10.12.2014

Službeni list Europske unije

C 442/35

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Prevoditeljskog centra za tijela Europske unije za financijsku godinu 2013., zajedno s odgovorima Centra

(2014/C 442/04)

UVOD

Prevoditeljski centar za tijela Europske unije (u daljnjem tekstu: Centar ili CDT) sa sjedištem u Luxembourgu osnovan je Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (1). Zadaća je Centra pružiti prevoditeljske usluge na zahtjev institucija i tijela Europske unije nužne za obavljanje njihovih aktivnosti (2).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Centra. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)	godišnje računovodstvene dokumentacije Centra, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013.; te

(b)	zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Centra te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (5).

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Centra uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik (6); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Ravnatelj odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Centra nakon što ju je računovodstveni službenik Centra pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Centra u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeć (7) uosigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Centra značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Centra u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Centra na dan 31. prosinca 2013. te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosincem 2013. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

10.	Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O ZAKONITOSTI I PRAVILNOSTI TRANSAKCIJA

11.

2008. godine Centar je s pružateljima prevoditeljskih usluga zaključio 472 okvirna ugovora na maksimalno razdoblje od četiri godine. Kako bi osigurao bolje uvjete za potpisivanje novih ugovora u 2012. godini, Centar je htio sudjelovati u postupku nabave koji je Komisija tada bila pokrenula za prevoditeljske usluge. No, s Komisijom nije bilo moguće postići dogovor oko ugovornih odredbi. Umjesto toga Centar je produljio rok postojećih okvirnih ugovora za godinu dana. Iako se temeljilo na odstupanju koje je odobrio ravnatelj Centra, takvo produljenje nije u skladu s provedbenim pravilima za financijsku uredbu Centra kojima je maksimalno trajanje okvirnog ugovora propisano na četiri godine.

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

12.

Službeno delegiranje ovlasti (daljnje delegiranje ovlasti) dužnosnika za ovjeravanje (dužnosnik za ovjeravanje na temelju daljnjeg delegiranja) nije uvijek u skladu s pravilima o potvrđivanju transakcija u računovodstvenom sustavu ABAC.

DRUGE PRIMJEDBE

13.

Gotovina Centra od kraja 2012. godine do kraja 2013. godine povećala se s 35 milijuna eura na 40 milijuna eura (proračunski višak i pričuve povećali su se s 30,9 milijuna eura na 37,5 milijuna eura). To ukazuje na mogućnost smanjenja cijena.

14.

Centar je započeo s radom 1994. godine te, do današnjeg dana, obavlja svoj rad na temelju pismene komunikacije i razmjena s državom članicom u kojoj se nalazi sjedište Centra. No, između Centra i navedene države članice ne postoji sveobuhvatni sporazum o sjedištu. Takvim bi se sporazumom dodatno potaknula transparentnost u pogledu uvjeta rada Centra i njegovog osoblja.

PRAĆENJE PODUZETIH MJERA U VEZI S PRIMJEDBAMA IZ PRIJAŠNJIH GODINA

15.

Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na prošlogodišnje primjedbe Suda nalazi se u Prilogu I.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Pietro RUSSO, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 16. rujna 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1) SL L 314, 7.12.1994., str. 1.

(2) Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Centra. Priložen je kao izvor informacija.

(3) Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4) Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5) Članci 39. i 50. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str 42.).

(6) Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7) Članak 107. Uredbe (EU) br. 1271/2013.

PRILOG I.

Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2012.

Na kraju 2012. godine Centar je raspolagao gotovinom i kratkoročno oročenom štednjom u iznosu od 35 milijuna eura (proračunski višak i pričuve iznosili su 30,9 milijuna eura). Centar tijekom godine ne može usklađivati cijene kako bi uravnotežio prihode i rashode, iako povremeno nadoknađuje sredstva klijentima kako bi smanjio višak.

U tijeku

2012.

Uredbe o osnivanju 20 regulatornih agencija koje je Sud revidirao 2012. godine propisuje da agencije za sve potrebne prijevode moraju koristiti usluge Centra (Uredba o osnivanju Centra to isto propisuje za još četiri agencije). Druge agencije nisu obvezne koristiti usluge Centra. Za dokumente koji nisu tehničke prirode agencije mogu smanjiti svoje troškove korištenjem lokalnih prevoditeljskih usluga. Prema mišljenju Suda zakonodavac bi takvo postupanje trebao omogućiti svim agencijama.

U tijeku

PRILOG II.

Prevoditeljski centar za tijela Europske unije (Luxembourg)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

Predstavnici Vlada država članica zajedničkim su sporazumom, pod okriljem Komisijinih odjela za prevođenje u gradu Luxembourgu, usvojili deklaraciju o osnivanju Prevoditeljskog centra za tijela Europske unije, koji bi pružao potrebne usluge prevođenja za rad tijela i službi čija su sjedišta utvrđena Odlukom od 29. listopada 1993.

Nadležnosti Centra

(Uredba Vijeća (EZ) br. 2965/94, kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1645/2003)

Ciljevi

Centar pruža potrebne usluge prevođenja za djelovanje sljedećih tijela:

—	Europska agencija za okoliš,

—	Europska zaklada za osposobljavanje,

—	Europski centar za praćenje droga i ovisnosti o drogama,

—	Europska agencija za lijekove,

—	Europska agencija za sigurnost i zdravlje na radu,

—	Ured za usklađivanje na unutarnjem tržištu (žigovi i dizajni),

—	Europski policijski ured (Europol) i Jedinica za droge Europola.

Uslugama Centra mogu se koristiti tijela koja je osnovalo Vijeće, a koja nisu prethodno navedena. Institucije i tijela Europske unije koji već imaju vlastite prevoditeljske usluge mogu, po potrebi, zatražiti usluge Centra na dobrovoljnoj osnovi.

Centar ima punopravnu ulogu u radu Međuinstitucijskog odbora za prevođenje.

Zadaće

—	Dogovaranje suradnje s tijelima i institucijama,

—	sudjelovanje u radu Međuinstitucijskog odbora za prevođenje.

Upravljanje

Upravni odbor

Sastav

—	Jedan predstavnik po državi članici,

—	dva predstavnika Komisije,

—	jedan predstavnik iz svakog tijela ili institucije koji traže usluge Centra.

Zadaće

Usvojiti godišnji proračuni i program rada Centra te plan radnih mjesta i godišnja izvješća.

Ravnatelj

Imenuje ga upravljački odbor na prijedlog Komisije.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud.

Unutarnja revizija

Služba Europske komisije za unutarnju reviziju.

Tijelo zaduženo za davanje razrješnice

Europski parlament na preporuku Vijeća.

Sredstva stavljena na raspolaganje Centru u 2013. godini (2012.)

Završni proračun:

52,194(48,293) milijuna eura

Osoblje:

206 (225) radnih mjesta u planu radnih mjesta, od kojih su 193 (199) radna mjesta popunjena.

+ 23 (17) ugovornih zaposlenika

Ukupan broj osoblja: 216 (216), na sljedećim poslovima:

operativni poslovi: 118 (114)

administrativni poslovi: 98 (102)

Proizvodi i usluge u 2013. (2012.)

Broj prevedenih stranica:

8 04 986(7 35 007)

Broj stranica po jeziku:

—	službeni jezici: 8 00 221(7 22 505)

—	ostali jezici: 4 765(12 502)

Broj stranica po klijentu:

—	tijela: 7 80 310(7 07 888)

—	institucije: 24 676(27 119)

Broj stranica koje su preveli vanjski suradnici:

5 12 524(4 80 695)

Izvor: Prilog je dostavio Centar.

ODGOVORI AGENCIJE

11.

Centar je već u prošlosti sudjelovao na pozivu Komisije za podnošenje ponuda za tu vrstu prevoditeljskih usluga. U svezi dotičnog poziva za podnošenje ponuda, Komisija je počela s pripremnim radnjama prilično kasno te je izmijenila uvjete primjenjive za Centar čime su se oni razlikovali od poziva za podnošenje ponuda organiziranog prije četiri godine. Nažalost, Centar nije bio u stanju dogovoriti uvjete s Komisijom. Osim toga, početak novog ugovora nije se poklapao s datumom isteka sadašnjih ugovora, a to je rezultiralo praktičnim problemima za Centar.

Stoga je Centar odlučio sam organizirati poziv za podnošenje ponuda za tu specifičnu vrstu prevoditeljskih usluga te produljiti postojeće ugovore za godinu dana kako bi se ispravno pripremio za taj opsežan poziv. Uzimajući u obzir utjecaj na Centar kad na datum isteka sadašnjih ugovora ne bi bili zaključeni novi ugovori, smatralo se opravdanim produljiti postojeće ugovore.

12.	Centar je ažurirao formalnu dodjelu kako bi je uskladio s pravima u ABAC-u. Trenutni unutarnji postupak za održavanje dodjele ažurirane u ABAC-u sada je neznatno izmijenjen kako bi se izbjegle bilo kakve razlike između prava u ABAC-u i prava formalnih dodjela.

13.

Centar je svjestan činjenice da je postigao financijski višak drugu godinu zaredom, ali treba naglasiti da je višak u 2013. nastao kao rezultat vanjskih čimbenika koji su bili izvan kontrole Centra; posebice kao rezultat većeg broja fakturiranih stranica nego što je bilo predviđeno u prognozi, zbog otkazanog povećanja plaće i zbog mirovinskih davanja koja su nadoknađena Centru.

Proračun Centra za 2013. godinu pripremljen je 2012. pod utjecajem ekonomskog gubitka od 1 milijuna EUR u 2011. i uzimajući u obzir prihode od žigova Zajednice koji su bili djelomično neizvjesni. Tek u prosincu 2012., u prednacrtu proračuna za 2014., Centar je mogao reagirati na te financijske rezultate predlažući proračun za 2014. s deficitom od 1 0 92 890 EUR što je financirano iz pričuve za stabilnost cijena koja je prije toga stvorena. Nakon analize troškova za 2012. i prve polovice 2013., Centar je znatno spustio cijene za 2014. kako bi time odrazio nove troškove proizvoda, a istovremeno i iskoristio dio svog financijskoj viška. Proračun za 2014. stoga je na početku predviđen kao deficitaran; deficit od 4 1 06 650 EUR je uravnotežen zahvaljujući pričuvi za stabilnost cijena koja je stvorena u prošlih par godina.

Proračun za 2015. nanovo će biti pripremljen kao deficitaran proračun kako bi se iskoristio dio viška nakupljen prethodnih godina. Nakon provedene polugodišnje analize troškova i simulacije za 2014. i uzimajući u obzir i predviđene volumene projekata za 2015., predložit će se dodatne prilagodbe cijena za 2015. Centar je kao dodatnu mjeru prvi put u svojoj povijesti Upravnom odboru predložio smanjenje cijena za 2014., usred tekuće godine, kako bi brže odgovorio i vratio svojim klijentima pozitivne financijske rezultate iz 2013.

14.	Radovi na postizanju sporazuma o sjedištu Agencije ušli su u posljednju fazu. Nacrt sporazuma je dostavljen luksemburškom Conseil de Gouvernement koji je nakon rasprave prihvaćen na sjednici krajem travnja. Centar od luksemburških vlasti trenutno očekuje potvrdu datuma potpisivanja tog sporazuma.