1.

U skladu s temeljnim aktom izdaci da bi bili prihvatljivi, moraju:

2.

U slučaju višegodišnjih aktivnosti u smislu članka 13. stavka 6. temeljnog akta, samo onaj dio mjera koji se sufinancira godišnjim programom, smatra se projektom na koji se primjenjuju ta pravila o prihvatljivosti.

3.

Projekti koji se financiraju iz Fonda ne mogu se financirati iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.

1.

Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ako na završetku projekta izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda u skladu s tim se smanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji ili poreznim dokumentima krajnjeg korisnika i moraju biti lako odredivi i provjerljivi

2.

Prihodi projekta sastoje se od financijskih doprinosa koje projektu odobrava Fond, od javnih i privatnih izvora, uključujući doprinos krajnjeg korisnika te od primitaka koje proizvodi sam projekt. „Primici” za potrebe ovog pravila obuhvaćaju prihode koje projekt primi tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je navedeno u točki I.4, od prodaje, najamnine, usluga, upisnina/naknada i drugih jednakovrijednih prihoda.

3.

Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to navedeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi“ umanjeni za „doprinos trećih strana“ i za „primitke koje proizvodi projekt“.

1.

Troškovi povezani s projektom moraju nastati i odgovarajuća se plaćanja moraju izvršiti (osim amortizacije) nakon 1. siječnja godine navedene u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 30. lipnja godine N (2) + 2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma

2.

Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. učinjen je za

1.

Izdaci se moraju podudarati s plaćanjima koja izvršava krajnji korisnik. Izdaci moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, s iznimkom izdatka za amortizaciju.

2.

Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kad to nije moguće, izdaci su popraćeni računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima istovrijedne dokazne vrijednosti.

3.

Izdaci moraju biti lako odredivi i provjerljivi. Osobito,

4.

Kad je to potrebno, krajnji korisnici moraju čuvati ovjerene primjerke računovodstvenih dokumenata kojima se dokazuju prihodi i izdaci koje su imali partneri u vezi predmetnog projekta.

5.

Pohranjivanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

1.

Izdaci za aktivnosti iz članaka 4. temeljnog akta moraju:

2.

Partneri u projektu koji su osnovani ili registrirani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo besplatno, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međunarodnim sporazumima, te posebnih agencija koje su osnovale takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije društava Crvenoga križa i Crvenog polumjeseca.

1.

Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalno osiguranje i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika.

2.

Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom.

3.

Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za djelatnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika.

4.

Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja.

1.

Putni troškovi i dnevnice su prihvatljivi kao izravni troškovi za osoblje ili druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima projekta i čija su putovanja potrebna za provođenje projekta.

2.

Putni su troškovi prihvatljivi na temelju stvarno nastalih troškova. Stope za povrat temelje se na najjeftinijem načinu javnog prijevoza ili zračnog prijevoza koji se u pravilu odobrava samo za putovanja preko 800 km (povratno putovanje) ili kad zemljopisna udaljenost određenog mjesta opravdava putovanje zračnim prijevozom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se uobičajeno vraćaju na temelju troškova javnog prijevoza ili na temelju stope kilometraže u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili stope kilometraže koju koristi krajnji korisnik.

3.

Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova ili dnevnica. Kad neka organizacija ima svoje stope dnevnica (terenskog dodatka), one se primjenjuju u granicama koje je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Smatra se da dnevnica (terenski dodatak) uobičajeno pokriva lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.

1.

Troškovi koji se odnose na nabavu opreme prihvatljivi su samo onda, ako su potrebni za provedbu projekta. Oprema mora imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s važećim mjerilima i standardima.

2.

Izbor između najma, zakupa ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja.

1.

Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima.

2.

Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice.

3.

Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije.

(a)

nekretnine nisu kupljene donacijom Zajednice;

(b)

nekretnine se mogu koristiti samo za provedbu projekta. U suprotnom, prihvatljiv je samo onaj dio troškova koji odgovara korištenju za svrhu projekta.

1.

Općenito, krajnji korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektima. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

2.

Izdaci povezani sa sljedećim podizvođačkim ugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda:

3.

Za sve podugovore, podizvođači se obvezuju revizorskim i kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s podugovorenim aktivnostima.

1.

Za potrebe pomoći opravdane su kupnje konačnih korisnika za državljane trećih zemalja koji spadaju u područje fonda kako je definirano temeljnim aktom te povrat troškova koje su imale te osobe od konačnih korisnika, pod sljedećim posebnim uvjetima:

2.

U slučaju aktivnosti kod kojih je potrebna nazočnost osoba koje spadaju u ciljanu skupinu (na primjer, tečaj za osposobljavanje), mogu se dodijeliti manji gotovinski poticaji kao dopuna pomoći, pod uvjetom da ukupna njihova vrijednost nije veća od 25 000 EUR po projektu i dijele se pojedincima za svaki pojedinačni događaj, tečaj i ostalo. Konačni korisnik čuva popis s imenima osoba, vremenom i datumom plaćanja te osigurava odgovarajuće praćenje kako bi se izbjeglo dvojno financiranje i zlouporaba financijskih sredstava.

1.

Neizravni prihvatljivi izdaci za mjere su oni troškovi koje, uzimajući u obzir uvjete opravdanosti iz točke I.1.1. nije moguće utvrditi kao posebne izdatke izravno povezane sa izvođenjem projekta.

2.

Odstupajući od točke I.5.5. i točke I.5 neizravni troškovi provođenja mjera mogu biti prihvatljivi na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći utvrđenog na najviše 2,5 % ukupno prihvatljivih izravnih troškova.

3.

Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu uključiti neizravne troškove u svoj prijedlog proračuna.

(a)

PDV, osim kad krajnji korisnik može dokazati da ga ne može naplatiti;

(b)

povrat na kapital, dug i troškove koji proizlaze iz dužničkih obveza, dužničke kamate, devizne provizije i gubici, rezervacije za gubitke i za moguće buduće obveze, plaćanje dužničkih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, sudski troškovi i prekomjerni ili nepotrebni izdaci;

(c)

troškovi reprezentacije isključivo za osoblje projekta. Dopušteni su razumni troškovi za troškove opskrbe na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je to npr. na završetku projekta ili sastancima skupine za davanje smjernica za projekt;

(d)

troškovi koje prijavljuje krajnji korisnik i koji su pokriveni u okviru drugog projekta ili radnog programa koji prima potporu Zajednice;

(e)

kupovanje zemljišta; i kupnja, izgradnja i obnova nekretnina;

(f)

davanja u naravi.

1.

Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za potvrđivanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2. prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenim u članku 15. temeljnog akta.

2.

To uključuje sljedeće mjere:

3.

Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći potrebno je obaviti i izvršiti odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja godine navedene u financijskoj odluci kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.

Sve javne nabave moraju se provesti u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi određenim u državi članici.

5.

Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj dio troškova upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koji odgovara predmetnom fondu, prihvatljiv je za financiranje u okviru Fonda, a države članice pritom osiguravaju da: