01/Sv. 9

Službeni list Europske unije

32000D0265

L 085/12

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

ODLUKA VIJEĆA

od 27. ožujka 2000.

o uvođenju financijske uredbe za proračunske aspekte upravljanja ugovorima od strane zamjenika glavnog tajnika Vijeća, sklopljenih u ime određenih država članica u vezi s postavljanjem i funkcioniranjem komunikacijske infrastrukture za schengensko okružje, „Sisnet”

(2000/265/EZ)

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

uzimajući u obzir članak 2. stavak 1. drugi podstavak, prvu rečenicu Protokola priloženog Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice, koja uključuje schengensku pravnu stečevinu u okvir Europske unije (dalje u tekstu: „Schengenski protokol”),

budući da:

(1)

Odlukom 1999/870/EZ (1) zamjenik glavnog tajnika Vijeća ovlašten je u okviru uključivanja schengenske pravne stečevine u Europsku uniju djelovati kao predstavnik određenih država članica za potrebe sklapanja ugovora koji se odnose na postavljanje i funkcioniranje komunikacijske infrastrukture za schengensko okružje (dalje u tekstu: Sisnet), i takvim ugovorima upravljati.

(2)	Financijske obveze koje proizlaze iz tih ugovora ne terete opći proračun Europske unije; stoga se odredbe Financijske uredbe od 21. prosinca 1977. koje se primjenjuju na opći proračun Europskih zajednica (2) ne primjenjuju.

(3)

Stoga je potrebno usvojiti posebna pravila kojima se određuju detaljni postupci donošenja i izvršenja proračuna potrebnog za pokriće troškova nastalih u tijeku sklapanja ugovora, obveza koje proizlaze iz tih ugovora nakon njihova sklapanja, osiguranje povrata doprinosa koje trebaju plaćati dotične države te troškova financijskog izvještavanja i revizije računa.

(4)	Također je potrebno utvrditi pravila koja će se primjenjivati na sklapanje tih ugovora.

(5)	Ova Odluka predstavlja razvoj schengenske pravne stečevine u smislu Schengenskog protokola,

ODLUČILO JE:

POGLAVLJE I.

Opća načela

Članak 1.

Za potrebe ove financijske uredbe, „proračun” je instrument kojim se utvrđuju predviđanja i za svaku financijsku godinu unaprijed odobravaju, prihodi i rashodi potrebni za ispunjenje obveza koje proizlaze iz ugovora navedenih u Odluci 1999/870/EZ.

Članak 2.

Ova financijska uredba utvrđuje detaljna pravila za sklapanje ugovora koji se odnose na Sisnet te za izradu i izvršenje proračuna potrebnog u odnosu na takve ugovore.

Članak 3.

1. Proračun je podijeljen na glave koje se odnose na pripremne korake koji vode do sklapanja dotičnih ugovora, uključujući sve troškove nastale tijekom pripreme poziva za podnošenje ponuda u vezi sa Sisnetom, proračun za postavljanje i operativni proračun Sisneta. Svaka se glava prema potrebi dalje dijeli na poglavlja i članke.

2. Odobrena sredstva pojedine glave se ne mogu dodijeliti rashodima u drugim glavama.

Članak 4.

Proračunska odobrena sredstva koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti i troškovne učinkovitosti.

Članak 5.

Nijedan prihod ne smije biti prikupljen ili rashod izvršen ako se ne knjiži u korist ili na teret nekog članka u proračunu.

Ne dovodeći u pitanje članak 17., ne smije se preuzeti obveza rashoda ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava.

Članak 6.

1. Podložno članku 17., svi prihodi i rashodi unose se u cijelosti u proračun i u račune bez međusobnog usklađenja. Ukupni prihodi pokrivaju ukupne rashode.

2. Financijska godina traje od 1. siječnja do 31. prosinca.

3. Svi proračunski doprinosi od strane država iz članka 25. uplaćeni prije početka financijske godine na koju se odnose, knjiži se u korist proračuna za tu financijsku godinu.

4. Rashodi u financijskoj godini unose se u račune za tu godinu na temelju rashoda za koji je financijski kontrolor primio odobrenje najkasnije do 31. prosinca i za koje je računovodstveni službenik izvršio plaćanje prije sljedećeg 15. siječnja.

5. Odobrena sredstva mogu se koristiti isključivo za pokrivanje rashoda pravilno unesenih i plaćenih u financijskoj godini za koju su dodijeljena, osim ako je člankom 7. drukčije predviđeno, te za pokrivanje dugova koji se odnose na prethodnu financijsku godinu za koje odobrena sredstva nisu prenesena.

Članak 7.

1. Sljedeća pravila uređuju korištenje odobrenih sredstava:

(a)	odobrena sredstva za koja još uvijek nisu preuzete obveze na kraju financijske godine za koju su unesena u pravilu ukidaju se;

(b)	odobrena sredstva za plaćanja nepodmirena do 31. prosinca na temelju obveza propisno unesenih između 1. siječnja i 31. prosinca prenose se automatski samo u sljedeću financijsku godinu.

2. Neovisno o stavku 1. zamjenik glavnog tajnika Vijeća može prije 31. siječnja Radnoj skupini za Schengenski informacijski sustav, dalje u tekstu: „Radna skupina za SIS”, podnijeti valjano obrazložene zahtjeve za prijenos odobrenih sredstava u sljedeću financijsku godinu za koja obveze nisu preuzete do 31. prosinca, ako odobrena sredstva predviđena za pojedine naslove proračuna za sljedeću godinu ne pokrivaju potrebe.

Prijenos takvih sredstava može se predložiti samo zbog iznimnih razloga.

U izvršavanju ovlasti izvršenja proračuna zamjenik glavnog tajnika, ovisno o potrebama upravljanja, nastoji najprije koristiti sredstva odobrena za tekuću financijsku godinu a ne prenesena odobrena sredstva dok prethodno navedena sredstva nisu iskorištena.

Radna skupina za SIS donosi odluku o zahtjevima za prijenos najkasnije do 1. ožujka.

3. Odobrena sredstva prenesena iz jedne financijske godine u sljedeću ukidaju se ako nisu preuzeta ni na kraju financijske godine u koju su prenesena.

4. Popis odobrenih sredstava koja se trebaju automatski prenijeti u skladu sa stavkom 1. točkom (b) do 1. ožujka prosljeđuje se Radnoj skupini za SIS na znanje.

5. Korištenje prenesenih odobrenih sredstava se za potrebe izvršenja proračuna u računima iskazuje posebno za svaku proračunsku stavku za tekuću financijsku godinu.

POGLAVLJE II.

Izrada proračuna

Članak 8.

1. Proračun se sastavlja u eurima.

2. Zamjenik glavnog tajnika prosljeđuje prednacrt proračuna Radnoj skupini za SIS do 30. rujna te mu prilaže obrazloženje.

3. Radna skupina za SIS daje mišljenje o tom prednacrtu.

4. Zamjenik glavnog tajnika izrađuje nacrt proračuna i prosljeđuje ga do 31. listopada državama iz članka 25.

5. Države članice iz članka 25. na sastanku u okviru Vijeća, donose proračun do kraja godine.

6. Odluka o donošenju proračuna, o kojoj zamjenik glavnog tajnika uredno obavješćuje države iz članka 25., označava trenutak dospijeća doprinosa tih država.

Članak 9.

1. Ako proračun nije konačno donesen na početku financijske godine:

(a)	plaćanja se mogu izvršavati mjesečno do najviše jedne dvanaestine ukupnih sredstava odobrenih za svaku proračunsku glavu za prethodnu financijsku godinu; te

(b)	doprinosi država iz članka 25. mogu se naplatiti mjesečno do najviše jedne dvanaestine doprinosa uplaćenih prema zadnjem pravilno donesenom proračunu.

2. Odluku o korištenju dvanaestine prihoda i rashoda, najviše do ukupno tri dvanaestine iznosa unesenih u zadnji pravilno doneseni proračun, donosi zamjenik glavnog tajnika koji ju u pisanom obliku prosljeđuje državama navedenim u članku 25.

3. Odluke o odobrenu plaćanja i naplate doprinosi u iznosu iznad tri dvanaestine iznosa unesenih u zadnji pravilno doneseni proračun donose države članice navedene u članku 25. na sastanku u okviru Vijeća.

4. Mjere poduzete na temelju stavaka 1., 2. i 3. ukidaju se odmah nakon donošenja proračuna.

Članak 10.

1. Nacrti dopunskog proračuna ili izmjene proračuna podnose se, razmatraju i donose u istom obliku i koristeći isti postupak kao i proračun čije projekcije mijenja.

2. Izmjene proračuna podnose se godišnje, u mjesecu nakon zaključenja računa kako je utvrđeno u članku 46. stavku 1. s ciljem unosa salda izvršenja proračuna iz prethodne proračunske godine kao prihoda u slučaju pozitivnog salda ili rashoda u slučaju negativnog salda.

Članak 11.

Proračun može biti javno objavljen.

POGLAVLJE III.

Izvršenje proračuna i računovodstvo

Članak 12.

Proračun se izvršava u skladu s načelom da su dužnosnik za ovjeravanje i računovodstveni službenik različite osobe. Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje, računovodstvenog službenika i financijskog kontrolora nespojive su.

Članak 13.

1. Zadaće dužnosnika za ovjeravanje za prihode i rashode obavlja glavni direktor Glavnog tajništva Vijeća. Dužnosnik za ovjeravanje izvršava proračun u ime zamjenika glavnog tajnika, s time da u granicama odobrenih sredstava može delegirati svoje ovlasti na jednog od direktora.

2. Dužnosnik za ovjeravanje može odlučivati o prijenosu između članaka unutar svakog poglavlja. Uz pristanak Radne skupine za SIS može odlučiti o prijenosu između poglavlja unutar iste glave. Radna skupina za SIS svoju suglasnost daje pod istim uvjetima kao i pri davanju mišljenja o proračunu.

Članak 14.

Zadaće financijskog kontrolora obavlja financijski kontrolor Vijeća u skladu s pravilima koja se primjenjuju na njegove dužnosti.

Članak 15.

Primanje prihoda i isplatu rashoda obavlja računovodstveni službenik iz Opće uprave A pri Glavnom tajništvu Vijeća.

Članak 16.

1. Za naplatu bilo kojeg nepodmirenog iznosa u skladu s člankom 25. ili bilo kojeg duga nastalog prema predmetnim državama od strane treće strane u vezi sa sklapanjem, postavljanjem i funkcioniranjem Sisneta, potrebno je izdavanje naloga za povrat od strane dužnosnika za ovjeravanje. Nalozi za povrat prosljeđuju se računovodstvenom službeniku koji ih podnosi financijskom kontroloru radi dobivanja suglasnosti.

2. Svrha ove suglasnosti jest utvrditi da:

(a)	je prihod knjižen na pravilnu proračunsku stavku;

(b)	je nalog za povrat ispravan i u skladu s odgovarajućim odredbama;

(c)	je popratna dokumentacija valjana;

(d)	su dužnik ili nadležna tijela države dužnika točno opisani;

(e)	je naveden dan dospijeća;

(f)	su primijenjena načela dobrog financijskog upravljanja iz članka 4.;

(g)	su točni iznos i valuta duga čiji povrat treba osigurati.

3. Računovodstveni službenik preuzima odgovornost za ispravno sastavljanje naloga za povrat.

Članak 17.

Neovisno o člancima 5. i 6.:

od računa, faktura i izvoda, koji se zatim prosljeđuju za plaćanje neto iznosa, mogu se oduzimati:

(a)	kazne predviđene za ugovornu stranu na temelju prihvaćene ponude;

(b)	prilagodba pogrešno plaćenih iznosa, što se može ostvariti oduzimanjem unaprijed pri izvršavanju druge provjere istog tipa pod istom glavom, poglavljem, člankom i financijskom godinom za koju je izvršeno prekomjerno plaćanje.

Popusti, povrati i rabati na fakture i račune se ne unose kao zaseban prihod;

sljedeći se iznosi mogu ponovno koristiti podnaslovom pod koji je knjižen prvotni rashod:

—	prihod koji proizlazi iz povrata pogrešno plaćenih iznosa na teret doprinosa unesenih u proračun.

Iznosi se moraju ponovno iskoristiti prije kraja sljedeće financijske godine od godine naplate prihoda.

Članak 18.

1. Sve mjere koje moguće uključuju rashode na teret proračuna najprije moraju biti predmet prijedloga za preuzimanja obveza rashoda upućenog računovodstvenom službeniku od strane dužnosnika za ovjeravanje, u kojem su vidljive svrha, iznos koji je u pitanju, proračunska stavka na račun koje se tereti rashod te vjerovnik. Prijedlog podnosi računovodstveni službenik financijskom kontroloru radi dobivanja suglasnosti.

2. Svrha ove suglasnosti jest utvrditi da:

(a)	je prijedlog za preuzimanja obveza podnesen u skladu sa stavkom 1.;

(b)	se rashod tereti na ispravnu proračunsku stavku;

(c)	postoje raspoloživa sredstva u proračunu;

(d)	su primijenjena načela dobrog financijskog upravljanja iz članka 4.;

(e)	je rashod ispravan i da je u skladu s relevantnim odredbama.

Članak 19.

1. Svrha provjere rashoda od strane dužnosnika za ovjeravanje je:

(a)	provjeriti vjerovnikovo potraživanje;

(b)	odrediti ili provjeriti postojanje iznosa dospjele svote;

(c)	provjeriti uvjete dospijeća plaćanja;

(d)	provjeriti jesu li dobra dostavljena ili usluge pružene prema narudžbi.

2. Dužnosnik za ovjeravanje može provjeru obaviti na vlastitu odgovornost.

Članak 20.

1. Dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za plaćanje („odobrenja”) ovlašćuje računovodstvenog službenika da isplati potvrđenu stavku rashoda.

2. U odobrenju se navodi:

(a)	financijska godina koju tereti isplata;

(b)	proračunska glava, poglavlje i članak;

(c)	iznos za plaćanje, naveden brojem i slovima, te valuta plaćanja;

(d)	ime i adresa vjerovnika;

(e)	svrha rashoda;

(f)	način plaćanja;

(g)	brojevi i dani relevantnih odobrenja za preuzimanje obveza.

3. Dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum te potpisuje nalog za plaćanje.

4. Računovodstveni službenik nalog za plaćanje zajedno s izvornom popratnom dokumentacijom podnosi financijskom kontroloru radi ishođenja suglasnosti.

5. Svrha je ove suglasnosti utvrditi da:

(a)	je nalog za plaćanje ispravno izdan;

(b)	se nalog za plaćanje slaže s preuzimanjem obveze po rashodima i da je njegov iznos ispravan, uzimajući u obzir načela dobrog financijskog upravljanja iz članka 4.;

(c)	se rashod tereti na račun ispravne stavke u proračunu;

(d)	su sredstva u predmetnoj glavi ili članku proračuna raspoloživi;

(e)	je popratna dokumentacija valjana; te

(f)	je vjerovnik pravilno imenovan i opisan.

6. Svi rashodi moraju unaprijed biti pokriveni doprinosima koje uplaćuju države iz članka 25., ili, u slučaju nepostojanja doprinosa, bankovnim zajmom. Troškovi zajma za pretfinanciranje se u slučaju neplaćanja doprinosa dijele među državama koje nisu izvršile obvezu uplate doprinosa, razmjerno njihovim neplaćenim doprinosima i uzimajući u obzir trajanje kašnjenja u pogledu obveze uplate doprinosa.

Članak 21.

Plaćanja se izvršavaju putem bankovnog računa otvorenog u skladu s člankom 17. Odluke Vijeća 1999/323/EZ (3) na ime glavnog tajnika Vijeća. Bankovni nalozi za prijenos izvršeni u skladu s ovom financijskom uredbom zahtijevaju zajednički potpis dvaju službenika koje je imenovao zamjenik glavnog tajnika i od kojih je jedan računovodstveni službenik.

Članak 22.

Ako financijski kontrolor odbije dati suglasnost predviđenu člancima 16., 18. ili 20., a dužnosnik za ovjeravanje ustraje na svom prijedlogu, predmet se upućuje zamjeniku glavnog tajnika. Osim u slučajevima kada postoji sumnja u raspoloživost sredstava, zamjenik glavnog tajnika može valjano obrazloženom odlukom odbaciti uskraćivanje suglasnosti i potvrditi nalog za povrat, preuzimanje obveze po rashodima ili nalog za plaćanje. Zamjenik glavnog tajnika obavješćuje Revizorski sud o takvoj odluci u roku od mjesec dana. Odluka je izvršiva od dana odbijanja suglasnosti.

Članak 23.

U slučaju nepoštovanja odredbi ove financijske uredbe, dužnosnik za ovjeravanje, financijski kontrolor te računovodstveni službenik podliježu stegovnom postupku kako je utvrđeno u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica.

Članak 24.

Računovodstvo se vodi po metodi dvostrukog unosa na bazi kalendarske godine. Prikazuje sve prihode i rashode za financijsku godinu.

POGLAVLJE IV.

Doprinosi država

Članak 25.

1. Proračunski prihodi sastoje se od financijskih doprinosa sljedećih država članica: Belgije, Danske, Njemačke, Grčke, Španjolske, Francuske, Italije, Luksemburga, Nizozemske, Austrije, Portugala, Finske i Švedske, kao i Islanda i Norveške.

2. Financijski doprinosi navedenih država određuju se u proračunu i izražavaju u eurima.

Članak 26.

Države iz članka 25. svoje financijske doprinose dostavljaju zamjeniku glavnog tajnika u skladu sa sljedećom formulom.

Tablica doprinosa koje trebaju uplatiti države članice iz članka 25. s jedne strane te Island i Norveška s druge strane, obračunava se godišnje na temelju udjela svake dotične države članice te Islanda i Norveške u ukupnom bruto domaćem proizvodu (BDP-u) za prethodnu godinu svih država iz članka 25. Tablica doprinosa dotičnih država članica obračunava se godišnje, uzimajući u obzir doprinose Islanda i Norveške na temelju omjera sredstava PDV-a uplaćenih od strane svake od tih država članica u ukupna sredstva PDV-a Europskih zajednica, kako je utvrđeno u posljednjoj izmjeni proračuna Unije tijekom prethodne financijske godine.

Članak 27.

1. Zamjenik glavnog tajnika prosljeđuje zahtjeve za doprinose svakoj pojedinoj državi navedenoj u članku 25. u pisanom obliku putem nacionalnih uprava o čijim je podacima obaviješten.

2. Navedeni pisani zahtjev sadrži sljedeće informacije:

(a)	odluku o donošenju proračuna ili, u slučaju pozivanja na članak 9., odluku kojom su zatraženi doprinosi po privremenim dvanaestinama;

(b)	iznos koji svaka država članica treba uplatiti, izračunan u eurima u skladu s tablicom iz članka 26.;

(c)	pojedinosti potrebne za plaćanje doprinosa.

3. Doprinosi se uplaćuju na bankovni račun naveden u članku 21.

4. Doprinosi se plaćaju u eurima.

Članak 28.

1. Države iz članka 25. uplaćuju 25 % svojih doprinosa najkasnije do 15. veljače, 1. travnja, 1. srpnja i 1. listopada.

2. Ako neka država ne ispuni svoje financijske obveze, na odgovarajući način se primjenjuju postojeća pravila Zajednice o kamatama koje se naplaćuju u slučaju zakašnjele uplate doprinosa u proračun Unije, ne dovodeći u pitanje ostale troškove koje takva država mora snositi u skladu s odredbama članka 20. stavka 6.

POGLAVLJE V.

Sklapanje ugovora

Članak 29.

1. Ugovori o kupnji ili najmu dobara ili pružanju usluga moraju biti u pisanom obliku.

2. Svi takvi ugovori čija je procijenjena vrijednost jednaka ili prelazi granične vrijednosti utvrđene u Direktivi Vijeća 93/36/EEZ od 14. lipnja 1993. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi robe (4) ili iz Direktive Vijeća 92/50/EEZ od 18. lipnja 1992. o usklađivanju postupaka sklapanja ugovora o javnim uslugama (5), sklapaju se nakon objavljivanja poziva za podnošenje ponuda u skladu s odredbama tih direktiva, uključujući sve druge izmjene koje mogu biti usvojene u vezi s navedenim direktivama (dalje u tekstu: „direktive Vijeća o postupcima javne nabave”).

3. Ugovori za koje procijenjena vrijednost predmetnog ugovora ne prelazi granične vrijednosti utvrđene direktivama Vijeća o postupcima javne nabave mogu se sklapati bez posrednika. U takvim slučajevima države članice navedene u članku 25. su ipak obvezne, što je više moguće i svim odgovarajućim sredstvima omogućiti nadmetanje među dobavljačima za koje je vjerojatno da su u mogućnosti isporučiti tražena dobra i usluge.

4. Pozive za podnošenje ponuda u pravilu, u ime država članica navedenih u članku 25. objavljuje Glavno tajništvo Vijeća u svim državama članicama.

5. Postupci nadmetanja te uvjeti sposobnosti i kriteriji odabira se utvrđuju i uređuju odredbama direktiva Vijeća o postupcima javne nabave, te odredbama ove financijske uredbe.

6. Svaki poziv za podnošenje ponuda priprema Glavno tajništvo Vijeća u ime država članica navedenih u članku 25., te se u pozivu:

(a)	navode postupci podnošenja ponuda te određuje kako se trebaju sastaviti, posebno uključujući zahtjeve u vezi s uporabom standardnog obrasca;

(b)	prema potrebi upućuje na opće uvjete koji se primjenjuju na predmetne ugovore (nabava ili pružanje usluga) te upućuje na druge dokumente koji sadrže uvjete posebno primjenjive na konkretni ugovor;

(c)	uključuje klauzulu koja navodi da podnošenje ponude podrazumijeva prihvaćanje odgovarajućih uvjeta;

(d)	navodi uvjete pod kojima se prema potrebi može provesti inspekcija, dok u slučaju izravne inspekcije uvjeti moraju biti detaljno određeni;

(e)	navodi razdoblje tijekom kojeg će ponuda biti valjana i tijekom kojeg se ni u kojem pogledu ne smije mijenjati;

(f)	navodi kazne za nepostupanje u skladu s odredbama ugovora;

(g)	navodi pojedinosti koje moraju sadržavati fakture (ili odgovarajuća popratna dokumentacija);

(h)

zabranjuje bilo kakav kontakt između zamjenika glavnog tajnika i njegovog osoblja, predstavnika vlada država članica navedenih u članku 25., predstavnika vlada Islanda i Norveške sa ponuditelja u pitanjima u vezi tog poziva za podnošenje ponuda, osim iznimno pod sljedećim uvjetima:

prije zaključnog dana za podnošenje ponuda:

i.	na zahtjev ponuditelja: svim ponuditeljima se mogu dostaviti dodatne informacije isključivo u svrhu pojašnjenja prirode poziva za podnošenje ponude;

ii.

na zahtjev zamjenika glavnog tajnika:

ako države članice navedene u članku 25. ili Island i Norveška ili Glavno tajništvo Vijeća u tekstu poziva za podnošenje ponuda primijete pogrešku, nepreciznost, izostavljanje ili bilo koji drugi oblik administrativne pogreške, Glavno tajništvo može, na način istovjetan onom u vezi s izvornim pozivom za podnošenje ponuda, na odgovarajući način o tome obavijestiti dotične osobe;

iii.

nakon otvaranja ponuda i na zahtjev država članica navedenih u članku 25., Islanda ili Norveške ili Glavnog tajništva Vijeća, ako je potrebno neko pojašnjenje u vezi s ponudom ili ako se moraju ispraviti očite administrativne pogreške sadržane u ponudi, Glavno tajništvo može se obratiti ponuditelju.

Članak 30.

U slučajevima kada je kontakt ostvaren prema uvjetima predviđenim člankom 29. stavkom 6. točkom (h), sastavlja se „zabilješka za spis” i takav se kontakt navodi u izvješću koje se kasnije podnosi savjetodavnom odboru navedenom u članku 36.

Članak 31.

Nije dopuštena diskriminacija među državljanima država članica te državljanima Islanda i Norveške na temelju državljanstva u pogledu ugovora koje sklapa zamjenik glavnog tajnika u ime država članica navedenih u članku 25.

Članak 32.

Ako postoje opći uvjeti primjenjivi na predloženi ugovor, oni se prilažu uz poziv za podnošenje ponuda. Također se prilažu svi dokumenti koji sadrže uvjete posebno primjenjive na predmetni ugovor.

Članak 33.

Ponuditelji mogu podnijeti ponudu:

(a)	poštom: u kojem slučaju u pozivu za podnošenje ponuda mora biti navedeno da je relevantan datum slanja ponude što se dokazuje poštanskom oznakom. Ponude podnesene poštom moraju se slati preporučeno; ili

(b)

osobnom dostavom u Glavno tajništvo Vijeća izravno ili putem posrednika ponuditelja, uključujući i privatne kurirske službe:

u kojem slučaju u pozivu za podnošenje ponuda mora biti naveden datum do kojeg ponude moraju biti podnesene te mora biti naveden odjel unutar Glavnog tajništva Vijeća u koji ponude moraju biti dostavljene uz potvrdu primitka koja se potpisuje i na kojoj se naznačuje datum.

Datum u oba slučaja mora biti isti.

Kako bi se sačuvala tajnost i kako bi se izbjegle moguće poteškoće, poziv za podnošenje ponuda mora sadržavati sljedeću odredbu:

„Ponude se moraju predati u zapečaćenoj omotnici koja se nalazi u drugoj zapečaćenoj omotnici. Na unutarnjoj omotnici se, uz ime odjela kojem se ponuda dostavlja u skladu s pozivom za podnošenje ponuda, navode riječi,Poziv za podnošenje ponuda - ne otvarati u pisarnici’. Ako se koriste samoljepive omotnice, moraju se zatvoriti samoljepivom trakom preko koje se pošiljatelj mora potpisati.”

Članak 34.

Svaka ponuda mora biti otvorena.

Ponude zajedno otvaraju članovi odbora koje imenuje zamjenik glavnog tajnika. Odbor čini tri visoka dužnosnika iz različitih uprava Glavnog tajništva Vijeća. Financijski kontrolor mora biti obaviješten o otvaranju ponuda. Financijski kontrolor ili njegov predstavnik prisutni su kao promatrači.

Odbor sastavlja izvješće o otvaranju ponuda koje potpisuju svi njegovi članovi.

Svaku stranicu svake ponude parafira najmanje jedan član odbora. Odbor sastavlja pisanu bilješku o pristiglim ponudama, posebno navodeći sve dokumente koji su primljeni od svakog ponuditelja u vezi s ponudom.

Članak 35.

Države članice navedene u članku 25. zajedno s Islandom i Norveškom ocjenjuju sve ponude. Izvješće koje jednoglasno usvoje te države Savjetodavnom odboru navedenom u članku 36. predstavlja nadležni dužnosnik unutar Glavnog tajništva Vijeća kojeg određuje dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba koju također određuje dužnosnik za ovjeravanje.

Izvješće osobito sadrži:

(a)	izjavu o razlozima eliminacije neke od ponuda;

(b)	tehničku i financijsku ocjenu svake ponude, uključujući usporednu tablicu jediničnih cijena;

(c)	razloge izbora ponuditelja kojeg preporučuju.

Članak 36.

Ugovori koje trebaju sklopiti zamjenik glavnog tajnika u ime država članica navedenih u članku 25. te nadležni predstavnici Islanda i Norveške nakon objave poziva za podnošenje ponuda prvo se podnose na mišljenje Savjetodavnom odboru za javnu nabavu i ugovore.

Članak 37.

Savjetodavni odbor iz članka 36. sastoji se od po jednog predstavnika iz svake države članice navedene u članku 25. te od po jednog predstavnika Norveške i Islanda. Države članice iz članka 25. zajedno s Islandom i Norveškom osiguravaju da odabrani predstavnici imaju odgovarajuće stručno znanje iz područja informatike i/ili financija i/ili prava. Predstavnici ne smiju biti osobe koje su sudjelovale u ocjenjivanju spisa koji se podnose Savjetodavnom odboru. Predstavnik financijskog kontrolora prisutan je kao promatrač.

Savjetodavni odbor običnom većinom bira predsjednika i zamjenika predsjednika iz redova svojih članova.

Savjetodavni odbor dostavlja mišljenje o tome je li postupak koji je doveo do odabira ponuditelja valjan te općenito o predloženim uvjetima ugovora.

Bilo koji drugi problem koji se odnosi na pitanja koja su predmet ovog poglavlja može se uputiti navedenom Savjetodavnom odboru radi dobivanja mišljenja.

Savjetodavni odbor nastoji svoja mišljenja donijeti konsenzusom. Ako konsenzus nije moguć, Savjetodavni odbor svoja mišljenja donosi običnom većinom predstavnika. Kako bi postupak bio valjan potreban je kvorum od jedanaest članova. U slučaju da su glasovi podijeljeni odlučuje glas predsjednika.

Glavno tajništvo Vijeća Savjetodavnom odboru prema potrebi pruža tajničku pomoć.

Članak 38.

Savjetodavni odbor sastavlja poslovnik analogno poslovniku Savjetodavnog odbora za javnu nabavu i ugovore Vijeća Europske unije.

Članak 39.

Savjetodavni odbor u svojstvu savjetnika dužan je dati svoje mišljenje o:

(a)	svim predloženim ugovorima za robe i usluge, uključujući i studije čija procijenjena vrijednost je jednaka ili prelazi granične vrijednosti utvrđene u direktivama Vijeća o postupcima javne nabave;

(b)	svim predloženim dodacima ugovora iz točke (a) kadgod postoje znatne promjene, posebno kada bi učinak takvih dodataka bio mijenjanje iznosa iz osnovnog ugovora;

(c)	svim predloženim dodacima učinak kojih bi bio povećanje ukupnog iznosa iz već sklopljenog ugovora iznad graničnih vrijednosti iz točke (a);

(d)	pitanjima koja se javljaju u trenutku sklapanja ili tijekom ispunjenja ugovora (npr. otkazivanje narudžbi, zahtjevi za opraštanje kazni zbog kašnjenja, odstupanje od specifikacija i općih uvjeta ugovora), ako je pitanje dovoljno značajno da opravda zahtjev za davanjem mišljenja;

(e)

na zahtjev jedne od država članica iz članka 25. ili Islanda ili Norveške, ili člana Savjetodavnog odbora ili zamjenika glavnog tajnika, u pogledu predloženih ugovora koji sadrže iznos niži od graničnih vrijednosti iz točke (a), kada smatraju da takvi ugovori uključuju načelna pitanja ili su posebne prirode.

Članak 40.

Spisima koji se podnose Savjetodavnom odboru na mišljenje na temelju članka 39. točaka od (b) do (e) prilaže se izvješće koje je jednoglasno odobreno od strane država članica iz članka 25. kao i od strane Islanda i Norveške.

Članak 41.

Mišljenja Savjetodavnog odbora potpisuje njegov predsjednik. Kako bi se izbjegla kašnjenja u postupku nastala zbog intervencije Savjetodavnog odbora, države članice iz članka 25. kao i Island i Norveška mogu, ako to smatraju potrebnim, odrediti razuman rok za dostavu mišljenja. Mišljenja se dostavljaju zamjeniku glavnog tajnika, državama članicama iz članka 25. te Islandu i Norveškoj. Nakon temeljitog razmatranja tog mišljenja države članice iz članka 25. kao i Island i Norveška jednoglasno donose konačnu odluku o tom slučaju. Nakon donošenja odluke, ugovor ili ugovore koji su predmet svakog slučaja sklapaju zamjenik glavnog tajnika u ime država članica iz članka 25. te nadležni predstavnici Islanda i Norveške.

Članak 42.

Glavno tajništvo Vijeća obavješćuje sve ponuditelje o odluci donesenoj u vezi njihovih ponuda.

Članak 43.

1. Ugovori se mogu sklopiti na temelju fakture ili troškovnika u slučajevima kada očekivana vrijednost roba i usluga ne prelazi 2 000 eura.

2. Kao jamstvo ispunjenja ugovora, od dobavljača, izvoditelja ili pružatelja usluga jamstvenom klauzulom može se zatražiti prethodno polaganje depozita. Takav depozit mora pokrivati ne samo čitavo jamstveno razdoblje nego i razdoblje dovoljno dugo da se to jamstvo može i iskoristiti. Depozit se u načelu mora sastojati od uplate u eurima na bankovni račun posebno otvoren za tu svrhu na ime Glavnog tajništva Vijeća. Takav se depozit može položiti u eurima isključivo u prvorazrednu kreditnu instituciju na depozitni račun po viđenju ili kratkoročni depozitni račun.

3. Iznos depozita određuje se u skladu s uobičajenim trgovinskim uvjetima.

4. Davanje takvog jamstva je obvezno ako je vrijednost predmetnog ugovora jednaka ili prelazi granične vrijednosti utvrđene u direktivama Vijeća o postupcima javne nabave.

5. Ovo se jamstvo može zamijeniti solidarnim osobnim jamstvom treće strane koju je odobrio dužnosnik za ovjeravanje. Takvo se jamstvo u načelu polaže u eurima i mora zadovoljavati ista pravila kao i jamstvo iz stavka 2.

6. Ako ugovor nije ispunjen ili njegovo ispunjenje kasni, zamjenik glavnog tajnika osigurava da se državama članicama navedenim u članku 25. kao i Islandu i Norveškoj adekvatno nadoknadi štetu, kamate i troškove oduzimanjem od iznosa depozita, neovisno o tome je li položen izravno od strane dobavljača ili izvoditelja ili od treće strane.

Članak 44.

Uobičajena popratna dokumentacija uz prvi nalog za plaćanje sastavljena u skladu s ugovorom kojim se traži pribavljanje depozita dopunjuje se preslikom potvrde primitka koja je izdana pri uplati depozita, čiju je valjanost potvrdio računovodstveni službenik, ili preslikom izjave subjekta ili treće strane koja je pružila jamstvo, čiju je valjanost potvrdio računovodstveni službenik,

Članak 45.

Zamjenik glavnog tajnika vraća depozite ili jamstva navedena u članku 43. u skladu s odredbama primjenjivog ugovora ili jamstva, osim u slučajevima neispunjenja ili kašnjenja u ispunjenju kako je navedeno u članku 43. stavku 6.

POGLAVLJE VI.

Financijsko izvještavanje i revizija

Članak 46.

1. Zamjenik glavnog tajnika u roku od dva mjeseca od isteka razdoblja izvršenja proračuna sastavlja račun prihoda i rashoda te bilancu stanja i prosljeđuje ih Radnoj skupini za SIS.

2. Račun prihoda i rashoda obuhvaća sve transakcije prihoda i rashoda iz prethodne financijske godine. Podnosi se u istom obliku i prema istim potpodjelama kao i proračun.

3. Uz račun se prilaže sljedeće:

(a)	izvod kojim se prikazuje stanje svake od država članica iz članka 25. u vezi s uplatama financijskih doprinosa; i

(b)	izvod o prijenosu odobrenih sredstava.

4. Bilanca stanja prikazuje proračunske stavke aktive i pasive na dan 31. prosinca prethodne financijske godine.

Članak 47.

1. Od Revizorskog suda traži se izvršenje revizije računa.

2. Zamjenik glavnog tajnika prosljeđuje račun prihoda i rashoda te bilancu stanja Revizorskom sudu u roku od 15 dana nakon razdoblja utvrđenog u članku 46. stavku 1.

3. Svrha revizije od strane Revizorskog suda jest utvrditi jesu li svi prihodi primljeni te svi rashodi nastali na zakonit i pravilan način u skladu s ugovorima, proračunom i ovom financijskom uredbom.

4. Zamjenik glavnog tajnika pruža Revizorskom sudu svaku potporu koju Revizorski sud može smatrati potrebnom kako bi izvršio svoju zadaću.

Članak 48.

Račun prihoda i rashoda, bilanca stanja i izvješće Revizorskog suda, popraćeni prema potrebi opažanjima zamjenika glavnog tajnika podnose se do 1. srpnja državama iz članka 25. Države članice iz članka 25., koje se sastaju u okviru Vijeća, daju razrješnicu zamjeniku glavnog tajnika za izvršenje proračuna.

POGLAVLJE VII.

Završne odredbe

Članak 49.

Uvođenje odredaba schengenske pravne stečevine koji se odnose na Schengenski informacijski sustav za države koje nisu navedene u članku 25. (dalje u tekstu: „druga država”) obuhvaća:

(a)	ponovno usklađivanje udjela doprinosa država iz članka 25., kako je utvrđeno člankom 26.;

(b)	usklađivanje doprinosa država navedenih u članku 25. kako bi se utvrdio doprinos koji dospijeva od strane druge države u projekt Sisnet za cijelu tekuću financijsku godinu;

(c)

usklađivanje doprinosa država navedenih u članku 25. kako bi se utvrdio omjer ranijih troškova postavljanja Sisneta koje treba snositi druga država. Taj se postotak izračunava na temelju omjera sredstava PDV-a koje je druga država uplatila u ukupna sredstva od PDV-a Europskih zajednica za ranije financijske godine u kojima su nastali nužni troškovi postavljanja Sisneta. Postotak doprinosa predmet je „povrata” državama navedenim u članku 25. za razmjerni iznos njihovog udjela kako je izračunan u skladu s člankom 26. Te države mogu izabrati hoće li rasporediti predmetni iznos u korist svog udjela u proračunu ili zatražiti povrat sredstava.

Članak 50.

1. Ova financijska uredba primjenjuje se na donošenje proračuna u odnosu na prihode i rashode za ispunjavanje obveza djelovanja poduzetog u na temelju članka 1. Odluke 1999/870/EZ za financijsku godinu u kojoj ova Uredba stupa na snagu.

2. Odstupajući od članka 8. za potrebe proračuna iz stavka 1. zamjenik glavnog tajnika Vijeća dostavlja prednacrt proračuna Radnoj skupini SIS-a što je prije moguće nakon donošenja ove financijske uredbe. Nakon što je Radna skupina za SIS dala mišljenje i nakon što je izrađen nacrt proračuna, države članice iz članka 25. na sastanku u okviru Vijeća donose proračun bez odgode.

3. Odstupajući od članka 28. za potrebe proračuna iz stavka 1. od država iz članka 25. traži se da uplate svoj dio doprinosa u skladu s rasporedom kojeg će odrediti države članice iz članka 25. u trenutku donošenja ovog proračuna.

Članak 51.

1. Ova Odluka proizvodi učinke od dana donošenja.

2. Ova se Odluka objavljuje u Službenom listu Europskih zajednica.

Sastavljeno u Bruxellesu 27. ožujka 2000.

Za Vijeće

Predsjednik

F. GOMES

(1) SL L 337, 30.12.1999., str. 41.

(2) SL L 356, 31.12.1977., str. 1., Uredba kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 2673/1999 (SL L 326, 18.12.1999., str. 1.).

(3) SL L 123, 13.5.1999., str. 51.

(4) SL L 199, 9.8.1993., str. 1.

(5) SL L 209, 24.7.1992., str. 1. Direktiva kako je zadnje izmijenjena Direktivom 97/52/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 328, 28.11.1997., str. 1.).