PRAVILNIK ODBORA EUROPSKOG RAZVOJNOG FONDA

Članak 1.

Sastav

Odbor Europskoga razvojnog fonda, dalje u tekstu: „Odbor”, sastoji se od država članica, dalje u tekstu „delegacija”, a njime predsjedava predstavnik Komisije.

Predstavnik Europske investicijske banke sudjeluje u radu Odbora.

Predstavnik Glavnog tajništva Vijeća prisustvuje sastancima kao promatrač.

Članak 2.

Upućivanja Odboru

1.   Upućivanja Odboru se provode u slučajevima i prema postupcima utvrđenima u Unutarnjem sporazumu između predstavnika vlada država članica, koji su se sastali unutar Vijeća, o financiranju i upravljanju pomoći Zajednice temeljem Financijskog protokola Sporazuma o partnerstvu između članica Skupine afričkih, karipskih i pacifičkih država i Europske zajednice i njezinih država članica, potpisan u Cotonou (Benin) 23. lipnja 2000. te o raspodjeli financijske pomoći prekomorskim zemljama i područjima na kojima se primjenjuje dio četvrti Ugovora o EZ-u (1), potpisan u Bruxellesu 18. rujna 2000. (dalje u tekstu „Unutarnji sporazum”) i, kada je to potrebno, u Odluci Vijeća 2001/822/EZ od 27. studenoga 2001. o pridruživanju prekomorskih zemalja i područja s Europskom zajednicom („Odluka o prekomorskom pridruživanju”) (2). U vezi s odgovornosti koje su mu dodijeljene ovom Odlukom, Odbor se naziva „Odbor EDF-a i OCT-a (Odbor Europskog razvojnog fonda i prekomorskih zemalja i područja)”.

2.   Uz slučajeve upućivanja predviđenih u stavku 1.:

(a)	na svakom sastanku Komisija dostavlja Odboru popis donesenih odluka u prethodnom razdoblju na temelju članka 24. stavka 2. točke (b), članka 24. stavka 3., članka 24. stavka 4. i članka 25. stavka 3. prve alineje Unutarnjeg sporazuma;

(b)	Odbor se obavješćuje što je prije moguće o kašnjenjima i poteškoćama provedbe projekata ili programa djelovanja koji bi mogli uzrokovati značajne dodatne obveze ili temeljne promjene koje bi mogle imati za posljedicu obavezno upućivanje u okviru odredbi Unutarnjega sporazuma.

Članak 3.

Sazivanje sastanka

1.   Sastanak Odbora saziva njegov predsjedatelj na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice.

2.   Zajednički sastanci Odbora s drugim odborima mogu se sazvati kako bi se raspravila pitanja od zajedničkog interesa koje dolaze iz njihovog odgovarajućeg područja odgovornosti.

Članak 4.

Dnevni red

1.   Predsjedatelj sastavlja prijedlog dnevnog reda i dostavlja ih Odboru.

2.   Dnevni red razlikuje:

—	predložene mjere o kojim Odbor treba donijeti mišljenje pod uvjetima iz Unutarnjega sporazuma,

—	druga pitanja koja su upućena Odboru u okviru Unutarnjega sporazuma.

3.   Bilo koja delegacija može zatražiti stavljanje točke na dnevni red sastanaka Odbora. Relevantne informacije o ovim točkama mogu se dati usmeno.

4.   Dnevni red uključuje odobrenje zapisnika s prethodnog sastanka.

Članak 5.

Dokumentacija koju je potrebno poslati članovima Odbora

1.   Predsjedatelj šalje poziv na sastanak, prijedlog dnevnog reda i predložene mjere o kojima Odbor treba donijeti mišljenje i druge radne dokumente članovima Odbora, putem tajništva, na službenim jezicima Zajednice, i to u pravilu najkasnije 15 radnih dana prije dana održavanja sastanka.

2.   U žurnim slučajevima, i kada se usvojene mjere trebaju odmah primijeniti, Predsjedatelj može, na zahtjev članova Odbora ili na vlastitu inicijativu, skratiti razdoblje utvrđeno u stavku 1. na šest radnih rada prije dana održavanja sastanka.

3.   Iznimno, u valjano obrazloženim slučajevima krajnje hitnosti (npr. ozbiljne ekonomske, socijalne ili političke prilike, prirodne katastrofe koje su zadesile državu primateljicu ili druge okolnosti koje zahtijevaju vrlo brzu reakciju), predsjedatelj može odstupiti od razdoblja utvrđenih u stavcima 1. i 2.

4.   U slučaju prijedloga koji se dostavljaju Odboru usmenim postupkom u okviru Unutarnjega sporazuma, delegacije bi trebale pisanim putem obavijestiti tajništvo Odbora najmanje tri radna dana prije dana sastanka o:

—	onim točkama kojima već mogu dati načelnu suglasnost i predlažu njihovo uključenje pod točku A (sa ili bez komentara ili zahtjeva za daljnje informacije) na dnevni red predviđen u članku 4. stavku 1., i

—	onim točkama za koje smatraju da je potrebna rasprava i predlažu njihovo uključenje pod točku B.

Delegacije također trebaju formulirati komentare i zahtjeve za daljnje informacije pisanim putem i u okviru istih vremenskih ograničenja.

Komisija daje daljnje informacije i odgovara na bilo koje komentare, kada je god to moguće, pisanim putem i prije sastanka Odbora.

Članak 6.

Mišljenje Odbora

1.   Odbor daje mišljenje u slučajevima i prema postupku koji je predviđen u Unutarnjem sporazumu. Potrebno je raspraviti o pitanju, o kojem Odbor treba donijeti mišljenje, pod uvjetima i prema postupku utvrđenima u članku 21., odnosno članku 27. Unutarnjeg sporazuma.

2.   Kada se koristi usmeni postupak, i kada se temeljne promjene ili novi ključni elementi dodaju prijedlogu mjera za vrijeme sastanka, predsjedatelj, na vlastitu inicijativu ili na zahtjev država članica, može odgoditi glasanje o određenoj točki dnevnog reda do kraja sastanka ili do idućeg sastanka.

3.   Ako u situaciji opisanoj u stavku 2., predsjedatelj ne odluči odgoditi glasovanje kada to zatraži delegacija, ta delegacija izražava rezervu koja trebala biti povučena u roku od najviše 3 radna dana počevši od dana nakon sastanka. Stajalište Odbora evidentira se kao konačno po isteku tog roka. Komisija izvješćuje države članice o usvojenom konačnom stajalištu država članica čije delegacije su izrazile rezervu u Odboru.

Članak 7.

Zastupanje i kvorum

1.   Svaka delegacija države članice smatra se jednom članicom Odbora. Svaka država članica odlučuje o sastavu svoje delegacije i o tome izvješćuje predsjedatelja.

S odobrenjem predsjedatelja, delegacije mogu biti popraćene nevladinim stručnjacima, na trošak te države članice.

2.   Delegacija države članice može, prema potrebi, predstavljati najviše još jednu državu članicu. Predstavljena delegacija o tome pisanim putem obavješćuje predsjedatelja Odbora.

3.   Potreban kvorum da bi mišljenje Odbora bilo valjano jest onaj koji omogućuje donošenje mišljenja većine u skladu s Unutarnjim sporazumom.

Članak 8.

Pristupanje treće strane

1.   Predsjedatelj može odlučiti saslušati stručnjake o pojedinim točkama, na zahtjev člana ili na vlastitu inicijativu.

2.   Ti stručnjaci i oni navedeni u članku 7. stavku 1. nisu nazočni i ne sudjeluju kada Odbor započne s glasovanjem.

Članak 9.

Pisani dio postupka

1.   Kada su predložene mjere podložne pisanom dijelu postupka, delegacije imaju 15 radnih dana od dana slanja njihovih prijedloga da usvoje stajalište. Za bilo kojeg člana Odbora koji nije izrazio svoje neslaganje ili namjeru da se suzdrži od glasovanja prije isteka roka utvrđenog pismom, smatra se da se prešutno složio s prijedlogom.

U hitnim slučajevima ili iznimnoj hitnosti, primjenjuju se rokovi utvrđeni u članku 5. stavcima 2. i 3. Slučaj iznimne hitnosti mora biti valjano obrazložen, a suglasnost delegacija ustanovljuje se jedino ako je bila izričito prijavljena.

2.   Ipak, ako član Odbora zahtjeva da se nacrt mjera mora uzeti u obzir tijekom sastanka Odbora, pisani postupak se time završava. Predložene mjere prenose se na sljedeći sastanak Odbora.

Članak 10.

Tajnička potpora

Komisija pruža tajničke usluge Odboru.

Članak 11.

Zapisnik i sažeto izvješće sa sastanaka

Zapisnik svakoga sastanka sastavlja se pod okriljem predsjedatelja i sadrži mišljenja izražena na predložene mjere i stajališta izrečena za vrijeme sastanka. Zapisnik se šalje članovima Odbora u roku od 15 radnih dana.

Članovi Odbora šalju predsjedatelju sve postojeće pisane primjedbe na zapisnik. Odbor se o tome izvješćuje; ako postoje bilo kakva neslaganja, o predloženim se izmjenama raspravlja unutar Odbora. Ako neslaganje potraje, predložena se izmjena prilaže zapisniku.

Članak 12.

Popis prisutnih

1.   Na svakom sastanku, predsjedatelj sastavlja popis prisutnih navodeći nadležna tijela kojima sudionici pripadaju.

2.   Članovi delegacija koji ne pripadaju ni jednom nadležnom tijelu ili organizaciji država članica moraju potpisati izjavu da njihovo sudjelovanje ne stvara nikakav sukob interesa.

U slučaju sukoba interesa i na zahtjev predsjedatelja, taj određeni član se mora povući za vrijeme relevantnih točaka dnevnog reda,.

Članak 13.

Korespondencija

1.   Korespondencija koja se odnosi na Odbor upućuje se Komisiji na pregled tajništvu Odbora.

2.   Korespondencija upućena članovima Odbora od strane tajništva se također šalje stalnim predstavnicima određene države članice.

3.   Osim u iznimnim okolnostima, korespondencija između članova Komisije i Odbora šalje se na obje adrese u elektroničkom obliku predviđenim u tu svrhu.

Članak 14.

Transparentnost

1.   Načela i uvjeti javnog pristupa dokumentima koji se primjenjuju na Komisiju, primjenjuju se i na Odbor Europskoga razvojnog fonda i prekomorskih zemalja i područja. Ako se takav zahtjev šalje državi članici, ona mora djelovati u skladu s člankom 5. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. u pogledu javnog pristupa dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (3).

2.   Postupci Odbora povjerljivi su za sve sudionike.

Članak 15.

Tekući troškovi

1.   Tekući troškovi Odbora, uključujući putne troškove za jednog sudionika svake države članice snosi Komisija.

Ako dodijeljena financijska sredstva to dopuštaju i u okviru njihovih ograničenja, Komisija snosi putne troškove za dva predstavnika delegacije koji za to podnesu zahtjev.

2.   Komisija je ovlaštena subvencionirati troškove smještaja i puta stručnjaka koji su pozvani u okviru članka 8. stavka 1.

3.   Komisija Odboru ustupa radne prostorije i materijale potrebne za njegov rad.