o utvrđivanju poslovnika odbora za žalbe Agencije Europske unije za željeznice

uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2016/796 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. svibnja 2016. o Agenciji Europske unije za željeznice i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 881/2004 (1), a posebno njezin članak 55. stavak 5.,

1. Pravila utvrđena u ovoj Uredbi za odbor za žalbe primjenjuju se na svaki odbor za žalbe osnovan odlukom Upravnog odbora Agencije. Svi takvi odbori dalje u tekstu zajednički se nazivaju „odbor za žalbe”.

2. Kako bi se osiguralo donošenje zaključaka u predviđenim rokovima te kvaliteta i dosljednost sudske prakse, jedan je odbor za žalbe osnovan u skladu s člankom 55. Uredbe (EU) 2016/796 stalan.

1. Predsjednik, drugi članovi i njihove zamjene koji čine odbor za žalbe dalje u tekstu nazivaju se „članovi” ako nije drugačije navedeno.

2. Mandat svih članova počinje i završava na datume koji su određeni u odluci o imenovanju. Datum se može određivati u odnosu na položaj ili završetak postupka. U skladu s člankom 56. stavkom 1. Uredbe (EU) 2016/796 mandat člana odbora za žalbe ne može biti dulji od četiri godine te se može jednom obnoviti.

3. Tehničko, pravno i postupovno stručno znanje i/ili iskustvo osigurava se za svaki osnovani odbor za žalbe.

1. Svaki član odbora za žalbe koji nije ili možda neće biti u mogućnosti izvršavati svoje zadaće o tome bez odgode izvješćuje predsjednika.

2. Ako predsjednik nije dostupan, odbor za žalbe odlučuje o tome koji će od preostalih članova nastupati kao predsjednik.

4. Imenovanja radi zamjene iz stavaka 2. i 3. vrijede sve dok zamijenjeni član ili predsjednik nisu u mogućnosti obavljati svoje zadaće te najmanje do kraja tekućeg žalbenog ili arbitražnog postupka.

5. Ako član ili predsjednik ne budu u mogućnosti obavljati svoje zadaće dulje od 12 mjeseci, Upravni odbor Agencije imenuje novog člana ili predsjednika te zamjenu, prema potrebi.

1. Predsjednik odbora za žalbe predsjeda u žalbenim i arbitražnim postupcima.

3. Predsjednik za svaki postupak imenuje izvjestitelja iz redova članova odbora za žalbe.

4. Predsjednik zajedno s tajnikom osigurava ispravnu primjenu poslovnika utvrđenog ovom Uredbom.

5. Ako Upravni odbor Agencije osnuje više od jednog odbora za žalbe, njihovi predsjednici zajednički utvrđuju metodologiju za podjelu postupaka te o tome obavješćuju tajnika.

1. Izvjestitelj provodi preliminarno ispitivanje žalbe te predstavlja rezultate tog ispitivanja ostalim članovima odbora za žalbe.

1. Odbor za žalbe na prijedlog Agencije imenuje tajnika iz redova njezina osoblja. Ako postoji više odbora za žalbe, o imenovanju se odlučuje konsenzusom.

2. Tajnik ne može sudjelovati u zadaćama i postupcima Agencije koji se odnose na odluke koje mogu biti predmet žalbe prema članku 60. Uredbe (EU) 2016/796.

3. Tajnik izvršava svoje zadaće pod nadzorom predsjednika odbora za žalbe te slijedi njegove upute.

4. Tajniku u radu može pomagati osoblje na koje se također primjenjuje ovaj članak.

1. Žalba se podnosi odboru za žalbe putem tajnika u elektroničkom formatu predviđenom za žalbe u roku od dva mjeseca od datuma iz članka 59. stavka 2. Uredbe (EU) 2016/796.

3. Ako žalba ne sadrži informacije iz stavka 2., tajnik određuje rok od najviše deset radnih dana u kojemu ih podnositelj žalbe mora dostaviti. Tajnik može propisati takav rok samo jedanput. Tijekom tog roka vrijeme ne istječe u svrhu vremenskog roka određenog u člancima 58. i 62. Uredbe (EZ) 2016/796.

4. Tajnik o žalbi obavješćuje odbor za žalbe, Agenciju i sve druge poznate stranke u roku od jednog radnog dana od podnošenja žalbe.

1. U svakom zahtjevu za povjerljivo postupanje navode se riječi, pojedinosti, brojevi ili odlomci za koje se traži povjerljivost uz navođenje konkretnih razloga za njegovo podnošenje. U slučaju nedostavljanja takvih informacija odbor za žalbe može odbaciti zahtjev.

2. Predsjednik odlučuje treba li informacije koje su iznesene u žalbi u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom (h) smatrati povjerljivima i osigurava da se sve informacije koje se smatraju povjerljivima ne objave.

Odbor za žalbe odbacuje žalbu kao nedopuštenu na temelju jedne ili više sljedećih osnova:

1. Nakon što se žalba podnese odboru za žalbe, svaki član koji ustanovi mogući sukob interesa predsjedniku podnosi obrazloženu izjavu u skladu s člankom 57. stavkom 2. Uredbe (EU) 2016/796.

3. Prigovor stranke u žalbenom postupku prihvatljiv je ako se podnese u roku od deset radnih dana od datuma na koji je stranka koja je podnijela prigovor došla do saznanja o činjenicama na kojima se temelji prigovor.

4. Predmetni član obavješćuje se o prigovoru te se poziva da dostavi svoj odgovor predsjedniku u roku od pet radnih dana od primitka obavijesti.

5. Odbor za žalbe bez odgode odlučuje o izuzeću predmetnog člana iz postupka u skladu s člankom 57. stavkom 2. Uredbe (EU) 2016/796. Predmetni član ne sudjeluje u donošenju te odluke.

6. Izuzeće predmetnog člana je privremeno i primjenjuje se na žalbeni ili arbitražni postupak u vezi s kojim je podnesen prigovor. Zamjena izuzetog člana ili predsjednika osigurava se u skladu s člankom 3.

1. U skladu s člankom 60. Uredbe (EU) 2016/796 sve žalbe na odluku koju je Agencija donijela u skladu s člancima 14., 20., 21. i 22. Uredbe (EU) 2016/796 ili propust Agencije da postupi u primjenjivom roku podliježu postupku remonstrativne žalbe prije no što se podnesu odboru za žalbe na razmatranje.

2. Nakon podnošenja žalbe Agencija u roku od mjesec dana mora poduzeti jednu od sljedećih radnji:

3. U svim prethodno navedenim slučajevima Agencija obavješćuje tajnika o svojem postupanju te, prema potrebi, dostavlja sve potrebne popratne dokumente.

4. U slučaju iz stavka 2. točke (a) Agencija donosi odluku, a tajnik zaključuje žalbeni postupak te o tome obavješćuje sve stranke u postupku.

5. U slučajevima iz stavka 2. točaka (b), (c) i (d) tajnik obavješćuje podnositelja žalbe te predmet upućuje odboru za žalbe na razmatranje.

6. U roku od deset radnih dana od dana obavijesti o upućivanju, podnositelj žalbe može povući svoju žalbu.

7. Datum upućivanja predmeta odboru za žalbe na razmatranje smatra se datumom podnošenja za potrebe izračuna roka iz članaka 58. i 62. Uredbe (EU) 2016/796.

8. U slučaju upućivanja Agencija može suspendirati primjenu odluke protiv koje je podnesena žalba.

1. Agencija dostavlja odgovor na žalbu u roku od mjesec dana od datuma obavijesti o žalbi.

2. U slučajevima u kojima je primjenjiva remonstrativna žalba iz članka 13., odgovor na žalbu može se dostaviti za stavak 2. točke (c) i (d). Razlozi navedeni u točki (b) vrijede za odgovor na žalbu.

1. Odbor za žalbe može svakoj osobi koja dokaže legitimni interes za rezultat postupka dopustiti da pred njim intervenira u postupak.

2. Zahtjev za intervenciju podnosi se u roku od deset radnih dana od datuma objave žalbe na internetskim stranicama Agencije.

3. Stranke se obavješćuju o zahtjevu za intervenciju kako bi mogle dati očitovanja koja smatraju nužnima prije no što odbor za žalbe donese svoju odluku o intervenciji.

4. Intervencijom se podupire ili osporava, u cijelosti ili djelomično, zahtjev jedne od stranaka. Intervencija ne daje postupovna prava jednaka onima koja su već data strankama.

2. Nakon što se podnese intervencija, predsjednik određuje rok od najviše deset radnih dana u kojem stranke mogu odgovoriti na intervenciju.

1. Odbor za žalbe može dopustiti suspenziju osporavane odluke ako je podnositelj žalbe dokazao da postoji hitna potreba za suspenzijom radi očuvanja njegovih prava i interesa zbog opasnosti od ozbiljne i nenadoknadive štete tim pravima i interesima.

2. Predsjednik može od suprotstavljene stranke zatražiti da podnese pisane primjedbe na taj zahtjev.

1. Odbor za žalbe može naložiti prekid postupka uz pristanak svih stranaka u žalbenom postupku na najviše deset radnih dana.

1. Zahtjev za arbitražu u skladu s člankom 61. Uredbe (EU) 2016/796 može podnijeti nacionalno tijelo nadležno za sigurnost ili predmetna nadležna tijela.

2. On se podnosi tajniku koje o tome obavješćuje Agenciju i odbor za žalbe u roku od jednog radnog dana.

1. Agencija obavješćuje tajnika o postupku usklađivanja u skladu s člankom 30. stavkom 2. Uredbe (EU) 2016/796 te o uključenim strankama i rokovima.

2. U slučaju izostanka prihvatljivog rješenja, nakon mjesec dana koordinacije tajnik upućuje postupak odboru za žalbe na arbitražu te o tome obavješćuje stranke u postupku.

1. Odbor za žalbe ima na raspolaganju mjesec dana da odluči hoće li podržati stajalište Agencije.

1. Ako je podnositelj žalbe adresat odluke koja je predmet žalbenog postupka, žalba se podnosi na jeziku postupka u okviru kojeg je donesena odluka koja je predmet žalbe.

2. Ako podnositelj žalbe nije adresat odluke koja je predmet žalbenog postupka, žalba se podnosi na bilo kojem službenom jeziku Unije.

3. Zahtjev za arbitražu može se podnijeti na bilo kojem službenom jeziku Unije. Arbitražni postupak provodi se na jeziku uključenog nacionalnog tijela nadležnog za sigurnost.

4. Jezik iz stavaka 1., 2. i 3. je jezik žalbenog ili arbitražnog postupka. Koristi se u pisanom i usmenom postupku te za cjelokupnu komunikaciju sa strankama.

5. Sva tehnička i popratna dokumentacija koja se prilaže uz žalbu, zahtjev za arbitražu ili obranu podnose se na jeziku postupka.

8. Za potrebe učinkovitosti i smanjenja troškova odbor za žalbe može odstupiti od prethodno navedenih stavaka za pisani i usmeni postupak ili njegove dijelove, uključujući pojedine dokumente i/ili usmene intervencije, uz uvjet da se sve stranke dogovore o postizanju alternativnog sporazuma. Odbor za žalbe na zahtjev evidentira takav sporazum i sve uvjete na kojima se može temeljiti.

1. Sve troškove povezane s prijevodom priložene tehničke i druge popratne dokumentacije na jezik postupka snosi stranka koja dostavlja dokument.

2. Prevođenje i tumačenje koje je zatražio odbor za žalbe mora se svesti na minimum, a njihove troškove snosi Agencija.

1. Predsjednik u bilo kojem trenutku tijekom postupka može naložiti postupovne mjere, na zahtjev stranaka ili na vlastitu inicijativu.

U izvanrednim okolnostima kada predmetna stranka dokaže postojanje neuobičajenih i nepredviđenih okolnosti izvan njezine kontrole čije se posljedice nisu mogle izbjeći unatoč posvećivanju dužne pažnje, odbor za žalbe može prilagoditi rok predviđen u skladu s ovom Uredbom, uz osiguravanje jednakih prava svih stranaka u postupku.

1. U svrhu izračuna rokova dokument se ne smatra podnesenim dok ga ne zaprimi tajnik koji mora potvrditi njegov primitak.

2. U dokumentima se navodi broj žalbenog ili arbitražnog postupka koji je tom postupku dodijelio tajnik pri podnošenju zahtjeva za žalbeni ili arbitražni postupak.

Ograničenja broja stranica ne primjenjuju se na priloge u postupovnim dokumentima.

4. Tajnik u dogovoru s predsjednikom daje odobrenje za prelaženje najvećeg broja stranica iz stavka 3. samo u predmetima koji uključuju osobito složene činjenice.

Vijećanja odbora za žalbe povjerljiva su te podliježu članku 4. stavku 3. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (2).

Vijećanja se mogu održavati u odgovarajućem formatu i nisu ograničena na sastanke uživo.

1. Odbor za žalbe može saslušati svjedoke na zahtjev jedne od stranaka u vezi s odlučujućim činjenicama koje imaju utjecaj na ishod postupka. Stranka u svojem zahtjevu za saslušanjem svjedoka mora navesti o kojim će činjenicama saslušati svjedoka te relevantne osnove za pozivanje svjedoka.

2. Odbor za žalbe može ispitati stručnjake radi pojašnjenja određenih aspekata postupka ili imenovati stručnjaka za izradu izvješća.

3. Pri imenovanju stručnjaka odbor za žalbe definira njegove zadatke i određuje rok za dostavu izvješća.

4. Prije davanja iskaza stručnjak izjavljuje ima li izravni ili neizravni osobni interes u ishodu postupka, osobito ako je prethodno nastupao kao predstavnik jedne od stranaka ili je sudjelovao u postupku u okviru kojeg je donesena odluka koja je predmet žalbe ili u povezanom arbitražnom postupku.

5. Ako jedna od stranaka uloži prigovor na stručnjaka zbog mogućeg sukoba interesa, o tome odlučuje odbor za žalbe primjenom članka 12. mutatis mutandis.

6. Ako odbor za žalbe smatra da postoji sukob interesa ili mogućnost sukoba interesa, može odlučiti ispitati stručnjaka kao svjedoka.

7. Odbor za žalbe može održati usmeno saslušanje ako to smatra nužnim za potvrdu dokaza o odlučujućim činjenicama koje imaju utjecaja na ishod postupka te ovisno o učinkovitosti.

1. Odbor za žalbe odlučuje o roku do kojeg se mogu u postupak uvoditi novi dokazi ili podnesci.

2. Prema potrebi, odbor za žalbe poziva stranke da dostave očitovanja ili dodatne informacije u roku koji odredi.

3. Ako se nove činjenice ili podnesci smatraju dopuštenima, druge stranke mogu dostaviti svoja očitovanja.

Odluke se donose većinom glasova odbora za žalbe. Predsjednik ima odlučujući glas u slučaju neodlučenog rezultata glasanja.

1. Obrazloženi zaključci odbora za žalbe moraju biti u pisanom obliku. Moraju sadržavati najmanje sljedeće elemente:

2. Zaključke potpisuju članovi odbora za žalbe koji su o njima odlučili i tajnik.

1. Ako odbor za žalbe utvrdi da je žalba osnovana, Agencija u skladu sa zaključcima odbora za žalbe donosi konačnu odluku upućenu predmetnim strankama u roku od mjesec dana od zaprimanja zaključaka odbora za žalbe.

3. Ako odbor za žalbe potvrdi odluku Agencije, Agencija izdaje račun za žalbeni postupak u skladu s Provedbenom uredbom Komisije (EU) 2018/764 (3).

4. Sažetak zaključaka odbora za žalbe objavljuje se na internetskim stranicama Agencije.

1. Naknada za žalbeni postupak utvrđuje se u skladu s Provedbenom uredbom Komisije (EU) 2018/764.

2. Za sudjelovanje u usmenim raspravama uspješni podnositelji zahtjeva imaju pravo na naknadu troškova puta i smještaja te na naknadu izgubljene zarade do mjere koju odbor za žalbe smatra pravednom.

3. Za sudjelovanje u usmenim raspravama svjedoci imaju pravo na naknadu troškova puta i smještaja te na naknadu izgubljene zarade do mjere koju odbor za žalbe smatra pravednom.

4. Vještaci imaju pravo na isplatu naknade za svoje usluge na temelju stope za vještake koji pomažu Agenciji, kao i naknadu putnih troškova i troškova smještaja.

5. Upravni odbor Agencije utvrđuje detaljna pravila koja se primjenjuju na te naknade i plaćanja.

1. Članovi odbora za žalbe imaju pravo na plaćanje naknada za obavljanje njihovih dužnosti kao članova odbora za žalbe na temelju sustava naknada u Prilogu.

2. Članovi odbora za žalbe imaju pravo na povrat troškova puta, smještaja te na dnevnice. Upravni odbor utvrđuje detaljna pravila koja se primjenjuju na izračun tih iznosa.

Zainteresirane stranke imaju pristup dokumentima koje je sastavio ili zaprimio odbor za žalbe u skladu s odgovarajućim odredbama Uredbe (EZ) br. 1049/2001 te u skladu s politikom o pristupu javnosti dokumentima koja je primjenjiva u Agenciji.

2. One se objavljuju na internetskim stranicama Agencije kao i sve ostale informacije relevantne za podnositelje žalbe.

Ova Uredba stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

(1) Uredba (EU) 2016/796 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. svibnja 2016. o Agenciji Europske unije za željeznice i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 881/2004 (SL L 138, 26.5.2016., str. 1.).

(2) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.)

(3) Provedbena uredba Komisije (EU) 2018/764 od 2. svibnja 2018. o pristojbama i naknadama koje se plaćaju Agenciji Europske unije za željeznice i uvjetima za njihovo plaćanje (SL L 129, 25.5.2018., str. 68.).

PRILOG

NAKNADE

1. NAKNADE ZA ŽALBENE/ARBITRAŽNE POSTUPKE (NAKNADE):

Članovi i zamjenici članova odbora za žalbe imaju pravo na naknadu ako sudjeluju u žalbenom/arbitražnom postupku. Naknade za članove i zamjenike koji sudjeluju u postupku iznose 600 EUR po danu rada u žalbenom ili arbitražnom postupku, ili 75 EUR po satu u slučaju da nije obuhvaćen puni radni dan, do najviše 9 000 EUR po postupku i po osobi.

U slučaju predsjednika odbora za žalbe i izvjestitelja za postupak, iznos naknade je 700 EUR po danu rada u žalbenom ili arbitražnom postupku, ili 87,5 EUR po satu u slučaju da nije obuhvaćen puni radni dan, do najviše 18 000 EUR po postupku i po osobi.

	Iznos naknade po danu rada u postupku po osobi	Najviši iznos naknade po postupku i po osobi
Članovi i zamjenici na zamjenskim položajima	600 EUR	9 000 EUR
Predsjednik i izvjestitelj u postupku	700 EUR	18 000 EUR

2. NAKNADA ZA SUDJELOVANJE NA SASTANCIMA ODBORA ZA ŽALBE KOJI NISU POVEZANI SA ŽALBENIM/ARBITRAŽNIM POSTUPKOM:

Odbor za žalbe ili pojedini članovi mogu se sastajati radi organizacijskih i administrativnih pitanja. Naknada za sudjelovanje na tim sastancima iznosi 600 EUR po sastanku. Broj takvih sastanaka ne smije prelaziti šest sastanaka po kalendarskoj godini. Agencija pomaže u organizaciji takvih sastanaka.

	Iznos naknade po sastanku i po osobi	Najviši broj sastanaka godišnje po osobi
Članovi i zamjenici članova odbora za žalbe	600 EUR	šest sastanaka

3. NAKNADA ZA SUDJELOVANJE U DRUGIM SASTANCIMA

Članovi i zamjenici članova odbora za žalbe imaju pravo i na naknadu troškova puta i smještaja povezanih s ad hoc sastancima koji nisu obuhvaćeni kategorijama pod 1. i 2. te ovisno o pozivu Agencije.