—

Slučaj 1.: Registracije organizacija s lokacijama u više od jedne države članice EU-a (skupna registracija na razini EU-a),

—

Slučaj 2.: Registracije pojedinačnih ili skupnih organizacija s lokacijama u trećim zemljama (registracija na razini trećih zemalja), i

—

Slučaj 3.: Registracije organizacija s lokacijama u državama članicama EU-a i trećim zemljama (globalna registracija).

—

identifikacija nadležnog tijela,

—

akreditacija ili licenciranje okolišnih procjenitelja koji djeluju izvan EU-a,

—

usklađivanje među državama članicama u pogledu ovih postupaka,

—

ispunjavanje zakonskih zahtjeva u trećim zemljama,

—

produženje, brisanje i suspenzija skupnih registracija.

Sjedište znači upravljačko tijelo na vrhu organizacije s više lokacija koje nadzire i koordinira glavne funkcije organizacije, kao što su strateško planiranje, komunikacije, porezi, pravni poslovi, marketing, financije i ostalo.

Upravljačko središte znači lokaciju, koja nije sjedište organizacije s više lokacija, koja je posebno odabrana za namjenu registracije u okviru Uredbe EMAS, i koja osigurava nadzor i koordinaciju sustava upravljanja okolišem.

Vodeće nadležno tijelo je nadležno tijelo koje je odgovorno za postupak skupne registracije na razini EU-a, registracije na razini trećih zemalja i globalne registracije.

—

U slučaju 1. (skupna registracija na razini EU-a) vodeće nadležno tijelo je nadležno tijelo države članice u kojoj se nalazi sjedište ili upravljačko središte organizacije koja se prijavljuje.

—

U slučaju registracije na razini trećih zemalja i globalne registracije, vodeće nadležno tijelo je nadležno tijelo države članice koja osigurava registraciju organizacija iz država izvan EU-a i u kojima je procjenitelj akreditiran. Drugim riječima, država članica mora kao prvo omogućavati registraciju na razini trećih zemalja, a zatim u trećim zemljama u kojima se nalaze lokacije obuhvaćene postupkom registracije moraju biti dostupni procjenitelji koji su akreditirani ili licencirani za procjenu.

3.1.1.

Organizacije moraju uvijek ispunjavati zakonske zahtjeve EU-a i nacionalne zakonske zahtjeve koji se primjenjuju na lokacije obuhvaćene EMAS registracijom.

3.1.2.

U skladu s dijelom B. točkom (g) Priloga IV. Uredbi EMAS, u izjavi o okolišu koju priprema organizacija mora biti sadržana uputa na važeće zakonske zahtjeve u pogledu okoliša.

3.1.3.

U svrhu pružanja „materijalnih dokaza ili dokumentacije o ispunjavanju zakonskih zahtjeva” iz članka 4. stavka 4. Uredbe EMAS, organizacija može dostaviti izjave nadležnih tijela za izvršavanje, koje osiguravaju da nema dokaza o neispunjavanju zakonskih zahtjeva i/ili da poduzeće ne sudjeluje u pravosudnom postupku, sudskoj tužbi ili žalbenom postupku. Procjenitelji kao dio postupka procjene provjeravaju sve licence ili dozvole vezane za okoliš koje se primjenjuju na organizaciju i bilo koje druge dokaze u skladu s pravnim sustavom države članice u kojoj se lokacija nalazi.

3.2.1.

U slučaju skupne registracije na razini EU-a, odluka o vodećem nadležnom tijelu ovisi o lokaciji sjedišta ili upravljačkog središta organizacije (tim redoslijedom).

3.2.2.

U slučaju skupne registracije na razini EU-a, vodeće nadležno tijelo surađuje sa svim nadležnim tijelima u državama članicama gdje se nalaze lokacije obuhvaćene postupkom skupne registracije.

3.2.3.

Vodeće nadležno tijelo odgovorno je za registraciju i usklađuje postupak s drugim relevantnim nadležnim tijelima.

Vodeće nadležno tijelo ne registrira, suspendira, briše niti obnavlja registraciju organizacije ako se nadležno tijelo iz druge države članice u kojoj se nalaze lokacije obuhvaćene postupkom skupne registracije ne slaže s registracijom, suspenzijom, brisanjem ili produženjem registracije (vidjeti odjeljke 3.4. i 3.6. ovih smjernica). Kako je navedeno u odjeljku 3.4., vodeće nadležno tijelo se također može odlučiti za nastavak postupka skupne registracije u manjem opsegu (npr. bez sporne lokacije).

3.2.4.

Nadležna tijela moraju usklađivati svoje aktivnosti s tijelima za akreditaciju i licenciranje u svojim državama članicama kako bi osigurala da i nadležno tijelo i tijelo za akreditaciju ili licenciranje mogu usklađeno izvršavati svoje zadatke

3.2.5.

Forum nadležnih tijela u roku od šest mjeseci od donošenja ovih smjernica utvrđuje i odobrava opća načela i specifične postupke usklađivanja između nadležnih tijela. Nakon toga ih upućuje na usvajanje u skladu s regulatornim postupkom s kontrolom iz članka 48. stavka 2. i članka 49. stavka 3. Uredbe EMAS.

3.2.6.

Forum nadležnih tijela će razviti standardizirane obrasce za provedbu gore spomenutih „postupaka usklađivanja” na svim službenim jezicima Europske unije. S ciljem učinkovite komunikacije i smanjenja nesporazuma zbog jezičnih poteškoća, standardizirani će se obrasci sastojati većinom od polja za označivanje i ograničenog broja polja za komentiranje u koja se upisuje tekst po volji. Pisani dokazi o toj komunikaciji koja se odvija preko pošte, e-pošte ili faksa moraju se čuvati za slučaj spora među nadležnim tijelima.

Gore spomenuti obrasci moraju uključivati popis pristojbi koje se primjenjuju u svim državama članicama, u obliku priloga koji se može ažurirati.

3.3.1.

Opća pravila koja se primjenjuju na okolišne procjenitelje sustava EMAS, njihovu akreditaciju ili licenciranje i na postupak procjene utvrđena su u poglavljima V. i VI. Uredbe EMAS.

3.3.2.

Procjenu sustava za upravljanje okolišem i potvrdu izjave o okolišu sustava EMAS izvodi okolišni procjenitelj koji je akreditiran ili licenciran za taj opseg posla u skladu s NACE oznakama (2).

3.3.3.

U slučaju registracije organizacije s više lokacija i djelatnosti, akreditacija procjenitelja mora obuhvaćati sve NACE oznake lokacija i djelatnosti organizacije. Ako procjenitelj nije akreditiran ili licenciran za sve potrebne NACE oznake, prema potrebi se u suradnju na slučaju uključuju drugi akreditirani okolišni procjenitelji. Organizacija koja se prijavljuje za registraciju odlučuje da li želi uključiti više akreditiranih procjenitelja uzimajući u obzir članak 4. Uredbe EMAS. Pored razloga kao što je nedostatak procjenitelja koji su akreditirani za odgovarajuće NACE oznake, organizacije mogu imati i druge motive za korištenje više procjenitelja (npr. lokalno iskustvo, poznavanje jezika, ili želja da se EMAS procjena kombinira s certifikacijom prema drugim normama). Svi procjenitelji koji surađuju u procjeni moraju potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS i izjavu o okolišu sustava EMAS. Svaki je procjenitelj odgovoran za ishod onog dijela ili dijelova procjene koji proizlazi iz njegovog ili njezinog područja stručnosti (većinom u pogledu specifičnih NACE oznaka). Praksa da svi procjenitelji moraju potpisati istu deklaraciju omogućuje nadležnom tijelu da identificira sve uključene procjenitelje. Slijedom toga vodeće nadležno tijelo može preko nadležnih tijela s kojima surađuje (a koja svoje aktivnosti moraju usklađivati s tijelima za akreditaciju i licenciranje) provjeriti da li su svi uključeni procjenitelji ispunili obvezu prethodne obavijesti iz članka 23. stavka 2. Uredbe EMAS. To također omogućuje vodećem nadležnom tijelu da provjeri da li NACE oznake uključenih procjenitelja obuhvaćaju šifre predmetne organizacije.

3.3.4.

Procjenitelji koji su akreditirani ili licencirani u jednoj državi članici smiju obavljati svoje aktivnosti u drugim državama članicama. Procjenitelji moraju obavijestiti tijelo za akreditaciju ili licenciranje u državi članici u kojoj namjeravaju obavljati svoje aktivnosti najmanje četiri tjedna prije početka tih aktivnosti.

3.3.5.

Tijelo za akreditaciju ili licenciranje koje nadzire procjenitelja ili više njih koji obavljaju aktivnosti u državi članici u slučaju problema ili negativnih rezultata, šalje izvješće o nadzoru nadležnom tijelu te države članice. To nadležno tijelo zatim prosljeđuje izvješće o nadzoru vodećem nadležnom tijelu koje je zaduženo za skupnu registraciju na razini EU-a.

3.3.6.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti pri procjeni za prvu registraciju, on/ona ne potpisuje deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS niti izjavu o okolišu sustava EMAS.

3.3.7.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti tijekom razdoblja važenja registracije ili pri produženju registracije, on/ona može izvijestiti (vodeće) nadležno tijelo da predmetna organizacija više ne ispunjava zahtjeve sustava EMAS. Pri produženju registracije on/ona smije potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. i ažuriranu izjavu o okolišu sustava EMAS samo ako organizacija dokaže da je poduzela mjere (tj. u suradnji s tijelima za izvršavanje) kako bi osigurala ponovno ispunjavanje zakonskih zahtjeva. Ako organizacija ne osigura dostatne mjere za rješenje problema usklađenosti sa zakonom, procjenitelj ne potvrđuje ažuriranu izjavu i ne potpisuje deklaraciju niti izjavu o okolišu sustava EMAS. Drugim riječima, okolišni procjenitelj sustava EMAS potpisuje deklaraciju i potvrđuje izjavu o okolišu sustava EMAS samo ako su zahtjevi u potpunosti ispunjeni.

3.4.1.

Opća pravila koja se primjenjuju na registraciju utvrđena su u poglavljima II., III. i IV. Uredbe EMAS.

3.4.2.

Organizacija mora pravodobno stupiti u kontakt s procjeniteljem ili više njih i vodećim nadležnim tijelom kako bi razjasnila jezična pitanja u pogledu dokumenata koji su potrebni za registraciju, uzimajući u obzir zahtjeve iz članka 5. stavka 3. i Priloga IV. dijela D. Uredbe EMAS.

3.4.3.

Vodeće nadležno tijelo provjerava informacije u prijavi i o tome komunicira s drugim uključenim nadležnim tijelima. To znači da uključena nadležna tijela obavješćuju vodeće nadležno tijelo o valjanosti informacija o uključenim nacionalnim lokacijama.

3.4.4.

Uključena nadležna tijela preko svojih tijela za akreditaciju i licenciranje za svoje države članice provjeravaju da li procjenitelj(i) uključen(i) u postupak registracije ima(ju) akreditaciju ili licencu za sve NACE kodove obuhvaćene postupkom registracije. To podrazumijeva da nadležno tijelo provjerava jesu li procjenitelji pravilno i na vrijeme (najmanje četiri tjedna prije svake procjene u državi članici) poslali obavijest u skladu s člankom 24. stavkom 1. Uredbe EMAS. Stoga nadležno tijelo mora u svakom slučaju tijelu za akreditaciju ili licenciranje u svojoj državi članici poslati jednostavnu obavijest da postoje lokacije koje treba registrirati na temelju aktivnosti procjene/provjere koje obavljaju procjenitelji iz drugih država članica. Ako tijelo za akreditaciju ili licenciranje ne odobri osposobljenost procjenitelja, ono može zahtijevati od procjenitelja da ispuni odgovarajuće zahtjeve ili obavijestiti nadležno tijelo o problemu. Bez te minimalne komunikacije između nadležnih tijela i tijela za akreditaciju ili licenciranje kao i između nadležnih tijela i vodećeg nadležnog tijela, aktivnosti nadzora mogle bi doći u pitanje.

3.4.5.

Sva nadležna tijela uključena u postupak registracije koriste svoje nacionalne postupke za provjeru da li lokacije u njihovih državama članicama ispunjavaju zahtjeve iz Uredbe EMAS. O svojoj odluci (može/ne može se registrirati) obavješćuju vodeće nadležno tijelo. U slučaju negativne odluke nadležno tijelo u obliku izjave obavješćuje vodeće nadležno tijelo o motivaciji za tu odluku. S obzirom da je ta izjava obvezujuća, vodeće nadležno tijelo se može odlučiti za zaustavljanje postupka skupne registracije dok se ne ispune zahtjevi iz Uredbe (u tom slučaju niti jedna lokacija neće biti registrirana u sustavu EMAS), ili obavijestiti organizaciju da može nastaviti postupak registracije bez sporne lokacije.

3.4.6.

Nakon odluke o registraciji vodeće nadležno tijelo obavješćuje sva uključena nacionalna nadležna tijela, koja zatim obavješćuju svoja tijela za izvršavanje.

Napomena:

Europska komisija potiče uključena nadležna tijela da razmjenjuju kontaktne podatke svojih tijela za izvršavanje kako bi olakšali razmjenu informacija između nadležnih tijela i tijela za izvršavanje u slučaju kada tijela za izvršavanje nemaju saznanja o mogućim neusklađenostima.

3.4.7.

Praćenje ispunjavanja zakonskih zahtjeva na nacionalnoj razini osiguravaju nacionalna tijela za izvršavanje i procjenitelji tijelom postupka procjene. Ako ta tijela otkriju neusklađenost, moraju o tome obavijestiti nacionalno nadležno tijelo, koje zatim o tome obavješćuje vodeće nadležno tijelo.

3.4.8.

Ako nadležno tijelo u državi članici gdje se nalazi lokacija organizacije koja se prijavljuje za registraciju otkrije dokaze o kršenju važećih zakonskih zahtjeva, pritužbe ili bilo koje druge bitne informacije u vezi ispunjavanja zahtjeva za registraciju, produženje, suspenziju ili brisanje registracije, bez odgode šalje vodećem nadležnom tijelu izvješće o nadzoru u kojem opisuje taj problem.

3.4.9.

Neke države članice moraju zaračunavati pristojbe u skladu s nacionalnim zakonodavstvom. Stoga vodeće nadležno tijelo nije u mogućnosti odlučivati o pristojbama koje su utvrđene u skladu sa zakonodavstvom drugih država članica. Uloga vodećeg nadležnog tijela u pogledu pristojbi sastoji se od obavješćivanja organizacije o ukupnom iznosu i pojedinačnim pristojbama koje se plaćaju nacionalnim nadležnim tijelima uključenima u postupak registracije. Vodeće nadležno tijelo također obavješćuje organizaciju da sva uključena nadležna tijela naplaćuju pristojbe za registraciju nacionalnih lokacija obuhvaćenih postupkom skupne registracije izravno odgovarajućim nacionalnim lokacijama organizacije koja se prijavljuje.

Sva uključena nadležna tijela obavješćuju vodeće nadležno tijelo da su pristojbe uplaćene prije registracije u skladu sa zahtjevom iz članka 5. stavka 2. točke (d) Uredbe EMAS.

Napomena:

Europska komisija snažno potiče sve države članice da prouče mogućnosti sniženja važećih pristojbi za organizacije koje se prijavljuju za skupnu registraciju. U slučajevima skupne registracije samo će vodeće nadležno tijelo snositi administrativne troškove usporedive s troškovima redovne registracije, dok će uključena nadležna tijela sudjelovati u manjem opsegu i stoga imati manje troškove. Niže će pristojbe povećati atraktivnost sustava EMAS i skupne registracije.

3.4.10.

Sva uključena nadležna tijela moraju zaračunavati pristojbe za registraciju nacionalnih lokacija obuhvaćenih postupkom skupne registracije izravno odgovarajućim nacionalnim lokacijama organizacije koja se prijavljuje.

3.5.1.

Ako se organizacija koja je već registrirana odluči za skupnu registraciju na razini EU-a, vodeće nadležno tijelo može na zahtjev organizacije proširiti opseg postojeće registracije pri čemu se zadržava isti broj u nacionalnom registru. Upis se treba u nacionalnom registru također zabilježiti pod novim registracijskim brojem. U tom se slučaju sva druga uključena nadležna tijela iz država članica gdje organizacija ima prethodno registrirane lokacije osiguravaju da se postojeće registracije registriraju u odgovarajućim registrima pod novim registracijskim brojem.

3.6.1.

U ovom se postupku primjenjuju opća pravila za suspenziju i brisanje utvrđena u članku 15. Uredbe EMAS.

3.6.2.

Sve pritužbe u vezi registriranih organizacija upućuju se vodećem nadležnom tijelu.

3.6.3.

Svako je nadležno tijelo odgovorno za postupke u vezi lokacija organizacije u svojoj državi članici. Ako se pojavi slučaj kada se organizaciju treba suspendirati ili izbrisati iz registra EMAS, uključeno nadležno tijelo putem izjave obavješćuje vodeće nadležno tijelo o svom mišljenju. To znači da nacionalna nadležna tijela o svojim nacionalnim lokacijama samo izdaju izjave. Ako jedna od tih izjava potvrđuje da se nacionalna izjava ne može registrirati, vodeće nadležno tijelo pokreće postupak brisanja ili suspenzije, uzimajući u obzir zahtjeve iz članka 15. Uredbe EMAS. Prije donošenja konačne odluke o brisanju ili suspenziji organizacije, vodeće nadležno tijelo mora obavijestiti ostala uključena nadležna tijela o razlozima za suspenziju/brisanje od strane jednog ili više nadležnih tijela. Vodeće nadležno tijelo također obavješćuje sjedište ili administrativno središte organizacije o donesenoj odluci i razlozima za predloženo brisanje ili suspenziju. Vodeće nadležno tijelo zatim organizaciji daje mogućnost da odluči da li će cijela organizacija biti izbrisana iz EMAS registra ili će sporne lokacije biti odstranjene iz opsega skupne registracije.

3.6.4.

Sporovi između pojedinačnih nacionalnih nadležnih tijela koja su uključena u postupak skupne registracije razrješavaju se unutar foruma nadležnih tijela. Sporovi između vodećih nadležnih tijela i organizacije razrješavaju se u skladu s nacionalnim zakonodavstvom države u kojoj se nalazi vodeće nadležno tijelo. Sporovi između organizacije i pojedinačnih nadležnih tijela, npr. o stanju ispunjavanja zakonskih zahtjeva pojedinačnih nacionalnih lokacija koje su obuhvaćene postupkom skupne registracije, razrješavaju se u skladu s važećim nacionalnim zakonodavstvom predmetne države članice. Sporovi se razrješavaju u skladu sa zahtjevima iz članka 15. Uredbe EMAS.

3.6.5.

Ako se između uključenih nadležnih tijela ne može postići dogovor unutar foruma nadležnih tijela, postupak registracije se može nastaviti bez spornih lokacija.

3.7.1.

Izjava o okolišu sustava EMAS i ostali dokumenti dostavljaju se na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) države članice u kojoj se nalazi vodeće nadležno tijelo (članak 5. stavak 3.). Ako organizacija dostavlja skupnu izjavu o okolišu s informacijama o pojedinačnim lokacijama, te informacije moraju dodatno biti na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) država članica gdje se te lokacije nalaze.

4.1.1.

Organizacije moraju uvijek ispunjavati nacionalne zakonske zahtjeve trećih zemalja u kojima se nalaze lokacije obuhvaćene EMAS registracijom.

4.1.2.

Kako bi sustav EMAS sačuvao visoku razinu ambicioznosti i vjerodostojnosti, bilo bi poželjno da okolišna učinkovitost organizacije u trećoj zemlji dostiže razinu što bližu onoj koju organizacije u EU-u moraju dostizati u skladu s odgovarajućim Europskim i nacionalnim zakonodavstvom. Stoga je poželjno da organizacije izvan Zajednice, pored uputa na važeće nacionalne zakonske zahtjeve u pogledu okoliša, u izjavi o okolišu navode i upute na zakonske zahtjeve u pogledu okoliša koji se primjenjuju na slične organizacije u državi članici u kojoj se organizacija namjerava prijaviti za registraciju (članak 4. stavak 4. Uredbe EMAS). Zahtjevi u pogledu okoliša na tom popisu trebaju se koristiti kao referenca pri utvrđivanju eventualnih viših ciljeva učinkovitosti, ali nisu obvezujući kod procjene usklađenosti organizacije sa zakonskim zahtjevima.

4.1.3.

U skladu s dijelom B. točkom (g) Priloga IV. Uredbi EMAS, u izjavi o okolišu koju priprema organizacija mora biti sadržana uputa na važeće nacionalne zakonske zahtjeve u pogledu okoliša.

4.1.4.

Za lokacije u trećim zemljama, dokumentacija iz članka 4. stavka 4. Uredbe EMAS mora se po mogućnosti sastojati od:

4.2.1.

Države članice odlučuju o tome da li će osiguravati registraciju na razini trećih zemalja, u skladu sa svojim sredstvima i operativnim postupcima. U ovom slučaju države članice osiguravaju da njihova nacionalna tijela za akreditaciju ili licenciranje omogućavaju akreditiranje ili licenciranje okolišnih procjenitelja za EMAS na razini trećih zemalja. Samo one države članice koje prihvate načelo „registracije na razini trećih zemalja” smiju registrirati organizacije koje djeluju u trećim zemljama.

4.2.2.

Ako država članica odluči da će osiguravati registraciju na razini trećih zemalja, u skladu s člankom 3. stavkom 3. Uredbe EMAS, mogućnost dobivanja registracije od te države članice u praksi ovisi o dostupnosti akreditiranih procjenitelja. Potencijalni procjenitelj mora biti akreditiran u onoj državi članici koja osigurava registraciju na razini trećih zemalja, za tu pojedinu treću zemlju i za specifični gospodarski sektor ili više njih (utvrđeno na temelju NACE oznaka), koji su obuhvaćeni predmetnim postupkom registracije.

Pojašnjenje:

To znači da procjenitelj koji će izvoditi procjenu u određenoj trećoj zemlji mora biti akreditiran za tu treću zemlju od strane tijela za akreditaciju i licenciranje države članice koja osigurava registraciju na razini trećih zemalja i u kojoj se organizacija namjerava registrirati.

4.2.3.

U akreditaciji ili licenci koje procjenitelji mogu dobiti za treće zemlje mora biti navedeno za koje države vrijedi, tako da je odobrenje registracije u skladu s odredbama članka 22. stavka 2. Uredbe EMAS. Na državi je članici odluka želi li izdati zasebne certifikate za svaku treću zemlju ili zajednički certifikat akreditacije sa zemljopisnim dodatkom u kojem su navedene države u kojima tijela za procjenu mogu djelovati na temelju akreditacije.

Pojašnjenje:

Uzimajući u obzir članak 22., „dodatni zahtjevi za okolišne procjenitelje aktivne u trećim zemljama”, jasno je da akreditiranje/licenciranje za treće zemlje može biti samo dodatno akreditiranje/licenciranje osnovnom akreditiranju/licenciranju za Europu. To podrazumijeva da se akreditiranje/licenciranje za treće zemlje odobrava kao dodatan zahtjev općem akreditiranju/licenciranju u određenom opsegu i zahtjevima. Slijedom toga akreditiranje/licenciranje za treće zemlje mora uključivati akreditiranje/licenciranje za jednu od država članica i u određenom opsegu.

Kada je procjenitelj akreditiran ili licenciran u jednoj državi članici, može izvoditi aktivnosti procjene u drugim državama članicama u skladu s člankom 24. Uredbe.

4.3.1.

Država članica koja ima više od jednog nadležnog tijela mora utvrditi kojem se nadležnom tijelu podnose prijave za registraciju na razini trećih zemalja, koje mora biti isto tijelo kao ono utvrđeno u skladu s odjeljkom 5.3.1.

4.3.2.

Organizacije s lokacijama samo u trećim zemljama podnose prijavu za registraciju na razini trećih zemalja bilo kojem nadležnom tijelu imenovanom za tu namjenu u onim državama članicama gdje su ispunjeni sljedeći uvjeti:

4.3.3.

Nadležna tijela moraju usklađivati svoje aktivnosti s tijelima za akreditaciju i licenciranje u svojim državama članicama kako bi osigurala da i nadležno tijelo i tijelo za akreditaciju ili licenciranje mogu usklađeno izvršavati svoje zadatke kad god države članice omogućuju registraciju organizacija iz trećih zemalja.

4.4.1.

Opća pravila koja se primjenjuju na okolišne procjenitelje sustava EMAS, njihovu akreditaciju ili licenciranje i na postupak procjene utvrđena su u poglavljima V. i VI. Uredbe EMAS.

4.4.2.

One države članice koje dopuštaju registraciju na razini trećih zemalja moraju uspostaviti poseban sustav za akreditiranje ili licenciranje procjenitelja za treće zemlje. Akreditacija ili licenca procjenitelja dodjeljuje se za pojedine države i kao dodatak općoj akreditaciji ili licenci u skladu sa specifikacijama iz ovog odjeljka.

4.4.3.

Akreditacija ili licenca procjenitelja mora obuhvaćati sve NACE oznake djelatnosti organizacije povezane s lokacijama te organizacije koje će biti uključene u postupak registracije. Zbog mogućeg širokog opsega djelatnosti, organizacije mogu koristiti više procjenitelja ako to smatraju primjerenim. U praksi bi moglo biti teško, ako ne i nemoguće, imenovati jednog procjenitelja za sve djelatnosti velikih organizacija. Ako procjenitelj nije akreditiran ili licenciran za sve potrebne NACE oznake, prema potrebi se u suradnju na slučaju uključuju drugi akreditirani okolišni procjenitelji. Organizacija koja se prijavljuje za registraciju odlučuje da li želi uključiti više akreditiranih procjenitelja uzimajući u obzir članak 4. Uredbe EMAS. Pored razloga kao što je nedostatak procjenitelja koji su akreditirani za odgovarajuće NACE oznake, organizacije mogu imati i druge motive za korištenje više procjenitelja (npr. lokalno iskustvo, poznavanje jezika, ili želja da se EMAS procjena kombinira s certifikacijom prema drugim normama).

4.4.4.

Svi procjenitelji koji surađuju u procjeni moraju potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS i izjavu o okolišu sustava EMAS. Svaki je procjenitelj odgovoran za ishod onog dijela ili dijelova procjene koji proizlazi iz njegovog ili njezinog područja stručnosti (većinom u pogledu specifičnih NACE oznaka). Praksa da svi procjenitelji moraju potpisati istu deklaraciju omogućuje nadležnom tijelu da identificira sve uključene procjenitelje. Slijedom toga vodeće nadležno tijelo može preko nadležnih tijela s kojima surađuje (a koja svoje aktivnosti moraju usklađivati s tijelima za akreditaciju i licenciranje) provjeriti da li su svi uključeni procjenitelji ispunili obvezu prethodne obavijesti iz članka 23. stavka 2. Uredbe EMAS. To također omogućuje vodećem nadležnom tijelu da provjeri da li NACE oznake uključenih procjenitelja obuhvaćaju šifre predmetne organizacije.

4.4.5.

Procjenitelji koji žele djelovati u trećim zemljama moraju dobiti posebnu akreditaciju ili licencu za predmetnu državu kao dodatak općoj akreditaciji ili licenci, u skladu sa specifikacijama iz Uredbe EMAS. To znači da moraju imati:

4.4.6.

Procjenitelji kao dio postupka procjene provjeravaju sve licence ili dozvole vezane za okoliš koje se primjenjuju na organizaciju i bilo koje druge dokaze u skladu s pravnim sustavom država koje su obuhvaćene prijavom.

4.4.7.

Pored svojih redovnih zadataka, procjenitelji u trećim zemljama izvode posebno detaljan pregled ispunjavanja zakonskih zahtjeva od strane organizacije i njezinih lokacija koje su obuhvaćene postupkom registracije. U okviru toga, a posebno uzimajući u obzir sadržaj članka 13. stavka 2. točke (c) Uredbe EMAS, procjenitelji provjeravaju da nema dokaza o neispunjavanju zahtjeva vezanih za okoliš. Procjenitelji moraju koristiti nalaze tijela nadležna za izvršavanje, te stoga moraju stupiti s njima u kontakt kako bi dobili detaljne informacije o ispunjavanju zakonskih zahtjeva. Procjenitelji moraju provjeriti jesu li primljeni materijalni dokazi zadovoljavajući, primjerice, pisano izvješće nadležnog tijela za izvršavanje. Ako se ne nađu dokazi o neispunjavanju zahtjeva, to se navodi u deklaraciji okolišnog procjenitelja o aktivnostima procjene i potvrde (Prilog VII. Uredbi EMAS). Procjenitelj mora potpisati tu deklaraciju. Procjenitelj je dužan provjeriti da li su ispunjeni zahtjevi iz Uredbe EMAS kroz uobičajene metode neovisnog ocjenjivanja koje se izvode u skladu s Uredbom EMAS. Kako bi se osigurala jednaka razina kvalitete registracije lokacija u trećim zemljama u usporedbi sa sličnim lokacijama u EU-u, procjenitelj može izvesti procjenu rizika.

4.4.8.

U skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (d) Uredbe EMAS, procjenitelj mora provjeriti da zainteresirane strane nisu uložile pritužbe i da su eventualne pritužbe bile pozitivno riješene.

4.4.9.

One države članice koje omogućavaju registraciju na razini trećih zemalja moraju razmotriti mogućnost uspostave mjera za jačanje postupka akreditacije kako bi osigurale da procjenitelji koji su akreditirani za pojedine treće zemlje imaju dovoljno znanja za provjeru usklađenosti organizacije s mjerodavnim nacionalnim zakonodavstvom u trećoj zemlji.

4.4.10.

Države članice koje omogućavaju registraciju na razini trećih zemalja mogu razmotriti mogućnost uvođenja neobveznih odredbi za jačanje provjere usklađenosti sa zakonskim zahtjevima i osiguranje postupka registracije sličnog onome u EU-u. Države članice posebno mogu razmotriti mogućnost sklapanja ugovora (bilateralnih ugovora, memoranduma o razumijevanju itd.). Takvi sporazumi mogu uključivati postupak obavješćivanja o ispunjavanju zakonskih zahtjeva između tijela za izvršavanje u trećoj zemlji i u državi članici, te postupak obavješćivanja nadležnog tijela države članice o kršenju važećih zakonskih zahtjeva u vremenu između prve registracije ili produženja i sljedećeg produženja.

4.4.11.

Najmanje šest tjedana prije procjene ili potvrde u trećoj zemlji, okolišni procjenitelj mora poslati detalje o svojoj akreditaciji ili licenci te vrijeme i mjesto procjene ili potvrde tijelu za akreditiranje ili licenciranje države članice u kojoj se predmetna organizacija namjerava prijaviti za registraciju ili je registrirana. Isto tako može obavijestiti nadležno tijelo države članice u kojoj se predmetna organizacija namjerava prijaviti za registraciju ili je registrirana.

4.4.12.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti u trenutku registracije, on/ona ne potpisuje izjavu o okolišu sustava EMAS niti deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS.

4.4.13.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti tijekom razdoblja važenja registracije ili pri produženju registracije, on/ona može izvijestiti nadležno tijelo da predmetna organizacija više ne ispunjava zahtjeve sustava EMAS. Pri produženju registracije on/ona smije potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. i ažuriranu izjavu o okolišu sustava EMAS, samo ako organizacija dokaže da je poduzela mjere (tj. u suradnji s tijelima za izvršavanje) kako bi osigurala ponovno ispunjavanje zakonskih zahtjeva. Ako organizacija ne dokaže procjenitelju da je poduzela dostatne mjere za ispunjavanje zakonskih zahtjeva, procjenitelj ne potvrđuje ažuriranu izjavu i ne potpisuje deklaraciju niti izjavu o okolišu sustava EMAS.

4.5.1.

Organizacija mora pravodobno stupiti u kontakt s procjeniteljem ili više njih i nadležnim tijelom kako bi razjasnila jezična pitanja u pogledu dokumenata koji su potrebni za registraciju, uzimajući u obzir zahtjeve iz članka 5. stavka 3. i Priloga IV. dijela D Uredbe EMAS.

4.5.2.

Prije nego se prijava za registraciju šalje nadležnom tijelu, organizacija mora procjenitelju dostaviti materijalne dokaze ili dokumentaciju o tome da nema dokaza o neispunjavanju zakonskih zahtjeva u pogledu okoliša kako je opisano u odjeljku 4.1.4. ovih smjernica.

4.5.3.

Nakon što je ispunila zahtjeve sustava EMAS, posebno one koji se odnose na postupak registracije navedene u Prilogu II. Uredbi, i nakon što je izjavu o okolišu sustava EMAS potvrdio akreditirani ili licencirani procjenitelj, organizacija šalje nadležnom tijelu obrazac prijave i odgovarajuće dokumente za registraciju uključujući priloge VI. i VII.

4.5.4.

Nadležno tijelo provjerava informacije u prijavi i za tu namjenu komunicira s nacionalnim tijelom za akreditaciju ili licenciranje.

4.5.5.

Tijelo za akreditaciju ili licenciranje ocjenjuje osposobljenost okolišnog procjenitelja u skladu s elementima iz članaka 20., 21. i 22. Uredbe EMAS. Ako tijelo za akreditaciju ili licenciranje ne odobri osposobljenost procjenitelja, ono može zahtijevati od procjenitelja da ispuni odgovarajuće zahtjeve i obavijestiti nadležno tijelo o problemu. Isto tako nadležno tijelo mora u svakom slučaju tijelu za akreditaciju ili licenciranje poslati jednostavnu obavijest da je primljena prijava za registraciju i da postoje lokacije u trećim zemljama koje treba registrirati. Nakon što primi takvu obavijest, tijelo za akreditaciju ili licenciranje mora nadležnom tijelu dostaviti svoje zaključke u vezi s uključenim procjeniteljem ili više njih. To olakšava konačnu provjeru nadležnog tijela da li procjenitelj(i) uključen(i) u postupak registracije ima(ju) akreditaciju ili licencu za sve NACE oznake obuhvaćene postupkom registracije. Bez te minimalne komunikacije između nadležnog tijela i tijela za akreditaciju ili licenciranje, aktivnosti nadzora mogle bi doći u pitanje.

4.5.6.

Nadležno tijelo koje je odgovorno za registraciju usklađuje provjeru ispunjavanja zakonskih zahtjeva na temelju informacija koje je organizacija dostavila procjenitelju. Država članica može provjeriti ispunjavanje zakonskih zahtjeva izravno preko tijela za izvršavanje u trećim zemljama samo ako je sklopila posebne sporazume s trećim zemljama, koji uključuju odredbe koje dopuštaju državi članici da stupi u kontakt s tijelima za izvršavanje u trećim zemljama. U suprotnom se nadležno tijelo mora osloniti na procjenitelja i/ili na organizaciju kako bi nabavilo materijalne dokaze ili dokumentaciju o ispunjavanju važećih zakonskih zahtjeva.

4.6.1.

Nadležno tijelo poštuje opća pravila za suspenziju i brisanje utvrđena u Uredbi EMAS.

4.6.2.

Sve pritužbe u vezi registriranih organizacija upućuju se nadležnom tijelu.

4.6.3.

Organizacije iz trećih zemalja koje se žele registrirati u sustavu EMAS i voljne su započeti postupak registracije moraju prihvatiti činjenicu da nadležno tijelo može zahtijevati od procjenitelja da provjeri moguće uzroke brisanja ili suspenzije do kojih može doći u trećoj zemlji u kojoj se nalaze lokacije, prije nego donese bilo kakvu odluku. Organizacija mora surađivati i odgovoriti na sva pitanja procjenitelja ili nadležnog tijela u vezi mogućih razloga za brisanje ili suspenziju. Organizacija također mora biti voljna snositi troškove rada procjenitelja na razjašnjavanju situacije.

4.6.4.

Sporazumi koje potpisuju država članica odgovorna za registraciju i treća zemlja mogu uključivati posebne odredbe za osiguranje pravnog nadzora i aktivno izvješćivanje nadležnog tijela od strane tijela za izvršavanje u trećoj zemlji o kršenjima zakonskih zahtjeva.

4.6.5.

U svim slučajevima, čak i kada takvi sporazumi postoje, procjenitelj je odgovoran za provjeru ispunjavanja zakonskih zahtjeva. Provjera ispunjavanja zahtjeva mora obuhvaćati moguće pritužbe i neusklađenosti koje mogu dovesti do brisanja ili suspenzije registracije.

4.6.6.

Može se zatražiti mišljenje nevladinih organizacija koje djeluju u trećoj zemlji te ih iskoristiti kao izvor informacija. U svakom slučaju, procjenitelj dostavlja nadležnom tijelu sve bitne informacije do kojih dođe tijekom postupka provjere.

4.7.1.

Izjava o okolišu sustava EMAS i ostali dokumenti za registraciju dostavljaju se na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) države članice u kojoj se nalazi nadležno tijelo (članak 5. stavak 3.). Ako organizacija dostavlja skupnu izjavu o okolišu s informacijama o pojedinačnim lokacijama koje se nalaze u različitim trećim zemljama, te informacije moraju dodatno biti na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) trećih zemalja gdje se te lokacije nalaze.

5.1.1.

Organizacije moraju uvijek ispunjavati zakonske zahtjeve EU-a i nacionalne zakonske zahtjeve koji se primjenjuju na lokacije obuhvaćene EMAS registracijom.

5.1.2.

Kako bi sustav EMAS sačuvao visoku razinu ambicioznosti i vjerodostojnosti, bilo bi poželjno da okolišna učinkovitost organizacije u trećoj zemlji dostiže razinu što bližu onoj koju organizacije u EU-u moraju dostizati u skladu s odgovarajućim Europskim i nacionalnim zakonodavstvom. Stoga je poželjno da organizacije s lokacijama izvan Zajednice, pored uputa na važeće nacionalne zakonske zahtjeve u pogledu okoliša, u izjavi o okolišu navode i upute na zakonske zahtjeve u pogledu okoliša koji se primjenjuju na slične organizacije u državi članici u kojoj se organizacija namjerava prijaviti za registraciju (članak 4. stavak 4. Uredbe EMAS). Zahtjevi u pogledu okoliša na tom popisu trebaju se koristiti kao referenca pri utvrđivanju eventualnih viših ciljeva učinkovitosti, ali nisu nužni kod procjene usklađenosti organizacije sa zakonskim zahtjevima.

5.1.3.

Za lokacije u trećim zemljama, dokumentacija iz članka 4. stavka 4. Uredbe EMAS mora se sastojati od:

5.2.1.

Primjenjuju se odredbe u vezi akreditiranja i licenciranja u sustavu EMAS, opisane u odjeljku 4.2.

5.3.1.

Država članica koja ima više od jednog nadležnog tijela mora utvrditi kojem se nadležnom tijelu podnose prijave za globalnu registraciju, koje mora biti isto tijelo kao ono utvrđeno u skladu s odjeljkom 4.3.1.

5.3.2.

Organizacije s lokacijama u državama članicama i u trećim zemljama podnose prijavu za globalnu registraciju bilo kojem nadležnom tijelu imenovanom za tu namjenu u jednoj od država članica gdje su ispunjeni sljedeći uvjeti:

5.3.3.

Određivanje države članice u kojoj će se nalaziti nadležno tijelo odgovorno za ovaj postupak temelji se na uvjetima prema sljedećem redoslijedu važnosti:

5.3.4.

Ako je prijavom obuhvaćeno više država članica, mora se poštovati postupak usklađivanja između uključenih nadležnih tijela utvrđen u odjeljku 3.2. U tom slučaju nadležno tijelo preuzima ulogu vodećeg nadležnog tijela sa stajališta postupka skupne registracije na razini EU-a.

5.4.1.

Opća pravila koja se primjenjuju na okolišne procjenitelje sustava EMAS, njihovu akreditaciju ili licenciranje i na postupak procjene utvrđena su u poglavljima V. i VI. Uredbe EMAS.

5.4.2.

One države članice koje dopuštaju registraciju na razini trećih zemalja moraju uspostaviti poseban sustav za akreditiranje ili licenciranje procjenitelja za treće zemlje. Akreditacija ili licenca procjenitelja dodjeljuje se za pojedine države i kao dodatak općoj akreditaciji ili licenci u skladu sa specifikacijama iz ovog odjeljka.

5.4.3.

U slučaju globalne registracije organizacija s više lokacija i djelatnosti, akreditacija procjenitelja mora obuhvaćati sve NACE oznake lokacija i djelatnosti organizacije. Za lokacije u trećim zemljama, procjenitelj(i) mora(ju) imati akreditaciju ili licencu za sve treće zemlje i za sve NACE oznake svih lokacija koje su obuhvaćene globalnom registracijom u državi članici gdje se organizacija namjerava prijaviti za registraciju. Zbog mogućeg širokog opsega djelatnosti, organizacije mogu koristiti više procjenitelja ako to smatraju primjerenim. U praksi bi moglo biti teško, ako ne i nemoguće, imenovati jednog procjenitelja za sve djelatnosti velikih organizacija. Ako procjenitelj nije akreditiran ili licenciran za sve potrebne NACE kodove ili države, prema potrebi se u suradnju na slučaju uključuju drugi akreditirani okolišni procjenitelji. Organizacija koja se prijavljuje za registraciju odlučuje da li želi uključiti više akreditiranih procjenitelja uzimajući u obzir članak 4. Uredbe EMAS. Pored razloga kao što je nedostatak procjenitelja koji su akreditirani za odgovarajuće NACE oznake, organizacije mogu imati i druge motive za korištenje više procjenitelja (npr. lokalno iskustvo, poznavanje jezika, ili želja da se EMAS procjena kombinira s certifikacijom prema drugim normama).

5.4.4.

Svi procjenitelji koji surađuju u procjeni moraju potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS i izjavu o okolišu sustava EMAS. Svaki je procjenitelj odgovoran za ishod onog dijela ili dijelova procjene koji proizlazi iz njegovog ili njezinog područja stručnosti (većinom u pogledu specifičnih NACE oznaka). Praksa da svi procjenitelji moraju potpisati istu deklaraciju omogućuje nadležnom tijelu da identificira sve uključene procjenitelje. Slijedom toga vodeće nadležno tijelo može preko nadležnih tijela s kojima surađuje (a koja svoje aktivnosti moraju usklađivati s tijelima za akreditaciju i licenciranje) provjeriti da li su svi uključeni procjenitelji ispunili obvezu prethodne obavijesti iz članka 23. stavka 2. Uredbe EMAS. To također omogućuje vodećem nadležnom tijelu da provjeri da li NACE oznake uključenih procjenitelja obuhvaćaju oznake predmetne organizacije.

5.4.5.

Procjenitelji koji žele djelovati u trećim zemljama moraju dobiti posebnu akreditaciju ili licencu za predmetnu državu kao dodatak općoj akreditaciji ili licenci, u skladu sa specifikacijama iz Uredbe EMAS. To znači da moraju imati:

5.4.6.

Procjenitelji kao dio postupka procjene provjeravaju sve licence ili dozvole vezane za okoliš koje se primjenjuju na organizaciju i bilo koje druge dokaze u skladu s pravnim sustavom država koje su obuhvaćene prijavom.

5.4.7.

Pored svojih redovnih zadataka, procjenitelji u trećim zemljama izvode posebno detaljan pregled ispunjavanja zakonskih zahtjeva od strane organizacije i njezinih lokacija koje su obuhvaćene postupkom registracije. U okviru toga, a posebno uzimajući u obzir sadržaj članka 13. stavka 2. točke (c) Uredbe EMAS, procjenitelji provjeravaju da nema dokaza o neispunjavanju zahtjeva vezanih za okoliš. Procjenitelji moraju koristiti nalaze tijela za izvršavanje, te stoga moraju stupiti s njima u kontakt kako bi dobili detaljne informacije o ispunjavanju zakonskih zahtjeva. Procjenitelji moraju provjeriti jesu li primljeni materijalni dokazi zadovoljavajući, primjerice, pisano izvješće nadležnog tijela za izvršavanje. Ako se ne nađu dokazi o neispunjavanju zahtjeva, to se navodi u deklaraciji okolišnog procjenitelja o aktivnostima procjene i potvrde (Prilog VII. Uredbi EMAS). Procjenitelj mora potpisati tu deklaraciju. Procjenitelj je dužan provjeriti da li su ispunjeni zahtjevi iz Uredbe EMAS kroz uobičajene metode neovisnog ocjenjivanja. Kako bi se osigurala jednaka razina kvalitete registracije lokacija u trećim zemljama i lokacija u EU-u, procjenitelj može izvesti procjenu rizika.

5.4.8.

U skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (d) Uredbe EMAS, procjenitelj mora provjeriti da zainteresirane strane nisu uložile pritužbe i da su eventualne pritužbe bile pozitivno riješene.

5.4.9.

One države članice koje omogućavaju registraciju na razini trećih zemalja (a time i globalnu registraciju) moraju razmotriti mogućnost uspostave mjera za jačanje postupka akreditacije kako bi osigurale da procjenitelji koji su akreditirani za pojedine treće zemlje imaju dovoljno znanja za provjeru usklađenosti organizacije s mjerodavnim nacionalnim zakonodavstvom u trećoj zemlji.

5.4.10.

Države članice koje omogućavaju registraciju na razini trećih zemalja mogu razmotriti mogućnost uvođenja neobveznih odredbi za jačanje provjere usklađenosti sa zakonskim zahtjevima i osiguranje postupka registracije sličnog onome u EU-u. Države članice posebno mogu razmotriti mogućnost sklapanja ugovora (bilateralnih ugovora, memoranduma o razumijevanju itd.). Takvi sporazumi mogu uključivati postupak obavješćivanja o ispunjavanju zakonskih zahtjeva između tijela za izvršavanje u trećoj zemlji i u državi članici, te postupak obavješćivanja nadležnog tijela države članice o kršenju važećih zakonskih zahtjeva u vremenu između prve registracije ili produženja i sljedećeg produženja.

5.4.11.

Najmanje šest tjedana prije procjene ili potvrde u trećoj zemlji, okolišni procjenitelj mora poslati detalje o svojoj akreditaciji ili licenci te vrijeme i mjesto procjene ili potvrde tijelu za akreditiranje ili licenciranje države članice u kojoj se predmetna organizacija namjerava prijaviti za registraciju ili je registrirana. Pored toga procjenitelj(i) mora(ju) poslati detalje o svojoj akreditaciji ili licenci svim tijelima za akreditiranje ili licenciranje onih država članica u kojima se nalaze lokacije obuhvaćene registracijom.

5.4.12.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti u trenutku registracije, on/ona ne potpisuje izjavu o okolišu sustava EMAS niti deklaraciju iz članka 25. stavka 9. Uredbe EMAS.

5.4.13.

Ako procjenitelj otkrije postojanje neusklađenosti tijekom razdoblja važenja registracije ili pri produženju registracije, on/ona može izvijestiti nadležno tijelo da predmetna organizacija više ne ispunjava zahtjeve sustava EMAS. Pri produženju registracije on/ona smije potpisati deklaraciju iz članka 25. stavka 9. i ažuriranu izjavu o okolišu sustava EMAS samo ako organizacija dokaže da je poduzela mjere (tj. u suradnji s tijelima za izvršavanje) kako bi osigurala ponovno ispunjavanje zakonskih zahtjeva. Ako organizacija ne dokaže procjenitelju da je poduzela dostatne mjere za ispunjavanje zakonskih zahtjeva, procjenitelj ne potvrđuje ažuriranu izjavu i ne potpisuje deklaraciju niti izjavu o okolišu sustava EMAS.

5.5.1.

Organizacija mora pravodobno stupiti u kontakt s procjeniteljem ili više njih i nadležnim tijelom kako bi razjasnila jezična pitanja u pogledu dokumenata koji su potrebni za registraciju, uzimajući u obzir zahtjeve iz članka 5. stavka 3. i Priloga IV. dijela D Uredbe EMAS.

5.5.2.

Organizacija mora osigurati materijalne dokaze o ispunjavanju zakonskih zahtjeva kako je opisano u odjeljku 5.1.3.

5.5.3.

Nakon što je ispunila zahtjeve sustava EMAS, posebno one koji se odnose na postupak registracije navedene u Prilogu II. Uredbi, i nakon što je izjavu o okolišu sustava EMAS potvrdio akreditirani ili licencirani procjenitelj, organizacija šalje (vodećem) nadležnom tijelu obrazac prijave i odgovarajuće dokumente za registraciju uključujući priloge VI. i VII.

5.5.4.

Nadležno tijelo provjerava informacije u prijavi i za tu namjenu komunicira s nacionalnim tijelom za akreditaciju ili licenciranje, te s drugim uključenim nadležnim tijelima ako postoje. Prema potrebi se u tu komunikaciju može uključiti i procjenitelj odgovoran za procjenu. Komunikacija se može odvijati preko pošte, e-pošte ili faksa, pri čemu se moraju čuvati pisani dokazi.

5.5.5.

Tijela za akreditaciju ili licenciranje u svim uključenim državama članicama ocjenjuju osposobljenost okolišnog procjenitelja u skladu s elementima iz članaka 20., 21. i 22. Uredbe EMAS. Ako tijelo za akreditaciju ili licenciranje ne odobri osposobljenost procjenitelja, ono može zahtijevati od procjenitelja da ispuni odgovarajuće zahtjeve i obavijestiti nadležno tijelo o problemu. Isto tako nadležno tijelo mora u svakom slučaju tijelu za akreditaciju ili licenciranje poslati jednostavnu obavijest da je primljena prijava za registraciju i da postoje lokacije koje treba registrirati. Nakon što primi takvu obavijest, tijelo za akreditaciju ili licenciranje mora nadležnom tijelu dostaviti svoje zaključke u vezi s uključenim procjeniteljem ili više njih. Sva uključena nacionalna nadležna tijela moraju o tome obavijestiti vodeće nadležno tijelo. To olakšava konačnu provjeru uključenih nadležnih tijela i vodećeg nadležnog tijela da li procjenitelj(i) uključen(i) u postupak registracije ima(ju) akreditaciju ili licencu za sve NACE oznake obuhvaćene postupkom registracije. Bez te minimalne komunikacije između nadležnih tijela i tijela za akreditaciju ili licenciranje, aktivnosti nadzora mogle bi doći u pitanje.

5.5.6.

Nadležno tijelo koje je odgovorno za registraciju usklađuje provjeru ispunjavanja zakonskih zahtjeva na temelju informacija koje je organizacija dostavila procjenitelju. Država članica može provjeriti ispunjavanje zakonskih zahtjeva izravno preko tijela za izvršavanje u trećim zemljama samo ako je sklopila posebne sporazume s trećim zemljama, koji uključuju odredbe koje dopuštaju državi članici da stupi u kontakt s tijelima za izvršavanje u trećim zemljama. U suprotnom se nadležno tijelo mora osloniti na procjenitelja i/ili na organizaciju kako bi nabavilo materijalne dokaze ili dokumentaciju o ispunjavanju važećih zakonskih zahtjeva.

5.5.7.

Nakon odluke o registraciji, vodeće nadležno tijelo prema potrebi obavješćuje sva uključena nacionalna nadležna tijela, koja obavješćuju svoja tijela za izvršavanje.

5.5.8.

Ako je u postupak registracije uključeno više nadležnih tijela, primjenjuju se uvjeti u vezi s pristojbama opisani u odjeljku 3.4.

5.6.1.

Nadležno tijelo poštuje opća pravila za suspenziju i brisanje utvrđena u Uredbi EMAS.

5.6.2.

Sve pritužbe u vezi registriranih organizacija upućuju se nadležnom tijelu.

5.6.3.

Organizacije iz trećih zemalja koje se žele registrirati u sustavu EMAS i voljne su započeti postupak registracije, moraju prihvatiti činjenicu da nadležno tijelo može zahtijevati od procjenitelja da provjeri moguće uzroke brisanja ili suspenzije do kojih može doći u trećoj zemlji u kojoj se nalaze lokacije, prije nego donese bilo kakvu odluku. Organizacija mora surađivati i odgovoriti na sva pitanja procjenitelja ili nadležnog tijela u vezi mogućih razloga za brisanje ili suspenziju. Organizacija također mora biti voljna snositi troškove rada procjenitelja na razjašnjavanju situacije.

5.6.4.

U svim slučajevima, čak i kada takvi sporazumi postoje, procjenitelj je odgovoran za provjeru ispunjavanja zakonskih zahtjeva. Provjera ispunjavanja zahtjeva mora obuhvaćati moguće pritužbe i neusklađenosti koje mogu dovesti do brisanja ili suspenzije registracije.

5.6.5.

Može se zatražiti mišljenje nevladinih organizacija koje djeluju u trećoj zemlji te ih iskoristiti kao izvor informacija. U svakom slučaju, procjenitelj dostavlja nadležnom tijelu sve bitne informacije do kojih dođe tijekom postupka provjere.

5.7.1.

Izjava o okolišu sustava EMAS i ostali dokumenti za registraciju dostavljaju se na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) države članice u kojoj se nalazi vodeće nadležno tijelo (članak 5. stavak 3.). Nadalje, ako organizacija dostavlja skupnu izjavu o okolišu s informacijama o pojedinačnim lokacijama, informacije o lokacijama unutar EU-a moraju biti na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) država članica gdje se te lokacije nalaze, a informacije o lokacijama u trećim zemljama moraju po mogućnosti biti na službenom jeziku (jednom od službenih jezika) tih trećih zemalja.