9.12.2015   

HR

Službeni list Europske unije

C 409/168

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za ravnopravnost spolova za financijsku godinu 2014. s odgovorom Instituta

(2015/C 409/19)

UVOD

1.

Europski institut za ravnopravnost spolova (u daljnjem tekstu: Institut ili EIGE), sa sjedištem u Vilniusu, osnovan je Uredbom (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Zadaća je Instituta prikupljati, analizirati i objavljivati informacije u vezi s ravnopravnošću spolova te razvijati, analizirati i objavljivati metodološke instrumente kako bi se pružila potpora integraciji ravnopravnosti spolova u sve politike Unije, kao i u povezane nacionalne politike (2).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI IZJAVA O JAMSTVU

2.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Instituta. Tome se pridodaju dokazi prikupljeni radom drugih revizora i analizom jamstava uprave.

IZJAVA O JAMSTVU

3.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2014. godine; te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

4.

Uprava je odgovorna za pripremu i vjerno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (5):

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Instituta uključuju izradu, primjenu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i vjerno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške, odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije (6) te davanje razumnih računovodstvenih procjena u danim okolnostima. Direktor odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Instituta nakon što ju je računovodstveni službenik Instituta pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona u svim značajnim aspektima istinito i vjerno prikazuje financijsko stanje Instituta.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, primjenu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

5.

Odgovornost je Suda da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću (7) podnese izjavu o jamstvu u pogledu pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da njome dobije razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Instituta značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

6.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do kojih je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i vjerno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi se zajamčila zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim priprema odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, razumnosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije. U pripremi ovog izvješća i izjave o jamstvu Sud je u obzir uzeo reviziju koju je nad računovodstvenom dokumentacijom Instituta izvršio neovisni vanjski revizor u skladu s člankom 208. stavkom 4. Financijske uredbe EU-a (8).

7.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu osnova za izjavu o jamstvu.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda godišnja računovodstvena dokumentacija Instituta u svim značajnim aspektima vjerno prikazuje financijsko stanje Instituta na dan 31. prosinca 2014. te rezultate poslovanja i novčane tokove za godinu završenu tim danom, u skladu s odredbama Financijske uredbe Instituta i računovodstvenim pravilima koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9.

Prema mišljenju Suda transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2014. u svim su značajnim aspektima zakonite i pravilne.

10.

Primjedbama u nastavku ne dovodi se u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

11.

Razina prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava bila je visoka za glavu III. (operativni rashodi) i iznosila je 1,8 milijuna eura, tj. 54 % (2013.: 2,0 milijuna eura, tj. 56 %). Glavni razlog tomu bila su kašnjenja u provedbi nabave anketa i studija te provedbi tekućih studija čiji se završetak očekuje 2015., kao što je planirano.

PRAĆENJE MJERA PODUZETIH U POGLEDU PRIMJEDBI IZ PRIJAŠNJIH GODINA

12.

Pregled korektivnih mjera poduzetih kao odgovor na primjedbe Suda iz prijašnjih godina nalazi se u prilogu I.

Ovo je izvješće usvojilo IV. revizijsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda g. Milan Martin CVIKL, na sastanku održanom u Luxembourgu 8. rujna 2015.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 403, 30.12.2006, str. 9.

(2)  U prilogu II. ukratko se opisuju nadležnosti i djelovanje Instituta. Priložen je u informativne svrhe.

(3)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o financijskom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratak prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5)  Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

(6)  Računovodstvena pravila koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa (IFAC), odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7)  Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.

(8)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

PRILOG I.

Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2011.

U prosincu 2011. Služba Europske komisije za unutarnju reviziju izvršila je „ograničenu procjenu provedbe standarda unutarnje kontrole” na Institutu. Institut je prihvatio preporuku da se postupak provedbe standarda unutarnje kontrole dovede u završnu fazu te je uprava usvojila akcijski plan koji je trebalo provesti 2012. godine.

Dovršeno

2012.

Sud je utvrdio nedostatke u dokumentaciji povezanoj s postupcima zapošljavanja. Ne postoje dokazi da su pitanja za pismene ispite i razgovore, kao i odgovarajući broj bodova, bili pripremljeni prije razmatranja prijava.

Dovršeno

2013.

Ukupna razina rezerviranih odobrenih sredstava 2013. godine iznosila je 99 %, što ukazuje na pravodobno preuzimanje obveza. Institut je dodatno smanjio ukupnu količinu prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava s 2,5 milijuna eura (32 %) 2012. godine na 2,2 milijuna eura (29 %) 2013. godine. Ova se prenesena sredstva uglavnom odnose na glavu III. (operativni rashodi) s 2,0 milijuna eura, što predstavlja 56 % odgovarajućih rezerviranih odobrenih sredstava. Uglavnom su povezani s postupcima nabave koji su zaključeni krajem godine iz razloga koji su uglavnom bili izvan kontrole Instituta, kao što je komunikacija predsjedništva Vijeća EU-a koja je poslana kasno i koja se odnosila na studiju koja je trebala biti provedena (1,1 milijun eura), kao i složene informatičke projekte za koje je postupak nabave iziskivao dosta vremena (0,6 milijuna eura).

—

PRILOG II.

Europski institut za ravnopravnost spolova (Vilnius)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije u skladu s Ugovorom

(članci 2. i 3. Ugovora o Europskoj uniji)

Unija se temelji na vrijednostima poštovanja ljudskog dostojanstva, slobode, demokracije, jednakosti, vladavine prava i poštovanja ljudskih prava, uključujući i prava pripadnika manjina. Te su vrijednosti zajedničke državama članicama u društvu u kojem prevladavaju pluralizam, nediskriminacija, tolerancija, pravda, solidarnost i ravnopravnost žena i muškaraca.

Unija suzbija socijalnu isključenost i diskriminaciju, te promiče socijalnu pravdu i zaštitu, ravnopravnost žena i muškaraca, međugeneracijsku solidarnost i zaštitu prava djeteta.

Nadležnosti Instituta

(Uredba (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća)

Ciljevi

Doprinos i jačanje promicanja ravnopravnosti spolova, uključujući rodnu osviještenost u svim politikama Unije te nacionalnim politikama koje proizlaze iz njih, kao i borbu protiv diskriminacije na temelju spola, te podizanje svijesti građana EU-a o ravnopravnosti spolova.

Zadaće

—

prikupljanje, analiza i širenje relevantnih usporedivih i pouzdanih informacija o ravnopravnosti spolova

—

razvijanje metoda za poboljšanje objektivnosti, usporedivosti i pouzdanosti podataka na europskoj razini

—

razvoj, analiza, evaluacija i širenje metodoloških instrumenata za pružanje potpore integraciji ravnopravnosti spolova u sve politike Unije i nacionalne politike koje iz njih proizlaze te podupiranje rodne osviještenosti u svim institucijama i tijelima Unije

—

provođenje istraživanja o stanju u Europi u pogledu ravnopravnosti spolova

—

uspostava i koordiniranje Europske mreže za ravnopravnost spolova

—

organizacija ad hoc sastanaka stručnjaka za potporu istraživačkom radu Instituta

—

organizacija konferencija, kampanja i sastanaka s relevantnim dionicima na razini EU-a te predstavljanje rezultata i zaključaka Komisiji kako bi se podignula svijest građana EU-a o ravnopravnosti spolova

—

širenje informacija o pozitivnim primjerima nestereotipnih uloga za žene i muškarce u svim područjima života, te predstavljanje nalaza zajedno s inicijativama čiji je cilj objava takvih uspješnih priča i postizanje napretka na toj osnovi

—

razvijanje dijaloga i suradnje s nevladinim organizacijama i organizacijama za promicanje jednakih mogućnosti, sveučilištima i stručnjacima, istraživačkim centrima, socijalnim partnerima

—

uspostava javno dostupnih izvora informacija

—

omogućivanje dostupnosti informacija o rodnoj osviještenosti javnim i privatnim organizacijama

—

pružanje informacija o ravnopravnosti spolova i rodnoj osviještenosti institucijama Unije, kao i državama pristupnicama i kandidatkinjama.

Upravljanje

Upravni odbor

Sastav

Osamnaest predstavnika koje imenuje Vijeće na prijedlog država članica i jedan predstavnik Komisije kojeg imenuje Komisija. Članovi se imenuju na temelju najviših standarda sposobnosti i širokog spektra odgovarajućih i interdisciplinarnih vještina na području ravnopravnosti spolova. Vijeće i Komisija nastoje postići uravnoteženu zastupljenost muškaraca i žena u upravnom odboru. Članovi koje je imenovalo Vijeće predstavljaju osamnaest država članica u skladu s načelom rotirajućeg predsjedavanja.

Dužnosti

—

Usvajanje godišnjih i srednjoročnih programa rada, proračuna i godišnjeg izvješća.

—

Usvajanje unutarnjih pravila Instituta i pravila postupanja upravnog odbora.

Forum stručnjaka

Sastav

Članovi nadležnih tijela specijaliziranih za pitanja ravnopravnosti spolova, po jedan predstavnik iz svake države članice, dva predstavnika koja imenuje Europski parlament koja predstavljaju druge relevantne organizacije specijalizirane za pitanja ravnopravnosti spolova, tri člana koja imenuje Komisija.

Dužnosti

Podupire direktora u jamčenju izvrsnosti i neovisnosti djelatnosti Instituta, tvori mehanizam za razmjenu informacija u vezi s pitanjima ravnopravnosti spolova i prikupljanje znanja te se brine o bliskoj suradnji između Instituta i nadležnih tijela u državama članicama.

Direktora imenuje upravni odbor na temelju popisa kandidata koje predlaže Komisija nakon provođenja otvorenog natječaja.

Dužnosti

Odgovoran je za izvršenje zadaća navedenih u Uredbi (EZ) br. 1922/2006, pripremu i provedbu godišnjih i srednjoročnih programa aktivnosti Instituta, pripremu sastanaka upravnog odbora i foruma stručnjaka, pripremu i objavu godišnjeg izvješća, sva pitanja u vezi s osobljem, svakodnevnu administraciju, provedbu djelotvornih postupaka praćenja i evaluacije povezanih s uspješnošću Instituta.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud.

Unutarnja revizija

Služba Europske komisije za unutarnju reviziju.

Tijelo zaduženo za davanje razrješnice

Europski parlament u skladu s preporukom Vijeća.

Sredstva stavljena na raspolaganje Institutu 2014. (2013.)

Završni proračun

7,4(7,5) milijuna eura, od čega je 98,5 % (100 %) subvencionirala Unija

Osoblje na dan 31. prosinca 2014.

29 (30) mjesta u planu radnih mjesta, od kojih je popunjeno: 29 (30)

11 (16) članova ostalog osoblja (ugovorno osoblje, ustupljeni nacionalni stručnjaci).

Ukupan broj članova osoblja na dan 31. prosinca 2014.

40 (46), koji obavljaju sljedeće zadatke:

—

operativne: 28 (32)

—

administrativne: 9 (11)

—

mješovite: 3 (3)

Proizvodi i usluge 2014. (2013.)

Ključna područja

Usporedivi i pouzdani podatci i pokazatelji o ravnopravnosti spolova; provedba načela ravnopravnosti spolova i rodne osviještenosti; centar za resurse i dokumentaciju; podizanje svijesti, umrežavanje i komunikacija.

Broj pokrenutih studija: 8 (14)

Broj doprinosa predsjedavajućim državama: 2 (2)

Broj sastanaka stručnjaka i radnih skupina: 26 (13)

Međunarodne konferencije: 1 (2)

Broj izvješća o istraživanjima: 2 (2)

Godišnja izvješća: 1 (1)

Izvor: Prilog koji je dostavio Institut.

ODGOVOR INSTITUTA

11.

Institut se slaže s primjedbom. Od početka svojeg poslovanja EIGE ulaže sve moguće napore kako bi smanjio iznos prijenosa unutar proračuna. U skladu s preporukama, EIGE se pridržava prihvatljivih maksimalnih iznosa po glavama (GLAVA I.: MAX 10 %, GLAVA II.: MAX 20 %, GLAVA III.: MAX 30 %). Međutim, unutar odobrenih sredstava za poslovanje, kašnjenja su prouzročena okolnostima koje su često izvan kontrole EIGE-a, kao što su zakašnjele odluke Predsjedništva Vijeća EU-a o predmetu studije.