10.12.2014   

HR

Službeni list Europske unije

C 442/160

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za sigurnost hrane za financijsku godinu 2013., zajedno s odgovorima Agencije

(2014/C 442/18)

UVOD

1.

Europska agencija za sigurnost hrane (u daljnjem tekstu: Agencija ili EFSA) sa sjedištem u Parmi osnovana je Uredbom (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (1). Glavna je zadaća Agencije pružati znanstvene informacije potrebne za sastavljanje zakonskih akata Unije u vezi s hranom i sigurnošću hrane, prikupljati i analizirati podatke koji omogućavaju prepoznavanje i praćenje rizika te pružati neovisne informacije o tim rizicima (2).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

2.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Agencije. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

3.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Agencije, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013., te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

4.

Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Agencije te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (5).

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Agencije uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik (6); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Ravnatelj odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Agencije nakon što ju je računovodstveni službenik Agencije pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Agencije u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

5.

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću (7) osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Agencije značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

6.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

7.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Agencije u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Agencije na dan 31. prosinca 2013. te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9.

Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosincem 2013. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

10.

Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

11.

Na temelju samoprocjene sustava unutarnje kontrole koju je Agencija provela tijekom 2012. i 2013. godine, poštuje se većina standarda unutarnje kontrole (ICS). To još ne vrijedi za standard ICS 4 (ocjenjivanje i razvoj osoblja) i standard ICS 11 (upravljanje dokumentima) za koje su korektivne mjere u trenutku revizije još uvijek bile u tijeku.

12.

Godišnji programi rada Agencije ne sadržavaju dovoljno pojedinosti o planiranim nabavama i subvencijama za potporu odluka o financiranju u smislu članka 64. provedbenih pravila Financijske uredbe Agencije. Uvođenjem navedenih pojedinosti u godišnji program rada omogućili bi se djelotvornije praćenje nabava i subvencija.

PRAĆENJE PODUZETIH MJERA U VEZI S PRIMJEDBAMA IZ PRIJAŠNJIH GODINA

13.

Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na primjedbe Suda iz prošlih godina nalazi se u prilogu I.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Pietro RUSSO, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 16. rujna 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 31, 1.2.2002., str. 1.

(2)  Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Agencije. Priložen je kao izvor informacija.

(3)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5)  Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

(6)  Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7)  Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.

PRILOG I.

Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2011.

Utvrđena visoka razina prijenosa proračunskih sredstava ukazuje na nedostatke u planiranju i izvršenju proračuna te nije u skladu s načelom specifikacije.

Dovršeno

2011.

U prosincu 2011. godine Agencija je kupila novu zgradu za svoje sjedište u vrijednosti od 36,8 milijuna eura koju će otplaćivati u tromjesečnim ratama tijekom 25 godina, što će dovesti do plaćanja kamata u iznosu od 18,5 milijuna eura. Sud postavlja pitanje je li se od proračunskih tijela mogla zatražiti ekonomičnija alternativa u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, vodeći računa o tome da se u potpunosti poštuje Financijska uredba.

— (Komisija nije pristala izdvojiti dodatna sredstva za otplatu zajma u cijelosti)

2011.

Potrebno je povećati transparentnost postupaka zapošljavanja. Selekcijski odbor odredio je pitanja za pismene ispite i razgovore tek nakon razmatranja prijava, dok su članovi selekcijskog odbora potpisali izjave o povjerljivosti i nepostojanju sukoba interesa tek za vrijeme, a ne prije razmatranja prijava.

Dovršeno

2012.

Potvrda računovodstvenih sustava koju daje računovodstveni službenik Agencije obuhvaća središnje sustave ABAC i SAP, ali ne i lokalne sustave, kao ni pouzdanost razmjene podataka između središnjih i lokalnih sustava. To predstavlja rizik za pouzdanost računovodstvenih podataka.

Dovršeno

2012.

Nakon procjena visokog rizika koje je vanjski konzultant proveo 2012., a Komisijina Služba za unutarnju reviziju u veljači 2013. godine, utvrđen je niz potencijalnih ključnih rizika u vezi s provedbom unutarnjih kontrola Agencije, posebice u području upravljanja podatcima, kontinuiteta poslovanja i informatičke sigurnosti. Agencija je 2012. godine započela sveobuhvatnu samoprocjenu sustava unutarnje kontrole. Postupak je u tijeku te je provedba korektivnih mjera predviđena za 2013. godinu.

U tijeku

2012.

Ukupna razina rezerviranih odobrenih sredstava iznosila je 99 %. Međutim, razina prenesenih rezerviranih odobrenih sredstava bila je visoka za glavu II. (administrativni rashodi), gdje je iznosila 2,3 milijuna eura (22 % odobrenih sredstava za glavu II.), kao i za glavu III. (operativni rashodi), gdje je iznosila 5,6 milijuna eura (30 % odobrenih sredstava za glavu III.). Za glavu II. prijenosi u iznosu od 1,1 milijuna eura izvršeni su u skladu s planom upravljanja Agencije ili su bili povezani s plaćanjima obustavljenim iz razloga izvan kontrole Agencije. Za glavu III. prijenosi u iznosu od 2,1 milijuna eura izvršeni su u skladu s planom upravljanja Agencije, dok je iznos od 0,83 milijuna eura prenesen iz razloga izvan kontrole Agencije.

—

PRILOG II.

Europska agencija za sigurnost hrane (Parma)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

Prikupljanje informacija

—

Zajednička poljoprivredna politika (članak 38. UFEU-a).

—

Funkcioniranje unutarnjeg tržišta (članak 114. UFEU-a).

—

Javno zdravstvo (članak 168. UFEU-a).

—

Zajednička trgovinska politika (članak 206. UFEU-a).

Nadležnosti Agencije

(Uredba (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća)

Ciljevi

—

pružanje znanstvenih mišljenja te znanstvene i tehničke potpore za zakonodavstvo i politike koje imaju izravan ili neizravan utjecaj na sigurnost hrane za ljude i životinje;

—

pružanje neovisnih informacija o rizicima u vezi sa sigurnošću hrane;

—

doprinos postizanju visoke razine zaštite života i zdravlja ljudi;

—

prikupljanje i analiza podataka potrebnih za karakterizaciju i praćenje rizika.

Zadaće

—

davanje znanstvenih mišljenja i studija;

—

promicanje jedinstvene metodologije procjene rizika;

—

pomaganje Komisiji;

—

traženje, analiza i sažeto prikazivanje potrebnih znanstvenih i tehničkih podataka;

—

identifikacija i karakterizacija rizika koji se pojavljuju;

—

uspostava mreže organizacija koje djeluju u sličnom djelokrugu;

—

pružanje znanstvene i tehničke pomoći u upravljanju kriznim situacijama;

—

poboljšavanje međunarodne suradnje;

—

pružanje pouzdanih, objektivnih i lako razumljivih informacija javnosti i zainteresiranim stranama;

—

sudjelovanje u sustavu Komisije za brzo uzbunjivanje.

Upravljanje

Upravno vijeće

Sastav

14 članova koje imenuje Vijeće (u suradnji s Europskim parlamentom i Komisijom) te jedan predstavnik Komisije.

Zadatak

Usvajanje programa rada i proračuna te osiguravanje njihova izvršenja.

Ravnatelj

Imenuje ga upravno vijeće s popisa kandidata koji predlaže Komisija, nakon saslušanja pred Europskim parlamentom.

Savjetodavno vijeće

Sastav

Jedan predstavnik po državi članici.

Zadatak

Savjetovanje ravnatelja.

Znanstveni odbor i znanstveni paneli

Sastavljanje znanstvenih mišljenja Agencije.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud

Unutarnja revizija

Odjel Agencije za unutarnju reviziju.

Služba Europske komisije za unutarnju reviziju.

Tijelo zaduženo za davanje razrješnice

Europski parlament na preporuku Vijeća.

Sredstva stavljena na raspolaganje Agenciji u 2013. (2012.)

Proračun

78,1(78,3) milijuna eura, od čega je 100 % (100 %) subvencija Europske unije.

Osoblje na dan 31. prosinca 2013.

Mjesta u planu radnih mjesta: 351 (355), od kojih je popunjeno:

—

osoblje (privremeno osoblje i dužnosnici): 328 (342)

—

ostalo osoblje (ugovorno osoblje, ustupljeni nacionalni stručnjaci): 120 (124).

Ukupan broj članova osoblja (uključujući tri ponude za koje se očekuje prihvaćanje na dan 31. 12. 2013.): 448 (466), kojima su dodijeljeni:

—

operativni zadatci: 332 (345)  (1)

—

administrativni zadatci: 116 (121)

Proizvodi i usluge u 2013. (2012.)

Znanstvene publikacije i povezana izdanja u 2013.

1. aktivnost: pružanje znanstvenih mišljenja i savjeta te pristupa procjeni rizika

—

smjernice znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 2 (4)

—

mišljenja znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 44 (46)

—

znanstvena izvješća Agencije: 12 (9)

—

izjave Agencije: 2 (2)

—

izjave znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 2 (4)

Ukupan broj znanstvenih publikacija u vezi s 1. aktivnošću = 62 (65)

2. aktivnost: evaluacija proizvoda, tvari i zahtjeva za koje je potrebno odobrenje

—

zaključci pregleda stručnjaka iste razine u vezi s pesticidima: 45 (60)

—

smjernice Agencije: 2 (0)

—

smjernice znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 3 (7)

—

mišljenja znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 203 (241)

—

znanstvena izvješća Agencije: 0 (1)

—

izjave znanstvenog odbora/znanstvenog panela: 8 (7)

—

izjave Agencije: 6 (4)

Ukupan broj znanstvenih publikacija u vezi s 2. aktivnošću = 267 (320)

3. aktivnost: prikupljanje podataka, znanstvena suradnja i umrežavanje

—

smjernice Agencije: 2 (1)

—

izjave Agencije: 0 (4)

—

obrazložena mišljenja: 113 (114)

—

znanstvena izvješća Agencije: 7 (12)

Ukupan broj znanstvenih publikacija u vezi s 3. aktivnošću = 122 (131)

Povezana izdanja

—

izvješća o događanjima: 11 (11)

—

vanjska znanstvena izvješća: 74 (74)

—

tehnička izvješća: 70 (77)

Ukupan broj povezanih izdanja = 155 (162)

Ukupan broj publikacija = 606 (678)

—

znanstvene publikacije poduprte komunikacijskim aktivnostima: 7 % (9,5 %)

—

javna savjetovanja: 56 (39)

—

posjeti internetskim stranicama: 4,7(4,4) milijuna

—

pretplatnici na udarne vijesti: 31  912(30  309)

—

pojavljivanja u medijima: 11  820(9  194)

—

upiti medija: 625 (893)

—

priopćenja za medije: 16 (25)

—

internetske novosti: 54 (60)

—

intervjui: 95 (111)

(1)  Odobrena sredstva za ekvivalent punog radnog vremena za 2013. godinu izračunana su na temelju metodologije Komisije; podatci za 2012. godinu ponovno su izračunani radi usporedbe

Izvor: Prilog je dostavila Agencija.

ODGOVORI AGENCIJE

11.

Na temelju samoprocjene sustava unutarnje kontrole koju je Agencija provela tijekom 2012. i 2013. godine, poštuje se većina standarda unutarnje kontrole. To još uvijek nije tako u vezi sa standardom ICS 4 (ocjenjivanje i razvoj osoblja) i standardnom ICS 11 (upravljanje dokumentima) za koje su korektivne mjere još uvijek bile u tijeku.

12.

Agencija pozdravlja nalaz Suda koji odražava provedbu razvoja kao dijela proračunskog ciklusa za 2014. Agencija je u svom programu rada već objavila detaljnije informacije o nabavama i bespovratnim sredstvima za znanost, kao i o drugim nabavama poput nabava u vezi s komunikacijskim programom ili operativnom potporom. Vjerujemo da ovaj razvoj praksi iz 2013. koji je prethodno naveo Sud nadilazi predviđene zahtjeve, u skladu s naporima Agencije da kontinuirano unapređuje transparentnost pruženih informacija.