PRILOG I.

POSLOVNIK VIJEĆA ZA SURADNJU IZMEĐU EU-A I IRAKA

Članak 1.

Predsjedanje

Vijećem za suradnju naizmjenično u razdobljima od 12 mjeseci predsjeda predsjednik Vijeća za vanjske poslove Europske unije u ime Europske unije i njezinih država članica te ministar vanjskih poslova Iraka. Prvo razdoblje počinje na dan prvog sastanka Vijeća za suradnju, a završava 31. prosinca iste godine.

Članak 2.

Sastanci

Vijeće za suradnju sastaje se na ministarskoj razini jednom godišnje. Izvanredne sjednice Vijeća za suradnju mogu se održati na zahtjev bilo koje stranke, ako se stranke o tome slože. Ako se stranke ne dogovore drugačije, svaka sjednica Vijeća za suradnju održava se na uobičajenom mjestu održavanja sastanaka Vijeća Europske unije na datum o kojem su se obje stranke složile. Sastanke Vijeća za suradnju zajednički sazivaju tajnici Vijeća za suradnju u dogovoru s predsjedateljem.

Članak 3.

Zamjenici članova

Ako su članovi Vijeća za suradnju spriječeni sudjelovati na sastanku, mogu ih mijenjati njihovi zamjenici. Ako član želi da ga na sastanku mijenja zamjenik, ime svog zamjenika mora priopćiti predsjedatelju prije sastanka na kojem će ga zamjenik mijenjati. Zamjenik člana Vijeća za suradnju ostvaruje sva prava tog člana.

Članak 4.

Delegacije

Članove Vijeća za suradnju mogu pratiti dužnosnici. Prije svakog sastanka, predsjedatelja se izvješćuje o predviđenom sastavu delegacije svake stranke.

Predstavnik Europske investicijske banke prisustvuje sastancima Vijeća za suradnju kao promatrač kada se na dnevnom redu nalaze pitanja koja se tiču te banke.

Prema potrebi i na temelju uzajamnog dogovora, stručnjacima ili predstavnicima drugih tijela može se uputiti poziv da prisustvuju sastancima Vijeća za suradnju kao promatrači ili kako bi pružili informacije o određenoj temi.

Članak 5.

Tajništvo

Predstavnik Glavnog tajništva Vijeća Europske unije i predstavnik Misije Iraka pri Europskoj uniji djeluju zajednički kao tajnici Vijeća za suradnju.

Članak 6.

Korespondencija

Korespondencija upućena Vijeću za suradnju šalje se predsjedatelju Vijeća za suradnju na adresu Vijeća Europske unije.

Dvojica tajnika osiguravaju upućivanje korespondencije predsjedatelju Vijeća za suradnju i, prema potrebi, prosljeđivanje iste drugim članovima Vijeća za suradnju. Korespondencija koja se prosljeđuje šalje se Glavnom tajništvu Komisije, Europskoj službi za vanjsko djelovanje, stalnim predstavništvima država članica i Glavnom tajništvu Vijeća Europske unije te Misiji Iraka pri Europskoj uniji.

Dvojica tajnika šalju priopćenja predsjedatelja Vijeća za suradnju adresatima i prosljeđuju ih, prema potrebi, ostalim članovima Vijeća za suradnju na adrese naznačene u drugom stavku.

Članak 7.

Javnost

Ako nije drukčije odlučeno, sastanci Vijeća za suradnju nisu javni.

Članak 8.

Dnevni red sastanaka

1.   Predsjedatelj sastavlja okvirni dnevni red za svaki sastanak. Njega tajnici Vijeća za suradnju upućuju adresatima iz članka 6. najkasnije 15 dana prije početka sastanka. Okvirni dnevni red sadržava točke u vezi kojih je predsjedatelj zaprimio zahtjev za uključivanje istih u dnevni red najkasnije 21 dan prije početka sastanka, iako se točke uključuju u okvirni dnevni red samo ako je popratna dokumentacija tajnicima upućena najkasnije na dan slanja okvirnog dnevnog reda. Vijeće za suradnju usvaja dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red se može uključiti točka koja se ne nalazi na okvirnom dnevnom redu ako se obje stranke s tim slože.

2.   U dogovoru s dvjema strankama predsjedatelj može skratiti rok utvrđen u stavku 1. kako bi u obzir uzeo zahtjeve određenog slučaja.

Članak 9.

Zapisnik

Nacrt zapisnika svakog sastanka zajednički sastavljaju dvojica tajnika. U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navodi:

—	dokumentacija koja je predana Vijeću za suradnju,

—	izjave čije je uključivanje u zapisnik zahtijevao član Vijeća za suradnju,

—	dane preporuke, dogovorene izjave i usvojene zaključke.

Nacrt zapisnika predaje se Vijeću za suradnju na odobrenje. Nakon što se zapisnik odobri, potpisuju ga predsjedatelj i dvojica tajnika. Zapisnik se pohranjuje u arhiv Glavnog tajništva Vijeća Europske unije koji je depozitar dokumenata Sporazuma. Ovjerena preslika upućuje se svakom od adresata iz članka 6. ovog Poslovnika.

Članak 10.

Odluke i preporuke

1.   Vijeće za suradnju donosi svoje odluke i daje preporuke na temelju zajedničkog dogovora stranaka. Slučajevi u kojima Vijeće za suradnju može donositi odluke navedeni su u samom Sporazumu.

Vijeće za suradnju može donositi odluke ili davati preporuke pisanim postupkom, ako se obje stranke o tome slože. Ako Vijeće za suradnju odluči primijeniti pisani postupak, stranke sporazumno mogu odrediti rok po isteku kojeg predsjedatelj Vijeća za suradnju, na temelju izvješća dvojice tajnika, može izjaviti jesu li stranke postigle zajednički dogovor.

2.   Odluke i preporuke Vijeća za suradnju u smislu članka 111. Sporazuma označavaju se nazivom „Odluka”, odnosno „Preporuka”, nakon kojeg slijedi redni broj, datum donošenja i opis predmeta. Odluke i preporuke Vijeća za suradnju potpisuje predsjedatelj i ovjeravaju ih dvojica tajnika. Odluke i preporuke upućuju se svim adresatima iz gore navedenog članka 6. ovog Poslovnika. Svaka stranka može odlučiti o objavljivanju odluka i preporuka Vijeća za suradnju u svojim službenim publikacijama.

Članak 11.

Jezici

Službeni jezici Vijeća za suradnju su službeni jezici dviju stranaka. Ako ne bude drukčije odlučeno, Vijeće za suradnju svoje odluke i preporuke temelji na dokumentaciji sastavljenoj na tim jezicima.

Članak 12.

Troškovi

Europska unija i Irak snose odvojeno troškove nastale sudjelovanjem na sastancima Vijeća za suradnju, kako u vezi osoblja, putovanja i dnevnica tako i poštanskih i komunikacijskih troškova. Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima, pisanim prevođenjem i umnožavanjem dokumenata snosi Europska unija, uz izuzetak troškova povezanih s usmenim prevođenjem ili pisanim prevođenjem na službeni jezik Iraka ili s njega, koje snosi Irak. Ostale troškove koji se odnose na organizaciju sastanaka snosi stranka koja je domaćin sastanaka.

Članak 13.

Odbor za suradnju

1.   U skladu s člankom 111. Sporazuma, uspostavlja se Odbor za suradnju kako bi Vijeću za suradnju pomagao u izvršavanju njegovih dužnosti. Čine ga predstavnici Europske unije s jedne strane, i predstavnici Vlade Iraka, s druge strane, obično na razini viših državnih službenika.

2.   Odbor za suradnju priprema sastanke i odlučivanje Vijeća za suradnju, prema potrebi provodi odluke i preporuke Vijeća za suradnju i općenito osigurava kontinuitet odnosa i pravilno funkcioniranje Sporazuma. On razmatra sva pitanja koja mu Vijeće za suradnju uputi, kao i sva ostala pitanja koja mogu nastati tijekom svakodnevne provedbe Sporazuma. On Vijeću za suradnju predaje prijedloge ili eventualne nacrte odluka/preporuka za donošenje.

Vijeće za suradnju može prenijeti bilo koju svoju ovlast na Odbor za suradnju.

3.   U slučajevima u kojima Sporazum upućuje na obvezu savjetovanja ili mogućnost savjetovanja ili ako se stranke dogovore o međusobnom savjetovanju, takvo se savjetovanje može održati u okviru Odbora za suradnju. Savjetovanje se može nastaviti u Vijeću za suradnju ako se dvije stranke o tome slože.

PRILOG II.

POSLOVNIK VIJEĆA ODBORA ZA SURADNJU

Članak 1.

Predsjedanje

Odborom za suradnju naizmjenično u razdobljima od 12 mjeseci predsjeda predstavnik Europske unije i predstavnik Vlade Iraka.

Prvo razdoblje počinje na dan prvog sastanka Vijeća za suradnju, a završava 31. prosinca iste godine.

Članak 2.

Sastanci

Odbor za suradnju sastaje se kada to okolnosti zatraže, uz dogovor obje stranke i to barem jednom godišnje. Svaki sastanak Odbora za suradnju održava se u vrijeme i na mjestu o kojima su se složile obje stranke.

Sastanke Odbora za suradnju saziva predsjedatelj. Godišnji sastanak Odbora za suradnju saziva se prije godišnjeg sastanka Vijeća za suradnju. Trebao bi se sazvati na vrijeme kako bi Odbor za suradnju mogao pripremiti sastanak Vijeća za suradnju.

Članak 3.

Delegacije

Prije svakog sastanka, predsjedatelja se izvješćuje o predviđenom sastavu delegacije svake stranke.

Članak 4.

Tajništvo

Predstavnik Europske službe za vanjsko djelovanje i predstavnik Vlade Iraka djeluju zajednički kao tajnici Odbora za suradnju. Sva priopćenja koja se šalju predsjedatelju Odbora za suradnju predviđena ovom Odlukom, kao i ona koja on šalje, upućuju se tajnicima Odbora za suradnju i tajnicima i predsjedatelju Vijeća za suradnju.

Članak 5.

Javnost

Ako nije drukčije odlučeno, sastanci Vijeća za suradnju nisu javni.

Članak 6.

Dnevni red sastanaka

1.   Predsjedatelj sastavlja okvirni dnevni red za svaki sastanak. Njega tajnici Odbora za suradnju upućuju adresatima iz članka 4. najkasnije 15 dana prije početka sastanka.

Okvirni dnevni red sadržava točke u vezi kojih je predsjedatelj zaprimio zahtjev za uključivanje istih u dnevni red najkasnije 21 dan prije početka sastanka, iako se točke uključuju u okvirni dnevni red samo ako je popratna dokumentacija tajnicima upućena najkasnije na dan slanja okvirnog dnevnog reda.

Odbor za suradnju može zatražiti da stručnjaci prisustvuju njegovim sastancima kako bi pružili informacije o određenim pitanjima.

Odbor za suradnju usvaja dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red se može uključiti točka koja se ne nalazi na okvirnom dnevnom redu ako se obje stranke s tim slože.

2.   U dogovoru s dvjema strankama predsjedatelj može skratiti rok utvrđen u stavku 1. kako bi u obzir uzeo zahtjeve određenog slučaja.

Članak 7.

Zapisnik

Na svakom se sastanku vodi zapisnik i temelji se na sažetku predsjedatelja o zaključcima koje je donio Odbor za suradnju. Nakon što Odbor za suradnju odobri zapisnik, potpisuju ga predsjedatelj i tajnici i svaka ga stranka pohranjuje. Preslika zapisnika upućuje se svakom adresatu iz članka 4.

Članak 8.

Odluke i preporuke

U posebnim slučajevima u kojima Vijeće za suradnju ovlasti Odbor za suradnju da donese određene odluke/preporuke u skladu s člankom 13. stavkom 2. Poslovnika Vijeća za suradnju, ti se akti označavaju nazivom „Odluka”, odnosno „Preporuka”, nakon kojeg slijedi redni broj, datum donošenja i opis predmeta. Odluke i preporuke Odbora za suradnju donose se zajedničkim sporazumom između stranaka.

Odbor za suradnju može donositi odluke ili davati preporuke pisanim postupkom, ako se obje stranke o tome slože. Ako Odbor za suradnju odluči primijeniti pisani postupak, stranke sporazumno mogu odrediti rok po isteku kojeg predsjedatelj Odbora za suradnju, na temelju izvješća dvojice tajnika, može izjaviti jesu li stranke postigle zajednički dogovor.

Odluke i preporuke Odbora za suradnju potpisuje predsjedatelj i ovjeravaju dvojica tajnika te se iste upućuju svim adresatima iz članka 4. ovog Poslovnika. Svaka stranka može odlučiti o objavljivanju odluka i preporuka Odbora za suradnju u svojim službenim publikacijama.

Članak 9.

Troškovi

Europska unija i Irak snose odvojeno troškove nastale sudjelovanjem na sastancima Odbora za suradnju, kako u vezi osoblja, putovanja i dnevnica tako i poštanskih i telekomunikacijskih troškova. Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima, pisanim prevođenjem i umnožavanjem dokumenata snosi Europska unija, uz izuzetak troškova povezanih s usmenim prevođenjem ili pisanim prevođenjem na službeni jezik Iraka ili s njega, koje snosi Irak. Ostale troškove koji se odnose na organizaciju sastanaka snosi stranka koja je domaćin sastanaka.

Članak 10.

Pododbori i specijalizirane radne skupine

U skladu s člankom 13. Poslovnika Vijeća za suradnju, Odbor za suradnju može odlučiti osnovati pododbore ili specijalizirane radne skupine koji djeluju pod nadzorom Odbora za suradnju kojem podnose izvješća nakon svakog svojeg sastanka. Odbor za suradnju može odlučiti o ukidanju svih postojećih pododbora ili radnih skupina, utvrđivanju ili izmjeni njihovog mandata ili osnivanju daljnjih pododbora ili radnih skupina koje bi mu pomagale u izvršavanju njegovih dužnosti. Ti pododbori i radne skupine nisu ovlašteni za donošenje odluka.