1.   Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”), osnovan u skladu s člankom 65. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Gruzije, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je naveden u članku 408. stavku 4. Sporazuma („Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu”), pri obavljanju njegovih dužnosti.

2.   Pododbor za SPS obavlja funkcije utvrđene u članku 65. stavku 2. Sporazuma u svjetlu ciljeva poglavlja 4. glave IV. utvrđenih u članku 50. Sporazuma.

3.   Pododbor za SPS sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Gruzije nadležnih za sanitarne i fitosanitarne mjere.

4.   Predstavnik Europske komisije ili Gruzije nadležan za sanitarna i fitosanitarna pitanja djeluje kao predsjednik Pododbora za SPS u skladu s člankom 2.

5.   Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 428. Sporazuma.

1.   Osim ako se stranke drukčije dogovore, Pododbor za SPS sastaje se u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Sporazuma, na zahtjev jedne od stranaka ili najmanje jednom godišnje.

2.   Sve sastanke Pododbora za SPS saziva predsjednik na mjestu i u vrijeme koji dogovore stranke. Predsjednik Pododbora za SPS izdaje obavijest o sazivanju sastanka najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.

3.   Kad god je to moguće, redoviti sastanak Pododbora za SPS saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Sastanci Pododbora za SPS mogu se održavati putem bilo kojih dogovorenih tehnoloških sredstava, poput videokonferencija ili audiokonferencija.

5.   Pododbor za SPS može dopisnim putem razmatrati pitanja i izvan zasjedanja.

1.   Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Gruzije djeluju zajednički kao tajnici Pododbora za SPS i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

2.   Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, mišljenjima, preporukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Pododbora za SPS.

1.   Korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo Pododbora za SPS osigurava da se korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS prosljeđuje predsjedniku Pododbora za SPS i da se, prema potrebi, upućuje kao dokumenti iz članka 7.

3.   Korespondenciju predsjednika Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, kako je predviđeno u člankom 7..

1.   Dokumenti se upućuju putem tajnikâ Pododbora za SPS.

2.   Svaka stranka svoje dokumente šalje svojem tajniku. Tajnik te dokumente prosljeđuje tajniku druge stranke.

3.   Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Gruzije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Tajnik Gruzije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Gruzije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

5.   Tajnici Pododbora za SPS služe kao kontaktne točke za razmjenu informacija predviđenu u članku 58. Sporazuma.

1.   Tajništvo Pododbora za SPS na temelju prijedloga stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak, kao i nacrt operativnih zaključaka, kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije dana sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

2.   Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

3.   Pododbor za SPS donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.   Predsjednik Pododbora za SPS može, nakon dogovora s drugom strankom, na ad hoc osnovi pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da prisustvuju sastancima Pododbora za SPS kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

5.   Predsjednik Pododbora za SPS u savjetovanju sa strankama može skratiti rokove navedene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju tajnici Pododbora za SPS.

2.   U pravilu se u zapisniku u pogledu svake točke dnevnog reda navodi sljedeće:

3.   Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Pododboru za SPS. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana od svakog sastanka Pododbora za SPS. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7.

4.   Nacrt operativnih zaključaka svakog sastanka sastavlja tajnik Pododbora za SPS stranke koja predsjeda Pododborom za SPS te se on upućuje strankama zajedno s dnevnim redom, najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka tako da Pododbor za SPS, osim ako se stranke drukčije dogovore, na kraju sastanka donosi operativne zaključke u koje se uvrštavaju daljnja djelovanja o kojima su se stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja, operativni zaključci prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Pododbora za SPS. U tu svrhu Pododbor za SPS usvaja predložak kojim se omogućuje praćenje svakog djelovanja u odnosu na određeni rok.

1.   Pododbor za SPS ovlašten je donositi odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajednička djelovanja kako je predviđeno u članku 65. Sporazuma. Te odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajednička djelovanja donose se konsenzusom stranaka nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka potrebnih za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

2.   Sve odluke, mišljenja, preporuke ili izvješća potpisuje predsjednik Pododbora za SPS i ovjeravaju ih tajnici Pododbora za SP. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predsjednik potpisuje te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka, mišljenje, preporuka ili izvješće.

3.   Pododbor za SPS može donositi odluke, davati preporuke te usvajati mišljenja ili izvješća pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu, tekst prijedloga upućuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje svih rezervi ili izmjena. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti taj rok kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku, mišljenje, preporuku ili izvješće potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici.

4.   Akti Pododbora za SPS naslovljuju se kao „Odluka”, „Mišljenje”, „Preporuka” odnosno „Izvješće”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je njome drukčije predviđeno.

5.   Odluke, mišljenja, preporuke i izvješća upućuju se strankama.

6.   Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka, mišljenja i preporuka Pododbora za SPS u svojim službenim publikacijama.

1.   Radni su jezici Pododbora za SPS engleski i gruzijski.

2.   Osim ako se drukčije odluči, Pododbor za SPS u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Pododbora za SPS, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s tumačenjem na sastancima te prevođenjem dokumenata na engleski i gruzijski ili s engleskog i gruzijskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1., snosi stranka koja je domaćin sastanka.

Troškove tumačenja i prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

1.   Pododbor za SPS može u skladu s člankom 65. stavkom 6. Sporazuma donijeti odluku o osnivanju ili ukidanju, prema potrebi, tehničkih radnih skupina ili ad hoc radnih skupina, uključujući znanstvene skupine i skupine stručnjaka.

2.   Članstvo u ad hoc radnim skupinama ne mora se ograničiti na predstavnike stranaka. Stranke osiguravaju da članovi svih skupina koje je osnovao Pododbor za SPS poštuju sve odgovarajuće zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

3.   Osim ako stranke drukčije odluče, skupine koje je osnovao Pododbor za SPS djeluju pod nadležnošću Pododbora za SPS kojem podnose izvješće.

4.   Sastanci radnih skupina mogu se održavati kad se ukaže potreba, osobno, videokonferencijom ili audiokonferencijom.

5.   Tajništvo Pododbora za SPS prima kopiju cjelokupne relevantne korespondencije, dokumenata i komunikacije koji se odnose na aktivnosti radnih skupina.

6.   Radne skupine ovlaštene su podnositi pisane preporuke Pododboru za SPS. Preporuke se donose konsenzusom i dostavljaju predsjedniku Pododbora za SPS, koji ih upućuje kako je predviđeno u članku 7.

7.   Ovaj poslovnik primjenjuje se mutatis mutandis na sve tehničke radne skupine ili ad hoc radne skupine koje osnuje Pododbor za SPS osim ako je u ovom članku drukčije predviđeno. Upućivanja na Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu smatraju se upućivanjima na Pododbor za SPS.

1.   Carinski pododbor, osnovan u skladu s člankom 74. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Gruzije, s druge strane („Sporazum”), izvršava svoje funkcije kako je predviđeno u članku 74. stavcima 2. i 3. Sporazuma.

2.   Carinski pododbor sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Gruzije nadležnih za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom.

3.   Predstavnik Europske komisije ili Gruzije nadležan za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom djeluje kao predsjednik u skladu s člankom 2.

4.   Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 428. Sporazuma.

1.   Osim ako se stranke drukčije dogovore, Carinski pododbor sastaje se jednom godišnje ili na zahtjev jedne od stranaka.

2.   Sve sastanke Carinskog pododbora saziva predsjednik na mjestu i u vrijeme koji dogovore stranke. Predsjednik Carinskog pododbora izdaje obavijest o sazivanju sastanka najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.

3.   Sastanci Carinskog pododbora mogu se održavati putem bilo kojih dogovorenih tehnoloških sredstava, poput videokonferencija ili audiokonferencija.

4.   Carinski pododbor može dopisnim putem razmatrati pitanja i izvan zasjedanja.

1.   Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Gruzije nadležni za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom djeluju zajednički kao tajnici Carinskog pododbora i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

2.   Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je navedeno u članku 408. stavku 4. Sporazuma („Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu”), obavješćuje se o svim odlukama, mišljenjima, preporukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Carinskog pododbora.

1.   Korespondencija naslovljena na Carinski pododbor šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo Carinskog pododbora osigurava da se korespondencija naslovljena na Carinski pododbor prosljeđuje predsjedniku Carinskog pododbora i da se, prema potrebi, upućuje kao dokumenti iz članka 7.

3.   Korespondenciju predsjednika Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, kako je predviđeno u članku 7.

1.   Dokumenti se upućuju putem tajnikâ Carinskog pododbora.

2.   Svaka stranka svoje dokumente šalje svojem tajniku. Tajnik te dokumente prosljeđuje tajniku druge stranke.

3.   Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Gruzije. Tajnik Unije šalje primjerak završnih dokumenata tajnicima Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Tajnik Gruzije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Gruzije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije. Tajnik Gruzije šalje primjerak završnih dokumenata tajnicima Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

1.   Tajništvo Carinskog pododbora na temelju prijedloga stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije dana sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

2.   Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

3.   Carinski pododbor donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.   Predsjednik Carinskog pododbora može, nakon dogovora s drugom strankom, na ad hoc osnovi pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da prisustvuju sastancima kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

5.   Predsjednik Carinskog pododbora u savjetovanju sa strankama može skratiti rokove navedene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

1.   Tajnik Carinskog pododbora iz stranke koja predsjeda Carinskim pododborom sastavlja nacrt zapisnika svakog sastanka, uključujući operativne zaključke.

2.   Nacrt zapisnika, uključujući operativne zaključke, podnosi se na odobrenje Carinskom pododboru. Nacrt zapisnika odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana od svakog sastanka Carinskog pododbora. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7.

1.   Carinski pododbor ovlašten je donositi praktične aranžmane, mjere, odluke i preporuke kako je predviđeno člankom 74. Sporazuma. Ti praktični aranžmani, mjere, odluke i preporuke donose se konsenzusom stranaka nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka potrebnih za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

2.   Sve odluke ili preporuke potpisuje predsjednik Carinskog pododbora i ovjeravaju ih tajnici Carinskog pododbora. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predsjednik potpisuje te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka ili preporuka.

3.   Carinski pododbor može donositi odluke ili davati preporuke pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga upućuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje svih rezervi ili izmjena. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti taj rok kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku ili preporuku potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici.

4.   Akti Carinskog pododbora naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Preporuka”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je njome drukčije predviđeno.

5.   Odluke i preporuke upućuju se strankama.

6.   Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Carinskog pododbora u svojim službenim publikacijama.

1.   Radni su jezici Carinskog pododbora engleski i gruzijski.

2.   Osim ako se drukčije odluči, Carinski pododbor u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Carinskog pododbora, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s tumačenjem na sastancima te prevođenjem dokumenata na engleski i gruzijski ili s engleskog i gruzijskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1., snosi stranka koja je domaćin sastanka.

Troškove tumačenja i prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

1.   Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla („Pododbor za OZP”), osnovan u skladu s člankom 179. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Gruzije, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je naveden u članku 408. stavku 4. Sporazuma („Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu”), pri obavljanju njegovih dužnosti.

2.   Pododbor za OZP obavlja funkcije utvrđene u članku 179. Sporazuma.

3.   Pododbor za OZP sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Gruzije nadležnih za pitanja u vezi s oznakama zemljopisnog podrijetla.

4.   Svaka od stranaka imenuje šefa delegacije koji je osoba za kontakt za sva pitanja povezana s Pododborom za OZP.

5.   Šef delegacije djeluje kao predsjednik Pododbora za OZP u skladu s člankom 2.

6.   Svaki šef delegacije može delegirati sve funkcije ili neke od funkcija šefa delegacije imenovanom zamjeniku te se u tom slučaju sva upućivanja na šefa delegacije u daljnjem tekstu jednako primjenjuju na imenovanog zamjenika.

7.   Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 428. Sporazuma.

1.   Osim ako se stranke drukčije dogovore, Pododbor za OZP sastaje se na zahtjev bilo koje od stranaka, naizmjenično u Uniji i Gruziji, a u svakom slučaju najkasnije 90 kalendarskih dana od podnošenja zahtjeva.

2.   Sve sastanke Pododbora za OZP saziva predsjednik na mjestu i u vrijeme koji dogovore stranke. Predsjednik Pododbora za OZP izdaje obavijest o sazivanju sastanka najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.

3.   Kad god je to moguće, redoviti sastanak Pododbora za OZP saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Iznimno, sastanci Pododbora za OZP mogu se održati putem bilo kojih tehnoloških sredstava koje stranke dogovore, uključujući videokonferencije.

1.   Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Gruzije djeluju zajednički kao tajnici Pododbora za OZP, nakon što ih imenuju šefovi delegacija, i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

2.   Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Pododbora za OZP.

1.   Korespondencija naslovljena na Pododbor za OZP šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo Pododbora za OZP osigurava da se korespondencija naslovljena na Pododbor za OZP prosljeđuje predsjedniku Pododbora za OZP i da se, prema potrebi, upućuje kao dokumenti iz članka 7.

3.   Korespondenciju predsjednika Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, kako je predviđeno u članku 7.

1.   Dokumenti se upućuju putem tajnikâ Pododbora za OZP.

2.   Svaka stranka svoje dokumente šalje svojem tajniku. Tajnik te dokumente prosljeđuje tajniku druge stranke.

3.   Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Gruzije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Tajnik Gruzije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Gruzije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

1.   Tajništvo Pododbora za OZP na temelju prijedloga stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak, kao i nacrt operativnih zaključaka, kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije dana sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

2.   Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

3.   Predsjednik i drugi šef delegacije donose dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.   Predsjednik Pododbora za OZP može, nakon dogovora s drugom strankom, na ad hoc osnovi pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da prisustvuju sastancima kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

5.   Predsjednik Pododbora za OZP u savjetovanju sa strankama može skratiti rokove navedene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju tajnici Pododbora za OZP.

2.   U pravilu se u zapisniku u pogledu svake točke dnevnog reda navodi sljedeće:

3.   Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Pododboru za OZP. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana od svakog sastanka Pododbora za OZP. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7.

4.   Nacrt operativnih zaključaka svakog sastanka sastavlja tajnik Pododbora za OZP stranke koja predsjeda Pododborom za OZP te se on upućuje strankama zajedno s dnevnim redom, najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka tako da Pododbor za OZP, osim ako se stranke drukčije dogovore, na kraju sastanka donosi operativne zaključke u koje se uvrštavaju daljnja djelovanja o kojima su se stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja, operativni zaključci prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Pododbora za OZP. U tu svrhu Pododbor za OZP usvaja predložak kojim se omogućuje praćenje svakog djelovanja u odnosu na određeni rok.

1.   Pododbor za OZP ovlašten je donositi odluke u slučajevima predviđenima u članku 179. stavku 3. Sporazuma. Stranke te odluke donose konsenzusom nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka potrebnih za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

2.   Sve odluke potpisuje predsjednik Pododbora za OZP i ovjeravaju ih tajnici Pododbora za OZP. Ne dovodeći u pitanje stavak 4., predsjednik potpisuje te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka.

3.   Pododbor za OZP može donositi odluke ili usvajati izvješća pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga upućuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje svih rezervi ili izmjena. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti taj rok kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku ili izvješće potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici.

4.   Akti Pododbora za OZP naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Izvješće”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je njome drukčije predviđeno.

5.   Odluke se upućuju strankama.

6.   Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka Pododbora za OZP u svojim službenim publikacijama.

1.   Radni su jezici Pododbora za OZP engleski i gruzijski.

2.   Osim ako se drukčije odluči, Pododbor za OZP u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Pododbora za OZP, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s tumačenjem na sastancima te prevođenjem dokumenata na engleski i gruzijski ili s engleskog i gruzijskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1., snosi stranka koja je domaćin sastanka.

Troškove tumačenja i prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.