10.12.2014   

HR

Službeni list Europske unije

C 442/167

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za jednakost spolova za financijsku godinu 2013. zajedno s odgovorom Instituta

(2014/C 442/19)

UVOD

1.

Europski institut za jednakost spolova (u daljnjem tekstu: Institut ili EIGE) sa sjedištem u Vilniusu osnovan je Uredbom (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Zadaća je Instituta prikupljati, analizirati i objavljivati informacije u vezi s jednakošću spolova te razvijati, analizirati i objavljivati metodološke instrumente kako bi se pružila potpora uključivanju jednakosti spolova u sve politike Unije, kao i u povezane nacionalne politike (2).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

2.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Instituta. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

3.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013. godine; te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

4.

Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (5).

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Instituta uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik (6); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Ravnatelj odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Instituta nakon što ju je računovodstveni službenik Instituta pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Instituta u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

5.

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću (7) osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Instituta značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

6.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika, revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

7.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Instituta u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Instituta na dan 31. prosinca 2013. godine te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9.

Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosinca 2013. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

10.

Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

11.

Ukupna razina rezerviranih odobrenih sredstava u 2013. godini iznosila je 99 %, što ukazuje na to da su se obveze izvršavale pravodobno. Institut je dodatno smanjio ukupnu količinu prenesenih rezerviranih i odobrenih sredstava s 2,5 milijuna eura (32 %) u 2012. godini na 2,2 milijuna eura (29 %) u 2013. godini. Ova se prenesena sredstva uglavnom odnose na glavu III. (operativni rashodi) s 2,0 milijuna eura, što predstavlja 56 % odgovarajućih odobrenih sredstava za obveze. Uglavnom su povezani s postupcima nabave koji su zaključeni krajem godine iz razloga koji su uglavnom bili izvan kontrole Instituta, kao što je komunikacija predsjedništva Vijeća EU-a koja je poslana kasno i koja se odnosila na studiju koja je trebala biti provedena (1,1 milijun eura), kao i složene informatičke projekte za koje je postupak nabave iziskivao dosta vremena (0,6 milijuna eura).

Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina

12.

Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na primjedbe Suda iz prošlih godina nalazi se u Prilogu I.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Milan Martin CVIKL, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 8. srpnja 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 403, 30.12.2006., str. 9.

(2)  Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Instituta. Priložen je kao izvor informacija.

(3)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5)  Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

(6)  Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7)  Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.

PRILOG I.

Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/–)

2011.

Visoka razina prenesenih sredstava nije u skladu s proračunskim načelom jedne godine.

Dovršeno

2011.

U prosincu 2011. godine, Služba Europske komisije za unutarnju reviziju provela je „ograničenu procjenu provedbe standarda unutarnje kontrole” na Institutu. Institut je prihvatio preporuku da se postupak provedbe standarda unutarnje kontrole dovede u završnu fazu te je uprava usvojila akcijski plan za provedbu u 2012. godini.

U tijeku

2012.

Institut je smanjio ukupnu količinu prenesenih rezerviranih i odobrenih sredstava s 50 % u 2011. godini na 32 % u 2012. godini. Prenesena su sredstva u 2013. godini iznosila 2,5 milijuna eura, od čega se većina odnosila na glavu II. (administrativni rashodi) u iznosu od 0,3 milijuna eura i glavu III. (operativni rashodi) u iznosu od 2,1 milijuna eura, što predstavlja 23 % i 59 % odgovarajućih rezerviranih odobrenih sredstava. Prenesena sredstva za glavu II. uglavnom su se odnosila na obveze određene krajem godine i povezane s preseljenjem u novi prostor u siječnju 2013. godine. Prenesena sredstva za glavu III. uglavnom su se odnosila na postupke nabave koji su zaključeni potkraj godine. Institut nema službeni postupak planiranja i praćenja nabave. Štoviše, godišnji plan rada ne sadržava raspored nabave koji je povezan s planiranim aktivnostima i kojim bi bio određen opseg i prikladno vrijeme nabave. Međutim, nije iskorišteno samo 7 % rezerviranih odobrenih sredstava prenesenih iz 2011. u 2012. godinu te je ta sredstva bilo potrebno stornirati.

Dovršeno

2012.

Sud je utvrdio nedostatke u dokumentaciji povezanoj s postupcima zapošljavanja. Ne postoje dokazi da su pitanja za pismene ispite i razgovore, kao i odgovarajući broj bodova, bili pripremljeni prije razmatranja prijava.

U tijeku

PRILOG II.

Europski institut za jednakost spolova (Vilnius)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

(članci 2. i 3. Ugovora o Europskoj uniji)

Unija se temelji na vrijednostima poštovanja ljudskog dostojanstva, slobode, demokracije, jednakosti, vladavine prava i poštovanja ljudskih prava, uključujući i prava pripadnika manjina. Te su vrijednosti zajedničke državama članicama u društvu u kojem prevladavaju pluralizam, nediskriminacija, tolerancija, pravda, solidarnost i jednakost žena i muškaraca.

Unija mora raditi na uklanjanju socijalne isključenosti i diskriminacije, te mora promicati socijalnu pravdu i zaštitu, jednakost žena i muškaraca, međugeneracijsku solidarnost i zaštitu prava djeteta.

Nadležnosti Instituta

(Uredba (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća)

Ciljevi

Doprinositi jednakosti spolova i jačati promicanje jednakosti spolova, uključujući i rodnu osviještenost u svim politikama Unije te nacionalnim politikama koje proizlaze iz njih, kao i borbe protiv diskriminacije na temelju spola, te jačanje svijesti svih građana EU-a o jednakosti spolova.

Zadaće

—

Prikupljanje, analiza i širenje relevantnih usporedivih i pouzdanih informacija o jednakosti spolova,

—

razvijanje metoda za poboljšanje objektivnosti, usporedivosti i pouzdanosti podataka na europskoj razini,

—

razvoj, analiza, evaluacija i širenje metodoloških alata za pružanje potpore integraciji jednakosti spolova u sve politike Unije i nacionalne politike koje iz njih proizlaze te podupiranje rodne osviještenosti u svim institucijama i tijelima Unije,

—

provođenje anketa o stanju u Europi u vezi s jednakošću spolova,

—

osnivanje i koordinacija Europske mreže o jednakosti spolova,

—

organizacija ad hoc sastanaka stručnjaka za potporu istraživačkom radu Instituta,

—

organizacija kongresa, kampanja, sastanaka s relevantnim dionicima na razini EU-a te prezentacija rezultata i zaključaka Komisiji kako bi se podignula svijest građana EU-a o jednakosti spolova,

—

širenje informacija o pozitivnim primjerima nestereotipnih uloga za žene i muškarce u svakom aspektu života, predstavljanje nalaza zajedno s inicijativama osmišljenima za davanje publiciteta i poticanja daljnjeg rada na osnovi tih uspješnih priča,

—

razvijanje dijaloga i suradnje s nevladinim organizacijama i organizacijama za promicanje jednakih mogućnosti, sveučilištima i stručnjacima, istraživačkim centrima, socijalnim partnerima,

—

uspostava javno dostupnih izvora dokumentacije,

—

omogućivanje dostupnosti informacija o rodnoj osviještenosti javnim i privatnim organizacijama,

—

pružanje informacija o jednakosti spolova i rodnoj osviještenosti institucijama Unije, kao i državama pristupnicama i kandidatkinjama.

Upravljanje

Upravni odbor

Sastav

Osamnaest predstavnika koje imenuje Vijeće na prijedlog država članica i jedan predstavnik Komisije kojeg imenuje Komisija. Članovi se imenuju na temelju najviših standarda sposobnosti i širokog spektra odgovarajućih i interdisciplinarnih vještina na području jednakosti spolova. Vijeće i Komisija nastoje postići uravnoteženu zastupljenost muškaraca i žena u upravnom odboru. Članovi koje je izabralo Vijeće predstavljaju osamnaest država članica u skladu s načelom rotirajućeg predsjedavanja.

Obveze

—

Usvajanje godišnjih i srednjoročnih programa rada, proračuna i godišnjeg izvješća,

—

usvajanje unutarnjih pravila Instituta i pravila postupanja Upravnog odbora.

Forum stručnjaka

Sastav

Članovi nadležnih tijela specijaliziranih za pitanja jednakosti spolova, po jedan predstavnik iz svake države članice, dva predstavnika koje imenuje Europski parlament koji predstavljaju druge relevantne organizacije specijalizirane za pitanja jednakosti spolova, tri člana koje imenuje Komisija.

Obveze

Podupire ravnatelja u osiguravanju izvrsnosti i neovisnosti djelatnosti Instituta, tvori mehanizam za razmjenu informacija u vezi s pitanjima jednakosti spolova te okuplja znanje i osigurava blisku suradnju između Instituta i nadležnih tijela u državama članicama.

Ravnatelja imenuje Upravni odbor na temelju popisa kandidata koje predlaže Komisija nakon provođenja otvorenog natječaja.

Obveze

Odgovoran je za uspješnost zadataka navedenih u Uredbi (EZ) br. 1922/2006, pripremanje i provođenje godišnjih i srednjoročnih programa aktivnosti, pripremanje sastanaka upravnog odbora i Foruma stručnjaka, pripremanje i objavljivanje godišnjeg izvješća, sva pitanja u vezi s osobljem, svakodnevnu administraciju, provedbu djelotvornih postupaka praćenja i evaluacije povezanih s uspješnošću Instituta.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud

Unutarnja revizija

Služba Europske komisije za unutarnju reviziju

Tijelo zaduženo za davanje razrješnice

Europski parlament na preporuku Vijeća

Sredstva stavljena na raspolaganje Institutu u 2013. godini (2012. g.)

Završni proračun

7,5(7,7) milijuna eura, od čega je 100 % (100 %) subvencionirala Unija

Osoblje na dan 31. prosinca 2013. g.

30 (30) radnih mjesta u planu radnih mjesta; od kojih je popunjeno: 30 (30);

16 (14) ostalih zaposlenika (ugovorni zaposlenici, ustupljeni nacionalni stručnjaci).

Ukupni broj zaposlenika na dan 31. prosinca 2013. g.

46 (44), na sljedećim poslovima:

—

operativni poslovi: 32 (30),

—

administrativni poslovi: 11 (11),

—

mješoviti poslovi: 3 (3).

Proizvodi i usluge u 2013. g. (2012. g.)

Ključna područja:

Usporedivi i pouzdani podaci i pokazatelji o jednakosti spolova, metodama prikupljanja i obrade i dobre prakse za rad u vezi s jednakošću spolova; centar za resurse i dokumentaciju; podizanje svijesti; umrežavanje i komunikacija.

Broj pokrenutih studija: 14 (7)

Broj doprinosa predsjedavajućim zemljama: 2 (2)

Broj sastanaka stručnjaka i radnih skupina: 13 (23)

Održan je veliki broj dodatnih sastanaka u okviru litavskog predsjedavanja Vijećem EU-a.

Međunarodni kongresi: 2 (1)

Broj izvješća o istraživanjima: 2 (2)

Godišnja izvješća: 1 (1)

Izvor: Prilog je dostavio Institut.

ODGOVOR INSTITUTA

11.

Prihvaćeno. EIGE je uveo prihvatljive gornje granice po pojedinim glavama (GLAVA I.: MAKS. 10 %, GLAVA II.: MAKS. 20 %, GLAVA III.: MAKS. 30 %). Međutim, kako je navedeno i prethodnih godina, tijekom 2013. kašnjenja u okviru odobrenih sredstava za poslovanje opet su prouzročena okolnostima izvan kontrole EIGE-a, odnosno zakašnjelom odlukom Predsjedništva Vijeća EU-a o predmetu studije.

U cilju unapređenja postupka planiranja i praćenja, EIGE je uspostavio mehanizam praćenja koji slijedi očekivane datume za svaku fazu godišnjeg postupka nabave.