PRILOG

SMJERNICE EU-A O PROGRAMU UNUTARNJEG USKLAĐIVANJA ZA KONTROLU TRGOVINE ROBOM S DVOJNOM NAMJENOM

UVOD

Učinkovita kontrola trgovine robom, softverom i tehnologijom s dvojnom namjenom od ključne je važnosti za suzbijanje rizika povezanih sa širenjem oružja za masovno uništenje i destabilizirajućim gomilanjem konvencionalnog oružja. Trgovačka društva koja trguju robom s dvojnom namjenom dužna su postići usklađenost sa zahtjevima za stratešku kontrolu trgovine koji proizlaze iz zakona i propisa Europske unije (1) i njezinih država članica. Ne smiju sudjelovati u transakcijama ako postoji razlog za sumnju da se roba može koristiti u svrhu širenja oružja.

Uzimajući u obzir brz znanstveni i tehnološki napredak, složenost današnjih lanaca opskrbe i sve veći značaj nedržavnih aktera, učinkovita kontrola trgovine uvelike ovisi o razini osviještenosti trgovačkih društava (2) i aktivnim naporima koje ulažu u postizanje usklađenosti s trgovinskim ograničenjima. U tu svrhu društva najčešće uspostavljaju skup internih politika i postupaka, koji je poznat i pod nazivom program unutarnjeg usklađivanja, kako bi zajamčila usklađenost sa zakonima i propisima o kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom. Područje primjene i opseg tih politika i postupaka najčešće se utvrđuju s obzirom na veličinu i komercijalnu djelatnost pojedinog društva.

Kako bi se društvima pružila potpora u održavanju stroge usklađenosti s relevantnim zakonima i propisima EU-a te nacionalnim zakonima i propisima, ovim je smjernicama uspostavljen okvir za utvrđivanje i upravljanje učinkom kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom te za ublažavanje povezanih rizika. Smjernice su usmjerene na sedam temeljnih elemenata za učinkoviti program unutarnjeg usklađivanja. Svaki je temeljni element dodatno objašnjen u odjeljku „Što se očekuje”, u kojemu su opisani ciljevi svakog temeljnog elementa, te u odjeljku „Koji su koraci obuhvaćeni?”, u kojemu su dodatno objašnjene mjere i u kojemu su navedena moguća rješenja za razvoj ili provedbu postupaka postizanja usklađenosti. Posljednji dio ovog dokumenta sadržava niz korisnih pitanja o programu unutarnjeg usklađivanja određenog društva te popis pokazatelja rizika od zlouporabe i znakova upozorenja o sumnjivim upitima ili narudžbama.

Pri izradi smjernica EU-a o programu unutarnjeg usklađivanja za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom uzelo se u obzir i dodatno razradilo postojeće pristupe u pogledu usklađenosti s kontrolom izvoza, a osobito sljedeće:

—	Smjernice za najbolju praksu u programima unutarnjeg usklađivanja za kontrolu trgovine robom i tehnologijom s dvojnom namjenom u okviru Sporazuma iz Wassenaara iz 2011 (3),

—	„Vodič za najbolju praksu za industriju” Skupine nuklearnih dobavljača (engl. Nuclear Suppliers Group (NSG)) (4)

—	elementi programa unutarnjeg usklađivanja u Preporuci Komisije 2011/24/EU (5),

—	zaključke s četvrte Konferencije o „Sudjelovanju privatnog sektora u strateškoj kontroli trgovine: Preporuke za učinkovite pristupe u provedbi Rezolucije 1540 Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda (2004.)” održane u Wiesbadenu (2015.)

—	internetske stranice Vodiča za program unutarnjeg usklađivanja u pogledu Programa Sjedinjenih Američkih Država o kontroli izvoza i povezanoj graničnoj sigurnosti iz 2017. (6)

Smjernice sadržavaju sedam temeljnih elemenata koji se ne bi trebali smatrati iscrpnim popisom, niti se njihov redoslijed treba smatrati poretkom elemenata počevši od važnijih prema manje važnima. Utvrđeni su kao okosnice za prilagođeni program unutarnjeg usklađivanja pojedinačnog društva i njima se želi pružiti pomoć društvima u njihovima razmatranjima u pogledu najprikladnijih sredstava i postupaka za postizanje usklađenosti sa zakonima i propisima EU-a te nacionalnim zakonima i propisima o kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom. Očekuje se da zahvaćena društva provode cijeli raspon postojećih politika i postupaka u pogledu kontrole izvoza. Za ta društva struktura temeljnih elemenata mogla bi olakšati utvrđivanje mjerila u njihovu pristupu postizanju usklađenosti. Može se očekivati da je pristup postizanju usklađenosti društva koji obuhvaća politike i interne postupke barem za sve temeljne elemente u skladu sa smjernicama EU-a o programu unutarnjeg usklađivanja za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom. Za društva koja trenutačno izrađuju pristup postizanju usklađenosti za trgovinu robom s dvojnom namjenom struktura temeljnih elemenata nudi temeljni i opći kostur za usklađenost društva.

Općenito, najvažniji aspekt izrade programa unutarnjeg usklađivanja jest jamčenje njegove relevantnosti u odnosu na organizaciju i djelatnosti društva te mora biti zajamčeno da se interni postupci mogu jednostavno razumjeti i pratiti i da obuhvaćaju svakodnevne operacije i postupke. Pojedinačni zahtjevi i značajke programa unutarnjeg usklađivanja ovisit će o veličini, strukturi i opsegu konkretne poslovne djelatnosti društva, ali i o strateškoj naravi njegove robe i mogućih krajnjih oblika uporabe ili krajnjih korisnika, zemljopisnoj prisutnosti njegovih klijenata i složenosti internih postupaka izvoza. Zbog toga je važno naglasiti da su se tijekom izrade ovih smjernica sustavno uzeli u obzir mogući izazovi u pogledu provedbe za mala i srednja poduzeća (MSP-ovi).

Izjava o ograničenju odgovornosti

Ove su smjernice neobvezujuće i ne smiju se smatrati pravnim savjetom. Ovim smjernicama ne dovode se u pitanje odluke o izdavanju dozvola, za koje su odgovorna nadležna tijela u skladu s Uredbom (EZ) br. 428/2009.

Ako želite dati povratne informacije o sadržaju ovog dokumenta, obratite se svojem nadležnom tijelu (vidjeti Prilog 3.).

SMJERNICE EU-A O PROGRAMU UNUTARNJEG USKLAĐIVANJA ZA KONTROLU TRGOVINE ROBOM S DVOJNOM NAMJENOM

Sljedeći temeljni elementi od ključne su važnosti za učinkoviti program unutarnjeg usklađivanja za kontrolu trgovine s dvojnom namjenom:

1.	Predanost visokog rukovodstva postizanju usklađenosti

2.	Organizacijska struktura, odgovornosti i resursi

3.	Osposobljavanje i podizanje razine osviještenosti

4.	Proces i postupci pregleda transakcija

5.	Pregled uspješnosti, revizije, izvješćivanje i korektivne radnje

6.	Vođenje evidencije i dokumentacija

7.	Fizička sigurnost i sigurnost informacija

U odjeljku „Što se očekuje?” za svaki su temeljni element opisani ciljevi povezani s programom unutarnjeg usklađivanja. U odjeljku „Koji su koraci obuhvaćeni?” dodatno su objašnjene mjere i navedena su moguća rješenja za razvoj ili provedbu postupaka postizanja usklađenosti.

S obzirom na navedeno, temeljni se elementi trebaju smatrati „sastavnicama” za izradu programa unutarnje usklađenosti trgovačkih društava koja se bave trgovinom robom s dvojnom namjenom. Svako trgovačko društvo treba u svojem prilagođenom programu unutarnjeg usklađivanja opisati kako provodi relevantne temeljne elemente s obzirom na konkretne okolnosti.

Pritom sva trgovačka društva koja se bave trgovinom robom s dvojnom namjenom trebaju osobito razmotriti mjere opisane u odjeljku „Koji su koraci obuhvaćeni” iako trgovačka društva mogu odstupati od tih mjera ako postoje konkretni pojedinačni razlozi za takvo postupanje.

PROCJENA RIZIKA

Program unutarnjeg usklađivanja treba biti prilagođen veličini, strukturi, opsegu djelatnosti te osobito poslovnoj djelatnosti i povezanim rizicima trgovačkog društva. Stoga, ako društvo želi izraditi ili preispitati svoj program usklađivanja za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom, preporučuje se da započne s procjenom rizika kako bi utvrdilo svoj profil rizika u pogledu trgovine robom s dvojnom namjenom. To će društvu pomoći da postane svjesno toga koji dijelovi njegova poslovanja trebaju biti obuhvaćeni programom unutarnjeg usklađivanja i prilagoditi ga konkretnim okolnostima društva.

Tijekom procjene rizika potrebno je pozorno procijeniti asortiman proizvoda, bazu klijenata i poslovnu djelatnost koji podliježu ili mogu podlijegati kontrolom trgovine robom s dvojnom namjenom. U njemu trebaju biti utvrđene relevantne ranjivosti i rizici kako bi trgovačko društvo moglo uključiti mjere za njihovo ublaživanje u okviru programa unutarnjeg usklađivanja. Iako se procjenom rizika ne mogu utvrditi sve ranjivosti i rizici s kojima se vaše društvo može suočiti u budućnosti, pružit će društvu bolju osnovu za izradu ili preispitivanje njegova programa unutarnjeg usklađivanja.

Trgovačka društva često već imaju uspostavljene postupke unutarnje kontrole te stoga pri izradi programa unutarnjeg usklađivanja ne moraju početi od nule. Procjenom rizika društvu se pruža podrška u procjenjivanju njegovih postojećih korporativnih politika i postupaka protiv rizika povezanih s kontrolom izvoza i u osmišljavanju plana djelovanja za njihovu prilagodbu ako je to potrebno. Nadalje, promicanje sinergija između postojećih politika i zahtjeva za kontrolu izvoza predstavlja daljnji korak koji valja imati na umu od samog početka. Primjerice, preporučuje se umetanje unakrsnih upućivanja na načela i zahtjeve za kontrolu izvoza u kodeksu postupanja trgovačkog društva ako postoji.

Ishodi te procjene rizika utjecat će na potrebne mjere i prikladna rješenja za izradu ili provedbu konkretnih postupaka postizanja usklađenosti društva.

Trgovačko društvo može pokušati ostvariti što više koristi od prednosti globalnih rješenja u pogledu programa unutarnjeg usklađivanja na razini grupacije, ali uvijek mora biti usklađeno sa svim primjenjivim zakonima i propisima EU-a i države članice.

OVLAŠTENI GOSPODARSKI SUBJEKT (7)

Ako društvo posjeduje valjano ovlaštenje ovlaštenog gospodarskog subjekta, za potrebe izrade ili preispitivanja programa unutarnjeg usklađivanja može se uzeti u obzir procjena usklađenosti društva koja obuhvaća relevantne carinske djelatnosti.

Uzimajući u obzir činjenicu da su carinska nadležna tijela provjerila carinske rutine i postupke vašeg društva, status ovlaštenog gospodarskog subjekta može biti prednost za uspostavu ili preispitivanje postupaka povezanih s temeljnim elementima programa unutarnjeg usklađivanja, kao što su vođenje evidencije i fizička sigurnost.

1.   Predanost visokog rukovodstva postizanju usklađenosti

Učinkoviti programi unutarnjeg usklađivanja odražavaju postupak koji se temelji na načelu odozgo prema dolje, pri čemu visoko rukovodstvo društva daje značaj, legitimitet te organizacijske, ljudske i tehničke resurse za korporativne obveze u pogledu usklađenosti i kulture usklađenosti.

Što se očekuje?

Predanošću visokog rukovodstva nastoji se izgraditi vodstvo u pogledu usklađenosti (trebaju voditi pružanjem dobrog primjera) te korporativna kultura usklađenosti za kontrolu trgovine robom dvojne namjene.

Pisanom izjavom potpore unutarnjim postupcima za postizanje usklađenosti visokog rukovodstva promiče se osviještenost društva o ciljevima kontrola trgovine robom s dvojnom namjenom i usklađenost s relevantnim zakonima i propisima EU-a i države članice.

Ta predanost upućuje na jasan, snažan i trajan angažman i potporu visokog rukovodstva. Dovodi do dostatnih organizacijskih, ljudskih i tehničkih resursa za predanost društva postizanju usklađenosti. Kako bi promicalo kulturu usklađenosti, rukovodstvo jasno i redovito obavještava zaposlenike o korporativnoj predanosti.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Potrebno je izraditi izjavu o korporativnoj predanosti u kojoj je navedeno da je društvo usklađeno sa svim zakonima i propisima EU-a i države članice o kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom.

Potrebno je definirati konkretna očekivanja rukovodstva u pogledu usklađenosti i uputiti na važnost i vrijednost koju imaju učinkoviti postupci postizanja usklađenosti. (8)

Jasno i redovito dostavljati izjavu o korporativnoj predanosti svim zaposlenicima (i onima koji ne sudjeluju u kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom) u svrhu promicanja kulture usklađenosti. (9)

2.   Organizacijska struktura, odgovornosti i resursi

Dostatni organizacijski, ljudski i tehnički resursi od ključne su važnosti za učinkovit razvoj i provedbu postupaka postizanja usklađenosti. Bez jasne organizacijske strukture i dobro definiranih odgovornosti postoji rizik da će program unutarnjeg usklađivanja imati problema zbog nedovoljnog nadzora i nedefiniranih uloga. Snažna struktura pomaže organizacijama u rješavanju problema kada se pojave i pridonosi sprječavanju provedbe neovlaštenih transakcija.

Što se očekuje?

Društvo ima unutarnju organizacijsku strukturu utvrđenu pisanim putem (primjerice u organigramu) koja omogućuje provedbu unutarnjih kontrola usklađenosti. Njome su utvrđene i imenovane osobe koje imaju sveobuhvatnu odgovornost za jamčenje provedbe obveza u pogledu korporativne usklađenosti. Imajte na umu da u nekim državama članicama to mora biti član visokog rukovodstva.

Sve funkcije, dužnosti i odgovornosti u pogledu usklađenosti definirane su, dodijeljene i međusobno povezane na način da je rukovodstvu zajamčeno da društvo provodi opću usklađenost. Ako je to prikladno ili čak potrebno, funkcije i/ili dužnosti povezane s kontrolama izvoza (ali ne i sveobuhvatna odgovornost) mogu se prenijeti unutar subjekta ili ih mogu dijeliti dva ili više korporativnih subjekata u EU-u.

Društvo na odgovarajući način raspoređuje zaposlenike za koje je utvrđeno da imaju potrebne vještine u sva područja poslovanja povezana s trgovinom robom s dvojnom namjenom. Funkcija kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom povjerava se barem jednoj osobi u društvu (ne nužno isključivo). Tu funkciju mogu dijeliti korporativni subjekti u EU-u pod uvjetom da se održava prikladna razina kontrola. Međutim, napominjemo da to možda nije moguće u nekim državama članicama jer je nacionalnim zakonodavstvom o kontroli izvoza propisano da zadužena osoba mora biti imenovana na lokalnoj razini.

Osoblje koje provodi kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom treba u što većoj mjeri biti zaštićeno od sukoba interesa. To osoblje ima pravo izravno odgovarati osobama sa sveobuhvatnom odgovornošću za kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom te, osim toga, treba imati ovlasti za zaustavljanje transakcija.

Osoblje zaduženo za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom mora imati pristup relevantnim zakonodavnim tekstovima, uključujući najnovije popise kontrolirane robe te popise koji se odnose na odredišta i subjekte podvrgnute embargu ili sankcijama. Prikladni operativni i organizacijski procesi i postupci relevantni za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom dokumentiraju se, prikupljaju i distribuiraju svim relevantnim članovima osoblja.

Društvo treba posjedovati ažuriranu zbirku dokumentiranih procesa i postupaka (npr. u priručniku za usklađenost). Ovisno o veličini i obujmu poslovanja, društvo treba razmotriti potrebu za IT podrškom za postupke postizanja unutarnje usklađenosti.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Utvrditi broj članova osoblja zaduženoga za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom, uzimajući u obzir zakonske i tehničke aspekte koji moraju biti obuhvaćeni. Povjeriti funkciju osiguranja usklađenosti za trgovinu robom s dvojnom namjenom društva barem jednoj osobi u društvu i zajamčite da jednako kvalificirana zamjena može preuzeti zadatak u slučaju njezine odsutnosti (npr. u slučaju bolesti, godišnjeg odmora itd.). Ovisno o prosječnom obujmu narudžbi, ta će osoba možda morati obavljati samo zadatke povezane s kontrolom izvoza robe s dvojnom namjenom na nepuno radno vrijeme.

Jasno utvrditi, definirajte i dodijelite sve funkcije, dužnosti i odgovornosti povezane s usklađenosti, po mogućnosti u organigramu. Ako je to moguće, jasno utvrditi pričuvne funkcije.

Potrebno je zajamčiti da je unutarnja organizacijska struktura za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom poznata na svim razinama organizacije i da se unutarnja evidencija tih zadataka redovito ažurira i dijeli zaposlenicima. Potrebno je da su unutar društva dostupni podaci za kontakt osobe odgovorne za pitanja kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom. Ako se dužnosti kontrole trgovine povjeravaju vanjskim izvođačima, potrebno je organizirati sučelje s društvom i komunikaciju s društvom.

Definirati znanje i vještine koje mora posjedovati pravno i tehničko osoblje u području kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom. Preporučuju se opisi radnih mjesta.

Potrebno je zajamčiti da je osoblje koje provodi kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom u što većoj mjeri zaštićeno od sukoba interesa. Ovisno o veličini društva, odgovornost za usklađenost može biti utvrđena na razini prikladnog odjela ili odsjeka. Primjerice: osobe koje donose konačnu odluku o tome može li se roba otpremiti ne smiju biti dio odjela prodaje, nego pravnog odjela. To osoblje mora imati mogućnost djelovati u svojstvu stručnih savjetnika za usmjeravanje odluka društva koje će dovesti do usklađenih transakcija.

Skup politika i postupaka koji se odnose na kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom potrebno je dokumentirati i distribuirati svim relevantnim članovima osoblja.

Potrebno je sastaviti dokumentirane politike i postupke te razmotriti format priručnika o usklađenosti.

3.   Osposobljavanje i podizanje razine osviještenosti

Osposobljavanje i podizanje razine osviještenosti o kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom od ključne su važnosti kako bi osoblje moglo propisno obavljati svoje zadatke i ozbiljno shvatiti dužnosti u pogledu usklađenosti.

Što se očekuje?

Društvo provođenjem osposobljavanja jamči da je osoblje koje se bavi kontrolom trgovine robom s dvojnom namjenom upoznato sa svim relevantnim propisima o kontroli izvoza, kao i s programom unutarnjeg usklađivanja društva i njegovim izmjenama. Primjeri materijala za osposobljavanje jesu vanjski seminari, pretplaćivanje na informativne programe koje nude nadležna tijela, osposobljavanje unutar društva itd.

Nadalje, društvo provodi aktivnosti podizanja razine osviještenosti za zaposlenike na svim relevantnim razinama.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Pružati obvezno redovito osposobljavanje za sve članove osoblja u području kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom kako bi se zajamčilo da posjeduju znanje potrebno za postizanje usklađenosti s propisima i programom unutarnjeg usklađivanja društva.

Osposobljavanjem zajamčiti da su svi relevantni zaposlenici upoznati sa svim relevantnim zakonima, propisima, politikama, kontrolnim popisima i njihovim izmjenama o trgovini robom s dvojnom namjenom neposredno nakon što ih objave nadležna tijela. Ako je moguće, razmotriti prilagođena osposobljavanja.

Raditi na podizanju opće razine osviještenosti za sve zaposlenike i na namjenskim aktivnostima osposobljavanja za, primjerice, nabavu, inženjering, vođenje projekta, otpremu, pružanje korisničke podrške i izdavanje računa.

Po potrebi valja razmotriti mogućnost korištenja nacionalnih inicijativa ili inicijativa EU-a u području osposobljavanja za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom.

U svoje programe osposobljavanja ili podizanja razine osviještenosti o izvozu uvrstiti iskustva stečena u okviru pregleda uspješnosti, revizija, izvještavanja i korektivnih radnji.

4.   Proces i postupci pregleda transakcija

U pogledu operativne provedbe pregled transakcija najvažniji je element programa unutarnjeg usklađivanja. Taj element sadržava interne mjere kojima društvo jamči da se nijedna transakcija ne provodi bez potrebne dozvole ili protivno bilo kojem relevantnom trgovinskom ograničenju ili zabrani.

U okviru postupaka pregleda transakcija prikupljaju se i analiziraju relevantne informacije o razvrstavanju robe, procjeni rizika transakcije, utvrđivanju uvjeta za izdavanje dozvole i podnošenje zahtjeva za dozvolu te kontrolama nakon izdavanja dozvole.

Mjerama pregleda transakcija društvu se ujedno omogućuje da postigne i održava određeni standard mjera za upravljanje sumnjivim upitima ili narudžbama.

Što se očekuje?

Društvo uspostavlja postupak kojim ocjenjuje podliježe li transakcija koja obuhvaća robu s dvojnom namjenom nacionalnim kontrolama trgovine robom s dvojnom namjenom ili kontrolama EU-a te utvrđuje primjenjive procese i postupke. U slučaju ponavljajućih transakcija potrebno je redovito provoditi pregled transakcija.

Taj temeljni element podijeljen je na sljedeći način:

—	razvrstavanje robe, softvera i tehnologije;

—

procjena rizika transakcije, uključujući — provjere osjetljivih odredišta i subjekata ili odredišta i subjekata koji podliježu embargu ili sankcijama u pogledu trgovine (10); — preglede deklarirane krajnje uporabe i uključenih strana; — pregled rizika od zlouporabe; — sveobuhvatne kontrole za robu s dvojnom namjenom koja nije navedena na popisu;

—	utvrđivanje uvjeta za izdavanje dozvole i podnošenje zahtjeva za dozvolu, ako je to prikladno, uključujući za aktivnosti brokeringa, prijenosa i provoza; i

—	kontrole nakon izdavanja dozvole, uključujući kontrolu pošiljke i usklađenost s uvjetima ovlaštenja.

U slučaju dvojbe ili sumnje tijekom postupka pregleda transakcije, osobito u pogledu ishoda pregleda deklarirane krajnje uporabe i uključenih strana ili rizika od zlouporabe, savjetovati se s nadležnim tijelom u državi članici EU-a u kojoj je vaše društvo osnovano.

Pregled transakcija može se provesti ručno ili s pomoću automatskih alata, ovisno o potrebama i dostupnim resursima vašeg društva.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Razvrstavanje robe

Razvrstavanjem robe utvrđuje se je li roba navedena na popisu. To se provodi usporedbom tehničkih značajki robe u odnosu na popise EU-a i nacionalne popise za kontrolu robe s dvojnom namjenom. Ako je primjenjivo, potrebno je utvrditi podliježe li roba ograničavajućim mjerama (uključujući sankcije) koje su nametnuli EU ili država članica EU-a u kojoj vaše društvo ima poslovni nastan.

Treba imati na umu da za robu s dvojnom namjenom, neovisno o tome je li riječ o fizičkom proizvodu, softveru ili tehnologiji, iz različitih razloga može biti potrebna dozvola.

Pridavati posebnu pozornost razvrstavanju sastavnih i rezervnih dijelova s dvojnom namjenom te razvrstavanju softvera i tehnologije s dvojnom namjenom koji se mogu prenositi elektroničkom poštom ili se mogu staviti na raspolaganje putem, primjerice, usluge u oblaku u inozemstvu.

Prikupljati informacije o mogućoj zlouporabi vaše robe s dvojnom namjenom, primjerice u kontekstu širenja konvencionalnog oružja ili oružja za masovno uništenje. Podijeliti ove informacije unutar društva.

Preporučujemo da od svojih dobavljača zatražite informacije o razvrstavanju kao robe s dvojnom namjenom materijala, sastavnih dijelova, podsustava koje obrađuje ili integrira vaše društvo, uključujući strojeve koji se koriste u proizvodnji. Vaše je društvo i dalje odgovorno za provjeru razvrstavanja koje je dostavio dobavljač.

Kako je propisano člankom 22. stavkom 10. Uredbe (EZ) br. 428/2009 o robi s dvojnom namjenom, u pogledu relevantnog zakonodavstva, u odgovarajućim komercijalnim ispravama koje se odnose na prijenos robe s dvojnom namjenom unutar EU-a treba jasno navesti da transakcija obuhvaća robu s dvojnom namjenom navedenu na popisu koja podliježe kontrolama ako je izvezena iz EU-a.

Procjena rizika transakcije

Provjere osjetljivih odredišta i subjekata ili odredišta i subjekata koji podliježu embargu ili sankcijama

Uvidom u ažurirane popise sankcija (11) provjeriti podliježe li ijedna uključena strana (posrednici, kupac, primatelj ili krajnji korisnik) ograničavajućim mjerama (sankcije).

Preglede deklarirane krajnje uporabe i uključenih strana;

Upoznati svoje klijente i način na koji upotrebljavaju vaše proizvode.

Imati na umu informacije koje pruža vaše nadležno tijelo u pogledu pravila i zahtjeva EU-a te nacionalnih pravila i zahtjeva o izjavama o krajnjoj uporabi. Čak i ako ne postoji nacionalna obveza podnošenja ispravno popunjene i potpisane izjave o namijenjenoj krajnjoj uporabi robe, ta izjava može biti korisno sredstvo za provjeru pouzdanosti krajnjeg korisnika/primatelja, a informacije se mogu koristiti kako bi se utvrdilo je li potrebna dozvola za robu s dvojnom namjenom koja nije navedena na popisu ako postoji razlozi za zabrinutost u pogledu deklarirane krajnje uporabe u skladu s člankom 4. Uredbe (EZ) br. 428/2009 (12).

Obratiti pozornost na pokazatelje rizika od zlouporabe i znakove o sumnjivim upitima ili narudžbama, odnosno procijeniti je li deklarirana krajnja uporaba robe u skladu s djelatnostima i/ili tržištima krajnjeg korisnika. Prilog 2. sadržava popis pitanja koja su pomoćno sredstvo u pregledu deklarirane krajnje uporabe robe i uključenih strana.

Pregled rizika od zlouporabe

Obratiti pozornost na pokazatelje rizika od zlouporabe i znakove o sumnjivim upitima ili narudžbama. Prilog 2. sadržava popis pitanja koja su pomoćno sredstvo u pregledu rizika od zlouporabe.

Obratiti posebnu pozornost na sveobuhvatne kontrole za robu s dvojnom namjenom koja nije navedena na popisu ako su u pregledu deklarirane krajnje uporabe i uključenih strana ili pregledu rizika od zlouporabe otkrivene relevantne informacije u skladu s člankom 4. Uredbe (EZ) br. 428/2009.

Sveobuhvatne kontrole za robu s dvojnom namjenom koja nije navedena na popisu

Zajamčiti da je društvo uspostavilo postupke kojima utvrđuje je li „svjesno” da postoje razlozi za zabrinutost u pogledu deklarirane krajnje uporabe (u skladu s člankom 4. Uredbe (EZ) br. 428/2009). Ako je izvoznik „svjestan”, društvo jamči da se izvoz ne provodi bez obavještavanja nadležnog tijela i primitka njegove konačne odluke.

U slučajevima u kojima je nadležno tijelo „obavijestilo” izvoznika o tome da postoje relevantne informacije o deklariranoj krajnjoj uporabi (u skladu s člankom 4. Uredbe (EZ) br. 428/2009) društvo mora provoditi postupke kojima jamči brzi protok informacija i trenutačni prekid izvoza. Potrebno je zajamčiti da se izvoz ne provodi bez primitka dozvole koju izdaje nadležno tijelo.

Utvrđivanje uvjeta za izdavanje dozvole i podnošenje zahtjeva za dozvolu, uključujući za aktivnosti brokeringa, prijenosa i provoza

Zajamčiti da vaše društvo posjeduje podatke za kontakt nadležnog tijela za kontrolu izvoza.

Prikupiti i širiti informacije o rasponu vrste dozvola (uključujući individualne, globalne i općenite dozvole) te o kontroliranim djelatnostima (uključujući izvoz, brokering, prijenos i provoz) te o postupcima za podnošenje zahtjeva za dozvolu u vezi s primjenjivim kontrolama trgovine robom s dvojnom namjenom EU-a i nacionalnim kontrolama.

Treba biti svjestan manje očitih kontroliranih vrsta izvoza (kao što je izvoz putem usluga u oblaku ili u osobnoj prtljazi) i mjera kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom za djelatnosti koje ne obuhvaćaju izvoz, kao što su tehnička pomoć ili brokerske usluge.

Kontrole nakon izdavanja dozvole, uključujući kontrolu pošiljke i usklađenost s uvjetima dozvola

Prije same otpreme valja provesti konačnu provjeru kako bi se zajamčilo da su propisno poduzeti svi koraci kojima se jamči usklađenost. To predstavlja dobar trenutak za provjeru je li roba ispravno razvrstana, jesu li prepoznati znakovi upozorenja, jesu li učinkovito provedeni pregledi subjekata te postoji li valjana dozvola za otpremu.

Potrebno je provesti konačnu procjenu rizika transakcije u slučaju da je u međuvremenu došlo do promjena u zakonodavstvu, primjerice je li roba sada uvrštena na popis robe s dvojnom namjenom ili postoje li sankcije koje se primjenjuju na krajnjeg korisnika.

Treba provoditi postupak u okviru kojega se roba može zaustaviti ili privremeno zaustaviti ako nije ispunjen neki zahtjev ili ako su utvrđene informacije o upozorenjima. Robu smije otpustiti samo osoba odgovorna za usklađenost.

Zajamčiti da je ostvarena usklađenost s uvjetima dozvole (uključujući izvješćivanje).

Treba biti upoznat sa svim izmjenama podataka o društvu koje izvozi (kao što su naziv, adresa i pravni status), podataka o krajnjem korisniku i/ili posrednicima te podataka o odobrenoj robi koji mogu utjecati na valjanost vaše dozvole.

5.   Pregled uspješnosti, revizije, izvješćivanje i korektivne radnje

Program unutarnjeg usklađivanja nije statični skup mjera i stoga ga je potrebno pregledavati, ispitivati i preispitivati ako se to pokaže potrebnim za osiguranje usklađenosti.

Pregledima uspješnosti i revizijama provjerava se provodi li se program unutarnjeg usklađivanja na način da je operativno zadovoljavajući te se provjerava je li dosljedan s primjenjivim nacionalnim zahtjevima i zahtjevima EU-a u pogledu kontrole izvoza.

Program unutarnjeg usklađivanja koji uredno funkcionira obuhvaća jasne postupke izvješćivanja o dostavi obavijesti i eskalacijskim djelovanjima zaposlenika ako se sumnja na slučaj neusklađenosti ili je on utvrđen. U okviru dobre strukture usklađenosti zaposlenici se moraju osjećati samopouzdano i samouvjereno kada u dobroj vjeri postavljaju pitanja ili prijavljuju slučajeve povezane s usklađenosti.

Pregledi uspješnosti, revizije i postupci izvješćivanja osmišljeni su na način da se njima otkrivaju nedosljednosti koje je potrebno razjasniti i preispituju rutinski postupci ako dovode do neusklađenosti ili postoji opasnost da do toga dovedu.

Što se očekuje?

Društvo uspostavlja postupke pregleda uspješnosti kako bi provjeravalo svakodnevni rad u području usklađenosti unutar društva i provjerilo provode li se radnje kontrole izvoza na prikladan način u skladu s programom unutarnjeg usklađivanja. Pregled uspješnosti provodi se interno te se njime omogućuje rano otkrivanje slučajeva neusklađenosti i osmišljavanje mjera praćenja za ograničavanje štete. Stoga se pregledom uspješnosti smanjuju rizici za društvo.

Društvo provodi postupke revizije koji predstavljaju sustavne, ciljane i dokumentirane preglede kojima se potvrđuje ispravna provedba programa unutarnjeg usklađivanja. Revizije se mogu provoditi interno ili ih mogu provoditi kvalificirane vanjske osobe.

Izvješćivanje je skup postupaka za osoblje koje djeluje u području kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom i za ostale relevantne zaposlenike u pogledu obavješćivanja i eskalacijski mjera koje je potrebno poduzeti ako postoji sumnja na slučajeve neusklađenosti trgovine robom s dvojnom namjenom ili se takvi slučajevi utvrde. Ne odnosi se na vanjske obveze u pogledu izvješćivanja; primjerice ako je vaše društvo registrirano za uporabu opće izvozne dozvole Unije u skladu s Uredbom (EZ) br. 428/2009.

Korektivne radnje skup su popravnih radnji kojima se jamči ispravna provedba programa unutarnjeg usklađivanja i uklanjanje utvrđenih ranjivosti u postupcima osiguranja usklađenosti.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Uspostaviti nasumične kontrolne mehanizme kao dio svakodnevnog rada kako biste pratili tijek rada kontrole izvoza unutar društva i time zajamčili otkrivanje svih nepravilnosti u ranoj fazi. Još jedan pristup koji možete primijeniti jest „načelo dvostrukih provjera”, pri čemu se odluke o kontroli trgovine preispituju i ponovno provjeravaju.

Uspostaviti i provoditi revizije kako biste provjerili kako je osmišljen program unutarnjeg usklađivanja te je li prikladan i djelotvoran.

Revizijom obuhvatiti sve aspekte programa unutarnjeg usklađivanja.

Zajamčiti da se zaposlenici osjećaju sigurno i zaštićeno kada u dobroj vjeri postavljaju pitanja ili prijavljuju slučajeve povezane s usklađenosti.

Uspostaviti postupke javnog upozoravanja (zviždanja) i eskalacije kako biste upravljali radnjama zaposlenika ako postoji sumnja na slučajeve neusklađenosti trgovine robom s dvojnom namjenom ili se takvi slučajevi utvrde. Treće strane također mogu imati tu opciju.

Dokumentirati u pisanom obliku sve sumnje u povredu nacionalnog zakonodavstva o kontroli trgovine robom s dvojnom namjenom i zakonodavstva EU-a te povezane korektivne radnje.

Poduzimati djelotvorne korektivne radnje kako biste prilagodili postupke kontrole izvoza ili program unutarnjeg usklađivanja u skladu s ishodima pregleda uspješnosti, revizije sustava unutarnjeg usklađivanja ili izvješćivanja. Preporučuje se da te ishode, uključujući preispitivanje postupaka i korektivnih radnji, podijelite s osobljem i rukovodstvom u području kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom. Nakon provedbe korektivnih radnji preporučuje se da sve relevantne zaposlenike obavijestite o izmijenjenim postupcima.

Dijalog s vašim nadležnim tijelom može pridonijeti ograničenju štete te mogućim načinima jačanja kontrole izvoza koju provodi društvo.

6.   Vođenje evidencije i dokumentacija

Razmjerno, točno i sljedivo vođenje evidencije o radnjama povezanima s kontrolom trgovine robom s dvojnom namjenom od ključne je važnosti za nastojanja vašeg društva u pogledu postizanja usklađenosti. Sveobuhvatni sustav vođenja evidencije pomoći će vašem društvu u provedbi pregleda uspješnosti i revizija, postizanju usklađenosti sa zahtjevima EU-a i/ili nacionalnim zahtjevima za čuvanje dokumentacije te će olakšat suradnju s nadležnim tijelima u slučaju upita u pogledu kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom.

Što se očekuje?

Vođenje evidencije skup je postupaka i smjernica za pohranu pravnih dokumenata, upravljanje evidencijom i sljedivost radnji povezanih s kontrolom trgovine robom s dvojnom namjenom. Vođenje evidencije za neke je dokumente propisano zakonom, ali također može biti u najboljem interesu vašeg društva da vodite evidenciju o nekim drugim dokumentima (npr. interni dokument u kojemu je opisana tehnička odluka o razvrstavanju robe). Ako je sva tražena evidencija obuhvaćena i ispravno spremljena, to omogućuje učinkovitije pretraživanje i pronalazak dokumenata tijekom svakodnevnih radnji povezanih s kontrolom trgovine robom s dvojnom namjenom te tijekom redovitih revizija.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Provjeriti zakonske zahtjeve o vođenju evidencije (razdoblje pohrane, opseg dokumenata itd.) u relevantnom zakonodavstvu EU-a i nacionalnom zakonodavstvu države članice EU-a u kojoj je društvo ima poslovni nastan.

Kako biste zajamčili da je sva relevantna dokumentacija dostupna, razmotrite mogućnost da u ugovorima s posrednicima, uključujući otpremnike i distributere, utvrdite zahtjeve u pogledu čuvanja evidencije.

Uspostaviti odgovarajući sustav za podnošenje i pronalazak dokumenata za kontrolu trgovine robom s dvojnom namjenom. Funkcije indeksiranja i pretraživanja od ključne su važnosti za papirnate i elektroničke sustave.

Zajamčiti da se dokumentacija povezana s kontrolama izvoza dosljedno održava i da može biti trenutačno dostupna nadležnom tijelu ili vanjskim stranama za potrebe pregleda ili revizija.

Preporučuje se vođenje evidencije o prethodnim kontaktima s nadležnim tijelom, kao i u pogledu kontrola krajnje uporabe i krajnjih korisnika za robu s dvojnom namjenom koja nije uvrštena na popis te u slučaju tehničkih savjeta o razvrstavanju.

7.   Fizička sigurnost i sigurnost informacija

Kontrole trgovine robom s dvojnom namjenom, uključujući softver i tehnologiju, provode se radi osiguranja nacionalne i međunarodne sigurnosti i ciljeva vanjske politike. Roba s dvojnom namjenom osjetljiva je i stoga treba biti „zaštićena”, a uspostava prikladnih mjera sigurnosti pridonosi ograničavanju rizika od neovlaštenog pristupa kontroliranoj robi ili njezina neovlaštenog uklanjanja. Mjere fizičke sigurnosti važne su, međutim, s obzirom na samu narav kontroliranog softvera ili tehnologije u elektroničkom obliku, osiguravanje usklađenosti s propisima o trgovini robom s dvojnom namjenom može predstavljati popriličan problem te su za to potrebne mjere sigurnosti informacija.

Što se očekuje?

Fizička sigurnost i sigurnost informacija odnosi se na skup internih postupaka osmišljenih kako bi se zajamčilo da se zaposlenici, podugovaratelji, dobavljači ili posjetitelj spriječe od neovlaštenog pristupa robi s dvojnom namjenom ili njezinog neovlaštenog uklanjanje. Tim se postupcima održava kultura sigurnosti unutar društva i jamči sprječavanje gubitka robe s dvojnom namjenom, uključujući softver i tehnologiju, kao i to da se ta roba lako može ukrasti ili izvesti bez valjane dozvole.

Koji su koraci obuhvaćeni?

Fizička sigurnost

U skladu s procjenom rizika društva zajamčiti da zaposlenici ili treće strane ne mogu neovlašteno ukloniti robu s dvojnom namjenom koja podliježe kontroli. Mjere koje možete razmotriti obuhvaćaju, primjerice, fizičko osiguranje robe, uspostavu područja s ograničenim pristupom te kontrole pristupa ili izlaska osoblja.

Sigurnost informacija

Uspostaviti osnovne sigurnosne mjere i postupke za osigurano skladištenje softvera ili tehnologije u elektroničkom obliku s dvojnom namjenom koji podliježu kontroli, uključujući antivirusne provjere, enkripciju datoteka, revizijske tragove i evidenciju, kontrolu pristupa korisnika i vatrozid, kao i pristup njima. Ako je to primjenjivo na vaše društvo, razmotriti zaštitne mjere za učitavanje softvera ili tehnologije u oblak, njihovu pohranu u oblaku ili njihov prijenos putem oblaka.

---

(1)  Uredba (EZ) br. 428/2009.

(2)  U ovom dokumentu izraz „trgovačka društva” valja tumačiti u širem smislu. Obuhvaća istraživačke, akademske i ostale subjekte koji ispunjavaju uvjete definicije izraza „izvoznici” u skladu s Uredbom (EZ) br. 428/2009. Ove smjernice (u ovoj fazi) ne sadržavaju konkretne savjete za različite obuhvaćene sektore i aktere.

(3)  Vidjeti također https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4)  Vidjeti također http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5)  Препоръка на Комисията 2011/24/EC от 11 януари 2011 година за сертифицирането на предприятията в областта на отбраната по член 9 от Директива 2009/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за опростяване на реда и условията за трансфер на продукти, свързани с отбраната, вътре в Общността (SL L 11, 15.1.2011., str. 62.)

(6)  Vidjeti također http://icpguidelines.com

(7)  Vidjeti također https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8)  Primjerice, u izjavi o korporativnoj predanosti može biti navedeno da nijedan pojedinac koji djeluje u ime društva ni u kojem slučaju ne smije pružati brokerske usluge, obavljati provoz ili prijenos protivno zakonima i propisima EU-a i države članice o kontroli robom s dvojnom namjenom. U svrhu postizanja boljeg razumijevanja potrebe za kontrolama izvoza, u izjavi mogu biti kratko objašnjeni njihovi ciljevi. Može se istaknuti i važnost usklađenosti zaposlenika s kontrolama izvoza kako bi zaposlenici razumjeli moguće scenarije neusklađenosti na način da ih se obavijesti o rizicima koje predstavljaju neovlaštene transakcije i o njihovim mogućim posljedicama (posljedice u okviru kaznenog prava, financijske posljedice, disciplinske posljedice, posljedice za ugled itd.) za društvo i obuhvaćene zaposlenike. Preporučuje se da predanost rukovodstva postizanju usklađenosti bude što jednostavnije.

(9)  Društva ujedno mogu razmotriti mogućnost javnog širenja izjave na korporativnim internetskim stranicama i preko ostalih komercijalnih kanala kako bi obavještavali treće strane o predanosti društva usklađenosti s kontrolama izvoza.

(10)  Takozvana osjetljiva odredišta i subjekti nisu samo odredišta pod embargom ili sankcijama, nego i ostala odredišta za koja otprema (određene) robe s dvojnom namjenom može biti kritična u određenim slučajevima, primjerice zbog širenja oružja za masovno uništenje ili pitanja ljudskih prava, kako je utvrdilo nadležno tijelo. Kada je riječ o pitanjima ljudskih prava, napominjemo da se mogu primjenjivati druge uredbe, npr. Uredba (EU) 2019/125 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 30, 31.1.2019., str. 1.) o uvođenju kontrole izvoza robe koja bi se mogla koristiti za izvršenje smrtne kazne ili za mučenje.

(11)  Pročišćeni popis sankcija EU-a (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) i Karta sankcija EU-a (https://www.sanctionsmap.eu) mogu biti od pomoći u provedbi pregleda sankcija.

(12)  Ako vaš klijent nije upoznat sa zahtjevom za izjavu o utvrđenoj krajnjoj uporabi robe, razmotriti mogućnost sastavljanja popratnog dopisa (od jedne stranice) u kojemu su objašnjene osnove kontrole trgovine robe s dvojnom namjenom i u kojemu se navodi da traženi dokument ubrzava podnošenje zahtjeva za dozvolu ili da može biti potreban za primanje dozvole.