12.12.2017   

HR

Službeni list Europske unije

C 426/31

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskoga zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije za financijsku godinu 2016., s odgovorom Zajedničkog poduzeća

(2017/C 426/05)

SADRŽAJ

 

Odlomak

Stranica

UVOD

1-6

32

Uspostava Zajedničkog poduzeća F4E

1-2

32

Upravljanje

3-4

32

Ciljevi

5

32

Resursi

6

32

MIŠLJENJE

7-29

32

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8

33

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti prihoda povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9

33

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti plaćanja povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

10-20

33

Posebna napomena

11-20

33

Odgovornosti uprave i osoba zaduženih za upravljanje

21-23

34

Odgovornosti revizora u pogledu revizije računovodstvene dokumentacije i povezanih transakcija

24-28

34

PRORAČUNSKO I FINANCIJSKO UPRAVLJANJE

30

35

Izvršenje proračuna za 2016. godinu

30

35

UNUTARNJE KONTROLE

31-35

35

Praćenje ugovora o operativnoj nabavi i bespovratnih sredstava

31-34

35

Strategija za borbu protiv prijevara

35

36

PRILOG –

PRAĆENJE MJERA PODUZETIH U POGLEDU PRIMJEDBI IZ PRIJAŠNJIH GODINA

37

UVOD

Uspostava Zajedničkog poduzeća F4E

1.

Europsko zajedničko poduzeće za ITER (1) i razvoj energije fuzije (Zajedničko poduzeće F4E) osnovano je u ožujku 2007. godine (2) na razdoblje od 35 godina. Glavni su se fuzijski objekti trebali graditi u Cadaracheu u Francuskoj, no sjedište Zajedničkog poduzeća nalazi se u Barceloni.

2.

Članove osnivače Zajedničkog poduzeća čine Euratom, koji predstavlja Komisija, države članice Euratoma i Švicarska (koja je s Euratomom sklopila sporazum o suradnji).

Upravljanje

3.

Upravljačka struktura Zajedničkog poduzeća F4E uključuje upravni odbor, direktora i ostala tijela. Upravni odbor odgovoran je za nadzor nad aktivnostima Zajedničkog poduzeća koje ono obavlja kako bi postiglo svoje ciljeve. Direktor je odgovoran za svakodnevno upravljanje Zajedničkim poduzećem.

4.

Ostala upravna tijela Zajedničkog poduzeća su Ured, Skupina za tehničko savjetovanje, Odbor za nabavu i ugovore, Odbor za administraciju i upravljanje, Revizijski odbor i Skupina za unutarnji pregled.

Ciljevi

5.

Ciljevi Zajedničkog poduzeća F4E su:

(a)

pružanje doprinosa Europske zajednice za atomsku energiju (Euratom) Međunarodnoj organizaciji za energiju fuzije ITER (ITER IO);

(b)

pružanje doprinosa Euratoma aktivnostima „šireg pristupa” u suradnji s Japanom za brže ostvarivanje energije fuzije;

(c)

priprema i koordinacija programa aktivnosti za pripremu izgradnje demonstracijskih fuzijskih reaktora i povezanih postrojenja uključujući i Međunarodno postrojenje za ozračivanje fuzijskih materijala.

Resursi

6.

Proračun za plaćanja za Zajedničko poduzeće F4E iznosio je 2016. godine 720 milijuna eura (2015.: 586 milijuna eura) dok je proračun za obveze iznosio 459 milijuna eura (2015: 467,9 milijuna eura) (3). Na dan 31. prosinca 2016. Zajedničko poduzeće zapošljavalo je 415 članova osoblja (2015.: 383) (4).

MIŠLJENJE

7.

Sud je obavio reviziju:

(a)

računovodstvene dokumentacije Zajedničkog poduzeća, koja se sastoji od financijskih izvještaja (5) i izvješća o izvršenju proračuna (6) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2016., te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom, u skladu s člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU).

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda računovodstvena dokumentacija Zajedničkog poduzeća za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim značajnim aspektima vjerno prikazuje financijsko stanje Zajedničkog poduzeća na dan 31. prosinca 2016. te rezultate poslovanja, novčane tokove i promjene u neto imovini za godinu završenu tim danom, u skladu s Financijskom uredbom Zajedničkog poduzeća i računovodstvenim pravilima koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije. Ta se pravila temelje na međunarodno prihvaćenim računovodstvenim standardima za javni sektor.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti prihoda povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9.

Prema mišljenju Suda prihodi povezani s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakoniti i pravilni.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti plaćanja povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

10.

Prema mišljenju Suda plaćanja povezana s računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim su značajnim aspektima zakonita i pravilna.

Posebna napomena

11.

Ne dovodeći u pitanje mišljenja izražena u prethodnom dijelu teksta, Sud želi skrenuti pozornost na sljedeće pitanje. U zaključcima Vijeća usvojenim 7. srpnja 2010. (7) odobreno je 6,6 milijardi eura (u vrijednostima iz 2008. godine) za doprinos Zajedničkog poduzeća fazi izgradnje projekta ITER, pri čemu je dovršetak izgradnje izvorno planiran za 2020. U tu brojku nije uključeno 663 milijuna eura koje je Europska komisija predložila 2010. godine za pokrivanje mogućih nepredviđenih izdataka (8).

12.

U studenome 2016. Vijeće ITER-a (9) odobrilo je novi temeljni plan provedbe projekta ITER (opseg, raspored i troškove). Opći raspored projekta (10) odobrili su svi članovi ITER-a (11), dok je ukupni trošak projekta odobren ad referendum, što znači da je svaki član trebao zatražiti odobrenje projektnih troškova u obliku proračunskog postupka na razini matične vlade.

13.

Novim rasporedom koji je podržalo Vijeće ITER-a projekt je podijeljen u četiri faze, pri čemu je prosinac 2025. određen kao rok za postizanje prve strateške ključne etape u fazi izgradnje projekta (tzv.„Prva plazma”), a prosinac 2035. kao procijenjeni rok dovršetka cjelokupne faze izgradnje, čime je izvorni rok odgođen za 15 godina. Cilj je novog pristupa podjele projekta u faze bolje uskladiti provedbu projekta s prioritetima i ograničenjima svih članova Međunarodne organizacije za ITER.

14.

Nakon odobrenja novog temeljnog plana projekta ITER, Zajedničko poduzeće F4E sastavilo je novi raspored i ponovno izračunalo povezane procijenjene troškove na završetku projekta (engl. estimate at completion, EAC) doprinosa Zajedničkog poduzeća fazi izgradnje projekta.

15.

Rezultati, koji su predstavljeni upravnom odboru Zajedničkog poduzeća u prosincu 2016., pokazali su da se očekuje da će za fazu izgradnje nakon 2020. biti potrebne dodatne 5,4 milijarde eura (što je povećanje od 82 % u odnosu na odobreni proračun od 6,6 milijardi eura). Iznos od 6,6 milijardi eura Vijeće EU-a usvojilo je 2010. godine te se on sada smatra gornjom granicom za rashode Zajedničkog poduzeća do 2020.

16.

Potrebno je istaknuti da će Zajedničko poduzeće, osim fazi izgradnje, doprinos morati davati i operativnoj fazi projekta nakon 2035. (12) te naknadnim fazama deaktivacije i stavljanja ITER-a izvan pogona. Još ne postoje procjene tih doprinosa.

17.

Iako je prognoza Zajedničkog poduzeća F4E za „Prvu plazmu” u skladu s rasporedom koji je za projekt odredila Međunarodna organizacije za ITER, utvrđeni rok smatra se najranijim tehnički izvediv im datum (13).

18.

U lipnju 2017. Komisija je objavila komunikaciju o doprinosu EU-a izmijenjenom projektu ITER (14), tražeći da je Europski parlament podrži i da je Vijeće EU-a ovlasti za odobrenje novog temeljnog plana (15) u ime Euratoma.

19.

Iako novi temeljni plan ne uključuje nepredviđene situacije, Komisija je u svojoj komunikaciji predložila da bi za nepredviđene situacije bilo primjereno predvidjeti razdoblje od 24 mjeseca u pogledu odstupanja od vremenskog rasporeda te iznos od 10 – 20 % u pogledu odstupanja od proračuna (16). Nadalje, mjere poduzete kako bi se poštovala gornja proračunska granica od 6,6 milijardi eura uključivale su odgodu javne nabave i ugradnje svih komponentni koje nisu ključne za fazu „Prve plazme”. Unatoč tome što je napravljen pozitivni pomak prema poboljšanju upravljanja i kontrole u fazi izgradnje projekta ITER, i dalje postoji rizik od daljnjeg povećanja troškova i kašnjenja u provedbi projekta u odnosu na novi predloženi temeljni plan.

20.

Ujedinjena Kraljevina 29. ožujka 2017. obavijestila je Europsko vijeće o svojoj odluci o povlačenju iz EU-a i Euratoma. Na temelju pregovora sklopit će se sporazum kojim se utvrđuju uvjeti njezina povlačenja. To može u velikoj mjeri utjecati na buduće aktivnosti Zajedničkog poduzeća F4E i projekta ITER.

Odgovornosti uprave i osoba zaduženih za upravljanje

21.

U skladu s člancima 310. – 325. UFEU-a i Financijskom uredbom Zajedničkog poduzeća uprava je odgovorna za pripremu i prikazivanje računovodstvene dokumentacije na temelju međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija. Ta odgovornost uključuje oblikovanje, uspostavu i provedbu unutarnje kontrole koja je važna za pripremu i prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške. Odgovornost je uprave ujedno zajamčiti da su aktivnosti, financijske transakcije i informacije prikazane u financijskim izvještajima u skladu s propisima tijela koja njima upravljaju. Uprava Zajedničkog poduzeća snosi krajnju odgovornost za zakonitost i pravilnost transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom.

22.

U pripremi računovodstvene dokumentacije odgovornost je uprave procijeniti mogućnost Zajedničkog poduzeća da nastavi s trajnim poslovanjem te po potrebi objavljivati informacije o pitanjima u vezi s trajnošću poslovanja i služiti se računovodstvenim načelom trajnosti poslovanja.

23.

Osobe zadužene za upravljanje odgovorne su za nadgledanje procesa financijskog izvještavanja predmetnog subjekta.

Odgovornosti revizora u pogledu revizije računovodstvene dokumentacije i povezanih transakcija

24.

Ciljevi su Suda dobiti razumno jamstvo o tome ima li u računovodstvenoj dokumentaciji Zajedničkog poduzeća značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne te, na temelju provedene revizije, podnijeti Europskom parlamentu i Vijeću ili drugim odgovarajućim tijelima zaduženima za davanje razrješnice izjavu o jamstvu u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Razumno jamstvo visoka je razina jamstva, ali nije garancija da će se revizijom otkriti značajno pogrešno prikazivanje ili neusklađenost u svim slučajevima u kojima oni postoje. Njihov uzrok mogu biti prijevara ili pogreška te se smatraju značajnima ako bi, pojedinačno ili skupno, bilo razumno očekivati da bi mogli utjecati na ekonomske odluke koje korisnici računovodstvene dokumentacije donose na temelju njezina sadržaja.

25.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i objavljenim informacijama u računovodstvenoj dokumentaciji te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora, uključujući procjenu rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do kojih je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika u obzir se uzima unutarnja kontrola koja je važna za pripremu i vjerno prikazivanje računovodstvene dokumentacije te zakonitost i pravilnost povezanih transakcija kako bi se pripremili primjereni revizijski postupci u danim okolnostima, ali ne u svrhu izražavanja mišljenja o djelotvornosti unutarnje kontrole. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti primijenjenih računovodstvenih politika, razumnosti računovodstvenih procjena uprave te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

26.

Kad je riječ o prihodima, Sud provjerava sredstva koja su Komisija i drugi dionici stavili Zajedničkom poduzeću na raspolaganje te procjenjuje postupke kojima se ono služi za ubiranje naknada i ostalih prihoda.

27.

Kad je riječ o rashodima, Sud ispituje platne transakcije u trenutku nastanka, evidentiranja i prihvaćanja rashoda. Tim su ispitivanjem obuhvaćene sve kategorije plaćanja (uključujući plaćanja za kupnju imovine) u trenutku njihova izvršenja, osim predujmova. Isplate predujmova ispituju se u trenutku u kojem primatelj sredstava dostavi potvrdu o njihovoj pravilnoj uporabi te u kojem Zajedničko poduzeće prihvati tu potvrdu i obračuna predujam, iste godine ili kasnije.

28.

U pripremi ovog izvješća i mišljenja Sud je uzeo u obzir reviziju koju je nad računovodstvenom dokumentacijom Zajedničkog poduzeća obavio neovisni vanjski revizor u skladu s člankom 208. stavkom 4. Financijske uredbe EU-a (17).

29.

Primjedbama u nastavku ne dovodi se u pitanje mišljenje Europskog revizorskog suda.

PRORAČUNSKO I FINANCIJSKO UPRAVLJANJE

Izvršenje proračuna za 2016. godinu

30.

Završni proračun za 2016. godinu dostupan za izvršenje uključivao je 488 milijuna eura odobrenih sredstava za obveze (18) i 724 milijuna eura odobrenih sredstava za plaćanja (19). Stope iskorištenosti za odobrena sredstva za obveze i plaćanja iznosile su redom 99,8 % i 98 %.

UNUTARNJE KONTROLE

Praćenje ugovora o operativnoj nabavi i bespovratnih sredstava

31.

Zajedničko poduzeće F4E ima sustav za provođenje revizija u prostorijama izvoditelja kako bi se provjerilo ispunjava li on uvjete Zajedničkog poduzeća u pogledu osiguravanja kvalitete (20).

32.

Služba Komisije za unutarnju reviziju u rujnu 2016. dovršila je reviziju provedbe postupaka nabave. Zajedničko poduzeće F4E provodi akcijski plan za provedbu preporuka iznesenih na temelju te revizije. Služba Komisije za unutarnju reviziju također je provjerila provedbu preporuka iznesenih na temelju revizije koju je obavila nad upravljanjem ugovorima i zaključila da je Zajedničko poduzeće prikladno provelo sve povezane preporuke.

33.

Odjel za unutarnju reviziju Zajedničkog poduzeća F4E 2016. godine pratio je provedbu preporuka iznesenih nakon revizije nabave u vezi sa zgradama ITER-a. Odjel za unutarnju reviziju priznao je da je Zajedničko poduzeće poduzelo važne mjere za formaliziranje i izradu procesa, smjernica, pravila i alata povezanih s aktivnostima nabave. Odjel je također iznio šest dodatnih preporuka za poboljšanje postupaka.

34.

Stopa preostale pogreške za isplate bespovratnih sredstava ne računa se zbog njihova niskog udjela u proračunu Zajedničkog poduzeća F4E (21) i malog broja obavljenih ex post revizija (22). Izvršna agencija za istraživanje 2016. godine pokrenula je ex post reviziju jednog korisnika u ime Zajedničkog poduzeća F4E. Zajedničko poduzeće poduzelo je potrebne mjere za ispravak pogrešaka utvrđenih tijekom revizija obavljenih prethodnih godina.

Strategija za borbu protiv prijevara

35.

U lipnju 2015. upravni odbor Zajedničkog poduzeća F4E usvojio je strategiju za borbu protiv prijevara i odgovarajući akcijski plan. Većina aktivnosti provedena je 2016. godine. Međutim, Zajedničko poduzeće nije uvelo poseban alat kojim bi se olakšalo praćenje njegovih aktivnosti povezanih s postupcima nabave, posebice aktivnosti povezanih s procjenom rizika i evaluacijom te fazama postupaka nabave koje se odnose na pregovaranje i dodjelu ugovora.

Ovo je izvješće usvojilo IV. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda Baudilio TOMÉ MUGURUZA, na sastanku održanom u Luxembourgu 3. listopada 2017.

Za Revizorski sud

Klaus-Heiner LEHNE

predsjednik

(1)  Međunarodni termonuklearni eksperimentalni reaktor (engl. International Thermonuclear Experimental Reactor).

(2)  Odluka Vijeća 2007/198/Euratom od 27. ožujka 2007. o osnivanju Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije i davanju povlastica tom poduzeću (SL L 90, 30.3.2007., str. 58.) izmijenjena Odlukom Vijeća 2013/791/Euratom od 13. prosinca 2013. (SL L 349, 21.12.2013., str. 100.) i Odlukom Vijeća (Euratom) 2015/224 od 10. veljače 2015. (SL L 37, 13.2.2015., str. 8.).

(3)  Drugu izmjenu proračuna upravni odbor odobrio je u prosincu 2016.

(4)  Više informacija o Zajedničkom poduzeću F4E i njegovim aktivnostima dostupno je na njegovim internetskim stranicama: http://www.fusionforenergy.europa.eu.

(5)  Financijski izvještaji sastoje se od bilance, izvještaja o financijskom rezultatu, izvještaja o novčanom toku, izvještaja o promjenama u neto imovini te kratkog prikaza važnih računovodstvenih politika, kao i drugih bilješki s pojašnjenjima.

(6)  Izvješća o izvršenju proračuna sastoje se od izvješća koja objedinjuju sve proračunske operacije i bilješki s pojašnjenjima.

(7)  Zaključci Vijeća o statusu projekta ITER od 7. srpnja 2010. (Ref. 11902/10).

(8)  Komunikacija Komisije Europskom parlamentu i Vijeću od 4. svibnja 2010. o statusu projekta ITER i mogućim daljnjim koracima (COM(2010) 226 final).

(9)  19. saziv Vijeća ITER-a, 16. – 17. studenoga 2016. Vijeće ITER-a upravno je tijelo Međunarodne organizacije za ITER.

(10)  Vijeće ITER-a pregledalo je cjelokupan ažurirani raspored izgradnje projekta, od faze stvaranja „Prve plazme” (2025.) do faze pogona na deuterij-tricij (2035.), kako je predložila Međunarodna organizacija za ITER.

(11)  Narodna Republika Kina, Republika Indija, Japan, Republika Koreja, Ruska Federacija, Sjedinjene Američke Države i Europska unija.

(12)  Očekuje se da će operativna faza projekta ITER trajati do 2037.

(13)  Kako je navedeno u petoj godišnjoj procjeni neovisne skupine za preispitivanje (31. listopada 2016.) i izvješću voditelja upravljanja projektom Zajedničkog poduzeća F4E koje je dostavljeno upravnom odboru u prosincu 2016.

(14)  COM(2017)319 od 14. lipnja 2017. (popraćeno radnim dokumentom službi Komisije SWD(2017) 232 final od 14. lipnja 2017.

(15)  Prijedlozi Komisije, ishod pregovora o povlačenju Ujedinjene Kraljevine iz Euratoma i višegodišnji financijski okvir nakon 2020. ne dovode u pitanje doprinos Euratoma.

(16)  COM(2017)319 od 14.6.2017. (popraćeno radnim dokumentom službi Komisije SWD(2017) 232 final od 14. lipnja 2017.), poglavlje V. „ITER: daljnji koraci”.

(17)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

(18)  Promjene u završnom odobrenom proračunu za 2016. uglavnom se odnose na 15 milijuna eura namjenskih prihoda iz financijske rezerve ITER-a, 13,5 milijuna eura za obveze prenesene iz prijašnjih godina i 0,5 milijuna eura povrata preplaćenih iznosa u vezi s operativnim ugovorima.

(19)  Promjene u završnom odobrenom proračunu za 2016. uglavnom se odnose na 4 milijuna eura plaćanja iz financijske rezerve ITER-a.

(20)  Revizijama su obuhvaćeni brojni aspekti provedbe, uključujući plan kvalitete, sve slučajeve neispunjavanja određenih uvjeta, kontrolu nad kupnjom i upravljanje podugovaranjem, upravljanje dokumentima i podatcima, upravljanje promjenama i odstupanjima, plan kontrole kvalitete građevinskih radova, detaljni raspored projekta, upravljanje rizicima povezanima s ugovorima te plan kontrole kvalitete tehničkih radova. 2016. godine obavljeno je 29 revizija u okviru kojih je utvrđeno 47 slučaja neispunjavanja uvjeta u vezi s osiguravanjem kvalitete i 202 područja u kojima su potrebna poboljšanja.

(21)  Od osnutka do kraja 2016. godine Zajedničko poduzeće dodijelilo je bespovratna sredstva u 150 navrata u ukupnom iznosu od 81 milijuna eura. Zajedničko poduzeće 2016. godine dodijelilo je bespovratna sredstva u šest navrata u ukupnom iznosu od 5 milijuna eura.

(22)  Tim revizijama obuhvaćeno je šest korisnika i ukupan iznos od 6 milijuna eura, što čini 8 % ukupnih korisnika i 7 % ukupnog broja potpisanih sporazuma o bespovratnim sredstvima od osnutka Zajedničkog poduzeća.

PRILOG

Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji)

 

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM I FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU

 

 

Financijsko izvještavanje

 

2015.

U bilješkama uz financijske izvještaje, tablici i informacijama navedenima pod naslovom 4.3.1.1. U „Postupcima nabave za ITER s Međunarodnom organizacijom za ITER” prikazani su zaključeni ugovori o nabavi (3. stupac) i oni koji su dosad već uknjiženi (4. stupac). Međutim, u tablici se ne prikazuje stvaran stupanj napretka aktivnosti koji su u tijeku. U godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji za 2015. godinu Zajedničko poduzeće F4E nadopunilo je informacije procjenom aktivnosti koje su u tijeku, uzimajući u obzir ukupnu vrijednost potrošnje sredstava za ugovore povezane s postupcima nabave, te grafikonom u kojem se prikazuje postizanje ključnih etapa za svaki postupak nabave potpisan s Međunarodnom agencijom za ITER. Unatoč procjeni prikazanoj u računovodstvenoj dokumentaciji za 2015., potrebno je uložiti dodatne napore za točniji prikaz informacija o stanju i vrijednosti aktivnosti koje je dosad provelo Zajedničko poduzeće.

U tijeku

 

PRIMJEDBE O KLJUČNIM KONTROLAMA U NADZORNIM I KONTROLNIM SUSTAVIMA ZAJEDNIČKOG PODUZEĆA

 

2015.

Zajedničko poduzeće i dalje razvija središnji i jedinstveni sustav za integraciju svih operativnih, financijskih i proračunskih podataka kojim će se omogućiti redovito praćenje i kontrola procjena, troškova i odstupanja. Na sastancima održanima 8. i 9. lipnja 2015. upravni je odbor odobrio direktorov prijedlog da se u roku od dvije godine uspostavi sustav planiranja resursa poduzeća (ERP).

U tijeku

2015.

U tijeku je rasprava s Međunarodnom organizacijom za ITER o sustavu za pružanje informacija o stupnju napretka u provedbi aktivnosti (upravljanje ostvarenom vrijednošću) s ciljem poboljšanja ključnih kreditnih etapa tijekom trajanja postupka javne nabave.

U tijeku

 

Operativna nabava i bespovratna sredstva

 

2015.

Pregovarački postupci činili su 45 % od ukupno 84 operativna javna natječaja pokrenuta 2015. godine (58 % 2014.). Iako je Zajedničko poduzeće tijekom 2015. smanjilo postotak pregovaračkih postupaka, potrebno je uložiti dodatne napore za povećanje konkurentnosti postupaka operativne nabave. Prosječan broj zaprimljenih prijedloga bio je 1,4 po pozivu na podnošenje prijedloga.

U tijeku

 

OSTALA PITANJA

 

 

Pravni okvir

 

2015.

Upravni odbor Zajedničkog poduzeća F4E 2. prosinca 2015. konačno je izmijenio Financijsku uredbu i provedbena pravila Zajedničkog poduzeća radi njihova usklađivanja s novim financijskim okvirom EU-a. U veljači 2016. Europska komisija izrazila je pozitivno mišljenje o izmjenama koje je Zajedničko poduzeće F4E uvelo u svoja financijska pravila, ali je od Zajedničkog poduzeća zahtijevala da razmotri daljnju razradu određenih odredbi svojih provedbenih pravila koje se odnose na posebna izuzeća od Financijske uredbe EU-a i od okvirne financijske uredbe koja se primjenjuje na tijela navedena u članku 208.

U tijeku

 

Prava intelektualnog vlasništva i sektorska politika

 

2015.

Upravni odbor Zajedničkog poduzeća usvojio je 27. lipnja 2013. Odluku o provedbi industrijske politike o energiji fuzije i politiku o pravima intelektualnog vlasništva te objavi informacija.

Zajedničko poduzeće za svaki je postupak nabave razvilo dokumente o strategiji za nabavu. Sastavljen je kontrolni popis za praćenje provedbe strategije za nabavu u pogledu vlasništva nad novostečenim znanjem za svaki postupak nabave.

U tijeku

U vrijeme revizije (travanj 2016.) Zajedničko poduzeće provelo je većinu odredbi iz odluke upravnog odbora od 27. lipnja 2013., iako njih pet još nije bilo provedeno u potpunosti, a tri su bile u tijeku.

Dovršeno

U planu je procjena učinka provedbe tih politika, no ona još nije provedena.

U tijeku

 

Sporazum s državom domaćinom

 

2015.

U skladu sa sporazumom s državom domaćinom zaključenim s Kraljevinom Španjolskom 28. lipnja 2007., do lipnja 2010. Zajedničkom poduzeću trebalo je dobiti na raspolaganje stalne prostorije.

Nakon dogovora Zajedničkog poduzeća sa španjolskom vladom 10. ožujka 2015. poslana mu je službena ponuda. U prosincu 2015. država domaćin obavijestila je upravni odbor Zajedničkog poduzeća F4E da nisu zaključene rasprave na razini ministara kako bi ponuda od 10. ožujka 2015. postala službenom te je umjesto toga ponudila da se započne s pregovorima s vlasnikom trenutačne zgrade Zajedničkog poduzeća kako bi ona postala trajnim sjedištem Zajedničkog poduzeća. U vrijeme revizije (travanj 2016.) Zajedničko poduzeće razmatralo je taj novi prijedlog.

Dovršeno

 

Pravila za provedbu Pravilnika o osoblju

 

2015.

Primjenjujući analogiju, tijekom 2015. Zajedničko poduzeće nastavilo je s usvajanjem nekoliko pravila EU-a za provedbu Pravilnika o osoblju. Međutim, određena pravila za provedbu Pravilnika o osoblju još uvijek nisu usvojena.

Dovršeno

ODGOVOR ZAJEDNIČKOG PODUZEĆA

33.

Od srpnja 2017. provedeno je pet od šest novih preporuka Odjela za unutarnju reviziju (IAC). Preporuka čija je provedba u tijeku odnosi se na redefiniranje uloge skupine za unutarnji pregled (IRP). Očekivani datum završetka je listopad 2017. jer je ova mjera dio šireg projekta unaprjeđenja koji je usmjeren na optimizaciju otvorenih postupaka nabave.

35.

F4E trenutno definira zahtjeve za parametrizaciju alata koji će Zajedničkom poduzeću F4E omogućiti sustavno prikupljanje podataka u vezi s indikatorima za borbu protiv prijevara u postupcima nabave. Ovaj će alat također omogućiti osoblju Zajedničkog poduzeća F4E dodavanje informacija u vezi s crvenim zastavicama bilo kojeg postupka javne nabave.

Radnje poduzete u vezi s komentarima prethodnih godina

2015. – Financijska izvješća

Europska unija koristi kredit ITER-a kao svoj sustav upravljanja ostvarenom vrijednosti (EVM). Vrijednost postignutog kredita naspram planirane vrijednosti osigurava napredak Zajedničkog poduzeća F4E prema dovršetku EU-ova udjela u nabavama. Kreditni profil trebao bi predstavljati vrijednost stvarnoga posla ostvarenog u različitim fazama projekta (tj. dizajnu, proizvodnji, isporuci, postavljanju).

F4E i Međunarodna organizacija za ITER dogovorili su da će taj profil prilagoditi za svaki postupak nabave (PA) kako bi se osiguralo da se ispravni ponder kredita primjenjuje tijekom trajanja postupka nabave i što je moguće bliže stvarnosti. Takve su promjene već učinjene za neke prošle postupke nabave te se očekuje da će biti dovršene do kraja listopada 2017.

2015. – Komentari na ključne kontrole u nadzornim i kontrolnim sustavima Zajedničkog poduzeća

Prvi stavak: U ožujku 2016. novi je direktor Zajedničkog poduzeća F4E ugovorio neovisnu savjetodavnu studiju o razvoju koncepta integriranog unakrsnog funkcionalnog te integriranog komercijalnog i financijskog kontrolnog sustava. Izvješće o toj studiji objavljeno je sredinom lipnja 2016., a preporuke sadržane u njemu pregledane su i prihvaćene.

F4E trenutno radi na uvođenju sustava kontrole projekata poduzeća, što se smatra nižim stupnjem složenosti, a niži troškovi znače postizanje višeg stupnja integracije financijskih podataka Zajedničkog poduzeća F4E.

F4E je odabralo sustav Ecosys i trenutno je u završnoj fazi pregovaranja s dobavljačem. Zajedničko poduzeće F4E će potom provesti pilot fazu s ciljnim datumom za potpunu provedbu u prvom tromjesečju 2018.

Drugi stavak: Europska unija koristi kredit ITER-a kao svoj sustav upravljanja ostvarenom vrijednosti (EVM). Vrijednost postignutog kredita naspram planirane vrijednosti osigurava napredak zajedničkog poduzeća F4E prema dovršetku EU-ova udjela u nabavama. Kreditni profil trebao bi predstavljati vrijednost stvarnoga posla ostvarenog u različitim fazama projekta (tj. dizajnu, proizvodnji, isporuci, postavljanju).

F4E i Međunarodna organizacija za ITER dogovorili su da će taj profil prilagoditi za svaki postupak nabave (PA) kako bi se osiguralo da se ispravni ponder kredita primjenjuje tijekom trajanja postupka nabave i što je moguće bliže stvarnosti. Takve su promjene već učinjene za neke prošle postupke nabave te se očekuje da će biti dovršene do kraja listopada 2017.

2015. – Operativna nabava i bespovratna sredstva

Unatoč ponovljenim nastojanjima komunikacije i širenja informacija, osobito u kontekstu integriranja nove Financijske uredbe, brojke za pregovaračke postupke u 2016. ostale su slične kao i prethodnih godina (49 % ukupne vrijednosti u 2016. naspram 45 % u 2015. i 58 % u 2014.). Ipak, valja napomenuti da je većina tih postupaka bila za pregovaračke postupke niske vrijednosti ispod praga određenog za obavješćivanje iz Direktive te u potpunosti u skladu s financijskim propisima Zajedničkog poduzeća F4E.

Pregovarački postupci niske vrijednosti čine oko 40 % godišnjeg broja ugovora Zajedničkog poduzeća F4E (2016.: 41 % ukupnog broja i 0,8 % ukupne vrijednosti, 2015.: 43 % ukupnog broja i 0,3 % ukupne vrijednosti), ali čine samo 1 % godišnjeg proračuna.

Korištenje pregovaračkih postupaka u tim slučajevima (u okviru određenom Financijskom uredbom Zajedničkog poduzeća F4E) odgovara na zabrinutost oko zdravog financijskog upravljanja, jer to F4E omogućuje učinkovitije uključivanje unutarnjih resursa za nabavu visoke vrijednosti. Stoga, F4E smatra kako radnje za daljnje smanjenje pregovaračkih postupaka niske vrijednosti nisu potrebne jer je to u skladu s politikom i odredbama Financijske uredbe.

Preostali dio pregovaračkih postupaka, a uobičajeno su to ugovori više vrijednosti, (prosječno 5 % ukupnog broja postupaka) izraz su složenog i inovativnog konteksta u kojem funkcionira F4E. Značajke tržišta fuzijske tehnologije takve su da u mnogim slučajevima postoji vrlo ograničena konkurencija na tržištu. To često dovodi do slabe konkurencije ili (u ekstremnim slučajevima) do monopola ili čak izostanka sudjelovanja u pozivima na podnošenje ponuda.

Od 2012. Zajedničko poduzeće F4E povećalo je širenje informacija, ali je razina sudjelovanja ostala niska. Prema mišljenju Zajedničkog poduzeća F4E, glavni uzrok tome nije nedostatak vidljivosti, nego sporadična priroda njegovih nabava. Zaključak Zajedničkog poduzeća F4E jest kako je priroda aktivnosti povezanih s obujmom velikih znanstvenih i tehnoloških projekata takva da je ograničena konkurencija na žalost činjenica, na što pojedini javni naručitelj može imati tek skroman utjecaj.

Kao posljedica toga, tijekom 2016. Zajedničko poduzeće F4E počelo je tražiti načine za rješavanje tog problema, u suradnji s drugim javnim naručiteljima koji upravljaju sličnim projektima u Europi i suočavaju se s istim nedostatkom konkurencije. U svrhu povećanja utjecaja inicijativa čiji je cilj osiguranje veće konkurencije i uključenja, F4E je pokretač foruma koji obuhvaća slične, prve visoko-tehnološke projekte svoje vrste u Europi (CERN, ESA, ESS; ESRF, ESO…). Na tom forumu različite organizacije sa sličnim projektnim izazovima mogu surađivati kako bi ih riješile na koordiniraniji i učinkovitiji način. To je pokušaj stvaranja jedinstvenog tržišta za velike znanstvene projekte koje će biti stabilnije i veće te koje će moći u većoj mjeri pobuditi zanimanje poduzeća.

Na skupu koji će se održati u Danskoj u veljači 2018. sudionici foruma imat će po prvi puta priliku u praksu provesti svoju novu suradnju.

2015. – Pravni okvir

U suradnji s Europskom komisijom (Glavnom upravom za proračun i Glavnom upravom za energetiku), Zajedničko je poduzeće utvrdilo zatražene specifične odredbe koje je potrebno dodati pravilima za provedbu Financijske uredbe Zajedničkog poduzeća, a u vezi sa četirima odstupanjima koja su dopuštena u Financijskoj uredbi Zajedničkog poduzeća u odnosu na Opću financijsku uredbu Europske unije i Okvirnu financijsku uredbu primjenjivu na tijela iz članka 208.

Dana 04. srpnja 2017. Upravni odbor Zajedničkog poduzeća donio je izmjene i dopune provedbenih pravila za koje je sada potrebno pribaviti pozitivno službeno mišljenje Europske komisije. Nakon dobivanja pozitivnog mišljenja, četiri će provedbene odredbe stupiti na snagu 1. kolovoza 2017.

2015. – Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika

S obzirom na procjenu utjecaja industrijske politike, F4E namjerava koristiti rezultate procjene aktivnosti Zajedničkog poduzeća F4E (kao i projekta ITER u cjelini) koju će provesti Europska komisija tijekom 2017. i 2018.