1.   Ovom se Odlukom utvrđuju opća pravila koja se odnose na uvjete pod kojima voditelji obrade mogu u skladu s člankom 25. stavkom 1. Uredbe, ovisno o slučaju, ograničiti primjenu članaka 14., 15., 16., 17., 18., 19., 20., 21., 22., 35. i 36. Uredbe, kao i članka 4. Uredbe u mjeri u kojoj njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama utvrđenima u člancima od 14. do 22. Uredbe.

2.   Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

(a)

„osobni podaci” znači svi podaci koji se odnose na ispitanika i koji se obrađuju pri provođenju aktivnosti ili postupaka koji nisu obuhvaćeni područjem primjene poglavlja 4. ili poglavlja 5. glave V. dijela III. Ugovora o funkcioniranju Europske unije, za razliku od operativnih osobnih podataka u smislu članka 3. stavka 2. Uredbe;

(b)	„voditelj obrade” znači subjekt koji samostalno ili zajedno s drugima stvarno određuje svrhe i načine obrade osobnih podataka u okviru aktivnosti i postupaka koje provodi Odbor, neovisno o tome je li odgovornost za to utvrđivanje prenesena.

3.   Ova se Odluka primjenjuje na obradu osobnih podataka za potrebe aktivnosti i postupaka koje provodi Odbor. Ne primjenjuje se u slučajevima u kojim se ograničenje prava ispitanikâ utvrđuje pravnim aktom donesenim na temelju Ugovorâ.

4.   Voditelj obrade u smislu članka 3. stavka 8. Uredbe je Odbor, koji može prenijeti odgovornost za utvrđivanje svrha i sredstava obrade osobnih podataka.

5.   Odgovorni voditelj obrade određuje se za svaku obradu, ograničenje i odgađanje, izostavljanje ili uskraćivanje informacija u skladu s mjerodavnim unutarnjim odlukama, postupcima i provedbenim pravilima Odbora.

1.   Prije primjene bilo kakvih ograničenja utvrđenih člankom 3. stavkom 1., voditelji obrade razmatraju mogu li se primijeniti bilo koja izuzeća ili odstupanja utvrđena Uredbom, posebno ona u skladu s člankom 15. stavkom 4., člankom 16. stavkom 5., člankom 19. stavkom 3., člankom 25. stavcima 3. i 4. te člankom 35. stavkom 3. Uredbe.

2.   Primjena odstupanja podliježe odgovarajućim zaštitnim mjerama u skladu s člankom 13. Uredbe i člankom 6. ove Odluke.

1.   Voditelji obrade mogu ograničiti primjenu članaka 14., 15., 16., 17., 18., 19., 20., 21., 22., 35. i 36. Uredbe, kao i članka 4. u mjeri u kojoj njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama utvrđenima u člancima od 14. do 22. Uredbe, ako bi ostvarenje prava ispitanika moglo negativno utjecati na svrhu ili rezultat jedne ili više aktivnosti ili jednog ili više postupka koje provodi Odbor, a posebno:

(a)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f), (g) i (h) Uredbe, kada tijelo za imenovanje i tijelo Odbora nadležno za sklapanje ugovorâ o radu (u daljnjem tekstu: „tijelo za imenovanje”) provode stegovne postupke, administrativne istrage i istrage koje se odnose na kadrovska pitanja u skladu s člankom 86. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije (u daljnjem tekstu: „Pravilnik o osoblju”) i Prilogom IX. Pravilnika o osoblju, kao i člancima 50.a i 119. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (6) (u daljnjem tekstu: „Uvjeti zaposlenja”) te kada provode istrage u okviru zahtjeva za pomoć koji se podnose u skladu s člankom 24. Pravilnika o osoblju i člancima 11. i 81. Uvjeta zaposlenja, kao i u vezi sa slučajevima navodnog uznemiravanja u smislu članka 12.a Pravilnika o osoblju,

(b)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f) i (h) Uredbe, kada tijelo za imenovanje razmatra zahtjeve i pritužbe koje podnose dužnosnici i ostali službenici Odbora (u daljnjem tekstu: „članovi osoblja”) u skladu s člankom 90. Pravilnika o osoblju i člancima 46. i 117. Uvjeta zaposlenja,

(c)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c) i (h) Uredbe, kada tijelo za imenovanje provodi kadrovsku politiku Odbora provođenjem postupaka odabira (zapošljavanja), evaluacije (ocjenjivanja) i promaknuća,

(d)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (f), (g) i (h) Uredbe, kada dužnosnik za ovjeravanje Odbora (u daljnjem tekstu: „dužnosnik za ovjeravanje”) provodi odjeljak općeg proračuna Europske unije koji se odnosi na Odbor postupkom dodjele sredstava u skladu s financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (7) (u daljnjem tekstu: „Financijska uredba”),

(e)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f), (g) i (h) Uredbe, kada dužnosnik za ovjeravanje prati i istražuje zakonitost financijskih transakcija koje provodi Odbor i koje se provode unutar Odbora u pogledu financijskih prava (8) članova Odbora i zamjenika (u daljnjem tekstu: „članovi Odbora”) i u pogledu financiranja aktivnosti i događanja koje organizira ili suorganizira Odbor te kada rješava financijske nepravilnosti koje počini član osoblja u skladu s člankom 93. Financijske uredbe,

(f)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (f), (g) i (h) Uredbe, kada Odbor dostavlja informacije i dokumente Europskom uredu za borbu protiv prijevara (u daljnjem tekstu: „OLAF”) na njegov zahtjev ili na vlastitu inicijativu, obavješćuje OLAF o predmetima ili obrađuje informacije i dokumente primljene od OLAF-a (9),

(g)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe, kada Odbor provodi unutarnje revizije za potrebe članaka 118. i 119. Financijske uredbe i u vezi s aktivnostima i postupcima svojih službi,

(h)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (d) i (h) Uredbe, kada Odbor provodi unutarnje procjene rizika, kontrole pristupa, uključujući sigurnosne provjere, mjere sprečavanja i istraživanja incidenata u vezi sa sigurnošću i zaštitom, uključujući incidente u kojima su sudjelovali članovi Odbora ili članovi osoblja, kao i incidente povezane s infrastrukturom Odbora te informacijskim i komunikacijskim tehnologijama, te sigurnosna ispitivanja i dodatne istrage, uključujući istrage njegovih elektroničkih komunikacijskih mreža, na vlastitu inicijativu ili na zahtjev trećih strana,

(i)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (d) i (h) Uredbe, kada službenik za zaštitu podataka na vlastitu inicijativu ili na zahtjev trećih strana provodi istrage pitanja i događaja koji su izravno povezani s njegovim zadaćama i koje je zapazio u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe,

(j)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe, kada voditelji obrade obrađuju osobne podatke pribavljene u okviru prijave kojom član osoblja u dobroj vjeri prijavljuje činjenične elemente koji ukazuju na postojanje mogućih nezakonitih aktivnosti, uključujući prijevare i korupciju, koji su štetni za interese Unije ili ponašanje koje se odnosi na obavljanje profesionalnih dužnosti koje može predstavljati teško nepoštivanje obveza članova osoblja,

(k)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe, kada voditelji obrade obrađuju osobne podatke koje su pribavili povjerljivi savjetnici u okviru neslužbenog postupka za slučajeve navodnog uznemiravanja,

(l)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (h) Uredbe, kada voditelji obrade obrađuju osobne podatke koji se odnose na zdravlje (u daljnjem tekstu: „medicinski podaci”) člana Odbora ili člana osoblja, uključujući podatke psihološke ili psihijatrijske prirode, koji se nalaze u medicinskoj dokumentaciji koju Odbor čuva o dotičnom članu osoblja,

(m)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (e) Uredbe, kada voditelji obrade obrađuju osobne podatke u dokumentima koje su stranke ili intervenijenti izradili ili pribavili u okviru postupka pred Sudom Europske unije („Sud”),

(n)

u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (d), (g) i (h) Uredbe, kada Odbor pruža pomoć drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije ili prima pomoć od njih te kad s njima surađuje u okviru aktivnosti ili postupaka navedenih u stavku 1. točkama od (a) do (m) te u skladu s primjenjivim sporazumima o razini usluge, memorandumima o razumijevanju i sporazumima o suradnji,

(o)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b), (c), (g) i (h) Uredbe, kada Odbor pruža pomoć tijelima država članica ili trećih zemalja ili međunarodnim organizacijama, ili prima pomoć od njih, te kada s njima surađuje na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu,

(p)	u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (a), (b), (e) i (f) Uredbe, kada Odbor tijelima država članica ili trećih zemalja ili međunarodnim organizacijama prosljeđuje informacije i dokumente koje su zatražili u okviru istraga.

2.   Ograničenja iz stavka 1. mogu se odnositi i na objektivne („pouzdane”) i subjektivne („nepouzdane”) osobne podatke, posebno na jednu od sljedećih kategorija ili više njih, ali ne isključivo na njih:

(a)	identifikacijske podatke;

(b)	podatke za kontakt;

(c)	profesionalne podatke (10);

(d)	financijske podatke;

(e)	nadzorne podatke (11);

(f)	podatke o prometu (12);

(g)	medicinske podatke (13);

(h)	genetske podatke (13);

(i)	biometrijske podatke (13);

(j)	podatke koji se odnose na spolni život ili seksualnu orijentaciju pojedinca (13);

(k)	podatke koji otkrivaju rasno ili etničko porijeklo, vjerska ili filozofska uvjerenja, politička mišljenja ili pripadnost ili članstvo u sindikatu (13);

(l)	podatke koji otkrivaju uspješnost ili ponašanje pojedinaca koji sudjeluju u postupcima odabira (zapošljavanja), evaluacije (ocjenjivanja) ili promaknuća (14);

(m)	podatke o prisutnosti pojedinaca;

(n)	podatke o vanjskim aktivnostima pojedinaca;

(o)	podatke o navodnim kaznenim djelima, kaznenim djelima, kaznenim presudama ili sigurnosnim mjerama;

(p)	elektroničke komunikacije;

(q)	sve ostale podatke povezane s predmetom relevantne aktivnosti ili relevantnog postupka koji zahtijevaju obradu tih podataka.

3.   Svakim ograničenjem poštuje se bit temeljnih prava i sloboda i svako je ograničenje nužno i razmjerno u demokratskom društvu te ograničeno na ono što je strogo nužno za ostvarenje njegova cilja.

4.   Svako potpuno ili djelomično ograničenje primjene članka 36. Uredbe (Povjerljivost elektroničkih komunikacija) u skladu sa stavkom 1. usklađeno je s primjenjivim pravom Unije o privatnosti elektroničkih komunikacija (15).

5.   Voditelji obrade periodično preispituju primjenu ograničenja iz stavka 1. najmanje svakih šest mjeseci od njihova donošenja, ali i kad se promijene bitni i odlučujući elementi slučaja, kao i po dovršenju ili prestanku aktivnosti ili postupka radi kojih je ograničenje uvedeno. Nakon toga potrebu za održavanjem bilo kojeg ograničenja prate na godišnjoj osnovi.

6.   Ograničenja iz stavka 1. nastavljaju se primjenjivati dok se primjenjuju razlozi koji opravdavaju njihovo postojanje. Ako razlozi za ograničenje iz stavka 1. više ne postoje, voditelji obrade ukidaju to ograničenje.

7.   Pri obradi osobnih podataka dobivenih od trećih strana u okviru zadaća Odbora, voditelji obrade savjetuju se s tim trećim stranama o mogućim osnovama za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i proporcionalnosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti ili postupci Odbora.

1.   Prije primjene bilo kakvih ograničenja, voditelji obrade za svaki slučaj posebno procjenjuju jesu li ograničenja koja se razmatraju nužna i proporcionalna.

2.   Voditelji obrade pri svakom procjenjivanju nužnosti i proporcionalnosti nekog ograničenja u obzir uzimaju potencijalne rizike za prava i slobode ispitanika.

3.   Procjene rizika za prava i slobode ispitanika koji proizlaze iz uvođenja ograničenja, posebno rizika od daljnje obrade podataka ispitanika bez njihova znanja i od sprečavanja ispitanika u ostvarivanju njihovih prava u skladu s Uredbom, kao i pojedinosti o razdoblju primjene predmetnih ograničenja, bilježe se u evidenciji aktivnosti obrade koju voditelji obrade vode u skladu s člankom 31. stavkom 1. Uredbe. Evidentiraju se i u svim procjenama učinka ograničenjâ na zaštitu podataka koje se provode na temelju članka 39. Uredbe.

1.   Voditelji obrade pri svakoj primjeni ograničenja evidentiraju sljedeće:

(a)	razloge za primjenu ograničenja;

(b)	osnove za primjenu ograničenja;

(c)	način na koji bi ostvarivanje prava ispitanika negativno utjecalo na svrhu ili rezultat jedne ili više aktivnosti ili jednog ili više postupka koje provodi Odbor;

(d)	rezultat procjene iz članka 4. stavka 1.

2.   Evidencija iz stavka 1. dio je središnjeg registra iz članka 31. stavka 5. Uredbe i na zahtjev se stavlja na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

3.   U slučaju da voditelji obrade ograničavaju primjenu članka 35. Uredbe (Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka), evidencija iz stavka 1. uključuje se u izvješćivanje Europskog nadzornika za zaštitu podataka utvrđeno u članku 34. stavku 1. Uredbe.

1.   Voditelji obrade provode zaštitne mjere radi sprječavanja zlouporabe osobnih podataka koji mogu podlijegati ograničenjima u skladu s člankom 3. stavkom 1., kao i nezakonitog pristupa tim podacima ili njihovog prijenosa. Te zaštitne mjere uključuju odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere i prema potrebi se detaljno utvrđuju u relevantnim unutarnjim odlukama, postupcima i provedbenim pravilima Odbora.

2.   Zaštitne mjere iz stavka 1. uključuju:

(a)	jasno definirane uloge, odgovornosti i postupovne korake;

(b)	prema potrebi, sigurno elektroničko okruženje koje sprečava da neovlaštene osobe nezakonito ili slučajno pristupe elektroničkim podacima ili da se podaci nezakonito ili slučajno prenesu takvim osobama;

(c)	prema potrebi, sigurnu pohranu i obradu dokumenata u papirnatom obliku;

(d)	odgovarajuće praćenje ograničenjâ i redovito preispitivanje njihove primjene.

3.   Osobni podaci zadržavaju se u skladu s primjenjivim pravilima Odbora o zadržavanju (16) koja će se utvrditi u evidenciji koju vode voditelji obrade skladu s člankom 31. stavkom 1. Uredbe. Na kraju razdoblja zadržavanja osobni podaci se ovisno o slučaju brišu, anonimiziraju tako da identitet ispitanika na kojeg se podaci odnose (više) nije moguće utvrditi ili se prenose u arhive Odbora u skladu s člankom 13. Uredbe.

1.   Obavijesti o zaštiti podataka koje se objavljuju na javnim internetskim stranicama Odbora i na njegovom intranetu sadržavaju odjeljak u kojem se navode opće informacije za ispitanike o mogućem ograničavanju njihovih prava u okviru aktivnosti i postupaka koje provodi Odbor, uključujući obradu njihovih osobnih podataka. U tom se odjeljku navode prava koja se mogu ograničavati, moguće osnove za primjenu ograničenja, njihovo moguće trajanje te pravni i upravno-pravni lijekovi dostupni ispitanicima.

2.   Pri svakoj primjeni ograničenjâ, voditelji obrade bez nepotrebnog odlaganja i u najprikladnijem obliku svakog ispitanika na kojeg se ograničenja odnose izravno obavješćuju o:

(a)	svim postojećim ili predstojećim ograničenjima njihovih prava;

(b)	glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja;

(c)	pravu na savjetovanje sa službenikom za zaštitu podataka radi osporavanja ograničenja;

(d)	pravu na podnošenje prigovora Europskom nadzorniku za zaštitu podataka;

(e)	pravu na traženje pravnog lijeka pred Sudom Europske unije.

3.   Neovisno o stavku 2., ako voditelji obrade u iznimnim slučajevima ograničavaju primjenu članka 35. Uredbe (Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka), o povredi osobnih podataka obavješćuju ispitanika na kojeg se ti podaci odnose, a informacije utvrđene u stavku 2., točkama (b), (d) i (e) navode čim razlozi za ograničavanje takvog obavješćivanja prestanu postojati.

4.   Neovisno o stavku 2., ako voditelji obrade u iznimnim slučajevima ograničavaju primjenu članka 36. Uredbe (Povjerljivost elektroničkih komunikacija), u svojem odgovoru na svaki zahtjev koji uputi ispitanik na kojeg se podaci odnose navode informacije iz stavka 2.

5.   Voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija iz stavka 2. („odgađanje, izostavljanje ili uskraćivanje informacija”) dokle god se time poništava učinak ograničenja. Ispitaniku na kojeg se podaci odnose pružaju informacije iz stavka 2. čim se time ograničenje ne lišava učinka.

6.   Članci 4. i 5. analogijom se primjenjuju na bilo koji slučaj odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja informacija.

1.   Voditelji obrade bez nepotrebnog odlaganja u pisanom obliku obavješćuju službenika za zaštitu podataka o svakom ograničavanju prava ispitanika (članak 3. stavak 1.), vršenju redovitih preispitivanja (članak 3. stavak 5.), ukidanju ograničenja (članak 3. stavak 6.), odgađanju, izostavljanju ili uskraćivanju pružanja informacija (članak 7. stavak 2.) u skladu s člankom člankom 7. stavkom 5. Službeniku za zaštitu podataka na zahtjev se omogućuje pristup pripadajućim evidencijama i svim dokumentima koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente.

2.   Službenik za zaštitu podataka može od voditeljâ obrade zatražiti da preispitaju sva postojeća ograničenja, kao i odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja informacija, te njihove primjene. Službenik za zaštitu podataka u pisanom se obliku obavješćuje o rezultatu zatraženog preispitivanja.

3.   Voditelji obrade propisno dokumentiraju uključivanje službenika za zaštitu podataka utvrđeno u stavcima 1. i 2. u vezi s primjenom ograničenja te odgađanja, izostavljanja ili uskraćivanja informacija, uključujući informacije koje se dostavljaju službeniku za zaštitu podataka.

4.   Službenik za zaštitu podataka na zahtjev voditelja obrade daje mišljenje o utvrđivanju njihovih odgovornosti u okviru dogovora o zajedničkom vođenju obrade u skladu s člankom 28. stavkom 1. Uredbe.

1.   Glavni tajnik može prema potrebi izdati upute ili donijeti provedbene mjere kojima se dodatno preciziraju i provode sve odredbe iz ove Odluke, u skladu s njome.

2.   Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od datuma njezine objave u Službenom listu Europske unije.