12.2.2015

Službeni list Europske unije

L 36/1

PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/212

оd 11. veljače 2015.

o utvrđivanju pravila za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća u pogledu tehničkih specifikacija sustava evidencije i pohrane podataka o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući podatke o pojedinim sudionicima operacija koje se sufinanciraju sredstvima iz programa OP II.

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu europske pomoći za najpotrebitije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. drugi podstavak,

budući da:

(1)	Provedbenom uredbom Komisije (EU) br. 463/2014 (2) utvrđene su odredbe potrebne za pripremu programa. Kako bi se osigurala provedba programa koji se financiraju u okviru Fonda europske pomoći za najpotrebitije (FEAD), potrebno je utvrditi dodatne odredbe za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014.

(2)	Za potrebe članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 potrebno je utvrditi tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka u elektroničkom obliku o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju.

(3)	Podrobne tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka trebale bi biti dovoljno dokumentirane kako bi se osigurao revizorski trag u pogledu ispunjavanja pravnih zahtjeva.

(4)	U sustav evidencije i pohrane podataka trebali bi biti uključeni i odgovarajući alati za pretraživanje i funkcije za izvješćivanje kako bi se lako dohvaćale i prikupljale informacije koje su u njemu pohranjene za potrebe praćenja, evaluacije, financijskog upravljanja, provjere i revizije.

(5)	Mjere predviđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond europske pomoći za najpotrebitije,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

Članak 1.

Opće odredbe

Sustav evidencije i pohrane podataka o operacijama iz članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 zadovoljava tehničke specifikacije utvrđene u člancima 2.–5.

Članak 2.

Zaštita i čuvanje podataka i dokumenata te njihova cjelovitost

1. Pristup sustavu temelji se na prethodno definiranim pravima za različite vrste korisnika i ukida se kad više nije potreban.

2. U sustavu se bilježe sve evidencije, izmjene ili brisanja dokumenata i podataka.

3. U sustavu nisu moguće izmjene sadržaja dokumenata s elektroničkim potpisom. Pohrana dokumenta s elektroničkim potpisom potvrđuje se vremenskom oznakom koja se stvara uz pohranu, vezana je uz dokument i ne može je se mijenjati. Brisanje takvih dokumenata bilježi se u skladu sa stavkom 2.

4. Podaci su podložni redovnom sigurnosnom kopiranju. Sigurnosna kopija s replikom cjelokupnog sadržaja spremišta elektroničkih datoteka uvijek je spremna za uporabu u slučaju nužde.

5. Mjesto elektroničke pohrane mora biti zaštićeno od opasnosti gubitka ili promjene cjelovitosti. Ta zaštita uključuje fizičku zaštitu od neprimjerene temperature i razine vlage, sustave otkrivanja požara i krađe, odgovarajuće sustave zaštite od napada virusa, hakera i svih ostalih oblika neovlaštenog pristupa.

6. Sustavom se omogućuje migracija podataka, formata i računalnih okruženja u razmacima koji su dostatni za osiguranje čitljivosti i dostupnosti dokumenata i podataka do kraja relevantnog razdoblja iz članka 51. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014.

Članak 3.

Funkcije pretraživanja i izvješćivanja

U sustav su uključeni:

(a)	primjereni alati za pretraživanje kojima se omogućuje lak dohvat dokumenata, podataka i njihovih metapodataka;

(b)	funkcija izvješćivanja kojom se omogućuje stvaranje izvješćâ na temelju prethodno definiranih kriterija, osobito za podatke iz Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 532/2014 (3);

(c)	mogućnost spremanja, izvoza ili tiskanja izvješćâ iz točke (b) ili poveznica na vanjsku aplikaciju s tom mogućnošću.

Članak 4.

Dokumentacija sustava

Upravljačko tijelo dostavlja podrobnu i ažuriranu funkcionalnu i tehničku dokumentaciju o djelovanju i obilježjima sustava, koja na zahtjev treba biti dostupna relevantnim subjektima odgovornima za upravljanje programom, Komisiji i Europskom revizorskom sudu.

Dokumentacijom iz prvog stavka pružaju se dokazi o provedbi Uredbe (EU) br. 223/2014 u predmetnoj državi članici.

Članak 5.

Sigurnost razmjene informacija

Sustav je zaštićen odgovarajućim sigurnosnim mjerama u pogledu klasifikacije dokumenata, zaštite informacijskih sustava i zaštite osobnih podataka. Te mjere u skladu su s međunarodnim normama i nacionalnim pravnim zahtjevima.

Sigurnosnim mjerama iz prvog stavka zaštićene su mreže i infrastruktura za prijenos podataka kad se sustav povezuje s ostalim modulima i sustavima.

Članak 6.

Stupanje na snagu

Ova Uredba stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.

Sastavljeno u Bruxellesu 11. veljače 2015.

Za Komisiju

Predsjednik

Jean-Claude JUNCKER

(1) SL L 72, 12.3.2014., str. 1.

(2) Provedbena uredba Komisije (EU) br. 463/2014 оd 5. svibnja 2014. o utvrđivanju uvjeta koji se primjenjuju na sustav elektroničke razmjene podataka između država članica i Komisije u skladu s Uredbom (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o Fondu europske pomoći za najpotrebitije (SL L 134, 7.5.2014., str. 32.).

(3) Delegirana uredba Komisije (EU) br. 532/2014 оd 13. ožujka 2014. o dopuni Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o Fondu za europsku pomoć za najugroženije (SL L 148, 20.5.2014., str. 54.).