REZOLUCIJA (EU) 2020/1927 EUROPSKOG PARLAMENTA

od 14. svibnja 2020.

s primjedbama koje su sastavni dio Odluke o razrješnici za izvršenje proračuna Agencije Europske unije za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA) (do 11. prosinca 2018.: Europska agencija za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde) za financijsku godinu 2018.

EUROPSKI PARLAMENT,

—	uzimajući u obzir svoju Odluku o razrješnici za izvršenje proračuna Agencije Europske unije za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA) za financijsku godinu 2018.,

—	uzimajući u obzir članak 100. Poslovnika i Prilog V. Poslovniku,

—	uzimajući u obzir mišljenje Odbora za građanske slobode, pravosuđe i unutarnje poslove,

—	uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor (A9-0053/2020),

budući da je, prema njezinu izvještaju o prihodima i rashodima (1), konačni proračun Agencije Europske unije za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA) („Agencija”) za financijsku godinu 2018. iznosio 205 657 227 EUR, što predstavlja znatno povećanje od 32 % u odnosu na 2017. godinu; budući da je to povećanje povezano s dodatnim zadaćama i jačanjem mandata Agencije te budući da se proračun Agencije uglavnom financira iz proračuna Unije (2);

budući da Revizorski sud u svojem izvješću o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Agencije za financijsku godinu 2018. („izvješće Revizorskog suda”) navodi da je dobio razumno jamstvo da je godišnja računovodstvena dokumentacija Agencije pouzdana te da su temeljne transakcije zakonite i pravilne;

Upravljanje proračunom i financijama

primjećuje da je praćenje proračuna tijekom financijske godine 2018. rezultiralo stopom izvršenja proračuna od 75,18 %; primjećuje da je niska stopa izvršenja posljedica nepodmirenih obveza koje su većim dijelom povezane s operativnim rashodima zbog donošenja pravne osnove; nadalje prima na znanje da je stopa izvršenja odobrenih sredstava za plaćanje iznosila 94,08 %, što je povećanje od 2,55 % u usporedbi s 2017. godinom;

napominje da je prema posljednjem prihvaćenom izvješću o napretku radova iz travnja 2018. stopa dovršetka radova na novoj zgradi Agencije u Strasbourgu nakon znatnih kašnjenja dosegla 88,17 % te da Agencija štiti svoje financijske interese s 1,2 milijuna EUR jamstva za ispunjenje obveza; napominje da je Agencija 15. svibnja 2018. i 15. veljače 2019. na Prvostupanjskom sudu u Strasbourgu podnijela odgovore te da Prvostupanjski sud još nije donio odluku; nadalje napominje da su u travnju 2019., nastavljeni razgovori u cilju postizanje izvansudske nagodbe; poziva Agenciju da tijelo nadležno za davanje razrješnice bez odgode obavijesti o tome da je postignuta izvansudska nagodba ili da je donesena odluka Prvostupanjskog suda;

sa zabrinutošću napominje da je prema izvješću Revizorskog suda stopa izvršenja proračuna Agencije bila manja od planirane zbog kasnog donošenja ili stupanja na snagu zakonskih akata (pitanje koje je izvan kontrole Agencije), što je utjecalo i na razvoj postojećih i novih sustava; napominje da je Agencija stoga vratila Komisiji 74 000 000 EUR u odobrenim sredstvima za plaćanje i prenijela 49 000 000 EUR odobrenih sredstava za preuzimanje obveza, što dovodi u pitanje temeljne pretpostavke o planiranju koje su sadržane u zakonodavnim financijskim izvještajima koje je pripremila Europska komisija; ističe da uvrštenjem u odobreni proračun Agencije proračunskih sredstava za zakonodavne akte koji još nisu doneseni nastaju znatni rizici za dobro financijsko upravljanje; poziva Komisiju da zajedno s Agencijom poradi na tome da se proračunsko planiranje uskladi s vremenom donošenja ili stupanja na snagu zakonskih akata;

Uspješnost

prima na znanje kontinuiranu suradnju Agencije s drugim agencijama Unije i ojačani mandat koji je dobila stupanjem na snagu Uredbe (EU) 2018/1726 (3) u prosincu 2018. i kojim se otvaraju nove mogućnosti za jačanje suradnje, pružanje proaktivnih savjeta i dodatne potpore i pomoći Komisiji, državama članicama i drugim agencijama za pravosuđe i unutarnje poslove te tješnja suradnja s međunarodnim organizacijama;

prima na znanje mogućnost razvoja centraliziranog usmjerivača za razmjenu unaprijed dostavljenih informacija o putnicima/evidencije podataka o putnicima među državama članicama; napominje da je korištenje takvih informacija za provjere u opsežnim informatičkim sustavima predloženo kao element interoperabilnosti koji bi mogao biti od interesa u budućnosti; također prima na znanje povezanu studiju izvedivosti koju je Komisija provela u razdoblju od travnja 2018. do siječnja 2019.;

napominje, u svjetlu opažanja i napomena koje je 2018. dalo tijelo nadležno za davanje razrješnice, da Agencija upravlja trima zasebnim, neintegriranim opsežnim informatičkim sustavima u skladu s odgovarajućim pravnim instrumentima za svaki od tih sustava te da su različiti vremenski okviri razvoja i ograničenja koja proizlaze iz tih pravnih okvira razlozi zbog kojih su ti informatički sustavi izgrađeni odvojeno i nisu integrirani; napominje da je Agencija svjesna da takav pristup nije ni održiv ni učinkovit s operativnog i proračunskog gledišta; pozdravlja činjenicu da je Agencija pokrenula inicijativu za pojednostavnjenje arhitekture i projekta sustava te da je Komisijina inicijativa za interoperabilnost jedan od glavnih pokretača u tom kontekstu; potiče Agenciju da dodatno istraži mogućnosti uspostave zajedničkih postupaka i sustava;

podsjeća (posebno s obzirom na činjenicu da se Agencija bavi interoperabilnošću osjetljivih podataka) na važnost usluga upravljanja podacima i usluga obrade podataka te potrebu za internalizacijom tih usluga; u tom pogledu ističe važnost zaštite i povjerljivosti takvih podataka te potencijalne rizike koje sadašnji vanjski sustav upravljanja informatičkim uslugama uključuje;

pozdravlja novu organizacijsku strukturu koju je Agencija uspostavila kako bi ojačala kapacitete potrebne za operativno planiranje i povezanu javnu nabavu, uključujući pružanje pravne i tehničke pomoći; poziva, međutim, na ulaganje dodatnih napora kako bi se osigurala usklađenost s pravilima o nabavi i na točnije izvješćivanje; prima na znanje opažanje Revizorskog suda da bi Agencija mogla razmotriti korištenje metodologije koju koristi organizacija International Function Point Users Group, koja je standardna metodologija za utvrđivanje cijene razvojnih aktivnosti;

pozdravlja napredak u odnosu na preporuke Revizorskog suda iz prethodnih godina; međutim, napominje da Agencija još uvijek ne objavljuje oglase o slobodnim radnim mjestima na internetskoj stranici Europskog ureda za odabir osoblja (EPSO); stoga poziva Agenciju da poduzme korake kako bi osigurala objavljivanje slobodnih radnih mjesta na internetskim stranicama EPSO-a;

10.

napominje da je Agencija, kad je riječ o postupcima e-nabave, za određene postupke uvela e-račun i e-nadmetanje, međutim napominje da je uvođenje sustava e-podnošenja ponuda još uvijek u tijeku;

11.

naglašava važnost razvrstavanja podataka po rodu kako bi se mogao analizirati razvoj rodne ravnoteže među zaposlenima i u upravljačkim tijelima Agencije;

Kadrovska politika

12.

sa zabrinutošću napominje da je na dan 31. prosinca 2018. bilo realizirano samo 89,71 % plana radnih mjesta, odnosno da je imenovano 122 od 136 privremena djelatnika na radna mjesta odobrena u okviru proračuna Unije (2017. bilo je odobreno 131 radno mjesto); usto napominje da je 2018. za Agenciju radio 31 ugovorni djelatnik i 9 upućenih nacionalnih stručnjaka; pozdravlja odgovor Agencije da se takva stopa realizacije može pripisati kasnom donošenju pravnih akata te potiče Agenciju da izvješćuje o budućem napretku;

13.

za zabrinutošću napominje da je u Upravnom odboru izostala rodna ravnoteža (40 muškaraca i 6 žena);

14.

napominje, u svjetlu opažanja i napomena koje je 2018. dalo tijelo nadležno za davanje razrješnice, da je Agencija svjesna da mali broj zaposlenih predstavlja znatan rizik za kontinuitet njezinih operacija; ističe činjenicu da je Agencija u svojim programskim dokumentima zatražila zapošljavanje novog osoblja; priznaje da takvo povećanje broja zaposlenih podliježe odobrenju Parlamenta i Vijeća te da Agencija pokušava ublažiti rizik ponovnim određivanjem prioriteta u pogledu zadaća i ubrzanim zapošljavanjem; ističe da trenutačna praksa zapošljavanja osoblja potrebnog za provedbu nekog pravnog akta tek nakon što takav pravni akt stupi na snagu podrazumijeva oslanjanje na to da će pripremne mjere za provedbu tog pravnog akta provoditi postojeći zaposlenici, čime se kapaciteti glavnog tima Agencije iskorištavaju do granica, što predstavlja rizik od utjecaja na izvršavanje svakodnevnih aktivnosti Agencije; poziva Komisiju da dopusti ranije zapošljavanje dijela osoblja predviđenog u prijedlogu nekog zakonodavnog akta kako bi se Agencija mogla učinkovito pripremiti za provedbu tog pravnog akta;

15.

napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda u vezi s jednim konkretnim postupkom zapošljavanja, Agencijino povjerenstvo za odabir nauštrb transparentnosti postupka odstupilo od objavljenog oglasa za radno mjesto te primijenilo veći minimalni broj bodova koji kandidati moraju ostvariti da bi bili uvršteni na popis uspješnih kandidata; prima na znanje odgovor Agencije koja se obvezuje da će u objavama slobodnih radnih mjesta u budućnosti koristiti stroži tekst; pozdravlja činjenicu da je Agencija odmah prilagodila svoju praksu u postupcima koji su u tijeku te da će se u smjernice o postupcima zapošljavanja uključiti načelo da se prag za uvrštenje na popis uspješnih kandidata treba prethodno utvrditi; poziva Agenciju da se pobrine za to da se poštuju objavljeni kriteriji za odabir;

16.

napominje da je Upravni odbor Agencije u ožujku 2018. donio novu organizacijsku strukturu, s obzirom na očekivani rast Agencije zbog povećanja opsega zadaća nakon donošenja novih zakonskih akata i s time povezanog odobrenog dodatnog zapošljavanja; napominje da će se broj zaposlenika Agencije do kraja 2020. gotovo udvostručiti te da se reorganizacija trebala u potpunosti dovršiti do kraja 2019.;

Javna nabava

17.

sa zabrinutošću primjećuje da su, prema izvješću Revizorskog suda, dva plaćanja za „korektivno održavanje Schengenskog informacijskog sustava u radnom stanju” koja su bila obuhvaćena revizijom bila djelomično nepravilna, u smislu da je Agencija izmijenila jedan pojedinačni ugovor povećanjem mjesečnih naknada za održavanje a da pritom nije izmijenila i okvirni ugovor za korektivno održavanje kako bi se utvrdili uvjeti za povećanje cijena i da je zatim produljila taj ugovor za mjesec i pol dana nakon datuma isteka okvirnog ugovora za korektivno održavanje; ističe da su dodatni iznos isplaćen za mjesečno održavanje i plaćanje za održavanje nakon datuma isteka okvirnog ugovora o korektivnom održavanju djelomično nepravilni; prima na znanje iz odgovora Agencije da je uslijed nastalih kašnjenja u pokretanju novog okvirnog ugovora, kao i zbog dodatnih koraka koji su poduzeti tijekom postupka odabira, neophodno bilo osigurati kontinuirano održavanje Schengenskog informacijskog sustava, u skladu s pravnim obvezama Agencije, te da je trenutačno u tijeku postupak dovršetka pripreme kompleta kontrolnih lista i predložaka za postupke nabave te uspostava kapaciteta potrebnih za potporu planiranju operativnih aktivnosti i s time povezane nabave; poziva Agenciju da zajamči usklađenost s odredbama o javnoj nabavi;

18.

nadalje napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, formula za utvrđivanje najkvalitetnije ponude navedena u natječajnim specifikacijama za ugovor o korektivnom održavanju Schengenskog informacijskog sustava bila različita od one navedene u dokumentu s pitanjima i odgovorima za ponuditelje te da su otkriveni dodatni nedostatci u kvaliteti, cjelovitosti i dosljednosti pruženih informacija; napominje da je Agencija svjesna da treba poboljšati i dokumentirati provjere dosljednosti i usporedivosti između planiranja natječaja i stvarnih ugovora kako bi se omogućila ex post procjena (postupak koji se trenutačno ne primjenjuje kao funkcija u okviru postupka nabave zbog nedostatnih ljudskih resursa); poziva Agenciju da ojača unutarnje kontrole povezane s javnom nabavom;

19.

sa zabrinutošću napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, Agencija ugovor o pružanju telekomunikacijskih usluga sklopila s jedinim gospodarskim subjektom koji je dostavio ponudu te da je vrijednost sklopljenog ugovora iznosila 144 000 EUR, kako je objavljeno u prvotnoj obavijesti o nadmetanju; napominje, međutim, da je financijska ponuda koju je podnio subjekt iznosila samo 45 700 EUR, pa je postupak javne nabave završio dodjelom ugovora u iznosu većem od ponude, što nije u skladu s pravilima o javnoj nabavi; prima na znanje odgovor Agencije prema kojem je ta financijska ponuda bila zamišljena samo kao neobvezujući scenarij za potrebe evaluacije ponuda i da se stvarna mjesečna plaćanja temelje se na stvarno pruženim uslugama u skladu s prvotno ponuđenim jediničnim cijenama; poziva Agenciju da ne dodjeljuje ugovore po cijeni koja prekoračuje cijenu iz ponude;

20.

napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, Agencija produljila trajanje izravno sklopljenog ugovora o zaštitarskim i recepcijskim uslugama s četiri na šest godina, čime je vrijednost ugovora povećana za 73 % (što nije u skladu s Financijskom uredbom) i zbog čega su plaćanja izvršena nakon izvornog razdoblja nepravilna; prima na znanje odgovor Agencije prema kojemu je ta situacija nastala zbog iznimnih okolnosti, koje su pravovremeno zabilježene i analizirane u registru iznimaka; potvrđuje da su donesene odluke kako bi se osiguralo stalno pružanje sigurnosnih usluga; poziva Agenciju da zajamči usklađenost s pravilima o javnoj nabavi;

21.

pozdravlja činjenicu da Agencija, u svjetlu opažanja i napomena koje je tijelo nadležno za davanje razrješnice dalo o intenzivnom korištenju vanjskih izvođača za razvoj i održavanje IT projekata, radi na strategiji nabave koja će zajamčiti najbolje korištenje njezinih resursa; ističe činjenicu da je Revizorski sud u svim agencijama utvrdio horizontalni trend u angažiranju vanjskih suradnika koji se zapošljavaju kao informatički savjetnici; naglašava da se mora hitno raspraviti o pitanju ovisnosti Agencije o vanjskom zapošljavanju u tom području; svjestan je da su za odluku o dodjeli dostatnih sredstava za osoblje odgovorni Parlament i Vijeće, kao tijela nadležna za proračun;

22.

odlučno poziva Agenciju da istraži mogućnost dijeljenja resursa za zadaće koje se preklapaju sa zadaćama drugih agencija koje rade na sličnim aktivnostima; potiče Agenciju da počne tražiti načine za dijeljenje nestručnog osoblja u područjima kao što su ITC i računovodstvo, posebno s Tijelom europskih regulatora za elektroničke komunikacije sa sjedištem u Rigi i Europskoj agenciji za kemikalije sa sjedištem u Helsinkiju;

Sprečavanje i postupanje u slučaju sukoba interesa i transparentnost

23.

sa zadovoljstvom napominje da je Agencija u studenom 2018. dovršila provedbu novih pravila za sprečavanje i postupanje u slučaju sukoba interesa članova Upravnog odbora i savjetodavnih skupina prema kojima će oni svake godine dostavljati izjave o financijskim interesima koje će zatim ocjenjivati predsjednici Upravnog odbora i relevantnih savjetodavnih skupina (ovisno o potrebi), uz potporu Agencije; pozdravlja donošenje novog predloška izjave o financijskim interesima, nakon njihovog objavljivanja na internetskim stranicama Agencije; prima na znanje da je Agencija uspostavila pravila o sprečavanju i postupanju u slučaju sukoba interesa za zaposlenike; napominje da su 2018. svi zaposlenici dostavili izjave o financijskim interesima i da je 31 zaposlenik (odnosno 20 % svih zaposlenih) naveo da postoji interes, koji su zatim ocijenili neposredni rukovoditelji, a za tri zaposlenika (2 % svih zaposlenik) poduzete su mjere ublažavanja rizika od potencijalnog sukoba interesa; međutim, žali zbog toga što se novi predložak izjave o financijskim interesima ne primjenjuje i na izvršno vodstvo; sa žaljenjem napominje da za izvršnog direktora postoji samo izjava o nepostojanju sukoba interesa; napominje da je u lipnju 2018. Upravni odbor donio odluku o smjernicama Agencije o zviždačima; napominje da prema odgovoru Agencije ne postoji pravna obveza objavljivanja životopisa članova Upravnog odbora; u tom pogledu naglašava da bi agencije Unije trebale uspostaviti model u pogledu transparentnosti i poziva članove Upravnog odbora da objave svoje životopise na internetskim stranicama Agencije;

Unutarnje kontrole

24.

napominje, u svjetlu opažanja i napomena koje je tijelo nadležno za davanje razrješnice dalo o otvorenim revizijskim preporukama, da se stopa provedbe akcijskih planova izrađenih na temelju različitih revizijskih preporuka smanjila tijekom 2018. i da je Agencija početkom 2019. usvojila i provela revidirani okvir za unutarnju kontrolu; napominje da je služba unutarnje revizije uspostavila strateški plan revizije za razdoblje 2019. - 2021., koji se temelji na rezultatima procjene rizika koja je u veljači 2018. provedena i u sjedištu u Tallinnu i u tehničkom centru u Strasbourgu, a kojom su bili obuhvaćeni glavni administrativni i operativni procesi Agencije; poziva Agenciju da tijelo nadležno za davanje razrješnice izvijesti o provedbi preporuka revizije;

Ostale primjedbe

25.

napominje, u svjetlu opažanja i napomena koje je tijelo nadležno za davanje razrješnice dalo o kašnjenjima u rekonstrukciji operativne lokacije Agencije u Strasbourgu i izgradnji nove zgrade sjedišta u Tallinnu, da je vlada Estonije dovršila projekt rekonstrukcije zgrade sjedišta u skladu s izvornim planom i da se Agencija u srpnju 2018. preselila na svoju trajnu lokaciju; napominje da su radovi na rekonstrukciji tehničkog centra u Strasbourgu ugovorno dovršeni u lipnju 2018., da su kašnjenja bila posljedica izmjena projekta dogovorenih s izvođačem te da Agencija tijesno surađuje s izvođačem kako bi se riješili utvrđeni tehnički nedostaci i izvršilo preuzimanje radova;

26.

poziva Agenciju da se usmjeri na širenje rezultata svojih istraživanja u javnosti i na komuniciranje s javnošću preko društvenih mreža i drugih medija;

27.

u vezi s drugim primjedbama koje su priložene Odluci o razrješnici i horizontalne su naravi upućuje na svoju Rezoluciju od 14. svibnja 2020. (4) o uspješnosti, financijskom upravljanju i nadzoru agencija.

(1) SL C 120, 29.3.2019., str. 161.

(2) SL C 120, 29.3.2019., str. 163.

(3) Uredba (EU) 2018/1726 Europskog parlamenta i Vijeća od 14. studenoga 2018. o Agenciji Europske unije za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA) te izmjeni Uredbe (EZ) br. 1987/2006 i Odluke Vijeća 2007/533/PUP i stavljanju izvan snage Uredbe (EU) br. 1077/2011. (SL L 295, 21.11.2018., str. 99.).

(4) Usvojeni tekstovi, P9_TA(2020)0121.