PRILOG

POSLOVNIK PODODBORA ZA SANITARNE I FITOSANITARNE MJERE EU-A I GRUZIJE

Članak 1.

Opće odredbe

1.   Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”), osnovan u skladu s člankom 65. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju i njihovih država članica, s jedne strane, i Gruzije, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je naveden u članku 408. stavku 4. Sporazuma („Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu”), pri obavljanju njegovih dužnosti.

2.   Pododbor za SPS obavlja funkcije utvrđene u članku 65. stavku 2. Sporazuma u svjetlu ciljeva poglavlja 4. glave IV. utvrđenih u članku 50. Sporazuma.

3.   Pododbor za SPS sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Gruzije nadležnih za sanitarne i fitosanitarne mjere.

4.   Predstavnik Europske komisije ili Gruzije nadležan za sanitarna i fitosanitarna pitanja djeluje kao predsjednik Pododbora za SPS u skladu s člankom 2.

5.   Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 428. Sporazuma.

Članak 2.

Predsjedanje

Stranke naizmjenično predsjedaju Pododborom za SPS na razdoblje od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na dan prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.

Članak 3.

Sastanci

1.   Osim ako se stranke drukčije dogovore, Pododbor za SPS sastaje se u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Sporazuma, na zahtjev jedne od stranaka ili najmanje jednom godišnje.

2.   Sve sastanke Pododbora za SPS saziva predsjednik na mjestu i u vrijeme koji dogovore stranke. Predsjednik Pododbora za SPS izdaje obavijest o sazivanju sastanka najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke drukčije dogovore.

3.   Kad god je to moguće, redoviti sastanak Pododbora za SPS saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Sastanci Pododbora za SPS mogu se održavati putem bilo kojih dogovorenih tehnoloških sredstava, poput videokonferencija ili audiokonferencija.

5.   Pododbor za SPS može dopisnim putem razmatrati pitanja i izvan zasjedanja.

Članak 4.

Delegacije

Prije svakog sastanka Tajništvo Pododbora za SPS obavješćuje stranke o predviđenom sastavu delegacije svake stranke koja će prisustvovati sastanku.

Članak 5.

Tajništvo

1.   Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Gruzije djeluju zajednički kao tajnici Pododbora za SPS i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

2.   Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, mišljenjima, preporukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Pododbora za SPS.

Članak 6.

Korespondencija

1.   Korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

2.   Tajništvo Pododbora za SPS osigurava da se korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS prosljeđuje predsjedniku Pododbora za SPS i da se, prema potrebi, upućuje kao dokumenti iz članka 7.

3.   Korespondenciju predsjednika Tajništvo šalje strankama u ime predsjednika. Takva korespondencija upućuje se, prema potrebi, kako je predviđeno u člankom 7.

Članak 7.

Dokumenti

1.   Dokumenti se upućuju putem tajnikâ Pododbora za SPS.

2.   Svaka stranka svoje dokumente šalje svojem tajniku. Tajnik te dokumente prosljeđuje tajniku druge stranke.

3.   Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Gruzije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

4.   Tajnik Gruzije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Gruzije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

5.   Tajnici Pododbora za SPS služe kao kontaktne točke za razmjenu informacija predviđenu u članku 58. Sporazuma.

Članak 8.

Povjerljivost

Osim ako stranke drukčije odluče, sastanci Pododbora za SPS nisu javni. Kada jedna stranka Pododboru za SPS dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

Članak 9.

Dnevni red sastanaka

1.   Tajništvo Pododbora za SPS na temelju prijedloga stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak, kao i nacrt operativnih zaključaka, kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije dana sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

2.   Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

3.   Pododbor za SPS donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

4.   Predsjednik Pododbora za SPS može, nakon dogovora s drugom strankom, na ad hoc osnovi pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da prisustvuju sastancima Pododbora za SPS kako bi pružili informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

5.   Predsjednik Pododbora za SPS u savjetovanju sa strankama može skratiti rokove navedene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

Članak 10.

Zapisnik i operativni zaključci

1.   Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju tajnici Pododbora za SPS.

2.   U pravilu se u zapisniku u pogledu svake točke dnevnog reda navodi sljedeće:

(a)	popis sudionika sastanka, popis dužnosnika u njihovoj pratnji i popis svih eventualnih promatrača ili stručnjaka koji su prisustvovali sastanku;

(b)	dokumentacija podnesena Pododboru za SPS;

(c)	izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio Pododbor za SPS; i

(d)	operativni zaključci sa sastanka, kako je predviđeno u stavku 4.

3.   Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Pododboru za SPS. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana od svakog sastanka Pododbora za SPS. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7.

4.   Nacrt operativnih zaključaka svakog sastanka sastavlja tajnik Pododbora za SPS stranke koja predsjeda Pododborom za SPS te se on upućuje strankama zajedno s dnevnim redom, najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka tako da Pododbor za SPS, osim ako se stranke drukčije dogovore, na kraju sastanka donosi operativne zaključke u koje se uvrštavaju daljnja djelovanja o kojima su se stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja, operativni zaključci prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Pododbora za SPS. U tu svrhu Pododbor za SPS usvaja predložak kojim se omogućuje praćenje svakog djelovanja u odnosu na određeni rok.

Članak 11.

Odluke i preporuke

1.   Pododbor za SPS ovlašten je donositi odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajednička djelovanja kako je predviđeno u članku 65. Sporazuma. Te odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajednička djelovanja donose se konsenzusom stranaka nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka potrebnih za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

2.   Sve odluke, mišljenja, preporuke ili izvješća potpisuje predsjednik Pododbora za SPS i ovjeravaju ih tajnicia Pododbora za SP. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predsjednik potpisuje te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka, mišljenje, preporuka ili izvješće.

3.   Pododbor za SPS može donositi odluke, davati preporuke te usvajati mišljenja ili izvješća pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih internih postupaka ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu, tekst prijedloga upućuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje svih rezervi ili izmjena. U savjetovanju sa strankama predsjednik može skratiti taj rok kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku, mišljenje, preporuku ili izvješće potpisuje predsjednik i ovjeravaju ih tajnici.

4.   Akti Pododbora za SPS naslovljuju se kao „Odluka”, „Mišljenje”, „Preporuka” odnosno „Izvješće”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je njome drukčije predviđeno.

5.   Odluke, mišljenja, preporuke i izvješća upućuju se strankama.

6.   Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka, mišljenja i preporuka Pododbora za SPS u svojim službenim publikacijama.

Članak 12.

Izvješća

Pododbor za SPS podnosi Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu izvješće o svojim aktivnostima i aktivnostima tehničkih radnih skupina ili ad hoc skupina koje je osnovao Pododbor za SPS. Izvješće se podnosi 25 kalendarskih dana prije redovitog godišnjeg sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

Članak 13.

Jezici

1.   Radni su jezici Pododbora za SPS engleski i gruzijski.

2.   Osim ako se drukčije odluči, Pododbor za SPS u svojim se vijećanjima oslanja na dokumentaciju pripremljenu na tim jezicima.

Članak 14.

Troškovi

1.   Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Pododbora za SPS, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

2.   Izdatke povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

3.   Izdatke povezane s tumačenjem na sastancima te prevođenjem dokumenata na engleski i gruzijski ili s engleskog i gruzijskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1., snosi stranka koja je domaćin sastanka.

Troškove tumačenja i prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

Članak 15.

Izmjena poslovnika

Ovaj se poslovnik može izmijeniti odlukom Pododbora za SPS u skladu s člankom 65. stavkom 5. Sporazuma.

Članak 16.

Tehničke radne skupine i ad hoc skupine

1.   Pododbor za SPS može u skladu s člankom 65. stavkom 6. Sporazuma donijeti odluku o osnivanju ili ukidanju, prema potrebi, tehničkih radnih skupina ili ad hoc radnih skupina, uključujući znanstvene skupine i skupine stručnjaka.

2.   Članstvo u ad hoc radnim skupinama ne mora se ograničiti na predstavnike stranaka. Stranke osiguravaju da članovi svih skupina koje je osnovao Pododbor za SPS poštuju sve odgovarajuće zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

3.   Osim ako stranke drukčije odluče, skupine koje je osnovao Pododbor za SPS djeluju pod nadležnošću Pododbora za SPS kojem podnose izvješće.

4.   Sastanci radnih skupina mogu se održavati kad se ukaže potreba, osobno, videokonferencijom ili audiokonferencijom.

5.   Tajništvo Pododbora za SPS prima kopiju cjelokupne relevantne korespondencije, dokumenata i komunikacije koji se odnose na aktivnosti radnih skupina.

6.   Radne skupine ovlaštene su podnositi pisane preporuke Pododboru za SPS. Preporuke se donose konsenzusom i dostavljaju predsjedniku Pododbora za SPS, koji ih upućuje kako je predviđeno u članku 7.

7.   Ovaj poslovnik primjenjuje se mutatis mutandis na sve tehničke radne skupine ili ad hoc radne skupine koje osnuje Pododbor za SPS osim ako je u ovom članku drukčije predviđeno. Upućivanja na Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu smatraju se upućivanjima na Pododbor za SPS.