PRILOG

POSLOVNIK PODODBORA ZA SANITARNE I FITOSANITARNE MJERE UTVRĐEN U POGLAVLJU 5. SPORAZUMA O TRGOVINI IZMEĐU EUROPSKE UNIJE I NJEZINIH DRŽAVA ČLANICA, S JEDNE STRANE, I KOLUMBIJE I PERUA, S DRUGE STRANE

Članak 1.

Sastav i predsjednik

1.   Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere (dalje u tekstu: „Pododbor za SFSM”) koji je osnovan u skladu s člankom 103. Sporazuma o trgovini između Europske unije i njezinih država članica, s jedne strane, i Kolumbije i Perua, s druge strane („Sporazum”) (1), obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno u članku 103. Sporazuma te preuzima odgovornost za osiguravanje i praćenje provedbe poglavlja 5. o sanitarnim i fitosanitarnim mjerama.

2.   Kako je predviđeno u članku 103. stavku 2. Sporazuma o trgovini, Pododbor SFS sastoji se od predstavnika koje imenuje svaka stranka i koji su nadležni za sanitarna i fitosanitarna pitanja.

3.   Podborom za SFSM naizmjence predsjedavaju, tijekom razdoblju od jedne godine, viši dužnosnik Europske komisije u ime Europske unije i njezinih država članica, viši dužnosnik kolumbijske vlade ili viši dužnosnik peruanske vlade. Prvo razdoblje predsjedanja počinje na dan prvog sastanka Odbora za trgovinu, a završava 31. prosinca iste godine. Pododborom za SFSM predsjeda stranka koja predsjeda Odborom za trgovinu.

4.   Pododbor za SFSM može održavati sastanke na kojima sudjeluju samo stranka EU-a i jedna od andskih zemalja potpisnica kada se radi o pitanjima koja se odnose isključivo na njihove bilateralne odnose. Takvim će sastancima supredsjedati obje stranke. Ostale andske zemlje potpisnice mogu sudjelovati na takvim sastancima podložno prethodnoj suglasnosti dotičnih stranaka.

5.   Upućivanje na stranke u ovom Poslovniku u skladu je s definicijom predviđenom u članku 6. Sporazuma.

Članak 2.

Sastanci

1.   Pododbor za SFSM sastaje se najmanje jednom godišnje, a na zahtjev jedne od stranaka održava izvanredne sastanke, kako je predviđeno u članku 103. stavku 2. Sporazuma. Sastanci se održavaju naizmjence u Bogoti, Bruxellesu i Limi, osim ako se stranke dogovore drukčije.

2.   Sastanke Pododbora za SFSM saziva stranka koja predsjeda, na dan i u mjestu koje su dogovorile stranke.

3.   Pododbor za SFSM može se također sastati putem videokonferencija i audiokonferencija.

Članak 3.

Delegacije

Stranke se prije svakog sastanka obavješćuju o predviđenom sastavu delegacija koje će biti nazočne na sastanku.

Članak 4.

Promatrači

Pododbor za SFSM može odlučiti pozvati promatrače na ad hoc osnovi.

Članak 5.

Korespondencija

1.   Dokumenti Pododbora za SFSM predviđeni u člancima 6., 7. i 8. Poslovnika prosljeđuju se predsjednicima Pododbora za SFSM i tajništvu Odbora za trgovinu.

2.   Kada je riječ o pitanjima koja se odnose isključivo na bilateralni odnos između EU-a i jedne andske zemlje potpisnice, korespondencija se odvija između te dvije stranke, a ostale se andske zemlje potpisnice prema potrebi o svemu obavješćuju.

Članak 6.

Dnevni red sastanaka

1.   Okvirni dnevni red svakog sastanka zajednički sastavljaju stranke. Dnevni se red prosljeđuje, zajedno sa svim relevantnim dokumentima, svim strankama najkasnije 14 dana prije početka sastanka.

2.   Pododbor za SFSM donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red se mogu uključiti točke koje se ne nalaze na okvirnom dnevnom redu ako se obje stranke s tim suglase.

3.   Predsjednik Pododbora za SFSM može, uz suglasnost ostalih stranaka, pozvati stručnjake na sastanke Pododbora kako bi dali informacije o određenim temama.

Članak 7.

Zapisnik

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju stranke. Stranka koja predsjeda sastankom će prvi nacrt pripremiti u roku od 21 dan od kraja sastanka.

2.   U zapisniku je, u pravilu, sažeta svaka točka dnevnog reda i navedeni su, kada je to primjenjivo:

(a)	dokumenti dostavljeni Pododboru za SFSM;

(b)	svaka izjava za koju je član Pododbora za SFSM tražio da bude unesena; i

(c)	predložene odluke, iznesene preporuke, dogovorene izjave i doneseni zaključci o pojedinačnim točkama.

3.   Zapisnik sadržava i popis sudionika na sastanku Pododbora za SFSM.

4.   Stranke odobravaju zapisnik pisanim putem u roku od dva mjeseca od datuma sastanka. Nakon odobravanja primjerke zapisnika potpisuju predsjednik i odgovorne osobe ostalih stranaka. Svaka stranka dobiva jedan izvornik tih vjerodostojnih dokumenata. Primjerak potpisanog zapisnika prosljeđuje se tajništvu Odbora za trgovinu.

Članak 8.

Akcijski plan

1.   Pododbor za SFSM donosi akcijski plan u kojem se iznose mjere dogovorene među strankama tijekom sastanka.

2.   Provedbu akcijskog plana od strane stranaka preispitat će Pododbor za SFSM na svojem sljedećem sastanku.

Članak 9.

Jezici

1.   Službeni jezici stranaka službeni su jezici Pododbora za SFSM.

2.   Ako nije odlučeno drukčije, Pododbor za SFSM svoje rasprave provodi u pravilu na temelju dokumenta i prijedloga sastavljenih na jezicima iz stavka 1.

Članak 10.

Javnost i povjerljivost

1.   Ako nije odlučeno drukčije, sastanci Pododbora za SFSM nisu javni.

2.   Kada stranka Pododboru za SFSM, posebnim odborima, radnim skupinama ili drugim tijelima dostavi informacije koje se prema njezinim zakonima i drugim propisima smatraju povjerljivima, stranke postupaju s takvim informacijama kao s povjerljivim informacijama u skladu s pravilima opisanima u članku 290. stavku 2. Sporazuma.

Članak 11.

Troškovi

1.   Svaka stranka snosi sve troškove koji nastanu kao rezultat njezina sudjelovanja na sastancima Pododbora za SFSM, kako u vezi s troškovima osoblja, putovanja i boravka tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim troškovima.

2.   Troškove organizacije sastanaka i pripreme dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Troškove usmenog prevođenja na sastancima i prevođenja dokumenata sa španjolskog i engleskog jezika odnosno na te jezike snosi stranka koja je domaćin sastanka. Troškove usmenog i pismenog prevođenja s drugih jezika i na druge jezike snosi stranka tražiteljica.

Članak 12.

Izmjene Poslovnika

Poslovnik, kao i sve daljnje izmjene, donosi Pododbor za SFSM u skladu s člankom 103. stavkom 2. Sporazuma.

---

(1)  SL L 354, 21.12.2012., str. 3.