ODLUKA (EU) 2023/1610 EUROPSKE SREDIŠNJE BANKE

od 28. srpnja 2023.

o uspostavi povijesne arhive Europske središnje banke i izmjeni Odluke ESB/2004/2 (ESB/2023/17)

UPRAVNO VIJEĆE EUROPSKE SREDIŠNJE BANKE,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Statut Europskog sustava središnjih banaka i Europske središnje banke, a posebno njegov članak 12. stavak 3. i članak 14. stavak 3.,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (1), a posebno njezin članak 9. stavak 1.,

budući da:

(1)

Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 želi se osigurati čuvanje dokumenata povijesne ili administrativne vrijednosti i njihovo stavljanje na raspolaganje javnosti kad god je to moguće. U tu svrhu, njome se utvrđuje obveza za svaku instituciju Unije, uključujući Europsku središnju banku (ESB), da uspostavi svoju povijesnu arhivu i otvori ju za javnost pod uvjetima predviđenima Uredbom nakon isteka razdoblja od 30 godina od dana nastanka dokumenta.

(2)

Donošenjem ove Odluke ESB ostvaruje svoje pravo na posjedovanje svoje povijesne arhive i upravljanja njome bez pohranjivanja u Europskom sveučilišnom institutu (ESI) te utvrđuje interna pravila potrebna za primjenu Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83. Cilj je ovih internih pravila provesti u praksi očuvanje povijesne arhive ESB-a i njezino otvaranje za javnost, uzimajući pritom u obzir institucionalne posebnosti ESB-a.

(3)

U članku 1. stavku 2. točki (a) Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 definiran je pojam „arhivi institucija Europskih zajednica”. S obzirom na to da ESB djeluje u visoko integriranim strukturama, odnosno Europskom sustavu središnjih banaka (ESSB) i Eurosustavu, te s obzirom na to da su funkcije tijela koja rade na dovršetku ekonomske i monetarne unije (EMU) prenesene na ESB, potrebno je shvatiti da arhiva ESB-a ima širi obuhvat od onog utvrđenog u članku 1. stavku 2. točki (a) Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83. Prvo, u skladu s uspostavljenom sudskom praksom Suda Europske unije, arhiva obuhvaća sve dokumente bilo koje vrste i na bilo kojem mediju koji su nastali u ESB-u ili u nacionalnim središnjim bankama ili su ih ESB ili nacionalne središnje banke primili u vezi s obavljanjem zadaća ESSB-a i Eurosustava, neovisno o tome posjeduju li ih ESB ili nacionalne središnje banke (2). Drugo, ona obuhvaća sve dokumente bilo koje vrste i na bilo kojem mediju koji su nastali u Odboru za proučavanje ekonomske i monetarne unije (dalje u tekstu: „Delorsov odbor”), Odboru guvernera središnjih banaka država članica Europske ekonomske zajednice (dalje u tekstu: „Odbor guvernera”), Europskom fondu za monetarnu suradnju (EFMS) i Europskom monetarnom institutu (EMI) ili su ih oni primili, a koji su u posjedu ESB-a.

(4)

Druga rečenica članka 23. stavka 3. Odluke ESB/2004/2 Europske središnje banke (3) ovlašćuje tijela ESB-a nadležna za odlučivanje da dokumente koji pripadaju arhivi ESB-a učine dostupnima javnosti prije isteka razdoblja od 30 godina. Upravno vijeće ESB-a odlučilo je 7. svibnja 2019. staviti na raspolaganje javnosti dokumente koji su nastali u Delorsovom odboru ili koje je Delorsov odbor primio, a koje je Banka za međunarodne namire, koja je bila domaćin većine sastanaka tog odbora, prenijela ESB-u 2005. Upravno vijeće ESB-a odlučilo je 23. siječnja 2020. staviti na raspolaganje javnosti dokumente koji su nastali u Odboru guvernera, EFMS-u i EMI-ju ili koje su oni primili, a u posjedu su ESB-a. Ovom se Odlukom provode te odluke Upravnog vijeća i dotični dokumenti bit će stavljeni na raspolaganje javnosti nakon što se skine njihov stupanj tajnosti dodjelom oznake „ECB-PUBLIC”, neovisno o tome je li isteklo razdoblje od 30 godina.

(5)

Članak 2. Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 potvrđuje da se na pravilo da se dokumenti povijesne ili administrativne vrijednosti stavljaju na raspolaganje javnosti kad god je to moguće mogu primjenjivati izuzeća te se u tom kontekstu upućuje na Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4). Budući da se Uredba (EZ) br. 1049/2001 ne primjenjuje na ESB, izuzeća od pravila da se dokumenti povijesne ili administrativne vrijednosti stavljaju na raspolaganje javnosti proizlaze iz Odluke ESB/2004/3 Europske središnje banke (5). U članku 4. stavku 6. Odluke ESB/2004/3 navodi se da se za dokumente na koje se mogu primijeniti izuzeća koja se odnose na privatnost ili komercijalne interese, izuzeća mogu nastaviti primjenjivati nakon razdoblja od 30 godina. Za dokumente na koje se mogu primijeniti druga izuzeća iz članka 4. Odluke ESB/2004/3, izuzeća se mogu primjenjivati najviše 30 godina, osim ako Upravno vijeće ESB-a izričito ne odluči drukčije.

(6)

Budući da dokumente koji pripadaju arhivi ESB-a, a koji su povezani s obavljanjem zadaća ESSB-a i Eurosustava posjeduju i nacionalne središnje banke koje ih možda žele staviti na raspolaganje javnosti kao dio vlastite povijesne arhive ili od kojih se može zatražiti da ih prenesu trećoj strani, kao što je nacionalni povijesni arhiv, interna pravila potrebna za primjenu Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 trebaju se primjenjivati i na nacionalne središnje banke. Budući da su nacionalne središnje banke sastavni dio ESSB-a i Eurosustava, one se ne smatraju državama članicama u smislu članka 6. Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 niti trećim stranama u smislu ove Odluke. Primjereno je da ESB i nacionalne središnje banke blisko surađuju kako bi osigurali da se s povijesnom arhivom ESB-a postupa dosljedno i s dužnom pažnjom u cijelom ESSB-u i Eurosustavu.

(7)

Nacionalne središnje banke možda su prije stupanja na snagu ove Odluke prenijele dokumente koji pripadaju arhivi ESB-a trećoj strani, poput nacionalnog povijesnog arhiva. U takvim je slučajevima primjereno da nacionalne središnje banke osiguraju da te treće strane ne smiju takve dokumente staviti na raspolaganje javnosti prije isteka razdoblja od 30 godina. Osim toga, ako ESB posjeduje dokumente koji su isti kao oni koje su nacionalne središnje banke prenijele trećim stranama, nacionalne središnje banke moraju osigurati da te treće strane stave te dokumente na raspolaganje javnosti tek nakon isteka razdoblja od 30 godina od kada je ESB dodjelom oznake "ECB-PUBLIC" skinuo s njih oznaku tajnosti. Nacionalni povijesni arhivi i druga nacionalna tijela javne vlasti obvezni su, u skladu s načelom lojalne suradnje iz članka 4. stavka 3. Ugovora o Europskoj uniji i članka 18. Protokola o povlasticama i imunitetima Europske unije, djelovati u dobroj vjeri kako bi onemogućili prijevremeno stavljanje na raspolaganje dokumenata iz arhive ESB-a ili tajnih dokumenata.

(8)

U skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (6), od ESB-a se zahtijeva da ispitanicima pruži informacije o obradi osobnih podataka koji se na njih odnose i da poštuje njihova prava kao ispitanika. Međutim, ESB bi trebao uravnotežiti ta prava s ciljevima arhiviranja u javnom interesu u skladu sa zakonodavstvom o zaštiti podataka.

(9)

Člankom 16. stavkom 5. točkom (b) i člankom 19. stavkom 3. točkom (d) Uredbe (EU) 2018/1725 predviđaju se izuzeća od prava ispitanika na pristup informacijama odnosno prava na brisanje u slučaju obrade podataka u svrhe arhiviranja u javnom interesu, ako je vjerojatno da će se tim pravima onemogućiti ili ozbiljno ugroziti ostvarivanje ciljeva te obrade. Pravo na pristup informacijama ne bi se u načelu trebalo primjenjivati u slučaju povijesne arhive ESB-a jer bi ESB bio dužan uložiti nerazmjeran napor da pruži informacije o obradi nakon što se njegova povijesna arhiva stavi na raspolaganje javnosti. Međutim, primjereno je obavijestiti ispitanike o mogućnosti da njihovi osobni podaci budu javno dostupni kao dio povijesne arhive ESB-a u isto vrijeme kada ih se obavješćuje o postupcima obrade za koje su njihovi osobni podaci inicijalno prikupljeni. Pravo na brisanje također se u načelu ne bi trebalo primjenjivati u slučaju povijesne arhive ESB-a, uzimajući u obzir veličinu arhive ESB-a, njezin djelomično fizički oblik i prirodu arhiviranja u javnom interesu, ako bi brisanje osobnih podataka sadržanih u arhivi ESB-a ugrozilo valjanost, cjelovitost i autentičnost povijesne arhive ESB-a te bi stoga moglo ozbiljno ugroziti postizanje ciljeva arhiviranja u javnom interesu.

(10)

Člankom 25. stavkom 4. Uredbe (EU) 2018/1725 ESB-u se omogućuje da predvidi odstupanja od prava iz članaka 17., 18., 20., 21. i 23. te Uredbe ako je vjerojatno da će se tim pravima onemogućiti ili ozbiljno ugroziti postizanje svrhe arhiviranja u javnom interesu te su potrebna odstupanja za ostvarenje te svrhe. Pri donošenju ove Odluke ESB predviđa odstupanja od prava iz članaka 17., 18., 20., 21. i 23. Uredbe (EU) 2018/1725 uzimajući u obzir organizacijske i tehničke zaštitne mjere iz članka 13. te Uredbe. S obzirom na veličinu povijesne arhive ESB-a, odobravanje pristupa osobnim podacima može biti povezano s nerazmjernim naporom ili praktički nemoguće ako zahtjev ispitanika ne pruža konkretne informacije u vezi s obradom na koju se zahtjev odnosi. Ispravak, brisanje ili ograničavanje obrade osobnih podataka ugrozili bi cjelovitost i autentičnost povijesne arhive ESB-a i poništili svrhu arhiviranja u javnom interesu. Međutim, u opravdanim slučajevima ako se radi o netočnim osobnim podacima, ESB može odlučiti uključiti dodatnu izjavu ili napomenu u odnosu na odgovarajući dokument. Obavješćivanje o svakom ispravku, brisanju ili ograničavanju obrade osobnih podataka može predstavljati nerazmjeran napor ili biti praktički nemoguće. Budući da osobni podaci čine sastavni i neizostavan dio povijesne arhive ESB-a, davanje prava na podnošenje prigovora na obradu osobnih podataka sadržanih u arhivi ESB-a onemogućilo bi ostvarenje svrhe arhiviranja u javnom interesu.

(11)

ESB ne smije stavljati na raspolaganje javnosti dokumente koji sadrže posebne kategorije osobnih podataka iz članka 10. Uredbe (EU) 2018/1725, osobne podatke koji se odnose na kaznene osude i kaznena djela iz članka 11. Uredbe (EU) 2018/1725 ni osobne podatke djeteta mlađeg od 13 godina. S obzirom na veliki broj dokumenata i nemogućnost da dokumenti koji sadrže osjetljive osobne podatke imaju administrativnu ili povijesnu vrijednost, stavljanje takvih dokumenata na raspolaganje javnosti dovelo bi do znatnog kašnjenja i time ozbiljno ugrozilo postupak arhiviranja. U uvodnoj izjavi 6. Uredbe (EU) 2018/1725 navodi se da se Uredba ne bi trebala primjenjivati na obradu osobnih podataka preminulih osoba. Budući da u većini slučajeva ESB ne može utvrditi je li ispitanik preminuo, primjereno je kao dodatnu zaštitnu mjeru za otvaranje dokumenata iz povijesne arhive ESB-a koji sadrže takve osjetljive osobne podatke u skladu s člancima 10. i 11. Uredbe (EU) 2018/1725 ili podatke koji se odnose na privatnost i integritet pojedinca u skladu s člankom 4. Odluke ESB/2004/3 odrediti rok od sto godina od nastanka tog dokumenta.

(12)	U skladu s člankom 41. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725 provedeno je savjetovanje s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka koji je 5. listopada 2022. izdao mišljenje. ESB je proveo preporuke Europskog nadzornika za zaštitu podataka,

(13)

Druga rečenica članka 23. stavka 3. Odluke ESB/2004/2 mijenja se kako bi se pojasnilo da dokumenti koji pripadaju arhivi ESB-a moraju biti slobodno dostupni tek nakon isteka razdoblja od 30 godina u skladu s ovom Odlukom, osim ako tijela nadležna za odlučivanje odluče skratiti i to razdoblje, npr. za dokumente koji su nastali u Delorsovom odboru, Odboru guvernera, EFMS-u i EMI-ju ili su ih oni primili, a koji su u posjedu ESB-a, ili ga produžiti kao što je potencijalno u slučaju pojedinačnog zapisnika sa sastanka Upravnog vijeća, ako procjena može osporiti pretpostavku da neovisnost postupka donošenja odluka Upravnog vijeća nije više u opasnosti nakon 30 godina.

DONIJELO JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Predmet

Ovom se Odlukom utvrđuju pravila o čuvanju povijesne arhive ESB-a i njezinu otvaranju za javnost.

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke:

1.	„prethodnici ESB-a” znači Odbor za proučavanje ekonomske i monetarne unije, Odbor guvernera središnjih banaka država članica Europske ekonomske zajednice, Europski fond za monetarnu suradnju i Europski monetarni institut;

„ahiva ESB-a” znači:

(a)	svi dokumenti bilo koje vrste i na bilo kojem mediju koji su nastali u ESB-u ili nacionalnim središnjim bankama ili su ih oni primili u vezi s obavljanjem zadaća ESSB-a i Eurosustava, neovisno o tome jesu li u posjedu ESB-a ili nacionalnih središnjih banaka; i

(b)	svi dokumenti bilo koje vrste i na bilo kojem mediju koji su nastali u prethodnicima ESB-a ili su ih oni primili, a u posjedu su ESB-a;

3.	„povijesna arhiva ESB-a” znači svi dokumenti povijesne ili administrativne vrijednosti koji su dio arhive EB-a i koji su odabrani za trajno čuvanje;

„datum nastanka” znači:

(a)	u slučaju digitalnih dokumenata koji su nastali unutar ESB-ova sustava za upravljanje dokumentima, datum kada je dokument posljednji put uređivan ili kada je dodana najnovija verzija;

(b)	u slučaju dokumenata u papirnatom obliku koji se ulažu u fizički spis, datum najnovijeg samostalnog dokumenta u spisu;

(c)	u slučaju dokumenata u papirnatom obliku koji su uvezani u obliku sveska, godina najnovijeg samostalnog unosa u svezak ili najnovije samostalne primjedbe ili napomene, ovisno o tome što je kasnije; i

(d)	u slučaju slike, kao što je arhitektonski crtež, fotografija ili pokretna slika, datum nastanka ili godina posljednje izmjene slike ili crteža, ovisno o tome što je kasnije;

5.	„nacionalna središnja banka” ili „NSB” znači središnja banka države članice;

6.	„treća strana” znači svaka fizička ili pravna osoba, ili svaki subjekt izvan ESRB-a;

7.	„procjena“ znači trajan postupak razvrstavanja arhiva ESB-a kako bi se identificirali dokumenti koje je potrebno sačuvati za svrhe povijesnog arhiviranja;

8.	„čuvanje” znači skup aktivnosti potrebnih kako bi se osigurao kontinuiran pristup dokumentima odabranima da budu dio povijesne arhive SB-a i kako bi se gubitak informacija sadržanih u njima sveo na najmanju moguću mjeru;

9.	„tajni dokument” znači dokument iz povijesne arhive ESB-a kojem je dodijeljen jedan od četiri sljedeća stupnja tajnosti u okviru sustava tajnosti ESB-a (7) kojim se ne odobrava njegovo otkrivanje javnosti, odnosno: „ESB-SECRET”, „ESB-CONFIDENTIAL”, „ESB-RESTRICTED” i „ESB-UNRESTRICTED”;

10.	„dokument s kojeg je skinuta oznaka tajnosti” znači dokument iz povijesne arhive ESB-a kojem je dodijeljen stupanj tajnosti „ECB-PUBLIC“ prema sustavu tajnosti ESB-a;

11.	„osobni podaci” znači osobni podatci u smislu članka 3. točke 1. Uredbe (EU) 2018/1725;

12.	„osobni podaci djece” znači osobni podaci djece mlađe od 13 godina;

13.	„osjetljivi osobni podaci” znači posebna kategorija osobnih podataka iz članka 10. Uredbe (EU) 2018/1725, osobni podaci koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela iz članka 11. Uredbe (EU) 2018/1725 te osobni podaci djece;

14.	„voditelj obrade” znači voditelj obrade u smislu članka 2. točke 1. Odluke (EU) 2020/655 Europske središnje banke (ESB/2020/28) (8).

Članak 3.

Procjena i čuvanje

1. ESB provodi procjenu kako bi utvrdio koji se dokumenti iz arhive ESB-a u njegovu posjedu trebaju sačuvati, a koji dokumenti nemaju administrativnu ili povijesnu vrijednost i koji se uništavaju.

2. Ciljevi politike procjene koju provodi ESB jesu utvrditi i sačuvati kategorije dokumenata koji:

(a)	pružaju dokaze o izvoru ovlasti, osnivanju, organizaciji i funkcioniranju ESB-a i njegovih prethodnika, ESSB-a, Eurosustava, kao i svih relevantnih odbora, radnih skupina i projektnih skupina;

(b)	pružaju dokaze o aktivnostima ESB-a i njegovih prethodnika, ESSB-a, Eurosustava, kao i svih odgovarajućih odbora, radnih skupina i projektnih skupina koji se odnose na ključne funkcije i značajne programe i pitanja;

(c)	znatno doprinose poznavanju i razumijevanju država članica čija je valuta euro i/ili njihovih institucija i njihovih građana; utjecaja aktivnosti ESB-a i njegovih prethodnika i/ili ESSB-a i Eurosustava na vanjsko okruženje; i/ili međudjelovanja ljudi i organizacija s institucijama i tijelima Unije;

(d)	znatno doprinose poznavanju i razumijevanju aspekata korporativne kulture ESB-a i njegovih prethodnika.

3. Neovisno o ishodu procjene iz stavaka 1. i 2., ESB čuva dokumente iz arhive ESB-a u skladu sa zahtjevima za zadržavanje utvrđenima u Planu ESB-a za razvrstavanje i pohranu (9).

Članak 4.

Skidanje oznake tajnosti

1. ESB pravodobno, a najkasnije u roku od 25 godina nakon datuma nastanka tajnog dokumenta, ispituje kategorije tajnih dokumenata koje posjeduje kako bi odlučio hoće dodjelom oznake „ECB-PUBLIC“ skinuti oznaku tajnosti. ESB ponovno preispituje dokumente iz povijesne arhive ESB-a ili kategorije dokumenata koji su u njegovu posjedu, a kojima dodjelom oznake „ECB-PUBLIC” nije skinuta oznaka tajnosti i to najmanje svakih pet godina nakon prvog takvog isitivanja.

2. U skladu s člankom 2. stavkom 3. Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83, prije donošenja odluke o skidanju oznake tajnosti i stavljanju na raspolaganje javnosti dokumenata iz povijesne arhive ESB-a koji bi, ako se objave, mogli ugroziti komercijalne interese fizičke ili pravne osobe, uključujući intelektualno vlasništvo, ESB objavljuje obavijest u Službenom listu Europske unije kako bi obavijestio dotične osobe ili poduzeća i pozvao ih da dostave komentare u roku od najmanje osam tjedana kako je navedeno u obavijesti, s ciljem procjene hoće li se dokumenti objaviti ili ne.

Članak 5.

Stavljanje na raspolaganje javnost dokumenata u posjedu ESB-a s kojih je skinuta oznaka tajnosti

1. ESB stavlja na raspolaganje javnosti one dokumente koje posjeduje, a s kojih je skinuta oznaka tajnosti ako potječu od prethodnika ESB-a ili su ih oni primili.

2. U skladu sa stavcima 3. i 4. ESB stavlja na raspolaganje javnosti dokumente u posjedu ESB-a s kojih je skinuta oznaka tajnosti, osim onih iz stavka 1., 30 godina nakon datuma njihova nastanka.

3. ESB stavlja na raspolaganje javnosti dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti iz stavka 2. putem interneta, kad god je to moguće, putem internetskih komunikacijskih platformi ESB-a.

4. Ako nije moguće dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti iz stavka 2. staviti na raspolaganje javnosti putem interneta u skladu sa stavkom 3., ESB ih stavlja na raspolaganje podnositeljima zahtjeva u prostorijama ESB-a ili, ako ESB to smatra prikladnim, dostavljanjem digitalne kopije traženih dokumenata, pod sljedećim uvjetima:

(a)	zahtjev za pristup dokumentu s kojeg je skinuta oznaka tajnosti podnesen je u pisanom obliku, uključujući elektronički oblik, na jednom od službenih jezika Unije dovoljno precizno kako bi ESB mogao lako utvrditi koji dokument se zahtijeva;

(b)	dokumenti se dostavljaju u najnovijoj verziji u obliku (uključujući elektronički) i na jeziku/jezicima na kojima su izrađeni.

Ako zahtjev za pristup dokumentu s kojeg je skinuta oznaka tajnosti nije dovoljno precizan za potrebe točke (a), ESB traži od podnositelja zahtjeva da ga pojasni i pri tome mu pomaže.

Članak 6.

Dokumenti koji se odnose na obavljanje zadaća ESSB-a i Eurosustava koji su u posjedu nacionalnih središnjih banaka

1. Nacionalne središnje banke provode procjenu kako bi utvrdile koji se dokumenti iz arhive ESB-a u njihovu posjedu trebaju sačuvati, a koji dokumenti nemaju povijesnu ili administrativnu vrijednost i koji se uništavaju. Pri procjeni one slijede ciljeve politike utvrđene u članku 3. stavku 2. i poštuju zahtjeve za zadržavanje iz članka 3. stavka 3. Ako NSB i ESB posjeduju iste dokumente iz arhive ESB-a, nacionalne središnje banke usklađuju svoju procjenu s ishodom procjene koju je proveo ESB u skladu s člankom 3.

2. Nacionalne središnje banke pravodobno, a najkasnije u roku od 25 godina od nastanka tajnog dokumenta, ispituju kategorije tajnih dokumenata koje posjeduju kako bi odlučile hoće li dodjelom oznake koja je jednaka oznaci „ECB-PUBLIC“ skinuti oznaku tajnosti. Ako NSB i ESB posjeduju iste dokumente iz arhive ESB-a, nacionalne središnje banke usklađuju svoju odluku o skidanju oznake tajnosti s ishodom odluke o skidanju oznake tajnosti koju je donio ESB u skladu s člankom 4. stavkom 1. Nacionalne središnje banke ne stavljaju na raspolaganje javnosti dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti niti ih prenose trećoj strani prije isteka razdoblja od 30 godina od njihova nastanka.

Članak 7.

Dokumenti iz arhive ESB-a koji se odnose na obavljanje zadaća ESSB-a i Eurosustava koji su u posjedu trećih strana

Ako je NSB prenio trećoj strani dokumente iz arhive ESB-a, taj NSB osigurava da:

(a)	ako ESB posjeduje dokumente koji su isti kao oni koji su preneseni toj trećoj strani i ako ta treća strana provodi procjenu tih dokumenata, procjena te treće strane usklađuje se s ishodom procjene koju provodi ESB u skladu s člankom 3.;

(b)

ako ESB posjeduje dokumente koji su isti kao oni koji su preneseni toj trećoj strani i ako ta treća strana ispituje stupanj tajnosti tih dokumenata, odluka o skidanju oznake tajnosti te treće strane uskađuje se s ishodom odluke o skidanju oznake tajnosti koju donosi ESB u skladu s člankom 4. stavkom 1.; i

(c)	treća strana te dokumente s kojih je skinuta oznaka tajnosti ne stavlja na raspolaganje javnosti prije isteka razdoblja od 30 godina od njihova nastanka.

Članak 8.

Obrada osobnih podataka i obveze voditelja obrade

1. ESB može odstupiti od prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 4. Uredbe (EU) 2018/1725, ako je to potrebno za potrebe arhiviranja u javnom interesu i za čuvanje cjelovitosti povijesne arhive ESB-a, uključujući, naročito sljedeća prava:

(a)

pravo na pristup (10), ako zahtjev ispitanika ne omogućuje identifikaciju određenih dokumenata iz arhive ESB-a bez ulaganja nerazmjernog administrativnog napora a, pri procjeni mjera koje treba poduzeti na zahtjev ispitanika i potrebnog administrativnog napora, posebno se uzimaju u obzir informacije koje je dostavio ispitanik te priroda, opseg, broj i veličina dokumenata iz arhive ESB-a koji bi mogli biti uključeni;

(b)	pravo na ispravak (11), ako ispravak onemogućuje čuvanje cjelovitosti i vjerodostojnosti dokumenata iz povijesne arhive ESB-a, ne dovodeći u pitanje mogućnost dodatne izjave ili napomene uz dotični dokument, osim ako se to pokaže nemogućim ili zahtijeva nerazmjeran napor;

(c)	pravo na ograničenje obrade (12), ako je obrada nužna za očuvanje cjelovitosti i autentičnosti dokumenata iz povijesne arhive ESB-a i/ili je u javnom interesu;

(d)	obveza obavješćivanja u vezi s ispravkom ili brisanjem osobnih podataka (13), ako se to pokaže nemogućim ili zahtijeva nerazmjeran napor

(e)	pravo na podnošenje prigovora na obradu (14), ako su osobni podaci sadržani u dokumentima iz povijesne arhive ESB-a kao sastavni i neizostavan dio tih dokumenata.

2. ESB provodi odgovarajuće zaštitne mjere kako bi osigurao usklađenost s člankom 13. Uredbe (EU) 2018/1725. Naročito, takve zaštitne mjere uključuju tehničke i organizacijske mjere kako bi se osigurala usklađenost s načelom smanjenja količine podataka. Zaštitne mjere uključuju:

(a)	uspostavljanje postupaka za zaštitu osobnih podataka, kao što je sustavno brisanje i uništavanje datoteka koje sadrže osobne podatke u skladu s Planom ESB-a za razvrstavanje i pohranu;

(b)	uspostavljanje kontroliranih postupaka kako bi se omogućio pristup dokumentima ako se ne može utvrditi postojanje osobnih podataka;

(c)	ne otkrivanje osjetljivih osobnih podataka; i

(d)	mjere pseudonimizacije i anonimizacije.

3. Voditelj obrade dužan je:

(a)	obavijestiti ispitanike o činjenici da se dokumenti koji sadrže njihove osobne podatke mogu staviti na raspolaganje javnosti kao dio povijesne arhive ESB-a;

(b)	savjetovati se sa službenikom za zaštitu podataka prije donošenja odluke o odstupanju od prava ispitanika u određenom slučaju i dokumentirati to savjetovanje;

(c)	evidentirati sva odstupanja primijenjena u skladu sa stavkom 1., kao i obrazloženje kojim se opravdava odstupanje;

(d)	na zahtjev staviti na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka sve dokumente koji sadrže temeljne činjenične i pravne elemente.

Članak 9.

Zaštita osjetljivih osobnih podataka

ESB ne stavlja na raspolaganje javnosti dokumente iz povijesne arhive ESB-a koje posjeduje, a koji sadrže osjetljive osobne podatke ili podatke koji se odnose na privatnost i integritet pojedinca u skladu s člankom 4. Odluke ESB/2004/3, uključujući arhivske opise ili bilješke tijela, prije isteka razdoblja od sto godina od datuma nastanka tih dokumenata.

Članak 10.

Reproduciranje povijesne arhive ESB-a

1. Povijesna arhiva ESB-a ili sve opisne informacije u vezi s tom arhivom, objavljene putem internetskih komunikacijskih platformi ESB-a i u skladu s ovom Odlukom, ne smiju se reproducirati niti iskorištavati u komercijalne svrhe bez prethodnog posebnog odobrenja ESB-a. ESB može uskratiti takvo odobrenje bez navođenja razloga.

2. Ovom se Odlukom ne dovode u pitanje pravila o autorskom pravu kojima se može ograničiti pravo teće strane na reproduciranje ili iskorištavanje dokumenata kojima je omogućen pristup.

Članak 11.

Godišnja objava informacija o aktivnostima

ESB svake godine objavljuje informacije o svojim aktivnostima arhiviranja putem internetskih komunikacijskih platformi ESB-a.

Članak 12.

Koordinacija

ESB uspostavlja skupinu za koordinaciju povijesne arhive ESB-a koju čine predstavnici ESB-a i nacionalnih središnjih banaka kojom rukovodi ESB-ov odjel Upravljanje informacijama. Skupina razmatra primjenu ove Odluke kako bi osigurala da se povijesna arhiva ESB-a obrađuje dosljedno i s primjernom pažnjom u čitavom ESSB-u i Eurosustavu. U tu svrhu, skupna također pomaže ESB-ovom odjelu Upravljanje informacijama pri uspostavi skupa operativnih mjera i postupaka koje je potrebno primijenit.

Članak 13.

Izmjena Odluke ESB/2004/2

Druga rečenica članka 23. stavka 3. Odluke ESB/2004/2 zamjenjuje se sljedećim:

„Nakon isteka razdoblja od 30 godina koje počinje od datuma njihova nastanka u skladu s Odlukom (EU) 2023/1610 Europske središnje banke (ESB/2023/17) (*1) pristup dokumentima potpuno je slobodan osim ako tijela nadležna za odlučivanje odluče produžiti ili skratiti to razdoblje.”

Članak 14.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Frankfurtu na Majni 28. srpnja 2023.

Predsjednica ESB-a

Christine LAGARDE

(1) SL L 43, 15.2.1983., str. 1.

(2) Presuda Suda Europske unije od 17. prosinca 2020., Europska komisija protiv Slovenije, C-316/19, EU:C:2020:1030.

(3) Odluka ESB/2004/2 Europske središnje banke od 19. veljače 2004. o donošenju Poslovnika Europske središnje banke (SL L 80, 18.3.2004., str. 33.).

(4) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.).

(5) Odluka ESB/2004/3 Europske središnje banke od 4. ožujka 2004. o javnom pristupu dokumentima Europske središnje banke (SL L 80, 18.3.2004., str. 42.).

(6) Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.).

(7) Sustav tajnosti ESB-a objavljen je na mrežnim stranicama ESB-a.

(8) Odluka (EU) 2020/655 Europske središnje banke od 5. svibnja 2020. o donošenju provedbenih pravila o zaštiti podataka u Europskoj središnjoj banci i stavljanju izvan snage Odluke ESB/2007/1 (ESB/2020/28) (SL L 152, 15.5.2020., str. 13.).

(9) Na sastanku 7. lipnja 2022. Izvršni odbor odobrio je najnoviju verziju Plana ESB-a za razvrstavanje i pohranu. Plan za razvrstavanje i pohranu redovito se ažurira i objavljuje na mrežnim stranicama ESB-a.

(10) Članak 17. Uredbe (EU) br. 2018/1725.

(11) Članak 18. Uredbe (EU) br. 2018/1725.

(12) Članak 20. Uredbe (EU) br. 2018/1725.

(13) Članak 21. Uredbe (EU) br. 2018/1725.

(14) Članak 23. Uredbe (EU) br. 2018/1725.