1)

Europski gospodarski i socijalni odbor (u daljnjem tekstu „EGSO”) ima ovlasti za provedbu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije u skladu s Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europske unije (u daljnjem tekstu „Pravilnik o osoblju”) i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije (u daljnjem tekstu „Uvjeti zaposlenja ostalih službenika”) utvrđenima u Uredbi Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (2) i u skladu s Odlukom EGSO-a br. 635/05 A od 7. prosinca 2005. o utvrđivanju općih provedbenih odredbi kojima se uređuju disciplinski postupci i administrativne istrage;

2)

u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (3), Europski ured za borbu protiv prijevara (u daljnjem tekstu „OLAF”) provodi unutarnje istrage u svim institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a. EGSO i OLAF potpisali su 13. siječnja 2016. zajednički administrativni dogovor u cilju uspostave strukturiranog okvira za suradnju i olakšavanja pravodobne međusobne razmjene informacija;

3)

u skladu s člancima 22.a i 22.b Pravilnika o osoblju i člancima 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, članovi osoblja EGSO-a dužni su prijaviti potencijalne nezakonite aktivnosti, uključujući prijevaru i korupciju, koje štete interesima Unije. Članovi osoblja dužni su prijaviti i ponašanje u vezi s obavljanjem službenih dužnosti koje može predstavljati ozbiljno neispunjavanje obveza dužnosnikâ Unije. To je uređeno internom Odlukom EGSO-a br. 053/16 A od 2. ožujka 2016. kojom se utvrđuju pravila o zviždanju:

4)

EGSO je uveo politiku za sprječavanje i djelotvorno rješavanje stvarnih ili potencijalnih slučajeva psihičkog ili spolnog zlostavljanja na radnom mjestu, kako je predviđeno Odlukom EGSO-a br. 200/14 A od 26. rujna 2014. o postupcima za sprječavanje i rješavanje psihičkog i spolnog zlostavljanja na radnom mjestu unutar Tajništva EGSO-a. U Odluci se utvrđuju neslužbeni i službeni postupak. U neslužbenom postupku osoba koja smatra da je žrtva zlostavljanja može se obratiti povjerljivim savjetnicima EGSO-a, a tijelo za imenovanje po potrebi može poduzeti mjere prije otvaranja službene administrativne istrage;

5)

u skladu s člankom 24. Pravilnika o osoblju i člancima 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, članovi osoblja EGSO-a imaju pravo na pomoć u postupku protiv počinitelja prijetnji, uvreda, klevete i širenja klevete te svih vrsta napada usmjerenih na osobu ili imovinu dužnosnika ili člana njegove obitelji zbog njegova položaja ili poslova. Članovi osoblja EGSO-a imaju pravo podnijeti zahtjeve tijelu za imenovanje u skladu s člankom 25. Pravilnika o osoblju i člancima 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika ili člankom 90. stavkom 1. Pravilnika o osoblju i člancima 46. i 124. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika. U skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju i člancima 46. i 124. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika članovi osoblja EGSO-a imaju pravo podnijeti žalbu protiv akta kojima su oštećeni;

6)

EGSO provodi postupke za odabir, zapošljavanje, imenovanje i evaluaciju svojeg osoblja u skladu s člancima 29. i 43. Pravilnika o osoblju i člancima 12. i 82. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika;

7)

članovi osoblja EGSO-a imaju pravo na uvid u svoju medicinsku dokumentaciju u skladu s člankom 26.a Pravilnika o osoblju i člancima 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika;

8)

EGSO je ovlašten za provedbu internih istraga u skladu s člankom 74. stavkom 8. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća (4) (u daljnjem tekstu „Financijska uredba”) i provjera u smislu članka 116. stavka 4. Financijske uredbe;

9)

EGSO podliježe unutarnjim revizijama svojih aktivnosti koje provodi unutarnji revizor u skladu s člankom 118. Financijske uredbe;

10)

EGSO provodi postupke nabave u skladu s Glavom VII. Financijske uredbe;

11)

u kontekstu takvih administrativnih istraga, revizija i provjera, EGSO surađuje s drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije;

12)

EGSO može surađivati s nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu;

13)

EGSO može surađivati i s javnim tijelima država članica EU-a bilo na njihov zahtjev bilo na vlastitu inicijativu. Takva suradnja može obuhvaćati i razmjenu informacija u kontekstu kaznenih ili financijskih istraga;

14)

EGSO je sudjeluje u predmetima pred Sudom Europske unije kad uputi određeni predmet Sudu, brani odluku koju je donio, a koja se osporava pred Sudom, ili intervenira u predmetima bitnima za svoje zadaće. U tom kontekstu, EGSO možda mora čuvati povjerljivost osobnih podataka sadržanih u dokumentima koje su pribavile stranke ili intervenijenti;

15)

EGSO provodi neophodne aktivnosti kako bi osigurao sigurnost osoba, imovine i informacija. Te aktivnosti, primjerice istrage kojima se utvrđuje je li došlo do povrede Odluke 222/19 A (5), mogu se rješavati interno ili uz angažman trećih strana;

16)

u skladu s drugom rečenicom članka 45. stavka 2. Uredbe, službenik za zaštitu podataka može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev voditelja obrade ili izvršitelja obrade, predmetnog odbora osoblja ili bilo koje fizičke osobe istražiti pitanja i događaje koji su izravno povezani s njegovim zadaćama, a koje je zapazio;

17)

kako bi izvršio svoju zadaću, EGSO prikuplja i obrađuje informacije i nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke fizičkih osoba, informacije za kontakt, službene uloge i zadaće, informacije o privatnom i poslovnom ponašanju i uspješnosti te financijske podatke. EGSO, koji zastupa njegova predsjednica, djeluje u svojstvu voditelja obrade;

18)

na temelju Uredbe, EGSO je stoga dužan ispitanicima pružiti informacije o tim aktivnostima obrade i poštovati njihova prava kao ispitanika;

19)

od EGSO-a se može zahtijevati da ta prava uskladi s ciljevima administrativnih istraga, revizija, provjera i sudskih postupaka. Može se zahtijevati i da uspostavi ravnotežu između pravâ određenog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tom cilju, člankom 25. Uredbe EGSO-u se daje mogućnost da pod strogim uvjetima ograniči primjenu članka 4., članaka od 14. do 22., članka 35. te, u izvanrednim okolnostima, članka 36. Uredbe ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 22. Ako ograničenja nisu predviđena u pravnom aktu koji je usvojen na temelju Ugovorâ, neophodno je usvojiti unutarnja pravila na temelju kojih EGSO ima pravo ograničiti ta prava;

20)

EGSO će, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža određenom ispitaniku o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka u okviru aktivnosti koje prethode odluci da se pokrene administrativna istraga ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbacivanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. U određenim okolnostima, pružanje takvih informacija može ozbiljno utjecati na sposobnost EGSO-a da djelotvorno provede istragu, primjerice, kad god postoji rizik da bi dotična osoba mogla uništiti dokaz ili utjecati na moguće svjedoke prije njihova ispitivanja. EGSO će možda morati i zaštititi prava i slobode svjedoka kao i prava i slobode drugih uključenih osoba;

21)

možda će biti nužno zaštititi identitet svjedoka ili zviždača koji je zatražio da ostane anoniman. U takvom slučaju EGSO može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podacima tih osoba, u svrhu zaštite njihovih prava i sloboda;

22)

možda će biti nužno zaštititi povjerljive informacije o članu osoblja koji je u okviru neslužbenog postupka bio u kontaktu s povjerljivim savjetnicima EGSO-a. U takvim slučajevima EGSO će možda morati ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podacima osobe koja smatra da je žrtva uznemiravanja, navodnog uznemiravatelja i ostalih uključenih osoba, u svrhu zaštite prava i sloboda svih uključenih osoba. Ista bi ograničenja mogla biti potrebna i u slučaju službenog postupka;

23)

u vezi s postupcima odabira, zapošljavanja, imenovanja i evaluacije osoblja te postupcima javne nabave, pravo na pristup podacima, njihov ispravak, brisanje i ograničavanje njihove obrade može se ostvariti samo u određenim trenucima i pod uvjetima predviđenima u relevantnim postupcima kako bi se zaštitila prava drugih ispitanika i poštovala načela jednakog postupanja i tajnosti donošenja odluka;

24)

EGSO bi ograničenja trebao primjenjivati samo kada se njima poštuje bit temeljnih prava i sloboda i kada su strogo nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Odluku EGSO-a da uvede takva ograničenja treba obrazložiti;

25)

u skladu s načelom odgovornosti, EGSO treba voditi evidenciju o primjeni ograničenja;

26)

tijekom obrade osobnih podataka koje u kontekstu svojih zadaća razmjenjuje s drugim organizacijama, EGSO i te organizacije trebali bi se međusobno savjetovati o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time bi ugrozile aktivnosti EGSO-a;

27)

na temelju članka 25. stavka 6. Uredbe voditelj obrade obvezan je obavijestiti ispitanike o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe EDPS-u;

28)

u skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe, EGSO ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima primjene ograničenja ako bi se time na bilo koji način poništio učinak ograničenja. EGSO bi trebao za svaki pojedinačni slučaj procijeniti hoće li se obavješćivanjem ispitanika o ograničenju poništiti njegov učinak;

29)

EGSO bi trebao ukinuti ograničenje čim se više ne budu primjenjivali uvjeti koji opravdavaju njegovo uvođenje, a te bi uvjete trebao redovito procjenjivati;

30)

kako bi se zajamčio najviši stupanj zaštite prava i sloboda ispitanikâ te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, službenika za zaštitu podataka treba pravodobno obavijestiti o svim ograničenjima koja bi se mogla primjenjivati i on bi trebao potvrditi njihovu sukladnost s ovom Odlukom;

31)

člankom 15. stavkom 4. i člankom 16. stavkom 5. Uredbe predviđaju se iznimke od prava ispitanikâ na informacije. Ako se te iznimke primjenjuju, EGSO ne treba primjenjivati nikakvo ograničenje na temelju ove Odluke,