POSLOVNIK REGIONALNOG UPRAVLJAČKOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE

I. OPĆENITO

Ovim se Poslovnikom utvrđuju interne procedure za rad Regionalnog upravljačkog odbora („upravljački odbor”) kao institucije u okviru Ugovora o osnivanju Prometne zajednice („Ugovor”) između Europske unije i stranaka iz jugoistočne Europe (Republika Albanija, Bosna i Hercegovina, bivša jugoslavenska republika Makedonija, Kosovo (*1), Crna Gora i Republika Srbija).

U slučaju neusklađenosti između ovog Poslovnika i Ugovora primjenjuju se odredbe Ugovora.

II. ČLANOVI, PROMATRAČI I OSTALI SUDIONICI

Članovi upravljačkog odbora trebali bi, u načelu, biti viši dužnosnici ministarstava nadležnih za promet.

Akt o imenovanju člana mora sadržavati dokaz o tome da je član ovlašten iznositi stajalište dotične ugovorne stranke na način koji je za tu stranku obvezujuć.

Ne dovodeći u pitanje položaj promatračâ u skladu s člankom 24. stavkom 2. drugom rečenicom Ugovora, Predsjedništvo i Potpredsjedništvo, kako je navedeno u odjeljku III. točki 2., mogu, prema potrebi, sporazumno odlučiti pozvati predstavnike drugih država, međunarodnih organizacija ili drugih tijela, uključujući predstavnike civilnog društva, da prisustvuju, na ad hoc osnovi, određenim sastancima upravljačkog odbora ili jednom ili više dijelova tih sastanaka.

Ako Predsjedništvo i Potpredsjedništvo sporazumno odluče pozvati predstavnike drugih država, međunarodnih organizacija ili drugih tijela, Predsjedništvo o tome obavješćuje ugovorne stranke i Stalno tajništvo Prometne zajednice („Tajništvo”) najmanje tri tjedna prije sastanka. Ugovorne stranke i Tajništvo mogu o tome dostaviti svoja mišljenja Predsjedništvu u roku od pet radnih dana nakon primitka takve obavijesti.

III. PREDSJEDNIŠTVO

Svaka stranka iz jugoistočne Europe obnašat će, prema abecednom redu predviđenom u članku 2. stavku 1. točki (b) Ugovora, dužnost Predsjedništva upravljačkog odbora tijekom jedne kalendarske godine. Od stranaka iz jugoistočne Europe Republika Albanija prva obnaša dužnost Predsjedništva.

Predsjedništvo predsjeda sastancima upravljačkog odbora. Pomaže mu jedan predstavnik Europske unije, koji obnaša dužnost Potpredsjedništva.

Ako Predsjedništvo ne bi bilo u stanju obavljati svoje zadaće na određenom sastanku, tim sastankom predsjedava predstavnik Europske unije koji obnaša dužnost Potpredsjedništva.

IV. PRIPREMA SASTANAKA

Sastanci upravljačkog odbora održavaju se u sjedištu Tajništva. Međutim, nakon što se savjetuje s Potpredsjedništvom i Tajništvom i nakon razmatranja relevantnih financijskih, administrativnih i organizacijskih aspekata, Potpredsjedništvo može odlučiti o drugom mjestu održavanja sastanka upravljačkog odbora. Osim u opravdanim slučajevima, ta se odluka donosi najmanje dva mjeseca prije dotičnog sastanka.

Sudjelovanje Tajništva u troškovima organizacije sastanaka koji se održavaju izvan sjedišta Tajništva podliježe internim proračunskim pravilima Tajništva.

Datume sastanaka dogovaraju Predsjedništvo, Potpredsjedništvo i Tajništvo. U načelu, datumi moraju biti utvrđeni najmanje dva mjeseca prije dotičnog sastanka.

Nacrt dnevnog reda dogovaraju Predsjedništvo i Potpredsjedništvo. Nacrt dnevnog reda i svi dokumenti koji su s njime povezani šalju se članovima i promatračima najmanje šest tjedana prije dotičnog sastanka. Članovi mogu dostaviti komentare i predložiti dodavanje novih točaka na dnevni red. Drugim državama, međunarodnim organizacijama ili drugim tijelima, koji su pozvani u skladu s odjeljkom II. točkom 3., također se dostavlja dokumentacija za koju su zainteresirani.

Tajništvo je odgovorno za pripremu sastanaka. Ono u pravilnim razmacima i na zahtjev obavješćuje Predsjedništvo i Potpredsjedništvo o procesu pripreme te slijedi njihove zahtjeve i upute u vezi s time.

V. SASTANCI UPRAVLJAČKOG ODBORA – POSTUPOVNA PRAVILA

Sastanci upravljačkog odbora nisu javni, osim ako upravljački odbor odluči drukčije.

Svakog člana upravljačkog odbora, promatrača ili drugog sudionika sastanka mogu pratiti službenici koji im pomažu. Imena i funkcije tih službenika unaprijed se priopćuju Tajništvu. U načelu, svakog člana na sastanku prate najviše tri službenika, a svakog promatrača najviše dva. Međutim, Predsjedništvo može dati dodatne upute o maksimalnom broju predstavnika po delegaciji.

Smatra se da je kvorum upravljačkog odbora postignut samo ako su prisutni predstavnici četiriju stranaka iz jugoistočne Europe i Europske unije.

U skladu s člankom 24. stavkom 3. Ugovora upravljački odbor odlučuje jednoglasno. Suzdržanost nekog od članova ne sprečava upravljački odbor da poduzme mjere ako je postignut kvorum u skladu s točkom 3. ovog odjeljka.

Dnevni red sastanka odobrava se na početku sastanka. U hitnim slučajevima u dnevni red mogu se uvrstiti nove točke tijekom sastanka, pod uvjetom da se s time suglase Predsjedništvo i Potpredsjedništvo.

Promatrači mogu sudjelovati u raspravi i davati izjave uz dopuštenje ili na poziv Predsjedništva.

Predstavnici drugih država, međunarodnih organizacija ili drugih tijela, koji su pozvani u skladu s odjeljkom II. točkom 3., mogu sudjelovati u raspravi uz dopuštenje ili na poziv Predsjedništva, ali ne smiju poduzimati nikakve mjere u upravljačkom odboru.

Tajništvo pomaže u sastavljanju zaključaka svakog sastanka.

U zaključcima se bilježe sve mjere donesene na sastanku kao i stajališta članova te sve izjave promatrača o predloženim mjerama upravljačkog odbora.

10.

Zaključke potpisuje Predsjedništvo te se dostavljaju članovima i promatračima. Ako nacrt zaključaka nije moguće pripremiti do kraja sastanka, Predsjedništvo osigurava da ga se pripremi i dostavi u roku od sedam kalendarskih dana nakon sastanka. U roku od sedam kalendarskih dana nakon primitka nacrta zaključaka svaki član može zatražiti ispravke. Predsjedništvo osigurava dostavu konačne verzije u roku od sedam dana nakon isteka roka za podnošenje komentara.

11.

Zaključcima sastanaka ne smiju se ni na koji način ograničiti područje primjene ili učinci pravnih akata ili Ugovora. Ne smiju se davati izjave niti donositi zaključci koji su protivni obvezujućim pravnim odredbama. Zaključci sastanaka nisu dio pravnih akata niti imaju ikakav normativni učinak.

VI. NAČINI DJELOVANJA I POSTUPCI KOJE PRIMJENJUJE UPRAVLJAČKI ODBOR

Općenito

Upravljački odbor djeluje donošenjem preporuka i odluka (zajedno se nazivaju „mjere”), ovisno o svakom slučaju.

Donošenje pravila čija je svrha osigurati funkcioniranje upravljačkog odbora smatra se donošenjem odluke.

Kada se mjera donese ili izmijeni, Predsjedništvo je odmah potpisuje te je nakon toga Tajništvo dostavlja svim ugovornim strankama.

Mjere stupaju na snagu na datum donošenja, osim ako je u njima predviđeno drukčije.

Donošenje ili izmjena mjera odvijaju se prema istom postupku, osim ako je u ovom Poslovniku predviđeno drugačije.

Svaki zahtjev člana ili Tajništva za donošenje ili izmjenu neke mjere mora se podnijeti u pisanom obliku najmanje 30 kalendarskih dana prije sastanka upravljačkog odbora na kojem se o njemu treba raspravljati.

Zahtjev se šalje Predsjedništvu, a kopija zahtjeva svim članovima i Tajništvu. Zahtjev mora biti popraćen relevantnim objašnjenjima.

U opravdanim slučajevima mjere se mogu donijeti ili izmijeniti, a da se pri tome ne moraju poštovati formalnosti i postupci navedeni u točkama od 4. do 6. ovog odjeljka.

Donošenje mjera dopisnim putem

Upravljački odbor može dopisnim putem donositi ili mijenjati mjere u razdobljima između svojih sastanaka. Na zahtjev člana ili Tajništva da se neka mjera donese dopisnim putem ili na inicijativu Predsjedništva, Predsjedništvo odlučuje, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, o tome treba li u konkretnom slučaju primijeniti dopisni postupak.

Ako je Predsjedništvo odlučilo da treba primijeniti dopisni postupak, ono Tajništvu nalaže da pošalje zahtjev članovima, zajedno s onim informacijama koje Predsjedništvo, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, smatra nužnima. Predsjedništvo, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, također navodi mogu li članovi mijenjati zahtjev i pod kojim uvjetima to mogu činiti.

10.

Predsjedništvo, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, određuje datum i vrijeme do kada odgovori moraju biti zaprimljeni, a taj rok ni u kojem slučaju ne smije biti prije isteka deset kalendarskih dana od datuma slanja informacija iz točke 9. ovog odjeljka. U iznimnim okolnostima, na zahtjev ili prema vlastitoj procjeni, Predsjedništvo može, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, produljiti rok za zaprimanje odgovorâ. Ako neki član ne odgovori u zadanom roku u pisanom obliku, između ostalog elektroničkom poštom, smatra se da je suzdržan.

11.

Upravljački odbor odlučuje jednoglasno. Smatra se da je jednoglasnost postignuta ako su se barem četiri stranke iz jugoistočne Europe i Europska unija izjasnile za dotičnu mjeru, a nijedna joj se stranka nije protivila.

VII. OBJAVLJIVANJE INFORMACIJA

Osim ako se odluči drukčije, konačne verzije dokumenata sa sastanaka (dnevni red, zaključci itd.) objavljuju se na internetskim stranicama Tajništva.

Pravo pristupa dokumentima koje drži upravljački odbor utvrđuje se u skladu s člankom 38. stavcima 2. i 3. Ugovora.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Promatrači i predstavnici drugih država, međunarodnih organizacija ili drugih tijela, koji su pozvani u skladu s odjeljkom II. točkom 3., moraju poštovati sve zahtjeve u pogledu povjerljivosti koji se primjenjuju na članove upravljačkog odbora. Takvi se zahtjevi moraju odražavati u zaključcima relevantnog sastanka.

Od predstavnika drugih država, međunarodnih organizacija ili drugih tijela, koji su pozvani u skladu s odjeljkom II. točkom 3., zahtijeva se da prije prisustvovanja predmetnim raspravama potpišu izjavu o povjerljivosti. Takva izjava o povjerljivosti sadržava obvezu poštovanja pravilâ o povjerljivosti iz točke 1. ovog odjeljka. Ako odbiju potpisati takvu izjavu, uskraćuje im se pristup tim raspravama.

Predsjedništvo potpisuje sve akte upravljačkog odbora.

Sve izmjene ovog Poslovnika donose se odlukom upravljačkog odbora.

Ako se prilikom primjene ovog Poslovnika u određenoj situaciji pojavi poteškoća s njegovim tumačenjem, Predsjedništvo, uz savjetovanje s Potpredsjedništvom i njegovu suglasnost, daje savjet kako riješiti tu situaciju.

Nakon isteka godine dana od stupanja na snagu ovog Poslovnika Tajništvo, na temelju praktičnog iskustva u njegovoj primjeni, može predložiti izmjene ovog Poslovnika ako ih smatra korisnima ili potrebnima. Ako član upravljačkog odbora želi predložiti takvu izmjenu, najprije se savjetuje s Tajništvom.

Ovaj Poslovnik stupa na snagu na dan kada ga donese upravljački odbor.

(*1) Ovim se nazivom ne dovode u pitanje stajališta o statusu te je on u skladu s Rezolucijom Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda 1244 (1999) i mišljenjem Međunarodnog suda o proglašenju neovisnosti Kosova.