povratu putnih troškova i isplati paušalnih naknada za putovanja i sastanke članovima

Dokumenti političkih klubova

Osnivanje klubova

Sastanci predsjednikâ povjerenstava s predsjednikom Odbora

Pozivi na sastanak

Dnevni redovi

Seminari i konferencije

Pozivi na sastanke, seminare i konferencije

Popratni dokumenti

5. Dokumenti mreža i platformi OR-a

Europska grupacija za teritorijalnu suradnju (EGTS)

Registar

Nacionalne odluke

Mreža za praćenje primjene načela supsidijarnosti (SMN)

Programi rada u području supsidijarnosti

Godišnji izvještaji o supsidijarnosti

Studije

Dnevni redovi konferencija o supsidijarnosti

Brošure

Izvješća o savjetovanju

Doprinosi partnera SMN-a

Platforma Europa 2020.

Izvješća o praćenju

Popisi članova

Platforma „Podjela ovlasti”

Studije o podjeli ovlasti

6. Dokumenti koji se odnose na komunikaciju i istraživanje

Strateški dokumenti

Komunikacijske strategije Odbora

Godišnji komunikacijski akcijski planovi

Godišnja komunikacijska izvješća (o radu u prethodnoj godini)

Drugi dokumenti

Priopćenja za medije

Elektronički bilteni (distribuirani putem usluge pretplate dostupne na početnoj stranici internetskih stranica Odbora)

Organizacija događanja (konferencija, okruglih stolova, javnih savjetovanja, radionica itd.)

Pozivi na sastanke (konferencije, okrugle stolove, javna savjetovanja, radionice itd.) otvorene za javnost

Informacije za članove o događanjima koja organizira Odbor

Programi/dnevni redovi događanja koja organizira Odbor

Sažeci/analize/evaluacije događanja koja organizira Odbor

Studije koje provodi Odbor

Studije

Istraživački programi Predsjedništva

Vodiči za članove

Vodič za izvjestitelje

Vodič za članove

7. Dokumenti koji se odnose na odnose s drugima

Sporazumi o suradnji

Komunikacije s europskim i međunarodnim institucijama i tijelima

Komunikacije s državama članicama

Komunikacije s lokalnim i regionalnim vlastima

Komunikacije s međunarodnim organizacijama

Komunikacije s udruženjima

Europske grupacije za teritorijalnu suradnju

8. Dokumenti koji se odnose na upravljanje, planiranje i izvještavanje Odbora

Zapošljavanje i stažiranje

Obavijesti o slobodnom radnom mjestu

Izjave o zaštiti osobnih podataka koje se odnose na zapošljavanje dužnosnika, upućivanje upućenih nacionalnih stručnjaka i stažiranje

Pravila za nacionalne stručnjake upućene u Odbor

Pravila kojima se uređuje program stažiranja u Odboru

Pravila o financijskoj naknadi putnih troškova koji su stvarno nastali na početku i na kraju stažiranja standardnih stažista u odjelima Odbora

Postupci nadmetanja

Opći uvjeti za narudžbe (ugovori male vrijednosti)

Izjave o zaštiti osobnih podataka koje se odnose na postupke javne nabave

Obavijesti o nadmetanju objavljene u Službenom listu

Obavijesti o dodjeli ugovora objavljene u Službenom listu

Ex-ante objava nadolazećih ugovora male i srednje vrijednosti

Popis ugovora male i srednje vrijednosti koje je Odbor potpisao u prethodnoj godini

Popis pojedinačnih ugovora i narudžbenica koji se temelje na okvirnom ugovoru koje je OR potpisao u prethodnoj godini

Pravila o zviždačima i izjave o vanjskim aktivnostima viših dužnosnika

Izjava o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na zaštitu podataka tijekom postupaka zviždanja

Pravilnik o zviždačima

Administrativni dogovori između Odbora i OLAF-a

Godišnje informacije o profesionalnim aktivnostima bivših visokih dužnosnika