01/Sv. 004

HR

Službeni list Europske unije

29

32003D0522

L 183/30

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

06.11.2002.

ODLUKA KOMISIJE

od 6. studenoga 2002.

o osnivanju Ureda za vođenje i isplatu pojedinačnih potraživanja

(2003/522/EZ)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir članak 20. Poslovnika Komisije (1),

budući da:

(1)

Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (2), dalje u tekstu „Financijska uredba”, daje okvir za osnivanje nove vrste upravnog ureda.

(2)

Smjernice Komisije od 13. prosinca 1999. za politiku eksternalizacije (3) i Bijela knjiga o reformi uprave (4), odredile su novu politiku eksternalizacije koja se temelji na viziji uprave, usredotočene na svoje temeljne zadaće i aktivnosti.

(3)

Rezultati analize koju je provela Skupina za planiranje i koordinaciju eksternalizacije nakon razmatranja stanja u Komisiji i na brojnim poljima međuinstitucionalnih razina ističu glavne prednosti koje bi moglo donijeti osnivanje uredâ Komisije u područjima u kojima je potrebna posebna pažnja, kao što je na primjer potreba dosljednosti djelovanja na različitim lokacijama i određivanje najmanje potrebne veličine svakog ureda.

(4)

Vrstu izabranog ureda čine upravna tijela koja osiguravaju potporu aktivnostima drugih službi Komisije i/ili drugih institucija Zajednice.

(5)

Analiza provedena posebno u području vođenja i isplate osobnih potraživanja utvrđuje prednosti povjeravanja izvršenja odluka koje uključuju upravnu podršku jedinstvenoj strukturi. Ta struktura je posebno pogodna za učinkovito i ekonomično iskorištavanje resursa, u isto vrijeme poboljšavajući uočljivost pruženih usluga, stavljajući naglasak na djelotvorne operativne dužnosti i udovoljavanje zahtjevima i potrebama korisnika.

(6)

Ovakva vrsta ureda predstavlja odgovarajuće sredstvo za željeni pomak na međuinstitucionalnoj razini u ovom području, za kojeg su svoj interes već iskazale neke druge institucije Zajednice.

(7)

Važno je da Ured kao upravni ured Komisije ostane pri jednoj od glavnih uprava, u skladu sa smjernicama koje je usvojila Komisija 28. svibnja 2002. (5). U skladu s tim povezuje se s Glavnom upravom za osoblje i upravu.

(8)

Potrebno je odrediti zadaće i djelovanje Ureda.

(9)

Trebalo bi poboljšati dosljednost vođenja i isplate osobnih potraživanja za osoblje Komisije, iako treba zadržati lokalne službe u Bruxellesu, Luxembourgu i Ispri.

(10)

U skladu sa smjernicama Komisije trebalo bi uspostaviti Upravljački odbor, čija bi glavna zadaća, pod rukovodstvom Kolegija Komisije, bilo nadgledanje aktivnosti Ureda, određivanje i pravilna provedba njegove nadležnosti. Zbog toga je nužno u skladu sa smjernicama odrediti točan sastav Upravljačkog odbora, njegove zadaće i unutarnju organizaciju.

(11)

Potrebno je utvrditi pravila imenovanja osoblja Ureda i osigurati da su pravila i postupci koji se odnose na Ured jednaka onima Komisije.

(12)

Komisija bi trebala za Ured odrediti ovlasti koje se prema Pravilniku o osoblju dodjeljuju tijelu za imenovanja i prema uvjetima zaposlenja ostalih službenika tijelu ovlaštenom za sklapanje ugovora.

(13)

Trebalo bi utvrditi načela kojima se uređuje odgovornost ravnatelja Ureda u vezi s osobljem i aktivnostima Ureda.

(14)

Ravnatelj bi Ureda trebao Upravnom odboru predstaviti svoje ciljeve, kao i redovita izvješća i godišnje izvješće o upravljanju.

(15)

U vezi s financijskim zahtjevima na Ured se primjenjuje glava V. drugog dijela Financijske uredbe, u skladu s općim načelom da osoba odgovorna za pregovaranje o zahtjevima za dodjelom financijskih sredstava s Glavnom upravom za proračun trebao bi biti dužnosnik za ovjeravanje na temelju delegiranja, te bi trebao osigurati uporabu odgovarajućih računovodstvenih pravila i metoda od strane Ureda.

(16)

Glavna uprava s kojom je Ured povezan trebala bi pomagati Upravljačkom odboru, odgovorna je za održavanje redovitih kontakata sa svim uredima i osigurava dosljednost rada različitih ureda. Ova zadaća je iznimno važna za osiguravanje neometanosti prijelazne faze.

(17)

Odluka Komisije od 18. rujna 2002. predstavlja izmjene prednacrta proračuna za 2003. i tvori proračunski okvir za osnivanje Ureda,

ODLUČILA JE:

POGLAVLJE I.

OSNIVANJE, NAMJENA, ZADAĆE I LOKACIJA

Članak 1.

Osnivanje

Osniva se Ured za vođenje i isplatu osobnih potraživanja, dalje u tekstu „Ured”.

Glavna uprava, s kojom je Ured povezan je Glavna uprava za osoblje i upravu.

Ured će djelovati od 1. siječnja 2003.

Članak 2.

Namjena

1.   Ured određuje, izračunava i isplaćuje potraživanja i naknade osoblju zaposlenom u institucijama Zajednice i vanjskim suradnicima, kao što je propisano u članku 3. i na temelju Pravilnika o osoblju i njegovih priloga te općih provedbenih odredbi.

2.   Ured ispunjava svoju namjenu u skladu s važećim upravnim propisima u Komisiji.

3.   Djelujući na inicijativu Glavne uprave za osoblje i upravu ili na prijedlog Ureda, u suglasnosti s Glavnom upravom, Komisija usvaja nove propise ili prema potrebi nužne izmjene.

Upravni odbor Ureda određuje pojedinosti tog postupka zajedno s Glavnom upravom za osoblje i upravu.

4.   Ured može djelovati na zahtjev i u ime drugog tijela ili agencije osnovanih u skladu s Ugovorima ili na temelju Ugovora i uz pristanak Upravnog odbora.

Članak 3.

Zadaće

1.   Ured određuje, izračunava i isplaćuje sljedeća potraživanja:

(a)

plaće i naknade;

(b)

troškove službenih putovanja;

(c)

naknade stručnjacima;

(d)

zdravstveno osiguranje i osiguranje od nezgoda;

(e)

mirovine;

(f)

naknade za nezaposlenost;

(g)

druga financijska potraživanja poput zajmova za gradnju.

2.   Ured može uz naknadu obavljati dodatne usluge, u skladu s postupkom utvrđenim u članku 7. stavku 8.

Članak 4.

Lokacija

Sjedište Ureda je u Bruxellesu.

Dva odjela Ureda osnivaju se u Luxembourgu i u Ispri.

POGLAVLJE II.

UPRAVLJAČKI ODBOR

Članak 5.

Nadležnost

Upravni odbor djeluje na temelju delegiranja Komisije, kojoj je odgovoran u granicama svojih nadležnosti, i pod vodstvom člana Komisije zaduženog za osoblje i upravu.

Članak 6.

Sastav

1.   Upravljački odbor čine:

(a)

glavni tajnik Komisije;

(b)

glavni direktor Glavne uprave za osoblje i upravu;

(c)

glavni direktor Glavne uprave za proračun;

(d)

glavni direktor Glavne uprave za prevođenje;

(e)

glavni direktor Glavne uprave Zajedničkog istraživačkog centra;

(f)

dva predstavnika osoblja;

(g)

predstavnik drugih institucija Zajednice.

2.   Predsjednik Upravljačkog odbora je glavni direktor Glavne uprave za osoblje i upravu.

3.   Glavni tajnik i svaki glavni direktor mogu odrediti svoje zamjenike, pod uvjetom da on/ona pripada razredu A 1 u istoj službi.

4.   Dva predstavnika osoblja imenuje Odbor osoblja. Oni ne sudjeluju u odlukama o upravljanju, organizaciji ili djelovanju Ureda. Ova odredba ne dovodi u pitanje postojeće postupke za socijalni dijalog.

5.   Predstavnika drugih institucija Zajednice imenuje skupina voditelja administracije. Ovaj predstavnik može glasovati samo o međuinstitucionalnim pitanjima.

6.   Upravljački odbor može u obavljanju svojih dužnosti zatražiti pomoć stručnjaka.

Članak 7.

Dužnosti

1.   Upravljački odbor na prijedlog ravnatelja Ureda, dalje u tekstu „ravnatelj”, u skladu s postojećim postupcima u Komisiji odobrava organizacijsku strukturu Ureda.

2.   Upravljački odbor na prijedlog ravnatelja odobrava pravila koja uređuju djelovanje i organizaciju Ureda i može prema potrebi predlagati izmjene tih pravila, posebno kako bi se osigurala operativna dosljednost između upravnih ureda Glavne upravi za osoblje i upravu.

3.   Upravljački odbor na prijedlog ravnatelja Ureda utvrđuje smjernice za aktivnosti Ureda.

4.   Upravljački odbor do 31. siječnja svake godine usvaja ravnateljev program rada. Program rada sadrži financijski okvir, sadržaj redovitih izvješća i očekivane rezultate (na temelju operativnih ciljeva i pokazatelja uspješnosti). Upravljački odbor može prilagoditi pojedinosti programa rada.

5.   Upravljački odbor odobrava procjenu prihoda i rashoda Ureda i sve potrebne prilagodbe plana radnih mjesta.

6.   U prvom tromjesečju svake godine Upravljački odbor na temelju izvješća koja je podnio ravnatelj u skladu s člankom 13. sastavlja i prosljeđuje Kolegiju Komisije mišljenje o svim aktivnostima i upravljanju Ureda.

7.   U odnosu na postupke imenovanja viših i srednjih rukovoditelja Upravljački odbor odlučuje u skladu s člankom 14.

8.   Upravljački odbor odobrava one vrste dodatnih plaćenih usluga koje Ured može obavljati na temelju članka 2., stavka 4. i članka 3. i uvjete u skladu s kojima ih može obavljati. Upravljački odbor na prijedlog ravnatelja određuje vrste i naknade za usluge koje Ured obavlja za institucije te raspodjelu tako dobivenih prihoda u proračunu Ureda.

9.   Upravljački odbor odlučuje o svim temeljnim pitanjima koja utječu na djelovanje Ureda, a koje nisu posebno predviđene ovom Odlukom.

Članak 8.

Unutarnja organizacija

Upravljački odbor donosi svoj poslovnik. Taj poslovnik uređuje sljedeća područja:

(a)

sastanke: učestalost i postupak sazivanja i organiziranja sastanaka;

(b)

tajništvo: ulogu i organizacijsku poveznicu;

(c)

pravila o prosljeđivanju dokumenata.

Članak 9.

Glasovanje

Pri odlučivanju svaki član Upravljačkog odbora s pravom glasa ima jedan glas. U slučaju da su glasovi podijeljeni odlučuje glas predsjednika.

Sve odluke se usvajaju većinom glasova.

POGLAVLJE III.

RAVNATELJ

Članak 10.

Imenovanje

1.   Uredom upravlja ravnatelj (platni razred A 1 ili A 2), kojeg imenuje Komisija nakon pozitivnog mišljenja Savjetodavnog odbora za imenovanja na temelju članka 14. stavka 1.

2.   Ravnatelj se imenuje na razdoblje od tri godine koje se može produljiti najduže za dvije godine.

3.   Nakon mišljenja Upravljačkog odbora, Kolegij Komisije može odlučiti o razrješenju dužnosti ravnatelja i imenovanju ravnatelja ad interim.

Članak 11.

Ovlasti

Ravnatelj je tijelo za imenovanje osoblja Ureda i tijelo ovlašteno za sklapanje ugovora u ime Ureda, u skladu s pravilima koja su na snazi pri Komisiji, u okvirima ovlaštenja koja mu/joj dodijeli Komisija.

Članak 12.

Dužnosti

1.   Ravnatelj do 31. prosinca svake godine predstavlja Upravnom odboru program rada za sljedeću godinu čiji sadržaj Odbor mora potvrditi.

2.   Ravnatelj je odgovoran za neometano djelovanje Ureda. U području nadležnosti koje odredi Kolegij Komisije djeluje pod vodstvom Kolegija. Ravnatelj također osigurava dosljedno djelovanje ostalih centara Ureda i posebno brine da osoblje koje radi u Uredu uživa jednak tretman u svakom pogledu, bez obzira na njihovo radno mjesto. Ravnatelj obavješćuje Upravni odbor o izvršenju svojih dužnosti i iznosi prijedloge za neometano djelovanje Ureda.

3.   Ravnatelj iznosi svoje prijedloge Upravnom odboru u skladu s člankom 7. stavcima 1., 2., 3. i 8.

4.   Ravnatelj obavješćuje Upravni odbor o imenovanjima u skladu s člankom 14. stavkom 3.

Članak 13.

Izvješćivanje

Ravnatelj Upravnom odboru podnosi:

1.

redovito izvješće o radu čiji sadržaj i učestalost određuje Upravni odbor;

2.

u prvom tromjesečju svake godine izvješće o radu za proteklu godinu čiji sadržaj određuje Upravni odbor.

POGLAVLJE IV.

OSOBLJE UREDA

Članak 14.

Visoko i srednje rukovodstvo Ureda

1.   Komisija na prijedlog Upravljačkog odbora priprema obavijest o slobodnom radnom mjestu ravnatelja Ureda. Upravljački odbor priprema za Komisiju mišljenje o prijavljenim kandidatima koje je odabrao Savjetodavni odbor za imenovanja (ACA).

2.   Prije nego što Komisija donese konačnu odluku, Upravljački odbor daje mišljenje o kandidatima koje je odabrao Savjetodavni odbor za imenovanja u skladu s postupcima koji se primjenjuju na visoko (razred A 2) i srednje (razred A 3) rukovodstvo.

3.   Ravnatelj obavješćuje Upravljački odbor o imenovanju ostalog srednjeg rukovodstva (razredi A 4 i A 5) u skladu s pravilima i postupcima koji su na snazi pri Komisiji.

Članak 15.

Postupci

1.   Svi administrativni postupci i prakse u vezi s upravljanjem osobljem provode se pod istim uvjetima koji vrijede za dužnosnike i ostale službenike Komisije.

2.   U skladu s člankom 4. Pravilnika o osoblju, o slobodnim radnim mjestima u Uredu izvještava se osoblje institucija kada tijelo za imenovanja ocijeni da se ta mjesta moraju popuniti.

3.   U skladu s člankom 90. Pravilnika o osoblju, zahtjevi i pritužbe u vezi s izvršavanjem ovlasti ravnatelja koje su mu dane prema članku 11. ove Odluke podnose se Glavnoj upravi za osoblje i upravu. Sve pritužbe u ovom području odnose se na Komisiju.

POGLAVLJE V.

FINANCIJSKE ODREDBE

Članak 16.

Financijska pitanja

1.   Primjenjuje se glava V. drugog dijela Financijske uredbe.

2.   Komisija na prijedlog Upravnog odbora u vezi odobrenih proračunskih sredstava za zadaće i poslovanje Ureda ravnatelju delegira ovlasti dužnosnika za ovjeravanje, te postavlja granice i uvjete koji se odnose na delegiranje ovlasti.

POGLAVLJE VI.

KOORDINACIJA I PREISPITIVANJE

Članak 17.

Koordinacija

1.   Odjel za koordinaciju uspostavljen u okviru Glavne uprave za osoblje i upravu ima sljedeće zadaće:

(a)

pomoć Upravljačkom odboru u pripremi i praćenju sastanaka te pomoć predsjedniku odbora u redovitom praćenju odnosa s ravnateljem;

(b)

pomoć ravnatelju u obavljanju njegovih ili njezinih dužnosti, uvažavajući nadležnost i ovlasti, posebno u odnosu s Glavnom upravom za osoblje i upravu;

(c)

osiguravanje dosljednog djelovanja Ureda u odnosu na druge upravne urede Glavne uprave za osoblje i upravu i ostale službe Komisije, posebno u vezi s organizacijom osoblja i kadrovskom politikom;

(d)

osiguravanje dosljedne i istovjetne primjene pravila i prakse u Uredu u području kadrovske politike na snazi pri Komisiji.

2.   Kao dio svojih dužnosti odjel za koordinaciju ima zadaću podnijeti izvješće Upravljačkom odboru na zahtjev istog.

Članak 18.

Preispitivanje

Predsjednik Upravljačkog odbora najkasnije šest mjeseci nakon isteka treće godine od početka djelovanja Ureda podnosi Kolegiju Komisije, pod vodstvom osobe koja je odgovorna za osoblje i upravu, detaljnu analizu djelovanja Ureda tijekom tog razdoblja. Ova analiza prema potrebi može sadržavati prijedloge izmjena ove Odluke.

Sastavljeno u Bruxellesu 6. studenoga 2002.

Za Komisiju

Neil KINNOCK

Potpredsjednik

(1)  SL L 308, 8.12.2000., str. 26.

(2)  SL L 248, 16.9.2002., str. 1.

(3)  SEC(1999.) 2051, str. 7.

(4)  COM(2000.) 200, završna verzija.

(5)  SEC(2002.) 618, završna verzija.