29.12.2015

Službeni list Europske unije

L 342/57

ODLUKA KOMISIJE (EU) 2015/2463

оd 18. prosinca 2015.

o poslovniku povjerenstva iz članka 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1),

uzimajući u obzir Delegiranu uredbu Komisije (EU) br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (2), a posebno njezin članak 144.,

budući da:

(1)	Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 osniva se povjerenstvo za centraliziranu ocjenu situacija iz članka 106. stavka 1. i donošenje primjerenih preporuka („povjerenstvo”).

(2)	Člankom 108. stavkom 7. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 utvrđuje se sastav povjerenstva i propisuje da povjerenstvu pomaže stalno tajništvo koje osigurava Komisija.

(3)	Člankom 144. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 uređuje se organizacija i sastav povjerenstva, postupak imenovanja predsjednika te upravljanje sukobima interesa. Člankom 144. stavkom 5. utvrđuje se poslovnik povjerenstva koji će donijeti Komisija.

(4)	Primjereno je utvrditi postupak imenovanja i razrješenja predsjednika te utvrditi odredbe o zamjenjivanju, kada je predsjednik odsutan ili spriječen u izvršavanju svojih dužnosti.

(5)	Potrebno je utvrditi detaljna pravila o sastavu povjerenstva za svaki pojedini slučaj, posebice o imenovanju dvaju stalnih članova, njihovih zamjenika i dodatnog člana koji zastupa dužnosnika za ovjeravanje.

(6)	Radi odgovarajućeg rada povjerenstva primjereno je pobliže odrediti funkcije potpore koje će u okviru svojih postupaka osiguravati tajništvo.

(7)	Trebalo bi podrobnije pojasniti pokretanje postupka pred povjerenstvom, posebice u pogledu minimalnog sadržaja zahtjeva dužnosnika za ovjeravanje.

(8)	Za dobrobit gospodarskih subjekata potrebno je razjasniti praktična rješenja kako bi se osiguralo da će njihovo pravo na saslušanje biti poštovano.

(9)	Primjereno je utvrditi praktična rješenja za blisku suradnju između povjerenstva i Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) s obzirom na administrativne aranžmane o suradnji i pravovremenu razmjenu informacija između Komisije i OLAF-a.

(10)	Primjereno je razjasniti pravila za donošenje preporuka povjerenstva.

(11)	Svaka obrada osobnih podataka od strane povjerenstva i njegova tajništva mora se provesti u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (3).

(12)	Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4) trebalo bi primijeniti na preporuke koje donese povjerenstvo,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Predmet

Ovom odlukom utvrđuje se poslovnik povjerenstva iz članka 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 („povjerenstvo”).

Članak 2.

Imenovanje i razrješenje predsjednika

1. Predsjednika povjerenstva imenuje Komisija u skladu s člankom 144. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.

2. Ako predsjednik više ne ispunjava uvjete potrebne za izvršavanje svojih dužnosti, Komisija ga može razriješiti dužnosti.

Članak 3.

Zamjenjivanje predsjednika

1. Predsjednik ima zamjenika koji ga zamjenjuje kad je odsutan ili spriječen u izvršavanju svojih dužnosti. Zamjenik se imenuje u skladu s člankom 144. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.

2. Ako su predsjednik i njegov/njezin zamjenik odsutni ili spriječeni u izvršavanju svojih dužnosti, zamjenjuje ih stalni član s najduljim radnim stažem (5), koji je imenovan u skladu s člankom 4. U tom slučaju stalnog člana koji zamjenjuje predsjednika zamjenjuje njegov zamjenik imenovan u skladu s člankom 4.

Članak 4.

Imenovanje članova povjerenstva i njihovih zamjenika

1. Direktor Središnje financijske službe u Glavnoj upravi za proračun jedan je od dva stalna člana povjerenstva iz članka 144. stavka 2. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012. Glavni direktor za proračun za svojeg zamjenika imenuje dužnosnika razreda AD11 ili višeg razreda.

Glavni direktor za proračun imenuje drugog stalnog člana i njegova zamjenika ad personam među dužnosnicima razreda najmanje AD14 odnosno AD11.

2. Dodatni član koji zastupa dužnosnika za ovjeravanje koji podnosi zahtjev, kako je navedeno u članku 144. stavku 2. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012, imenuje se u skladu s poslovnikom i unutarnjim administrativnim pravilima predmetne institucije, agencije, ureda ili tijela, kako je navedeno u članku 65. stavku 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Članak 5.

Imenovanje promatrača i suradnja s OLAF-om

1. Promatrači ne sudjeluju u donošenju preporuka povjerenstva u skladu s člankom 13.

2. Status promatrača imaju predstavnici sljedećih subjekata:

(a)	pravna služba Komisije;

(b)	Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF), ako se zahtjev dužnosnika za ovjeravanje među ostalim temelji na informacijama koje je proslijedio OLAF;

(c)	dužnosnici za ovjeravanje (osim dužnosnika za ovjeravanje koji podnosi zahtjev) Komisije, europskog ureda koji je osnovala Komisija, izvršne agencije, druge institucije ili drugog europskog ureda, tijela ili agencije kojih se tiče slučaj koji je podnesen povjerenstvu; i

(d)	svaki drugi subjekt kojeg predsjednik pozove.

3. Predstavnik pravne službe prisustvuje svim sastancima povjerenstva. Pravna služba obavješćuje se o svim pisanim postupcima iz članka 10. i može dati usmene ili pisane komentare. To čini ako to od nje zatraži predsjednik.

4. Kada OLAF ima status promatrača u skladu sa stavkom 2. točkom (b), blisko surađuje s povjerenstvom u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (6), uz dužno poštovanje postupovnih i temeljnih prava i zaštite zviždača. U tim slučajevima njegovi predstavnici mogu prisustvovati svim sastancima povjerenstva i sudjelovati u svim usmenim i pisanim postupcima iz članka 9. i 10. pri čemu daju usmene i/ili pisane komentare kada ih na to pozove predsjednik.

U drugim slučajevima može se pozvati OLAF da dostavi relevantne informacije ili savjete, ako predsjednik smatra da je to primjereno za zaštitu financijskih interesa Unije.

5. Dužnosnici za ovjeravanje sa statusom promatrača u skladu sa stavkom 2. točkom (c) prisustvuju svim sastancima povjerenstva. Obavješćuje ih se o svim pisanim postupcima iz članka 10. i mogu dostavljati usmene i pisane komentare.

6. Drugi promatrači prisustvuju sastancima povjerenstva kada ih pozove predsjednik i na njegov poziv mogu dostavljati usmene i pisane komentare.

Članak 6.

Sprečavanje sukoba interesa i upravljanje njima

1. Svaki član ili promatrač čije bi sudjelovanje u raspravama povjerenstva moglo značiti sukob interesa s obzirom na posebnu točku na dnevnom redu, o tome bez odlaganja obavješćuje predsjednika i tajništvo, u svakom slučaju prije početka rasprave.

2. U slučaju utvrđenog sukoba interesa, član ili promatrač povlači se iz sudjelovanja i ne raspravlja o toj točki dnevnog reda te ne sudjeluje u raspravi, konsenzusu ili glasanju, kada je to primjenjivo.

3. Od članova i promatrača zahtijeva se da za svaki pojedini slučaj potpišu izjavu o nepostojanju sukoba interesa prije početka rasprave povjerenstva.

4. Ako se predsjednik nađe u situaciji sukoba interesa s obzirom na posebnu točku dnevnog reda, o tome obavješćuje tajništvo i ne sudjeluje u raspravi. U tim slučajevima predsjednika zamjenjuje njegov/njezin zamjenik.

5. Stavci 1., 2. i 3. primjenjuju se mutatis mutandis na zamjenika predsjednika, zamjenske članove i članove tajništva povjerenstva.

Članak 7.

Stalno tajništvo

1. Tajništvo povjerenstva osigurava Glavna uprava za proračun kojoj je administrativno priključeno.

2. Zadaće tajništva utvrđene su člankom 144. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012. Tajništvo posebice:

(a)	provjerava jesu li zahtjevi za upućivanje slučaja povjerenstvu potpuni prije nego ih proslijedi predsjedniku i članovima;

(b)	određuje sve druge dužnosnike za ovjeravanje kojih se tiče slučaj i koje se može predložiti kao moguće promatrače;

(c)	utvrđuje slučajeve u kojima OLAF treba biti pozvan da osigura relevantne informacije ili savjete, kako je propisano člankom 5. stavkom 4. drugim podstavkom;

(d)	sastavlja dnevni red za sastanke povjerenstva pod odgovornošću predsjednika i šalje ga članovima i promatračima;

(e)	prisustvuje raspravama povjerenstva i sastavlja zapisnik svakog sastanka;

(f)	obavješćuje predmetne gospodarske subjekte i druge dužnosnike za ovjeravanje u skladu s člankom 108. stavkom 8. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(g)	dužnosnika za ovjeravanje koji podnosi zahtjev obavješćuje o preporuci koju je donijelo povjerenstvo;

(h)	rješava zahtjeve za pristup dokumentima povjerenstva, posebice njegovim preporukama, u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001.

Članak 8.

Upućivanje slučajeva povjerenstvu

1. Povjerenstvo se saziva na zahtjev bilo kojeg dužnosnika za ovjeravanje Komisije, druge institucije, europskog ureda koji je osnovala Komisija, izvršne agencije ili drugog europskog ureda, tijela ili agencije.

2. Zahtjev se tajništvu prosljeđuje elektronički e-poštom na adresu Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu i mora biti šifriran, u skladu s pravilima o šifriranju koja su na snazi u Komisiji.

3. Ako dužnosnik za ovjeravanje sazna informacije iz članka 106. stavka 2. i članka 108. stavka 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, upućuje slučaj povjerenstvu najkasnije dva mjeseca nakon saznanja te informacije, osim u propisno opravdanim slučajevima.

4. Zahtjev dužnosnika za ovjeravanje koji upućuje slučaj povjerenstvu sadržava informacije koje se zahtijevaju u članku 108. stavku 8. točki (a) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012. Dužnosnik za ovjeravanje prosljeđuje i sve relevantne informacije, posebice izvješća OLAF-a ako je informacije proslijedio OLAF u skladu s člankom 7. stavkom 6. i člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013.

5. Samo na temelju zahtjeva uz koji su priložene informacije iz stavka 4. počinje razdoblje iz članka 108. stavka 8. točke (f) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

6. Zahtjev ne smije biti dulji od deset stranica, ne uključujući priloge, osim u slučajevima koji uključuju posebno složena pravna ili činjenična pitanja.

Članak 9.

Sazivanje sastanka

Sastanak povjerenstva saziva predsjednik u svrhu:

(a)	utvrđivanja preliminarne zakonske ocjene, kako je navedeno u članku 108. stavku 8. točki (b) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(b)	donošenja preporuke iz članka 108. stavka 9. te Uredbe.

Članak 10.

Pisani postupak

1. Na inicijativu predsjednika ili na zahtjev člana povjerenstva, preliminarna zakonska ocjena može se utvrditi, a preporuka donijeti, pisanim postupkom. Svaki član povjerenstva i/ili predsjednik može se suprotstaviti uporabi pisanog postupka. U tom slučaju predsjednik u razumnom roku saziva sastanak.

2. Predsjednik utvrđuje rok za pisani postupak u skladu s hitnošću predmeta, pri čemu propisno poštuje rokove iz članka 12.

Članak 11.

Pravo na podnošenje pisanih primjedbi

1. Povjerenstvo podržava pravo predmetnog gospodarskog subjekta da podnese primjedbe u skladu s člankom 108. stavkom 8. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

2. Za otkrivanje informacija koje proizlaze iz, ili su povezane s istragama koje provodi ili koordinira OLAF, zahtijeva se suglasnost OLAF-a koja se daje u okviru usmenog i pisanog postupka iz članka 5. stavka 4.

3. Ako se zahtjev dužnosnika za ovjeravanje temelji na informacijama koje je proslijedio OLAF i kako bi se osiguralo da se povjerljivost istraga koje provodi ili koordinira OLAF te nacionalnih istraga ili sudskih postupaka, ako su poznati OLAF-u, ne ugrozi, povjerenstvo se prije izdavanja obavijesti gospodarskom subjektu iz članka 108. stavka 8. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, savjetuje s OLAF-om.

4. Gospodarski subjekt podnosi primjedbe tajništvu u pisanom obliku i elektronički e-poštom na adresu Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu kao običnu elektroničku datoteku izrađenu u programu za obradu teksta.

5. Pisane primjedbe u načelu ne smiju biti dulje od deset stranica ne uključujući priloge, osim u slučajevima koji uključuju posebno složena pravna ili činjenična pitanja.

Članak 12.

Primjenjivi rokovi

1. Primjenjivi rokovi za donošenje preporuka povjerenstva jesu oni utvrđeni u članku 108. stavku 8. točki (f) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

2. Posebice, radi potrebe za prijevodom bilo koje primjedbe koju podnese gospodarski subjekt može doći do iznimnog i propisno opravdanog slučaja kada se može produljiti rok za donošenje preporuka povjerenstva.

Članak 13.

Donošenje preporuka

Povjerenstvo nastoji postići konsenzus.

U nedostatku konsenzusa, o predmetu se glasa, pri čemu:

(a)	predsjednik ima jedan glas;

(b)	dva stalna člana zajedno imaju jedan glas;

(c)	dodatni član, koji zastupa dužnosnika za ovjeravanje koji podnosi zahtjev, ima jedan glas.

Stajalište povjerenstva odobrava se apsolutnom većinom.

Članak 14.

Obavijest o preporuci

1. Povjerenstvo bez odlaganja o svojoj preporuci obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje koji podnosi zahtjev.

2. Povjerenstvo o svojoj preporuci istodobno obavješćuje promatrače, ako ih ima, te OLAF, ako je slučaj utemeljen na informacijama koje je proslijedio OLAF.

Članak 15.

Povjerljivost rasprava

Rasprave povjerenstva jesu i ostaju tajne.

Članak 16.

Zaštita osobnih podataka

Svaka obrada osobnih podataka od strane povjerenstva i njegova tajništva mora biti u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.

Članak 17.

Prijelazne odredbe

Do imenovanja predsjednika i njegovih/njezinih zamjenika, stalni član s najduljim radnim stažem izvršava dužnosti predsjednika povjerenstva.

Članak 18.

Ova Odluka stupa na snagu dan nakon objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 18. prosinca 2015.

Za Komisiju

Predsjednik

Jean-Claude JUNCKER

(1) SL L 298, 26.10.2012., str. 1.

(2) SL L 362, 31.12.2012., str. 1.

(3) Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).

(4) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.).

(5) Primjenjuju se Komisijina pravila o radnom stažu.

(6) Uredba (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 (SL L 248, 18.9.2013., str. 1.).