o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju

VIJEĆE EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske ekonomske zajednice, a posebno njegov članak 235.,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, a posebno njegov članak 203.,

uzimajući u obzir prijedlog Komisije ( 1 ),

uzimajući u obzir mišljenje Europskog parlamenta ( 2 ),

budući da su u izvršavanju svojih zadaća institucije Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju prikupile opsežnu zbirku arhivske građe; budući da ta građa predstavlja vlasništvo tih zajednica koje su pravne osobe;

budući da je uobičajena praksa, i u zemljama članicama i u međunarodnim organizacijama, staviti arhive nakon nekog vremena na raspolaganje javnosti; budući da bi trebalo utvrditi zajednička pravila koja se odnose na otvaranje za javnost povijesnih arhiva Europskih zajednica;

budući da se neki dokumenti i spisi koji potječu od institucija Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju nalaze u arhivima država članica; budući da države članice primjenjuju različita pravila kada određuju kada i pod kojim uvjetima njihovi arhivi mogu biti stavljeni na raspolaganje javnosti; budući da bi trebalo spriječiti stavljanje na raspolaganje javnosti, putem nacionalnih arhiva, klasificirane dokumente i spise koji potječu od institucija Zajednice, ako su uvjeti pod kojima se oni stavljaju na raspolaganje javnosti manje strogi od uvjeta određenih ovom Uredbom;

budući da obrada i kritička analiza arhiva Zajednice nisu važne samo za povijesno istraživanje općenito, već omogućuju aktivnosti tijela koja sudjeluju u poslovima Zajednice i time doprinose lakšem postizanju ukupnih ciljeva zajednica;

budući da spomenutim Ugovorima nisu određene nikakve posebne ovlasti za određivanje zajedničkih pravila u odnosu na ovo pitanje;

budući da je potrebno odrediti samo određena temeljna načela, pri čemu svaka institucija Zajednice sama donosi potrebna interna pravila za provedbu tih načela,

DONIJELO JE OVU UREDBU:

1. Ovom se Uredbom želi osigurati očuvanje dokumenata povijesne ili administrativne vrijednosti i njihovo stavljanje na raspolaganje javnosti kad god je to moguće.

U tu će svrhu svaka institucija Europske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju, kao i Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija, agencija i sličnih tijela koje je osnovala zakonodavna vlast (dalje u tekstu institucije), uspostaviti svoje povijesne arhive i otvarati ih za javnost prema uvjetima koje utvrđuje ova Uredba poslije isteka roka od 30 godina počevši od datuma nastanka dokumenta.

3. Svi dokumenti koji se stavljaju na raspolaganje javnosti prije isteka roka određenog u stavku 1. ostaju na raspolaganju bez ikakvih ograničenja.

4. Nakon isteka razdoblja od trideset godina određenog stavkom 1., pristup arhivskoj građi omogućuje se svakoj osobi koja to zatraži i koja prihvati poštovati unutarnja pravila koja svaka institucija u tu svrhu odredi.

5. Arhivska građa dostupna je u obliku preslika. Međutim, institucije mogu izdati izvornike dokumenata ili spisa ako korisnik za to pokaže poseban i utemeljen interes.

1. U slučaju kad se radi o dokumentima koji su obuhvaćeni izuzećem u vezi s privatnosti i integritetom pojedinca, kako je definirano u članku 4. stavku 1. točki (b) Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije ( 3 ), kao i onima koji se odnose na komercijalne interese fizičkih i pravnih osoba, uključujući intelektualno vlasništvo, sukladno definiciji u članku 4. stavku 2. prvoj alineji Uredbe br. 1049/2001, mogu se nastaviti primjenjivati izuzeća na sve ili na dijelove dokumenta poslije roka od 30 godina, ako su zadovoljeni odgovarajući uvjeti za njihovu primjenu.

2. Dokumenti obuhvaćeni izuzećem u odnosu na privatnost i integritet pojedinca, sukladno definiciji u članku 4. stavku 1. točki (b) Uredbe (EZ) br. 1049/2001, uključujući dokumentaciju osoblja Europskih zajednica, smiju se objaviti u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti osoba u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretnju takvih podataka ( 4 ), a osobito s njezinim člancima 4. i 5.

3. Prije donošenja odluke o stavljanju na raspolaganje javnosti dokumenata koji bi, ako ih se objavi, mogli dovesti u pitanje komercijalne interese fizičke ili pravne osobe, uključujući intelektualno vlasništvo, sukladno definiciji članku 4. stavku 2. prvoj alineji Uredbe (EZ) br. 1049/2001, institucije obavješćuju dotičnu osobu, u skladu s pravilima koja svaka institucija treba usvojiti, o svojoj namjeri da dotične dokumente učini pristupačnima javnosti. Dokumenti se ne objavljuju ako, uzimajući u obzir primjedbe dotične osobe, institucija smatra da bi njihovo objavljivanje dovelo u pitanje takve komercijalne interese, osim ako postoji opravdani javni interes za objavljivanje.

4. Osjetljivi dokumenti u smislu članka 9. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 bit će pristupačni u okviru ograničenja predviđenih u ovom članku.

Javnost nema pristup dokumentima koji su klasificirani u skladu s člankom 10. Uredbe Vijeća br. 3 od 31. srpnja 1958. o provedbi članka 24. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju ( 5 ) i koji nisu skinuti s popisa klasificiranih dokumenata.

Radi poštovanja 30-godišnjeg pravila utvrđenog u članku 1. stavku 1., svaka institucija pravodobno, ali najkasnije do 25 godina od datuma nastanka dokumenta, provjerava sve dokumente koji su klasificirani sukladno pravilima dotične institucije kako bi se odlučilo mogu li se skinuti ili ne s popisa klasificiranih dokumenata. Dokumenti koji nisu skinuti s popisa klasificiranih dokumenata prilikom prve provjere, povremeno se provjeravaju, a najmanje svakih pet godina.

Ako nakon isteka roka od 30 godina predviđenog u članku 1. stavku 1. država članica namjerava učiniti dostupnima u javnost dokumente koji su nastali u institucijama i koji su obuhvaćeni člankom 2. ili člankom 3., ona se savjetuje s dotičnom institucijom kako bi donijela odluku koja ne dovodi u pitanje ostvarivanje ciljeva ove Uredbe.

Svaka institucija prenosi u svoj povijesni arhiv sve dokumente koji se nalaze u trenutačnom arhivu najkasnije 15 godina od datuma njihova nastanka. Prema kriterijima koje je svaka institucija predvidjela prema članku 9., poduzima se početni postupak razvrstavanja u svrhu izdvajanja dokumenata koje treba sačuvati od onih koji nemaju administrativnu ili povijesnu vrijednost.

1. Svaka institucija, osim Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB), pohranjuje u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci dokumente koji su dio njezinih povijesnih arhiva i koje je otvorila javnosti u skladu s ovom Uredbom. Pohranjivanje se odvija u skladu s Prilogom.

Neovisno o prvom podstavku, institucije koje pohranjuju građu mogu zbog pravnih ili administrativnih razloga isključiti pohranjivanje nekih originalnih dokumenata u EUI-ju. U tom slučaju one pohranjuju kopiju takvih dokumenata u mikroobliku ili u digitalnom obliku.

2. Svaka institucija na zahtjev državama članicama i drugim institucijama daje na raspolaganje potpuni komplet preslika svoje arhivske građe u mikro obliku, pod uvjetom da država članica koja je podnijela takav zahtjev nije država u kojoj je sjedište te institucije ili da institucije koje su podnijele takav zahtjev nemaju sjedište u istoj državi članici, u mjeri u kojoj je njihovo stavljanje na raspolaganje javnosti dopušteno ovom Uredbom.

3. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.

4. Institucije koje pohranjuju građu zadržavaju vlasništvo nad svojim arhivima, kao i isključivu odgovornost za sastav dokumenata i spisa koji se pohranjuju ili se na drugi način stavljaju na raspolaganje EUI-ju.

5. Pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju ne utječe na zaštitu arhivâ kako je predviđeno člankom 2. Protokola br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije.

6. EUI osigurava čuvanje i zaštitu pohranjenih arhiva. Navedeno čuvanje i zaštita odvijaju se u skladu s priznatim međunarodnim standardima fizičke zaštite arhivâ i barem poštuju tehnička i sigurnosna pravila koja odgovaraju onima koja se upotrebljavaju za zaštitu i upravljanje javnim arhivima u Italiji. U tu svrhu, pohranjeni dokumenti čuvaju se u namjenski izgrađenom spremištu.

7. EUI snosi isključivu odgovornost za osoblje čiji je zadatak upravljanje povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju. EUI osigurava da osoblje zaduženo za upravljanje povijesnim arhivima ima potrebne stručne kvalifikacije nužne za obavljanje posla u tom području.

8. Svaka institucija koja pohranjuje građu ima pravo primati informacije u vezi s upravljanjem EUI-ja njezinim arhivima i provoditi inspekciju arhivâ koje je tamo pohranila.

9. EUI stavlja na raspolaganje javnosti povijesne arhive koje primi na temelju stavaka 1. i 3. Institucije također mogu staviti javnosti na raspolaganje kopiju istih povijesnih arhiva.

10. Troškovi upravljanja povijesnim arhivima Unije financiraju se doprinosima svih institucija koje pohranjuju građu odgovarajućoj proračunskoj liniji, u granicama godišnjih odobrenih sredstava koja je proračunsko tijelo stavilo na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije ( 6 ). Takvi financijski doprinosi ne pokrivaju troškove povezane s stavljanjem na raspolaganje i adaptacijom zgrada i spremištâ za smještaj arhivâ i osoblja.

Iznos doprinosa iz prvog podstavka proporcionalan je veličini planova radnih mjesta pojedinih institucija koje pohranjuju građu. Svaki doprinos ponovno se obračunava kad god dodatne institucije započnu pohranjivati svoje povijesne arhive u EUI-ju ili barem svakih pet godina.

11. EUI djeluje kao izvršitelj obrade u skladu s člankom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001, prema uputama institucija koje pohranjuju građu. EUI sve osobne podatke sadržane u povijesnim arhivima institucija obrađuje u skladu s jamstvima utvrđenima u toj Uredbi.

12. Europski nadzornik za zaštitu podataka zadržava nadzorne ovlasti nad institucijama u pogledu obrade osobnih podataka sadržanih u povijesnim arhivima pohranjenima u EUI-ju.

1. Svaka institucija donosi unutarnja pravila za primjenu ove Uredbe. Ona uključuju pravila za čuvanje i otvaranje za javnost povijesnih arhiva i pravila o zaštiti osobnih podataka sadržanih u njima. Kad god je to moguće, institucije stavljaju svoje arhive na raspolaganje javnosti elektroničkim putem, uključujući digitalizirane i izvorno digitalne arhive, te olakšavaju njihovo konzultiranje na internetu. One također čuvaju dokumente koji su dostupni u oblicima koji zadovoljavaju posebne potrebe (poput Brailleova pisma, velikog teksta ili snimaka).

2. Svaka institucija godišnje objavljuje informacije o svojim aktivnostima u vezi s povijesnim arhiviranjem.

3. Komisija u ime institucija koje pohranjuju građu sklapa okvirni sporazum o partnerstvu s EUI-jem. Taj okvirni sporazum o partnerstvu uključuje detaljne odredbe o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja za upravljanje povijesnim arhivima Unije, uključujući njihovo pohranjivanje, čuvanje, pristup i javno konzultiranje.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.

ODREDBE O POHRANJIVANJU POVIJESNIH ARHIVA INSTITUCIJA U EUROPSKOM SVEUČILIŠNOM INSTITUTU U FIRENCI

1. U slučaju arhiva koji nisu u digitalnom obliku, originalni dokumenti pohranjuju se u EUI-ju u svrhu trajnog čuvanja, zajedno s njihovom kopijom u mikroobliku i/ili digitalnom obliku.

U slučaju digitalnih arhiva, EUI ima trajan pristup dokumentima na način koji mu dopušta da ispuni svoju obvezu da povijesne arhive učini dostupnima javnosti s jedinstvenog mjesta i da promiče njihovo konzultiranje. Institucije iz kojih građa potječe zadržavaju odgovornost za trajno čuvanje svojih digitalnih arhiva.


		No	page	date
►M1	UREDBA VIJEĆA (EZ, Euratom) br. 1700/2003 od 22. rujna 2003.	L 243	1	27.9.2003
►M2	UREDBA VIJEĆA (EU) 2015/496 od 17. ožujka 2015.	L 79	1	25.3.2015