1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila koja se odnose na uvjete pod kojima Agencija može u okviru svojih postupaka utvrđenih u stavku 2. ograničiti primjenu prava iz članaka 14. do 21., članaka 35. i 36. kao i članka 4. Uredbe (EU) 2018/1725, u skladu s njezinim člankom 25.

2.   U okviru administrativnih aktivnosti Agencije, ova se Odluka primjenjuje na postupke obrade osobnih podataka koje Ured provodi u svrhe provedbe administrativnih istraga, disciplinskih postupaka, preliminarnih aktivnosti povezanih sa slučajevima potencijalnih nepravilnosti prijavljenih OLAF-u, obrade slučajeva zviždanja, (formalnih i neformalnih) postupaka povodom uznemiravanja, obrade unutarnjih i vanjskih pritužbi, unutarnjih revizija, istraga koje provodi službenik za zaštitu podataka u skladu s člankom 45. stavkom 2. Uredbe (EU) 2018/1725, sigurnosnih istraga (u području informacijskih tehnologija) koje se provode interno ili uz angažiranje vanjskih tijela (npr. CERT-EU-a), kao i za obradu zahtjeva za pristup vlastitoj medicinskoj dokumentaciji.

3.   Kategorije predmetnih podataka jesu pouzdani podatci („objektivni” podatci kao što su identifikacijski podatci, podatci za kontakt, profesionalni podatci, administrativne pojedinosti, podatci primljeni iz određenih izvora, elektronička komunikacija i podatci o prometu) i/ili nepouzdani podatci („subjektivni” podatci koji se odnose na predmet, kao što su obrazloženje, podatci o ponašanju, procjene, podatci o rezultatima i ponašanju i podatci koji se odnose na predmet postupka ili aktivnost ili se u vezi s njima iznose).

4.   Ako Agencija obavlja svoje dužnosti u odnosu na prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, ona razmatra primjenjuje li se bilo koje izuzeće utvrđeno tom Uredbom.

5.   U skladu s uvjetima navedenima u ovoj Odluci, ograničenja se mogu primjenjivati na sljedeća prava: pružanje informacija ispitanicima, pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka ili povjerljivost komunikacije.

1.   Radi izbjegavanja povreda podataka, odavanja ili neovlaštenog objavljivanja podataka uspostavljene su sljedeće zaštitne mjere:

2.   . Voditelj obrade je Agencija, a zastupa je njezin izvršni direktor koji može delegirati funkciju voditelja obrade. O osobi kojoj je delegirana uloga voditelja obrade ispitanike se obavještava putem obavijesti o zaštiti podataka ili evidencija koje se objavljuju na mrežnom mjestu i/ili prosljeđuju unutar Agencije.

3.   Razdoblje zadržavanja osobnih podataka iz članka 1. stavka 3. ne traje dulje nego što je potrebno i primjereno s obzirom na svrhe u koje se podatci obrađuju. U svakom slučaju, nije dulje od razdoblja zadržavanja navedenog u obavijestima o zaštiti podataka, izjavama o privatnosti ili evidencijama iz članka 5. stavka 1.

4.   Ako Agencija razmatra primjenu ograničenja, ocjenjuje se rizik za prava i slobode ispitanika, posebno u odnosu na rizik za prava i slobode drugih ispitanika te rizik ukidanja učinka istraga ili postupaka Agencije, primjerice uništavanjem dokaza. Rizici za prava i slobode ispitanika prvenstveno se odnose, ali nisu ograničeni, na reputacijske rizike i rizike za pravo na obranu i pravo na saslušanje.

1.   Agencija primjenjuje sva ograničenja samo kako bi osigurala:

2.   Kao posebna primjena svrha opisanih u stavku 1., Agencija može primjenjivati ograničenja u vezi s osobnim podatcima koji se razmjenjuju sa službama Komisije ili drugim institucijama, tijelima, agencijama i uredima Unije, nadležnim tijelima država članica ili trećih zemalja ili međunarodnim organizacijama, u sljedećim okolnostima:

3.   Svako ograničenje mora biti nužno i razmjerno uzimajući u obzir rizike za prava i slobode ispitanika te poštovati bit temeljnih prava i sloboda u demokratskom društvu.

4.   Ako se razmatra primjena ograničenja, provodi se ispitivanje nužnosti i razmjernosti na temelju postojećih pravila. Ono se dokumentira u internoj bilješci o procjeni za potrebe utvrđivanja odgovornosti za svaki pojedinačni slučaj.

5.   Ograničenja se ukidaju čim prestanu postojati okolnosti koje ih opravdavaju. Konkretno, kada se smatra da se ostvarivanjem ograničenog prava više ne bi poništio učinak nametnutog ograničenja ili negativno utjecalo na prava ili slobode drugih ispitanika.

1.   Agencija bez nepotrebnog odgađanja obavještava svojeg službenika za zaštitu podataka svaki put kada voditelj obrade ograniči primjenu prava ispitanika ili produži ograničenje u skladu s ovom Odlukom. Voditelj obrade podataka službeniku za zaštitu podataka omogućava pristup evidenciji koja sadržava procjenu o nužnosti i razmjernosti ograničenja te u evidenciji bilježi datum obavještavanja službenika za zaštitu podataka.

2.   Službenik za zaštitu podataka može pisanim putem od voditelja obrade zatražiti preispitivanje primjene ograničenja. Voditelj obrade pisanim putem obavještava službenika za zaštitu podataka o ishodu traženog preispitivanja.

3.   Voditelj obrade obavještava službenika za zaštitu podataka kada se ograničenje ukine.

1.   U opravdanim slučajevima i prema uvjetima propisanima u ovoj odluci, voditelj obrade može ograničiti pravo na informacije u kontekstu sljedećih postupaka obrade:

Informacije koje se odnose na moguće ograničenje tih prava Agencija navodi u obavijestima o zaštiti podataka, izjavama o privatnosti ili evidencijama u smislu članka 31. Uredbe (EU) 2018/1725, koje se objavljuju na njezinom mrežnom mjestu ili interno prosljeđuju i kojima se ispitanike obavještava o njihovim pravima u okviru određenog postupka. Informacije obuhvaćaju prava koja mogu biti ograničena, razloge i moguće trajanje.

2.   Ne dovodeći u pitanje odredbe stavka 3. i kada je to razmjerno, Agencija bez nepotrebnog odgađanja pismeno obavještava pojedinačno svakog ispitanika koji se smatra osobom na koju se odnosi određeni postupak obrade o njihovim pravima u vezi s postojećim ili budućim ograničenjima.

3.   Kada Agencija djelomično ili u cijelosti ograničava pružanje informacija ispitanicima iz stavka 2., ona evidentira razloge tih ograničenja, pravnu osnovu u skladu s člankom 3. ove Odluke, uključujući procjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja.

Evidencija i, ako je primjenjivo, dokumenti koji sadrže temeljne činjenične i pravne elemente moraju se registrirati. Daju se na uvid Europskom nadzorniku za zaštitu podataka na njegov zahtjev.

4.   Ograničenje iz stavka 3. primjenjuje se sve dok postoje razlozi koji ga opravdavaju.

Kada razlozi za ograničenje više nisu primjenjivi, Agencija ispitaniku pruža informacije o glavnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja. Istodobno Agencija obavještava ispitanika o njegovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku ili traženje pravnog lijeka pred Sudom Europske unije.

Agencija preispituje primjenu ograničenja svakih šest mjeseci od njegova donošenja te po završetku relevantne provjere, postupka ili istrage. Nakon toga voditelj obrade svakih šest mjeseci nadzire potrebu za zadržavanjem bilo kojeg ograničenja.

1.   U opravdanim slučajevima i prema uvjetima iz ove odluke, voditelj obrade može ograničiti pravo na pristup u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i razmjerno:

Ako ispitanici zahtijevaju pristup svojim osobnim podatcima koji se obrađuju u kontekstu jednog ili više posebnih slučajeva ili određenom postupku obrade, u skladu s člankom 17. Uredbe (EU) 2018/1725, Agencija ograničava svoju procjenu zahtjeva samo na te osobne podatke.

2.   Ako Agencija u cijelosti ili djelomično ograniči pravo na pristup iz članka 17. Uredbe (EU) 2018/1725, ona poduzima sljedeće korake:

Ograničenja nametnuta u pogledu pristupa vlastitoj medicinskoj dokumentaciji odnose se samo na zahtjeve za izravan pristup osobnim medicinskim podatcima u području psihologije ili psihijatrije ako postoji vjerojatnost da bi pristup tim podatcima predstavljao rizik za zdravlje ispitanika. To je ograničenje razmjerno onome što je nužno potrebno kako bi se zaštitilo ispitanika. Pristup takvim informacijama dopušta se liječniku po izboru ispitanika.

Pružanje informacija iz točke (a) može se odgoditi, izostaviti ili odbiti ako bi se time poništio učinak ograničenja u skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725.

Agencija preispituje primjenu ograničenja svakih šest mjeseci od njegova donošenje te po završetku relevantne istrage. Nakon toga voditelj obrade svakih šest mjeseci nadzire potrebu za zadržavanjem bilo kojeg ograničenja.

3.   Evidencija i, ako je primjenjivo, dokumenti koji sadržavaju temeljne činjenične i pravne elemente moraju se registrirati. Daju se na uvid Europskom nadzorniku za zaštitu podataka na njegov zahtjev.

1.   U opravdanim slučajevima i prema uvjetima iz ove odluke, voditelj obrade podataka može ograničiti pravo na ispravak, brisanje i ograničenje u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i primjereno:

2.   Kad Agencija potpuno ili djelomično ograničava primjenu prava na ispravak, brisanje ili ograničenje obrade iz članka 18., članka 19. stavka 1. i članka 20. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725, poduzima korake navedene u članku 6. stavku 2. ove Odluke i registrira evidenciju u skladu s njezinim člankom 6. stavkom 3.

1.   U opravdanim slučajevima i prema uvjetima iz ove odluke, voditelj obrade može ograničiti pravo na obavješćivanje o povredi osobnih podataka u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i primjereno:

2.   U opravdanim slučajevima i prema uvjetima iz ove odluke, voditelj obrade podataka može ograničiti pravo na povjerljivost elektroničkih komunikacija u kontekstu sljedećih postupaka obrade, ako je to nužno i primjereno:

3.   Kada Agencija ograničava obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka ili povjerljivost elektroničkih komunikacija iz članaka 35. i 36. Uredbe (EU) 2018/1725, razloge tog ograničenja evidentira i registrira u skladu s člankom 5. stavkom 3. ove odluke. Primjenjuje se članak 5. stavak 4. ove odluke.