3.10.2014   

HR

Službeni list Europske unije

L 289/3


DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1042/2014

оd 25. srpnja 2014.

o dopuni Uredbe (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih tijela

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a osobito njezin članak 26. stavak 4. i članak 29. stavak 1.,

budući da:

(1)

Kako bi se osigurao kontinuitet između upotrebe sredstava iz prethodnih fondova u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tijekovima” za razdoblje 2007.–2013. i posebnih uredaba za razdoblje 2014.–2020., Uredba (EU) br. 514/2014 u velikoj se mjeri temelji na postojećim pravilima za prethodne fondove, uz uzimanje u obzir promjena koje su u podijeljeno upravljanje uvedene Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (2).

(2)

Kako bi se osiguralo da tijela za provedbu nacionalnih programa imaju mogućnost svoje zadaće ispunjavati učinkovito i u skladu s ciljevima i prioritetima utvrđenima u posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, trebalo bi utvrditi pravila za njihovo imenovanje, nadzor njihova imenovanja i, ako je potrebno, poništenja imenovanja.

(3)

Potrebno je utvrditi odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora odgovornih tijela, osobito uvjete pod kojima mogu delegirati ili prenijeti neke od svojih zadaća, kako bi se osiguralo da je provedba nacionalnih programa unutar njihova djelokruga nadležnosti.

(4)

Postupak odabira i dodjele doprinosa Unije u okviru nacionalnih programa trebao bi biti usklađen s načelima transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Potrebno je stoga utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru nacionalnih programa, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte.

(5)

Revizije bi u svim državama članicama trebale biti učinkovite, odgovarajućeg opsega te bi se trebale provoditi u skladu s međunarodnim revizijskim standardima. U tu bi svrhu trebalo jasno utvrditi status i revizijske standarde revizorskih tijela.

(6)

Potrebno je utvrditi različite vrste revizijskih aktivnosti kako bi se osiguralo da revizorska tijela na njima mogu temeljiti svoja revizijska mišljenja.

(7)

Važno je da su rezultati aktivnosti revizorskih tijela pravovremeni i da se o njima na odgovarajući način izvješćuju tijelo za imenovanje i Europska komisija. Osobito je važno da izjava o upravljanju i godišnji sažetak završnih revizijskih izvješća i nadzora provedenih u okviru godišnjih zahtjeva za plaćanje odražavaju rezultate i zaključke revizorskog tijela. Stoga bi revizorsko tijelo u sklopu svojeg revizijskog rada trebalo osigurati da se informacije povezane s njegovim revizijskim aktivnostima adekvatno prenose u tim dokumentima.

(8)

Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom i kako ne bi došlo do odlaganja odobrenja i provedbe nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

(9)

Ujedinjenu Kraljevinu i Irsku obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 te ih posljedično obvezuje ova Uredba.

(10)

Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

POGLAVLJE I.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Definicije

Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz Uredbe (EU) br. 514/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:

(a)

„tijelo za imenovanje” znači ministarsko tijelo države članice iz članka 26. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 koje imenuje odgovorno tijelo;

(b)

„nadležna tijela” znači odgovorno tijelo, revizorsko tijelo i, prema potrebi, delegirano tijelo iz članka 25. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(c)

„SFC2014” znači elektronički informacijski sustav uspostavljen u skladu s člankom 2. Provedbene uredbe Komisije (EU) br. 802/2014 (3);

(d)

„sporazum o bespovratnim sredstvima” znači sporazum ili neki drugi jednakovrijedni pravni instrument na temelju kojeg odgovorno tijelo korisniku odobrava bespovratna sredstva za provedbu projekta u okviru nacionalnog programa.

POGLAVLJE II.

ODGOVORNO TIJELO

ODJELJAK I.

Imenovanje odgovornog tijela

Članak 2.

Kriteriji i postupci za imenovanje odgovornog tijela

1.   Tijelo koje će se imenovati odgovornim tijelom ima administrativni ustroj i sustav unutarnje kontrole u skladu s kriterijima iz Priloga ovoj Uredbi („kriteriji za imenovanje”). Kriteriji za imenovanje odnose se na:

(a)

unutarnje okruženje,

(b)

aktivnosti nadzora;

(c)

interno obavješćivanje i komuniciranje;

(d)

interno nadziranje i izvješćivanje.

Države članice mogu odrediti druge kriterije za imenovanje, uzimajući u obzir veličinu, odgovornosti i druge značajke odgovornog tijela.

2.   Revizorsko tijelo iz članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 514/2014 procjenjuje ispunjava li buduće odgovorno tijelo kriterije za imenovanje iz Priloga te svoje rezultate, zaključke i mišljenja dokumentira u revizijskom izvješću upućenom tijelu za imenovanje.

3.   Ako tijelo za imenovanje zaključi da buduće odgovorno tijelo ne ispunjuje kriterije za imenovanje, ono daje tom tijelu konkretne upute i rok za ispravljanje nesukladnosti kao uvjet za imenovanje odgovornim tijelom.

Do ispunjavanja uvjeta tijelo može biti privremeno imenovano odgovornim tijelom na najviše 12 mjeseci. Duljina tog privremenog razdoblja razmjerna je utvrđenim nesukladnostima.

4.   Nakon što imenuje odgovorno tijelo, država članica o tome će obavijestiti Komisiju bez odlaganja putem sustava SFC2014. Uz tu obavijest država članica prilaže dokumentaciju u kojoj se navodi:

(a)

glavna podjela odgovornosti među organizacijskim jedinicama odgovornog tijela;

(b)

prema potrebi, njegov odnos s delegiranim tijelom, aktivnosti koje će se delegirati i najvažniji postupci nadzora tih delegiranih aktivnosti; te

(c)

sažetak najvažnijih postupaka za obradu financijskih potraživanja korisnika te za odobravanje i bilježenje rashoda.

Članak 3.

Nadzor odgovornog tijela i preispitivanje imenovanja

1.   Tijelo za imenovanje nadzire odgovorno tijelo, osobito na temelju informacija iz članka 14. stavka 2. ove Uredbe, te dalje prati sve utvrđene nedostatke.

2.   Države članice bez odlaganja obavješćuju tijelo za imenovanje o svim informacijama koje ukazuju na to da odgovorno tijelo više ne zadovoljava kriterije imenovanja.

3.   Ako odgovorno tijelo više ne zadovoljava u potpunosti kriterije imenovanja ili je njegov sustav unutarnje kontrole manjkav u mjeri u kojoj to dovodi u pitanje njegovu sposobnost ispunjavanja zadaća, tijelo za imenovanje utvrđuje mu probno razdoblje. U takvim slučajevima tijelo za imenovanje izrađuje plan otklanjanja utvrđenih nedostataka koje odgovorno tijelo treba provesti u roku određenom prema ozbiljnosti nesukladnosti ili manjkavosti. Taj rok ne smije biti dulji od 12 mjeseci od početka probnog razdoblja.

4.   Tijelo za imenovanje odmah obavješćuje Komisiju o svim planovima otklanjanja utvrđenih nedostataka koji su izrađeni u skladu sa stavkom 3. te je nastavlja obavješćivati o napretku.

5.   Ako se imenovanje odgovornog tijela poništi, tijelo za imenovanje odmah imenuje drugo odgovorno tijelo u skladu s člankom 26. Uredbe (EU) br. 514/2014 i člankom 2. ove Uredbe kako bi se osiguralo da ne dođe do prekida plaćanja korisnicima.

6.   Ako Komisija utvrdi da država članica ne ispunjuje svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka u skladu sa stavkom 3. ili da je odgovorno tijelo i dalje imenovano unatoč tome što nije provelo navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem postupka potvrde sukladnosti iz članka 47. Uredbe (EU) br. 514/2014.

ODJELJAK II.

Odgovornosti upravljanja i nadzora odgovornog tijela

Članak 4.

Zadaće odgovornog tijela

Odgovorno tijelo upravlja nacionalnim programom i provodi ga u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. Stoga mora:

(a)

provoditi savjetovanje s partnerima u skladu s člankom 12. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(b)

osigurati pravilno funkcioniranje nadzornog odbora iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(c)

Komisiji podnijeti prijedlog nacionalnog programa iz članka 14. Uredbe (EU) br. 514/2014 te sve naknadne izmjene putem sustava SFC2014;

(d)

utvrditi i donijeti pravila o prihvatljivosti za projekte i projektne troškove za sve aktivnosti, osigurati jednako postupanje i izbjegavati sukob interesa, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;

(e)

organizirati i oglašivati pozive na podnošenje ponuda i pozive na podnošenje prijedloga te organizirati i oglašivati odabir i dodjelu projekata za financiranje u okviru nacionalnog programa, u skladu s područjem primjene i ciljevima posebnih uredaba iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 te kriterijima iz članka 9. ove Uredbe;

(f)

osigurati postojanje sustava za prikupljanje podataka potrebnih za izvješćivanje Komisije o zajedničkim pokazateljima i pokazateljima specifičnima za program, zajedno s drugim podacima o provedbi programa i projekata;

(g)

primati plaćanja koja izvršava Komisija i plaćati korisnicima;

(h)

osiguravati dosljednost i dopunjavanja sufinanciranja u okviru posebnih uredaba i drugih odgovarajućih instrumenata država članica i Unije;

(i)

pratiti projekte i provjeravati jesu li prijavljeni projektni troškovi zaista nastali i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima;

(j)

osigurati postojanje sustava za evidentiranje i pohranjivanje računovodstvenih podataka za svaki projekt iz nacionalnog programa u računalnom obliku i prikupljanje podataka o provedbi potrebnih za financijsko upravljanje, praćenje, nadzor i ocjenu;

(k)

ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila, osigurati da korisnici i druga tijela uključena u provedbu projekata koji se financiraju u okviru nacionalnog programa zadrže odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajuće računovodstvene kodove za sve transakcije koje su povezane s projektom;

(l)

osigurati da se ocjenjivanje nacionalnog programa iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 provodi unutar odgovarajućih rokova;

(m)

osigurati da neovisni ocjenjivači u svrhu provođenja ocjenjivanja iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja mišljenja prime sve potrebne informacije o upravljanju nacionalnim programom;

(n)

uvesti postupke kojima će se osigurati da svi dokumenti u vezi rashoda, odluka i aktivnosti nadzora imaju potrebni revizijski trag te da su pohranjeni u skladu s provedbenim uredbama Komisije donesenima na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014.;

(o)

osigurati da revizorsko tijelo u svrhu provođenja revizija iz članka 29. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja revizijskog mišljenja primi sve potrebne informacije o primijenjenim postupcima upravljanja i nadzora te troškovima financiranima u skladu s posebnim uredbama;

(p)

izraditi provedbena izvješća iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014 i evaluacijska izvješća iz članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;

(q)

sastaviti zahtjeve za plaćanja u skladu s člankom 44. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;

(r)

provoditi aktivnosti informiranja i oglašivanja te širiti rezultate programa, u skladu s člankom 53. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(s)

provoditi administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.;

(t)

surađivati s Komisijom i odgovornim tijelima u drugim državama članicama; te

(u)

odazvati na nalaze revizorskog tijela, postupanjem u skladu s njima ili, u slučaju da nisu prihvaćeni, davanjem detaljnog obrazloženja.

Članak 5.

Delegirano tijelo

1.   Odgovorno tijelo može delegirati neke ili sve svoje zadaće delegiranom tijelu u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (c) Uredbe (EU) br. 514/2014. Svako delegiranje zadaća mora biti u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja te u skladu s načelom nediskriminacije i vidljivosti upotrebe financijskih sredstava Unije. Delegirane zadaće ne smiju za posljedicu imati sukob interesa.

2.   Opseg zadaća koje odgovorno tijelo delegira delegiranom tijelu te detaljni postupci za njihovo ispunjavanje izložit će se u dokumentu koji potpisuju odgovorno tijelo i delegirano tijelo. Taj akt o delegiranju sadržava najmanje:

(a)

odgovarajuću posebnu uredbu;

(b)

zadaću ili zadaće povjerene delegiranom tijelu;

(c)

obvezu delegiranog tijela da provjeri zadovoljavaju li korisnici propise Unije i nacionalne propise;

(d)

obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu te sustav upravljanja i nadzora koji odgovara njegovim dužnostima;

(e)

informacije i popratnu dokumentaciju koju delegirano tijelo treba podnijeti odgovornom tijelu i rokove koje treba poštovati; te

(f)

mehanizme odgovornog tijela za nadzor delegiranog tijela.

3.   U skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, komunikacija s Komisijom ne može se delegirati. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.

4.   Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili privatni subjekt koji pruža javne usluge i podliježe nacionalnim zakonima, odgovorno tijelo neće na njega delegirati izvršne ovlasti koje uključuju velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.

5.   Odgovorno tijelo ostaje odgovorno za zadaće koje delegira. Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.

6.   Ova Uredba se za delegirane zadaće na delegirano tijelo primjenjuje analogijom.

Članak 6.

Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima

Odgovorno tijelo može povjeriti neke od svojih zadaća vanjskim izvršiteljima. Međutim, ono ostaje odgovorno za njih.

Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.

ODJELJAK III.

Obveze odgovornog tijela u pogledu javnih intervencija

Članak 7.

Uloga odgovornog tijela kao tijela za dodjelu

1.   Općenito, odgovorno tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva za projekte u okviru nacionalnog programa na temelju otvorenih poziva na podnošenje prijedloga.

2.   Odgovorno tijelo može dodijeliti bespovratna sredstva za projekte na temelju ograničenog poziva na podnošenje prijedloga.

Ograničeni pozivi na podnošenje prijedloga otvoreni su samo odabranim organizacijama zbog posebnosti projekta ili tehničke ili administrativne stručnosti tijela koja se pozivaju na podnošenje prijedloga.

Razlozi za korištenje ograničenih poziva na podnošenje prijedloga navest će se u pozivu na podnošenje prijedloga.

3.   Odgovorno tijelo može izravno dodijeliti bespovratna sredstva ako posebnost projekta ili tehnička ili administrativna stručnost nadležnih tijela ne ostavlja drugog izbora, kao što je to slučaj s de jure ili de facto monopolima.

Razlozi za korištenje izravne dodjele navest će se u odluci o dodjeli.

4.   U opravdanim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata koji su odabrani nakon prethodnog poziva na podnošenje prijedloga ili u izvanrednim situacijama, bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva na podnošenje prijedloga.

Razlozi za dodjelu bespovratnih sredstava bez poziva na podnošenje prijedloga navest će se u odluci o dodjeli.

5.   Kad odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ni odgovorno tijelo ni bilo koje delegirano tijelo ne mogu biti korisnici bespovratnih sredstava koja su dodijeljena u skladu s ovim člankom.

6.   Odgovorno tijelo određuje tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva i osigurava izbjegavanje sukoba interesa, osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.

Članak 8.

Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo

1.   Odgovorno tijelo može odlučiti izravno provoditi projekte, samostalno ili zajedno s nekim drugim nacionalnim tijelom, zbog administrativnih ovlaštenja, tehničkog stručnog znanja ili zbog toga što osobitosti projekta ne ostavljaju nijednu drugu mogućnost za provedbu, primjerice u slučaju de jure monopola ili sigurnosnih zahtjeva. U takvim slučajevima odgovorno tijelo je korisnik bespovratnih sredstava.

2.   Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo i odabire neko povezano nacionalno tijelo kao što je navedeno u stavku 1. prijavljuju se Komisiji u godišnjem provedbenom izvješću iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014.

3.   Pri provedbi projekata u svojstvu izvršnog tijela odgovorno tijelo poštuje načelo vrijednosti za novac i sprečava sukobe interesa.

4.   Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru nacionalnog programa uključuje sve potrebne informacije za nadzor provedbe sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih troškova.

5.   Kada je vjerojatno da će odgovorno tijelo redovito nastupati kao izvršno tijelo:

(a)

odgovorno tijelo i revizorsko tijelo ne smiju biti članovi istog tijela, osim u slučaju da revizorsko tijelo podnosi izvješća vanjskom tijelu i da je njegova neovisnost zajamčena; te

(b)

to ne utječe na zadaće odgovornog tijela navedene u članku 4.

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele

1.   Pozivi na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. objavljuju se na način kojim se osigurava otvoreni natječaj i odgovarajuće obavješćivanje mogućih korisnika. Informacija o svakoj važnoj izmjeni poziva objavljuje se na isti način.

U pozivima na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. i 2. navodi se najmanje sljedeće:

(a)

ciljevi;

(b)

kriteriji odabira i dodjele;

(c)

aranžmani za Uniju i, ako je primjenjivo, za nacionalno financiranje, uključujući, ako je primjenjivo, mogućnost primjene više stope sufinanciranja u skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(d)

aranžmani i konačni datum za podnošenje prijedloga;

(e)

pravila prihvatljivosti za izdatke;

(f)

trajanje projekta; te

(g)

financijski i drugi podaci koji se evidentiraju i prijavljuju.

2.   Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno tijelo mora se uvjeriti da korisnici projekta mogu zadovoljiti kriterije odabira i dodjele.

3.   Odgovorno tijelo utvrđuje postupke za zaprimanje prijedloga. Ono na prijedloge primjenjuje formalnu, tehničku i proračunsku analizu te procjenu kvalitete prema kriterijima iz poziva na podnošenje prijedloga na transparentan i nediskriminirajući način. Odgovorno tijelo u pisanom obliku navodi razloge odbijanja drugih prijedloga.

4.   U odluci o dodjeli navodi se najmanje ime korisnika, najvažniji detalji projekta te njegovi operativni ciljevi, najviši iznos doprinosa Unije te najveća stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.

5.   Odgovorno tijelo sve podnositelje o svojoj odluci obavješćuje pisanim putem. Neuspješne kandidate obavješćuje se o razlozima za njihovo odbijanje uz navođenje kriterija odabira i dodjele.

Članak 10.

Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu

1.   U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:

(a)

potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima; i

(b)

praćenje provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući i sve njegove izmjene, administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.

2.   Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadržava ili ukazuje na sljedeće:

(a)

najveći iznos doprinosa Unije;

(b)

najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;

(c)

detaljan opis i vremenski raspored za projekt;

(d)

ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;

(e)

dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;

(f)

metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;

(g)

vremenski raspored i provedbene odredbe sporazuma, uključujući odredbe o obvezama izvješćivanja, izmjenama sporazuma i prekidu sporazuma;

(h)

operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje o kojima treba izvješćivati;

(i)

odredbu prema kojoj korisnik mora pravovremeno prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi i sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;

(j)

definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;

(k)

knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;

(l)

uvjete u vezi revizijskog traga;

(m)

odredbe u vezi zaštite podataka; i

(n)

odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.

3.   Općenito, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava potpisuje se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.

4.   Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.

Članak 11.

Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo

1.   U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:

(a)

formaliziranje administrativne odluke o sufinanciranju projekata; i

(b)

praćenje provedbe administrativne odluke i svih njezinih izmjena administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.

2.   Administrativna odluka sadržava ili ukazuje na sljedeće:

(a)

najveći iznos doprinosa Unije;

(b)

najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;

(c)

detaljan opis i vremenski raspored za projekt;

(d)

ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;

(e)

dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;

(f)

metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;

(g)

operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje koji će se koristiti;

(h)

odredbu prema kojoj odgovorno tijelo mora prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi te sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;

(i)

definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;

(j)

knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;

(k)

uvjete u vezi revizijskog traga;

(l)

odredbe u vezi zaštite podataka; i

(m)

odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.

3.   Općenito, administrativna odluka donosi se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.

4.   Administrativnom odlukom izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.

POGLAVLJE III.

STATUS REVIZORSKOG TIJELA I OBVEZE KOJE SE ODNOSE NA REVIZIJE

Članak 12.

Status revizorskog tijela

1.   U skladu s člankom 59. stavkom 5. drugim podstavkom Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i člankom 25. stavkom 1. točkom (b) Uredbe (EU) br. 514/2014 revizorsko tijelo djeluje neovisno od odgovornog tijela. Smatra se da funkcionalna neovisnost postoji kada nema izravnog hijerarhijskog odnosa između revizorskog tijela i odgovornog tijela, te kada je revizorsko tijelo potpuno autonomno u davanju mišljenja i izjava.

2.   Cjelokupni revizijski rad obavljat će se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima.

Članak 13.

Povjeravanje revizijskog rada vanjskim tijelima

Revizorsko tijelo može povjeriti dio revizije drugom revizorskom tijelu, pod uvjetom da je to tijelo funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu. Revizorsko tijelo ostaje odgovorno za rad koji povjeri vanjskom tijelu.

Revizije vanjskih tijela provode se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i uz pozorno praćenje i nadzor revizorskog tijela.

Članak 14.

Revizije

1.   Revizorsko tijelo u svrhu donošenja mišljenja iz članka 59. stavka 5. drugog podstavka Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 provodi revizije sustava i financijske revizije.

2.   Revizijama sustava provjerava se učinkovitost sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela kako bi se osiguralo razumno jamstvo da su troškovi navedeni u godišnjim financijskim izvješćima zakoniti i pravilni. Na temelju tih revizija revizorsko tijelo utvrđuje zadovoljava li odgovorno tijelo i dalje kriterije imenovanja iz Priloga.

3.   Financijske revizije provode se radi osiguranja razumnog jamstva da su godišnja financijska izvješća istinit i vjeran prikaz troškova koje prijavljuje odgovorno tijelo.

Radi provjere istinitosti i vjernosti podataka iz godišnjeg financijskog izvješća revizorsko tijelo provjerava jesu li svi elementi plaćenih rashoda i javnih doprinosa koji su primljeni i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama odgovornog tijela u financijskoj godini ispravno zabilježeni u računovodstvenom sustavu i odgovaraju li popratnim računovodstvenim knjigama koje vodi odgovorno tijelo. Na temelju tih godišnjih financijskih izvješća revizorsko tijelo osobito:

(a)

provjerava odgovara li ukupni iznos prihvatljivih rashoda koji je prijavljen u zahtjevu za plaćanje godišnjeg salda i podnesen Komisiji rashodima u godišnjem financijskom izvješću odgovornog tijela te, ako su utvrđene razlike, jesu li u godišnjim financijskim izvješćima pružena odgovarajuća objašnjenja za iznose koji se usklađuju;

(b)

provjerava odgovaraju li povučeni i vraćeni iznosi, iznosi koji će biti vraćeni te nepovrativi iznosi na kraju financijske godine iznosima koji su uneseni u računovodstveni sustav odgovornog tijela te postoje li za njih dokumentirane odluke odgovornog tijela;

(c)

utvrđuje je li odgovorno tijelo provelo administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.

Provjere navedene u točkama (a), (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.

4.   U okviru svojih revizija sustava i financijskih revizija revizorsko tijelo će ponovno provesti neke od administrativnih nadzora ili nadzora na licu mjesta koje je provelo odgovorno tijelo. Revizorsko tijelo će na temelju procjene rizika utvrditi opseg ponovljene revizije.

5.   Ako se u okviru sustava revizorskog tijela ili financijskim revizijama utvrde znatne slabosti koje priječe učinkovito funkcioniranje sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela, revizorsko tijelo:

(a)

procjenjuje financijski i operativni učinak tih slabosti;

(b)

daje odgovarajuće preporuke odgovornom tijelu za korektivne i preventivne mjere;

(c)

prati kako odgovorno tijelo provodi te mjere te procjenjuje postoji li akcijski plan za ponovno uspostavljanje učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i nadzora.

6.   Nakon dovršetka revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3. revizorsko tijelo će izvijestiti tijelo za imenovanje o svojim nalazima, uključujući i mišljenje o tome ispunjava li odgovorno tijelo i dalje kriterije za imenovanje.

7.   Revizorsko tijelo dužno je osigurati da odgovorno tijelo Europsku komisiju prikladno izvješćuje o svim pojedinostima u vezi svojih revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3.

POGLAVLJE IV.

ZAVRŠNA ODREDBA

Članak 15.

Stupanje na snagu

Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima.

Sastavljeno u Bruxellesu 25. srpnja 2014.

Za Komisiju

Predsjednik

José Manuel BARROSO


(1)  SL L 150, 20.5.2014., str. 112.

(2)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

(3)  Provedbena uredba Komisije (EU) br. 802/2014 od 24. srpnja 2014. o utvrđivanju modela za nacionalne programe i utvrđivanju uvjeta za sustav za elektroničku razmjenu podataka između Komisije i država članica u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanje krizama (SL L 219, 25.7.2014., str. 22.).


PRILOG

Kriteriji za imenovanje odgovornog tijela

1.   Unutarnje okruženje

(A)   Organizacijska struktura

(1)

Organizacijska struktura koja odgovornom tijelu omogućuje izvršavanje zadaća utvrđenih u članku 4.

(2)

Organizacijska struktura, definirana u organizacijskoj shemi, prikaz je jasne podjele uloga i odgovornosti.

(B)   Standardi koji se odnose na ljudske resurse

(1)

Odgovarajući ljudski resursi za obavljanje zadaća opisanih u članku 4.

(2)

Raspodjela dužnosti je takva da nijedan član osoblja nije odgovoran za više od jedne odgovornosti za odobravanje, plaćanje ili računovodstveno praćenje iznosa obračunatih na teret nacionalnog programa, te da svaki član osoblja obavlja neku od navedenih zadaća uz nadzor drugog člana osoblja.

(3)

Utvrđivanje odgovornosti svakog člana osoblja u pisanom obliku, uključujući ograničenja njegovih ili njezinih financijskih ovlasti.

(4)

Odgovarajuće osposobljavanje osoblja.

(5)

Postupci radi izbjegavanja sukoba interesa, uključujući i kada član osoblja na odgovornom ili osjetljivom položaju u pogledu provjeravanja, odobravanja, izvršenja plaćanja ili računovodstvenog praćenja zahtjeva istodobno obavlja druge funkcije izvan odgovornog tijela.

2.   Kontrolne aktivnosti

(A)   Odabir projekata

(1)

Postupci za odabir i dodjelu bespovratnih sredstava u skladu s člankom 9.

(2)

Postupci u vezi sadržaja i potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i administrativne odluke u skladu s člancima 10. i 11.

(B)   Postupci za administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta

(1)

Postupci za redovito i pravovremeno obavješćivanje rukovodstva odgovornog tijela na odgovarajućoj razini o rezultatima provedenih nadzora, čime se omogućuje revizija strategije nadzora i postupaka unutarnjeg nadzora kada se utvrde sustavni nedostaci ili prema potrebi.

(2)

Opis metode uzorkovanja koja se upotrebljava kada administrativni nadzori ili nadzori na licu mjesta nisu iscrpni, već se provode na temelju uzorka, te postupak izvješćivanja o odstupanjima i nepravilnostima.

(3)

U slučaju kad druga tijela zadržavaju dokumente (u papirnatom ili elektroničkom obliku) o nadzorima provedenima u vezi financijskih zahtjeva, postupci koje utvrđuju ta tijela i odgovorno tijelo kako bi se osigurao pristup odgovornog tijela tim dokumentima.

(C)   Postupci za odobravanje plaćanja financijskih zahtjeva koje podnosi korisnik

(1)

Postupci za osiguravanje praćenja provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, administrativnih odluka i ugovora u skladu s uvjetima ugovora.

(2)

Postupci za primanje, unos i obradu financijskih zahtjeva koje podnosi korisnik, kojima se osobito utvrđuje opis dokumenata koji će se upotrijebiti te postupak za reviziju obavljenog rada.

(3)

Kontrolni popis provjera koje zahtijeva svaki član osoblja odgovoran za odobravanje, uključujući reviziju obavljenog rada.

(4)

Postupak za odobravanje plaćanja, uključujući provjeru sukladnosti s propisima Unije i nacionalnim propisima uz kontrole koje su propisane u članku 5. stavku 2. i članku 27. Uredbe (EU) br. 514/2014 radi sprečavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, posebno u vezi s postojećim rizicima.

(D)   Postupci za plaćanje

(1)

Postupci kojima se osigurava da se isplate izvršavaju samo na bankovne račune korisnika te da se isplate ne izvršavaju u gotovini.

(2)

Postupci kojima se osigurava vraćanje svih plaćanja kod kojih nije izvršen prijenos u proračun nacionalnog programa.

(E)   Postupci za računovodstvo

Postupci za računovodstvo kojima se osigurava da godišnji financijski izvještaji budu potpuni, točni, da se podnose na vrijeme, te da sve greške ili propusti budu utvrđeni i ispravljeni, osobito periodičnim nadzorima i usklađivanjima.

(F)   Postupci za isplate predujmova

(1)

Postupci kojima se osiguravaju isplate predujmova korisnicima utvrđuju se odvojeno u računovodstvenim evidencijama.

(2)

Postupci kojima se osigurava obračun predujmova u predviđenim rokovima te identificiranje predujmova koji kasne.

(G)   Postupci za dugovanja

(1)

Postupci kojima se osigurava da se kriteriji navedeni u točkama od (A) do (D) primjenjuju, mutatis mutandis, na iznose za koje odgovorno tijelo mora zatražiti povrat skladu s člankom 21. točkom (h) Uredbe (EU) br. 514/2014.

(2)

Postupci kojima se osigurava pravilno praćenje izdanih naloga za povrat i, ako je primjenjivo, zateznih kamata.

(3)

Postupci kojima se u slučaju da nije moguće izvršiti povrat osigurava utvrđivanje uzroka kako bi se procijenilo treba li država članica taj iznos nadoknaditi u proračun Unije.

(4)

Sustav za priznavanje svih dugovanih iznosa te za evidentiranje svih dugovanja u knjizi pojedinačnih dužnika prije njihova primitka.

(5)

Postupci kojima se redovitim provjerama knjige pojedinačnih dužnika osigurava njezina pouzdanost i potpunost.

(H)   Postupci za otkrivanje nepravilnosti te za borbu protiv prijevara

(1)

Definicije nepravilnosti u skladu sa zahtjevima Unije.

(2)

Mehanizmi kojima se osigurava pravovremeno otkrivanje nepravilnosti i brzo poduzimanje korektivnih mjera.

(3)

Postupci za uvođenje razmjernih mjera za borbu protiv prijevara.

(4)

Postupci kojima se osigurava obaviještenost Komisije o otkrivenim nepravilnostima te, ako je primjenjivo, svim korektivnim mjerama koje su poduzete u godišnjim financijskim izvješćima.

(I)   Revizijski trag

Postupci kojima se osigurava odgovarajući revizijski trag u skladu s provedbenom uredbom donesenom na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014 pružanjem pisanih dokaza, koje treba pohraniti u prostorijama odgovornog tijela, u vezi odabira projekata, odobravanja, obračuna i plaćanja zahtjeva koje podnosi korisnik te postupanja s predujmovima i dugovanjima.

3.   Interno informiranje i komuniciranje

(A)   Komuniciranje

(1)

Postupci kojima se osigurava sljedeće:

(a)

evidentiranje svih izmjena zakonodavstva Unije;

(b)

pravovremeno ažuriranje uputa, baza podataka i kontrolnih popisa; te

(c)

pravovremeno obavješćivanje svih zainteresiranih strana, kao što je delegirano tijelo, o tim izmjenama.

(2)

Postupci kojima se osigurava da svi korisnici imaju sve potrebne informacije kako bi mogli obavljati svoje zadaće i provoditi operacije.

(3)

Postupci kojima se osigurava pružanje naknadnih informacija o rezultatima odabira natjecateljima.

(B)   Sigurnost informacijskih sustava

(1)

Sigurnost korištenih informacijskih sustava u skladu je s najsuvremenijim međunarodnim standardima.

(2)

Postupci kojima se osigurava da su financijske i tehnološke mjere razmjerne rizicima.

4.   Interno praćenje i izvješćivanje

(A)   Interni dokumenti i izvješća

(1)

Dokumentirani postupci i odgovarajući kontrolni popisi koje treba ispuniti u svrhu:

(a)

podržavanja rada odbora za praćenje iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014 i pružanja podataka koji su mu potrebni za izvršenje zadaća, posebno podataka o napretku nacionalnog programa u postizanju ciljeva, financijskih podataka i podataka koji se odnose na pokazatelje i ključne etape;

(b)

sastavljanja godišnjih i završnih provedbenih izvješća te njihova podnošenja Komisiji;

(c)

sastavljanja dokumenata koji čine zahtjev za plaćanje godišnjeg iznosa iz članka 44. Uredbe (EU) br. 514/2014;

(d)

dostavljanja svih izvješća i informacija koji su višim rukovoditeljima potrebni za učinkovito praćenje provedbe programa u njihovoj odgovornosti; te

(e)

dostavljanja izvješća o neovisnim procjenama ili revizijama funkcioniranja njihovih sustava višim rukovoditeljima.

(2)

Dokumentirani postupci za izvješćivanje i praćenje, kad odgovorno tijelo izvršavanje zadaća povjeri drugom tijelu.

(B)   Praćenje drugih zadaća koje ne obavljaju tijela

(1)

Postupci u slučaju kad odgovorno tijelo odgovara za djelovanje drugih tijela, s izuzetkom delegiranih tijela, za postavljanje nadzornih mehanizama kojima se osigurava dobro financijsko upravljanje.

(2)

U slučaju povjeravanja aktivnosti nadzora vanjskim izvršiteljima, postupci za postavljanje nadzornih mehanizama kojima se osigurava zajednička metodologija nadzora i dosljednost rada.

(3)

Postupci u slučaju kad odgovorno tijelo delegira aktivnosti kojima se osigurava usklađenost s člankom 5. stavkom 4. ove Uredbe.