PROVEDBENA ODLUKA KOMISIJE (EU) 2015/1918

оd 22. listopada 2015.

o uspostavi sustava za upravnu pomoć i suradnju („sustav AAC”) u skladu s Uredbom (EZ) br. 882/2004 Europskog parlamenta i Vijeća o službenim kontrolama koje se provode radi provjeravanja poštivanja propisa o hrani i hrani za životinje te propisa o zdravlju i dobrobiti životinja

(priopćeno pod brojem dokumenta C(2015) 7132)

(Tekst značajan za EGP)

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EZ) br. 882/2004 Europskog parlamenta i Vijeća od 29. travnja 2004. o službenim kontrolama koje se provode radi provjeravanja poštivanja propisa o hrani i hrani za životinje te propisa o zdravlju i dobrobiti životinja (1), a posebno njezin članak 63. stavak 1. drugi podstavak,

budući da:

(1)

Uredbom (EZ) br. 882/2004 uspostavlja se usklađeni okvir za organizaciju službenih kontrola radi provjeravanja poštivanja propisa o hrani i hrani za životinje te propisa o zdravlju i dobrobiti životinja utvrđenih u zakonodavstvu Unije. U glavi IV. navedene Uredbe utvrđena su pravila za upravnu pomoć i suradnju među nadležnim tijelima u državama članicama u cilju osiguravanja primjene propisa o hrani i hrani za životinje.

(2)	Konkretno, Uredbom (EZ) br. 882/2004 od država članica zahtijeva se da si međusobno pružaju upravnu pomoć, da surađuju i razmjenjuju podatke kako bi se osiguralo učinkovito rješavanje prekograničnih slučajeva nepoštovanja propisa.

(3)

Osim toga, Uredbom (EZ) br. 882/2004 predviđeno je dopunjavanje obveza država članica da pružaju upravnu pomoć i surađuju obvezom Komisije da koordinira aktivnosti koje provode države članice kada su slučajevi nepoštovanja propisa rašireni ili česti ili kada države članice ne postignu dogovor o tome kako riješiti slučajeve nepoštovanja propisa.

(4)

Kako bi ispunila obveze iz Uredbe (EZ) br. 882/2004, od nadležnih tijela u svakoj državi članici zahtijeva se da razmjenjuju podatke koji su nužni kako bi se omogućilo provjeravanje poštovanja propisa o hrani i hrani za životinje s ekvivalentnim tijelima u drugim državama članicama, a u određenim slučajevima i s Komisijom, ako rezultati službenih kontrola zahtijevaju da se djeluje u više od jedne države članice.

(5)

Kako bi se razmjena podataka provela što je učinkovitije moguće, trebalo bi uspostaviti informatički sustav, točnije sustav za upravnu pomoć i suradnju („sustav AAC”) kako bi se tijelima za veze, imenovanima u svakoj državi članici u skladu s člankom 35. Uredbe (EZ) br. 882/2004, pružila nužna sredstva za olakšavanje praktične provedbe razmjene podataka koja se zahtijeva navedenom Uredbom. Sustavom AAC trebao bi se omogućiti pojednostavnjen način komunikacije i strukturirani format za razmjenu podataka.

(6)

Za razvoj, upotrebu i održavanje sustava AAC primjenjuju se Komisijina načela politike racionalizacije informacijske tehnologije, što znači da će se ponovno upotrebljavati postojeći sustavi, a u ovom slučaju to znači da će se ponovno upotrebljavati, ako je moguće, postojeći sustavi razmjene podataka kako bi se pružila najučinkovitija moguća rješenja i izbjeglo nepotrebno udvostručavanje informatičkih sustava.

(7)

Pristup sustavu AAC trebao bi biti omogućen samo tijelima za veze imenovanima u svakoj državi članici u skladu s Uredbom (EZ) br. 882/2004 i osoblju koje je imenovala Komisija. Države članice trebale bi među imenovanim tijelima za veze moći odrediti određena tijela za veze koja su posebno ovlaštena za upotrebu sustava AAC u vezi sa slučajevima mogućeg nepoštovanja propisa putem obmanjujućih prijevarnih praksi.

(8)

Radi pružanja veće tehničke podrške i olakšavanja pripreme postupaka upravne pomoći i suradnje, a na zahtjev tijela za veze, nadležnim tijelima na središnjoj ili regionalnoj razini unutar države članice može se omogućiti pristup nizu tehničkih funkcija sustava AAC. Taj se pristup može odobriti samo za funkcije nužne za razmjenu podataka u vezi sa zahtjevima za pomoć ili obavijestima o nepoštovanju propisa između tih tijela i tijela za veze koje je nadležno za taj zahtjev ili obavijest.

(9)

U nekim slučajevima nadležna tijela u državama članicama šire i međusobno razmjenjuju podatke o nepoštovanju propisa o hrani i hrani za životinje putem Sustava brzog uzbunjivanja za hranu i hranu za životinje (RASFF), uspostavljenog u skladu s Uredbom (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (2), i putem računalnog veterinarskog sustava (TRACES), uspostavljenog Odlukom Komisije 2004/292/EZ (3). Kako bi se izbjeglo nepotrebno udvostručavanje, ti bi podaci preko sustava za upravnu pomoć i suradnju trebali biti dostupni tijelima za veze imenovanima u skladu s Uredbom (EZ) br. 882/2004, kako države članice koje dostavljaju te podatke RASFF-u ili TRACES-u ne bi morale učitavati iste podatke u sustav AAC za potrebe upravne pomoći i suradnje. Stoga bi aplikacijama RASFF i TRACES trebalo biti omogućeno da pružaju podatke sustavu AAC kako bi se taj proces pojednostavnio.

(10)

Razmijenjeni podaci o upravnoj pomoći i suradnji u skladu s Uredbom (EZ) br. 882/2004 mogu uključivati rezultate službenih kontrola koje su provedene nad poslovnim subjektima te objektima i robom koji su pod njihovom nadležnošću te podatke s pomoću kojih se ti subjekti, objekti ili roba mogu identificirati. Pristup tim podacima trebao bi se ograničiti na one dužnosnike koji, u skladu sa svojom funkcijom unutar nadležnih tijela, trebaju te podatke u svrhu provjeravanja poštovanja propisa o hrani ili hrani za životinje, ili drugačijeg osiguravanja provedbe tih propisa.

(11)

Sustav AAC trebao bi tijelu za veze koje je podnijelo zahtjev za pomoć ili obavijest o mogućem ili utvrđenom prekograničnom slučaju nepoštovanja propisa omogućiti zaključenje postupka za upravnu pomoć i suradnju nakon što tijelo za veze koje je zaprimilo zahtjev ili obavijest pruži pomoć ili povratnu informaciju u vezi s obavijesti. Trebalo bi uspostaviti mehanizme kojima bi se izbjeglo da postupci nepotrebno dospiju u stanje mirovanja ili ostaju otvoreni te kojima bi se sustavu omogućilo da automatski zaključi postupak u kojem u toku šest mjeseci nije bilo nikakvih aktivnosti ili razmjene podataka.

(12)	Ovom se Odlukom poštuju temeljna prava i načela priznata Poveljom Europske unije o temeljnim pravima. Posebno, ovom se Odlukom želi osigurati da se u potpunosti poštuje pravo na zaštitu osobnih podataka.

(13)

Kada razmjena podataka predviđena Uredbom (EZ) br. 882/2004 i ovom Odlukom uključuje obradu osobnih podataka, trebalo bi provesti pažljivu procjenu kako bi se osiguralo da je ta obrada doista nužna za postizanje učinkovite upravne pomoći i suradnje te da je takva obrada u skladu s nacionalnim odredbama kojima se provodi Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (4) i s Uredbom Europskog parlamenta i Vijeća (EZ) br. 45/2001 (5). Kada se u cilju zaštite interesa navedenih u članku 13. stavku 1. točkama (d) i (f) Direktive 95/46/EZ i u članku 20. stavku 1. točkama (a) i (e) Uredbe (EZ) br. 45/2001 razmatraju izuzeća i ograničenja u pogledu određenih prava subjekata čiji se podaci obrađuju i obveza osoba odgovornih za kontrolu podataka utvrđenih Direktivom 95/46/EZ i Uredbom (EZ) br. 45/2001, ta se izuzeća i ograničenja mogu donijeti samo ako su nužna i razmjerna željenom cilju. Ograničenja prava subjekata čiji se podaci obrađuju trebala bi biti nužna mjera za sprečavanje uplitanja u zadaće službene kontrole nadležnih tijela i u ocjenu poštovanja propisa o hrani i hrani za životinje. Konkretno, prava subjekata čiji se podaci obrađuju mogu se, u skladu s Direktivom 95/46/EZ i Uredbom (EZ) br. 45/2001, ograničiti u razdoblju u kojem se provode aktivnosti čija je svrha opažanje ili diskretni nadzor, kada bi ostvarivanje tih prava moglo ugroziti ili narušiti postizanje svrhe službenih kontrola ili ispitivanja. Kako bi se zajamčila visoka razina zaštite podataka, primjereno je utvrditi maksimalni vremenski okvir kako bi se osiguralo da osobni podaci ne ostanu u sustavu AAC dulje nego što je potrebno za postizanje sukladnosti s pravilima utvrđenima u glavi IV. Uredbe (EZ) br. 882/2004. Trebalo bi ustanoviti razdoblje zadržavanja podataka od pet godina počevši od zaključenja postupka upravne pomoći i suradnje, nakon kojeg bi osobne podatke trebalo ukloniti iz sustava AAC. Ta je duljina razdoblja zadržavanja nužna kako bi se tijelima za veze i Komisiji dala mogućnost da dovoljno dugo nakon zaključenja postupka upravne pomoći i suradnje imaju pristup podacima kako bi se osiguralo pravovremeno utvrđivanje ponovne pojave, povezanog ili raširenog nepoštovanja propisa o hrani i hrani za životinje.

(14)

Primjereno je utvrditi pravila o ispravljanju podataka razmijenjenih preko sustava AAC kako bi se osiguralo da su podaci pohranjeni u tom sustavu točni. Primjereno je utvrditi i minimalne zahtjeve za sigurnost podataka u cilju sprečavanja nedopuštenog pristupa tim podacima ili njihove nedozvoljene upotrebe.

(15)	Mjere predviđene ovom Odlukom u skladu su s mišljenjem Stalnog odbora za bilje, životinje, hranu i hranu za životinje,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

ODJELJAK I.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Predmet

Ovom se Odlukom utvrđuju pravila za uspostavu i upotrebu sustava za upravnu pomoć i suradnju („sustav AAC”) kojim se olakšava razmjena podataka između nadležnih tijela i država članica te između tih nadležnih tijela i Komisije, u skladu s glavom IV. Uredbe (EZ) br. 882/2004.

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

1.	„postupak upravne pomoći i suradnje” znači proces utvrđen u okviru sustava AAC kojim se tijelima za veze i Komisiji omogućuje razmjena podataka o mogućim slučajevima nepoštovanja propisa u skladu s člancima 36., 37. i 38. Uredbe (EZ) br. 882/2004;

2.	„zaključenje postupka upravne pomoći i suradnje” znači upotreba tehničke funkcije koju pruža sustav AAC za zaključenje postupka upravne pomoći i suradnje;

3.	„povlačenje postupka upravne pomoći i suradnje” znači uklanjanje iz sustava AAC postupka upravne pomoći i suradnje koji je greškom unesen u taj sustav.

ODJELJAK II.

FUNKCIONIRANJE SUSTAVA AAC

Članak 3.

Uspostava sustava AAC i upravljanje tim sustavom

1. Komisija uspostavlja sustav AAC, upravlja njime i ažurira ga prema potrebi.

2. Komisija daje pristup sustavu AAC tijelima za veze koje je u skladu s člankom 35. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 882/2004 („tijela za veze”) imenovala svaka država članica.

3. Na zahtjev jednog od tijela za veze navedenih u stavku 2. Komisija omogućuje pristup sustavu AAC imenovanom osoblju iz nadležnih tijela na središnjoj ili regionalnoj razini unutar iste države članice. Taj je pristup ograničen na tehničke funkcije sustava AAC koje su nužne za razmjenu podataka između tih nadležnih tijela i tijela za veze koje je zatražilo pristup, u vezi s pripremom postupaka upravne pomoći i suradnje koje provodi tijelo za veze.

4. Komisija osigurava da se Sustavom brzog uzbunjivanja za hranu i hranu za životinje (RASFF), uspostavljenim u skladu s člankom 50. Uredbe (EZ) br. 178/2002, i računalnim veterinarskim sustavom (TRACES), uspostavljenim u skladu s člankom 2. Odluke 2004/292/EZ, sustavu AAC i time tijelima za vezu mogu pružiti nužni podaci.

Članak 4.

Tijela za veze nadležna za razmjenu podataka o mogućem nepoštovanju propisa putem obmanjujućih prijevarnih praksi

Države članice posebno navode koja su tijela za veze iz članka 3. stavka 2. ovlaštena za razmjenu podataka u vezi s mogućim nepoštovanjem propisa putem obmanjujućih prijevarnih praksi.

Članak 5.

Nadležnost tijela za veze u vezi sa sustavom AAC

1. Tijela za veze nadležna su za:

(a)	osiguravanje da njihovo osoblje poštuje pravila o povjerljivosti iz članka 7. stavaka 2. i 3. Uredbe (EZ) br. 882/2004;

(b)	učitavanje u sustav AAC zahtjeva za pomoć u skladu s člankom 36. Uredbe (EZ) br. 882/2004 („zahtjev za pomoć”), obavijesti o nepoštovanju propisa u skladu s člancima 37. i 38. te Uredbe („obavijesti o nepoštovanju”) i odgovora na takve zahtjeve za pomoć ili obavijesti o nepoštovanju, prema potrebi;

(c)	osiguravanje da su podaci koji se moraju dostaviti tijelu za veze u drugoj državi članici u skladu s člancima 36., 37. i 38. Uredbe (EZ) br. 882/2004 učitani u sustav AAC bez nepotrebne odgode;

(d)	poduzimanje svih razumnih koraka kako bi se osiguralo da su podaci učitani u sustav AAC točni, i prema potrebi, ispravljeni i ažurirani;

(e)	uklanjanje iz sustava AAC svih podataka koji su u njega greškom učitani ili više nisu potrebni za pokretanje postupka upravne pomoći i suradnje najkasnije 30 dana od dana učitavanja.

2. Zahtjevi iz stavka 1. točaka (a), (d) i (e) odnose se i na osoblje nadležnih tijela na središnjoj ili regionalnoj razini iz članka 3. stavka 3. Ako tijelo za veze ima dokaze koji upućuju na to da je određeni podatak unesen u sustav AAC netočan ili unesen u taj sustav greškom, o tome što prije obavješćuje tijelo za veze koje je taj podatak unijelo u sustav AAC.

Članak 6.

Zaključenje postupka upravne pomoći i suradnje

1. Postupak upravne pomoći i suradnje zaključuje tijelo za veze koje je učitalo zahtjev za pomoć ili obavijest o nepoštovanju u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (b) nakon zaprimanja primjerenog odgovora na taj zahtjev za pomoć ili obavijest o nepoštovanju od tijela za veze koje je zaprimilo zahtjev.

2. Ako nakon razdoblja od šest mjeseci od datuma kada je u sustav AAC učitan zahtjev za pomoć ili obavijest o nepoštovanju, kako je predviđeno u članku 5. stavku 1. točki (b), postupak upravne pomoći i suradnje nije zaključen, sustav AAC traži od tijela za veze koje je podnijelo zahtjev ili dostavilo obavijest da potvrdi da je postupak upravne pomoći i suradnje još u tijeku.

Tijelo za veze koje je podnijelo zahtjev ili dostavilo obavijest u roku od petnaest radnih dana treba potvrditi da je postupak upravne pomoći i suradnje još u tijeku ili zaključiti postupak ako za njim više nema potrebe. Ako tijelo za veze nije dostavilo potvrdu ili zaključilo postupak, sustav AAC automatski zaključuje postupak.

3. Ako je u skladu sa stavkom 2. zaprimljena potvrda da je postupak upravne pomoći i suradnje još u tijeku, on ostaje otvoren u sustavu AAC.

Od datuma kada je zaprimljena ta potvrda, po isteku razdoblja od šest mjeseci u kojem nisu razmijenjeni podaci postupak upravne pomoći i suradnje automatski se zaključuje.

Članak 7.

Nadležnost Komisije u pogledu sustava AAC

Komisija:

(a)	osigurava razvoj, održavanje, potporu i svako nužno ažuriranje softvera i informatičke infrastrukture za sustav AAC;

(b)	prati razmjenu podataka preko sustava AAC u svrhu utvrđivanja aktivnosti koje su suprotne propisima o hrani i hrani za životinje ili se čine suprotnima tim propisima, a od posebnog su interesa na razini Unije, kako je predviđeno člankom 40. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 882/2004;

(c)	analizira podatke razmijenjene preko sustava AAC u okviru svoje zadaće koordinacije, kako je predviđeno člankom 40. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 882/2004, te u cilju sastavljanja izvještajâ radi lakše provedbe te Uredbe;

(d)	izrađuje nužne formate i smjernice za upotrebu sustava AAC.

Članak 8.

Razmjena podataka preko sustava AAC

1. Podaci se razmjenjuju preko sustava AAC upotrebom formata koje je Komisija učinila dostupnim u skladu s člankom 7. točkom (d).

2. U vezi sa svakim pojedinim slučajem, podaci razmijenjeni preko sustava AAC uključuju barem:

(a)	podatke za kontakt nadležnih tijela i dužnosnika koji se bave određenim slučajem;

(b)	opis mogućeg nepoštovanja propisa;

(c)	identifikaciju, ako je moguće, poslovnih subjekata povezanih s nepoštovanjem propisa;

(d)	detalje o životinjama ili robi povezanima s mogućim slučajem nepoštovanja propisa o hrani i hrani za životinje;

(e)

informacije o tome jesu li podaci razmijenjeni u cilju:

i.	sastavljanja zahtjeva za pomoć ili odgovora na takav zahtjev; ili

ii.	unošenja obavijesti o nepoštovanju ili odgovora na takvu obavijest;

(f)	informacije o tijelu za veze kojem je upućen zahtjev za pomoć ili obavijest o nepoštovanju;

(g)	informaciju o tome jesu li zahtjev za pomoć ili obavijest o nepoštovanju povezani s mogućim slučajem nepoštovanja propisa koji proizlazi iz obmanjujućih prijevarnih praksi te bi li pristup tom zahtjevu trebalo omogućiti samo tijelima za veze navedenima u članku 4.

ODJELJAK III.

OBRADA OSOBNIH PODATAKA I SIGURNOST

Članak 9.

Ograničenje svrhe

1. Tijela za veze i Komisija razmjenjuju i obrađuju osobne podatke preko sustava AAC samo u svrhu provedbe zahtjeva o upravnoj pomoći i suradnji iz glave IV. Uredbe (EZ) br. 882/2004.

2. Osobni podaci o rasnom ili etničkom podrijetlu, političkim mišljenjima, religijskim ili filozofskim uvjerenjima, članstvu u sindikatima te podaci o zdravlju ili spolnom životu pojedinca neće ni u kojem slučaju biti predmet razmjene podataka.

Članak 10.

Zaštita podataka

1. Direktiva 95/46/EZ i Uredba (EZ) br. 45/2001 primjenjuju se u onoj mjeri u kojoj podaci razmijenjeni preko sustava AAC sadržavaju osobne podatke kako su definirani člankom 2. točkom (a) Direktive 95/46/EZ i člankom 2. točkom (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001.

2. U pogledu njihove nadležnosti za prenošenje relevantnih podataka sustavu AAC i obradu svih osobnih podataka koji bi mogli proizaći iz te aktivnosti kao i iz razmjena iz članka 3. stavka 3., nadležna tijela i tijela za veze država članica smatraju se „voditeljima obrade”, kako je utvrđeno u članku 2. točki (d) Direktive 95/46/EZ.

3. U pogledu njezine nadležnosti za upravljanje sustavom AAC, za obradu svih osobnih podataka koji proizlaze iz članka 5. ove Odluke, Komisija se smatra voditeljem obrade, kako je utvrđeno u članku 2. točki (d) Uredbe (EZ) br. 45/2001.

4. Države članice mogu prema potrebi ograničiti prava i obveze iz članka 6. stavka 1., članka 10., članka 11. stavka 1. i članka 12. Direktive 95/46/EZ u cilju zaštite interesa navedenoga u članku 13. stavku 1. točkama (d) i (f) te Direktive.

5. Komisija može ograničiti prava i obveze iz članka 4. stavka 1., članka 11., članka 12. stavka 1. i članaka 13. do 17. Uredbe (EZ) br. 45/2001 ako je to ograničenje nužna mjera za zaštitu interesa navedenih u članku 20. stavku 1. točkama (a) i (e) navedene Uredbe tijekom razdoblja u kojem se planiraju ili provode aktivnosti za provjeravanje poštovanja propisa o hrani ili hrani za životinje ili u cilju osiguravanja provedbe propisa o hrani ili hrani za životinje u određenom slučaju na koji se podaci odnose.

Članak 11.

Zadržavanje osobnih podataka

Komisija uklanja osobne podatke obrađene u sustavu AAC čim oni više nisu potrebni za postizanje svrhe za koju su bili prikupljeni i obrađeni te, u pravilu, najkasnije pet godina nakon zaključenja postupka o upravnoj pomoći i suradnji.

Članak 12.

Sigurnost podataka

Komisija i države članice osiguravaju da je sustav AAC usklađen s pravilima o sigurnosti podataka koje je Komisija donijela u skladu s člankom 22. Uredbe (EZ) br. 45/2001 i člankom 17. Direktive 95/46/EZ.

Članak 13.

Datum primjene

Ova se Odluka primjenjuje od dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Članak 14.

Adresati

Ova je Odluka upućena državama članicama.

Sastavljeno u Bruxellesu 22. listopada 2015.

Za Komisiju

Vytenis ANDRIUKAITIS

Član Komisije

(1) SL L 165, 30.4.2004., str. 1.

(2) Uredba (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća od 28. siječnja 2002. o utvrđivanju općih načela i uvjeta zakona o hrani, osnivanju Europske agencije za sigurnost hrane te utvrđivanju postupaka u područjima sigurnosti hrane (SL L 31, 1.2.2002., str. 1.).

(3) Odluka Komisije 2004/292/EZ od 30. ožujka 2004. o uvođenju sustava TRACES te izmjeni Odluke 92/486/EEZ (SL L 94, 31.3.2004., str. 63.).

(4) Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom protoku takvih podataka (SL L 281, 23.11.1995., str. 31.).

(5) Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).