21.3.2015   

HR

Službeni list Europske unije

C 95/1

1.1.

Ove se smjernice primjenjuju na promet djelatnih tvari, kako je definirano u članku 1. stavku 3.a Direktive 2001/83/EZ, za lijekove za humanu primjenu. Prema toj odredbi djelatna tvar svaka je tvar ili smjesa tvari namijenjena za upotrebu u proizvodnji lijekova, koja – prilikom upotrebe u njihovoj proizvodnji – postaje djelatni sastojak toga proizvoda čija je namjena izvršiti neko farmakološko, imunološko ili metaboličko djelovanje s obzirom na ponovno uspostavljanje, ispravljanje ili promjenu fizioloških funkcija, ili radi postavljanja medicinske dijagnoze.

1.2.

Za potrebe ovih smjernica promet djelatnih tvari obuhvaća sve aktivnosti koje se sastoje od nabave, uvoza, skladištenja, isporučivanja ili izvoza djelatnih tvari, s izuzetkom posredovanja.

1.3.

Ove se smjernice ne primjenjuju na intermedijere djelatnih tvari.

2.1.

Distributeri djelatnih tvari moraju razviti i održavati sustav kvalitete kojim se utvrđuju odgovornosti, postupci i načela upravljanja rizikom. Primjeri postupaka i primjena upravljanja rizikom kvalitete nalaze se u svesku 4., dijelu III. EudraLexa, i to u dokumentima povezanim s dobrom proizvođačkom praksom (DPP) i ICH-ovoj smjernici Q9 o upravljanju rizikom kvalitete (ICH Q9).

2.2.

Sustavu kvalitete mora na raspolaganju stajati odgovarajuće stručno osoblje te odgovarajuće i dostatne prostorije, oprema i sredstva. Njime se mora osigurati da:

2.3.

Prilikom razvoja ili izmjena u sustavu kvalitete moraju se uzeti u obzir obujam, struktura i složenost aktivnosti distributera.

3.1.

Distributer mora na svakoj lokaciji na kojoj se provode aktivnosti prometa imenovati osobu koja mora imati jasno definirane ovlasti i odgovornosti za osiguravanje provedbe i održavanja sustava kvalitete. Imenovana osoba mora osobno stajati iza svojih odgovornosti. Imenovana osoba može delegirati svoje dužnosti, ali ne i odgovornosti.

3.2.

Odgovornosti svih članova osoblja uključenih u promet djelatnih tvari moraju biti navedene u pisanom obliku. Osoblje mora biti osposobljeno u pogledu zahtjeva dobre prakse u prometu djelatnih tvari. Mora biti odgovarajuće stručno i iskusno kako bi se osiguralo da se djelatnim tvarima ispravno rukuje, da se ispravno skladište i distribuiraju.

3.3.

Osoblje mora proći početno i kontinuirano osposobljavanje koje odgovara njihovoj ulozi, što se temelji na pisanim postupcima i u skladu je s pisanim programom osposobljavanja.

3.4.

O svem osposobljavanju treba voditi evidenciju, a učinkovitost osposobljavanja treba povremeno ocjenjivati i dokumentirati.

4.1.

Dokumentacija uključuje sve pisane postupke, upute, ugovore, evidencije i podatke, u papirnatom ili elektroničkom obliku. Dokumentacija treba biti lako dostupna. Sva dokumentacija povezana s distributerovim poštovanjem ovih smjernica mora biti dostupna na zahtjev nadležnih tijela.

4.2.

Dokumentacija treba biti dovoljno sveobuhvatna u pogledu opsega aktivnosti distributera i na jeziku koji osoblje razumije. Treba biti napisana jasnim, nedvosmislenim jezikom i u njoj ne smije biti pogrešaka.

4.3.

Sve izmjene u dokumentaciji trebaju biti potpisane i označene datumom; izmjene trebaju biti tako izvedene da je moguće pročitati i izvorne podatke. Prema potrebi treba se zabilježiti razlog izmjene.

4.4.

Svaki zaposlenik treba imati lagan pristup cijeloj dokumentaciji potrebnoj za obavljanje svojih zadaća.

4.5.

U pisanim postupcima treba opisati aktivnosti prometa koje utječu na kvalitetu djelatnih tvari. U to mogu biti uključeni zaprimanje i pregled isporuka, skladištenje, čišćenje i održavanje prostorija (uključujući i suzbijanje štetnika) evidentiranje skladišnih uvjeta, sigurnost robe na zalihama i pošiljaka u tranzitu, povlačenje iz zaliha za prodaju, postupci s vraćenim proizvodima, planovi za povlačenje s tržišta itd.

4.6.

Postupke mora odobriti, potpisati i datumom označiti osoba odgovorna za sustav kvalitete.

4.7.

Mora se pripaziti da se upotrebljavaju valjani i odobreni postupci. Dokumenti se moraju redovito revidirati i ažurirati. Na postupke se mora primjenjivati nadzor verzije dokumenta. Mora postojati sustav kojim se nakon revizije dokumenta sprečava nehotično korištenje prethodne verzije. Zamijenjeni ili zastarjeli postupci trebaju se ukloniti s radnih mjesta i arhivirati.

4.8.

Evidencija mora biti jasna, upisi se moraju unositi u vrijeme provođenja svake zasebne operacije i na način kojim se omogućuje sljedivost svih značajnih događaja i aktivnosti. Evidencija se mora čuvati najmanje godinu dana nakon datuma isteka serije djelatne tvari na koju se ona odnosi. Za djelatnih tvari koje nose datum ponovnog testiranja evidencija se mora čuvati najmanje tri godine nakon što se distribuira cijela serija.

4.9.

Evidencija se mora voditi za svaku kupnju i prodaju i mora sadržavati datum kupnje ili isporuke, naziv djelatne tvari, broj serije i primljenu ili isporučenu količinu te naziv i adresu isporučitelja i izvornog proizvođača (ako nije riječ o istome subjektu), ili špeditera i/ili primatelja. Evidencijom se mora osigurati sljedivost porijekla i odredišta proizvoda, tako da se mogu identificirati svi koji neku djelatnu tvar isporučuju ili primaju. Evidencija koja se mora čuvati i mora biti dostupna uključuje:

5.1.

Prostorije i oprema moraju biti prikladne i odgovarajuće kako bi se osiguralo pravilno skladištenje, pravilna zaštita od kontaminacije – to jest od narkotika, tvari koje izazivaju osjetljivost i tvari visoke farmakološke aktivnosti ili toksičnosti – te pravilna distribucija djelatnih tvari. One se moraju odgovarajuće osigurati kako bi se spriječio ulazak neovlaštenim osobama. Nadzorni uređaji potrebni radi osiguravanja kvalitete djelatnih tvari moraju se kalibrirati prema certificiranim sljedivim normama i u skladu s odobrenim rasporedom.

6.1.

Kada se djelatne tvari nabavljaju od proizvođača, uvoznika ili distributera s poslovnim nastanom u EU-u, taj proizvođač, uvoznik ili distributer moraju biti registrirani u skladu s člankom 52.a Direktive 2001/83/EZ.

6.2.

U prostorima za zaprimanje djelatnih tvari isporuke moraju tijekom istovara biti zaštićene od prevladavajućih vremenskih uvjeta. Prostor za zaprimanje mora biti odvojen od skladišnog prostora. Isporuke se moraju prilikom zaprimanja pregledati kako bi se provjerilo:

6.3.

Djelatne tvari oštećenih pečata i ambalaže, kao i one kod kojih se sumnja na moguću kontaminaciju moraju se podvrgnuti karanteni bilo fizičkim sredstvima ili uz pomoć nekog ekvivalentnog elektroničkog sustava, a uzrok se mora istražiti.

6.4.

Djelatne tvari koje podliježu posebnim mjerama skladištenja, to jest narkotici i proizvodi koji za skladištenje zahtijevaju posebnu temperaturu ili vlažnost, moraju se odmah identificirati i uskladištiti u skladu s pisanim uputama i odredbama nadležnog zakonodavstva.

6.5.

U slučaju da distributer sumnja da je neka djelatna tvar koju je uvezao ili nabavio krivotvorena, mora je odvojiti bilo fizički ili uz pomoć odgovarajućih elektroničkih sustava i o tome obavijestiti nacionalno nadležno tijelo države u kojoj je registriran.

6.6.

Odbačeni se materijali moraju identificirati i držati pod nadzorom i u karanteni kako bi se spriječila njihova neovlaštena upotreba u proizvodnji i njihovo daljnje stavljanje u promet. Evidencija aktivnosti njihova uništavanja mora biti lako dostupna.

6.7.

Djelatne tvari moraju se skladištiti u uvjetima kakve je specificirao proizvođač, to jest – kada je to potrebno – pod kontroliranom temperaturom i vlažnošću, i to na način kojim se sprječava kontaminacija i/ili miješanje. Uvjeti skladištenja moraju se nadzirati uz vođenje evidencije. Tu evidenciju mora redovito pregledavati osoba odgovorna za sustav kvalitete.

6.8.

Kada su potrebni posebni uvjeti skladištenja, skladišni prostor mora ispunjavati te uvjete i ograničenja njegova korištenja.

6.9.

Skladišni prostori moraju biti čisti i bez otpadaka, prašine i štetnih tvari. Moraju se poduzeti odgovarajuće mjere protiv prolijevanja i lomljenja, napada mikroorganizama i unakrsne kontaminacije.

6.10.

Mora postojati sustav kojim se osigurava cirkularno trošenje zaliha, odnosno prioritetno trošenje onih zaliha kojima prvima ističe datum isteka (ili datum ponovnog testiranja), pri čemu se ispravno funkcioniranje tog sustava mora redovito i često provjeravati. Elektronički sustavi skladištenja moraju se validirati.

6.11.

Djelatne tvari kojima je prošao datum isteka moraju se od odobrenih zaliha odvojiti, bilo fizički ili uz pomoć ekvivalentnoga elektroničkog sustava, nakon čega se ne smiju isporučivati.

6.12.

Kada je skladištenje ili prijevoz djelatnih tvari povjeren ugovorno vezanim izvođačima, distributer mora osigurati da ti izvođači poznaju odgovarajuće uvjete za skladištenje i prijevoz i da ih se pridržavaju. Između naručitelja i izvođača mora postojati pisani ugovor u kojem su jasno utvrđene dužnosti svake stranke. Izvođač ne smije nijedan posao koji mu je povjeren ugovorom povjeriti podizvođačima bez pisanog odobrenja naručitelja.

6.13.

Isporuke na području EU-a smiju izvršavati samo distributeri djelatnih tvari koji su registrirani u skladu s člankom 52.a Direktive 2001/83/EZ, i to drugim distributerima, proizvođačima ili ljekarnama.

6.14.

Djelatne tvari moraju se prevoziti u skladu s uvjetima kakve je specificirao proizvođač i na način kojim se ne umanjuje njihova kvaliteta. Identiteti proizvoda, serije i spremnika moraju cijelo vrijeme biti poznati. Sve izvorne oznake spremnika moraju ostati čitljive.

6.15.

Kako bi se omogućilo povlačenje svake pojedine serije djelatne tvari, mora postojati sustav kojim se njezin promet može lako identificirati.

6.16.

Distributer mora obavijestiti odnosnog kupca o svim informacijama i događajima za koje sazna i koji bi mogli dovesti do prekida isporuke.

6.17.

Distributeri moraju prenijeti kupcu sve regulatorne informacije i informacije o kvaliteti proizvoda koje je dobio od proizvođača djelatne tvari, a proizvođaču djelatne tvari mora prenijeti sve takve informacije koje je dobio od kupca.

6.18.

Distributer koji isporučuje djelatnu tvar kupcu mora priložiti naziv i adresu izvornog proizvođača te djelatne tvari i brojeve isporučenih serija. Kupcu mora predati i kopiju izvorne potvrde analize dobivene od proizvođača.

6.19.

Također, distributer mora na zahtjev dostaviti nadležnom tijelu identitet izvornog proizvođača djelatne tvari. Izvorni proizvođač može nadležnom tijelu odgovoriti izravno ili putem svojih ovlaštenih zastupnika. (U ovom se kontekstu „ovlašten” odnosi na ovlaštenje koje daje proizvođač.)

6.20.

Posebne smjernice koje se tiču potvrda analize detaljno su utvrđene u svesku 4., dijelu II., odjeljku 11.4. EudraLexa.

7.1.

Vraćene djelatne tvari moraju se identificirati kao takve i do istrage držati u karanteni.

7.2.

Djelatne tvari koje su napustile nadzor distributera smiju se vratiti u odobrene zalihe samo ako su ispunjeni svi sljedeći uvjeti:

Prilikom ove ocjene moraju se uzeti u obzir priroda predmetne djelatne tvari, svi posebni uvjeti skladištenja koje ona zahtijeva i vrijeme koje je proteklo od njezine isporuke. Ako je potrebno i ako postoji bilo kakva sumnja u kvalitetu vraćene djelatne tvari, mora se potražiti savjet proizvođača.

7.3.

O vraćenim djelatnim tvarima mora se voditi evidencija. Kod svakog povrata ta dokumentacija mora uključivati:

7.4.

Vraćanje djelatne tvari u zalihe smije odobriti samo odgovarajuće osposobljeno i ovlašteno osoblje. Djelatne tvari vraćene u zalihe za prodaju moraju biti posložene na način kojim se omogućuje učinkovito provođenje sustava cirkularnog trošenja zaliha.

7.5.

Svi prigovori, pismeni ili usmeni, moraju se evidentirati i istražiti u skladu s pisanim postupkom. U slučaju prigovora na kvalitetu neke djelatne tvari distributer mora taj prigovor pregledati zajedno s izvornim proizvođačem te djelatne tvari kako bi odlučili trebaju li se poduzeti neke daljnje radnje s drugim kupcima koji su mogli tu djelatnu tvar primiti i/ili s nadležnim tijelom. Istragu razloga za prigovor i evidenciju mora voditi odgovarajuća stranka.

7.6.

Evidencija vezana za prigovor mora uključivati:

7.7.

Evidencija prigovora mora se čuvati radi ocjene njihovih trendova, ocjene njihove učestalosti u odnosu na pojedine proizvode te ozbiljnosti (u pogledu poduzimanja dodatnih i, prema potrebi, hitnih korektivnih mjera). Sve to mora biti na raspolaganju tijekom inspekcija nadležnih tijela.

7.8.

Kada se prigovor odnosi na izvornog proizvođača djelatne tvari, evidencija koju vodi distributer mora uključivati sve odgovore primljene od izvornog proizvođača djelatne tvari, uključujući i njihov datum i dostavljenu informaciju.

7.9.

U slučaju ozbiljne situacije ili situacije koja može biti opasna po život moraju se obavijestiti lokalna, nacionalna i/ili međunarodna nadležna tijela s kojima se treba i savjetovati.

7.10.

Mora postojati pisani postupak kojim se definiraju okolnosti pod kojima se mora razmotriti povlačenje djelatne tvari.

7.11.

Takvim se postupkom za povlačenje mora odrediti tko mora biti uključen u ocjenu te informacije, na koji se način povlačenje mora pokrenuti, koga treba o povlačenju obavijestiti i na koji se način povučeni materijal mora tretirati. U povlačenja mora biti uključena imenovana osoba (vidjeti odjeljak 3.1.).

8.1.

Distributer mora provoditi i voditi evidenciju o samoinspekcijama radi praćenja provedbe i pridržavanja ovih smjernica. Redovite samoinspekcije moraju se provoditi u skladu s odobrenim rasporedom.