10.12.2014   

HR

Službeni list Europske unije

C 442/326

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA) za financijsku godinu 2013., zajedno s odgovorima Agencije

(2014/C 442/38)

UVOD

1.

Europska agencija za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (eu-LISA), u daljnjem tekstu: Agencija, sa sjedištem u Tallinnu, Strasbourgu i Sankt Johannu im Pongauu (vidjeti odlomak 18.) osnovana je Uredbom (EU) br. 1077/2011 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Osnovni je cilj Agencije obavljati zadatke u vezi s operativnim upravljanjem drugom generacijom Schengenskog informacijskog sustava (SIS II), Viznim informacijskim sustavom (VIS) te sustavom Eurodac (2).

2.

Komisija je Agenciji dodijelila financijsku neovisnost 20. svibnja 2013. Stoga je revizijom za financijsku godinu 2013. obuhvaćeno razdoblje od 22. svibnja 2013. do 31. prosinca 2013.

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

3.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Agencije. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

4.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Agencije, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013.; te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

5.

Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Agencije te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (5).

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Agencije uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik (6); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Izvršni direktor odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Agencije nakon što ju je računovodstveni službenik Agencije pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Agencije u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

6.

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću (7) osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Agencije značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

7.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

8.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

9.

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Agencije u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Agencije na dan 31. prosinca 2013. te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

10.

Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosincem 2013. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

Posebna napomena u vezi s pouzdanošću računovodstvene dokumentacije

11.

Ne dovodeći u pitanje mišljenje izraženo u odlomku 9., Sud skreće pozornost na vrednovanje Schengenskog informacijskog sustava (SIS II), Viznog informacijskog sustava (VIS) i sustava Eurodac u računovodstvenoj dokumentaciji Agencije. U svibnju 2013. godine Komisija je nerazmjenskom transakcijom prenijela na Agenciju operativno upravljanje tim sustavima te je ono postalo glavna zadaća Agencije. U nedostatku pouzdanih i potpunih informacija o ukupnom trošku njihova razvoja, u računovodstvenoj dokumentaciji Agencije uknjiženi su prema neto knjigovodstvenim vrijednostima koje su navedene u Komisijinim knjigama te su ažurirani na kraju godine. Ove se vrijednosti uglavnom odnose na hardverske i gotove softverske komponente te ne obuhvaćaju troškove razvoja softvera (vidjeti bilješku 6.3.1. priloženu godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Agencije).

12.

Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije, kao ni mišljenje o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Potrebno je napomenuti da je 2013. godina bila prva godina financijske neovisnosti za Agenciju te da je uspostava postupaka još u tijeku.

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

13.

Na kraju godine, Agencija je još uvijek razvijala svoje standarde unutarnje kontrole. Upravni odbor odobrio ih je u lipnju 2014. godine.

14.

Dugotrajna materijalna imovina nije osigurana, izuzev višestrukog osiguranja od rizika požara za poslovne prostore u Tallinnu.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

15.

U skladu s Uredbom o osnivanju Agencije (8), Komisija je bila odgovorna za uspostavu i početno poslovanje Agencije do 22. svibnja 2013. kada je Agencija postala financijski neovisna. Prijenos podataka o odobrenim sredstvima za obveze i plaćanja iz Komisije u Agenciju bila je složen postupak te je usklađivanje vrijednosti iz Komisijinih računovodstvenih sustava s vrijednostima u računovodstvenim sustavima Agencije konačno dovršeno u lipnju 2014. godine. To je utjecalo na planiranje plaćanja Agencije i na pripremu njezine privremene računovodstvene dokumentacije.

16.

U skladu sa završnom računovodstvenom dokumentacijom Agencije, stope izvršenja proračuna iznosile su 96 % za odobrena sredstva za obveze i 67 % za odobrena sredstva za plaćanja. Zbog činjenice da je dio ukupnog godišnjeg proračuna Agencije izvršila Komisija, kao i zbog razlika u proračunskoj strukturi Komisije i Agencije za 2013. godinu nije bilo moguće provesti detaljniju analizu po proračunskim glavama.

17.

U skladu s Uredbom o osnivanju Agencije (9), zemlje uključene u provedbu, primjenu i razvoj schengenske pravne stečevine te u provedbu mjera povezanih sa sustavom Eurodac moraju dati doprinos proračunu Agencije. Iako su se u 2013. godini države pridružene Schengenu koristile sustavima kojima je upravljala Agencija, pregovori Komisije još su bili u tijeku.

DRUGE PRIMJEDBE

18.

Iako se središnji ured Agencije nalazi u Tallinnu (s 46 popunjenih radnih mjesta), operativne aktivnosti obavljaju se u Strasbourgu (sa 79 popunjenih radnih mjesta) (10). Smještanjem sveg osoblja na jedno mjesto vjerojatno bi bilo moguće smanjiti administrativne troškove i povećati djelotvornost upravljanja.

19.

S Estonijom, zemljom u kojoj se nalazi središnji ured Agencije, još uvijek nije potpisan sporazum o sjedištu kojim bi se razjasnili uvjeti poslovanja Agencije i njezina osoblja te su u vrijeme revizije pregovori još uvijek bili u tijeku.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Pietro RUSSO, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 16. rujna 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 286, 1.11.2011., str. 1.

(2)  Prilog I. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Agencije. Priložen je kao izvor informacija.

(3)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5)  Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

(6)  Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7)  Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.

(8)  Članak 32. Uredbe (EU) br. 1077/2011.

(9)  Članak 32. Uredbe (EU) br. 1077/2011.

(10)  Sustavi za izradu sigurnosnih kopija Agencije smješteni su u Sankt Johannu im Pongauu te tamo nema zaposlenog osoblja.

PRILOG

Europska agencija za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde (Tallinn)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

(Članak 74, članak 77. stavak 2. točke (a) i (b), članak 78 stavak 2. točka (e), članak 79. stavak 2. točka (c). članak 82. stavak 1. točka (d), članak 85. stavak 1., članak 87. stavak 2. točka (a) i članak 88. stavak 2. Ugovora o funkcioniranju Europske unije)

Doprinijeti stvaranju područja slobodnog kretanja ljudi povećanjem suradnje u prekograničnim pitanjima kao što su azil, useljavanje, granična kontrola kao i policijska i pravosudna suradnja u kaznenim stvarima.

Nadležnosti Agencije

(Uredba (EU) br. 1077/2011 Europskog parlamenta i Vijeća)

Pozivajući se na Uredbu o osnivanju (EU) br. 1077/2011 i ne dovodeći u pitanje predmetne nadležnosti Komisije i država članica u skladu sa zakonodavnim instrumentima kojima se uređuju opsežni informacijski sustavi, ciljevi Agencije su sljedeći:

(a)

učinkovito, sigurno i neprekidno djelovanje opsežnih informacijskih sustava (trenutačno druga generacija Schengenskog informacijskog sustava (SIS II), Vizni informacijski sustav (VIS) te opsežna baza podataka za usporedbu otisaka prstiju za učinkovitu primjenu Dublinske konvencije (Eurodac));

(b)

učinkovito i financijski odgovorno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima;

(c)

odgovarajuće visoka kvaliteta usluga koje se pružaju korisnicima opsežnih informacijskih sustava;

(d)

stalnost i neometanost usluge;

(e)

visoka razina zaštite podataka u skladu s važećim pravilima, uključujući i posebne odredbe za svaki pojedini opsežni informacijski sustav;

(f)

odgovarajuća razina sigurnosti podataka i fizičke sigurnosti u skladu s važećim pravilima, uključujući i posebne odredbe za svaki pojedini opsežni informacijski sustav; te

(g)

uporaba odgovarajuće strukture za upravljanje projektima radi učinkovitog razvoja opsežnih informacijskih sustava.

Upravljanje

1.

 Upravni odbor

Upravni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države članice i dva predstavnika Europske komisije uz jednog člana iz svake zemlje povezane s provedbom, primjenom i razvojem schengenske pravne stečevine te mjerama povezanima sa sustavom Eurodac. Zadaća je upravnog odbora osigurati da Agencija izvršava svoje zadaće, uključujući imenovanje te, ako je to potrebno, smjenjivanje izvršnog direktora.

2.

 Izvršni direktor

Izvršnog direktora Agencije imenuje upravni odbor s popisa prikladnih kandidata na temelju otvorenog natječaja koji je organizirala Komisija. Zadaća je izvršnog direktora upravljati Agencijom i predstavljati Agenciju. Izvršni direktor u cijelosti je odgovoran za zadaće povjerene Agenciji i Europski parlament svake godine odlučuje o tome hoće li mu dati razrješnicu za izvršavanje proračuna.

3.

 Savjetodavne skupine: Savjetodavna skupina za SIS II, Savjetodavna skupina za VIS, Savjetodavna skupina za Eurodac

Savjetodavne skupine sastoje se od po jednog predstavnika svake države članice, Komisije i jednog člana iz svake zemlje povezane s provedbom, primjenom i razvojem schengenske pravne stečevine te mjerama povezanima sa sustavom Eurodac. Njihova je zadaća upravnom odboru pružati stručne savjete o opsežnim informacijskim sustavima, a posebno u kontekstu pripreme godišnjeg programa rada i godišnjeg izvješća o radu.

Sredstva stavljena na raspolaganje Agenciji u 2013.

Završni proračun  (1)

61,35 milijuna eura (odobrena sredstva za obveze)

34,38 milijuna eura (odobrena sredstva za plaćanja)

Osoblje na dan 31. prosinca 2013.

Odobrena radna mjesta:

—

120 privremenih zaposlenika

—

6 ugovornih zaposlenika

—

6 ustupljenih nacionalnih stručnjaka

Popunjena radna mjesta:

—

120 privremenih zaposlenika

—

5 ugovornih zaposlenika

—

3 ustupljena nacionalna stručnjaka

Proizvodi i usluge u 2013.

Proizvodi i usluge u 2013. godini uključivali su:

—

operativno upravljanje i razvoj sustava SIS II, VIS i Eurodac,

—

odjel za podršku: pružanje usluga podrške prve razine korisnicama svih sustava kojima Agencija upravlja,

—

praćenje i razvoj prikladnih ugovora o razini pružanja usluga za sustave koji su kojima Agencija upravlja,

—

osiguravanje koordinacije, sigurnosti i nadzora između država članica i pružatelja mreže za komunikacijske infrastrukture za sustave SIS II, Eurodac i VIS (mreža sTESTA),

—

sudjelovanje u pripremnim postupcima oblikovanja, razvoja i primjene novih sustava,

—

statistika: pravovremeno i točno osiguravanje statističkih podataka i informacija o uspješnosti sustava, kako je predviđeno odgovarajućim pravnim temeljima,

—

izvješćivanje: ispunjavanje svih obveza u vezi s izvješćivanjem koje su utvrđene Uredbom o osnivanju i pravnim temeljima za informacijske sustave kojima Agencija upravlja,

—

praćenje odgovarajućih novih tehnologija i rješenja za operativno upravljanje i razvoj sustava SIS II, VIS, Eurodac te drugih opsežnih informacijskih sustava,

—

osposobljavanje: izrada prilagođenih planova osposobljavanja nacionalnih tijela za korištenje informacijskih sustava kojima Agencija upravlja.

(1)  Za razdoblje od 22. svibnja 2013., kada je Agenciji dodijeljena financijska neovisnost, do 31. prosinca 2013.

Izvor: Prilog je dostavila Agencija.

ODGOVORI AGENCIJE

11.

Agencija prima na znanje primjedbu Suda, i uzima je u obzir u bilješkama uz bilancu, 6.3.1 „Dugotrajna imovina” dio „Materijalni prijenos fiksne materijalne i nematerijalne imovine primljen od drugih konsolidiranih subjekata”.

13.

Agencija prima na znanje primjedbu Suda i nastavit će unapređivati svoje striktne postupke i procedure koji su već na snazi kako bi osigurala sukladnost sa zahtjevima standarda interne kontrole.

14.

Tehničke specifikacije su trenutno u izradi, a nabava je predviđena za drugu polovicu godine, s ciljem da izvršenje ugovora počne u četvrtom tromjesečju 2014.

15.

Tijekom postupka predaje odgovornosti Agenciji za operativno upravljanje sustavima Europske komisije došlo je do intenzivne razmjene informacija na radnoj razini. Komisija je obavijestila Agenciju o:

—

migraciji koja je slijedila standardnu proceduru, koja se provodi u slučaju financijske nezavisnosti drugih agencija,

—

provjerama dosljednosti koje je provela neovisna treća strana kako bi se osigurao siguran i potpuni prijenos.

Sveobuhvatan skup dokumenata vezanih uz tehničku dokumentaciju ili potpisane ugovore proslijeđen je eu-LISA-i u elektroničkom ili papirnatom obliku kao potpora postupku migracije; Komisija je zadržala neke od originalnih dokumenata radi provjere i revizije.

Iako Agencija potvrđuje kompleksnost i trajanje postupka usklađivanja, proračunski podaci su u potpunosti uspješno usklađeni, i bilo je moguće predstaviti potpuni pregled proračuna za 2013. godinu – tj. kombinaciju izvršenja proračuna Glavne uprave za unutarnje poslove i Agencije. S obzirom da migracija sredstava koja je uslijedila nakon financijske nezavisnosti nije uobičajeni postupak, očekuje se da će buduća izvješća o izvršenju proračuna biti osnova za detaljne analize.

17.

Postupak donošenja odluke Vijeća bit će pokrenut nakon završetka pregovora koje predvodi Komisija. Nakon donošenja odluke Vijeća, države članice morat će ratificirati ugovor u skladu s nacionalnim zakonodavstvom. Važno je napomenuti da je u tekstu ugovora trenutno prisutna odredba koja dopušta retroaktivne isplate doprinosa Agenciji počevši od prosinca 2012.

18.

Organizacijski ustroj Agencije utvrđen je Uredbom o osnivanju. Agencija nije u poziciji da pruži daljnja obrazloženja u vezi s ovom primjedbom.

19.

Agencija potvrđuje primjedbu. Jedini neriješeni stavak pregovora s Vladom Estonije je sustav PDV-a koji se primjenjuje za zaposlenike Agencije.